Kaupunginhallitus 121 20.04.2015 Kaupunginhallitus 128 06.06.2016 Kaupungin teknisten tukipalvelujen uudelleenorganisointi 2125/00.01.03/2015 Kaupunginhallitus 20.04.2015 121 Valmistelija Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 etunimi.sukunimi@parainen.fi Kaupungissa on vuosina 2010-2014 useaan otteeseen pohdittu tarvetta ja mahdollisuuksia muuttaa kaupungin teknisten tukipalveluiden järjestämistapaa tehokkaammaksi ja paremmaksi. Raportteja, joissa on pyritty tunnistamaan ongelmat ja antamaan ehdotuksia, on tehty useita. Tekniset tukitoiminnot ovat tällä hetkellä seuraavalla tavalla hajanaiset: Kiinteistöjen, ruokapalvelun ja siivouksen vastuualueet muodostavat palvelutoimintojen toimialan, joka toimii kaupunginhallituksen alaisuudessa ja jonka poliittisesta ohjauksesta vastaa kaupunginhallituksen palvelutoimintojaosto. Puistojen ja yleisten alueiden, liikenneväylien (kadut ja tiet) ja vesihuollon vastuualueet toimivat ympäristölautakunnan alaisuudessa. Lisäksi liikuntalaitosten kunnossapito on tällä hetkellä osa kulttuuritoiminnan vastuualuetta. Teknisten tukitoimintojen keskittäminen yhteen organisaatioon merkitsisi huomattavia synergiaetuja, osaamisen keskittymistä ja parantamismahdollisuuksia sekä mahdollisuuksia tehokkaampaan resurssien käyttöön. Mahdolliset synergiaedut koskevat sekä ylläpitoa että investointeja. Uudelleenorganisointi voisi luoda paremmat edellytykset johtaa, koordinoida ja tehostaa ylläpitoa ja kehittää suunnittelu-, projektointi- ja hankintaosaamista. Tämän vuoksi on aiheellista teettää selvitys vaihtoehtoisista realistisista teknisten tukitoimintojen järjestämismalleista. Aikaisemmissa raporteissa on tuotu esille ajatus siitä, että vesihuollon eriyttäminen yhtiöittämällä toisi monia hyötyjä. Sitä, onko toiminnan eriyttämiselle liikelaitokseksi tai yhtiöksi olemassa hyvät ja riittävät perusteet, voidaan hyvin selvittää samalla kun selvitetään kysymystä tukitoimintojen järjestämistavasta. Perusteellinen tuotteistaminen on yksi edellytys organisaation ja sen ohjauksen kehittämistyössä. Se antaa kuvan käytettävistä resursseista ja tuotettavista palveluista ja niiden kokonaiskustannuksista. Tuotteistaminen on perusta kaikelle organisaation tulevalle kehittämistyölle ja se on siksi tärkeä ja välttämätön elementti tehtävässä selvityksessä.
Ehdotus Kaupunginhallitus päättää, että kaupunki käyttää ulkoista selvitysmiestä, joka A. selvittää realistiset, vaihtoehtoiset mallit teknisten tukitoimintojen järjestämiselle sekä suosittelee Paraisten kaupungille yhtä mallia B. tuotteistaa teknisten tukitoimintojen toiminnan C. selvittää edellytykset vesihuoltotoiminnan eriyttämiselle liikelaitokseksi tai yhtiöksi. Kaupunginhallitus valitsee selvitystyötä varten pienen ohjausryhmän, jonka muodostavat esimerkiksi kaupunginjohtaja, hankintakoordinaattori sekä yksi luottamushenkilöedustaja kaupunginhallituksesta, ympäristölautakunnasta ja palvelutoimintojaostosta. Ohjausryhmä hoitaa ulkoisen selvitysmiehen hankinnan ja valinnan ja ohjaa selvitystyötä esimerkiksi antamalla selvitysmiehen käyttöön tarvittavan aineiston, täsmentämällä selvityksen tavoitteita ja pitämällä huolen siitä, että avainhenkilöitä haastatellaan. Ohjausryhmä kutsuu tarvittaessa työhön mukaan asiantuntijoita organisaation sisältä. Ohjausryhmä valvoo, että kaupunki saa selvityksestä irti suurimman mahdollisen hyödyn. Ohjausryhmä raportoi hallitukselle. Päätös Kaupunginhallitus päätti, että ohjausryhmän muodostavat kaupunginjohtaja, hankintakoordinaattori, Kurt Lundqvist kaupunginhallituksesta, Andreas Johansson ympäristölautakunnasta ja Markku Orell palvelutoimintojaostosta. Kaupunginhallitus 06.06.2016 128 Ehdotus hyväksyttiin. Valmistelija Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 etunimi.sukunimi@parainen.fi Ohjausryhmä antoi kesäkuussa 2015 selvitystehtävän FCG Konsultointi Oy:lle. Ohjausryhmä on kokoontunut viisi kertaa. Raportti teknisten tukitoimintojen järjestämisestä valmistui lokakuussa 2015 ja esiteltiin kaupunginhallitukselle lokakuussa 2015. Vesihuollon yhtiöittämistä koskeva raportti valmistui maaliskuussa 2016 ja esiteltiin kaupunginhallitukselle huhtikuussa 2016. 27.5.2016 pidettiin henkilöstöinfo, jossa kerrottiin asian valmistelusta kaupunginhallitukselle. FCG Konsultointi Oy:n toimeksiantoon sisältyy vielä teknisten tukipalvelujen tuotteistamisen selvittäminen. Teknisiä tukipalveluja koskevassa raportissa todetaan seuraavaa: Nykyisellä organisaatiorakenteella kaupunki ei saavuta synergiaetuja samankaltaisista tehtävistä, vaikka synergiaedut olisikin tunnistettu. Kaupungilla on maantieteellisesti haastava toimintaympäristö ja tukipalvelujen tuottamisessa on suuria eroja.
Suurin osa tarkasteltavasta toiminnasta on kaupungin peruspalveluja, kuten esimerkiksi sivistyspalveluja ja terveyspalveluja, tukevia toimintoja. Peruspalvelujen tarve muuttuu muun muassa demografisen kehityksen seurauksena. Kaupungin vastuu peruspalvelujen tuottamisesta muuttuu dramaattisesti, jos ja kun hallinto- ja sote-uudistus toteutuu. Tukipalvelutoimintojen on pystyttävä joustavasti mukautumaan kaikkiin peruspalveluissa tapahtuviin muutoksiin. Yhden keskitetyn organisaation tuomina etuina ja mahdollisuuksina nostetaan esiin seuraavaa: Selkeyttää kaupungin organisaatiota ja vähentää toimielinten määrää. Oikea delegointi viranhaltijoille selkeyttää ja tehostaa tukipalvelutuotantoa. Poliittinen päätöksenteko tapahtuu silloin, kun sopimus hyväksytään peruspalveluista vastaavassa lautakunnassa. Merkittävistä ja laajakantoisista asioista päätetään kaupunginhallituksessa. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi investoinnit ja siirtyminen ostopalveluhankintoihin. Talouden johtaminen ja seuranta vahvistuvat. Resurssien yhteiskäyttö helpottuu. Eläköitymisen hyödyntäminen tehostamiskeinona helpompaa yhdessä organisaatiossa. Paremmat edellytykset henkilöstön osaamisen turvaamiseen ja kehittämiseen. Paremmat edellytykset osaamisen ja tiedon levittämiseen. Paremmat edellytykset optimoida oikea tuotantotapa ja -määrä. Helpompi saavuttaa synergiaetuja ja välttyä osaoptimoinnilta. Helpompi varmistaa yhteisten resurssien käyttö (henkilöstö, koneet, laitteet yms.). Työnjohtotehtäviä voidaan keskittää harvemmille työnjohtajille. Teknisten tukipalvelujen poliittinen ohjaus voi tapahtua lautakunnan tai jaoston taikka kaupunginhallituksen kautta. Jos kaupunginhallitus vastaa poliittisesta ohjauksesta, edut ovat seuraavat: Lyhyempi päätöksentekoketju investointien osalta ja kaupunginhallitus pystyy ohjaamaan investointeja kokonaisuutena. Kaupunginhallitus neutraali tukitoimintojen tuottaja. Helpompi muuttaa organisaatiokulttuuria. Ehdotus edellyttää kuitenkin pitkälle vietyä delegointia ja sitä, että kaupunginhallitus ohjaa toimintaa strategisesti. Organisaatiomuutoksen seurauksena ympäristöosaston päätösvalta ja ohjaus vähenisivät ja selvityksen tekeminen ympäristölautakunnan yhdistämisestä rakennuslautakunnan kanssa olisi aiheellista. Liite 18 Tukipalveluselvitys 19 Esiselvitys vesihuollon yhtiöittämisestä
Oheismateriaali Ehdotus Teknisten tukipalvelujen uudelleenorganisointi, henkilöstöinfo Kaupunginhallitus päättää seuraavasta organisaatiomuutoksesta ja sen suuntaviivoista: Kaupunginhallitus päättää koota tekniset tukitoiminnot saman operatiivisen johdon ja organisaation alaisuuteen. Teknisiin tukipalveluihin yhdistettävät vastuualueet ovat: Ruokapalvelu Siivous Kiinteistöt Puistot ja yleiset alueet Liikenneväylät Vesihuolto Teknisten tukipalvelujen toimivaltaan siirtyy myös vastuu liikuntapaikoista ja sen myötä myös niiden parissa kulttuuriyksikössä toimiva henkilöstö. Teknisiä tukitoimintoja johtaa oma päällikkö. Tekniset tukipalvelut toimivat kaupunginhallituksen alaisuudessa. Vesihuolto säilyy nyt siten taseyksikkönä eikä sitä tässä vaiheessa yhtiöitetä eikä muuteta liikelaitokseksi. Edellytykset vesihuollon taloudellisesti tasapainoiselle toiminnalle ovat vielä liian heikot, kuten tehty taloudellinen mallinnus osoittaa. Vesihuollolla on tällä hetkellä jonkin verran jaettuja tehtäviä muiden teknisten tukitoimintojen kanssa. Vesihuollon toiminnassa keskeistä on myös infran kehittäminen yhteisesti liikenneväylien kanssa. Kokonaisarviona on, että yhtiöittämiselle ei tällä hetkellä ole riittäviä perusteita. Asia saattaa nousta uudelleen esiin myöhemmässä vaiheessa. Uudelleenorganisointityössä painotettavat asiat: Johtaminen Synergiaedut Keskitetyt yhteiset kansliatoiminnot Yhteiset päivystysrenkaat Yhteinen paikallinen työnjohto Henkilöstön liikkuminen vastuualueiden ja fyysisten alueiden välillä Päätösvallan delegointi Uusi tekniikka Tuotteistaminen ja kustannustehokkaat ratkaisut Teknisten tukitoimintojen uudelleenorganisointi toteutetaan siten, että organisaatio voi aloittaa 1.1.2017. Seuraavaan kaupunginhallituksen kokoukseen valmistellaan teknisten tukipalvelujen esimiehen rekrytointi.
Päätös Kurt Lundqvist ehdotti, että päätösehdotuksesta poistetaan virke "Tekniset tukipalvelut toimivat kaupunginhallituksen alaisuudessa". Esittelijä ilmoitti yhtyvänsä Kurt Lundqvistin ehdotukseen. Esittelijä muutti lisäksi vesihuoltoa koskevan tekstiosuuden viimeisen virkkeen seuraavasti: "Asia otetaan uudelleen esille vuonna 2018." Kaupunginhallitus päätti siis seuraavasta organisaatiomuutoksesta ja sen suuntaviivoista: Kaupunginhallitus päättää koota tekniset tukitoiminnot saman operatiivisen johdon ja organisaation alaisuuteen. Teknisiin tukipalveluihin yhdistettävät vastuualueet ovat: Ruokapalvelu Siivous Kiinteistöt Puistot ja yleiset alueet Liikenneväylät Vesihuolto Teknisten tukipalvelujen toimivaltaan siirtyy myös vastuu liikuntapaikoista ja sen myötä myös niiden parissa kulttuuriyksikössä toimiva henkilöstö. Teknisiä tukitoimintoja johtaa oma päällikkö. Vesihuolto säilyy nyt siten taseyksikkönä eikä sitä tässä vaiheessa yhtiöitetä eikä muuteta liikelaitokseksi. Edellytykset vesihuollon taloudellisesti tasapainoiselle toiminnalle ovat vielä liian heikot, kuten tehty taloudellinen mallinnus osoittaa. Vesihuollolla on tällä hetkellä jonkin verran jaettuja tehtäviä muiden teknisten tukitoimintojen kanssa. Vesihuollon toiminnassa keskeistä on myös infran kehittäminen yhteisesti liikenneväylien kanssa. Kokonaisarviona on, että yhtiöittämiselle ei tällä hetkellä ole riittäviä perusteita. Asia otetaan uudelleen esille vuonna 2018. Uudelleenorganisointityössä painotettavat asiat: Johtaminen Synergiaedut Keskitetyt yhteiset kansliatoiminnot Yhteiset päivystysrenkaat Yhteinen paikallinen työnjohto Henkilöstön liikkuminen vastuualueiden ja fyysisten alueiden välillä Päätösvallan delegointi Uusi tekniikka Tuotteistaminen ja kustannustehokkaat ratkaisut Teknisten tukitoimintojen uudelleenorganisointi toteutetaan siten, että
organisaatio voi aloittaa 1.1.2017. Seuraavaan kaupunginhallituksen kokoukseen valmistellaan teknisten tukipalvelujen esimiehen rekrytointi.