Jyväskylän yliopisto 1(5) Dokumenteilla tarkoitetaan suuntaa ohjaavia asiakirjoja, strategioita ja linjauksia. Keskeisiä ovat vain ko. auditointikohdetta koskevat ja ohjaavat dokumentit. Dokumentit voivat olla eritasoisia: OPM:n ja valtion asettamat, yliopiston yhteiset, yksikön omat. Keskeisiä ovat eri yhdensuuntaisuus. Tavoitteet tulisi määritellä niin, että voidaan tehdä ero välittömien tulosten ja pitkän tähtäimen vaikuttavuuden välillä Miten strategiset tavoitteet muuntuvat toiminnallisiksi tavoitteiksi ja toimenpiteiksi ja miten ne jalkautuvat prosessihin? Miten seuranta- ja arviointitulokset, uusi tutkimus- ja muu tieto hyvistä käytännöistä ohjaavat suunnitteluprosessia? Henkilöstöryhmien ja erilaisten sidosryhmien (sisäiset ja ulkoiset) osallistuminen suunnittelutyöhön sekä sidosryhminen näkökulmien huomioiminen tavoitteissa. SUUNNITTELU Ei ole tunnistettu asettelua ohjaavia dokumentteja eikä suunnittelutyön ja voimavarojen määrittelyn lähtökohtia. Tavoitteita ei ole määritelty Ei ole tunnistetettu suunnittelumekanismeja ja vastuita. lähtökohtina on tunnistettu erilaisia dokumentteja, joihin asettaminen perustuu. Voimavarojen määrittely ei ole kattavaa. Tavoitteet on määritelty osittain. tuloksellisuuteen. mekanismit ja vastuut on kuvattu vain osittain. Tavoitteiden asettaminen perustuu tarkoituksenmukaisiin dokumentteihin ja voimavarojen määrittelyyn. tuloksellisuuteen mukaan lukien laadulliset tavoitteet. mekanismit ja suunnitteluvastuut on asettamisen ja suunnittelutyön johdonmukaisuudesta suhteessa käytettävissä oleviin voimavaroihin. tuloksellisuuteen ja niistä ilmenee kehittämistä ja jatkuvaa parantamista koskevat näkökulmat. Suunnittelutyö on organisoitu tehokkaasti ja. Onnistumista edellyttävien menestystekijöiden tunnistaminen on tärkeää. (esim. SWOT).
Jyväskylän yliopisto 2(5) Tapa, jolla työntekijät tekevät keskenään yhteistyötä ja käyttävät olemassa olevia resursseja, ratkaisee lopulta organisaation menestyksen. Tarkoituksenmukaisest prosessit ja organisaatiorakenne. Vastuut ja valtuuden prosesesseissa. Asiakaslähtöisyys prosesseissa. Yhteistyösuhteet ja kumppanuudet prosesseissa. Tukiprosessien toimivuus ydinprosessien kannalta. TOTEUTUS Vastuut ja työn organisoimisen tavat eivät ole tunnistettavia. Prosesseja ei ole Toimintatavoilla ei ole selkeitä perusteluita. Toimintatavat eivät ole yhdensuuntaisia toimintaperiaatteiden ja strategioiden kanssa. Toimintatavat eivät ole yhteydessä muihin toimintatapoihin. Vastuista ja työn organisoimisen tavoista on dokumentoidusti sovittu. että prosesseja on että toimintatavoilla on selkeät perusteet ja että toimintatapaa että toimintatavat tukevat että toimintatavat ovat Vastuut ja tehtävät on. prosessit ovat hyvin määriteltyjä ja kehiteltyjä. toimintatavoilla on selkeät perusteet ja että toimintatapaa toimintatavat tukevat toimintatavat ovat Vastuiden ja tehtävien tarkoituksenmukaisten määrittelyjen lisäksi on vahvaa näyttöä siitä, että: - Toimintatavoilla on selkeät perusteet. - Toimintatapaa. - Toimintatavat tukevat - Toimintatavat ovat
Jyväskylän yliopisto 3(5) Onko arviointitiedon perusteella mahdollista tarkastella, missä määrin tulokset ovat seurausta toimintatavoista? Tämän yhteyden näkeminen on kehittymisen kannalta keskeistä! Jotta tulostiedon perusteella osataan parantaa toimintaa, on tiedettävä, mistä prosesseista tulos syntyy. Organisaatiossa tulisi varmistaa, että kaikki tarpeellinen tieto on saatavilla oikeaan aikaan ja että tieto on helposti saavutettavassa muodossa. Tietojärjestelmät, seuranta ja dokumentointi tukevat laadunhallintaa. Arvioinnin tulisi kohdistia ulkoisiin tuloksiin (OPM:n asettamat tulostavoitteet) ja sisäisiin tuloksiin (organisaation sisäinen toimintakyky) Mitä pidemmälle toimintaa kehitetään, sitä tarkoituksenmukaisemmaksi tulee laadusta kertovan tiedon kerääminen ja hyödyntäminen. ARVIOINTI Arviointimekanistimit ja menettelytavat puuttuvat. Arviointityön vastuita ei ole tunnistettu. Tunnistettu arviointimekanismeja arviointikohteita, arvioinnin menettelytapoja, mutta jokin näistä jää puutteelliseksi. Toiminnan arvioimisen mittareita on tunnistettu ja näihin perustuvaa arviointitietoa on mahdollista kerätä. Arviointitiedon hyödyntäminen on puutteellista. Arviointimekanismit ja menettelytavat sekä arviointivastuut on tunnistettu. Arviointi mahdollistaa seurannan. Tietojärjestelmät mahdollistavat pitkäjänteisen seurannan ja arvioinnin. Myös palautejärjestelmät ovat kunnossa. Arviointi on systemaattista ja johtaa jatkuvaan parantamiseen ja kehittämiseen. arviointimenettelyiden ja vastuiden kokonaisuudesta. Toiminnan arviointi tukee tulos ja laadullisten saavuttamista. Arviointitieto mahdollistaa systemaattisen seurannan ja jatkuvan kehittämisen. Arviointiprosessi on systeeminen ja taloudellinen. Arvioinnissa on kyse oppimisesta.
Jyväskylän yliopisto 4(5) Toimintatapojen jatkuva parantaminen ja pitkäjänteinen ja innovatiivinen kehittäminen. Tarvittavan osaamisen kehittäminen. KEHITTÄMINEN mekanismit ja menettelytavat puuttuvat. Kehittämisen vastuita ei ole tunnistettu. menettelytapoja ja vastuita on tunnistettu, mutta kehittämistyö on satunnaista. mekanismit, menettelytavat ja vastuut on Kehittämistyössä tunnistetaan organisaatiossa oleva tieto ja organisaation tiedontarpeet. mekanismit, menettelytavat ja vastuut on siitä, kehittämistyössä suunnittellut muutokset ovat johtaneet uudistusprosesseihin. Selvää näyttöä siitä, että kehittämistyössä huomioidaan tarvittavat resurssit suunniteltujen muutosten toimeenpanemiseksi.
Jyväskylän yliopisto 5(5) Yksittäisen toimintaalueen tarkastelu Puuttuva Alkava Kehittyvä Edistynyt (esim. opiskelijavalinta, opintojen ohjaus, hankkeistaminen, henkilöstön osaaminen. sidosryhmäviestintä) Arviointialuella ei ole toimittu aktiivisesti eikä. suunniteltu / suunniteltu ja käyttöön otettu S S - T suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu. S - T - A suunniteltu, käyttöönotettu ja säännöllisten arviointien perusteella toimintaa on myös parannettu. S - T - A - K