Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen näyttömuodot

Transkriptio

1 Sosiaalihuollonasiakasasiakirjojennäyttömuodot Yleinenohje MiikaAlonen KonstantinHyppönen

2 Versio Päiväys Kohdat Muutoksensisältö Tekijät Hyväsksyttyversio MA Muutoksiaehdotuksienpohjalta MA Korjauksia MA Päivitysjamuotoilu KH,MA Tekniset ohjeet on siirretty asiakirjastandardinsoveltamisoppaaseen MA Päivityksiäteknistenmuutostenpohjalta MA Korjauksiakommenttienpohjalta MA,KH Korjauksiakommenttienpohjalta MA,KH Korjauksiajamuutoksia.Päivitettyliite. MA,KH Tarkennuksiakommenttienpohjalta MA,KH Ensimmäinenehdotus MA SOSIAALIALANTIETOTEKNOLOGIAHANKE SOSIAALI-JATERVEYSMINISTERIÖ Suomenkuntaliitto Terveydenjahyvinvoinninlaitos Itä-Suomensosiaalialanosaamiskeskus Itä-Suomenyliopisto

3 Sisältö 1 Johdanto Pinnanjakojamuotoilu Sivumarginaalit Fontitjakirjainkoot Tunnistetiedot Ylätunnistetiedot Alatunnistetiedot Asiasisältö Vastaanottaja Asianosaisetjaasianosaistenroolit Asiakirjanotsikko Varsinainenasiasisältö Ammattihenkilöt Liite Lähteet...14

4 1 Johdanto Tämämäärittelytoimiiyleisenäohjeenasosiaalihuollonasiakasasiakirjojennäyttömuotojenmuodostamistavarten.Näyttömuodollatarkoitetaanasiakirjantietojenasetteluajayleistäulkoasua.Määrittelysisältääohjeettietojenasettelusta,asiakirjojentunnistetiedoistajaasiatietojenesiintymisjärjestyksestä. Asiakirjojennäyttömuotomäärittelynontarkoitusyhtenäistääsosiaalihuollonasiakirjojenulkoasuaja on tarkoitettu avuksi kaikille sosiaalihuollon asiakirjoja muodostaville tahoille. Ensisijaisesti tätä ohjettatuleekäyttääjatkossasosiaalihuollonsähköistenasiointipalvelujentoteutuksessa. Ohjeessamääritelläänyleisetlinjauksetasiakirjanulkoasunmuodostamistavarten.Näyttömuotojen kehitystyöonasiakirjatyyppikohtainen.tietojensijainnissaonsovellettusfs2487standardia.standardineikuitenkaanolekatsottusoveltuvansosiaalialanasiakirjoihinsellaisenaan. Tätä näyttömuoto-ohjetta tulee noudattaa PDF-muotoisissa asiakasasiakirjoissa. XHTML+RDFastandardiin perustuvissa SosXML-muotoisissa asiakasasiakirjoissa ohjetta ei voida noudattaa aina tarkasti,koskaasiakirjojenperusmuotoaeiolesidottupaperiarkkiin.ohjettatuleekuitenkinkäyttää soveltuvinosin.ohjettavoidaanmyösnoudattaasilloin,kunsosxml-asiakirjojatulostetaanpaperille tainiistämuodostetaanpdf-versioita.

5 2 Pinnanjakojamuotoilu StandardinSFS2487mukaanasiakirjanpintajaetaankahdeksaansarakkeeseen(C0 C8)ja65riviin (R0 R65).Erikohtiinasiakirjassavoidaanviitatakoordinaatein,esimerkiksipostiosoitteelleonvarattualue(25,4mm76,2mm)44mmyläreunasta,rivitR7 R14jasarakkeetC0 C4(R7 R14:C0 C4). Rivinkorkeuson4,23mmjasarakkeenleveys22,86mm.PinnanjakoonesitettyLiitteessäA. Rivinkorkeus 4,23mm Sarakkeenleveys 22,86mm RivitR0 R4onvarattuylätunnistetiedoillejarivitR61 R65alatunnistetiedoille.Ala-jaylätunnistetietojenjälkeenjätetäänainavähintäänkolmetyhjääriviä.Asiakirjanvarsinainensisältöalkaanäin ollenriviltär7japäättyyriviller58.josasiakirjallaonvastaanottaja,rivitr7 R14varataanvastaanottajanosoitetiedoillejaasiakirjansisältöalkaariviltäR Sivumarginaalit Vasempaanmarginaalinvarataantilaa(20mm)manuaalistaarkistointiavarten.Ylämarginaalion10 mmjamuutmarginaalitmääräytyvätsarake-jarivikoonmukaisesti.alamarginaalion12mmjaoikea marginaali7,12mm. Vasen 20mm Oikea 7,12mm Ylä 10mm Ala 12mm

6 2.2 Fontitjakirjainkoot Asiakirjoissatuleekäyttääainoastaanfonttejajoitatuetaankaikissapdf-asiakirjojenlukuohjelmissa. Tuetutfontit("Standard14Fonts")onmääriteltystandardissaISO :2005. Helvetica(normal,bold,italic,bolditalic) Times(normal,bold,italic,bolditalic) Courier(normal,bold,italic,bolditalic) Symbol ZapfDingbat. Asiakirjoissa käytettävä kirjainkoko on 10. Yhteystietojen kirjainkoko voi olla pistettä pienempi kuinasiasisällönkirjainkoko. Otsikkotasoillavoidaankäyttääerifonttikokojayhdenpistekoonerolla,esimerkiksiylemmälläotsikkotasolla11jaalemmalla10. Esimerkiksi: Ylempiotsikkotaso Alempiotsikkotaso Alempiotsikkotaso Asiasisältöä Asiasisältöä Asiasisältöä

7 3 Tunnistetiedot Tunnistetiedoillatarkoitetaanasiakirjassajohdonmukaisestisijoiteltujaotsikoita,jotkakertovatasiakirjankontekstista.Tunnistetiedotalkavatisollaalkukirjaimella.Jokaiselletunnistetiedolleonvarattu oma muuttumaton paikkansa. Tunnistetiedot sijaitsevat asiakirjan rakenteessa Asiakirjan perustiedot-jaheader-tietokomponenteissa.header-tietokomponentistalöytyyorganisaationtiedot,asiakirjan tyyppi, palvelutehtäväkoodi sekä asiakirjaan liittyvä ajankohta. Asiakirjan perustiedot - tietokomponentinyhteystiedot-kenttäsisältääviittauksettunnistetiedoissakäytettäviinosoitteisiinja muihinyhteystietoihin. 3.1 Ylätunnistetiedot 1. Organisaatio(C0 C4) Palveluntuottaja Palveluntuottajanpalveluyksikkö Sosiaalihuollonasiakasasiakirjojenylätunnistetiedoissatuleemainitaasiakirjanlaatinutorganisaatio, asiakirjantyyppi, palvelutehtävän koodi ja asiakirjan muodostamiseen liittyvä ajankohta sekä sivunumerotallaolevassajärjestyksessä.(katsomyösliitea). Ylätunnisteessaonainaoltavatietojokaliittääasiakirjansitäkäsitteleväänorganisaatioon.Palveluntuottaja ja palveluntuottajan palveluyksikkö tulostetaan edellä olevassa järjestyksessä.sosiaalihuollonasiakirjoissapalveluntuottajaksituleeuseinkunnannimijapalveluntuottajanyksiköksipalvelua tuottavatoimipiste.esimerkiksi: Kuopionkaupunki Sosiaalitoimisto 2. Asiakirjatyyppi(C4-C7) Palvelutehtävä Asiakirjaanliittyväajankohta Asiakirjatyyppinävoidaankäyttääasiakirjatyyppiluokituksenyleistätaitarkennettuaasiakirjatyyppiä (Paakkanen ym. 2008). Tiedot haetaan Header-tietokomponentin kentistäasiakirjatyyppikoodi tai AsiakirjanNimiKoodi Asiakirjaan liittyvä palvelutehtävä haetaan Header-tietokomponentin kentästäpalvelutehtavakoodi. Joissain tapauksissapalvelutehtävän koodia ei näytetä ylätunnisteessa.esimerkiksikoulunsosiaalityönasiakasasiakirjoissapalvelutehtävää(lastensuojelu)einäytetäeikätulosteta.ajankohdallatarkoitetaansellaistaajanhetkeä,jolloinsosiaalihuollonammattihenkilöonlaatinutasiakirjantaijolloinasiakirjaonvastaanotettuasiakkaalta.asiakirjojenylätunnisteissa ajankohtana käytetään pääsääntöisesti asiakirjan laatimisaikaa. Asiakkaiden laatimissaasiakirjoissa

8 (esimerkiksi hakemuksissa, ilmoituksissa, selvityksissä, suostumuksissa) ylätunnisteessa käytetään vastaanottoaikaa. Asiakirjaan liittyvä ajanhetki haetaan Header-tietokomponentin kentistälaati- misaikataivastaanottoaika.ajankohtatulostetaanpäiväntarkkuudellaylätunnisteeseenasiakir- jatyypinjapalvelutehtävänalapuolelle.esimerkiksi: Toimeentulotukihakemus Toimeentulotuki Sivunumerot(C7-C8) Sivunumerotkertovatkyseisensivunnumeronjasenkuinkamontasivuaonkyseisessäasiakirjassa. Esimerkiksi: Sivutai(4)

9 3.2 Alatunnistetiedot Sosiaalihuollonasiakirjojenalatunnistetiedoissatuleemääritelläasiaakäsittelevänammattihenkilön organisaation postiosoite, käyntiosoite, puhelinnumero, (faksinumero), sähköposti ja www-osoite (KatsomyösLiiteA). Yhteystiedot(R61 R65) 1 Postiosoite(C0 C2) 2 Käyntiosoite(C2 C5) 3 Puhelinnumero(C5 C8) 4 Faksinumero(C5 C8) 5 Sähköposti(C5 C8) 6 Www-osoite(C5 C8) Asiakirjan tunnistetietoihin tulostettavat yhteystiedot löytyvät Asiakirjan perustiedot - tietokomponentinkentästäyhteystiedot.jostietokomponentinkenttiineiolemääriteltykaikkiayhteystietoja,esimerkiksikäyntiosoitetta,jätetäänsetulostamatta. Nimi Palveluntuottaja Palveluntuottaja palveluyksikkö Asiakirjantyyppi Palvelutehtävän nimi Asiakirjaan liittyväajanhetki Osoitetiedot Tiedonsijaintiasiakirjarakenteessa Header/Palveluntuottajan nimi Header/Palveluyksikön nimi Header/Asiakirjan tyyppi Header/Asiakirjan nimi Header/Palvelutehtävä Vaihtoehtoisesti(Katsoajankohtaluvusta3.1) Header/Laatimisaika Header/Vastaanottoaika Valitaanensimmäisetsopivatjoissa: Asiakirjan perustiedot/yhteystiedot/osoite Postiosoite (kytkin) = true Käyntiosoite (kytkin) = true Asiakirjan perustiedot/yhteystiedot/puhelinnumero Asiakirjan perustiedot/yhteystiedot/sähkopostiosoite Asiakirjan perustiedot/yhteystiedot/www-osoite

10 4 Asiasisältö AsiasisältöalkaaasianosaistenlistauksellariviltäR8,josasiakirjalleeiolemääriteltyvastaanottajaa (Katso Liite A). Sisältö tulostetaan listamuodossa, jossa jokaiselle asiasisällölle on oma otsikkonsa. Sisältösisennetäänalkamaanainasamastakohdasta,sarakkeestaC2.Asiasisällönjärjestysonsama kuinalilukujenjärjestystässädokumentinluvussa. 4.1 Vastaanottaja Asiakirjan vastaanottajakenttää ei ole syytä käyttää kaikissa sähköisissä asiakirjoissa. Jos asiakirja kuitenkinhalutaanpostittaa,määritelläänvastaanottajanyhteystiedotainaasiakirjanalussa.osoitetiedotkirjoitetaanriveiller8 R13.Vastaanottajanosoitetiedotkirjoitetaankorkeintaanviidelleriville seuraavassajärjestyksessäilmanylimääräisiärivinvaihtoja: Vastaanottajansukunimi,etunimet Vastaanottajantarkenneyksikkö Jakeluosoite Postinumerojapostitoimipaikka 4.2 Asianosaisetjaasianosaistenroolit Tiedot asiakkaista ja muista asianosaisista tulostetaan asiakirjan alkuun roolilistauksen muodossa. Asiakkaistatulostetaanroolilistauksessaseuraavattiedot: Asiakkaanrooli(t)asiakirjassa. Nimi Henkilötunnus(josonmääriteltysisällöllisessäasiakirjarakenteessa) Yhteystiedot Roolilistauksessavoidaanmääritelläyksitaiuseampiotsikko,esimerkiksi"Asiakkaat"ja"Muutasianosaiset".Otsikoidenkäyttöjaroolienjärjestysvoidaanmääritelläasiakirjakohtaisesti.Esimerkkiroolilistauksesta: Asiakkaat HuoltajaLaatija MattiMeikäläinen,034F-1234 Huoltaja MerviMeikäläinen,325E-1234 Lapsi PilttiMeikäläinen,124F31235 Osoite Koivukuja 1234Ii 10

11 4.3 Asiakirjanotsikko Asiakirjan otsikko on sama kuin tarkennettu asiakirjatyyppi. Otsikon sisältö haetaan HeadertietokomponentinkentästäAsiakirjannimi.OtsikkoalkaaainasarakkeestaC0jasetulostetaanasiakaslistauksenjälkeenlihavoidullafontilla. Esimerkiksi: Varhaiskasvatussuunnitelma 4.4 Varsinainenasiasisältö Asiasisällössäkäytettävätotsikotvoidaanasettaausealleeritasolle,sarakkeisiinC0 C1.Tasoilleon määriteltäväpysyvätmarginaalit. Esimerkiksi: Ensimmäinentaso Asiasisältöä Toinentaso Asiasisältöä Kolmastaso Asiasisältöä Neljästaso Asiasisältöä Toinentaso Asiasisältöä Kolmastaso Asiasisältöä Sosiaalihuollonasiakasasiakirjoissasuositellaankäytettäväksienintäänkolmentasonotsikoita.Neljännentasonotsikotsekämuuttarkemmatrakenteetonsijoitettavaasiasisältöön,sarakkeisiinC2 C7. Asiakirjoissakäytettävientietokomponenttienjärjestysjalaajuusmääritelläänsisällöllisissäasiakirjamäärityksissä. Asiasisällön tulostusjärjestys määräytyy tietokomponenttien sisältämien kenttien järjestyksellä.asiasisältösijaitseesarakkeissac2 C7. Asiakirjoissakäytetäänuseintaulukoita.Taulukoidentarkoitusontiivistäätietoaselkeämpäänmuotoon. Esimerkiksi asiakkaan tulotietojen esittämiseen kannattaa usein käyttää taulukoita. Taulukon ulkoasu on vapaasti määriteltävissä, ja niiden tulee sijaita samalla tasolla varsinaisen asiasisällön kanssa(sarakkeissac2 C7).TaulukonensimmäinensarakevoiollaasiakirjakaavanotsikoissaC0 C1, mikälisesisältääriviennimiä.taulukoitavoidaankäyttäämyösyhdessälistojenkanssa. Esimerkiksi: Ensimmäinentaso SARAKE SARAKE Toinentaso Solu Solu Kolmastaso Solu Solu Toinentaso Solu Solu Elämäntilanne Tulot Määrä Lisätietoa Palkka 1530kk Lomautus1.5alkaen Sivutulo 430kk Verkostomarkkinointitulot Menot Vuokra 630kk 11

12 4.5 Ammattihenkilöt Asiakirjaan osallistuvien ammattihenkilöiden nimet ja yhteystiedot tulostetaan yleensä asiakirjan lopussa.ammattihenkilöitävoidaanhalutessaryhmitelläotsikoidenavulla,esimerkiksi: Sosiaalihuollonammattihenkilöt Päätöksentekijä ErkkiEsimerkki Yksikönjohtaja Lisätietojenantaja MaijaMeikäläinen Sihteeri

13 Liite 13

14 5 Lähteet InternationalOrganizationforStandardization.ISO :2008.Documentmanagement--Portable documentformat--part1:pdf1.7. Paakkanen,E.,Silvennoinen,R.,Suhonen,M.,Luukkonen,T.,Nuotio,T.,Kaija,M.2008.Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus,versio0.9, ,sosiaalialantietoteknologiahanke. SuomenStandardisoimisliittoSFSry.Asiakirjantekstinasettelujatunnistetiedot.SFS