Omaishoitajat ja Läheiset Liitto ry / aluetyö Pikkurukkanen 1/2012 Avaimia paikallisyhdistysten vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen
Lukijalle Omaishoitoa tukevan työn keskeisenä menestystekijänä on vahva ja asiantunteva paikallisyhdistysverkosto. Yhdistykset ylläpitävät ja kehittävät toimintaansa pitkälti vapaaehtoisvoimin. Kaikilla yhdistyksillä on toive saada toimintansa tueksi uusia aktiivisia toimijoita ja lisäresursseja. Kilpailu vapaaehtoisista auttajista sosiaali- ja terveysalan järjestöissä ja laajemminkin kansalaisyhteiskunnassa on kuitenkin kovaa ja tekijöitä ei ole helppo löytää. Paikallisyhdistyksillä on monesti liian vähän aktiivitoimijoita toiminnan määrään nähden. Tilanteeseen täytyisi saada muutos. Tutkimuksen mukaan vapaaehtoisorganisaatioiden olisi hyvä laatia rekrytointiinsa strategioita. Yhdistys, joka onnistuu tekemään vapaaehtoistoimintansa kehittämiseen suunnitelman, tuplaa onnistumismahdollisuutensa tavoitteisiin pääsylle. Tätä mahdollisuutta ei kannata jättää hyödyntämättä. Tavoitteiden kirjaaminen, toiminnan suunnitteleminen ja strategian toteuttaminen jäntevöittää toimintaa, kehittää yhdistyksen sisäistä työnjakoa, antaa eväitä suunnitelman toteutumisen seurannalle, arvioinnille ja korjaaville liikkeille. Tässä työrukkasessa teemme yhdessä suunnitelmaa vapaaehtoistoiminnan kehittämiseksi. Asetamme tavoitteita, pohdimme uusien toimijoiden rekrytointimahdollisuuksia, kerromme millaisia tehtäviä yhdistyksissä on tarjolla uusille toimijoille ja muistamme miten toimijoista pidetään huolta. Yhdistyksissä on tarvetta tehdä selkeämpää sisäistä työnjakoa. Toimijoiden roolituksia voidaan jakaa perustehtävien mukaiseen toimintaan; vaikuttamistoimintaan, omaishoitoperheiden tukemiseen, kehittämistyöhön, verkostoyhteistyöhön, jäsenhuoltoon tai vaikkapa virkistystoimintaan. Paikallisyhdistyksissä on motivaatiota kehittää vapaaehtoistoimintaa. Tämän pikkurukkasen tehtävänä on vahvistaa yhdistyksen osaamista ja motivaatiota käytännön toimiksi. Kiitokset kentän toimijoille ja liiton aluetyölle kommenteista, ideoista ja avusta. Merja Purhonen on tehnyt pikkurukkasen toimitustyön. Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry Matti Mäkelä Etelä-Suomen aluevastaava 2 2
Sisältö sivu 1. Mihin tarvitsemme vapaaehtoistoimijoita? 4 1.1 Perustehtävä yhdistyksissä 4 2. Vapaaehtoisten tavoittaminen ja rekrytointi 5 2.1 Mikä motivoi ketä kiinnostaa 5 2.2 Rekrytointi on markkinointia 6 2.3 Rekrytointikeinoja 6 2.4 Vinkkejä kohtaamisiin 7 3. Vapaaehtoistoiminnan pelisääntöjä 8 4. Miten pitää huolta vapaaehtoisista? 8 5. Suunnitelma vapaaehtoistoiminnan kehittämiseksi 10 5.1 Miksi tarvitsemme kehittämissuunnitelman? 10 5.2 Suunnitelman tekeminen 10 5.3 Suunnitelmalomake 12 6. AlueAvain-koulutuksien vapaaehtoistoiminnan diat 15 7. Lähdekirjallisuutta ja lukuvinkkejä 23 3 3
1. Mihin tarvitsemme vapaaehtoistoimijoita? Suomalaisista reilu kolmannes osallistuu aktiivisesti vapaaehtoistoimintaan. Järjestöt kaipaavat lisää vapaaehtoisia erityisesti vaikuttamistyöhön, varainhankintaan, tapahtumien järjestämiseen sekä vertais- ja tukihenkilötoimintaan. Aktiivitoimijoiden vähäisyys ja ikääntyminen kuitenkin estävät vapaaehtoistoiminnan toteuttamista. Vapaaehtoistoiminnan resurssipulan lisäksi järjestöjen huolenaiheita ovat kuntien taloudellisen tuen vähäisyys sekä toisaalta julkisen sektorin epärealistiset odotukset vapaaehtoistyölle. Toisaalta yksi tämän päivän positiivisista ja kasvavista vapaaehtoistyön trendeistä on yhteisöllisyys ja vertaistuki internetissä. Toimintaan mukaan lähteneet aktiivit ovat myös sitoutuneita ja panostavat vapaaehtoistyöhön. 1.1 Perustehtävä yhdistyksissä Vapaaehtoistoiminnan organisointi perustuu yhdistystoiminnan kehittämisen tarpeeseen. Yhdistyksissä mietitään, mitä ovat yhdistyksen ja sen jäsenten tarpeet sekä toiveet ja voidaanko niihin vastata vapaaehtoistoiminnan keinoin. Etsimme vastausta kysymykseen: mihin tarvitsemme vapaaehtoistoimijoita? Kun lähdetään kehittämään vapaaehtoistoimintaa, on pohdittava yhdistyksen perustehtävää ja katsottava, mihin yhdistyksen toiminta tällä hetkellä kohdistuu tai sen tulisi kohdistua. Tehtävä: Keskustellaan yhdistyksessä mitä toimintoja alla olevat perustehtävät käytännössä ovat. Missä perustehtävämme osa-alueissa meillä toimii nyt vapaaehtoisia ja tarvitsemmeko heitä lisää? seuraa alansa yhteiskunnallista kehitystä rakentaa omaistoiminnan yhteistyötä vaikuttaa yhteiskunnallisissa, omaishoitoon liittyvissä asioissa Paikallis- Omaishoitajat ja Läheiset yhdistyksen Liitto ry:n perustehtävät perustehtävät valvoo omaishoitoperheiden etuja tavoittaa omaishoitotilanteessa elävät henkilöt kehittää ja jakaa omaishoidon asiantuntijuutta tukee omaishoitotilanteessa eläviä 4 4
2. Vapaaehtoisten tavoittaminen ja rekrytointi Monille vapaaehtoistoiminta voi olla henkilökohtainen projekti, joka palkitsee monin tavoin. Ihmisellä on tekemisen tahto halu käyttää vapaa-aikaa johonkin toimintaan ja halu kuulua ryhmään ja kokeilla uusia asioita. Toiselle antamisen ilo ja etenkin mahdollisuus uuden oppimiseen tulisi yhdistyksissä hyödyntää. 2.1 Mikä motivoi ketä kiinnostaa Sosiaali- ja terveysalan vapaaehtoiset innostuvat erityisesti rekrytointikampanjoista, joissa panostetaan mahdollisuuksiin antaa, toimia konkreettisesti ja saada kokea myös jatkuvuutta, tuttuutta. Vapaaehtoistoiminta koetaan antoisana, on mahdollisuus olla hyödyksi ja kokea itsensä merkitykselliseksi. Naisten vapaaehtoistoiminnan motiiveissa korostuvat auttamishalu, into oppia uusia asioita sekä toive uusiin ihmisiin tutustumisesta. Miehiä puolestaan innostaa vapaaehtoistoimintaan erityisesti ystävien ja tuttavien vaikutus, halu käyttää ylimääräinen vapaa-aika hyödylliseen tekemiseen sekä tunne kansalaisvelvollisuudesta. Suuret ikäluokat etsivät mahdollisuuksia kehittyä, kasvaa ja saada uusia kokemuksia. Oletus on, että ajankäyttö ja käsitys vapaaehtoisuudesta muuttuvat, kun suuret ikäluokat jäävät eläkkeelle. Sukupolvi on tottunut vapauteen, itsensä toteuttamiseen ja sosiaaliseen kehitykseen. Suuret ikäluokat etsivät kiinnostavaa, tavoitteellista ja hauskaa toimintaa. Vapaaehtoistoiminta houkuttelee uuden oppimisen näkökulmasta. Tehtävä: Suurten ikäluokkien jääminen eläkkeelle on suuri mahdollisuus yhdistyksen vapaaehtoistoiminnan kehittämiselle. Pohtikaa ja kirjatkaa käytännön toimia, kuinka yhdistys voisi hyödyntää tätä tilannetta? Omaishoitajien paikallisyhdistyksien toimijat ovat pääasiassa muita kuin nuoria. Nuorten toimijoiden tavoittaminen on haaste yhdistyksille. Valtaosa yhdistysten jäsenistöstä on ikäihmisiä tai työssäkäyviä keski-ikäisiä. Ehkä ajatellaan, että omaishoito ei kosketa nuoria tai että yhdistyksessä ei ole heitä kiinnostavia toimintoja tarjolla. Selvitykset kuitenkin kertovat, että nuoret eivät tiedä, miten vapaaehtoistoimintaan pääsee mukaan. Pelkkä informaation jakaminen nuorille voisi lisätä osallistumista vapaaehtoistoimintaan. Nuorten toimintaan lähtemisen motiiveja ovat esimerkiksi yhdessäolo, uusien ystävien saaminen, hauska toiminta, hyvä tunnelma sekä ajatus yhdistää hauskuus ja hyödyllisyys. Jatkuvuus ei kiehdo nuoria vapaaehtoistoiminnassa kovinkaan paljon. Vanhemmalle yhdistysväelle nuoret voivat tuoda uusia näkemyksiä ja he osaavat hyödyntää myös sosiaalista mediaa esimerkiksi markkinoinnissa ja vaikuttamistyössä. Nuorten näkökulmat todennäköisesti monipuolistaisivat ja toisivat lisävirtaa yhdistystoimintaan. Vinkki: Otetaan tavoitteeksi löytää omaishoidon teemasta tai yhdistystoiminnasta kiinnostuneita nuoria. Kolme mahdollista reittiä saavuttaa nuoret ovat: 1. Kutsutaan nuoria heidän omilla areenoillaan, kuten sosiaalisessa mediassa. 2. Kysytään jäsenkirjeellä löytyisikö esim. jäsenistön lähipiiristä innostuneita nuoria. 3. Lähestytään asiassa sosiaali- ja terveyden alan tai markkinointialan oppilaitoksia. Annetaan nuorille vapaat kädet ideoita yhdistyksen kehittämistä. 5 5
2.2 Rekrytointi on markkinointia Vapaaehtoistoimijoiden rekrytointi on haastava prosessi. Käytännössä mahdollisuudet onnistua ovat sitä suuremmat, mitä henkilökohtaisempaa rekrytointi on. Auttaa, jos osaamme asettua rekrytoitavan asemaan tämän lähtökohdista. Kohtaamisessa ratkaistaan miten onnistumme! Kohtaamisessa voimme hyödyntää markkinoinnin keinoja kertomalla, että Vapaaehtoistyö tuottaa paitsi mielihyvää, niin myös vaikuttaa myönteisesti auttajan terveyteen (Allan Luksi) Onnellisuuttasi lisää, jos osallistut vapaaehtoistoimintaan (onnellisuusprofessori Markku Ojanen) Rekrytointitilaisuuksiin tupataan helposti liikaa asiaa. On hyvä muistaa, että tunteen välittäminen on tärkeämpää, kuin miljoonien faktojen kertominen. Onnistut paremmin, kun kerrot itse omia kokemuksiasi vapaaehtoistoimijana. Omat kokemukset ja kertomukset yleensä sytyttävät hyvin. Tehtävä: On hyvä erottautua massasta ja keksiä iskulause, joka herättää huomion. Esimerkiksi: Espoon vapaaehtoisverkosto Sinä riität, me välitämme Jokaisella meillä on jotain jaettavaa Tule tunniksi tai loppuelämäksi Keksitkö, mikä olisi teidän yhdistyksenne oma slogan? 2.3 Rekrytointikeinoja Vapaaehtoisten rekrytointi aloitetaan selvittämällä, mitä tehtäviä yhdistys voi tarjota vapaaehtoisille. Sen jälkeen voidaan miettiä sopivia rekrytointikeinoja. Tyypillisesti haetaan ja houkutellaan ehdokkaita omasta jäsenkunnasta. Oma jäsenkunta ei aina kuitenkaan ole otollisin kohderyhmä löytää uusia toimijoita, sillä jäsenet ovat usein kiinni omaishoitotyössään eivätkä aina jaksa tai pääse osallistumaan, vaikka tahtoakin olisi. Miten voisi saada uusia toimijoita mukaan yhdistystoimintaan? Yhdistyksessä kannattaa pohtia ainakin seuraavia: Missä mahdolliset uudet toimijat ovat? Kartoitetaan ihmisryhmät ja paikat, joissa heitä voisi tavata. Miten voimme lähestyä heitä? Tavoittamisessa on järkevää käyttää mahdollisimman monia kanavia, myös tiedotusvälineitä. Inhimilliset tarinat ja samaistumiskohteet herättävät halua auttaa. Voimmeko hyödyntää todennäköisyyksiä? Siellä missä on ihmisvirtoja, tulee osumiakin helpommin. Sopivia rekrytointipaikkoja ovat esim. kirjastot, kauppakeskukset, yleisötilaisuudet, harrastustoiminnat ja järjestöjen järjestämät tilaisuudet, kirkon ja seurakunnan järjestämät tilaisuudet ja sosiaalinen media. Hyödynnetään erilaisia rekistereitä esim. lähetetään seurakunnan kanssa kirje tänä vuonna 65v. täyttäneille. 6 6
Ei unohdeta omia jäseniä. Kysytään löytyykö omasta jäsenistöstä tai heidän tuttavapiiristään mahdollisia toimijoita. Voisivatko jäsenet tätä miettiä ja työstää. Palkitaan parhaat ellei peräti kaikki onnistujat. Mahdollisella uudella vapaaehtoistoimijalla on monta kynnystä ylitettävänä. Tasoitetaan tietä. On tärkeää, että yhdistys löydetään, tunnistetaan ja vapaaehtoiseksi tuleminen on helppoa. Kokeillaan erilaisia rekrytointikeinoja, näitä ovat esimerkiksi: o Vapaaehtoistyön peruskurssit o Repäisylappu malli eli mainos kauppoihin o Oma esite vapaaehtoistoiminnasta o Nettirekrytointi esim. www.suurellasydamella.fi o Yhteistyö alueen muiden tahojen kanssa esim. seurakunta, muut yhdistykset o Rekrytointitilaisuudet (messut, tapahtumat, juhlat, vapaaehtoistyön esittelyt jne.) Harjoitus: Parityönä 10 min. Toinen toimii rekrytoijana toinen rekrytoitavana. Kuvitellaan, että ollaan kauppakeskuksessa rekrytoimassa vapaaehtoisia. Keskustellaan: a) miten rekrytoijana voisimme edistää onnistunutta rekrytointia? b) millaisia ongelmia mahdollisesti kohtaamme ja kuinka voisimme niihin varautua? 2.4 Vinkkejä kohtaamisiin Kuvittele olevasi rekrytointitehtävissä. Kauppakeskuksen aula vilisee ihmisiä. Miten voisit menestyä rekrytointitehtävässäsi? 1. Asetu ensin itse rekrytoitavan henkilön asemaan ja mieti miten haluaisit itseäsi lähestyttävän. 2. Vapaaehtoistoimintaan lähdetään usein elämän taitekohdissa esim. eläkkeelle siirryttäessä. Kuka kauppakeskuksessa olijoista edustaa suuria ikäluokkia, kuka on eläkkeelle siirtymässä? Vapaaehtoistoimija löytyy todennäköisemmin heistä. 3. Ihmisillä on kiire. Aikaa pysäyttämiseen on vähän. Viestitä ja kerro suoraan: Olisi tarjolla uudenlaista sisältöä elämään. Olisi tarjolla mahdollisuuksia käyttää omia taitoja ja kokemuksia toisten auttamiseen. 4. Nyt tärppäsi ja pääset keskustelemaan. Kuuntele, älä tyrkytä. Ihmisillä on halu oppia uutta. Uudenlaisen tiedon tarve ja ymmärryksen lisääminen omaa elämää varten voi olla ykkösmotiivi. 5. Saatat kokea pettymyksiä, kun ihmiset eivät innostu helpolla. Älä luovuta. Jokaisella ihmisellä on osaamista ja halua käyttää taitoja ja tietoja mielekkäällä tavalla. 6. Motiivit nousevat ihmisten omista tilanteista. Löydä motiivi ja innosta mukaan: Kuulostele onko teemamme tuttu. Onko rekrytoitavan halu auttaa muita syntynyt kokemuksista omassa elämässä. Vertaisryhmämme kaipaavat vetäjää, voimme kouluttaa tähän tulisitteko tutustumaan? Vapaaehtoistoiminta voi olla vastapaino omalle ammattityölle ja mielekäs vapaa-ajan viettämisen tapa. Joskus auttaja voi saada uudenlaisen mahdollisuuden käyttää omaa ammattitaitoa: Oletteko koskaan ajatellut, että voisitte toteuttaa tuota osaamistanne 7 tällä tavalla? Meillä voisitte halutessanne tehdä näin ja näin 7
Tarve kuulua johonkin, kiinnostus elämään ja ihmisiin kannustaa vapaaehtoistyöhön. Uskon, että meillä olisi juuri teille kiinnostavia mahdollisuuksia mukavassa porukassa Kokemuksen mukaa ihmiset auttavat mielellään, kun tietävät mitä heiltä odotetaan. Kohtaamisessa ihmiset siis miettivät riitänkö minä? Kerro, että Tavallisen ihmisen taidoin tässä pärjää ja me pidämme vapaaehtoisista hyvää huolta. Olemme kiinnostuneet kaikesta avusta. Pienelläkin teollanne on suuri merkitys. 7. Hyvin toimivaan ja hyvämaineiseen yhteisöön on helpompi saada vapaaehtoisia kuin hajanaiseen ja epämääräiseen. Osaammeko antaa positiivisen mielikuvan toiminnastamme ihmiselle, joka ei ole koskaan kuullutkaan meistä? Kerro mitä teette ja mitä olette saaneet aikaiseksi. Mitä omaishoitajat ovat hyötyneet vapaaehtoistoimijoista. Opettele lyhyt esimerkki, minkä kerrot: 8. Kun saat toisen innostumaan toiminnasta, on tärkeää sopia seuraava askel; puhelinsoitto, yhteinen tapaaminen, lisätietoa postitse jne. Tee mukaan tuleminen mahdollisimman helpoksi. 9. Alat harjaantua jo rekrytoinnissa. Silti useampi kieltäytyy lähtemästä mukaan toimintaan kuin innostuu asiasta. Älä luovuta. 3. Vapaaehtoistoiminnan pelisääntöjä Hyvin organisoitu vapaaehtoistoiminta rakentuu monista osasista. Vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt pitää aina käydä läpi yhdessä toimijoiden kanssa. Pelisäännöt vaikuttavat jo toimijoita etsittäessä. Kaikista innokkaista ei ole vapaaehtoistoimijoiksi. Seuraavassa on keskeisiä asioita, jotka tulee huomioida, kun annetaan vastuuta vapaaehtoistoimijoille: - Vapaaehtoisen tulee olla luotettava. - Vapaaehtoisen tulee arvioida omat voimavaransa. Ei kannata lupailla liikoja. - Vapaaehtoinen on vaitiolovelvollinen. - Vapaaehtoinen toimii puolueettomasti. Hän kunnioittaa toisen erilaisuutta ja oikeutta mielipiteisiin. - Jokainen ihminen vastaa elämästään. Vapaaehtoistoiminnassa tukea annetaan sitä tarvitsevan ehdoilla. - Vapaaehtoinen saa tukea ja rohkaisua toimintaansa. Vapaaehtoista ei jätetä yksin. - Vapaaehtoiset ovat tukea tarvitsevien ihmisten, heidän omaistensa ja ammattihenkilöstön yhteistyökumppaneita. - Vapaaehtoisella on tavallisen ihmisen vastuu lähimmäisestään. Vastuu vapaaehtoisen toiminnasta on myös toiminnasta vastaavalla organisaatiolla. Järjestöillä on vakuutuksia vapaaehtoistoimintaa varten. (mukaillen STKL) 4. Miten pitää huolta vapaaehtoisista? Yhdistyksen elinehto ovat vapaaehtoiset toimijat. Heistä tulee pitää hyvää huolta. Mitä suurempi on vapaaehtoistoimijoiden määrä, sitä tärkeämpää on sopia yhdistyksen sisäisistä toimintatavoista. Liian byrokraattista järjestelmää ei kannata rakentaa. Riittää, että on sovittu seuraavat: 1. Kuka/ketkä vastaavat vapaaehtoistoiminnan käytännön järjestämisestä, toimijoitten tukemisesta ja mitä työn organisointiin sisältyy? 8 8
2. Kuka/ketkä kantavat hallinnollisen vastuun, missä tehdään päätökset ja miten? Yhdistyksen sisäisessä työn organisoinnissa tulee sopia: o miten hoidetaan rekrytoinnit, alkuhaastattelut ja henkilön sopivuuden arviointi o sopivien tehtävien löytäminen ja toimintaan perehdyttäminen o vierellä kulkeminen, käytännön tuki yhdistysarjessa o vapaaehtoistoiminnan mahdollistaminen, ohjaus, valvonta o seuranta ja arviointi Vapaaehtoistoiminta on tekijäänsä palkitsevaa, mutta se voi olla ajoittain myös henkisesti tai fyysisesti raskasta. Toimiminen yhdistyksessä tulee olla vapaaehtoiselle toimijalle lähtökohtaisesti voimaannuttava kokemus. Tarvitaan arvostusta, perehdytystä, virkistystä, koulutusta, toisen huomioimista, palkitsemista ja kannustusta. Erityisen tärkeää on olla tietoinen missä kulloinkin mennään, minkä verran tarvitaan vierellä kulkijaa. On hyvä olla selvillä vapaaehtoistoimijan henkilökohtaisista ominaisuuksista, taidoista, työtyylistä, sitoutumisen asteesta jne. Näin yhdistys osaa ohjata henkilön häntä kiinnostaviin tehtäviin. Järjestöt tarjoavat vapaaehtoisilleen mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi seuraavia asioita: o Työtodistuksia tai muita todistuksia o Opastusta uusille vapaaehtoisille o Koulutustilaisuuksia mukana oleville vapaaehtoisille o Virkistystilaisuuksia o Ryhmätyötoimintaa, ryhmätyönohjausta o Toisilta oppimista; vertaistukea o Henkilökohtaisia keskusteluja o Mahdollisuuden vaikuttaa ja tuoda esiin omia ideoita o Yhteisöllisyyttä ja yhteisön tukea o Vakuutuksen toimintaan Yksi tapa pitää huolta vapaaehtoistoimijoista, on tehdä yhteinen suunnitelma auttajien motivaation, jaksamisen ja hyvinvoinnin tukemiseksi. Se mikä sopii toiselle, ei välttämättä auta toista. Keskustelun kautta saadaan selville tuen tarpeet. Vapaaehtoisen kokemukset, odotukset ja toiveet ovat perustana sille, miten häntä tuemme. Ihmisten elämäntilanteet vaihtelevat ja välillä ei ole mahdollisuuksia toimia auttajana. Motivaation selvittämiseksi voi käyttää apuna seuraavia kysymyksiä: 1. Koetko vapaaehtoistoiminnan palkitsevana? 2. Koetko, että olet päässyt tekemään merkityksellistä työtä? 3. Onko sinulla mahdollisuus kokea vastuuta ja tuntea haasteellisuutta? 4. Tuleeko hyvän olon tunne onnistumisista? 5. Oletko saanut myönteistä palautetta ja tunnustusta tarpeeksi? 6. Miten toivoisit, että tukisimme sinua? 7. Oletko kokenut itse kehittymisen iloa? 8. Voitko käyttää riittävästi omia kykyjäsi toisten auttamisessa? 9. Onko sinulla sopivasti tehtäviä omien mieltymysten, oman arvomaailman ja osaamisen mukaan? 10. Onko sitoutumisen taso sopusoinnussa tilanteesi ja kokemustesi kanssa? Motivoinut vapaaehtoistoimija välittää yhdistyksestä myönteistä kuvaa Tehtävä: Miten itse koet vapaaehtoistoiminnan hyvät ja huonot puolet? Miten toivoisit sinusta vapaaehtoistoimijana pidettävän huolta? 9 9
5. Suunnitelma vapaaehtoistoiminnan kehittämiseksi Yhdistysten toiminta on muutostilassa. Odotukset ja tarpeet yhdistystoiminnalle muuttuvat ja tuntuvat kasvavan. Omaishoitajien määrä kasvaa, omaishoitotilanteet monimuotoistuvat. Vain pieni osa omaishoitajista on lakisääteisen tuen piirissä, tuen ulkopuolelta löytyy satojatuhansia henkilöitä. Kaikki nämä tekijät vaikuttavat siihen, että yhdistystyölle on tilausta. Yhdistyksissä työt kasaantuvat helposti yksille ja samoille ihmisille, kun ei ole tekijöitä. Perinteisesti yhdistysten hallituksissa on ollut paljon omaishoitajia, jotka eivät käytännössä aina pääse aktiivisesti osallistumaan ja kehittämään yhdistystä. Töitä siis riittäisi ja uupumisen vaara on läsnä yhdistysarjessa. Yhteinen huoli on: mistä löytäisimme tekijöitä? 5.1 Miksi tarvitsemme kehittämissuunnitelman? Vapaaehtoistoiminnan suunnitelma tuplaa onnistumismahdollisuudet tavoitteisiin pääsylle. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Ennen suunnitelman tekemistä on hyvä katsoa kauemmas ja miettiä asioita, joita voisimme seurata. Yksi seurattava asia on aktiivitoimijoiden määrä ja yhdistystoimijoiden eri roolit (katso jäljempänä suunnitelmalomakkeen sivu kaksi). Tämän asian toteutumista voi seurata esim. yhdistyksen hallituksen kokouksissa. Vapaaehtoistoiminnan seurantaa voi tehdä monella tapaa ja seurattavat sisällöt rakentaa omiin tarpeisiin sopiviksi. Liikaa tavoitteita ja seurattavaa ei kannata ottaa. 5.2 Suunnitelman tekeminen Vapaaehtoistoiminnan suunnitelman tekemistä varten on tehty yhdistyksille avuksi oma työväline (jäljempänä), jota kannattaa hyödyntää. Suunnitelman tekeminen on hyvä tehdä yhdessä yhdistyksen hallituksen ja mahdollisesti muiden aktiivitoimijoiden kanssa (esim. hallituksen kehittämispäivä). Suunnitelman sisältöotsikkoina ovat : 1. Yhdistyksemme nykytilanne ja tavoitteiden määritteleminen Tässä voi käyttää apuna yhdistyksen toimintakertomuksen/ toimintasuunnitelman sisältöä ja seuraavaa perustehtäväjaottelua Omaishoitoperheiden etujen valvonta / vaikuttamistoiminta Omaishoitotilanteissa elävien henkilöiden tavoittaminen Omaishoitoperheiden tukeminen Omaishoidon asiantuntijuuden kehittäminen ja jakaminen Paikallinen omaistoiminnan yhteistyö 2. Kartoitetaan taulukkoa hyödyntäen tehtävät, joihin yhdistyksemme kaipaa vapaaehtoistoimijoita Roolikartan avulla on tarkoitus saada työnjakoa selkeämmäksi ja oppia näkemään mahdollisuudet ja toisaalta nyt käytettävissä olevat resurssit ja toimijoiden kiinnostuksen kohteet. Roolikartan tarkoitus ei ole se, että yhdistyksen tulisi löytää toimija kaikkiin toimintoihin, joita roolikartassa on mainittu. Kukin yhdistys voi katsoa tavoitteiden suuntaisesti itselleen sopivimmat työstettävät osat. Yhtenä roolikartan tavoitteena on, että perustettavissa työryhmissä (katso kartasta jaottelu) olisi mukana yhdistyksen hallitustoimija työryhmän jäsenenä. Tällöin viestit hallituksen ja työryhmän välillä kulkisivat sujuvammin. 10 10
Roolituskartan avulla saadaan selville seuraavaa: a) millaiset toiminnot roolikartasta koskettavat juuri nyt yhdistystä b) millaisiin rooleihin yhdistyksen toimijat ovat itse kiinnostuneita kiinnittymään c) mihin tarvitaan lisää toimijoita d) onko teemojen mukaisiin työryhmien perustamisiin tarvetta e) löytyykö henkilöitä, jotka saattaisivat esim. työparina alkuun työryhmät f) osataan rekrytointitilanteissa paremmin kertoa millaisia tehtäviä olisi tarjolla Roolituskartan työstäminen: Lähdetään liikkeelle siitä, että yhdistyksen hallitustoimijat/ yhdistysaktiivit miettivät mitkä työryhmät heitä itseään eniten kiinnostaisivat. Esim. kukin merkitsee kolme kiinnostavinta. Kolmen valitun ryhmän sisältä voi lisäksi merkitä, mitkä toiminnot tarkemmin kiinnostaisivat. Sovitaan, mihin mennessä arviointi tulee tapahtua ja miten kartoitus vedetään yhteen. Tuloksena näemme tämän hetkisen tilanteen. Keskustellaan, miltä tilanne näyttää. Mitkä asiat ketäkin kiinnostavat ja mitkä osa-alueet jäävät nyt uupumaan tekijöitä. Entä miltä kartoituksen tulokset näyttävät asetettuihin yhdistyksen tavoitteisiin nähden? Pyritään löytämään työryhmiin innokkaita, jotka saattaisivat ryhmätyöskentelyn alkuun. Sovitaan, kuka aloittaa missäkin työryhmässä. Työryhmälle voidaan valita vastuullinen vetäjä nyt tai lähteä etsimään häntä. Voidaan myös esim. työpareina aloittaa ja alkaa koota työryhmään enemmän jäseniä ja jakaa työryhmän tehtäviä kiinnostuksen mukaan. Pikkuhiljaa työryhmän työskentely kehittyy ja jämäköityy. 3. Seuraavia asioita täytyy tehdä, jotta saamme tehtäviin toimijoita: Roolikarttatehtävän avulla selvisi mihin tehtäviin juuri nyt kaipaamme tekijöitä. Sovitaan tavoitteet saada uusia toimijoita ja se miten lähdemme uusia toimijoita etsimään. 4. Voimme pitää vapaaehtoistoimijoista huolta seuraavilla tavoilla: Kirjataan yhdistyksen näkemys siitä, millaista huolenpitoa sekä kannustusta on tarjolla ja tarvitsemmeko/voidaanko jotain uusia elementtejä ottaa käyttöön. Tämän tehtävän tehtyämme, osaamme rekrytoitaessa kertoa asiasta. 5. Aiomme hyödyntää paikallisen yhteistyön tarjoamia mahdollisuuksia vapaaehtoistoimijoiden tukemisessa seuraavasti: Yhdistyksen alueella on todennäköisesti toimijoita, jotka jo järjestävät vapaaehtoisille koulutusta tai muuta tukitoimintaa. Kirjataan yhdistyksen näkemys miten hyödynnämme näitä. 6. Tarkistamme suunnitelmaa ja sen toteutumista seuraavan kerran Jotta asia saa jatkuvuutta, niin otetaan tavoitteeksi seurata suunnitelman kulkua jokaisessa hallituksen kokouksessa. Otetaan siis asia hallituksen kokouksen asialistalle! 11 11
5.3 Suunnitelmalomake Suunnitelmaa on aloitettu tekemään pvm. 1. Yhdistyksemme nykytilanne ja tavoitteiden määritteleminen Henkilöjäsenmäärä on Yhdistyksemme hallituksen henkilömäärä Arvio yhdistyksen aktiivitoimijoiden määräksi (sisältäen hallituksen henkilöt) Mitä toimintaa meillä yhdistyksessä nyt on? (Listaus keskeisistä toiminnoista esim. viimeiseltä vuodelta. Voit hyödyntää seuraavan sivun tehtäväkoonnosta kirjaamisessa.) Mitä tavoittelemme jatkossa? (kirjataan konkreettisia tavoitteita ja keinoja tavoitteisiin pääsemiseksi) 12 12
2. Kartoitetaan seuraavaa taulukkoa hyödyntäen tehtävät, joihin yhdistyksemme kaipaa vapaaehtoistoimijoita. Pyritään arvioimaan asiat mennessä. Hallitustyöskentely Omaishoitajien edustajia Yhteiskunnan eri aloilta omaishoidosta kiinnostuneita Jäsenet seuraaviin työryhmiin Jäsentyöryhmä Markkinointityöryhmä Vaikuttamistyöryhmä Ryhmätoimintajoukkue Järjestelytyöryhmä Varainhankintatyöryhmä Virkistystyöryhmä Vapaaehtoistoiminnan tukiryhmä Muita tarpeita: Jäsenasiat Jäsenhankinnasta vastaava Uusien jäsenien vastaanotosta huolehtija Jäseniltojen järjestelijä Lapsiperheiden yhteyshenkilö Työssäkäyvien omaishoitajien yhteyshenkilö Eläkkeellä olevien omaishoitajien yhteyshenkilö Jäsenetujen kehittäjä Yhteyshenkilö x kunnan jäseniin Kannattajajäsenten yhteyshenkilö Muita tarpeita: Markkinointi ja tiedotus Yhdistyksen esitevastaava Jäsenkirje/tiedotevastaava Mediayhteyshenkilö Kuntayhteyshenkilö Järjestöyhteyshenkilö Oppilaitosyhteyshenkilö Seurakuntayhteyshenkilö Yritysyhteistyön kehittäjä Nettisivujen tekijä/päivittäjä Muita tarpeita: Vaikuttamistoiminta Kuntayhteyshenkilö Aloitteiden tekijä Tukihenkilö omaishoitoperheelle neuvotteluihin Palveluohjausta antava henkilö Muita tarpeita: Jäsentyöryhmä Vertaistuki/Ryhmät Vertaistukiryhmien järjestelijä Keskusteluryhmien vetäjät Opintokerhon vetäjä Toiminnallisten ryhmien vetäjät Muita tarpeita: Markkinointityöryhmä Tilaisuuksien järjestelyt Juhlien järjestelijä Kahvitusapu Yleisavustaja Ruokahuoltovastaava Vuosikokousjärjestelijä OK-asioista / hakemuksista vastaava Muita tarpeita: Vaikuttamistyöryhmä Varainhankinta Varainhankinnasta vastaava Avustusanomusten tekijä Varainhankintatapahtumien järjestelijä Avustajia tapahtumiin Lipaskerääjä Kannattajajäsenten hankkija Lahjoittajien muistamisesta vastaava Muita tarpeita: Ryhmätoiminnan joukkue Virkistystoiminta Lomatoiminnan järjestelijä Harrastuspiirien järjestelijä Retkien järjestelijä Kuljetusjärjestelijä Muita tarpeita: Järjestelytyöryhmä Vapaaehtoistoiminta Toiminnan koordinointihenkilö Rekrytointivastaava Vapaaehtoisten koulutuksesta valmennuksesta ja tsemppauksesta vastaava Muita tarpeita Varainhankintatyöryhmä Virkistystyöryhmä Vapaaehtoistoiminnan tukiryhmä 13 13
3. Seuraavia asioita täytyy tehdä, jotta saamme rekrytoitua tehtäviin toimijoita: 4. Voimme pitää vapaaehtoistoimijoista huolta seuraavilla tavoilla: 5. Aiomme hyödyntää paikallisen yhteistyön tarjoamia mahdollisuuksia vapaaehtoistoimijoiden tukemisessa seuraavasti: Tarkistamme suunnitelmaa ja sen toteutumista seuraavan kerran.............. 14 14
6. AlueAvain- koulutuksien dioja vapaaehtoistoiminnasta 15 15
16 16
17 17
18 18
19 19
20 20
21 21
22 22
7. Lähdekirjallisuutta ja lukuvinkkejä Vapaaehtoistoiminta osana kansalaisyhteiskuntaa - ihanteita vai todellisuutta (Anne Birgitta Yeung) Vapaaehtoistoiminta seurakunnassa ja järjestöissä (Harju, Niemelä ) Vapaaehtoistoiminta Suomessa (Pirkko Hakkarainen) Tukea ja mahdollisuuksia vapaaehtoistoiminnalle (Pirkko Hakkarainen toim.) Nuorten asenteet ja osallistuminen vapaaehtoistoimintaan (Henrietta Grönlund) RAY Avustustoiminnan raportteja 23 (Anne Birgitta Pessi, Tomi Oravasaari) www.kansalaisareena.fi 23 23
24 24