Lähettävä organisaatio Asiakirjamalli 2 1 (5) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Asiakirjojen kirjoittaminen Asiakirjan tunnistetietoja ovat lähettäjä, asiakirjaa ja vastaanottajaa koskevat tiedot. Lähettäjän ja asiakirjan tunnistetiedot on hyvä toistaa asiakirjan joka sivulla. 1.1 Lähettäjän ja asiakirjan tunnistetiedot Tunnistetietoja ovat yrityksen tai yhteisön nimi ja osasto, yksikkö, linja ja ryhmä. Tarvittaessa voidaan merkitä myös asian käsittelijän tai yhteyshenkilön tiedot. Logoa käytettäessä jätetään sille 1 cm:n suoja-alue muusta tekstistä. Laatijaorganisaation nimi voidaan kirjoittaa lihavoituna. 1.2 Asiakirjan tunnistetiedot 1.2.1 Asiakirjan nimi 1.2.2 Asiakirjan nimen täydenne 1.2.3 Asiakirjaan liittyvät muut tunnisteet 1.2.4 Päivämäärä 1.2.5 Suppeat ylätunnistetiedot Asiakirjan nimi ilmaisee sanoman tarkoituksen, tyypin ja tehtävän. Sanaa kirje ei käytetä asiakirjan nimenä. Nimi on käytettävissä hakusanana paperimuotoisessa tai sähköisessä asiakirjajärjestelmässä. Täydenne on luonteeltaan asiakirjan nimeä täsmentävä, täydentävä ja rajoittava tieto, kuten luonnos, väliaikainen, sisäinen (ei kirjeissä). Asiakirjan numero yksilöi asiakirjan, kuten pöytäkirjan, muistion, tilauksen. Sivunumeron lisäksi tulee vähimmäistiedoista ilmetä myös sivujen kokonaismäärä. Sivunumeroa ei tarvitse merkitä yksisivuiseen asiakirjaan. Asiakirjan tunnisteissa ilmaistaan asiakirjan luonnetta, valmius- ja julkisuusastetta, kirjausta sekä säilytystä osoittavat merkinnät. Julkisuusaste voidaan merkitä esimerkiksi sanoilla Luottamuksellinen tai Salassa pidettävä. Liitetieto merkitään, kun asiakirja on toisen asiakirjan liite (ei siis varsinaiseen asiakirjaan). Päivämäärän merkitsemistavassa käytetään joko laskevaa järjestystä vuosi-kuukausipäivä, jolloin vuosi ilmoitetaan neljällä numerolla, kuukaudet ja päivät kahdella tai päivämäärä merkitään: päivä, kuukausi, vuosi, esimerkiksi 18.1.2012. Täydentäviä nollia ei käytetä. Päiväys kuuluu tunnisteiden vähimmäistietoihin ja se suositetaan toistettavaksi joka sivulla. Asiakirjassa tulee olla vähintään seuraavat ylätunnistetiedot: laatija, asiakirjatyyppi ja päivämäärä sekä yli sivun pituisissa asiakirjoissa sivunumero. Asiakirjassa tulee olla vähintään seuraavat ylätunnistetiedot: laatija, asiakirjatyyppi ja päivämäärä sekä yli sivun pituisissa asiakirjoissa sivunumero Laatijaorganisaatio Asiakirjatyyppi Sivunumero Päivämäärä
Lähettävä organisaatio Asiakirjamalli 2 2 (5) 1.3 Vastaanottajan osoitetiedot 2 Asiasisältö 2.1 Viite 2.2 Asiasisällön otsikointi 2.3 Asiasisältö Ylätunnistetietojen ja vastaanottajan osoitetietojen väliin jätetään kolme tyhjää riviä. Vastaanottajan yläpuolella voi liikekirjeissä olla asiakasnumero. Tiedot sijoitetaan kukin omalle riville seuraavassa järjestyksessä: nimen täydenne, henkilö (ammatti ja nimi samalle riville), jakeluosoite, postinumero ja postitoimipaikka sekä ulkomaanpostissa kohdemaa tulee omalle rivilleen. Postitoimipaikka kirjoitetaan myös pienin kirjaimin, vaikka posti on suosinut suuraakkosia. Postilokero PL on suuraakkosin. Osoitekenttään ei jätetä tyhjiä rivejä. Käytettäessä ikkunakuorta on syytä varmistaa, että lähetys soveltuu automaattiseen kirjelajitteluun: koko osoitteen tulee näkyä kuoren ikkunasta valkoisella pohjalla ilman lajittelua häiritseviä ylimääräisiä kuvioita tai merkkejä. Ylätunnistetietojen ja asiasisällön väliin jätetään kolme tyhjää riviä. Osoitteettomassa asiakirjassa, esimerkiksi pöytäkirjat, muistiot ja raportit ensimmäinen rivi aloitetaan samasta kohtaa kuin osoitteellisen asiakirjan osoitetietojen ensimmäinen rivi. Osoitteellisissa asiakirjoissa vastaanottajan osoitteen ja asiasisällön väliin jätetään vähintään kaksi tyhjää riviä. Jatkosivuilla asiasisällön ensimmäisen rivin aloituskohta sekä osoitteellisissa että osoitteettomissa asiakirjoissa on sama. Logon tai liikemerkin poikkeuksellinen koko ja paikka saattavat vaikuttaa tunnisteiden, osoitetietojen ja asiasisällön sijoittamiseen. Viitemerkintä sisältää tiedon aikaisemmasta yhteydenotosta. Ennen viitettä jätetään vähintään kaksi tyhjää riviä ja viitteen jälkeen yksi tyhjä rivi. Asiakirjassa tulee olla otsikko, joka ilmaisee lyhyesti asiakirjan sisällön. Otsikko ei ole sama kuin asiakirjan nimi. Asiaotsikon ja tekstin väliin jätetään tyhjä rivi. Otsikot selkeyttävät asiakirjan ulkoasua ja nopeuttavat tiedon löytymistä asiakirjasta. Eritasoiset otsikot voidaan numeroida niiden keskinäisen hierarkian mukaisesti, esim. 1.1 ja 1.2 tai käyttää erikokoisia kirjasinkokoja. Otsikkotasoja on enintään kolme.. Jos asiakirja osoitetaan henkilökohtaisesti tietylle henkilölle, kirjoitetaan hänen nimensä osoitetietoihin ensimmäiseksi. Teksti kirjoitetaan yhteen palstaan sisennettynä kohtaan C2 (4,6) tai C1 (2,3). Tekstikappaleet erotetaan toisistaan tyhjällä rivillä. Tekstiin sisältyviä luetteloita, erittelyjä yms. voidaan havainnollistaa luetelmaviivoin, numeroin, kirjaimin ja käyttämällä sisennyksiä. Sisennys on sarkainvälin mittainen. Alleviivauksia, suuraakkosia ja harvennuksia tulee välttää. Otsikoiden ja tekstien lihavointia sekä eri kirjainkokojakin tulee käyttää harkiten. Otsikoita ei alleviivata.
Lähettävä organisaatio Asiakirjamalli 2 3 (5) 2.4 Lopputervehdys ja allekirjoitus Taulukot, kuvat ja kaaviot sijoitetaan alkamaan tekstin kanssa samasta sisennyskohdasta. Tekstin ja lopputervehdyksen väliin jätetään vähintään yksi tyhjä rivi. Lopputervehdyksen perään ei tule pilkkua vaan tyhjä rivi ennen organisaation kirjoittamista. Allekirjoitusta varten varataan 3 5 riviä. Lopputervehdys ja allekirjoitus aloitetaan samasta sarkainkohdasta kuin allekirjoituksia edeltäneen asiasisällön teksti. Allekirjoittajan ammatti- tai tehtävänimike kirjoitetaan nimenselvennyksen alapuolelle sekä mahdolliset yhteystiedot. Kun allekirjoittajia on useita, voidaan nimet, virka-asemat ja tehtävänimikkeet sijoittaa allekkain tai rinnakkain. Rinnakkaisissa allekirjoituksissa aloituskohdat ovat C2 (4,6) ja C5 (11,5). Huomaa, että uudelle eli jatkosivulle pitää tulla vähintään kaksi riviä tekstiä ennen allekirjoituksia. Nimikirjoitusta ei alleviivata. Jos nimikirjoituksessa on vain etunimen alkukirjain, selvennöksessä tulee näkyä koko etunimi. Jos allekirjoitukset ovat allekkain, huomaa silloin tehtävänimike isolla alkukirjaimella, jos rinnakkain, pienellä. Malleja Ystävällisesti Ystävällisesti Toimistopalvelut Oy markkinointipäällikkö Kunnioittavasti Toimistopalvelut Oy Markkinointiosasto sihteeri p. 050 123 4567 minna.lehtinen@topa.fi
Lähettävä organisaatio Asiakirjamalli 2 4 (5) Allekirjoitukset rinnakkain Lopputervehdys asema tai tehtävänimike puhelinnumero sähköpostiosoite asema tai tehtävänimike puhelinnumero sähköpostiosoite Allekirjoitukset allekkain Tehtävänimike Tehtävänimike 2.5 Asiakirjan loppuun tulevat merkinnät 3 Yhteystiedot 4 Ylätunnisteen kirjoitusohje Allekirjoituksen jälkeen jätetään vähintään yksi tyhjä rivi ja kirjoitetaan asiakirjan loppuun tavallisimmin tulevat merkinnät liite, jakelu ja tiedoksi. Ne kirjoitetaan vasemmasta reunasta ja liitteet allekkain. Asiakirjan tallentamista ja paikannusta ilmaiseva merkkijono sijoitetaan lomakkeen alaosaan, esimerkiksi lähettäjän yhteystietojen yläpuolelle. Ala- ja loppuviitteet täydentävät tekstin sisältöä. Alaviitteet sijoitetaan sivun alalaitaan, loppuviitteet asiakirjan tai sen osan loppuun. Asiakirjan lähettäjän tunnistetietoja täydentävät yhteystiedot ovat lomakkeen alareunassa. Valitaan alatunnistetoiminto, poistetaan keskityssarkain ja oikea tasaussarkain, kirjasinlaji 8 9 pistettä ja lisätään kolme tyhjää riviä ja yläreunaviiva, kirjoitetaan alatunnistetiedot: yrityksen tai yhteisön nimi, postiosoite, käyntiosoite, puhelinnumero, faksinumero, sähköposti- ja verkko-osoite, mahdollisesti myös Y-tunnus, kotipaikka ja pankkiyhteys. Valitaan ylätunnistetoiminto, Lisää Ylätunniste, Muokkaa ylätunnistetta. Poista keskitys ja oikeatasaussarkain ja kirjoita ylätunnisteen tiedot. Sivunumerointi merkitään seuraavasti: Lisää, Teksti-ryhmän Pikaosat-painike, Kenttä, Kenttien nimet, Page (sarkainkohtaan 16,1 cm). Myös kokonaissivumäärä merkitään eli välilyönnin jälkeen sulkumerkki, Kenttien nimet, NumPages, sulkumerkki kiinni. Päivitä kokonaissivumäärä ja esikatsele ennen tulostamista ja aina, kun teet myöhemmin korjauksia ja lisäyksiä sivuille.
Lähettävä organisaatio Asiakirjamalli 2 5 (5) 5 Perusasetukset asiakirjaa kirjoitettaessa - viivain näkyville - sarkainväli 2,3 cm - sivun reunukset eli marginaalit (ylä-, ala- ja oikea marginaali 1 cm, vasen 2 cm) - riviväli 1,0 - välit (välistys) 0 pt - kirjainkoko 10 12pt Asetukset kannattaa valita oletusasetuksiksi. 6 Sisällysluettelo 7 Alatunnistemalleja Sisällysluettelo muodostuu asiasisällön otsikoista, ja se sijoitetaan asiakirjan alkuun. Sisällysluettelon jälkeen tulevat luettelot kuvista ja taulukoista. Otsikot tasataan vasensuorasti ja niitä osoittavat sivunumerot oikeasuorasti. Otsikoiden ja sivunumeron välissä voidaan käyttää täytemerkkinä pisteviivaa. Myös sisällysluettelon sisältävillä sivuilla näytetään tunnistetiedot. Seuraavassa on kaksi vaihtoehtoista alatunnistemallia SFS2487-standardin mukaan. Yritys Oy Yritystie 5, 33100 Tampere puhelin 010 100 200 faksi 010 100 210 www.yritys.fi Y-tunnus 0123456-7 kotipaikka Tampere Yritys Oy Käyntisoite Yritystie 5, 33100 Tampere www.yritys.fi Postiosoite PL 100, 33101 Tampere Y-tunnus 0123456-7 Puhelin 010 100 200, 0400 551 666, faksi 010 100 210 Kotipaikka Tampere Kehittämistyöryhmä puheenjohtaja sihteeri 0400 343 365 050 123 4567 Jakelu Tiedoksi Työryhmän jäsenet Toimitusjohtaja