KOKONAIS- ARKKITEHTUURI KORKEAKOULUISSA ENTERPRISE ARCHITECTURE IN HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS KATSAUS OVERVIEW JYVÄSKYLÄN YLIOPISTON IT-PALVELUIDEN YT-RYHMÄ 24.4.2014 Tapani Kella Jyväskylän yliopisto 1
SISÄLTÖ Korkeakoulujen KA-työnja -periaatteiden status Rakenteiden suunnittelun periaatteet (arkkitehtuuriperiaatteet) Periaatteiden konteksti ja metamalli Arkkitehtuuriperiaatteiden hyödyntäminen 2
KORKEAKOULUJEN KA-TYÖN STATUS 11-12/2013 Minkä alla olevista vaihtoehdoista arvioitte vastaavan parhaiten organisaationne tämän hetken KA-statusta? (valitse vain yksi kohdista) 1 Emme ole tutustuneet 2 Olemme tutustuneet alustavasti 0 2 4 6 8 10 12 YO AMK 0 2 4 6 8 10 0 % 100 % YO AMK 3 Olemme tutustuneet ja päättäneet olla toistaiseksi käyttämättä KA-mallia 4 Olemme tutustuneet ja valmistelemme käyttöönottoa tietohallinnon tarpeisiin 5 Olemme tutustuneet ja valmistelemme käyttöönottoa tietohallinnon lisäksi toiminnan kehittämisen ja johtamisen tarpeisiin 6 Olemme pilotoineet yhdessä tai useammassa kohteessa lähinnä tietohallinnossa 7 8 9 10 11 12 13 14 Sovellamme joiltain osin harkinnan mukaan lähinnä tietohallinnossa ilman kattavaa käyttöönottosuunnitelmaa Olemme tehneet käyttöönottosuunnitelman ja päättäneet soveltaa jonkin verran tietohallintoa laajemmin Olemme ottamassa suunnitelmallisesti käyttöön ja nimenneet avainhenkilön tai - henkilöitä tekemään KA-työtä lähinnä tietohallinnossa Hallintamalli käytössä, KA-työresursoitu ja organisoitu tietohallintokeskeisesti, nykyja/tai tavoitetilan kuvauksia laadittu ilman KA-kuvaustietojärjestelmää Hallintamalli käytössä, KA-työresursoitu, organisoitu ja ohjeistettu, tietohallinto yhteistyössä toiminnan kehittäjien ja johdon kanssa, KA-kuvauksia tuotetaan joko KAkuvaustietojärjestelmääntai ilman sitä Teemme hyvin organisoitua KA-työtäkäyttäen KA-kuvaustietojärjestelmää, tuloksia käytetään tietohallinnon lisäksi toiminnan kehittämisessä ja johtamisessa Olemme integroineet KA-työnja laadunhallinnan koko organisaatiossa tietohallinnon, toiminnan kehittämisen ja johtamisen tueksi, käytössä on KA-kuvaustietojärjestelmä KA-työja laadunhallinta on integroitu kiinteäksi osaksi päivittäistä toimintaa, sen kehittämistä ja johtamista sekä tietohallintoa, ja tätä työtä arvioidaan ja sen kypsyystasoa mitataan säännöllisesti 3
KORKEAKOULUJEN KA-PERIAATTEIDEN STATUS 11-12/2013 Minkä alla olevista vaihtoehdoista arvioitte vastaavan parhaiten organisaationne tämän hetken kokonaisarkkitehtuuriperiaatteiden statusta? 0 2 4 6 8 10 12 14 0 2 4 6 8 0 % 100 % 1 Emme ole tutustuneet YO AMK YO AMK 2 Olemme tutustuneet mutta emme ole ottaneet käyttöön emmekä laatineet 3 Olemme tutustuneet ja yrittäneet laatia 4 5 6 7 8 9 10 Olemme laatineet ja yrittäneet ottaa käyttöön tietohallinnossa (ITarkkitehtuuriperiaatteet) Olemme laatineet ja yrittäneet ottaa käyttöön toiminnan kehittämishankkeissa ja johtamisessa (yleiset periaatteet) Käytämme tietohallinnossa tai muuten rajoitetusti (esim. ITjärjestelmähankinnoissa) ilman organisaation johdon virallista hyväksyntää Käytämme toiminnan kehittämisessä ja johtamisessa (yleiset periaatteet) johdon hyväksymänä KA-periaatteet ovat organisaation johdon hyväksymät ja käytössä hallintamallin mukaisesti toiminnan kehittämisessä, johtamisessa ja tietohallinnossa KA-työn ja laadunhallinnan periaatteita on suunniteltu yhdistettäväksi toiminnan kehittämisen, johtamisen ja tietohallinnon tueksi KA-työnja laadunhallinnan periaatteet on yhdistetty ja käytössä toiminnan kehittämisessä, johtamisessa ja tietohallinnossa 4
KA-STATUS 11-12/2013 Avainhenkilöt nimetty, KA-työresursoitu ja organisoitu tietohallintokeskeisesti, kuvauksia tuotetaan, yhteistyötä johdon kanssa Olemme tutustuneet, pilotoineet, otamme käyttöön tietohallinnossa ja valmistelemme johdolle Olemme tutustumassa 30 % käyttäjät 60 % kokeilijat 10 % epäilijät KA-PERIAATTEIDEN STATUS 11-12/2013 Käytämme toiminnan kehittämisessä ja tietohallinnossa, suunnittelemme yhdistämistä laadunhallintaan Olemme laatineet, yritämme käyttää tietohallinnossa ja kehittämishankkeissa Olemme tutustuneet ja yrittäneet laatia 21 % käyttäjät 46 % epäilijät 33 % kokeilijat 5
6
75 % 25 % korkeakoulujen lukumäärästä 28 % 72 % korkeakoulujen työmäärästä FTE-summa vuodelta 2012 on 43 274 htv 7
KOKONAISARKKITEHTUURIN NYKYTILA, TAVOITETILA, VISIO JA ARKKITEHTUURIPERIAATTEET Nykytila Tavoitetila Visio 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 8
KORKEAKOULULAITOKSEN KA-PERIAATTEET Y1 Kokonaisetu Y2 Avoimuus Y3 Tietojohtaminen Y4 Hallittavuus Y5 Strategialähtöisyys Y6 Omistajuus P1 Palvelut P2 Toimintamallit T1 Tietopääoma T2 Tietoturva J1 Toimintalähtöisyys J2 Käyttäjäystävällisyys T1 Toimittajariippumattomuus T2 Teknologiastandardit T3 Poikkeustilanteet - Maksimoi yhteiskunnan kokonaisetu - Tee kehitystä yhdessä -Johda ja kehitä tiedolla - Yksinkertaista - Suunnittele tavoitteiden ja tarpeiden mukaan - Nimeä rakenteille vastuutahot - Kehitä palvelut käyttäjille - Yhdenmukaista toimintamallit - Tuota ja käytä yhteistä tietoa - Turvaa tiedon laatu, saatavuus ja suojaus - Hanki ja kehitä tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti -Tee tietojärjestelmäpalveluista käyttäjäystävällisiä - Minimoi toimittajariippuvuuden riskit - Käytä vakaita teknologioita - Varaudu häiriö- ja poikkeustilanteisiin 9
KORKEAKOULUN ARKKITEHTUURIPERIAATTEEN KUVAUS Periaate n Selitys Peruste Vaikutus Toimenpide Sitovuus Periaatteen otsikko Periaatteen lyhyt selitys Syy miksi periaate halutaan määritellä ja ottaa käyttöön Mitä vaikutuksia periaatteen käytöllä halutaan saa aikaan Mitä toimenpiteitä tehdään halutun vaikutuksen aikaan saamiseksi Mitataan arviointiasteikolla 1-5: 1=perustellut poikkeukset mahdollisia, 2=perustellut osittaiset poikkeukset mahdollisia, 3=perustellut vähäiset muutokset mahdollisia, 4=noudatettava, perustellut muutokset mahdollisia vain erityistapauksissa, 5=noudatettava) Toteutumisaste Mitataan arviointiasteikolla 1-5: 1=ei toteudu käytännössä, 2=toteutuu osittain tai satunnaisesti, 3=toteutuu suurelta osin ilman ohjausta ja ohjeistusta, 4=toteutuu ohjattuna ja ohjeistettuna, 5=toteutuu ja toimintaa kehitetään, arvioidaan ja mitataan systemaattisesti Tarkentavat säännöt ja ohjeet Viittaukset periaatetta tarkentaviin sääntöihin, ohjeisiin ja arviointikriteereihin sekä käytettäviin kuvausstandardeihin 10
Periaate Selitys Peruste Vaikutus Toimenpide Y3: Tietojohtaminen - Johda ja kehitä tiedolla Tietojohtamisessa korkeakoululaitoksen ja kunkin korkeakoulun johtaminen perustuu ajantasaiseen ja systemaattisesti tuotettuun tietoon toiminnasta, tuloksista ja rakenteiden kehittämisestä. Korkeakoululaitoksen kehittäminen edellyttää OKM:n rahoitusmallin ja kunkin korkeakoulun omien indikaattoritietojen jatkuvaa hyödyntämistä ja kehittämistä. Arkkitehtuurityö ja laadunhallinta ovat tietojohtamisen välineitä, joilla tuetaan johdon tietojärjestelmien kehittämistä. Korkeakoululaitoksen toiminta ja sen kehittäminen perustuvat luotettaviin, hyödyllisiin ja ajantasaisiin tietoihin toiminnasta ja rakenteista. Tietojohtamista ja sen tukijärjestelmiä kehitetään laadunhallinnan ja arkkitehtuurityön avulla. Korkeakoulujen tietoarkkitehtuuria kehitetään korkeakoulujen tietomallin pohjalta. 11
Periaate Selitys Peruste Vaikutus Toimenpide P1: Palvelut - Kehitä palvelut käyttäjille Määritellään, suunnitellaan, ylläpidetään ja kuvataan sisäiset ja ulkoiset käyttäjäpalvelut. Palveluiden määrittely on edellytys prosessien suunnittelulle. Erityisesti loppukäyttäjäpalveluiden merkitys tietojärjestelmäpalveluiden ja tietojärjestelmien suunnittelulle ja toteuttamiselle on suuri. Palveluiden konseptointi ja suunnittelu ovat keskeinen osa toimintaarkkitehtuurin suunnittelua ja sen kerrannaisvaikutukset ovat suuret. Arvioidaan ja mitataan palveluiden laatua ja palvelurakenteita opiskelijoiden sekä sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden näkökulmasta. Otetaan palveluiden laatu ja tehokkuus kriteereiksi toiminnan kehittämisessä. 12
Periaate Selitys Peruste Vaikutus Toimenpide J1: Toimintalähtöisyys Hanki ja kehitä tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti Ennen tietojärjestelmien hankintaa ja kehittämistä on määriteltävä toiminnan vaatimukset ja käyttäjien tarpeet sekä suunniteltava muutokset työprosesseihin. Tietojärjestelmien hankinnan ja kehittämisen tarkoituksena on palvella korkeakoulujen perustoimintoja: koulutusta, tutkimusta ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Tietojärjestelmien avulla loppukäyttäjille tuotettavien tietojärjestelmäpalveluiden tulee sopia käyttäjien toimintaan. Prosessit saadaan sujuvammiksi ja tehokkaammiksi, päällekkäisyydet ja rinnakkaisuudet vähenevät. Käyttäjien työtyytyväisyys, työteho ja työn tuottavuus kasvavat. Tarkista hankinnan strategianmukaisuus. Laadi huolellinen arvio tietojärjestelmähankinnan vaikutuksista palveluihin, prosesseihin ja henkilöiden toimenkuviin ennen hankinnan ja kehitystyön toteuttamista. 13
Periaatteiden konteksti korkeakoulussa Vaatimukset Viestintäperiaatteet Rahoitus Opetustyön periaatteet Opintoohjauksen periaatteet Politiikat Ulkoiset tekijät Tutkimusperiaatteet Arvot Lait Eettiset periaatteet Sopimusperiaatteet Visio Hankintaperiaatteet Asetukset Käytännöt Henkilöstöpoliittiset periaatteet Johtamisperiaatteet Laadunhallinnan periaatteet Kulttuuri Sisäiset tekijät Missio Infrastruktuuriperiaatteet Tutkimusaineistojen tallentamisperiaatteet Tietohallinnon periaatteet Ohjeet Tarkastusperiaatteet Hinnoitteluperiaatteet Talousperiaatteet Suositukset Tavoitteet Yleiset toimintaperiaatteet Strategia Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Arviointiperiaatteet Tietoturvaperiaatteet Standardit OKM VM Ref. D. Stelzer 2010, mukaillen 14
Arkkitehtuuriperiaatteiden hierarkia Korkeakoulun arkkitehtuuriperiaatteet YO AMK Korkeakoululaitoksen arkkitehtuuriperiaatteet Osasektorin kokonaisarkkitehtuuri Opetus- ja kulttuuriministeriön arkkitehtuuriperiaatteet Kohdealueen kokonaisarkkitehtuuri Julkisen hallinnon yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet Julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri Ref. Kartturi 2013 15
RAKENTEEN JA TOIMINNAN KEHITTÄMINEN OKM-sopimus ja ohjeet Strategia on lähtökohta Arviointi ja mittaaminen mittaa periaatteen vaikutusta Arkkitehtuuriperiaatteet vaikuttaa periaatteen toteutumiseen Toimenpide mittaa periaatteen vaikutusta ohjaa arkkitehtuurityötä Arkkitehtuuri Palvelut ja prosessit Tiedot Tietojärjestelmät Teknologia ohjaa arkkitehtuurityötä Toiminnallinen vaatimus ohjaa suunnittelua ja muutosta ohjaa suunnittelua ja muutosta Näkymä rakenteeseen Näkymä toimintaan on näkymä todellisuuteen on näkymä todellisuuteen Korkeakoulu (kokonaisjärjestelmä) Ref. Fischer, Winter, Aier 2010, soveltaen 16
EA is an essential part of a proactive and intelligent organization (Ref. Pekka Kähkipuro 4.3.2014) Organization strategy Vision Principles The plan IT strategy Vision Principles The plan Enterprise architecture Process Information Applications Technology Road map Process improvement Application projects Technology projects Results Strategic results Process changes Cost improvements 17
ARKKITEHTUURIPERIAATTEEN METAMALLI Korkeakoululaitoksen arkkitehtuuriperiaatteet KTI-toiminnan visio, strategia ja tavoitteet on lähtökohta Arviointi ja mittaaminen Perussyy ja selitys selittää Arkkitehtuuriperiaate tarkentaa Seuraus ja vaikutus miten saavuttaa Toimenpide mittaa periaatteen vaikutusta ohjaa arkkitehtuurityötä Arkkitehtuuri Toiminta Tieto Tietojärjestelmä Teknologia ohjaa arkkitehtuurityötä Toiminnallinen vaatimus ohjaa suunnittelua ja muutosta ohjaa suunnittelua ja muutosta Rakennenäkymä Tietohallintostrategia Toimintanäkymä on näkymä todellisuuteen on näkymä todellisuuteen Kokonaisjärjestelmä (korkeakoulu) Ref. Fischer, Winter, Aier 2010, soveltaen 18
ARKKITEHTUURIPERIAATTEIDEN HYÖDYNTÄMINEN Rakenteiden kehittäminen K S Muutostenhallinta T Kehittämisprojektien käynnistäminen ja ohjaus A T A Toiminta- ja taloussuunnittelu Laadunhallinta S K S K Arkkitehtuurityön ohjaus A T Nykyisen toiminnan ja rakenteiden jatkuva kehittäminen edellyttää kaikkien tiedossa olevaa yhteistä, läpinäkyvää ja järjestelmällistä johdon hyväksymää toimintatapaa, jossa työt ja vastuut on selkeästi organisoitu. 19
KYSYMYKSIÄ? KIITOS 20