RAKETTI-OPI Ohjausryhmä Pöytäkirja 4.2.2011

RAKETTI-OPI Ohjausryhmä Pöytäkirja 4.2.2011 Aika: 8.2.2011 ko 13.00-16.00 (Kokousta ennen lounas klo 12.15-13.00.) Paikka: CSC, Monitoimitila (1. kerros, käynti CSC:n aulasta) Asialista 1. Kokouksen avaus 2. Asialistan hyväksyminen asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Ohjausryhmän edellisen kokouksen 6/2010 pöytäkirjan luonnos on toimitettu Raketti-OPI-ohjausryhmän sivuille 2.12.2010. Päätös: Ohjausryhmä hyväksyi edellisen kokouksen pöytäkirjan. 4. OPI-tiedotus a) OPI-hankkeen piirissä tapahtuvasta valmistelusta tiedottaminen OPI-hankkeeseen liittyvien asioiden valmisteluprosessi tehdään mahdollisimman läpinäkyväksi ja helposti hahmottuvaksi tällä pyritään säilyttämään toiminnan legitimiteetti; sekä mahdollistamaan korkeakoulujen ja muiden sidosryhmien osallistuminen valmistelutyöhön näiden tavoitteiden saavuttamiseksi kokoukseen tuotavien asioiden valmistelu kirjataan esille kehkeytymässä olevista kehitysprojekteista tiedotetaan tässä kokouksessa päätetyllä tavalla avoimesti ja proaktiivisesti Päätös: Ohjausryhmä keskusteli hankkeen piirissä tapahtuvasta valmistelutyöstä ja siihen liittyvistä tiedotustarpeista sekä päätti vahvistaa esittelyssä mainitut tiedotustyön tavoitteet; ja valitut keinot b) OPI-hankkeeseen liittyvät kehitysprojektit Terminologinen ehdotus: OPI on hanke, sen piiristä kumpuavat kehittämistoimet ovat kehitysprojekteja Valmistelussa olevat projektit OPI-hankkeen piirissä päätiedotusvastuu OPI-hankkeella ja valmisteluryhmällä hankkeille laaditaan projektikortti 1

i. OPI-hankkeen sivuilla ii. OPI-ohjausryhmälle raportointi projektikortin tämänhetkinen malli i. Nimi ii. Tavoite iii. KA-ala iv. Omistajat v. Rahoitus vi. Osallistujat vii. Liittymät viii. Tilanne ix. Yhteyshenkilö OPI-hankkeen ulkopuolella kerätään tietoa mahdollisuuksien mukaan käytetään pääsääntöisesti samaa projektikorttia kuin OPI-hankkeen piirissä olevien projektien kohdalla i. lisäys: kirjataan myös valmistelun omistaja ii. lisäys: vastuuhenkilö OPI-hankkeen piirissä Käynnissä olevat projektit OPI-hanke seuraa opetuksen, opiskelun ja niitä tukevan hallinnon prosessien ja niitä tukevien tietojärjestelmien kehitysprojekteja Pääpaino on etenkin eri projekteissa tehtävän arkkitehtuurityön koordinoimisessa Päättyneet projektit Päättyneiden projektien kortit pidetään viestinnässä ja raportoinnissa mukana omassa luokassaan Tämän menettelytavan perusteltuna on kokonaiskuvan saaminen kehitystyöstä Päätös: Ohjausryhmä keskusteli kehitysprojekteihin liittyvästä tiedotuksesta ja teki asiassa seuraavat päätökset OPI-osahankkeessa otetaan käyttöön ehdotuksen mukainen terminologia ja projektikortit seuraavilla täsmennyksillä ja varauksilla OPI-osahankkeen projektikorttien laatimisessa hyödynnetään XDW-käsitemallia ja tehdään yhteistyötä TUTKI-osahankkeen kanssa niiltä osin kuin XDW-käsitemallista löytyvät käsitteet, näitä noudatetaan otetaan yhteyttä TUTKI-hankkeeseen ja tarkistetaan, minkätyyppisiä tarpeita hank-e ja projektikäsitteistöön liittyen osahankkeessa on tunnistettu niiltä osin kuin OPI- ja TUTKI osahankkeissa tunnistetut projektihallinnon tarpeet eroavat XDW-käsitemallista, tehdään XDW-käsitemallia koskeva päivityspyyntö päivityspyynnön käsittelyyn saakka noudatetaan tässä kokouksessa esiteltyä formaattia päivityspyynnön käsittelyn jälkeen noudatetaan XDW-käsitemallia päivityspyynnön käsittelyn jälkeen projektikorttien käsittelyssä hyödynnetään täysimääräisesti tietotekniikan tarjoamia välineitä: kehitysprojektit viedään tietokantaan, josta tuotetaan tarvittavaa seurantatietoa eri tarkoituksiin Korkeakoulujen tietohallinto- ja opintoasiainverkostot tulee pitää tietoisena OPIosahankkeen piirissä kehkeytyvistä kehitysprojekteista ja niiden etenemisestä 2

5. OPI-hankkeen piirissä tapahtuva asioiden valmistelu a) Synergiaryhmä - vuoden 2010 aikana työskennelleille Tieto- ja teknologiaryhmille muodostui luonteva rooli OPI-hankkeen yleistavoitteen piiriin kuuluvien kehitystarpeiden tunnistajana ja näiden tarpeiden hankkeistamisen liikkeellepanijana - OPI-ohjausryhmä hyväksyi syksyn 2010 viimeisessä kokouksessaan toimeksiannon ryhmälle, joka muodostettaisiin Tieto-, Teknologia- ja Liikkuvuus-ryhmien työhön osallistuneista, ja jolla olisi virallisesti näille kahdella ryhmälle käytännössä muodostunut tehtävä (kutsu osallistua ryhmän työhön kokouskutsun liitteenä) - uuden ryhmän uuden tehtävän korostamisen vuoksi uudelle ryhmälle ehdotetaan nimeksi Synergiaryhmä - ryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran 25.2.2011 Helsingissä Ohjausryhmä keskusteli muodostetusta työryhmästä ja päätti - vahvistaa ryhmän nimen ja tämänhetkisen kokoonpanon; ja päätti samalla että - ryhmän työhön voi ilmoittautua mukaan ryhmän sihteereille (Antti Mäki, varalla Pekka Linna) - ohjausryhmä hyväksyy työryhmän jäsenet mutta voi tehdä tämän myös jälkikäteen - ryhmän työhön osallistumisen ehtona on esimiehen lupa ja esimiehen tarjoama mahdollisuus käyttää työaikaa työryhmän työhön - ryhmän työhön käytettyä aikaa seurataan paikallisessa korkeakoulussa, mistä tieto siirretään clearing-taulukkoon - OPI-sivuilla julkistetaan - ryhmän kokoonpano - ryhmän työhön osallistumisen mahdollisuudet ja ehdot, mukaan lukien arvio tarvittavasta työajasta - ryhmän työskentelyn aikataulut ja tulokset Ohjausryhmä päätti samalla lähettää terveisenä - XDW-käsitemallin ylläpitoon, että käsitteet verkosto ja ryhmä olisi syytä määritellä - RAKETTI-pelisääntötyöryhmälle, että verkostojen ja ryhmien toiminnalle olisi syytä määritellä yhteisesti hyväksyttävät ohjeet b) Asioiden valmistelu ohjausryhmälle Ohjausryhmä päätti ohjausryhmälle tuotavien asioiden valmistelun suhteen seuraavasta toimintamallista: - sihteerit (Linna ja Mäki) keräävät syötteitä ohjausryhmältä ja etenkin sen puheenjohtajalta, korkeakoulukontakteista, RAKETTI-hankkeen muilta toimijatahoilta, muilta kansallisilta toimijoilta - sihteerit sopivat puheenjohtajan kanssa kutsutaanko valmisteluun OPI-hankkeen toimintarakenteista lisää asiantuntijoita - sihteerit tarvittaessa toimittavat asiat ja kokoavat esityslistan ohjausryhmän kokoukseen c) Uusien kehitysprojektien valmistelu Ohjausryhmä päätti kehitysprojektien valmistelun suhteen seuraavasta toimintamallista: - synergiaryhmä ja sen jäsenet ovat aktiivisessa vuorovaikutuksessa korkeakoulujen ja korkeakoulujen keskeisimpien sidosryhmien kanssa 3

- synergiaryhmä, joukko sen jäseniä tai yksittäinen sen jäsen voi tuoda opintohallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen kannalta tarpeelliseksi kokemansa kehityskohteet yhteiseen valmisteluun - kehitysprojektin alustavaan valmisteluun voidaan CSC:ssä käyttää OPI-hankkeelta laskutettavaa työaikaa ilman ohjausryhmän lupaa, selvittämiseen ja valmisteluun voidaan käyttää enintään viisi (5) henkilötyöpäivää CSC:ssä - alustavassa valmistelussa olevista kohteista kerrotaan ja valmistelun tilanteesta raportoidaan työn edetessä OPI-ohjausryhmälle ja synergiaryhmälle - kehityskohteiden selvittelyä ja valmistelua koordinoi puheenjohtajapalaveri, johon osallistuvat ohjausryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä synergiaryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä OPI-osahankkeen sihteerit - puheenjohtajapalaveri päättää lähdetäänkö kehityskohteeseen liittyvää kehitysprojektia valmistelemaan korkeakoulujen asiantuntijoiden clearingtaulukkoon merkittävällä työllä; puheenjohtajapalaveri voi myös päättää kehityskohteeseen liittyvien toimenpiteiden lopettamisesta a. ilman ohjausryhmän lupaa, selvittämiseen ja valmisteluun voidaan puheenjohtajapalaverin valtuutuksella käyttää enintään 12 henkilötyöpäivää korkeakouluissa b. puheenjohtajapalaverin päättämät asiat tuodaan tiedoksi OPIohjausryhmälle ja synergiaryhmälle - kehityskohteiden selvittämisen ja valmistelun tavoitteena on tuottaa projektikortissa kuvatut tiedot mahdollisimman aikaisessa vaiheessa siten, että kehityskohteen jatkovalmistelusta voidaan päättää ohjausryhmässä - tuotettavat tiedot tärkeysjärjestyksessä: a. kehitysprojektin nimi ja tavoite b. projektin liittymät c. omistajat d. osallistujat e. rahoitus f. muut tiedot - alustavan valmistelun perusteella OPI-ohjausryhmä päättää jatketaanko kehitysprojektin valmistelua Raketti-OPI-hankkeen osana Lisäksi ohjausryhmä päätti lähettää terveisinä RAKETTI-pelisääntötyöryhmälle, että kehitysprojekteissa syntyvien tulosten hyödyntämiselle tulee määrittää yhteisesti hyväksyttävät ehdot d) Kansainvälinen yhteistyö Ohjausryhmä - keskusteli kansainvälisestä toiminnasta ja - totesi, että eri toimintamuodoin toteutettu eurooppalainen yhteistyö (esimerkiksi opiskelijaliikkuvuuden osalta) on ollut avartavaa ja sitä kannattaa jatkaa; sekä - päätti, että - osahankkeen sihteerit voivat käyttää työaikaa kansainvälisiin tehtäviin ilman ohjausryhmän erillistä asiaa koskevaa päätöstä enintään 5 htp - korkeakoulujen asiantuntijat voivat toimia sijaisina tilanteessa, jossa hankkeen omat asiantuntijat ovat estyneitä tällaisesta ratkaisusta voi aiheutua clearing-taulukkoon merkittävää työtä enintään 12 htp 4

- kansainvälisen toiminnan tavoitteet ovat samat kuin kotimaisessa toiminnassa: yhteydenpito ja osallistuminen mahdollisten laajempien hankkeiden valmisteluun - kansainvälisestä yhteistyöstä raportoidaan OPI-ohjausryhmälle aina sen kokouksissa; sekä - päätti lähettää terveisenä RAKETTI-pelisääntötyöryhmälle, että kansainväliseen työskentelyyn osallistumisen kustannuksille olisi löydettävä jokin järkevä jakotapa 6. Arkkitehtuurityö a) ARKKI-projekti OPI-ohjausryhmä antoi viime kokouksessaan toimeksiannon arkkitehtuurityön edistämiseen tähtäävästä projektista. Asiaa on tämän jälkeen viety eteenpäin määriteltyjen suuntaviivojen mukaisesti Osallistujat - osallistujia on valmisteltu ryhmällä Sami Hautakangas, Pekka Linna, Antti Mäki ja Lauri Stigell - valmistelussa on myös kuultu korkeakoulujen asiantuntijoita - seuraavat henkilöt on kutsuttu mukaan työskentelyyn Sami Hautakangas, TaY (Opsu) Petri Heinonen, JY (Korppi) Päivi Lignell, TTY (Oprek) Tuomas Naakka, HY (Oodi) Inka Paukku, Aalto (Oodi) ESTE Päivi Aho, Laurea (Winha) ESTE Riikka Asikainen, Savonia (Symsi) Tuomas Orama, Metropolia (Winha) Juha-Pekka Pihlajakoski, OAMK (Asio) Janne Santala, SAMK (Winha) Seppo Ränninranta, OPH (haku- ja valinta) Reijo Soreus, Ruotsi (Ladok3) Päivi Pääkkö, HY (korkeakoulujen IAM-tukiryhmä) Jorma Korkiakoski, CSC Pekka Linna, CSC Antti Mäki, CSC - tällä hetkellä kartoitetaan mahdollisia uusia henkilöitä paikkaamaan pois jääneitä Päivi Ahoa ja Riikka Asikaista Toimintatapa - arkkitehtuurileirin valmistelutyössä käytetään ulkopuolista ryhmätyöasiantuntijaa, jonka kanssa ryhmä ennakkopalavereissa suunnittelee työskentelytapansa, välitavoitteensa, aikataulunsa jne. a. näin varmistetaan se, että ryhmällä leirin käynnistyessä on yhteinen käsitys siitä i. mitä ollaan tavoittelemassa ii. miksi tavoite on tärkeä iii. kuinka tavoitteeseen on tarkoitus päästä - ulkopuoliseksi asiantuntijaksi on valittu Pekka Pirhonen HUMAP Oy:stä Aikataulu - työskentely käynnistyy osallistujien seminaarilla Tampereella 15.2.2011 - varsinainen arkkitehtuurileiri sijoittunee maalis-huhtikuun taitteeseen viikolle 23 5

Keskustelu: - ohjausryhmä keskusteli ARKKI-prosessista ja nosti esille mm. seuraavaa: pitää pystyä ottamaan riskiä täytyy miettiä jo etukäteen, kuinka syntyvä tulos hyödynnetään valmistelijat ovat ottaneet hyvän kopin ohjausryhmän syksyn keskusteluista tämän prosessin tuloksena syntyy todennäköisesti arkkitehtuurin lisäksi ymmärrystä ja uutta osaamista yli järjestelmä- ja organisaatiorajojen jotain ennakoimatonta: uusia hankeaihioita tms. joita pulpahtaa tauoilla hyvä tarina, mikä on merkittävä asia kansallisen yhteistyöverkoston rakentumisen kannalta Päätös: Ohjausryhmä keskusteltuaan ARKKI-projektin tilanteesta - totesi, että asiaa valmistellaan oikeaan suuntaan - antoi ARKKI-valmistelutyölle varauksettoman tukensa b) Tietoarkkitehtuurin kehittäminen XDW-mallin kehittäminen XDW-hankkeen piirissä kehitetty käsitemalli on rakennettu raportoinnin tarpeista lähtien käsitemallia on tarvetta kehittää eteenpäin, että se palvelisi paremmin operatiivisten järjestelmien kehittämistä tämä tapahtuu pääsääntöisesti OPI-hankkeen piiristä kumpuavien järjestelmäkehitysprojektien osana Keskustelussa Klaus Lindberg kyseenalaisti XDW-käsitemallista kaksi tyypillisesti esitettyä väittämää: malli ei ole taloushallinnossa tätä päivää asia on tarkistettu taloushallinnon toimijoiden kanssa (Certia) ja malli tuntuu toimivan taloushallinnossa malli ei ole operatiivinen tämä ei pidä paikkaansa, sen pohjalta ei välttämättä pysty automaattisesti generoimaan tietokantaa, mutta käsitemallina se ei sinänsä edellytä muutoksia SADe-hanke ja sanastotyö Sanastötyötä SADe-hankkeen yhteydessä vetää Ritva Sammalkivi Ritva Sammalkivi on osallistunut HV-kehitysprojektin valmisteluun (ks. alla kohdassa 7) Ritva Sammalkvi on antanut säännöllisesti Antti Mäelle ajankohtaiskatsauksia sanastotyön etenemisestä Totti Tuhkaselta on ostettu sanastotyötä Totti Tuhkanen valmistelee XDW-käsitemalliin liittyvää koulutusta KSHJ-työssä sanastotyössä sitoudutaan SADe-ohjelmassa tehtävään sanastotyöhön ja XDW-käsitemalliin Haku ja valinta opetuksen tukena työryhmässä on analysoitu opintopaikan hakemiseen ja opiskelijoiden valintaan liittyviä käsitteitän tätä työtä hyödynnetään KSHJ-projektissa 6

HV-työhön osallistuneet asiantuntijat nimettäneen KSHJ:n työryhmään, joka vie asiaa eteenpäin Päätös: Ohjausryhmä keskusteltuaan tietoarkkitehtuurin kehittämisen tilanteesta - merkitsi asian tiedoksi 7. Valmistelussa olevat kehitysprojektit a) Alustavassa valmistelussa LVI - Nimi: Lukuvuosi-ilmoittautuminen ja ilmoittautuminen opiskelijaksi projekti (LVI) - Tavoite: opiskelija voi saumattomasti, huomattavasti nykyistä nopeammin, saatuaan tiedon opiskelemaan hyväksymisestä aloittaa opintojensa suunnittelun - Liittymät: Liittyy Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä - eli KSHJ-projektiin. - Tilanne: Projektin perustaminen on valmisteluvaiheessa. - Yhteyshenkilö: Antti Mäki, antti.maki (at) csc.fi MAKSU - Nimi: Yleinen maksupalvelu projekti (MAKSU) - Tavoite: Hankkeessa tuotetaan yleinen maksupalvelu lukuisia erilaisia korkeakoulujen käyttötarpeita varten. - Liittymät: Liittyy suoraan Lukuvuosi-ilmoittautuminen ja ilmoittautuminen opiskelijaksi - eli LVI-projektiin ja sen kautta Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä eli KSHJ-hankkeeseen. - Tilanne: Projektin perustaminen on valmisteluvaiheessa. - Yhteyshenkilö: Antti Mäki, antti.maki (at) csc.fi TARJONTA - Nimi: TARJONTA - Tavoite: Palvelu, jonka kautta korkeakoulujen koulutustarjontaan (hakukohteet) liittyvä tieto kootaan kansallisten palveluiden (kuten KOTVE, KSHJ) ja korkeakoulujen omaan käyttöön ja samalla korvataan nykyinen tarve tallentaa tietoa useisiin eri järjestelmiin. - Liittymät: Koulutustiedon verkkopalvelu (KOTVE), Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä - eli KSHJ-projekti. - Tilanne: Haku ja valinta opetuksen tukena projektin (HV) valmistelun aikana todettu tarve tällaiselle hankkeelle. Projektia ei ole vielä esitetty tai hyväksytty. - Yhteyshenkilö: Antti Mäki, antti.maki (at) csc.fi. OPINTO-OIKEUDET - Nimi: OPINTO-OIKEUDET - Tavoite: Ensimmäisessä vaiheessa luotaisiin palvelu korkeakoulujen opintooikeuksien reaaliaikaiseen tarkastamiseen (lukemiseen). Seuraavassa vaiheessa luotaisiin palvelu uusien opinto-oikeuksien luomiseen. - Liittymät: Kyseessä on palvelu, jota tarvitaan sekä lukuvuosi-ilmoittautumisen ja opiskelijaksi ilmoittautumisen (LVI) että opintojen ohjauksen palveluissa (TIPTOP) että korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmän (KSHJ) ja suunnitteilla olevan todennetun osaamisen rekisterin (TOR) käyttöön. - Tilanne: Projektia ei ole vielä esitetty tai hyväksytty. - Yhteyshenkilö: Antti Mäki, antti.maki (at) csc.fi Päätös: Ohjausryhmä päätti valmistelun jatkamisesta seuraavien hankkeiden osalta - Lukuvuosi-ilmoittautuminen ja ilmoittautuminen opiskelijaksi projekti (LVI) - Yleinen maksupalvelu projekti (MAKSU) 7

b) Jatkovalmistelussa Ei jatkovalmistelussa olevia projekteja. 8. Seurannassa olevat projektit KSHJ - Nimi: Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä (KSHJ) - Tavoite: Yhteishaun toteuttaminen yhdessä järjestelmässä 2013 ja sen jälkeen jatkokehitys; integraatio korkeakoulujen opintohallintoon - Omistaja: OKM - Osallistujat: OKM, OPH, SADe, kaikki korkeakoulut - Rahoitus: OKM, korkeakoulut - Liittymät: KOTVE-hanke, SADe/TOR-hanke, OPI-LVI, OPI-TARJONTA - Tilanne: projektin käynnistäminen meneillään - Yhteyshenkilö: Joonas Mäkinen (vt.), joonas.makinen (at) oph.fi HV - Nimi: Haku ja valinta opetuksen tukena projekti (HV) - Tavoite: Opintohallinnon sekä haku- ja valintaprosesseihin liittyvien yhteisten tietojen määrittäminen. - Rahoitus: OPI-hankkeen rahoituksella (valmistelutyön tuki CSC:ltä, korkeakoulujen työpanos clearing-seurannassa). - Osallistujat: OKM, OPH, korkeakoulut - Liittymät: KSHJ- ja KOTVE-hankkeet, OPI-LVI, OPI-TARJONTA - Tilanne: Projekti on päättymässä, sen tulokset ja osa toimijoista siirtyy resursseina KSHJ-projektin käyttöön - Yhteyshenkilö: Janne Santala, janne.santala (at) samk.fi; Antti Mäki, antti.maki (at) csc.fi TIPTOP - Nimi: Tietoon perustuvaa tukea opiskelijan opintopolulle -projekti (TIPTOP) - Tavoite: Kehitysprojektissa toteutetaan opiskelijan ja tämän ohjauksesta vastaavien tahojen käyttöliittymä opiskelijan opinto-oikeuksiin, opintosuunnitelmiin ja opintosuorituksiin suomalaisissa korkeakouluissa. Käyttöliittymä toteutetaan tavalla, joka integroituu luontevasti korkeakoulujen operatiivisiin järjestelmiin ja tukee käynnissä olevaa kokonaisarkkitehtuurityötä. - KA-ala: Opintojen ohjauksen ja opiskelijan henkilökohtaisen opintosuunnitelman osalta toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri. Toimivan sovelluksen edellytyksenä on myös opintosuoritusten - Omistaja: Osallistuvat korkeakoulut. - Osallistujat: HY, JY, Metropolia, OAMK, TAMK, TaY, TY - Rahoitus: Korkeakoulujen ja ESR:n yhteisellä rahoituksella - Liittymät: OPI-TAJONTA, KOTVE-hanke, - Tilanne: Projekti on perustettu, projektisuunnitelmaa tarkennetaan toimijoiden ja rahoittajien kesken. - Vastuuhenkilö OPI:n piirissä: Antti Mäki, antti.maki (at) csc.fi LADOK3 - Nimi: LADOK3 - Tavoite: Uudistettu opintohallinnon kansallinen tietojärjestelmä - KA-ala: Kaikki kerrokset - Omistaja: LADOK-konsortio - Osallistujat: LADOK-konsortion jäsenkorkeakoulut (käytännössä kaikki ruotsalaiset korkeakoulut) - Rahoitus: LADOK-konsortio 8

- Liittymät: OPI-hanke tekee LADOK3-projektin kanssa yhteistyötä jakamalla tietoa etenkin toimintakäytännöistä ja arkkitehtuurikuvauksista. - Tilanne: Projekti on esiselvitysvaiheessa. - Vastuuhenkilö OPI:n piirissä: Antti Mäki, antti.maki (at) csc.fi - Lisätietoja: Aikuiskoulutuksen mallintaminen hanke - Osallistujat: Helsingin yliopisto ja Tampereen yliopisto 9. Kansainvälinen yhteistyö a) LADOK3-kehitysprojekti: http://www.ladok.se/index.php?id=ladok3 - Yhteyttä LADOK3-projektiin pidetään - työstämällä yhteisiä dokumentteja - seuraamalla projektin etenemistä ja perehtymällä projektin tuottamaan dokumentaatioon - osallistumalla yhteisiin työpajoihin - kutsumalla LADOK3:n Reijo Soreus ARKKI-leirille b) RS3G-yhteistyöverkosto: http://www.rs3g.org/ c) Nordforum - 9.2.2011-10.2.2011 foorumi Tukholmassa - Valmistelee laajennettua Nordforumia, joka järjestetään Ruotsissa 26.5.2011 d) EU:n suunnittelema tietojärjestelmätuki Learning Agreementin tekemiselle - Euroopan komission edustaja Natascha Sander kertoi tapaamisessa Tampereella EU:n aikeesta kehittää Learning Agreementin tekemiselle EU:n laajuinen tietojärjestelmätuki. - Puheenjohtaja kertoi asiasta tarkemmin. - Learning Agreementin tietojärjestelmätuki on esimerkki asiasta, joka tulee esiin yllättäen - Viime viikon torstaina komission asiantuntija vieraili Tampereen yliopistossa ERASMUS-toiminnan tarkastuksen nimissä - Vaihto-opiskeluun liittyvät haasteet a. Vaihdon aikana opintosuunnitelmat vaihtuvat b. Paljon byrokratiaa - Komissio on pystyttämässä palvelua vaihtoon liittyvän tiedon hallitsemiseksi - Asiassa voitaisiin edetä korkeakoulujen kesken yhdessä niiden maiden kanssa, joissa korkeakoulujen tietojärjestelmät mahdollistavat opiskelijan opintosuunnitelmaa ja suorituksia koskevien tietojen siirtämisen korkeakoulun järjestelmästä toiseen - keskustelussa nostettiin esiin seuraavat asiaan liittyvät hankkeet, järjestelmät ja palvelut - RS3G-yhteistyöverkoston Mobility projekti: http://wiki.teria.no/display/rs3g/mobility+project - Joopas-palvelu: http://www.joopas.fi/index.php?node=joopas_etusivu_fin - moveon-ohjelmisto: http://moveon.qs-unisolution.com/ Päätös: Ohjausryhmä keskusteli kansainvälisestä yhteistyöstä ja totesi, että - Learning Agreement asiaa tulisi selvittää valmistelurajan puitteissa; sekä että - NordForum-yhteistyöhön osallistuminen on suotavaa myös ohjausryhmän jäsenille 10. Tavoitemuistion päivittäminen - Tavoitemuistiossa on edelleen muotoiluja, jotka esittävät OPI-hankkeen tietojärjestelmähankkeena. - OPI-hankkeen rooliksi on kuitenkin selkeästi muotoutumassa 9

- kentän kokonaiskartoitus - arkkitehtuurityön vetäminen ja koordinointi - kehittämistarpeiden tunnistaminen ja kehittämishankkeiden hankkeistaminen; sekä - kehityshankkeiden koordinointi etenkin arkkitehtuurityöhön liittyviltä osin - Tavoitemuistiota olisi syytä täsmentää vastaamaan tätä valittua toimintamallia - Tämä toisi myös paremmin esille OPI-hankkeen ja sen piiristä kumpuavien hankkeiden suhteen Päätös: Ohjausryhmä keskusteltuaan tavoitemuistion päivitystarpeesta päätti, että - tavoitemuistio päivitetään esityksessä mainittujen suuntaviivojen mukaisesti - muistion päivitys käsitellään ohjausryhmän sähköpostikokouksessa - sähköpostikokouksessa hyväksytty muistio julkaistaan statuksella luonnos 11. OPI-ohjausryhmän täydentäminen - valmisteluryhmä Sami Hautakangas, Antti Mäki ja Pekka Linna ehdottaa, että ohjausryhmää täydennettäisiin Satakunnan ammattikorkeakoulun opintoasiainpäällikkö Janne Santalalla o perustelu: Santala on aktiivinen toimija OPI-hankkeesta kumpuavien hankkeiden valmistelussa sekä KSHJ-ohjausryhmän jäsen Santalan kutsuminen OPI-ohjausryhmän jäseneksi on osa OPI-rakenteiden näkyväksi tekemistä - valmisteluryhmä Sami Hautakangas, Antti Mäki ja Pekka Linna ehdottaa, että selvitetään opetushallituksen halu asettaa edustajansa OPI-ohjausryhmän jäseneksi o selvitystyö käynnissä ja tilanteesta raportoidaan ohjausryhmän kokouksessa 12. Muut asiat Ei muita asioita. Päätös: Ohjausryhmä - päätti esittää RAKETTI-hankkeen ohjausryhmälle RAKETTI-OPI -hankkeen ohjausryhmän täydentämistä Janne Santalalla - päätti esittää RAKETTI-hankkeen ohjausryhmälle opetushallituksen edustajan kutsumista RAKETTI-OPI hankkeen ohjausryhmän jäseneksi 13. Ilmoitusasiat a) OPI-hankkeen henkilövaihdokset Lauri Stigell on aloittanut hoitovapaansa Pekka Linna toimii ohjausryhmän sihteerinä ja Antti Mäki hänen varahenkilönään Antti Mäki toimii synergiaryhmän sihteerinä ja Pekka Linna hänen varahenkilönään b) RAKETTI-ohjausryhmä 23.2.2011 Osahankkeiden puheenjohtajat on pyydetty esittelemään tilannetta kokoukseen c) Nordforumin laajennettu kokous Ruotsissa 26.5.2011 Päätös: Ohjausryhmä merkitsi ilmoitusasiat tiedoksi. 14. Seuraavat kokoukset a) tiistaina 24.5. klo 12-16 b) maanantaina 29.8. klo 12-16 c) maanantaina 7.11. klo 12-16 Päätös: Ohjausryhmä merkitsi tulevat kokoukset tiedoksi. 10

15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16:45 JAKELU Sami Hautakangas TIEDOKSI Ilmari Hyvönen Arja Hovila Tuija Raaska Pekka Koivukoski Lauri Stigell Pekka Korhonen Antti Mäki Kirsti Kylä-Tuomola Klaus Lindberg Aleksis Nokso-Koivisto Päivi Pakkanen Tuulikki Paturi Esko Tirkkonen Kuno Öhrman Pekka Linna 11

Arvoisat RAKETTI-OPI:n TIETO, TEKNOLOGIA ja LIIKKUVUUS -asiantuntijaryhmien työhön osallistuneet! Vuonna 2010 RAKETTI-OPI:n asiantuntijaryhmien toiminnassa mukana olleet korkeakoulujen ja keskitettyjen palveluiden asiantuntijat kutsutaan jatkamaan opintohallinnon palveluiden kehittämiseen tähtäävää asiantuntijatyötä uudessa, pysyvässä Tieto ja teknologia -asiantuntijaryhmässä. Erotettavuuden vuoksi ryhmällä on jo epävirallinen lempinimi: Synergiaryhmä. RAKETTI-OPI-osahankkeen ohjausryhmä on asettanut "Synergiaryhmän" (toimeksianto liitteenä) ja määrännyt CSC:n kokoamaan ryhmän. Ohjausryhmä vahvistaa ryhmän kokoonpanon. Ohjausryhmän puheenjohtajan kanssa on sovittu tarkemmasta menettelytavasta: 1. Kutsutaan kaikki asiantuntijaryhmiin viime vuonna osallistuneet 2. Kutsun saaneet voivat ilmoittaa, etteivät osallistu uuden ryhmän toimintaan 3. Ryhmää voidaan täydentää: uudeksi jäseneksi voi ilmoittautua ryhmän sihteerille (antti.maki@csc.fi) ja OPI-osahankkeen ohjausryhmä hyväksyy uudet jäsenet ASIANTUNTIJARYHMÄN TEHTÄVÄ A: Tukea nykyisiä OPI-kärkihankkeita osallistumalla niissä tehtävään toiminnalliseen ja käsitteelliseen määrittelytyöhön. B: Varmistaa kehityshankkeiden soveltuvuus kuvattavaan kansalliseen opintohallinnon kokonaisarkkitehtuuriin. C: Kartoittaa kansalliseen opintohallinnon kokonaisarkkitehtuuriin soveltuvia uusia kehityskohteita. D: Toteuttaa ja organisoida ohjausryhmän antamat yksilöidyt toimeksiannot. E: Tiedottaa korkeakouluille osahankkeen etenemisestä. F: Tiedottaa ryhmän työskentelyn etenemisestä opinto- ja tietohallinnon verkostoille. G: Laatia vuosittain suunnitelma toiminnastaan ja raportoida ohjausryhmälle työskentelyn edistymisestä. JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS Ryhmän järjestäytymiskokous pidetään helmikuussa 2011. Kokouksen ajankohta täsmennetään tällä viestillä avattavalla Doodle-äänestyksellä, johon on vastattava keskiviikkoon 26.1. mennessä. 12

Järjestäytymiskokouksessa ryhmä valitsee itselleen puheenjohtajan sekä vahvistaa toimintasuunnitelmansa vuodelle 2011. Järjestäytymiskokous on samalla kokopäivän työpaja, joten etäyhteydellä osallistuminen voi rajoittua vain yhteisiin tilannekatsauksiin (etäyhteydestä ei vielä ole varmuutta). Tämän kokouksen osalta läsnäolo paikan päällä olisi siis hyvin suotavaa. Kokous järjestetään Espoossa tai Helsingissä. Doodleen: http://www.doodle.com/i6viui7ygag7kbbw Liitteenä varsinainen toimeksianto RAKETTI-OPI-osahankkeen ohjausryhmältä (liitteessä mainittuja muita dokumentteja http://raketti.csc.fi/opi/dokumentit ). Synergiaryhmän sihteerinä toimii ensisijaisesti Antti Mäki ja hänen varahenkilönään Pekka Linna, molemmat CSC:ltä. Sihteerit kokoavat kokoukselle tarkemman asialistan myöhemmin toimitettavaksi. Antti Mäki Tietojärjestelmäasiantuntija antti.maki@csc.fi - 050 430 9119 CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Keilaranta 14 (PL 405), 02101 Espoo 13