PÖYTÄKIRJA 1/2010 1 (23) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstaina 14. päivänä tammikuuta 2010 klo 17.00 18.40 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Kokoushuone 1 (1. krs),, Kuusankoski Läsnä Huovila Juhani, puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Anttila Maire jäsen Janhunen Ritva jäsen Mänttäri Leena Niemelä Esko Ratasvuori Irma jäsen Sahamies Arto :ien 1 18 ajan, poistui kokouksesta klo 18.10 Suutari Olavi Takkinen Päivi Rikala Tuula Gärdström Keijo Honkanen Niilo Harjula Jari Junkkari Laura Komulainen Markku Lonka Riitta Reijo Jukka Tylli Ulla Saikkonen Asta yht. kirkkovalt. varapj. Kouvolan seurakunnan kirkkoherra Valkealan seurakunnan kirkkoherra tietohallintopäällikkö viestintäpäällikkö yhteisen seurakuntatyön johtaja henkilöstöpäällikkö kiinteistöpäällikkö vs. talouspäällikkö sihteeri Poissa Smeds Pentti jäsen Viljakainen Hannele Viinikainen Sakari yht. kirkkovalt. pj Puhakka Osmo Elimäen seurakunnan kirkkoherra Ylikangas Kimmo Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra
PÖYTÄKIRJA 1/2010 2 (23) 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Päivi Takkinen ja Hannele Viljakainen. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee Päivi Takkisen ja Hannele Viljakaisen pöytäkirjan tarkastajiksi ja tarkastusajankohdaksi esitetään keskiviikkoa 20.1.2010 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III kerros, hallintosihteerin työhuone. Pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Päivi Takkinen ja Maire Anttila. 4 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 3 (23) Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Juhani Huovila. 5 Työsuojeluvaltuutetut ja -varavaltuutetut toimikaudeksi 2010 2013 Henkilöstöpalvelun johtokunta hyväksyi kokouksessaan 3.11.2009 paikallisneuvottelutuloksen, jossa Kouvolan seurakuntayhtymään valitaan eri alueita, henkilöstöryhmiä ja toiminnallisia kokonaisuuksia ajatellen kolme työsuojeluvaltuutettua ja heille kullekin kaksi varavaltuutettua. Työsuojelun yhteistoimintahenkilöstön valinta perustuu lakiin työsuojelun valvonnasta Kouvolan seurakuntayhtymän työsuojeluvaltuutettujen ja varavaltuutettujen toimikausi päättyi 31.12.2009. Seurakunnan henkilöstöä yhteistoimintajärjestelmässä edustavien työsuojeluvaltuutettujen ja varavaltuutettujen valinta 1.1.2010 alkavalle neljän vuoden toimikaudelle tapahtui sopuvaalilla 1.12.2009. Seurakunnan henkilöstöä edustavien kirkon pääsopijajärjestöjen pääluottamusmiesten kanssa oli sovittu, että vaalitoimikuntana toimivat nykyiset viisi työsuojeluvaltuutettua. Kouvolan seurakuntayhtymään valittiin 1.12.2009 kolme työsuojeluvaltuutettua ja heille jokaiselle 1. ja 2. varavaltuutettu seuraavasti: 1. Varsinainen työsuojeluvaltuutettu Ari Luomajoki, seurakuntapastori 1. varavaltuutettu Lilja Rauhala, suntio 2. varavaltuutettu Anne Tiainen, vahtimestari 2. Varsinainen työsuojeluvaltuutettu Matti Riikonen, laitosmies-vahtimestari 1. varavaltuutettu Raila Rantala, seurakuntapuutarhuri 2. varavaltuutettu Eija Mäkelä, ylivahtimestari 3. Varsinainen työsuojeluvaltuutettu Katia Rautasuo, lastenohjaaja 1. varavaltuutettu Jaana Heikkinen, vastaanottosihteeri 2. varavaltuutettu Anton Tervo, erityisammattimies Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee työsuojeluvaalituloksen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 4 (23) 6 Työympäristötoimikunta ja työnantajan edustajan valinta Työympäristötoimikunnan kokoonpano määräytyy yhteistoiminnasta seurakunnassa solmitun yleissopimuksen 14 :n mukaisesti. Yleissopimuksen mukaan työympäristötoimikunnan maksimikoko on 12 henkilöä. Kouvolan seurakuntayhtymän perustamisvaiheessa päätettiin, että työympäristötoimikunnan koko on 12 henkilöä. Vähintään neljäsosan jäsenistä tulee edustaa seurakuntaa työnantajana. Työympäristötoimikunnan työnantajan edustajia Kouvolan seurakuntayhtymässä ovat siihen kuuluvien seurakuntien kirkkoherrojen valitsema kirkkoherrajäsen, työsuojelupäällikkö ja lisäksi yhteisen kirkkoneuvoston valitsema työnantajaedustaja. Työsuojelupäällikkönä toimii viran johtosäännön perusteella henkilöstöpäällikkö. Työnantajan edustajana työympäristötoimikunnassa on toiminut yhteisen kirkkoneuvoston valitsema yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulainen. Henkilöstöpalvelun johtokunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 3.12.2009 ja päättänyt esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että työnantajaedustajaksi valitaan kirkkoherrojen yhteisesti valitseman edustajan KimmoYlikankaan ja työsuojelupäällikön lisäksi yhteisen seurakuntatyönjohtaja Markku Komulainen. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita työnantajaedustajaksi yhteisen seurakuntatyönjohtaja Markku Komulaisen. 7 Kouvolan seurakunnan diakonian viran täyttölupa Kouvolan seurakunnan diakonissa Ann Minkkinen siirtyy 1.1.2010 lukien Kuusankosken seurakunnan diakonian virkaan. Kouvolan seurakunnan kirkkoherra on yhdessä diakoniatyön johtajan kanssa valmistellut liitteen 1 mukaisen täyttöluvan Kouvolan diakonian viran uudelleen täyttämiseksi. Kirkkoherra esittää asian edelleen yhteisen kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Kouvolan kirkkoherran esityksen, että seurakunnan diakonian virka täytetään uudelleen liitteen 1 mukaisesti.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 5 (23) 8 Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan viran täyttäminen ja perheneuvojan viran lakkauttaminen Torstaina 17.11.2009 pitämässään kokouksessa 26 Perheneuvonnan johtokunta esittää: Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan viran täyttäminen Neuvottelukeskuksen johtaja on jättänyt yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedon irtisanoutumisestaan johtajan virasta 1.2.2010 alkaen (liite1). Seurakuntayhtymän perustamisvaiheessa yhtymän seurakunnat edellyttivät ykn:n harkitsevan kunkin vapautuvan viran täyttämisen erikseen siirtymäkauden 2009-2011 aikana. Yhteisen seurakuntatyön johtaja ja hallintopäällikkö olettavat, että seurakunnan verotulojen vähentymisen sekä Kouvolan kaupungin ratkaisun (tuottaa avioliittolain mukaiset perheneuvontapalvelut omana toimintanaan) perusteella ykn tullee päätymään ratkaisuun, jossa taloudelliset paineet pakottavat seurakunnan karsimaan toistaiseksi perheneuvonnan resursseja siten, että yksi perheneuvojista nimetään hoitamaan virkaa ja näin vapautuva perheneuvojan virka jäädytetään toistaiseksi. Perheneuvonnan työryhmä on yksimielisesti sitä mieltä, että perheneuvoja Sirkka Laine olisi johtajan tehtävään soveltuva henkilö. Hän on myös lupautunut hoitamaan tehtävää, mikäli ykn hänet siihen nimittää. Perheneuvonnan johtosäännön mukaan ( 10) johtokunnan tehtävänä on Tehdä esitykset työalan viranhaltijoiden valinnasta yhteiselle kirkkoneuvostolle. Henkilöstöpalvelun johtokunnan ja ykn:n ohjeistuksen mukaan viran täyttöprosessi edellyttää täyttöluvan hakemista ykn:lta. Perheneuvonnan johtajan päätösehdotus Perheneuvonnan johtokunta hakee ykn:lta perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan viran täyttölupaa (liite 2) ja esittää ykn:lle, että perheneuvoja Sirkka Laine valitaan neuvottelukeskuksen johtajaksi vaativuusluokan 603 mukaisella palkkauksella 1.2.2010 alkaen. Päätös Hyväksyttiin perheneuvonnan johtajan päätösehdotus. Kouvolan seurakuntayhtymän virkasäännön (hyv.ykv 3.6.2009) 17 3 mom. 5 kohdan mukaan viranhaltija voidaan siirtää toiseen virkaan, kun siirtämiseen on muu viranhoidollisiin näkökohtiin perustuva hyväksyttävä syy ja viranhaltija on antanut siirtämiseen suostumuksensa. Edellä mainitut kaupungin ostopalvelujen lakkaaminen (n. 55 000 e vuosi) sekä yleiset taloudelliset taantuman ja verotulojen vähenemisen vahvat merkit ovat pakottavia taloudellisia reunaehtoja, jotka vaativat toimintojen sopeuttamista seurakuntayhtymässä tulokertymien tasolle. Liitteenä 2 johtajan viran täyttölupa ja liitteenä 3 Sirkka Laineen suostumus.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 6 (23) Vs. hallintojohtajan päätösesitys: 1. Siirretään Sirkka Laine Perheasiainneuvottelukeskuksen johtajan virkaan 1.2.2010 hänen suostumuksellaan edellisen viranhaltijan vaativuusryhmällä 602+. Vaativuutta tarkastellaan uudelleen myöhemmin tehtävänkuvauksen ja sääntömuutosten yhteydessä. 2. Tuotannollisista ja taloudellisista syistä, sekä lakisääteisen avioliittoneuvonnan siirtymisestä kaupungin hoidettavaksi jätetään vapautuva perheneuvojan virka täyttämättä. 9 It-aluekeskuksen perustaminen Kirkossamme on vireillä valtakunnallinen tietohallintopalveluiden uudistus. Kaikkien seurakuntien tulee jatkossa kuulua johonkin IT-alueeseen. Tämä tähtää kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän eli KIRJURIn käyttöönottoon vuonna 2011. Asiasta on olemassa kirkolliskokouksen päätös ja tarvittavat kirkkolain muutokset on kirkolliskokouksessa hyväksytty. Mikkelin hiippakunnan IT-alueratkaisusta käytiin neuvottelu mahdollisten isäntäseurakuntakandidaattien kanssa 26.1.2009 Mikkelissä. Neuvottelussa päädyttiin yksimielisesti edistämään sitä vaihtoehtoa, että Mikkelin hiippakunnan alueelle muodostetaan yksi IT-alue, jonka isäntäseurakuntana toimii Kouvolan seurakuntayhtymä. IT-alue on siihen kuuluvien seurakuntien sopimuspohjainen yhteishanke tiettyjen ITasioiden yhteiseen hallintaan ja hoitamiseen. Hanketta on ollut eteenpäin viemässä tietohallintopäällikkö ja aiesopimuksen mukainen ohjaus- ja projektiryhmä, jotka ovat valmistelleet liitteenä 4 olevan sopimuksen. Sopimuksen tarkoituksena on luoda edellytykset keskitettyjen tietohallintopalveluiden tarjoamiselle sopimuksen osapuolille niin, että tietojärjestelmät ja IT-infrastruktuuri tukevat IT-yhteistyöalueen osapuolien toimintaa ja hallintoa mahdollistaen osapuolten lakisääteisten kirkollisten ja väestökirjanpitoon liittyvien viranomaistehtävien hoitamisen. Uusien koko kirkon yhteisten järjestelmien käyttöönotto nostaa seurakuntien tietoturvavaatimukset uudelle tasolle. Tämä muutos on suuri varsinkin pienissä seurakunnissa, joissa tietohallintopalveluihin ei aikaisemmin ole juurikaan panostettu. Sopimukseen perustuvalla yhteistyöllä haetaan kustannustehokasta tapaa tuottaa uusien vaatimusten mukaiset tietohallintopalvelut kaikille alueen seurakunnille. Sopimuksessa sovitaan tietohallintopalveluiden tuottamisesta siten, että todelliset kustannukset jaetaan sopimusseurakuntien väkilukuun perustuvassa suhteessa niin, ettei voittoa tai tappiota synny. Sopimuksessa sovitaan myös IT-aluekeskuksen organisaatiosta ja tarvittavasta henkilöstöstä. Sopimuksen liitteenä oleva Kouvolan IT-aluekeskuksen johtokunnan johtosääntö käsitellään erikseen.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 7 (23) Tietohallintopäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Kouvolan IT-aluekeskussopimuksen ja päättää, että Kouvolan seurakuntayhtymä ryhtyy sopimuksessa mainituksi IT-aluekeskuksen isäntäseurakunnaksi ja päättää lähettää sopimuksen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Lisäksi yhteinen kirkkovaltuusto valtuuttaa tietohallintopäällikön allekirjoittamaan kyseisen sopimuksen. 10 It-aluekeskuksen johtokunnan johtosäännön hyväksyminen IT-aluekeskuksen sopimusmallissa on lähdetty kirkkolain ja kirkkojärjestyksen mukaisesta järjestäytymisestä johtokuntavetoiseen sopimusyhteistyöhön. Tämä kytkee yhteistyön perusteet selkeästi yhteistyötä koskevaan lainsäädäntöön. Tämä luo osaltaan lisäedellytyksiä sille, että yhteistoimintaa voidaan luontevammin arvioida arvonlisäverovelvollisuuden piiriin kuulumattomaksi toiminnaksi. Johtokunnan jäsenten määräytymisperuste ja valintatapa on sopijaosapuolten itsensä määritettävissä. Johtokuntaa varten tulee laatia kirkkojärjestyksen mukaan johtosääntö. ITaluekeskuksen ohjausryhmä on valmistellut esityksen johtosäännöksi (liite 5). Johtokunnan pääasiallisena tehtävänä on johtaa ja kehittää IT-aluekeskuksen toimintaa osakasseurakuntien tarpeita vastaavaksi huomioiden kirkon tietohallinnon kehittyminen ja toteuttaa kirkon tietohallintostrategian edellyttämää IT-yhteistyötä alueellaan. Tietohallintopäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ehdotuksen Kouvolan seurakuntayhtymän ITaluekeskuksen johtokunnan johtosäännöksi ja esittää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. 11 Jäsenen valinta IT-aluekeskuksen johtokuntaan Kouvolan IT-aluekeskuksen johtokunnan johtosäännön 1 :n mukaan Kouvolan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee johtokuntaan toimikaudekseen yhden jäsenen ja tälle henkilökohtaisen varajäsenen.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 8 (23) Tietohallintopäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tämä toimittaa Kouvolan IT-aluekeskuksen johtokunnan jäsenen ja henkilökohtaisen varajäsenen vaalin. 12 Kouvolan seurakuntayhtymän IT -aluekeskuksen uudet tehtävät IT -aluekeskuksen ohjausryhmä on tietohallintopäällikön valmistelusta esittämässä seuraavia uusia IT -asiantuntijatehtäviä: Tehtävä Järjestelmäasiantuntija Mikrotukihenkilö Mikrotukihenkilö Sovellusneuvoja (määräaikainen 2 v) Sovellusneuvoja (määräaikainen 2 v) Sijoituspaikka Kouvola Kotka-Kymi Imatra Kouvola Kouvola Työntekijöiden palkanmaksun, työnjohdon ja muut työnantajan velvollisuudet hoitaa Kouvolan seurakuntayhtymä, paitsi työterveyshuollon käytännön järjestelyistä ja virkistystoiminnasta vastaa se seurakunta/seurakuntayhtymä, jonka alueella työntekijä pääsääntöisesti työskentelee. Tehtävien täyttölupaesitykset ovat liitteenä 6. Tehtävien mukaiset vaativuusryhmät, muiden paitsi mikrotukihenkilön osalta, on määritelty jo Kouvolan seurakuntayhtymän yhtymän palkkoja määriteltäessä. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy IT -aluekeskuksen ohjausryhmän valmisteleman esityksen uusista tehtävistä liitteenä 6 olevien täyttölupaesityksien pohjalta sillä edellytyksellä, että sopimus IT -aluekeskuksen perustamisesta hyväksytään yhteisessä kirkkovaltuustossa ja sopimusseurakunnissa. 13 IT -aluekeskuksen henkilöstösuunnitelma siirtyvien työntekijöiden osalta IT -aluekeskuksen ohjausryhmä on valmistellut suunnitelman henkilöstön siirtymisestä sopimusseurakunnista Kouvolan seurakuntayhtymän hallinnoimaan IT -aluekeskukseen kevään aikana. Päätoimiset IT -asiantuntijat siirtyvät Kouvolan seurakuntayhtymän palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 9 (23) Työntekijöiden palkanmaksun, työnjohdon ja muut työnantajan velvollisuudet hoitaa Kouvolan seurakuntayhtymä, paitsi työterveyshuollon käytännön järjestelyistä ja virkistystoiminnasta vastaa se seurakunta/seurakuntayhtymä, jonka alueella työntekijä pääsääntöisesti työskentelee. Aiheutuneet kustannukset ko. seurakunta laskuttaa Kouvolan seurakuntayhtymältä. Tietohallintopäällikkö valmistelee IT -asiantuntijoiden uuden tehtävänkuvauksen tammikuun aikana. Yhteistoimintaneuvottelut siirtyvien työntekijöiden osalta käydään vanhassa seurakunnassa/seurakuntayhtymässä. Liitteenä 7 on luettelo siirtyvistä työntekijöistä, työntekijöiden tehtävistä sekä vaativuusryhmistä. Yhden työntekijän nimike muuttuu järjestelmäasiantuntijaksi, josta on olemassa tehtävänkuvaus Kouvolan seurakuntayhtymässä. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä 7 olevan suunnitelman henkilöstön siirtymisestä vanhoina työntekijöinä sopimusseurakunnista Kouvolan seurakuntayhtymän hallinnoimaan IT -aluekeskukseen sillä edellytyksellä, että IT -aluekeskussopimus hyväksytään Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisessä kirkkovaltuustossa ja muissa sopimusseurakunnissa. 14 Tietohallintopäällikön hankintarajan korottaminen Johtavien viranhaltijoiden hankintarajat on määrätty Kouvolan seurakuntayhtymän hankintasäännössä. Kouvolan IT-aluekeskuksen laajan ja joustavan toiminnan turvaamiseksi tulee tietohallintopäällikön hankintarajaa korottaa. Jatkossa tietohallintopäällikkö joutuu tekemään hankintoja koko IT-alueen seurakunnille seurakuntien keskenään tekemän sopimuksen mukaisesti. Alueella on paljon työasemia, tietojärjestelmiä ja käyttäjiä, mikä nostaa hankintojen arvoa siten, että nykyinen hankintaraja ei mahdollista joustavaa hankintojen tekemistä. IT-aluekeskuksen ohjausryhmä esittää, että tietohallintopäällikön hankintarajaksi määrätään 100.000 euroa. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Tietohallintopäällikön IT-alan hankintojen ja palveluiden uudeksi hankintarajaksi määrätään 100.000 euroa siihen saakka kunnes Kouvolan seurakuntayhtymän uusi hankintasääntö vahvistetaan.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 10 (23) 15 Eskolanmäen Palvelutalot Oy (Eskolanmäen seurakuntakoti) myynti Kouvolan seurakuntayhtymä omistaa Eskolanmäen Palvelutalot Oy:n yhteensä 401 osakkeesta 200 osaketta, jotka oikeuttavat hallinnoimaan Kouvolan Seurakuntayhtymän kiinteistössä seurakunnan kerhotoimintaan käyttämiä tiloja. Toinen osakkeen omistaja on Kouvolan kaupunki, jonka omistuksessa on 201 osaketta neuvolatoiminnan käytössä. Kiinteistön osoite on Sippolankatu 10, 45150 Kouvola. Kiinteistössä todettujen vakavien sisäilmaongelmien vuoksi neuvolatoiminta ja seurakunnan kerhotoiminta siirtyivät kiinteistöstä pois keväällä 2008. Yhteinen kirkkoneuvosto antoi kokouksessaan 12.3.2009 lausunnon Eskolanmäen Palvelutalot Oy:lle, ettei Kouvolan seurakuntayhtymällä ole valmiuksia Eskolanmäen Palvelutalot Oy:n toimitilojen minkäänlaisiin korjausvaihtoehtoihin eikä uudisrakentamiskustannuksiin. Kouvolan kaupunki on myös ilmoittanut, ettei se nykyisellään tarvitse kyseisiä tiloja ja laittaa tilat myyntiin. Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta päätti kokouksessaan 19.3.2009 laittaa myyntiin muutamia Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöjä sekä osakehuoneistoja. Yksi myytävistä kohteista oli Eskolanmäen Palvelutalot Oy / Eskolanmäen seurakuntakoti. Eskolanmäen Palvelutalot Oy:n hallitus valitsi kohteen kiinteistövälittäjäksi SKV Kiinteistövälitys Oy:n, jonka kanssa tehtiin toimeksianto ja myyntihinnaksi sovittiin 50.000. Eskolanmäen Lämpö Oy on tarjoutunut ostamaan Eskolamäen Palvelutalot Oy:n hintaan 50.000. Eskolanmäen Lämpö Oy on käsitellyt asiaa yhtiökokouksessaan ja valtuuttanut vt-toimitusjohtajan hoitamaan osakekauppaa. Eskolanmäen Palvelutalot Oy:n hallitus päätti kokouksessaan 29.12.2009 myydä yhtiön osakekannan Eskolanmäen Lämpö Oy:lle. SKV Kiinteistönvälitys Oy laati kauppakirjan, jonka allekirjoittivat hallituksen jäsenet. Siirtomerkintä osakkeissa on 31.12.2009, jonka jälkeen ostaja vastaa kiinteistöosakeyhtiöstä. Siirtomerkinnän osakekirjaan allekirjoitti seurakuntayhtymän vs. hallintojohtaja. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 11 (23) 16 Seurakuntayhtymän leirikeskusten hinnastojen korotus Kiinteistö- ja hautauspalvelujen johtokunnan kokous 19.11.2009 112: Kouvolan seurakuntayhtymä laskuttaa leiri-, toiminta- ja kurssikeskuksissa sekä Tolkkilan kartanossa pidettävistä leireistä kyseisiä työmuotoja. Kyseessä on sisäinen hinnoittelu, joka on arvonlisäverotonta. Ns. ulkopuolisille on oma hinnastonsa, joka taas on arvonlisäverollista myyntiä. Nykyiset hinnastot on muokattu vuodelle 2009 yhdistellen ja yhtenäistäen seurakuntien käyttämiä vanhoja hinnastoja. Nyt olemme olleet yhtymässä kohta jo vuoden ja hinnastot ovat toimineet melkoisen hyvin. Olemme kuitenkin tulleet siihen tulokseen että muutamia muutoksia ja tarkennuksia, niin ulkoiseen hinnoitteluun, kuin sisäiseen hinnoitteluun, on syytä tehdä. Sisäisessä hinnastossa (liite 8) päivän ruokailuihin on lisätty 1. Korotus tulee aamupalan, iltapalan ja päiväjuoman hinnan muutoksesta. Muita lisättyjä muutoksia: - yhden hengen huoneelle oma hinta, muuten majoitushinnat ennallaan - alle 4 v. peritään 2 käyntimaksu - kokoustiloihin merkitty muutamia uusia tiloja näkyville. Arvonlisäverollisessa hinnastossa (liite 9) on korotettu aamupalan, lounaan ja iltapalan hintaa. Samoin muutamaa kokoustilan vuokraa on korotettu. Puhjonrannan kurssikeskuksen saunalippuvihkon (15 kpl) hintaa on korotettu 5 eurolla eli 15 lippua maksaa nyt 40 euroa. Myös tässä hinnastossa on alle 4 -vuotiaille käyntimaksu 2 euroa. Henkilökunnan alennusprosenttia laskimme 30 prosentista 20 prosenttiin, koska tilat henkilökunta saa käyttöönsä ilman maksua. Katson kohtuulliseksi alennukseksi tarjoiluista 20 %. Seurakuntaemäntien ulkoiseen ja sisäiseen hinnoitteluun ei ole korotustarvetta vuodelle 2010. Pääemännän esitys Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta hyväksyy uudistetut leiri- ja kurssikeskusten hinnastot vuodelle 2010. Kiinteistöpäällikön esitys Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta hyväksyy pääemännän esityksen mukaisesti uudistetut leiri- ja kurssikeskusten hinnastot vuodelle 2010 ja lähettää ne edelleen hyväksyttäväksi yhteiselle kirkkoneuvostolle voimaantuleviksi 1.3.2010. Päätös Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta hyväksyy kiinteistöpäällikön esityksen.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 12 (23) Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan esityksen uusiksi leiri- ja kurssikeskusten hinnastoiksi 1.3.2010 alkaen. 17 Hankintayhteistyösopimuksen solmiminen Yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 26.11.2009 päätettiin tehdä KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa tavaroiden ja palvelujen hankintaa koskeva sopimus (186 ). Sopimusasiakirjat lähetettiin ohjeen mukaan allekirjoitettuina kirkkohallitukseen 30.11.2009. Hankintapäällikkö Kielo Virpasuo kirkkohallituksesta soitti 4.12.2009, että hankintayhteistyösopimus on puutteellinen sillä siitä puuttuu kolmas osapuoli eli Kirkon keskusrahasto / Kirkkohallitus. Sopimus on valmisteltava uudelleen. Sopimus jäi puutteelliseksi sillä se valmisteltiin KL-Kuntahankinnasta 25.9.2009 saadun mallin mukaisesti. Kirkkohallituksen ja Kuntahankinnan edustajat olivat tämän jälkeen käyneet lisäneuvotteluja, jonka pohjalta kirkkohallitus antoi yleiskirjeensä 44/2009/24.11.2009 yhteydessä uuden sopimusmallin, jossa on otettu huomioon myös kirkkohallitus kolmantena osapuolena. Liitteet: Sopimus hankintayhteistyöstä (liite 10), aikataulu marraskuu 2009 (liite 11), KL- Kuntahankinnan yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE) (liite 12). Vs. hallintojohtajan esitys: Solmitaan hankintayhteistyötä koskeva raamisopimus toistaiseksi, jonka osapuolia ovat Kirkon keskusrahasto / Kirkkohallitus, KL-Kuntahankinnat Oy ja Kouvolan seurakuntayhtymä. Päätös 18 Toimistotarvikkeiden ja kalenterien toimittajavalinta Toimistotarvikkeista ja kalentereista järjestettiin tarjouskilpailu. Kilpailutuksen piiriin kuuluivat muut toimistotarvikkeet paitsi ATK-tarvikkeet, kopiopaperit ja kirjekuoret. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 69 000 euroa alv 0 %. Arviossa on vuosihankinnan arvoksi arvioitu 18 000 euroa ja hankinta-ajaksi 1.3.2010 31.12.2011 sekä lisäksi optiovuodet 2 x 12 kk. Hankintamenettely oli avoin menettely. Hankintailmoitus on julkaistu julkisten hankintojen ilmoitussivulla Hilmassa 30.11.2009 ja tarjousten jättöaika 21.12.2009.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 13 (23) Hankinnat tehdään puitejärjestelyä noudattaen, jonka mukaan seurakuntayhtymä ei sitoudu tiettyjen tavaroiden eikä määrien ostamiseen, vaan tekee hankintansa tarpeen mukaan. Seurakuntayhtymä sitoutuu kuitenkin hankkimaan tarvitsemansa ja sopimuksessa sovitut tavarat sopimustoimittajalta kilpailutuksessa määräytyvällä hinnalla. Hankintamenettelyyn osallistuivat Bruce Campbell Ltd Oy, E. Kylmälä Oy, Kirjasavinen, Officeday Finland Oy, T:mi KR-Paperipalvelu ja Torkkelin Paperi Oy. Tarjouspyyntö on toimitettu myös Link Group Oy:lle, mutta yhtiö ei tehnyt tarjousta. Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuusvaatimukset. Tarjousvertailuun hyväksyttiin Bruce Campbell Ltd Oy, E. Kylmälä Oy, Kirjasavinen ja T:mi KR-Paperipalvelu. Officeday Finland Oy:n ja Torkkelin Paperi Oy:n tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia. Officeday Finland Oy:n tarjouksessa seuraavat tuotteet eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia: Korjausnauha Plus 5 mm 5 m bl ja näytepussi 250 x 50 x 425 mm. Torkkelin Paperi Oy:n toimistotarvikkeista myöntämä alennusprosentti ei ollut tarjouspyynnön mukainen. Alennusprosentti vaihtelee välillä 5-45 % tuotteesta ja tuoteryhmästä riippuen ja tekee hankalaksi tuoteluetteloon kuulumattomien tuotteiden hinnan valvomisen. Tarjoukset pisteytettiin tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla: Hinnasta annettiin enintään 90 pistettä ja lisämaksu kuljetuksista seurakuntiin enintään 10 pistettä. Halvimman hintatarjouksen tehneelle annettiin 90 pistettä ja muille laskettuna kaavalla halvin hinta x täydet pisteet / vertailuhinta. Lisämaksu kuljetuksista seurakuntiin, halvimmalle tarjoukselle annettiin 10 pistettä ja muille esitetyn kaavan mukaisesti. Ilman lisähintaa tehneelle tarjoajalle annettiin 10 pistettä. Muiden vertailuarvoja laskettaessa ilman kuljetuksen lisähintaa tarjonneen vertailuarvoksi annettiin 1 muiden pisteosuutta laskettaessa. Pisteytyksen tulos: Bruce Campbell Ltd Oy: 90 pistettä, E. Kylmälä Oy: 89 pistettä, KR- Paperipalvelu: 60 pistettä ja Kirjasavinen: 51 pistettä. Paras pistemäärä on korkein pistemäärä ja sen sai Bruce Campbell Ltd Oy (katso pisteytystaulukko). Liitteet: Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastelu (liite 13), pisteytystaulukko (liite 14), tarjouspyyntö (liite 15), toimistotarvikkeiden hintaliite (liite 16). Vs. talouspäällikön päätösesitys: Esitän, että hyväksytään Officeday Finland Oy:n ja Torkkelin Paperi Oy:n sulkeminen kilpailun ulkopuolelle tarjouspyyntöä vastaamattomien tarjousten johdosta. Esitän, että toimistotarvikkeiden ja kalenterien toimittajaksi valitaan Bruce Campbell Oy 1.3.2010 31.12.2011. Vaikka tämä toimittaja voitti pisteytyksen vain yhdellä pisteellä paikalliseen verrattuna, on hintaero kuitenkin selvä ja kilpailutus tehty hankintalain sekä seurakuntayhtymän hankintasäännön perusteella ja mukaisesti. Käsittely: Risto Rasimus teki vs. talouspäällikön päätösesityksestä poikkeavan esityksen, että asia palautetaan valmisteluun kuljetuskustannusten tarkentamista varten. Suoritettiin äänestys: Ne, jotka kannattivat pohjaesitystä äänestivät jaa ja Risto Rasimuksen
PÖYTÄKIRJA 1/2010 14 (23) esitystä kannattaneet äänestivät ei. Äänestys suoritettiin nimenhuutoäänestyksenä. Jaa-ääniä annettiin 0, ei-ääniä 9, tyhjiä 0. Risto Rasimuksen esitys tuli hyväksytyksi. Päätettiin palauttaa asia valmisteluun kuljetuskustannusten tarkentamista varten. Merkittiin, että Arto Sahamies poistui kokouksesta asian käsittelyn aikana, ennen äänestystä, klo 18.10. 19 Kouvola kodiksemme maahanmuuttajatyön projekti Kouvolan seurakuntaneuvosto kokouksessaan 143 Muut asiat käsitellyt b) Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvosto on aiemmin kokouksessaan 5.5.2009, 69, käsitellyt Yhteisvastuukeräyksen seurakunnille suunnattujen 10 %:n osuuksien kohdentamisesta Kouvolan seurakuntayhtymän, Kouvolan korttelikotiyhdistys ry:n ja Kouvolan kaupungin väliseen, tuolloin suunnitteilla olleeseen, yhteistyöhön. Kouvolan korttelikotiyhdistys ry on nyt yhdessä Kouvolan seurakuntayhtymän ja Kouvolan kaupungin kanssa lähtenyt vetämään Kouvola kodiksemme - kotouttamisprojektia, jonka tarkoituksena on parantaa maahan muuttaneiden ihmisten valmiuksia kotiutua elämään ja tekemään työtä itsensä ja perheensä elättämiseksi ja uuden kotimaansa rakentamiseksi. Kirkkoherran päätösehdotus Kouvolan seurakunnan hallinnoidessa ko. projektia nimeää seurakuntaneuvosto projektin ohjausryhmään viranhaltijoista kirkkoherra Keijo Gärdströmin ja diakoniatyön johtaja Eija Grönvallin sekä kutsuu ryhmään Vesa Vainion, Antero Rossin, Esko Lavosen, Sakari Viinikaisen, Pertti Pänkäläisen, Elisa Timosen, Hannele Viljakaisen ja Tiina Saavalaisen. Seurakuntaneuvosto nimeää myös työvaliokunnan, johon kuuluvat yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulainen, kirkkoherra Keijo Gärdström, Kouvolan korttelikotiyhdistys ry:n puheenjohtaja Tuomo Saarinen ja maahanmuuttokoordinaattori Satu Kurri. Päätös Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösehdotus. Lisäksi T-keskus on varautunut kolmeksi vuodeksi em. projektin rahoitukseen palkkamenojen osalta 100 % ja muiden hallinnollisten ja vuokrakulujen osalta 75%:sti. Päätös on rahoituksen osalta tehty vuodelle 2010 ja seuraavien vuosien päätökset tehdään erillisistä hakemuksista edellisen vuoden marras-joulukuussa. Vuodelle 2010 on kirkkoherra Keijo Gärdström valinnut viranhaltijapäätöksessään Zinaida Hultin.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 15 (23) Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Merkitään asia tiedoksi ja lähetetään tiedoksisaattona kaikille Kouvolan seurakuntien seurakuntaneuvostoille asian koko aluetta koskevan luonteen vuoksi. 20 Aloite Seurakuntayhtymän tilojen luovuttamisesta ikääntyneiden ihmisten järjestöjen käyttöön Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston 5.11.2009 kokouksessa jätettiin edustaja Jussi Raukon toimesta 21 henkilön allekirjoittama kirjallinen aloite: Seurakuntayhtymän alueella toimii lukuisa joukko ikääntyneiden (eläkeläisten) kerhoja, jotka järjestävät erilaista harrastustoimintaa liikunnasta erilaisiin henkistä vireyttä ylläpitäviin kerhotoimintoihin. Kouvolan kaupunki on antanut em. ryhmien käyttöön ilman vuokraa vanhan Kouvolan alueella olevan ent. kaupungintalon Tuulensuojan. Tuulensuoja palvelee lähinnä vain nykyisen suuren kaupungin keskustan ikääntyneiden toimintaa. Ehdotan, että Kouvolan seurakuntayhtymä luovuttaa ilmaiseksi tai nimellistä vuosimaksua vastaan vajaakäytössä olevista seurakuntayhtymän tiloista kokous- ja harrastetiloja samalla periaatteella kuin kaupunki em. Tuulensuojaa. Toimenpiteellä seurakuntayhtymä avustaisi järjestöjä, jotka tekevät pyyteettömästi työtä ikääntyneiden ihmisten toiminnallisen ja henkisen kunnon hyväksi. Perusteluiksi esitämme vielä, että ikääntyneiden järjestöihin kuuluvat ovat lähes kaikki seurakuntiin kuuluvia ja kirkollisveron maksajia. Toimenpide toisi seurakuntaa myönteisellä ja konkreettisella tavalla mukaan yhteiskunnan toimintoihin. Seurakuntayhtymän seurakuntien alueella toimii paljon ikääntyneiden ihmisten erilaisia kerhoja. Monilla kerhoilla on ollut luonteva yhteys seurakuntien toimintaan. Toisaalta seurakuntien alueella olevien kiinteistöjen toiminta-aste ja toiminta-ajankohdat tunnetaan paikallisseurakunnissa seurakunnan oman toiminnan suhteen parhaiten. Tästä syystä, aloite on tarkoituksenmukaisinta käsitellä seurakuntaneuvostoissa kirkkoherrojen yhteisen linjauksen pohjalta. Mikäli seurakunnat, seurakuntalaisten tasapuolisuus huomioiden, katsovat, voidaan seurakuntaneuvostojen päätöksellä ja toimintasuunnitelmaan liittämällä ikääntyneiden ihmisten toimintaan liittyviä tiloja luovuttaa vapaasta käyttöasteesta ko. käyttöön soveltaen työmuodoille kohdistettua sisäistä hinnoittelua. Tällöin em. toiminta on nähtävä seurakunnan jonkin työalan omana toimintana tai yhteistoimintana ko. järjestön suhteen. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön (24.9.2008) 12 12. kohdan mukaan yhteinen kirkkoneuvosto vahvistaa seurakuntayhtymälle tulevat maksut ja 20 mukaan yhteisen seurakuntatyön johtajalla on oikeus päättää kokoontumistiloja ja leiri- ja kurssikeskuksia koskevista maksuista poikkeamisesta erityisestä syistä. Seurakuntaneuvostot eivät näin ollen voi määritellä hinnoittelua tai hinnoittelusta poikkeamista, mutta kylläkin voivat päättää omasta toiminnasta ja omakseen katsomasta toiminnasta aiemmin kuvatulla menettelyllä.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 16 (23) 21 Aloite tilavuokrista Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy aloitteen valmistelun ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. Valtuutettu Kalevi Komppa jätti 17.12.2009 pidetyssä yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa tilavuokria koskevan valtuustoaloitteen. Aloitteen oli allekirjoittanut 12 henkilöä: Valtuustoaloite yhteisessä kirkkovaltuustossa 17.12.2009 Esitämme, että Kouvolan seurakuntayhtymän tilavuokria tarkistetaan niin, että 1. tilavuokraa ei veloiteta niiltä yhteisöiltä, joita seurakunnat tukevat verovaroillaan 2. seurakuntaa lähellä olevien ja seurakunnan kanssa yhteistyötä tekevien yhteisöjen tilavuokra pidetään riittävän alhaisena. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Aloite lähetetään kiinteistö- ja hautauspalvelujen johtokunnan valmisteltavaksi. 22 Kouvolan seurakuntayhtymän toimintaperiaatteet avustushakemusten käsittelyssä Erilaiset järjestöt, yhdistykset ja ryhmät lähestyvät Kouvolan seurakuntia ja seurakuntayhtymää avustus- tai tukipyynnöillä toimintavuoden aikana. Seurakuntien ja seurakuntayhtymän päätöksissä on mahdollisuus syntyä päällekkäisyyttä, avustuksiin käytettävät taloudelliset voimavarat ovat niukat sekä on tarpeen varautua talousarvioissa edeltä käsin avustusten toimeenpanoon. Näiden seikkojen vuoksi on syytä kirjata sekä avustusten jakoperusteiden sisällölliset kriteerit että myös ne menettelytavat, kuinka avustuksia jaetaan. Seuraavat periaatteet koskevat ainoastaan Kouvolan seurakuntayhtymää. 1. Seurakuntayhtymä käsittelee ja kirjaa kerran vuodessa talousarviosuunnittelussa sille vuoden aikana kohdistetut tuki- ja avustusanomukset. Seurakuntayhtymälle osoitetut avustusanomukset ohjataan yhteisen seurakuntatyön johtajalle, joka esittelee kertyneet avustukset yhteiselle kirkkoneuvostolle talousarviokäsittelyn yhteydessä. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy yhteisen kirkkoneuvoston valmistelun pohjalta talousarvion yhteydessä avustukset. Pääsääntö on, että seurakunnat käsittelevät itsenäisesti Suomen Lähetysseuran ja Kirkon Ulkomaanavun sekä seurakuntiin kohdistuneet muut tuki- ja avustuspyynnöt. Yhteinen kirkkoneuvosto
PÖYTÄKIRJA 1/2010 17 (23) käsittelee ainoastaan myöntämisperusteiden 4:ssä kohdassa täyttyvät tuki- ja avustusanomukset anomukset. Viestintäpalvelut viestintäpäällikön viranhaltijapäätöksellä käsittelee kaikki yhtymän alueelle kohdistuvat kannatusilmoitukset yms. seurakuntayhtymän ja seurakuntien osallistumiset mediamainontaan. 2. Tuki- ja avustusmyöntämisen perusteet a) Myönteisen tuki- tai avustuspäätöksen perusteina ovat ensisijaisesti koko Kouvolan alueella oleva ev.lut. tunnustuksen sisältävä kristillinen toiminta ja sen tukeminen. Myös ekumeeninen tai muu ev.lut. tunnustuksen ja kirkon sekä seurakuntayhtymän toimintaperiaatteiden kanssa oleva ristiriidaton kristittyjen yhteyttä edistävä toiminta tai hanke voi tulla kyseeseen. b) Tuki tai avustus voidaan myöntää myös mikäli toiminta on koko yhtymän alueella yleishyödyllistä, paikkakunnan perinnettä ja kulttuuria edistävää tai koko Kouvolan alueen sosiaalista hyvinvointia tukevaa. c) Tuen tai avustuksen perusteina voi olla myös seurakuntayhtymän yhteistoimintasuhteiden kannalta oleva merkittävä hanke tai kohde joka kohdistuu yhtymän alueelle, rovastikuntaan, Mikkelin hiippakuntaan, kokonaiskirkolliseen toimintaan tai sen vaikutuspiiriin laajemmin. d) Tuen ja avustuksen perusteena voi olla myös muu erityinen humanitaarinen peruste. Mikäli mahdollista, tällaisissa tapauksissa kohdennettava tuki- tai avustus pyritään ensisijaisesti suuntaamaan Kirkon Ulkomaanavun sekä Suomen Lähetysseuran tai muiden kirkon virallisten lähetysjärjestöjen kautta. e) Tuen tai avustuksen myöntämisen perustana voi olla myös muu yhteisen kirkkovaltuuston peruste ja päätös. 3. Tuesta tai avustuksesta nousevasta aikataulusta johtuen asia voidaan yhteisessä kirkkoneuvostossa käsitellä myös kesken toimintakauden. Tällöin myönteinen avustuspäätös rahoitetaan talousarvioon neuvostolle kohdennetusta avustustenjakoon tarkoitetusta määrärahasta tai neuvoston käyttömäärärahoista. 4. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee ainoastaan avustus- ja tukianomukset, jotka kohdistuvat koko yhtymän alueeseen tai laajemmin ja joihin ei ole saatu avustusta tai osaavustusta yhtymään kuuluvilta seurakunnilta tai niiden työmuodoilta. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää sille osoitetut yhtymään kuuluvan seurakunnan alueeseen kohdistuvan toiminnan tai alueella tapahtuvan toiminnan avustuksen kyseisen seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi ja päätettäväksi. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy toimintaperiaatteet avustusten käsittelyssä
PÖYTÄKIRJA 1/2010 18 (23) 23 Taloustyöryhmän perustaminen Vuoden 2008 lopulla ja 2009 alussa alkanut taloudellinen taantuma on lisännyt haasteita talouden saralle. Julkisyhteisöihin mm. verotulojen taannehtivan kertymän takia etenkin vuodet 2011-2013 näyttävät olevan vahvimpia. Kirkkohallituksen yleiskirje Nro 23/2009 kannustaa seurakuntia toiminnan ja talouden suunnitteluun taantuman keskellä. Liite 17. Myös seurakuntayhtymän piirissä eri kokouksissa on puhuttu taloustyöryhmän perustamisen puolesta. Työryhmän tehtävänä olisi mm. kehittää johdon laskentatoimea, tuottaa päätöksentekoa ja pitkän ajan suunnittelua helpottavaa informaatiota, sekä rakentaa määrärahojen jakoperustevaihtoehtoja, jotka tukevat seurakuntayhtymän ja seurakuntien strategisia päämääriä. Työryhmän tulisi olla kattava niin seurakuntien, luottamushenkilöiden kuin johtavien viranhaltijoidenkin osalta. Taloustyöryhmään esitetään henkilöinä Juhani Huovila, Markku Komulainen, Pertti Leppänen, Riitta Lonka, Esko Niemelä, Risto Rasimus, Jukka Reijo, Tuula Rikala, Ulla Tylli, Sakari Viinikainen sekä valittava uusi talouspäällikkö. Työryhmän puheenjohtajaksi ehdotetaan henkilöstöpäällikkö Riitta Lonkaa ja sihteeriksi Kirsi Valapuroa. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto perustaa taloustyöryhmän ja kutsuu siihen Juhani Huovilan, Markku Komulaisen, Pertti Leppäsen, Riitta Lonkan, Esko Niemelän, Risto Rasimuksen, Jukka Reijon, Tuula Rikalan, Ulla Tyllin, Sakari Viinikaisen sekä valittavan uuden talouspäällikön. Työryhmän puheenjohtajaksi valitaan henkilöstöpäällikkö Riitta Lonka ja sihteeriksi Kirsi Valapuro. 24 Talousarvion täytäntöönpano Yhteinen kirkkovaltuusto vahvisti talousarvion 2010 ja hyväksyi toiminta- ja taloussuunnitelman myös vuosiksi 2011 ja 2012 kirkkoneuvoston esityksen mukaisena. Kirkkoneuvosto voi valtuuston päätöksiä KL 10:1 mukaisesti toimeenpannessaan antaa vielä omia tarkentavia soveltamisohjeitaan. Vaikka tilikausilta 2009 ja 2010 ennakoidut alijäämät saadaan ainakin osittain seuraavissa asiakohdissa esitetyin toimin vaihtumaan ylijäämiksi, on talous sangen kireä lähivuosina ja menot sopeutettava tuloihin. Talouspalvelut on jo antanut työaloille omia ohjeitaan
PÖYTÄKIRJA 1/2010 19 (23) hankintojen tarpeellisuuden vakavasta harkinnasta olivat ne hankinnat pieniä tai suuria. Perustettava taloustyöryhmä miettii asiaa sitäkin laajemmin. Jokaisen määrärahoja käyttävän ja erityisesti jokaisen työalansa määrärahojen käytöstä vastuussa olevan on tunnettava talousarvion sisältö oman työalansa osalta ja noudatettava sitä sekä muuta taloutta ja hankintoja koskevaa ohjeistusta (mm. kirjanpito- ja verolainsäädäntö sekä hankintalaki). Työalan talousarviovuoden toimintasuunnitelma on osa talousarviota. Tarvittaessa yhtymän talouspalvelut antaa lisätietoja ja soveltamisohjeita. Vs. talouspäällikön esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto määrää kirkkolain 10:1 mukaisesti vuoden 2010 talousarvion käyttöönotettavaksi ja noudatettavaksi sekä tämän päätöksen liitettäväksi talousarviokirjan loppuun. 25 Erityiskatteisten rahastojen korko vuodelta 2009 Yhtymän taseessa on eri seurakuntien erityiskatteisia rahastoja 19 kpl ja niiden yhteenlaskettu pääoma tilinavauksessa 2009 oli 786.407,27 euroa. Seurakuntayhtymän rahoitusvarat yhteensä olivat runsaat 5.057.000 euroa. Erilliskirjanpitona hoidetun hautainhoitorahaston varat on sijoitettu pääosin erikseen, joten tässä esitetty koron kirjaustapa ei koske sitä. Poikkeuksena on se osuus hautainhoitorahaston varoista, joka tällä hetkellä on sijoitettuna seurakuntayhtymän rahoitusomaisuudessa vanhojen yhteissijoitusten purkamisen takia. Erityiskatteisten rahastojen säännöissä on sangen erilaisia määräyksiä siitä, miten rahaston pääomille lasketaan korkoa. Koska 1.1.2009 lukien kaikkien näiden rahastojen varat on yhdistetty seurakuntayhtymän rahoitusvaroihin, on yhtenäistettävä myös korkojen kirjaaminen. Sääntöjä on ehkä tarkistettava muutenkin ja Valkealan diakoniarahastolle luotava kokonaan uusi sääntö, mutta talouspalvelut valmistelee asian ensin seurakuntaneuvostoille yhteistyössä kirkkoherrojen ja varoja käyttävien työalojen kanssa. Tässä tehdään tilinpäätöstä varten erillispäätös siitä, miten rahastoille lasketaan korkoa. Vs. talouspäällikön esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että vuoden 2009 tilinpäätökseen lasketaan erityiskatteisille rahastoille korko-osuus seurakuntayhtymän rahoitusomaisuuden sijoitusten koko tuotosta sen mukaan, mikä on 31.12. kunkin rahaston rahapääoman osuus rahoituslaskelman mukaisista tilinpäätöspäivän rahavaroista.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 20 (23) 26 Taseen tasapainotus Taseessa on pysyviä vastaavia (kiinteää omaisuutta kuten maata ja rakennuksia sekä muita investointiluonteisia hankintoja) vuoden 2009 tilinpäätöksen ja vielä Elimäen pappilan myynnin jälkeenkin noin 30.000.000 euroa. Vastattavaa puolella 6 seurakunnan tilinpäätöksistä 2008 siirtynyttä peruspääomaa on 19.846.818,39 euroa eli runsaat 66 prosenttia pysyvien vastaavien arvosta. Peruspääoman tulisi olla 60-100 % pysyvien vastaavien arvosta ja yli 100 % jos on tiedossa isoja investointeja. Meillä kiinteää omaisuutta pyritään vähentämään, mutta silti peruspääomaa on varaa kasvattaa. Taseen vastaavaa puolella olevat rahoitus- ja rahavarat ovat vuoden 2009 tilinpäätöksessä alustavan arvion mukaan noin 3.900.000 euroa. Vastaavasti vapaata omaa pääomaa eli oman pääoman rahastoja ja eri tilikausien ylijäämiä on vastattavaa-puolella tämänhetkisen arvion mukaan (ennakoitu vuoden 2009 alijäämä huomioon ottaen) yhteensä 9.027.000 euroa. Omassa pääomassa olevat rahastot tulisi siksi purkaa tuloslaskelmaan (yhteensä 3.375.624,44 euroa) ja ylijäämiä siirtää peruspääomaan, jotta tase antaisi oikeaa tietoa seurakuntayhtymän talouden tilasta. Rahastoista Kuusankosken peruja on 1.782.525,47 euroa tilillä 2010 Muut omat rahastot. Tälle erälle ei ole rahastosääntöä. Kouvolalta siirtyneiden rakennusrahaston pääoma on 1.581.280,18 euroa ja korjausrahaston 11.818,79 euroa. Ilman tässä kokouksessa esitettyjä tuloutuksia vuoden 2009 tämänhetkisen (4.1.2010) kirjaustilanteen mukaan arvioitu alijäämä on noin 1.760.000 euroa, joten Kuusankosken sääntöä vailla olevan rahaston purkamalla saamme lähestulkoon nollatuloksen vuonna 2009. Vs. talouspäällikön esitys: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että sääntöä vailla oleva erä tilillä 2010 tuloutetaan vuoden 2009 tilinpäätökseen tilille 6880 Rahastojen vähennys. Lisäksi kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että rakennus- ja korjausrahastot lakkautetaan vuonna 2010 ja pääomat tuloutetaan tuolle samalle tilille 6880 vuoden 2010 tilinpäätöksessä. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että peruspääomaa kasvatetaan vuoden 2009 tilinpäätöksessä 25 milj. euroon siirtämällä erotus, runsaat 5 milj., edellisten tilikausien 7,4 milj. euron ylijäämistä.
PÖYTÄKIRJA 1/2010 21 (23) 27 Poistoeron korjaus Poistoeroa kirjataan taseeseen tilinpäätöksessä tietyn investointikohteen valmistuttua silloin, kun hankkeen rahoitukseen on käytetty investointivarausta tai rahastoa. Kirjattava poistoero on tällöin yhtä suuri kuin käytetty varaus. Poistoeroa vähennetään vuosittain yhtä kauan, kun kyseisestä investoinnista kirjataan suunnitelman mukaisia poistoja. Tilinavauksessa 1.1.2009 seurakuntayhtymän taseen vastattavaa-puolelle siirtyi eri seurakuntien tilinpäätöksistä poistoeroa yhteensä 708.437,04 euroa. Tästä poistoerosta 197.756,76 euroa kohdistuu Inkeroisten kirkon v. 1999 tehtyyn remonttiin, 10.814,99 euroa Anjalan hautausmaan pysäköintialueen rakentamiseen v. 1999 ja Niinirannan tilojen rakentamiseen v. 2003 184.888,79 euroa. Eri investointihankkeille kohdistettu poistoero, jota tilinpäätöksissä on vuosittain vähennetty, oli siis yhteensä 393.460,54 euroa, jota vuoden 2009 tilinpäätöksessä taas vähennetään 19.870,11 euroa. Poistoerosta 334.976,50 euroa on sellaista, jota ei ole kohdistettu millekään hankkeelle erityisesti. Se on kirjattu Valkealan tilinpäätöksissä vuosina 2005 ja 2006 suoraan tilikauden tuloksesta, eikä se siksi näy mitenkään Valkealan pysyvien vastaavien osakirjanpidossa (entiseltä nimeltään käyttöomaisuuskirjanpito). Koska pääkirjanpidon taseen ja osakirjanpidon on täsmättävä keskenään, on tilinpäätökseen 2009 tehtävä korjaava tuloutus eli tuo 334.976,50 euroa kirjataan pois taseen tililtä 2100 Poistoero ja vastakirjaus tehdään tuloslaskelman tilille 6810 Poistoeron muutos. Samalla tavoin kirjataan myös tuo normaali kohdistettu poistoeron vähennys 19.870,11 euroa. Vs. talouspäällikön esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy edellä esitellyt poistoeron muutoskirjaukset, jotka tilinpäätöslaskelmien lisäksi esitetään toimintakertomuksen tilikauden tuloksenkäsittelyä koskevassa luvussa yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäviksi. 28 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäiviä kevätkaudella 2010 KJ 9:1 mukaan kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Seuraavassa on ehdotus yhteisen kirkkoneuvoston kokousajankohdiksi kevätkaudella 2010. Kokouspäivät on suunniteltu niin, että ne ovat yhteydessä lakisääteisten tehtävien ja niistä johtuvien määräaikojen kanssa ottaen huomioon valmisteluun kuluva aika. Päivämäärät ovat seuraavat: 18.2. klo 17.00 Myllykosken srk-talo, juhlasali; 25.3. klo 17.00 Elimäen srk-keskus, iso sali; 22.4. klo 17.00 Kouvolan srk-keskus, Maria-sali;
PÖYTÄKIRJA 1/2010 22 (23) 29 Ilmoitusasioita 30 Muut asiat 20.5. klo 17.00 Valkealan srk-keskus, yläsali. Yhteisen kirkkovaltuuston kokouspäivät ovat 28.1. ja 10.6.2010. KJ 8:5 mukaan kirkkovaltuuston kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kokousaikataulusta edellä esitetyn mukaisesti. Ei ollut. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Esitetään yhteiselle kirkkoneuvostolle, että uuden talouspäällikön haastattelutyöryhmään valitaan yhtymän johtoryhmä ja johtoryhmälle annetaan mahdollisuus kutsua haastatteluun 4-5 ehdokasta. 31 Oikaisuvaatimusohjeiden ja valitusosoituksen antaminen 32 Kokouksen päätös Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitettiin pöytäkirjaan (liite 18). Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.40. Juhani Huovila puheenjohtaja Asta Saikkonen sihteeri
PÖYTÄKIRJA 1/2010 23 (23) Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 20.1.2010 Kouvola 20.1. 2010 Päivi Takkinen Maire Anttila Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 21.1.2010 4.2.2010. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 7.1.2010 4.2.2010. Juhani Huovila lääninrovasti, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja