Rakennus- ja ympäristölautakunta Rakennus- ja ympäristölautakunta 218 08.12.2015 10 26.01.2016 Rakennus- ja ympäristölautakunnan ilmoitus tarkastuslautakunnalle vuoden 2015 talousarviokäsittelyn yhteydessä tekemästä ponnesta 463/02.02.00/2014 Rakennus- ja ympäristölautakunta 08.12.2015 218 Tarkastuslautakunta on pyytänyt kokouksessaan yhdyskuntatekniikan hallintopäällikköä muistuttamaan valtuuston tekemästä ponnesta vuoden 2015 talousarviokäsittelyn yhteydessä: 3.2. Neuvontainsinöörin tehtäväkuvan ja tavoitteiden määrittelyn yhteydessä tulee kirjata lupakäsittelyaikojen lyhentyminen rakennusvalvonnassa aikaan sitoen esim. kuuden kuukauden käsittelyaika on vuoden kuluttua neljä kuukautta. Sitä varten lautakunnan tulee päättää tavoiteajat ja niiden mittaamisen tapa, jotta varmistetaan valittavan henkilön työskentelyn suuntautuminen valtuuston tahtotilan mukaisiin asioihin. Myös muun organisaation tavoitekeskusteluissa tulee kirjata sama ajallinen tavoite lupakäsittelyyn, jotta koko henkilöstö tekee työtä tämän tavoitteen eteen. Tarkastuslautakunta toivoo, että ry-lautakunta käsittelee asian vielä tämän vuoden puolella. Valmistelija: johtava rakennustarkastaja Panu Latvala, puh. 09 2967 2675 panu.latvala(at)kirkkonummi.fi Ehdotus Johtava rakennustarkastaja: Lautakunta päättää ilmoittaa tarkastuslautakunnalle ponnesta seuraavaa: Määräaikainen neuvontainsinööri on aloittanut 6.7.2015. Virkamääräyksessä on määrätty kuuden kuukauden koeajasta, joka ei siis ole vielä päättynyt. Toimialan käytännön mukaisesti teknisten sopimuksen mukainen tehtäväkuvaus laaditaan koeajan lopulla, jossa yhteydessä myös tehdään henkilökohtainen arviointi. Teknisten sopimuksen mukainen alustava tehtäväkuvaus on laadittu ja se on valmisteilla yhdessä toimialajohtajan kanssa. Alustavassa tehtäväkuvauksessa on erityisesti painotettu tavoitettavuutta ja sähköisen asioinnin edistämistä palvelunäkökulmasta. Rakennusvalvonta ei vastaa yksinään lupaprosessista. Lupaprosessiin osallistuvat merkittävällä osuudella ainakin kunnan palvelupiste, tontti- ja

paikkatietopalvelut sekä usein ympäristönsuojelu. Sähköisen asioinnin eli Lupapiste.fi palvelun uudelleen käynnistyksen yhteydessä ei ole vielä voitu vakiinnuttaa uutta toimintapaa, koska aiemmin sovitut ja vakiintuneet tehtävärajat on tullut arvioida uudelleen. Tähän liittyy tehtävärajauksista sopiminen edelleen eri tahojen kesken ja toiminnan vakiinnuttaminen tuotantokäyttöön. Palvelupisteen rooli on myös muuttunut useiden henkilövaihdosten johdosta ja siellä tuotettujen palvelujen laatu lupaprosessiin on vaihdellut. Tällaiset seikat liittyvät tapaan organisoida tehtäviä osana operatiivista toimintaa. Ilman kokemuksia uudesta toiminnasta ja sen vaikuttavuudesta on ennenaikaista suunnitella tavoitteita liian tarkkaan. Lautakunta palaa ponnessa esitettyihin asioihin alkuvuodesta 2016 ja käsittelee tavoiteaikoja ja niiden mittaamista. KÄSITTELY: Puheenjohtaja Corinna Tammenmaa ehdotti, että lautakunta palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi vuoden 2016 ensimmäiseen kokoukseen tammikuussa siten, että silloin myös esitellään mittareita lupakäsittelyn ja rakennusvalvonnan muun toiminnan tehostamiseksi. Jäsen Emmi Wehka-aho kannatti puheenjohtajan ehdotusta. Puheenjohtaja julisti keskustelun päättyneeksi ja totesi, että rakennus- ja ympäristölautakunta hyväksyi yksimielisesti ehdotuksen. Päätös Rakennus- ja ympäristölautakunta: Lautakunta päätti palauttaa ehdotuksen uudelleen valmisteltavaksi. Rakennus- ja ympäristölautakunta 26.01.2016 10 26.1.2016 Lautakunta palautti kokouksessaan asian uuteen valmisteluun. Varsin tavanomaista on, että toiminnan mittaamisessa useimmiten päädytään määrällisiin suureisiin, kuten käsittelyajat. Käsittelyaikoja on tutkittu syvällisemmin ainoastaan osan vuotta 2010, jolta ajalta on tilastotietoa. Artikkelissa Arkkitehti-lehdessä 4/2011 s. 79 Helsingin rakennusvalvonnan virastopäällikkö Lauri Jääskeläinen toteaa seuraavaa: Rakennusvalvonnan tuottavuutta on usein mitattu rakennuslupaprosessin joutuisuudella. Kansainvälisten selvitysten mukaan Suomen rakennuslupaprosessi on ollut maailman toiseksi tai kolmanneksi nopein. Rakennusvalvontaa kehitettäessä kannattaa painopiste kohdistaa muuhun

kuin lupaprosessin kestoon. Uuden tilastollisen tiedon hankkiminen ja sen vertailu ilman aiempaa tilastotietoa ei tuota vertailukelpoista tietoa kuin vasta useamman vuoden päästä. Käsittelyaikojen seuranta on tehty avoimeksi ja mahdolliseksi kaikille lautakunnan päätöksen 6.5.2008 99 vastauksena valtuustoaloitteeseen 2-2008 perusteella, jossa lupapäätöksiin on päätetty merkitä hakemuksen saapumispäivämäärä ja lisätä myös päivämäärä, jolloin hakija oman huolehtimisvelvollisuutensa osoittamiseksi on täydentänyt asiakirjat siten, että asiassa voidaan valmistella päätösesitys. Tämä koskee myös viranhaltijapäätöksiä, jotka annetaan julkipanon jälkeen. Lupahakemus on mahdollista jättää vireille hyvin puutteellisena. Hakija voi täydentää sitä myöhemmin omasta aloitteestaan tai kehotuksesta. Hakijoiden tahtotila täydentää hakemustaan ja edistää oman asiansa ratkaisua vaihtelee. Rakennusvalvonnan käytäntönä ei tähän asti ole ollut asettaa hallintolain tarkoittamaa määräaikaa kehotukselle puutteellisen asiakirjan täydentämiselle. Kohtuullinen asetettava määräaika voisi olla siis asiasta riippuen esimerkiksi kaksi viikkoa, minkä jälkeen hakemus puutteellisena hylätään ja voidaan tilastollisesti todeta, että lupakäsittelyn kesto on ajallisesti lyhyt. Tällä hetkellä lupahakemusten käsittelyssä selkein viive aiheutuu hakemusasiakirjoissa havaittujen puutteiden korjaamisen kestossa. Hakijalle ilmoitetaan mahdollisimman pian puutteista, täydentämistä tai jopa korjaamista edellyttävistä seikoista. Tällöin hakemuksen tilanteeksi tulee käsin kirjata odottaa asiakkaan toimenpiteitä. Tälle olotilalle ei tietojärjestelmässä ole sen kestoa koskevaa suodatinta, jolla hakijasta johtuva käsittelyajan viivästyminen voitaisiin kompensoida. Rakennusvalvonnan toimivaltaan kuuluvissa lupa-asioissa päätökset valmistellaan hankkeesta esitettyjen asiakirjojen, hankkeen sijainnin, suunnitellun maankäytön, rakennetun ympäristön, luonnonolosuhteiden sekä hankkeen vaikutusten perusteella tapauskohtaisen kokonaisharkinnan perusteella. Ajatus siitä, että hankkeiden todelliset läpimenoajat olisivat vertailtavissa vastaaviin muihin hakemuksiin, ei ole tilastollisestikaan luotettava. Keskenään vertailukelpoisia hankkeita todellisuudessa on vain äärimmäisen harvoin, koska jo hankkeiden sijainnista johtuen ne eivät ole vertailtavissa, asiakirjat, suunnitelmat tai vastaavat on laadittu erilaisista lähtökohdista tai että hankkeen tavoitteet poikkeavat toisistaan. Lisäksi käsittelyn kestoon todellisuudessa vaikuttavat vireillä olevien asioiden määrän suhde henkilöresursseihin esimerkkinä vuosilomat, sairastumiset tai vielä vakavammat tapahtumat. Rakennusvalvonta ei vastaa yksinään lupaprosessista. Lupaprosessiin osallistuvat merkittävällä osuudella ainakin kunnan palvelupiste, tontti- ja paikkatietopalvelut sekä usein ympäristönsuojelu. Neuvontainsinöörin aloitettua on ryhdytty hakemusten sisäisessä kierrossa soveltamaan ns. sisäisessä kierrossa rinnakkaisprosessia peräkkäisprosessin sijasta. Tämä tarkoittaa, että hakemusasiakirjat voidaan jakaa eri osapuolille samanaikaista käsittelyä varten kun aiemmin koko asiakirjakokonaisuus

kiersi käsittelijältä seuraavalle, kuten tontinmittaus, osoiterekisteri, jätevesijärjestelmä tai pelastusviranomainen. Uudenmaan ELY-keskus on kirjeellään ilmoittanut, että naapurin kuulemislausunto maantien naapurina kestää keskimäärin 4-8 viikkoa. Muidenkaan viranomaisten ja lausunnonantajien aikatauluihin rakennusvalvonta ei voi käytännössä vaikuttaa. näitä seikkoja ei voida ottaa huomioon tietojärjestelmissä. Nykyisellään rakennusvalvonnalla ei ole tietojärjestelmien puolesta välineitäkään selvittää lupahakemusten käsittelyaikoja, koska lupien valmistelua tapahtuu käytännössä valtakunnallisessa asiointipalvelussa Lupapisteessä ja hakemukset tuodaan kunnan tietojärjestelmä Factaan vain päätöksen tekemistä varten. Nyt siirtorajapinnan kautta kunnan tietojärjestelmä Factaan siirtyy valtakunnallisesta Lupapiste-asiointipalvelusta hakemuksen ensimmäinen jättämispäivämäärä eikä esimerkiksi päivämäärä, jolloin hakija on täydentänyt hakemuksensa päätöskelpoiseksi tai milloin se on siirretty kunnan Facta-järjestelmään. Lupapisteen järjestelmätoimittaja Solitalla ei ole tarjolla välineitä, joilla Lupapisteestä saa tällaista tietoa tietokannasta käsittelyn eri vaiheista, joilla on merkittävyyttä arvioitaessa viranomaisessa tapahtuvan käsittelyn kestoa. Kunnan hallintosäännön 18 mukaan toimialajohtajat päättävät virkojen, toimien ja henkilöstön siirroista toimialallaan. Rakennusvalvonnan kohdalla 23.6.2013 rakennustöiden valvojan vakanssin 25% osuus poistettiin rakennusvalvonnasta. Vuoden 2014 lvi-insinöörin virka oli täyttämättä kunnes kunnanhallitus 17.12.2014 päätti lakkauttaa lvi-insinöörin viran rakennusvalvonnasta. Rakennusvalvonnan resursseista on siten poistunut lähiaikoina 1,25 henkilötyövuotta muihin tehtäviin toimialalla. Neuvontainsinööri on aloittanut 6.7.2015, jolloin laskennallinen resurssivaje on osittain korjautunut. Neuvontainsinöörin tehtäväkuvauksen mukainen työpanos suuntautuu sähköisen asioinnin edistämiseen ja rakentamisen lupa-asioiden neuvontaan. Rakennusvalvonnan palveluajatus kahden kuukauden käsittelyajasta rakennuslupa-asioissa täyttää hallintolain vaatimukset odotettavissa olevasta käsittelyajasta. Hallintolain tarkoittama käsittelyajan määritteleminen koskee siis asioita, jotka täyttävät kaikki seuraavat kriteerit: se voi tulla vireille ainoastaan asianosaisen aloitteesta, se ratkaistaan hallintopäätöksellä, se kuuluu viranomaisen toimialan keskeiseen asiaryhmään ja asian käsittelylle ei ole säädetty määräaikaa. Kunnan internet-sivuilla asia tuodaan esille. Poimintoja rakennusvalvontojen internet-sivuilta vertailtavaksi: Lohja Varaudu lupien käsittelyssä 3 kuukauden käsittelyaikaan. Rakennuslupien käsittelyaika pitenee kevään ruuhkan myötä. Hyvinkää Muutoksia rakennusvalvonnan asiakaspalvelussa Lupien käsittely on ruuhkautunut. Rakennusvalvonta ei toimi tällä hetkellä täydellä henkilöstöresurssilla, joten lupien käsittelyajat ovat pidentyneet n.

2-4 kuukauteen. Loviisa Sipoo Helsinki rakennusluvat 2 kk rakennusluvat 2 kk 86 vrk pientalo 133 vrk muut Johtopäätös Rakennusvalvonta voi laatia tilastoja lautakunnan niin päättäessä ponnen mukaisesti käsittelyajoista ainoastaan suoraan järjestelmästä helposti saatavilla tiedoilla ilman erityistä tilastollista käsittelyä. Tällöin on tiedostettava, että käsittelyn keston tilastollinen mittaaminen ei vastaa palveluajatuksen mukaista käsittelyn kestoa, koska käsittelyaika voi sisältää varsin paljon hakijasta johtuvaa tai rakennusvalvonnasta riippumatonta aikaviivettä. Tämä ei osoita tällaisen suoritemittarin luotettavuutta kertoa tosiasiallista viranomaiskäsittelyyn käytettyä ajallista kestoa suhteessa käytössä olevaan henkilöstöön. Tietojärjestelmästä poimitaan toistaiseksi käsittelyaika keskiarvon määrittämistä varten sellaisenaan hakemuksen saapumispäivän ja päätöksen antopäivän erotuksesta uudisrakentamisen osalta, vaikka se ei mittaa palveluajatuksen mukaista viranomaiskäsittelyn prosessia. KÄSITTELY: Puheenjohtaja Corinna Tammenmaa ehdotti, että lautakunta päättäisi jättää asian pöydälle seuraavaan kokoukseen ja ehdotti pohdittavaksi esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyä tai muuta mittaria, jonka avulla voisi valvoa tai mitata toimintaa. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti puheenjohtajan ehdotuksen ja jätti asian pöydälle seuraavaan kokoukseen. Päätös Rakennus- ja ympäristölautakunta: Lautakunta päätti jättää asian pöydälle seuraavaan kokoukseen.