Kunnanhallitus/Kommunstyrelse n Kunnanhallitus/Kommunstyrelse n 144 19.05.2009 4 19.01.2010 Sipoon kunnan prosessikartta ja uudistuva organisaatiomalli / Sibbo kommuns processkarta och den nya organisationsmodellen 2751/V1.11.117/2007 KH 144 Kunnanhallitus/Kommunstyrelsen 19.5.2009 Valmistelija/Beredare: kunnanjohtaja/kommundirektör Markku Luoma, markku.luoma@sipoo.fi Valtuusto hyväksyi 28.5.2007 (60 ) Sipoo 2025 -strategian, jonka mukaan kunta tulee panostamaan väestön ja työpaikkojen voimakkaaseen kasvuun. Tämän jälkeen kunnan johtoryhmä on laatinut yhteistyössä Net Effect Oy:n johtajan Sari Gustafssonin kanssa päästrategian toteuttamista koskevan Sipoon kasvustrategian muutosohjelman 2008-2012, jonka kunnanhallitus on hyväksynyt 7.10.2008 (257 ) ja joka on 13.11.2008 (82 ) annettu valtuustolle tiedoksi. Tämän lisäksi kunnan muutosohjelma oli 6. - 7.3.2009 pidetyn valtuustoseminaarin teemana. Hyväksytyn muutosohjelman lähtökohtana on kuntalaisten ja asiakkaiden moninaiset palvelutarpeet. Muutosohjelman mukaisen organisaation perustana onkin asiakastarpeiden analyysiin perustuva prosessijohdettu organisaatiomalli. Muutosohjelman myötä uudistuvalla organisaatiomallilla on kauaskantoisia vaikutuksia niin kunnan virkamiesorganisaatioon kuin luottamushenkilöorganisaatioonkin. Prosessimaisen organisaation kehittämisen tavoitteina ovat mm. joustavuus, lyhyemmät läpimenoajat, parempi kustannustehokkuus, parempi asiakastyytyväisyys sekä parempi henkilöstötyytyväisyys. Kunnan johtoryhmä on työstänyt asiakastarpeiden analyysiin perustuvaa prosessijohdettua organisaatiomallia yhdessä Net Effect Oy:n Sari Gustafssonin kanssa ja kunnan ydinprosessit sekä tukiprosessit on tunnistettu. Organisaation ydinprosessit ovat ne tehtävät, joiden tekemistä varten organisaatio on olemassa. Nämä ydinprosessit koostuvat niistä kunnan toiminnoista, jotka näkyvät suoraan asiakkaalle. Tukiprosessit ovat puolestaan monesti osana ydinprosesseja, mutta joskus myös omia itsenäisiä prosesseja tai erillisiä toimintoja. Sipoon kuntakonsernin prosessikartassa (versio 2.0) esitetään kunnan ydinprosessit ja tukiprosessit sekä niihin liittyvät eri toimijat, liite 1. Prosessikartasta käy ilmi, että ydinprosessien omistajat ovat samalla myös sopimusohjaajia. Ensimmäisen ydinprosessin sopimusohjauksen periaatteita esitellään liitteessä 2 ja toisen ydinprosessin sopimusohjauksen periaatteita liitteessä 3. Tämän lisäksi liitteestä 2 ilmenee, että ensimmäistä ydinprosessia

on lähdetty kehittämään elämänkaarimallin mukaisesti siten, että kunnan tarjoamat palvelut jaotellaan neljän eri ikäryhmän mukaan. Johtaja Sari Gustafsson esittelee prosessikarttaa ja sopimusohjausmalleja tarkemmin kokouksessa. Kunn.joht:n ehdotus Kunnanhallitus hyväksyy liitteen 1 mukaisen Sipoon kuntakonsernin prosessikartan (versio 2.0) sekä liitteiden 2 ja 3 mukaiset sopimusohjausmallit prosessien kehittämisen jatkotyön pohjaksi. Prosesseja ja malleja kehitetään edelleen, jonka jälkeen asia tuodaan uudelleen luottamushenkilökäsittelyyn. Prosessikartta 2.0 sekä sopimusohjausmallit annetaan valtuustolle tiedoksi. Kd:s förslag Kommunstyrelsen godkänner processkartan (version 2.0) för Sibbo kommunkoncern enligt bilaga 1 och avtalsstyrningsmodellerna enligt bilaga 2 och 3 som grund för det fortsatta arbetet kring utvecklingen av processerna. Processerna och modellerna vidareutvecklas varefter de förtroendevalda behandlar ärendet på nytt. Processkartan 2.0 och avtalsstyrningsmodellerna delges fullmäktige för kännedom. Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen. Beslut Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag. Liitteet 1-3/ 144 KH 4 Kunnanhallitus/Kommunstyrelsen 19.1.2010 Valmistelija/Beredare: kunnanjohtaja/kommundirektör Markku Luoma, markku.luoma@sipoo.fi Sipoon kunnassa on jat ko työs tet ty pro ses se ja se kä so pi mus oh jauksen peri aatteita kun nan hal lituk sessa 19.5.2009 teh dyn pää tök sen ( 144) pohjalta. Or ga nisaa tio muu toksella pyri tään vas taa maan kunnan strategian mu kais ten kas vu tavoitteiden asetta miin haastei siin. Sipoon ollessa suurten muu tos ten edessä on kun nan or ga ni saatiota välttämätöntä kehittää ja uu distaa, jotta ase tetut tavoit teet voidaan saa vuttaa. Pro sessior gani saation lähtökohta na on asia kas lähtöinen pal veluiden tuot ta minen. Sipoon kunnan prosessikartta Prosessikartta versio 3.0 on kunnan ydintoimintoja kuvaava ylätason kartta. Si poon kunnan prosessikartasta ilmenee, että kunnalla on kaksi ydinprosessia. Ydinprosessi 1 on asukkai den hyvinvoinnin turvaaminen ja edistämi nen, ydinpro sessi 2 puolestaan Sipoon sekä yritys ten kilpailukyvyn ja elinvoiman vahvistami nen. Nämä ydinprosessit yhdistettynä hallin nollisiin ja tuotannollisiin tukiprosessei hin tulevat korvaamaan ny kyisen linjaorganisaation. Tavoittee na on ns.

matala, joustava ja ket terä organisaatio, joka kykenee vastaamaan kasvun ja kehi tyksen luomiin haasteisiin. Sopimusohjaus Nyt kehitettävän prosessiorganisaation keskeinen osa on työn organisoiminen so pi musoh jauksen kautta. Sopimusohjausjärjestelmä on sovellus tilaaja-tuotta jamal lista, jonka keskei set elementit ovat sopiminen ja ohjaaminen (ei perinteisen tilaa ja-tuottaja mallin mukainen palveluiden ostami nen). Sopimusohjaaja ohjaa palveluiden järjestäjää sopimuksilla, politiikkaohjelmilla se kä arvioin nilla ja tekee tämän kanssa yhteistyötä palvelujen järjestämiseksi. Seu raavan vuoden palve luista ja työnjaostoa tehdään sopimus, jos sa strategia ja ta lous kulkevat käsikkäin. Sopimusohjauksen myötä kunnan eri toimijoiden roolitus selkiintyy. Valtuusto päättää strategisesta sopimuksesta, joka sisältää strategiset tavoitteet ja käytössä olevat resurssit. Valiokunta päättää strategisesta palvelutuotantoso pi muk sesta, joka sisältää palveluiden aikataulun, määrän, sisällön sekä hinnan ja laadun ta voitetasolla. Virkamiesorga nisaatio huolehtii palvelutuotantosopimusten laadinnasta luottamuselinten päätösten pohjal ta. Tuotantopuolella toimintaa ohjaavat ja johtavat johtoryh mät, joita täydennetään tarvittaes sa erilaisilla asiantunti joilla. Tämän lisäksi sopimusohjauksen tarkoituksena on toimintakulttuurin ohjaaminen asiakasläh töiseen suuntaan. Elämänkaarimallin käyttöönotto Ydinprosessi 1 asukkaiden hyvinvoinnin turvaaminen ja edistäminen noudattaa elä mänkaa rimallia. Elämäkaarimallilla tavoitellaan kuntalais- ja asiakaslähtöistä palvelu toimintaa, kun saman väestöryhmän palvelut kootaan ehyiksi kokonaisuuk siksi. Malli edistää niiden toimijoi den välistä yhteistyötä, jotka työskentelevät sa mojen asiakas ryhmien parissa (lapset, nuo ret, työikäiset ja ikäihmiset) sekä vä hentää päällekkäi syyksiä. Sa manaikaisesti palvelutoiminnan tehokkuus ja vaikut tavuus paranee. Tämän lisäksi palvelut toimivat kokonaisuutena siten, et tä voima varoja ja kehitystyötä voi daan ohjata kuntalaisten palveluiden paran tamiseksi. Uuteen organisaatiomalliin siirtyminen Siirtyminen nykyisestä organisaatiosta prosessiorganisaation tapahtuu toimintata po jen muu toksen kautta. Muutos lähtee käyntiin toiminnan johdonmukaisella suunnitte lulla, jossa stra tegia sidotaan toimenpiteisiin ja resurssei hin. Tuleva prosessiorganisaatio tukee prosessimaista toimintaa, joka tarkoittaa toi minnan pitkä näköistä strategista suunnittelua, strategian purkamista operatiivi sek si toimin naksi, resur sointia suhteessa tavoitteisiin, toiminnan seuraamista ja sen arvioimista. Tavoitteena on saavuttaa tuottavampi, tehokkaampi ja palkitsevampi organisaatio, jos sa jo kaisella on tehtävä ja selkeät raamit toteuttaa

tehtäväänsä. Seuran nan ja arvioin nin kautta toiminnan kehittämiskohteet on helpompi havaita ja toimintaa voi daan pa rantaa jatkuvasti haluttuun suuntaan. Tämän lisäksi tavoitteena on osaop timoinnin vä hentäminen ja orga ni saatio, jossa moniammatillinen yhteistyö koros tuu. Prosessiorganisaatioon siirtyminen ja sopimusohjausmallin käyttöönotto 1.1.2011 edellyttää vuoden 2010 aikana prosessikuvausten ja sopimusten laatimista se kä palve luiden tuotteista misen jatkotyöstämistä. Prosessiorganisaa tioon siirtyminen vaiheit tain vuoden 2010 aikana on myös mahdollis ta niiltä osin kun siihen on val miuksia. Esimerkiksi päätös Ikäänty neiden hyvinvoinnin ja elämänlaadun ylläpitä minen -prosessis ta voi daan tehdä nopealla aikataululla. Liitteet: Liite 1 Sipoon kunnan prosessikartta 3.0 Liite 2 Sopimusohjausmalli / Ydinprosessi 1 Liite 3 Sopimusohjausmalli / Ydinprosessi 2 Kunn.joht:n ehdotus Kunnanhallitus hyväksyy liitteen 1 mukaisen Sipoon kunnan prosessikartan (versio 3.0) sekä liitteiden 2 ja 3 mukaiset sopimusohjausmallit. Kunnanhallitus hyväk syy siir tymisen prosessi organisaatioon 1.1.2011. Vuoden 2010 aika na laaditaan puut tuvat prosessikuvaukset ja so pimuspohjat sekä jat kotyöstetään palveluiden tuot teistamista. Prosessikartta 3.0 sekä so pi musohjausmallit annetaan valtuustolle tie doksi. Uuden organisaation vaatimat muutokset hallintosääntöön tehdään vuoden 2010 aika na ja viedään valtuustoon hyväksyttäväksi ennen 1.1.2011. Kd:s förslag Kommunstyrelsen godkänner processkartan (version 3.0) för Sibbo kommun enligt bi laga 1 samt avtalsstyrningsmodellerna enligt bilaga 2 och 3. Kommunsty relsen god känner övergån gen till en processorganisation 1.1.2011. År 2010 utarbetas de process beskrivningar som än nu saknas samt behövliga avtalsbottnar och arbetet kring pro duktifieringen av tjäns terna fort sätter. Processkartan 3.0 och avtalsstyr ningsmodeller na delges fullmäktige för kännedom. De ändringar som den nya organisationen kräver i förvaltningsstadgan görs under år 2010 och förs till fullmäktige för godkännande före 1.1.2011. Päätös Kunnanhallitus päätti yksimielisesti palauttaa asian jatkovalmisteluun. Beslut Kommunstyrelsen beslöt enhälligt remittera ärendet för fortsatt beredning.

Liitteet 1-3/ 4