Miten lukea SAP-raporteista yksikön taloutta Timo Tiihonen
Yksikön talous ja SAP Disclaimer: esitys perustuu lähinnä omiin havaintoihin ja satunnaisiin konsultoiviin keskusteluihin Keskeisimmät käsitteet: Tulosyksikkö (käytännössä laitos) Ylätason seurantakohde, jolla seurataan tulojen ja menojen tasapainoa Kustannuspaikka (käytännössä ns laitoksen raha) Tulosyksikön osa, jossa seurataan kustannuksia. Voi sisältää sisäisiä tilauksia. Ei omia tuloja. Projekti Tulosyksikön osa, jolla voi olla sekä tuloja että menoja Erillinen kustannuspaikasta
Ylärakenne Tulosyksikkö Valtionapu Kustannuspaikka Sisäinen tilaus Projekti
Kuukausitason seuranta Kokonaiskuvan saamiseksi on seurattava useampaa lähdettä Tuloslaskelma Projektiosion raportti/raportit Perus valtionavun suora seuranta (pelkkä kustannuspaikkaraportti) ei ole yleensä mielekästä Vain yksikölle jäävät muut menot näkyvät oikein Tunnistettava yksikön talouden kannalta keskeiset seurattavat erät
Seurattavat kohteet Tulot Valtionapu (perusrahoitus) Täydentävän rahoituksen (jaksotetut) tuotot Menot Henkilöstömenot (Poistot) Muut menot Sisäiset erät (tilat+ yk) Tulos Edellisten erotus
Yksikkötason yhteenveto Tulosyksikkö Projekti Kustannuspaikka Valtionapu -2114-703 -1411 Täydentävä -2922-2922 0 Tulot yht. -5036-3625 -1411 Henkilöstömeno 3769 2275 1494 Muut menot 562 216 346 Sisäiset menot 698 1131-433 Menot yhteensä 5029 3622 1407 Tulos -7-3 -4
(Tulos)yksikkötaso Kaikki seurantakohteet löytyvät tuloslaskelmasta Lisäksi syytä katsoa tulojen jaksotus Projektien kustannusten ja ennakkojen erotus Kertoo jotain rahoitusrakenteesta Taseesta voi lisäksi tarkkailla keskeneräisten projektien volyymiä Isompi volyymi, enemmän epävarmuutta hankkeiden lopullisen tuloksen osalta (paljon projekteja auki) Projektit syytä päättää kun ne oikeasti päättyvät
Tulot Projektit Omarahoitusosuus (haettava erillisellä raportilla) Täydentävän rahoituksen tuotot (tuloslaskelmasta: jaksotus mukaan) Menot (projektiraportilla) Henkilöstömenot (sekä suorat että kohdennetut menot) (Poistot) Muut menot Sisäiset erät (lähinnä yk) Tulos (projektien laskennallinen tulos) Edellisten erotus (nolla, jos kaikki jaksotettu) nettotulos = projektien tulos+yk-palautukset - omarahoitus
Projektit Haastava seurattava Volyymit vaihtelevat kuukausittain (heinäkuu/lomat) Yleiskustannukset osin isoina kertasiirtoina Päättyvät projektit näkyvät piikkeinä Ylätasolla seurattavissa Rahoitusrakenne (omarahoituksen osuus ja yleiskustannus) Kk-mallissa yk jopa 40% kustannuksista Omarahoitus yleensä alle 30% Kate% (yk-palautus omarahoitus)/kokonaismenot Oletettavasti positiivinen (projekti kattaa välittömät menonsa)
800000 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 0 Projektiseuranta (TTL) Työajan korjauksia muistiolla YK Muut Henkilöstö Lomat
Projektiseuranta (TTL) YK:t muistiolla 60,00 % 50,00 % 40,00 % 30,00 % 20,00 % Kate% Yk% Oma% 10,00 % 0,00 % -10,00 % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Projektien päättäminen (ylijäämä)
Perustoiminta (kustannuspaikka) Tulosyksikön ja projektitoiminnan erotus Ei suoraan omaa raporttia Tulot Perusrahoitus (valtionapu) projektien omarahoitus Menot Henkilöstömenot (brutto kohdennukset) (Poistot) Muut menot (pelkät kustannuspaikan suorat menot) Sisäiset erät (yksikön sisäiset erät projektien yk-palautus) Tulos Edellisten erotus (= yksikön tulos + yk-palautus omarahoitus)
Yksikkötason yhteenveto Tulosyksikkö Projekti Kustannuspaikka Valtionapu -2114-703 -1411 Täydentävä -2922-2922 0 Tulot yht. -5036-3625 -1411 Henkilöstömeno 3769 2275 1494 Muut menot 562 216 346 Sisäiset menot 698 1131-433 Menot yhteensä 5029 3622 1407 Tulos -7-3 -4