ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 1(8) SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS 5/2016 Aika ja paikka Ma 5.9.2016 klo 18 Elimäen Seurakuntakeskus, Mettäläntie 3, kulmakamari (käynti Härmävaarantien puolelta), kahvit alkaen klo 17.30 Läsnä Aalto Kari jäsen Hannula Ulla Maija jäsen Hinkkanen Tero jäsen Koivusaari Reino jäsen Mikkola Anna-Liisa jäsen Nurmiranta Asko jäsen Ollila Madleena jäsen Puonti Matti jäsen Räikkönen Heli jäsen Vuorentausta Leena varajäsen Hämäläinen Kirsi kirkkoherra Reijo Tarja sihteeri Poissa Heijala Marke jäsen Lehtinen Tero jäsen Taina Kari jäsen Ylikangas Tuula kappalainen 56 KOKOUKSEN AVAUS Kokouksen puheenjohtaja Matti Puonti avasi kokouksen klo 18. Kirkkoherra Kirsi Hämäläinen piti alkuhartauden, laulettiin virsi 932 Virsikirjan lisävihkosta. 57 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS on kuuluu puheenjohtajan lisäksi kaksitoista jäsentä ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on toimitettu seurakuntaneuvoston jäsenille 29.8.2016. Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 58 KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjan tarkastusajankohta sovitaan kokouksessa. Sovitaan, että sihteeri lähettää sähköpostitse kokouksen pöytäkirjan tarkastettavaksi puheenjohtajalle ja pöytäkirjan tarkastajille ke 7.9.2016. Allekirjoitukset pöytäkirjaan otetaan seuraavan kokouksen alussa.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 2(8) Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Ulla Maija Hannula ja Tero Hinkkanen. Tarkastuspäiväksi sovittiin ke 7.9.2016. 59 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi muuttamalla pykälä 66 Muut asiat pykäläksi Rippikoulumaksujen korottaminen 2017. Näin ollen loput pykälät siirtyvät yhden eteenpäin alkaen pykälästä 67 Muut asiat. 60 ELIMÄEN SEURAKUNNAN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA SUUNNITELMA KAUDELLE 2017 2019 Toiminta- ja talousarvion 2017 laatimisen aikataulu Elimäen seurakunnassa oli seuraava: Seurakuntatyön budjettipalaveri työntekijöille oli 1.6.2016. Työntekijät laativat budjettiesityksen KiPa järjestelmään 10.8. mennessä. Vastuuryhmät ovat kokoontuneet. Esitys toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta annetaan seurakuntaneuvostolle viim. 29.8 lähtevässä esityslistassa. n kokous, jossa toiminta- ja talousarvio 2017-2019 käsitellään ja hyväksytään, on 5.9.2016. Toimintasuunnitelmat (liite1) ja yhteenveto talousarviosta (liite 2) toimitetaan sähköpostitse sekä jaetaan paperiversiona kokouksessa 5.9.2016., jossa myös työalakohtaiset budjettiesitykset nähtävinä. Elimäen seurakunnan vastuukatteet vuosille 2017-2019 ovat 755 370 750 680 ja 741 300 Seurakuntien vastuukatteet ovat 114,94 / läsnä oleva jäsen hyväksyy Elimäen seurakunnan toimintasuunnitelmat vuosiksi 2017-19 ja lähettää ne yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn. hyväksyy ja lähettää talousarvioehdotuksen yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn. Käsittely tutustui toimintasuunnitelmiin 2017-2019.Keskustelussa nousi esille nuorison ja nuorten aikuisten huomioiminen toiminnassa mahdollisimman hyvin. Lapsiperheiden huomioimista haja-asutusalueilla pidettiin tärkeänä asiana. Hyväksyttiin Elimäen seurakunnan toimintasuunnitelmat vuosiksi 2017-19 ja lähetetään ne yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn. Hyväksyttiin talousarvioesitys 2017-2019, vastuukatteina vuodelle 2017 on 755 370, 2018 vuodelle 750 680 ja vuodelle 2019 741300 e. Suunnitteluvuosien erotus merkitään muuhun seurakuntatyöhön korjauseränä. Liitteen 2 lisäksi pöytäkirjaan pannaan jaetut liitteet 2 b ja 2 c. Talousarvioesitys lähetetään yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 3(8) 61 KIINTEISTÖSTRATEGIA 2013-2020 Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian vuonna 2012. Vuonna 2013 Elimäen seurakuntaneuvosto antoi lausunnon seurakunnan alueella sijaitsevien kiinteistöjen tulevaisuudesta neuvostoon (5/13). Työryhmän (Matti Puonti, Pirjo-Liisa Ikonen, Jari Rinnemäki, Päivi Sipponen) lausunnon pohjalta seurakuntaneuvosto lähetti 2013 yhteiselle seurakuntaneuvostolle lausunnon, jossa todetaan, että - nykyiset toimitilat tarvitaan jatkossakin - Korian kirkon käyttöä tulisi lisätä tuntuvasti (irtotuolit, siunaustilana, soveltuvampi käyttö ulkopuolisille) - toive että seurakuntayhtymän tilaisuuksia järjestettäisiin muuallakin kuin Kouvolassa ja Kuusankoskella. Suunnittelutoimikunnan kokouksessa 26.4.2016 tehtiin tilannekatsaus 13 kiinteistöstrategian toimeenpanoa koskien. Luokka 2:n kiinteistöjen käyttöä ja tulevaisuutta tulee selvittää. Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta merkitsi tiedokseen kokouksessa jo 12.10.2015, että seurakuntayhtymän kiinteistöstrategiassa 2013 2020 säästötavoitteeksi on asetettu 30 % koko kiinteistömassasta eli n. 14000 hum2. 6.10.2015 mennessä on luovuttu 5481 hum2 ja uusia tiloja on vuokrattu 1102,5 hum2 eli todellisuudessa kiinteistömassa on vähentynyt 4378,5 hum2 eli 10,0 %. Seurakuntayhtymän kiinteistöjen korjausvelka on n. 1,65 milj. euroa/vuosi ja investointitarve vuosille 2015 2019 yli 6 miljoonaa euroa. Seurakuntayhtymän aikana on myyty 26 kiinteistöä tai huoneistoa vuosina 2009 2015. Yhteinen seurakuntaneuvosto päätti, että kirkkoherrojen tulee tuoda asia seurakuntaneuvostoille, käydä tilojen ja toiminnan suhteesta keskustelua ja suunnitella toteutusta sekä myös kirkkoherrojen yhdessä miettiä asiaa. Elimäen seurakuntaneuvosto nimesi 17.5.2016 työryhmän, johon kuuluvat Kari Aalto, Tero Hinkkanen, kirkkoherra ja Tero Lehtinen. Suunnittelutoimikunnassa 2.6.2015 konsultti Raimo Turunen esitti talouden tasapainottamisen edellytyksenä kaksi vaihtoehtoa, nostaa veroprosentti 1,65 tai vähentää henkilöstökuluja 4%. Kiinteistöpäällikkö on kiinnittänyt huomiota kiinteistöjen suureen korjausvelkaan 1,6 miljoonaa euroa vuodessa. Seurakuntayhtymän kiinteistömassan kolme koria (luokkaa) sisältävät toisen korin, jonka sisältöä joka seurakunnan tulee toiminnan tavoitteiden osalta tarkastella. Elimäellä korissa ovat molemmat seurakuntakeskukset, Tolkkila ja Korian kirkko. Turunen piirsi suunnittelutoimikunnalle 2015 (Kaplan-Nortonin) kuvan jossa asiat on tutkittava : prosessien ja käytänteiden, henkilöstön, talouden ja asiakkaiden, eli alueen seurakuntalaisten ja muun väestön osalta. Miten voisimme Elimäellä löytää uusia näkökulmia ja ratkaisuja tältä pohjalta? n nimeämä työryhmä, johon kuuluvat Kari Aalto, Tero Hinkkanen ja Tero Lehtinen kokoontui 17.8. Seurakunnan työntekijäjoukko pohtii asiaa 31.8. - prosessit: tavoitteet ja toimintasuunnitelmat, yhteistyö - henkilöstö: osaaminen työsuhteet tehtäväkuvaukset - talous: budjettikehys, tuleeko tiloihin sisäiset vuokrat voimmeko keksiä tulorahoitusta? - asiakkaat: strategia tulevaisuuteen: miten 2020 olemme olemassa ja mitä varten? (visio) selvitämme väestörakennetta Neuvoston nimeämän työryhmän kokoontumisen muistio on liitteenä (liite 3). Muistiosta nostamme esille neuvostoa varten
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 4(8) - on etsittävä rohkeasti ja ennakkoluulottomasti kumppaneita käyttämään seurakuntakeskusten tiloja. Käyttämätöntä tilaa on paljon. Työntekijöiden on tarkasteltava päällekkäistä toimintaa muiden toimijoiden kanssa ja rohkaistaan kokeiluihin kahden vuoden aikana käyttöasteen mielekkääksi lisäämiseksi. Myös ulkopuolisten tilojen käyttökelpoisuutta tulee harkita etenkin Korialla. - Korian kirkon jumalanpalveluselämän osalta voisi kokeilla jumalanpalvelusten viemistä keskemmälle taajamaa, myös väliaikaistiloihin. Nuorten 30-vuotiaiden tavoittaminen olisi tärkeää ja siinä erilaiset, ennakkoluulottomat tapahtumat voisivat madaltaa kynnystä jäsenyyteen ja seurakuntaan. keskustelee työryhmän ja työntekijäjoukon (liite 3a) näkökulmista kiinteistöstrategian toisen korin tilojen käyttöön ja tulevaisuuteen ja päättää lausunnosta suunnittelutoimikunnalle. Srk-yhtymän suunnittelutoimikunta odottaa seurakuntaneuvostoilta lausuntoja 31.10.2016 mennessä. Elimäen seurakuntaneuvoston kiinteistöstrategia lausunto Elimäen seurakuntaneuvosto esittää, että Korian kirkon kiinteät penkit puretaan ja korvataan jo seurakuntasalissa olevilla, sinne tarkoitetuilla tuoleilla. Kirkkosalin käyttö monipuolistuu, soveltuu paremmin perheille ja myös tarvittaessa hautaan siunaamiseen, ja käyttäjäjoukko voi laajeta. Edistetään yhteistyötä seurakuntakeskusten käytössä ulkopuolisten tahojen kanssa. Tehdään kahden vuoden ajan ennakkoluulottomia kokeiluja tilankäyttöjä ajatellen. Pyritään tilaratkaisuilla perheiden ja nuorten sekä myös omaisten parempaan kohtaamiseen. Elimäen seurakuntakeskuksessa tarvitaan nuortentilat, ja tarve olisi asianmukaiselle viihtyisälle huoneelle jossa kohdataan asiakkaita, mm omaiset ja sielunhoito. Korialla päiväkerhotoiminta tarvitsisi suuremman tilan. 62 KOUVOLAN SEURAKUNNAN SEURAKUNTANEUVOSTON ESITYS LAPSITYÖN NI- MIKKEEN MUUTTAMISESTA Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvosto on kokouksessaan 3.5.2016, 52, hyväksynyt, että lapsityön työala muutetaan varhaiskasvatuksen työalaksi, perusteluinaan, että varhaiskasvatus kuvaa paremmin tämän päivän näkemystä työalan laajuudesta. Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että esitys lapsityön muuttamisesta varhaiskasvatuksen työalaksi käsitellään myös yhtymän muissa seurakunnissa. Kirkkohallituksen Sakastin sivuilla käytetään säännöllisesti seurakunnan varhaiskasvatus -nimeä, samoin kaikissa kirkon asiakirjoissa esim. uusimmassa Lapset seurakuntalaisina -asiakirjassa. Nimeä perustellaan sillä, että "varhaiskasvatus" on nykyaikainen termi, joka kuvaa paremmin seurakunnan kokonaisvaltaista kasvatustoimintaa lasten ja perheiden kanssa. Varhaiskasvatuksen työalaan sisältyvät päiväkerho, perhekerho, iltapäiväkerho ja pyhäkoulu omina kustannuspaikkoina seurakunnasta riippuen. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedokseen Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvoston päätöksen muuttaa lapsityön työala varhaiskasvatuksen työalaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää kannanottoa 30.9.2016 mennessä Anjalankosken, Elimäen, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien seurakuntaneuvostoilta lapsityön työalan muuttamisesta yhdenmukaisesti varhaiskasvatuksen työalaksi.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 5(8) : Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi tiedokseen Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvoston päätöksen muuttaa lapsityön työala varhaiskasvatuksen työalaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää kannanottoa 30.9.2016 mennessä Anjalankosken, Elimäen, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien seurakuntaneuvostoilta lapsityön työalan muuttamisesta yhdenmukaisesti varhaiskasvatuksen työalaksi. Koska sekä kokonaiskirkossa että yhteiskunnan perheitä koskevissa palveluissa puhutaan 0-7-vuotiaiden kohdalla varhaiskasvatuksesta, muutetaan Elimäen seurakunnan työmuoto lapsityö tästedes muotoon varhaiskasvatus. Työala pitää sisällään päiväkerho- perhekerho- ja pyhäkoulutyön toiminnan ja kustannuspaikat Elimäen seurakunnassa. Asialla voi olla myönteistä lapsivaikutusta. Seurakuntoneuvosto päätti, että Elimäen seurakunnan työmuoto lapsityö muutetaan tästedes muotoon varhaiskasvatus. 63 PK-LEHDEN YHTEISILMOITUSPALSTA kirkkoherrat ja viestintä -kokouksessa 20.4.2016: Toteutetaan yhteisilmoitus PK-lehdessä vuonna 2017. 1/4 sivun kustannus joka toinen viikko (25 kertaa) 6448, jaettuna kuudella (seurakunnat ja yhteinen viestintä) 1075 /toimintayksikkö. Huomioidaan asia toiminta- ja taloussuunnitelmissa. Viestintä laittaa seurakuntien toiminta- ja taloussuunnitelmaa varten aiheesta esityksen kirkkoherrojen kautta seurakuntaneuvostoille. Käsittely kirkkoherrat ja viestintä -kokouksessa 20.4.2016: PK-LEHDEN TARJOUS: KOUVOLAN SEURAKUNTIEN YHTEISILMOITUS- PALSTA PK-lehti tarjosi tälle vuodelle Kouvolan seurakunnille yhteistä ilmoituspalstaa. Tarjoushinnat edellyttivät vähintään 25 kpl ilmoituksia vuodelle 2016. Jos 25 ilmoituskertaa tarjouksen mukaisesti täyttyy, seurakunnat saavat joka toinen viikko oman kolumnipalstan veloituksetta keskiviikkoisin ilmestyvään PK-lehteen. Kirjoittajina voisi hyödyntää vapaaehtoisia, luottamushenkilöitä. Pohjaehdotus: Idea 1/4 sivun käytölle joka toinen viikko: nostetaan kaikkia seurakuntia esille Kouvolan ev.lut. seurakunnat -logon alla, aiheet sopivasti eri seurakunnista vuorotellen poimien (tämä ei olisi tapahtumien rivi-ilmoittelupalsta) sekä yhteiset aiheet, kampanjat ja juhlapyhät huomioiden. Osioon mahdollista liittää twaarna-tyyppinen hengellisen kiteytys kuvalla. Tarkemmista tapahtumatiedoista viitattaisiin verkkosivuillemme, ja nostettaisiin some-kanavia esille. Tämä tapa huomioisi rivi-ilmoittelua paremmin ne kohderyhmät, jotka meidän pitäisi tavoittaa: he, jotka eivät tilaa lehtiä sekä lapsiperheet, sinkut, työikäiset, opiskelijat. Valkealan kirkolliset julkaistaan PK-lehdessä 1.6.2016-31.5.2017. ehdotus: Tavoitteena on toteuttaa kaikkien seurakuntien ja viestinnän yhteinen ilmoittelumoduuli PK-lehdessä vuonna 2017 ja huomioidaan asia toiminta- ja taloussuunnitelmassa. Viestintä laittaa seurakuntien toiminta- ja taloussuunnitelmaa varten aiheesta esityksen kirkkoherrojen kautta seurakuntaneuvostoille. : Toteutetaan yhteisilmoitus PK-lehdessä vuonna 2017. 1/4 sivun kustannus joka toinen viikko (25 kertaa) 6448, jaettuna kuudella (seurakunnat ja yhteinen viestintä)
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 6(8) 1075 /toimintayksikkö. Huomioidaan asia toiminta- ja taloussuunnitelmissa. Viestintä laittaa seurakuntien toiminta- ja taloussuunnitelmaa varten aiheesta esityksen kirkkoherrojen kautta seurakuntaneuvostoille. Toteutetaan yhteisilmoitus PK-lehdessä vuonna 2017. 1/4 sivun kustannus joka toinen viikko (25 kertaa) 6448, jaettuna kuudella (seurakunnat ja yhteinen viestintä) 1075 /toimintayksikkö. päätti ettei yhteisilmoitukseen osallistuta kokonaiselle summalla 1075 vaan puolikkaalla maksulla ehdotetusta. 64 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 65 ILMOITUSASIAT merkitsee tiedoksi seuraavat viranhaltijapäätökset ajalla 11.5.- 26.8.2016, liitteenä 4. Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi. Talousarvion muutos Elimäen kirkon historiikin tuottamiseksi Elimäen seurakuntaneuvosto on kokouksessaan 15.12.2015 käsitellyt talkootyön vuoksi saatua määrärahaa ( 125), joka on määrältään 9940 euroa. Määräraha on saatu vuoden 2014 lo- pulla talkootyökorvauksena kirkon katon tervauksesta ja se on ollut tarkoitus käyttää historiikin tuottamiseksi, mutta historiikkityö on viivästynyt. Vuoden 2016 talousarviossa ei ole säästyneitä määrärahoja ja siksi Elimäen seurakuntaneuvosto pyytää lisämäärärahaa eli talousarvion muutosta. Talousarvion muutoksella ei ole merkittäviä vaikutuksia Elimäen seurakunnan eikä seurakuntayhtymän toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumiseen. Yhteisen kirkkoneuvoston päätösesitys 18.5.2016, 68: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle talousarvioon Elimäen seurakunnan määrärahoihin 9940 euron muutosta historiikkityön toteuttamiseksi. Seurakuntayhtymän budjetoitu alijäämä kasvaa samalla summalla. : Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi Elimäen seurakunnan määrärahoihin lisämäärärahamuutoksen, 9940 euroa, historiikkityön toteuttamiseksi esittelyssä olevilla perusteluilla. Seurakuntayhtymän budjetoitu alijäämä kasvaa samalla summalla. Kirja on tekeillä, myyntihinta tulee olemaan 35, ennakkotilauksella 25 ja julkaistaan marraskuussa.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 7(8) Vastuuryhmien muistiot Lapsi- ja nuoriso-, jumalanpalveluselämän ja musiikki-, lähetys- ja diakoniatyön vastuuryhmien muistiot, liite 5 Jumalanpalveluksen kuuluvuus vanhainkoteihin Kiinteistötyö on asentanut Elimäen kirkkoon kuvausvälineet joilla jumalanpalvelus voidaan välittää You Tube nettisivun kautta minne vain, missä vastaanottimessa on nettiyhteys. Tarkistetaan vanhainkotien tilannetta vastaanottimien osalta ja tiedotetaan asiasta. 66 RIPPIKOULUMAKSUJEN KOROTTAMINEN 2017 67 MUUT ASIAT ELY:n kesäjuhlat Tolkkilan rippikoululeirin leirimaksu on ollut 80 (7 vrk). Maksuun on sisältynyt myös etukäteistapaamisten kulut. Seurakuntayhtymässä muualla leirimaksu on 120. Seurakuntayhtymän sisäinen laskutus rippikoululaisten leirien kuluista oli vuonna 2015 Elimäelle 35 423 Rippileirien kulut ovat kasvaneet, ja vaikka rippikoulun ikäluokka on 2017 noin 80 nuorta, olisi maksun korotuksen vaikutus toimintatuottoihin 1600. Vuonna 2015 tuli maksuista tappiota 4x 80. Tänä vuonna 2016 on rippileirin avustusta hakenut 6 vanhempaa. Tulevan vuoden rippikouluinformaatioon on pantu tarkennus, että avustushakemuksen jättäjän tulee myös antaa selvitys tuloistaan, kuten diakoniatyön avustuksien myöntämisessä tapahtuu. voi myös keskustella siitä, missä määrin tuetaan toisella paikkakunnalla, toisen järjestön tai toisen kieliryhmän rippikouluun ilmoittautuneen osallistumista. : Korotetaan vuoden 2017 rippikoululeirin maksua 80 eurosta 100 euroon. Päivärippikoulun maksuna edelleen 20. Jos perhe tarvitsee avustusta rippikoulumaksuun, hakemukseen on myös liitettävä selvitys tuloista. Hyväksyttiin kirkkoherran ehdotus rippikoululeirin maksun korottamisesta 100 euroon. Reino Koivusaari toi terveiset ELY:n kesäjuhlilta Lapualta. Ensi vuoden Evankeliset kesäjuhlat pidetään Elimäellä 9.-11.6.2017 Saatesanoina toivottiin lapsille hyvää ja monipuolista ohjelmaa myös Elimäen juhlissa. Miesten illat Miesten iltoja toivotaan järjestettävän pitkästä aikaa 68 MUUTOKSENHAKUOHJEET KOKOUKSEN PÄÄTÖKSIIN Muutoksenhakuohjeet ovat pöytäkirjan liitteenä 6.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 8(8) 69 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.17 Seuraava kokous pidetään 2.11.2016. Laulettiin iltavirsi 971 Virsikirjan lisävihkosta Matti Puonti puheenjohtaja Tarja Reijo kokouksen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Elimäki 7.9.2016 Elimäki 7.9.2016 Ulla Maija Hannula Tero Hinkkanen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä seurakuntatoimistossa 8.-22.9.2016. Asiasta on ilmoitettu seurakuntatoimiston ilmoitustaululla. Kirsi Hämäläinen kirkkoherra