1 (8) KUSTANNUSTEN- HALLINTASUUNNITELMA 15.9.2016 Tekijä: Paula Tiainen
2 (8) Sisällys 1. Kustannusten hallinnan prosessi raitiotieallianssissa... 3 2. Korvattavien kustannusten seuranta ja ennustaminen... 4 2.1. Rakentamiskustannusten seuranta ja ennustaminen... 4 2.2. Suunnittelukustannusten seuranta ja ennustaminen... 6 3. Tavoitekustannuksen seuranta... 6 3.1. Palkkion seuranta... 6 3.2. ATA-mittarit ja bonuspooli... 6 3.3. Tilaajan kustannukset... 7 3.4. Tavoitekustannuksen seurannan yhteenveto... 7 4. Laskutusmenettelyt... 7 4.1. Laskujen hyväksymismenettely... 7 4.2. Laskujen muoto... 7 4.3. Laskutuksen seuranta... 8 5. Kustannushallinnan raportointi... 8 5.1. Raportointi johtoryhmälle... 8 5.2. Raportointi projektiryhmälle... 8 5.3. Raportointi Tampereen kaupungille... 8 5.4. Talousasiantuntijan tarkastus... 8
3 (8) 1. Kustannusten hallinnan prosessi raitiotieallianssissa Kustannusten hallinnan tavoitteita ovat: varmistaminen että hanke toteutuu sille asetetussa tavoitekustannuksessa poikkeamiin reagointi hyvissä ajoin sovittujen toimenpiteiden vaikutusten seuranta avoimen tiedon tuottaminen eri osapuolille Kustannusten hallinta koostuu toteutuneiden kustannusten seurannasta, tulevien kustannusten ennustamisesta sekä laskutustoiminnasta. Kustannushallinnan lähtötietona on KAS1-vaiheessa laadittu tavoitekustannus. Kustannukset on laskettu laskentanimikkeillä, jotka muutetaan seurantanimikkeiksi ennen toteutusvaiheen alkua. Seurantanimikkeistöstä muodostuu litteraluettelo. Rakentamisen palveluntuottajilla litteraluettelo on keskenään samanlainen. Kustannusten ennustaminen ja seuranta tehdään litteroittain. Jokaiselle litteralle nimetään vastuuhenkilö, joka vastaa ennusteen laadinnasta. Ennustamisen pohjana toimivat työsuunnittelu ja hankinta. Työsuunnitelmat laaditaan eri lohkojen ja tekniikkalajien kanssa yhdessä toimien niin, että saadaan aikaan kokonaisuuden kannalta optimaalisin ratkaisu. Tuo ratkaisu hinnoitellaan litteroille ennusteeksi kuukausittain. Raitiotieallianssi on Suomen ensimmäinen allianssihanke, jossa on kaksi tasavertaista rakentajaa samassa allianssissa. Kahden rakentajan malli aiheuttaa haasteita kustannusten hallinnalle, sillä töitä ei ole tarkoituksenmukaista jakaa yrityksille maantieteellisesti tai tekniikkalajeittain vaan samoille seurantalitteroille saattaa kohdistua kustannuksia kahdesta eri yrityksestä. Raitiotieallianssissa kustannusennuste päivitetään kuukausittain. Kustannusennusteiden tarkkaa käsittelyä varten järjestetään seurantakatkoja. Seurantakatkoja noin 3 kk välein / lohko tai tekniikkalaji. Lisäksi seurantakatkoja järjestetään suunnittelukustannusten, tilaajan kustannusten ja rakentamisen yhteiskustannusten (lohkot ja projektin yhteiset) osalta. Seurantakatkojen puheenjohtajana toimii TAS-vaiheen projektipäällikkö. Lisäksi seurantakatkoon osallistuu aina ennustamisesta vastaava, kustannusvastaava sekä rakentamisen vastaava ja tarvittavat muut henkilöt. Kuukausittaiset ennusteet käsitellään ko. ryhmässä vain poikkeustapauksissa. Seurantakatkoissa käydään läpi mm. seuraavia asioita: seurantajaksolla tapahtuneet kustannusmuutokset muutokset ennusteeseen edellisessä seurantakatkossa sovittujen toimenpiteiden onnistuminen ja seuranta merkittävät onnistumiset ja epäonnistumiset kustannusriskit ja -mahdollisuudet hankkeen rajaukseen liittyvät asiat Seurantakatkoissa saatetaan tehdä muutoksia ennusteeseen niin yhdessä päätettäessä. Seurantakatkojen tarkoitus on avoin keskustelu ja päätöksenteko hankkeen kustannusasioista. Kustannusennusteen muutokset voivat esimerkiksi tuoda tarvetta tehdä muutoksia rakentamisen toteutukseen, hankkeen toimintatapoihin tai alihankintoihin. Lisäksi seurantakatkot antavat projektinjohdolle ajantasaisen kuvan hankkeen tavoitekustannuksesta. Kokonaisennusteesta laaditaan jakeluun raportti.
4 (8) Kustannusten ennustamisen rinnalla kulkee kustannusten seuranta. Kukin litteravastaava vastaa myös siitä, että seuraa omien litteroidensa kustannuksia ja reagoi muutoksiin myös muuten kuin seurantakatkoissa. Kustannuksia seurataan litterakohtaisesti ja myös yrityskohtaisesti. Allianssityötä koskevat kustannukset laskutetaan palveluntuottajittain kuukausittain tilaajalta. Korvattavat kustannukset laskutetaan sopimuksen mukaisesti kuukausittain. Lisäksi laskutetaan palkkio, joka on rakentajaosapuolilla kiinteä ja suunnittelijaosapuolilla prosenttiperustainen. TASprojektipäällikkö tai hänen nimeämänsä henkilö hyväksyy kaikkien allianssiosapuolten laskut ennen laskun lähettämistä Tampereen kaupungille. Laskutusta seurataan kuukausittain, vastuuhenkilönä kustannusohjausvastaava. Laskutusseurannasta laaditaan myös raportti APR:ään ja AJR:ään. Kaikista em. kustannuksista saadaan tietoa tavoitekustannuksen seurantaan. Tavoitekustannuksen seurannassa huomioidaan korvattavat kustannukset, palkkio sekä tilaajan kustannukset (sisältäen bonuspoolin). Lisäksi yritykset raportoivat kassavirtaennusteita ym. omissa järjestelmissään käyttäen hyödyksi allianssin tuottamaa tietoa. Allianssi ei kuitenkaan tuota palveluntuottajittain kuukausiennusteita. 2. Korvattavien kustannusten seuranta ja ennustaminen 2.1.Rakentamiskustannusten seuranta ja ennustaminen Rakentamiskustannuksia seurataan litteroittain. Kullakin litteralla on vastuuhenkilö, joka vastaa litteran määrä- ja kustannusseurannasta sekä niiden ennustamisesta. Vastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa henkilö vastaa myös litteralle kohdistuvien laskujen tarkastamisesta. YIT:n ja VR Trackin laskuntarkastusohjelmistot ovat samat, joten laskun voi tarkastaa myös eri yrityksen työntekijä kuin on laskuttavan yrityksen sopimuskumppani. Ostolaskujen hyväksyjän on aina oltava sopimuksen/tilauksen tehneen yrityksen edustaja. Palveluntuottajayritykset määrittelevät laskujen hyväksyjät. Rakentamisen laskukierto on esitetty kuvassa 1.
5 (8) Kuva 1. Rakentamisen ostolaskujen käsittelyprosessi raitiotieallianssissa. Kaikki laskut toimitetaan hyväksymisen jälkeen informatiiviseen kiertoon seuraaville henkilöille: kustannusvastaava projektisihteerit Alihankintojen seurantaa varten projektisihteerit kirjaavat alihankkijoiden laskutuksen seurantataulukkoon. Projektisihteerit tallentavat hyväksytyt laskutositteet tarkastuslokeineen verkkoasemalle. Tositteet nimetään seuraavasti: Päivämäärä_toimittaja_tositenumero_tarkennus,esimerkiksi: 20161215_KoneyritysOy_1083844_pohjavedensuojaus Kukin laskun tarkastaja vastaa siitä, että lasku on litteroitu oikein ja kullekin tositeriville kirjataan selkeä selite ao. mallin mukaisesti: Lohko katu työvaihe (+tarkennukset), esimerkiksi: L4 Insinöörinkatu maankaivu 10 h LV Varikko vesikaton asennus sopimus nro xxxxx maksuerä 2 Mikäli samalla ostolaskulla on laskutettu useaan eri kohteeseen tehtyä työtä, on laskuntarkastajan pilkottava lasku usealle litteralle ja kirjattava selitteet niille kaikille. Ennustaminen tehdään kuukausittain. Ennustamiselle varataan aikaa 1 viikko. Ennusteet käydään läpi seurantakatkoissa, joita järjestetään joka kolmas kuukausi. Kaikki ennusteet päivitetään kuitenkin kuukausittain.
6 (8) Tekniikkalajivastaavat vastaavat siitä, että heidän tekniikkalajiensa ennusteet on päivitetty määräpäivään mennessä. Lohkopäälliköt vastaavat siitä että lohkojen yhteiskustannukset on päivitetty määräpäivään mennessä. TAS-projektipäällikkö vastaa siitä että projektin yhteiskustannukset on päivitetty määräpäivään mennessä. Koska palveluntuottajayrityksillä on käytössä erilliset, omat kustannusseurantajärjestelmät, käytetään raitiotieallianssissa erillistä järjestelmää toteutuneiden kustannusten yhteenvetoon sekä kustannusten ennustamiseen. Järjestelmään tuodaan VR Trackin ja YIT:n toteutuneet kustannukset litteroittain. 2.2.Suunnittelukustannusten seuranta ja ennustaminen Valtaosa suunnittelukustannuksista muodostuu palveluntuottajayritysten henkilötyöstä. Suunnittelukustannuksia seurataan tekniikka-aloittain. Suunnittelukustannuksia seurataan ja ennustetaan sekä tekniikkalajikohtaisesti että palveluntuottajakohtaisesti. Kullekin litteralle / tekniikkalajille nimetään vastuuhenkilö, joka on joko suunnittelun tekniikkalajivastaava tai suunnittelun johdon henkilö. Kustannusennuste päivitetään kuukausittain ja käsitellään seurantakatkoissa projektinjohdon kanssa 3 kk välein. Suunnittelun kustannusennusteen laadinnasta vastaa suunnittelun johtaja. Suunnittelukustannusten laskunkäsittelymenettely on samanlainen kuin rakentamiskustannuksissa. Projektisihteerit tallentavat laskutositteet verkkoasemalle ja alikonsulttien laskutuksen hankintojen seurantataulukkoon. 3. Tavoitekustannuksen seuranta 3.1.Palkkion seuranta Palveluntuottajat laskuttavat palkkion kuukausittain. Rakentajaosapuolilla on kiinteä palkkio ja suunnittelijaosapuolilla %-perusteinen. Suunnittelijaosapuolet laskuttavat palkkiota 50,5 % omasta työstä, materiaalista ja kalustosta sekä 5 % alihankinnoista. Rakentajaosapuolet laskuttavat myös prosenttiperusteisesti. Rakentajien palkkiosta varataan osuus KAS2- ja TAS2-vaiheille sekä takuuajalle. Palkkiota seurataan laskutusseurannan yhteydessä kuukausittain. Vastuuhenkilö on kustannusvastaava. 3.2.ATA-mittarit ja bonuspooli TAS1-vaiheen lopussa palveluntuottajille määritetään suoritustason mittareiden mukainen bonus tai sanktio. Tavoitekustannuksen kustannusennusteisiin päivitetään kunkin kuukauden mukainen ennuste myös bonus-/sanktiomäärästä.
7 (8) 3.3.Tilaajan kustannukset Myös Tampereen kaupungin allianssikustannuksia seurataan ja ennustetaan kuten rakentamis- ja suunnittelukustannuksia. Kaupungin kustannuksista laaditaan kuukausittain ennuste (vastuuhenkilö N.N.) joka käydään läpi seurantakatkoissa. Tilaajan allianssikustannukset koostuvat alihankinnoista. Projektisihteeri N.N. tallettaa hyväksyttyjen laskujen tositteet verkkoasemalle. 3.4.Tavoitekustannuksen seurannan yhteenveto Seurantakatkojen jälkeen kustannusvastaava kokoaa yhteen kaikki ennusteet ja laatii tavoitekustannuksen kokonaisennusteen. Ennuste toimitetaan tiedoksi APR:lle ja AJR:lle. Tarpeen mukaan APR:n (ja AJR:n) käsiteltäväksi nostetaan asioita, joita ei voida ratkaista muuten. 4. Laskutusmenettelyt 4.1.Laskujen hyväksymismenettely Ennen kuukausittaista palveluntuottajien laskutusta laskut toimitetaan sähköpostijakelulla projektipäällikölle ja kustannusohjausvastaavalle. Projektipäällikkö tai hänen nimeämänsä henkilö hyväksyy kaikkien palveluntuottajien laskut lähetettäväksi Tampereen kaupungille. Laskut toimitetaan sähköpostijakelulla tiedoksi kaikkien palveluntuottajien edustajille. Jakelulista sovitaan ennen ensimmäisten toteutusvaiheen laskujen lähettämistä. Kustannusvastaava tallentaa laskut liitteineen verkkoasemalle. 4.2.Laskujen muoto Seurannan helpottamiseksi kaikkien palveluntuottajien laskut ovat keskenään samanmuotoisia. Laskuun on eritelty seuraavat asiat: Korvattavat kustannukset, henkilötyö Korvattavat kustannukset, matkakulut Korvattavat kustannukset, oma kalusto Korvattavat kustannukset, oma materiaali Korvattavat kustannukset, alihankinnat Rakentajien palkkio: o Palkkio, kiinteä osuus Suunnittelijoiden palkkio: o Palkkio, oma työ (50,5 %) o Palkkio, matkakulut (50,5%) o Palkkio, alihankinnat (5 %) Laskuissa tulee näkyä seuraavat tiedot: Laskun loppusumma Kumulatiivinen laskutus (ml. ko. lasku) Sopimussumma
8 (8) Kumulatiivinen laskutus ja sopimussumma jaetaan korvattavien kustannusten ja palkkion osiin Laskujen liitteenä ovat yhteenveto tehdyistä henkilötyötunneista, käytetystä omasta kalustosta, matkakuluista sekä alihankinnoista. Yksittäisiä tositteita ei liitetä laskuun ellei niin erikseen sovita mutta laskusta on ilmettävä yksilöivä tositenumero, jotta on tarkastettavissa onko kyseinen hankinta korvattava kustannus. 4.3.Laskutuksen seuranta Laskutusta seurataan palveluntuottajittain. Seurantaa ylläpitää kustannusvastaava. Laskutusseuranta-aineisto toimitetaan kuukausittain APR:lle ja AJR:lle. 5. Kustannushallinnan raportointi 5.1.Raportointi johtoryhmälle Allianssin johtoryhmälle raportoidaan kuukausittain kuukausittainen laskutusseuranta sekä tavoitekustannuksen kokonaisennuste. 5.2.Raportointi projektiryhmälle Projektiryhmälle raportoidaan viikoittain havaitut poikkeamat kustannushallinnassa sekä kuukausittain AJR:lle raportoitavien asioiden lisäksi erittely kustannusennusteen muutoksista litteroittain. 5.3.Raportointi Tampereen kaupungille Tampereen kaupunki on mukana raitiotieallianssissa yhtenä allianssiosapuolena ja APR:ssä ja AJR:ssä raportoidut asiat kulkevat sitä kautta myös kaupungin johtoon ja päätöksentekijöille. Allianssi raportoi vuosittain kaupungin taseeseen tulevien rakenteiden (esim. kadut, sillat, ratarakenteet) toteutuneet kustannukset jälkilaskentatietoon perustuen. 5.4.Talousasiantuntijan tarkastus Raitiotieallianssissa Tilaajan hankkimana ulkopuolisena talousasiantuntijana toimii tilintarkastusyritys Idman Vilén Grant & Thornton. Talousasiantuntijan edustaja tarkastaa säännöllisesti kunkin palveluntuottajayrityksen osalta onko ko. yritys laskuttanut korvattavat kustannukset kaupallisen mallin mukaisesti. Tarkastuksen tuloksena laaditaan raportti Tampereen kaupungille.