Luottokunnan EmvCard- maksupääteohjelman käyttö AutoFutur ja KoneFutur ohjelmissa Päivitetty 13.10.2010 1
Sisällys YLEISTÄ... 3 LIITÄNNÄN KÄYTTÖÖNOTTO... 3 LIITÄNNÄN KÄYTTÖ KASSAMYYNNISSÄ... 4 HYVITYKSEN TEKO KASSAMYYNNISSÄ... 4 KÄYTTÖ TYÖMÄÄRÄYKSELLÄ... 5 JÄLKIKUITTIEN TULOSTUSPERIAATE... 5 KÄYTTÖ LASKUN SUORITUKSESSA... 6 BONUSKORTTIEN KÄYTTÖ, VELOITTAMINEN JA PALAUTTAMINEN... 6 HALLINTA- JA YLLÄPITOTOIMINTOJEN SEKÄ RAPORTTIEN KÄYTTÖ... 7 SIRUKORTILLA MYYNTI ASKEL ASKELEELTA... 8 KAUPPIAAN PAPERIKUITIN TULOSTUKSEN VALITSEMINEN EMVCARD OHJELMASSA PÄÄLLE... 8 PÄIVÄRUTIINIT PANKKIIN TILITYKSISSÄ JA RAPORTEISSA... 9 KUINKA TOIMITAAN KUN TULEE UUSIA KORTTIYHTIÖITÄ?... 9 MITEN TOIMITAAN JOS VAIHDETAAN KONEITA...10 VARMUUSKOPIO...10 KUITTIEN TULOSTAMISESTA A4:LLE JA KUITTIKIRJOITTIMELLE....10 VIANHAKU...10 TÄMÄN OHJEEN VERSIOHISTORIA...11 2
YLEISTÄ Luottokunnan ohjeissa on kerrottu, kuinka Emvcard- maksupääteohjelmalla käsitellään maksun vastaanotto, lähetys pankkiin sekä raportointi. Tämän ohjeen tarkoitus on kertoa, miten maksupääteohjelma käynnistetään eri kohdissa AutoFutur tai KoneFutur ohjelmilla, ja miten hyvitykset tehdään. Samoin neuvotaan liitännän käyttöönottotoimet. Lähtökohtana tässä ohjeessa on, että maksupääteohjelmisto on ENSIN asennettu. Liitäntää voidaan käyttää joko kuittikirjoittimen tai A4- tulostimen kanssa. Tulosteet ovat tällöin erilaisia, joka on hyvä huomioida. Esimerkiksi otettaessa helpdeskiin yhteyttä, pyydetään heti aluksi ilmoittamaan, onko kyse A4- vai kuittikirjoitin kuiteista. Se, tulostetaanko PIN-koodilla tehdyissä sirukorttimaksuissa kauppiaan oma kuittikopio, määrätään Screenwayn asetuksissa. LIITÄNNÄN KÄYTTÖÖNOTTO Liitäntä aktivoidaan ottamalla käyttöön FuturSoftilta saatava rekisteröintikoodi liitännälle. Se asennetaan päävalikon kohdassa Lisäohjelmat Muut Lisätoimintojen käyttöönotto. Mennään kohtaan Liitäntä EmvCard maksupääteohjelmaan ja painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön. Sen jälkeen on tärkeä suorittaa toiminto Asetukset Rekisteröi toiminnot. Ilman tätä ei voida edetä ohjeen seuraavaan kohtaan. Tämän jälkeen on selvintä käynnistää ohjelma kokonaan uudelleen. Sen jälkeen asetetaan asetusten kohdassa Lisäasetukset Korttimyynti Käytettävä maksupääteohjelma, tyypiksi EmvCard. Emvcard ohjelma asentuu yleensä oletuksena kansioon c:\emvcard (voi muuttua jatkossa). Kohdassa Lisäasetukset Lisäohjelmat EmvCard hakemisto, asetetaan hakemistoksi oikea hakemisto (yleensä siis c:\emvcard). Hakemiston voi korjata myöhemminkin, ilman oikeaa hakemistoa liitäntä ei toimi. Jos käytössä on korjaamotoiminnot, on laitettava päälle asetus Yleiset asetukset Myynti Maksukysely laskutusruudulla. Asetuksen vaikutus on, että aina päätettäessä työmääräys myynniksi, avautuu maksukyselyruutu, josta voidaan avata maksupääteohjelma. Jos käytössä EI ole ERILLISTÄ kuittikirjoitinta, tulee kuvan asetuksen, Tulostusasetukset Kuittikirjoitin Käytettävä kuittikirjoitin olla ehdottomasti Kuittikirjoitin ei ole käytössä. Muuten ohjelma ei pysty ohjaamaan tulostuksia oikein, mm. kuittauskappaleiden osalta. 3
LIITÄNNÄN KÄYTTÖ KASSAMYYNNISSÄ Kassamyynnissä, kaupan päättämisruudulla painetaan näppäintä F11 tai painiketta Maksa korttipäätteellä. Tällöin avautuu maksupääteohjelma. Kun maksu on suoritettu, palataan takaisin AutoFuturin / KoneFuturin kaupan päättämisruudulle. Tällöin voidaan valita, tulostetaanko iso vai pieni kuitti. Erikoistilanne: Jos kuitin kyselyä ei tule, vaan tulostus alkaa automaattisesti, on päällä oletuksena tulostus isolle tai pienelle kuitille. Tällöin kannattaa katsoa ohjeen lopusta, kohdasta Vianhaku, asetus joka tällöin pitää laittaa päälle. HYVITYKSEN TEKO KASSAMYYNNISSÄ Hyvityksen teossa erona on, että tarvitaan korttitositteen numero, jolla hyvitys kohdistetaan aikaisempaan myyntiin. Pankit ja luottoyhtiöt eivät hyväksy hyvityksiä ilman että ilmenee, mikä aiempi myynti hyvitetään. Tämän vuoksi kun kauppasumma on negatiivinen, kysyy maksupääteohjelma tällöin alkuperäisen korttimyynnin arkistoviitettä. Tätä varten kuiteissa näkyy kohta Aviite eli arkistoviite. Tämä on tarkempi tieto kuin kuittinumero, sillä asiakas voi maksaa yhtä myyntikuittia esimerkiksi osan pankkikortilla ja osan luottokortilla. Korttitositteen numero vastaa siis yksilöllistä korttimaksua, joka hyvitetään. Tällöin hyvitystilanteessa ruutuun syötetään tämä arkistoviite. Tätä varten alkuperäinen kuitti on oltava olemassa kun hyvitystä tehdään. Ellei sitä ole, voidaan palautus toki tehdä esimerkiksi käteisellä. Seuraavassa kerrotaan kuitenkin miten asia voidaan hoitaa palautustoiminnon kautta. Se, kumpi on helpompi tapa, riippuu tilanteesta. 4
KÄYTTÖ TYÖMÄÄRÄYKSELLÄ Työmääräysruudulla päätetään kauppa normaaliin tapaan Päätä myynniksi toiminnolla. Määräysruudulla on maksutavan valintakohta. Maksupääteohjelman käyttö ohittaa tämän maksutavan valinnan. Riittää kunhan maksutavaksi on valittu joko käteinen, pankkikortti tai luottokortti. Tällöin siis päätetään määräys myynniksi, jolloin avautuu seuraava ruutu. Tämä hyväksytään Päätä myynti painikkeella tai F12 näppäimellä. Oleellista on, että ruksi on jo valmiiksi kohdassa Kysy maksettu summa päätettäessä. Ellei sitä ole, laita käyttöönotto- kappaleessa neuvottu asetus Maksukysely laskutusruudulla päälle. Tällöin avautuu maksukysely-ruutu, jolla korttimaksu otetaan vastaan samaan tapaan kuin edellä kerrottu kassamyynnissä. JÄLKIKUITTIEN TULOSTUSPERIAATE Jos vanhasta korttimaksusta tarvitaan jälkeenpäin saada tulostettua tosite, tulostetaan se Emvcard- ohjelman puolelta. Tämä johtuu siitä, että tiukkojen EMV- ja PCI- säännösten mukaan korttinumeroita tai muita maksukortin tietoja EI SAA tallentaa ulkopuolisessa ohjelmassa, jota ei ole EMV- tai PCI-seftifioitu. Sen vuoksi AutoFuturin/KoneFuturin kuitille tiedot tulostuvat vain suoraan tietokoneen keskusmuistista, ja niitä ei tallenneta pysyvästi AutoFuturin/KoneFuturin puolelle. Jälkeenpäin tulostettaviin kuittikopioihin tulostuu ainoastaan teksti, että maksu on suoritettu kortilla, ja arkistoviite, minkä perusteella voidaan esimerkiksi tehdä palautus. 5
KÄYTTÖ LASKUN SUORITUKSESSA Jos asiakas haluaa maksaa laskun kortilla, voidaan toimia seuraavasti. Mennään laskun suoritukseen ja valitaan maksutavaksi pankkikortti tai luottokortti. Tällöin kun painetaan Suorita, avautuu maksupääteohjelma. Mikäli maksupäätteellä maksu ei onnistu tai se peruutetaan, peruu ohjelma myös suorituksen AutoFutur/KoneFutur ohjelmassa. BONUSKORTTIEN KÄYTTÖ, VELOITTAMINEN JA PALAUTTAMINEN Bonuskorttien käyttöönotosta Screenwayn ohjelman puolella on omat ohjeensa. Kun maksupääte-ohjelmaan on syötetty tarvittavat tiedot, aktivoidaan bonuskorttien käyttö seuraavalla asetuksella: Asetukset Yleiset asetukset Bonuskortit käytössä. Toimintaperiaate on bonuskorteilla myynnissä seuraava: AutoFuturiin/KoneFuturiin vedetään bonuskortti. Ohjelma näyttää ruudulla bonuskortin numeron. Sitä EI tässä vaiheessa vielä viedä maksupääteohjelmaan Asiakkaalta otetaan maksu joko käteisellä TAI maksukortilla. Asiakas voi maksaa tarvittaessa osan summasta useammallakin maksukortilla. On aina mahdollista, että kauppa peruuntuu, jos asiakkaan kortilla ei voikaan maksaa (varmennus ei toimi, asiakkaan tilillä ei katetta tms.) Tämän vuoksi VASTA kaupan päättämisvaiheessa (kun maksu on otettu vastaan), ohjelma lähettää bonuskirjauksen maksupääteohjelmalle. Toiminta tapahtuu käytännössä seuraavasti. Kun kauppa päätetään, avautuu maksukyselyn ruutu. Jos käytössä on erillinen magneettikortinlukija, bonuskortti vedetään suoraan Maksettava summa-kentässä. Eli kortti vedetään, kun kursori on maksettavassa summassa. Jos käytössä on yhdistelmälukija (esim. Ingenico 3380), painetaan F9, jolloin ohjelma ottaa sirukortinlukijan hallintaan, ja kysyy ruudussa Syötä bonuskortti tai vastaavaa. Tällöin kortti vedetään lukijaa. Molemmissa tapauksissa ruudulle tulee sen jälkeen näkyviin Bonuskortti numero. 6
Jos käytetään palautus-toimintoa, ohjelma suorittaa palautuksen hyväksymisen yhteydessä automaattisesti bonuksen palauttamisen. Jos palautus tehdään suoraan negatiivisella määrällä, pitää bonus palauttaa asiakkaalta vetämällä bonuskortti kuten veloituksessa. HALLINTA- JA YLLÄPITOTOIMINTOJEN SEKÄ RAPORTTIEN KÄYTTÖ Ohjelman päävalikon kohdasta Lisäohjelmat Korttimaksut, käynnistetään EmvCardin hallintaohjelma. Sen käytöstä on Luottokunnan puolesta ohjeet. Ohjelman käyttö on useimmissa tilanteissa varsin yksinkertaista, joten yleensä kysymykset selviävät katsomalla ruutuopasteita EmvCard- ohjelman kohdasta Ohje et. 7
SIRUKORTILLA MYYNTI ASKEL ASKELEELTA Myyntitapahtuma sirukortilla tapahtuu käytännössä seuraavalla tavalla. Ellei myymälän henkilökunnalla ole käytössä sirukortteja, ei myyntiä välttämättä pääse harjoittelemaan etukäteen. Siksi seuraavassa on selostettu käytännönläheisesti, miten sirukorttitapahtuma tapahtuu. Ensin valitaan maksupääteohjelman ruudulta Siru. Tällöin sirukortinlukijaan tulee teksti Syötä kortti. Kortti syötetään siru alaspäin ja käyttäjään päin. Tämän jälkeen valitaan maksutapa pikanäppäimistä. Tämän jälkeen pääte pyytää syöttämään pin- koodin. Syötetään se ja painetaan OK. Tarvittaessa korjausnäppäimellä voidaan syödä merkkejä pois. Tämän jälkeen tulee hetkeksi teksti, kun korttia tarkistetaan. Tällöin korttia ei saa vielä ottaa pois lukijasta. Lopuksi tulee teksti Ota kortti. Tämän jälkeen kassanhoitaja hyväksyy kaupan ja kuitti tulostuu normaalisti. Jos asiakas ei muistanut tunnuslukua, voidaan painaa punaista näppäintä, jolloin ohjelma tulostaa alekirjoitettaan kuitin asiakkaalle. KAUPPIAAN PAPERIKUITIN TULOSTUKSEN VALITSEMINEN EMVCARD OHJELMASSA PÄÄLLE Suosittelemme asettamaan Emvcard ohjelmasta aina seuraavan ruksivalinnan päälle: Määrittelyt Työaseman asetukset Kauppiaskuitti - tulostetaan myös sirukorttitapahtumista. Näin kaikista korttitapahtumista saadaan oma kauppiaskuitti talteen. Pin- koodilla tapahtuvista maksuista ei kauppiaalle muuten jää mitään paperikuittia. Tämä toki vähentää esim. mahdollisuutta korttinumeroiden joutumisessa vääriin käsiin, mutta aiheuttaa riskin, että teknisen ongelman tapauksessa sisällä olevia maksuja ei saada palautettua (varmuuskopioinnin kautta) talteen ja tilitettyä pankkiin. Paperikuitti poistaa tämän riskin myös kuluvan päivän tilittämättömien maksujen osalta. 8
PÄIVÄRUTIINIT PANKKIIN TILITYKSISSÄ JA RAPORTEISSA Päivärutiinien hoidossa on kaksi tapaa: päivätoimet (pankkiyhteys ja raporttien tulostus) on ajastettu määrättyyn kellonaikaan päivätoimet suoritetaan manuaalisesti Manuaalisesti suorittaminen tulee kysymykseen silloin, jos konetta ei haluta jättää yöksi päälle, ja ajastusta ei myöskään haluta tehdä kiinteään aikaan, jos on tarvetta tehdä myyntejä varsinaisen aukioloajan jälkeenkin. Jos päivätoimet ajastetaan, riittää että esimerkiksi aamulla tarkistetaan, että automaattisesti tulostunut korttiraportti näyttää oikeaa summaa, eli se täsmää kassaraportin korttimyynteihin. Lisäksi tulee seurata maksupäätepalauteraporttia, josta nähdään, että pankki on tilittänyt tilille aikaisemmat korttimyynnit, eikä ole tapahtunut maksujen hylkäämisiä. Näiden seuraaminen päivittäin on erittäin tärkeää. On toki myös tarpeen tarkistaa, että korttimyynnin summa täsmää kassaraporttiin. Jos tilitykset suoritetaan määrättyyn kellonaikaan, käytetään Emvcard- ohjelman ajastusta, joka on asennustekninen asia, ja se asennetaan joko Luottokunnan ohjeiden mukaan. Manuaalisessa tavassa on mahdollista käyttää sekä täysin manuaalista tapaa, että mennään Emvcardin hallintaohjelmaan ja suoritetaan sieltä päivän päätös. Ohjelmassa on kuitenkin myös erikoistoiminto, jolla iltatoimia suoritettaessa ohjelma saadaan käynnistämään Emvcardin iltatoimet suoraan. Käynnistysruksi tälle on iltatoimien ruudulle oleva Emvcardin päivän päätös. Jotta tämä tulee automaattisesti päällä iltatoimissa (jos näin siis halutaan), voidaan säätää seuraavat asetukset. Ensinnäkin se, että se on oletuksena päällä, ja toisekseen, jos päiväraportteja käydään ottamassa useinkin kesken päivän, etteivät Emvcardin päivätoimet käynnisty vahingossa silloin. Voidaan siis määrät aikaisin kellonaika, jolloin ohjelma asettaa ruksin päälle. Asetukset ovat kohdassa Yleiset asetukset Kausitoimet. Eli Maksupääteohjelman iltatoimet ja Korttitoimien aikaisin aika. KUINKA TOIMITAAN KUN TULEE UUSIA KORTTIYHTIÖITÄ? Jos yritys tekee sopimuksia uusista korteista, kuten esimerkiksi Amex, Käyttöluotto ym. silloin lisääminen tapahtuu ohjelman kohdasta Määrittelyt Maksupäätesopimukset. Siellä ruksataan ensin kyseinen tilitysyhtiö päälle, ja sen jälkeen syötetään sen jäsennumero/asiakasnumero. Tämän jälkeen ohjelma käynnistää pankkiyhteyden ja hakee tarvittavat varoluettelot ja muut tiedot pankkiyhteyden kautta. 9
MITEN TOIMITAAN JOS VAIHDETAAN KONEITA Koneen vaihtotilanteessa kyseessä on periaatteessa uuden ohjelman asennus. Tällöin se ensisijaisesti kannattaa tilata palveluna tehtäväksi etäkäytöllä FuturSoftin toimesta. Uudessa koneessa esimerkiksi sirukortinlukija voi tulla eri sarjaporttiin, jolloin maksuohjelman määrityksiä joudutaan muuttamaan. Periaatteena on yleensä, että ohjelman asennuskansio siirretään sellaisenaan uudelle koneelle, kun siihen on ensin asennettu maksupääteohjelman perusasennus. VARMUUSKOPIO Varmuuskopioinnissa kehotetaan noudattamaan Luottokunta/Screenwayn omia ohjeita, jotta ko. ohjelman varmistukset tulevat hoidettua. On huomattava, että AutoFutur/KoneFutur ohjelman varmuuskopiolle tulevat ainoastaan viitetiedot siitä, millä arkistonumerolle mitkäkin myynnit ovat tehty. Kaikki maksupääteohjelman tiedot ovat Screenwayn omissa kansioissa, jotka eivät tule automaattisesti FuturSoftin ohjelmien varmuuskopiolle. Screenwaylta saat ohjeet oikeasta tavasta huolehtia maksupääteohjelman tietojen varmistamisesta. KUITTIEN TULOSTAMISESTA A4:LLE JA KUITTIKIRJOITTIMELLE. Kuittien tulostumisessa pääsääntönä on, että jos kuittikirjoitin on käytössä, maksupäätteen kuitit tulostetaan ensisijaisesti kuittikirjoittimelle, jolloin ne tulevat nopeammin ja kuittauskappaleet on helpompi tallentaa (pienemmät tositteet). VIANHAKU Kysymys: Kassamyyntiä tehtäessä, maksupääteohjelmasta poistuttaessa, ohjelma ei pysähdy kaupan päättämisruutuun, jossa voi valita, tulostetaanko iso vai pieni kuitti? Vastaus: Päällä on tällöin erikoisasetus, jolla on määrätty, että tulostetaan kiinteästi aina joko iso tai pieni kuitti. Eli tavallaan on päällä nopeutus, että yksi kysymys jätetään välistä pois, ja kuitti alkaa tulostua suoraan. Tämä asetus laitetaan tällöin tarvittaessa pois. Kohdassa Asetukset Yleiset asetukset otetaan ensin erikoisasetukset näkyviin painamalla Ctrl+ F10. Erikois-välilehdeltä laitetaan sen jälkeen asetus Kuitin oletuskoko asentoon Ei oletusta. Kysymys: Käytössä on A4-tulostin, ei kuittikirjoitinta. Kassamyynnissä ei tulostu mg-juovalla maksettaessa myymälän kappaletta, eli kuittausosaa. Ei siis voida ottaa asiakkaalta kuittausta? Vastaus: Tarkista, onko ohjeessa mainittu asetus Käytettävä kuittikirjoitin asennossa Kuittikirjoitin ei käytössä. Todennäköisesti on valittuna kuittikirjoitin, joten kuittausosa ohjataan kuittikirjoittimelle, ja jää sen vuoksi tulostumatta A4:lle. 10
TÄMÄN OHJEEN VERSIOHISTORIA Muutospäivä Tekijä Muutokset 13.10.2010 TL Uusittu ulkoasu, päivitetty mm. Luottokunta- tekstejä, tehty parannuksia teksteihin. Lisätty kohta jossa neuvotaan iltatoimien tekeminen asetusten kautta automatisoidusti. 21.10.2008 TL Lisätty käyttöönotto- ohjeisiin hakemiston vaihtaminen, jota tarvitaan kesästä 2008 lähtien, kun Emvcardin asennus on tehty Vista-yhteensopivaksi. Samalla muokattu käyttöönotto mahtumaan yhdelle sivulle. 14.4.2008 TL Parannettu käyttöönotto-osiota. 11