R REHTORIN PÄÄTÖS fao /2012 1 (5) 15.6.2012 E Tiedekunnille, erillisille laitoksille ja keskushallinnolle REKRYTOINTIKIELLON KÄYTTÖÖN OTTAMINEN Rekrytointikiellon tausta ja tavoitteet Helsingin yliopiston taloudellinen liikkumatila on erittäin vähäinen, lähivuosien talousnäkymät ovat tiukat ja vuosi 2013 näyttää yliopistoindeksin jäädyttämisen vuoksi erittäin vaikealta. Koska suurin osa yliopiston saamasta rahoituksesta käytetään henkilöstökustannuksiin, on välttämätöntä pyrkiä löytämään keinoja näiden kustannusten vähentämiseksi, jotta rahaa jäisi myös muuhun toimintaan. Yliopisto pyrkii välttämään henkilöstön lomauttamista tai taloudellisilla syillä tapahtuvaa henkilöstön irtisanomista. Tavoitteena on, että henkilöstövähennykset toteutetaan luonnollisen poistuman kautta. Tätä varten otetaan käyttöön rekrytointikielto, jonka mukaan yliopistoon ei toistaiseksi palkata uutta henkilöstöä muihin kuin opetus- ja tutkimuspuolella vapautuviin tehtäviin. Tästä luonnollisesti seuraa se, että tehtävien hoito joudutaan miettimään tapauskohtaisesti uudelleen. Henkilöstökustannusten vähentämisen lisäksi tavoitteena on edistää yhteistyötä tehtävien hoidossa eri yksiköiden välillä sekä tasata nykyisellään paikoittain epätasaisesti jakautuneita työkuormia. Henkilöstöllä on myös erilaisten uusien työjärjestelyjen kautta mahdollisuus kehittää osaamistaan ja edetä urallaan. Rekrytointikiellon kohdistuminen 1) Koskee koko muuta henkilöstöä (hallinto-, kirjasto-, laboratorio-, kiinteistö- ja IThenkilöstöä). Yleistä rekrytointikieltoa ei ainakaan tässä vaiheessa uloteta koskemaan opetus- ja tutkimushenkilöstöä, mutta tämän henkilöstön osalta voidaan tarvittaessa harkita tiedekunnan sisäistä rekrytointikieltoa, joka toteutetaan dekaanin päätöksellä. Esimerkiksi maatalousmetsätieteellisen tiedekunnan dekaani on tehnyt päätöksen, jonka mukaan tiedekunnan perusrahoituksella rahoitettavat tehtävät ovat toistaiseksi täyttökiellossa ja tämä kielto koskee myös opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtäviä.
2(5) Se, että opetus- ja tutkimushenkilöstön osalta menetellään eri tavalla kuin muun henkilöstön osalta perustuu tehtävien erilaiseen luonteeseen. Molemmat henkilöstöryhmät ovat yliopistossa tärkeitä, mutta opetus- ja tutkimustehtävät ovat sisällöltään tiedekunta- tai tieteenalakohtaisia, joten niiden rekrytointitarve on harkittava kussakin yksikössä. Oleellista on pitää huolta siitä, että varmistetaan opetuksen ja tutkimuksen jatkuvuus ja otetaan huomioon strategisten painoalojen tarpeet. Myös opetus-ja tutkimustehtävien täytössä on joka tapauksessa syytä käyttää huolellista harkintaa ja erityisesti pysyvään työsuhteeseen johtavien rekrytointien tulee perustua henkilöstösuunnitelmaan. Kaikkia sijaisuuksia ei tule välttämättä täyttää ja sijainen voidaan ottaa myös lyhyemmäksi ajaksi. Muutoin ei käytetä alle vuoden kestäviä määräaikaisia työsuhteita (poikkeuksena esim. tutkimusavustajat ja tuntiopettajat). 2) Koskee sekä eläköitymisen että muun syyn vuoksi avoimeksi tulevia tehtäviä sekä sijaisten ja muihin syihin perustuvien määräaikaisten työsuhteiden jatkamista. (Poikkeuksena on vuorotteluvapaa, joka edellyttää aina, että johonkin tehtävään palkataan työtön henkilö vuorotteluvapaa ajaksi.) Viime vuoden aikana ilmoitettiin haettavaksi yliopiston keskitetyn hakumenettelyn kautta yhteensä 566 tehtävää, joista 296 oli muun kuin opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtäviä. Näistä pysyvään työsuhteeseen haettavia tehtäviä oli 143 ja määräaikaiseen työsuhteeseen 153. Vuoden lopussa muun henkilöstön määrä oli 3770, josta määräaikaisessa työsuhteessa työskenteli 869 henkilöä. Tehtäväjärjestelyt Avoimeksi tulleeseen tehtävään kuuluneiden töiden hoitaminen edellyttää työjärjestelyjä yksikössä. Näitä harkitessaan esimiehen on syytä käydä läpi myös yksikön muiden vastaavissa tehtävissä työskentelevien henkilöiden toimenkuvia ja miettiä, mitkä töistä ovat tärkeimpiä ja mistä voidaan ehkä jopa luopua. On myös suositeltavaa hakea yhteistyömahdollisuuksia yliopiston sisällä muiden yksiköiden kanssa. Henkilöstön sisäisen liikkuvuuden edistäminen Vapautunutta tehtävää hoitamaan voi myös siirtyä toinen työntekijä muualta yliopiston sisältä. Tämä toteutetaan yhteistyössä työntekijän nykyisen ja uuden yksikön välillä. Jotta henkilöiden liikkuvuus saadaan käytännössä toimimaan, menetellään siten, että tiedekunnassa tai erillisessä laitoksessa hallintopäällikkö tai keskushallinnossa toimialajohtaja tai palvelujohtaja selvittää ensin omassa yksikössään mahdollisuudet tehtäväjärjestelyihin ja henkilöiden siirtymiseen. Jos ratkaisua ei näin löydy, on hän yhteydessä muihin yliopiston yksiköihin ja siirtomahdollisuuksia haetaan koko yliopiston tasolla. On tarkoitus, että sekä henkilöstö että esimiehet suhtautuvat siirtoihin avoimin mielin ja myönteisesti. Siirtoja toteutettaessa noudatetaan lain ja yhteistoimintasopimuksen edellyttämää yhteistoiminta menettelyä.
3(5) Tehtäväkiertoon ilmoittautuminen ja avoimet tehtävät Siirtomahdollisuuksia tukemaan henkilöstö- ja lakiasiain toimialalle perustetaan palvelu, johon uusista tehtävistä kiinnostuneet yliopistossa vakinaisessa palvelussuhteessa olevat henkilöt voivat ilmoittautua. Avoimiin tehtäviinsä työntekijöitä hakevat yksiköt voivat tiedustella täältä halukkaita, mutta siirtoja voidaan toteuttaa myös muuta kautta. Avoimet tehtävät, joihin yksiköt tarjoavat siirtomahdollisuutta laitetaan nähtäville Almaan. Henkilöstö- ja lakiasiat lähettää erikseen tietoa siitä, miten nämä asiat käytännössä järjestetään. Rekrytointilupa poikkeustilanteissa Lähtökohta on, että rekrytointikiellosta pidetään kiinni, eikä rekrytointeja toistaiseksi käynnistetä. Jos kuitenkin on kysymys sellaisesta avaintehtävästä, jonka täyttämättä jättäminen aiheuttaa kohtuutonta haittaa toiminnalle, voidaan rekrytointiin myöntää poikkeuslupa. Lupa voidaan myöntää sekä siten, että tehtävä ilmoitetaan suoraan julkiseen hakuun tai siten, että haku on ensin sisäinen, ja vasta sitten, jos sisältä ei löydy sopivaa henkilöä, voidaan tehtävä ilmoittaa julkisesti haettavaksi. Sisäisessä haussa sekä vakinaisessa että määräaikaisessa työsuhteessa yliopistossa olevat henkilöt voivat hakea tehtävää. Sisäinen haku eroaa siirtomenettelystä siten, että siirtoja yliopiston sisällä voidaan tehdä ilman erillistä lupaa vain vakinaisessa palveluksessa olevan henkilöstön kohdalla. Määräaikaisen henkilön rekrytoiminen yliopiston sisältä joko uuteen tehtävään tai siten, että hän jatkaa entisessä määräaikaisessa tehtävässään, ei vähennä henkilöstökuluja, joten siitä päätetään lupamenettelyn kautta. Yliopiston sisältä siirtyvältä henkilöltä vapautunutta paikkaa koskee rekrytointikielto, koska tavoitteena on henkilöstökustannusten vähentäminen koko yliopiston tasolla. Täydentävän rahoituksen projekteihin palkattavan henkilöstön tilanne Kun täydentävän rahoituksen projektiin halutaan palkata uusi henkilö tai jatkaa työntekijän työsuhdetta, otetaan henkilö pysyvään työsuhteeseen, jos työ on sisällöltään sellaista (esim. laboratoriotyötä), että henkilö voi siirtyä projektin päättymisen jälkeen vastaaviin tehtäviin toiseen projektiin. Jos kysymys on sellaisesta erityisosaamisesta, jota tarvitaan vain tässä nimenomaisessa projektissa, palkataan henkilö yhdellä työsopimuksella koko projektityön keston ajaksi. Määräaikaisuus perustellaan rekrytointilupaa haettaessa. Harjoittelijat ia toiminnan luonteesta johtuvat määräaikaiset tuntityöntekijät Jos kysymys on lyhyestä määräaikaisesta esim. opintoihin liittyvästä harjoittelusta, ei lupamenettelyä edellytetä. Jos yksikön työ on luonteeltaan sellaista, että osa työstä on perinteisesti tehty määräaikaisen tuntityön pohjalta (esim. kirjastot, liikunnan ohjaaminen, eläintenhoito), voidaan tätä käytäntöä jatkaa edelleen. Tällöin ei edellytetä tapauskohtaista rekrytointilupaa, mutta yksikön tulee tehdä elokuun loppuun mennessä kokonaisselvitys tuntityön käytöstä ja arvio käytön laajuudesta.
4(5) Rekrytointiluvan käsittely ja päätöksenteko Muuta kuin opetus- ja tutkimushenkilöstöä koskevat rekrytointilupahakemukset käsitellään tätä tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella. Lupahakemukset sekä selvitykset tuntityön käytöstä lähetetään henkilöstöjohtajalle. Rekrytointiluvasta päättää hallintojohtaja. Lupahakemuksessa perustellaan tarve rekrytointiin ja selvitetään, mitä toimenpiteitä on tehty sisäisen henkilösiirron aikaansaamiseksi. Lisäksi selvitetään, maksetaanko tehtävän palkka perusrahoituksella vai saadaanko varat palkan maksamiseen täydentävästä rahoituksesta. Jos tiedekunnassa on erikseen päätetty sisäinen opetus- ja tutkimushenkilöstöä koskeva rekrytointikielto, toteutetaan tätä koskevien poikkeuslupien käsittely dekaanin päättämällä tavalla. Rekrytointikiellon suhde henkilöstösuunnitelmaan Henkilöstösuunnitelmat tehdään edelleen kussakin yksikössä yliopiston ohjeistuksen mukaisesti. Suunnitelmat tehdään koko strategiakaudelle ja niitä tarkastellaan vuosittain. Suunnitelmaan otettuja henkilöstön rekrytointeja ei kuitenkaan panna toimeen niin kauan kuin rekrytointikielto on voimassa, ellei rekrytointiin myönnetä edellä olevan menettelyn mukaisesti lupaa. Mahdollista lupaa haettaessa otetaan asiaan vaikuttavana seikkana huomioon myös se, sisältyykö tehtävän täyttö henkilöstösuunnitelmaan. Voimaantulo ja lisätiedot Rekrytointikielto tulee voimaan välittömästi. Jos kiellon piiriin kuuluva tehtävä on ilmoitettu julkisesti haettavaksi ennen voimaantuloa, voidaan tehtävä täyttää suunnitellun mukaisesti. Keskushallinnossa tehtävän täyttäminen edellyttää kuitenkin myös tällaisissa tapauksissa hallintojohtajan hyväksymistä. Ennen kuluvan vuoden loppua päättyviä määräaikaisia työsuhteita voidaan ilman lupamenettelyä jatkaa vuoden loppuun asti, jos määräaikaisuuden peruste jatkuu. Ensi vuoden alusta voimaan tulevia ja ensi vuoden puolelle tehtäviä työsuhteiden jatkoja koskee lupamenettely. Tarkoitus on järjestää elokuun puolen välin jälkeen erillinen neuvottelu kunkin sellaisen yksikön kanssa, jossa on runsaasti projektirahoituksen turvin työskentelevää määräaikaista henkilöstöä. Neuvottelussa käydään läpi yksikön tarve palkata määräaikaista henkilöstöä sekä siihen liittyvät henkilöstöpoliittiset asiat ja taloudelliset näkökohdat. Tilaisuuteen osallistuu yksikön johtaja hallintopäällikön kanssa sekä keskushallinnosta hallintojohtaja ja henkilöstöjohtaja. Neuvottelujen ajankohdat sovitaan erikseen kunkin yksikön kanssa. Palvelukeskuksiin 1.6 2012 jälkeen lähetettyjä ensi vuoden puolelle ulottuvia määräaikaisten työsuhteiden jatkoja ei käsitellä ennen kuin yksikön neuvottelu on käyty ja tässä yhteydessä sovittu jatkotoimenpiteistä. Rekrytointikiellon vaikutusta yksiköiden henkilöstömäärään seurataan ja tilanne raportoidaan rehtorille kuukausitasolla.
5(5) Lisätietoja tämän kirjeen sisältämistä asioista antavat tiedekunnissa ja erillisissä laitoksissa hallintopäälliköt sekä keskushallinnossa henkilöstöjohtaja Kira Ukkonen, henkilöstöasianpäällikkö Jaana Sirkiä ja työsuhdeasiainpäällikkö Eija Mallenius. Rehtori Thomas Wilhelmsson Henkilöstöjohtaja Kira Ukkonen