-työpaja 27.11.2015 Toimeenpanosuunnitelma Yhteenveto työpajasta
Ohjelma 9.00 Johdanto, toimeenpanomallin esittely 9.30-10.00 Standit: Kustannus-hyöty Omistajuus ja hallintamalli Palvelukokonaisuus l k ja vaiheistus i 10.00 Tauko 10.15-11.00 Standien kiertäminen jatkuu 11.00-11.30 Yhteenveto ja keskustelu 2
Rajaukset ovat vielä auki Käyttöliittymä Haku ja indeksointi Asian- hallinta Tiedonohjaussuunnitelma Metatiedot Ruokapöytä Jääkaappi Pakastin Asiakirjan hallinta Komposti 0 5v 20v
:n rajaus (Oranssi osuus) Kansalainen Asiointi Edunvalvonta Tutkimus SÄHKE Asianhallinta (viranomainen) Tutkimuksen tietopalvelu Säilyttäminen Ohjauspalvelu Tiedonohjaus Pääsy aineistoon Säilyttämispalvelu / Aineiston hallinta Siirto Hakupalvelut arkistoon Arkistoaineistojen hallinta Pääsy aineistoon määräajan PAS toiminto eams Sp formaatit Säilyttäminen PAS Paketointi Pääsy Aineiston Pääsy aineistoon haku aineistoon Määräajan säilyttäminen PAS-palvelu Arkisto- aineiston kuvailutiedot Digitaaliarkisto FormatLibrary 4
-rajaus: prosessikartta Strategia Suositukset Lainsäädäntö Strateg inen johtami nen ja ohjaus -järjestelmäprosessi -palveluprosessi :n ulkopuolinen prosessi Kunt ien ja valtion vir ranomaisten tarp peet Aineiston ja siihen liittyvien metatietojen vastaanotto Säilytyksen ohjaus Tietopalvelut ml. haku ja nouto Aineiston ja siihen liittyvien metatietojen hallinta Aineiston ja siihen liittyvien metatietojen säilytys Säilytyspalvelun kehittäminen Yhteisen asianhallinnan tukeminen ja kehittäminen Aineiston aktiiviajan säilytyksen tukeminen Aineiston siirto PAS:iin Aineiston hävittäminen Kustannuste mahdol ehokas säilyvyyd listaen aineiston den ja säilytykse n käyttökelpoisu en ratkaisu uuden Tukiproses sit 5
I Päävaihtoehdot Metatietoa säilövä Asiakirjaaineisto, asiat metatiedoissa Asianhall Asianhall inta Asianhall inta inta Kunnat ja valtion laitokset -arkkitehtuurissa tarkasteltavat skenaariot Metatiedot Vain keskeiset metatiedot tallennetaan an Pitkäaikaissäilytettävä aineisto Metatiedot Säilytys Aineistokokonaisuudet suoraan säilytykseen II Asiakirjoja ja rekistereitä säilövä Metatiedot Asianhall Asianhall inta Asianhall inta inta Asiakirja-aineisto, rekisteritiedot metatiedot ti t Säilytys ys Kunnat ja valtion laitokset aineisto Pitkäaikaissäilytettävä siirrettävä aineisto III Työaineistoja ja salaisuuksia (ST III) säilövä Suorakäyttöaineisto mukaanlukien Asianhall Asianhall inta Asianhall inta inta metatiedot Kunnat ja valtion laitokset Pitkäaikais- säilytettävä valikoitu aineisto Säilytys Laajan aineistovalikoiman vastaanottava ja valikoiduilta osin eteenpäin siirtävä valikoidut aineistot Metatiedot 6
Skenaario 1 -hallinta Asiointipalvelun käyttäjä Virkamies - aineiston tuottaja - aineiston käyttäjä Muut aineistolähteet Tietojärjestelmät Virkamies - aineiston tuottaja - aineiston käyttäjä Virastojen (N kpl) asianhallintajärjestelmät (M kpl) Asianhallinta Muut asiointipalvelut (N kpl) Asiointipalvelut Tietovarannot Tietovarannot Tietovarannot KaPa-väylä A::aineiston Ja metatieto ojen vastaanotto ::aineiston käsittely ::PAS-säilytykseen siirron ohjaus ::Metatietojen hallinta ::tietopalvelut ::säilytyspalvelut spal t Metatietovaranto ::aineiston nouto PAS:sta -metatietojen perusteella ::aineiston poisto (-metatietojen poisto) ::aineiston hak ku, nouto ja luovutus hyödynnettäväksi ::a ineiston siirto pitkäaikai issäilytykseen KaPa-väylä KaPa-väylä Aineistoa hyödyntävät järjestelmät Asiointipalvelut Asianhallinta Kansalaisen palvelunäkymä Yrityksen palvelunäkymä Muu aineistoa hyödyntävä sovellus Säilytyspalvelut KDK PAS ::Metatietojen säilytyksen ohjaus Muut PASjärjestelmät Asiointipalvelun käyttäjä 7
Skenaario 2 -hallinta Asiointipalvelun käyttäjä Virkamies - aineiston tuottaja - aineiston käyttäjä Muut aineistolähteet Tietojärjestelmät Virkamies - aineiston tuottaja - aineiston käyttäjä Virastojen (N kpl) asianhallintajärjestelmät (M kpl) Asianhallinta Tietovarannot Tietovarannot Muut asiointipalvelut (N kpl) Asiointipalvelut KaPa-väylä : ::aineiston vast aanotto ::hallinta ::tietopalvelut ::aineiston i käsittely ::aineiston i nouto ::säilytyksen ohjaus ::aineiston poisto ::Tallennus SA APA::aineiston haku, nouto ja luovutus hyödynnettäväksi ::aineiston siirto pitkäaikaissäilytyk kseen KaPa-väylä KaPa-väylä Aineistoa hyödyntävät järjestelmät Asiointipalvelut Asianhallinta Kansalaisen palvelunäkymä Yrityksen palvelunäkymä Muu aineistoa hyödyntävä sovellus Säilytyspalvelut yy Tietovarannot KDK PAS ::Tallennuksen hallinta Muut PASjärjestelmät Asiointipalvelun käyttäjä ::säilytyspalvelut Aineistovaranto Metatietovaranto ::säilytyksen ohjaus ::säilytyksen kehittäminen -tallennuspalvelu 8
Skenaario 3 -hallinta Asiointipalvelun käyttäjä Virkamies - aineiston tuottaja - aineiston käyttäjä Muut aineistolähteet Tietojärjestelmät Virkamies - aineiston tuottaja - aineiston käyttäjä Virastojen (N kpl) asianhallintajärjestelmät (M kpl) Asianhallinta Muut asiointipalvelut (N kpl) Asiointipalvelut ::hallinta ::tietopalvelut ::aineiston käsittely ::aineiston nouto ::säilytyksen ohjaus ::aineiston poisto ::säilytyspalvelut Aineisto- Metatietovaranto varanto Tietovarannot KaPa-väylä ::aineiston n Ja metatietojen vastaa anotto Tietovarannot Tietovarannot A::aineiston haku, no outo ja luovutus hy yödynnettäväksi ::aineiston siir rto pitkäaikaissäilytykse een KaPa-väylä KaPa-väylä Aineistoa hyödyntävät järjestelmät Asiointipalvelut Asianhallinta Kansalaisen palvelunäkymä Yrityksen palvelunäkymä Muu aineistoa hyödyntävä sovellus Säilytyspalvelut KDK PAS ::säilytyksen ohjaus Muut PASjärjestelmät Asiointipalvelun käyttäjä 9
Työpajassa esitettyjä kysymyksiä/huomioita Sisältääkö termi asianhallinta myös muut kuin asianhallintaprosessien sisällöt? Kyllä sisältää Termiä asianhallinta voisi tarkentaa lausuntokierrosta varten, että se ymmärretään samalla tavalla eri organisaatioissa Miten kunnissa otetaan huomioon se, että asiakkaat tuottavat osan dokumenteista? Kuka määrittää metatiedot? Metatietojen manuaalinen lisääminen asiakirjoihin on työlästä Metatietojen pitäisi syntyä mahdollisimman helposti, mahdollisimman vähän syötetään tietoja käsin 10
Työpajassa esitettyjä kysymyksiä/huomioita Ehdotetut skenaariomallit saattavat johtaa tilanteeseen, jossa asiakkaan oikeusturva vaarantuu. Pitäisikö lainsäädäntöä muuttaa? Sisältävätkö skenaariomallit päällekkäisyyttä asiointitilin ja KaPAn palvelunäkymien kanssa? Ei ole päällekkäinen, mutta yhteistyötä pitää tehdä toimivan kokonaisuuden saavuttamiseksi Voitaisiinko i ii laatia kuva, josta nähdään mihin sijoittuu sähköisen asioinnin kehittämisen kokonaisuudessa? Miten näyttäytyy organisaatioiden näkökulmasta? 11
Työpajassa esitettyjä kysymyksiä/huomioita Keskitetty ratkaisu muuttaa säilytettävän aineiston formaatin tarvittaessa Mikä on siirtymäaika an? Pitää mainita lausuntopyynnössä Tarvitaanko a lainkaan? Pitäisikö tämän olla neljäs skenaariomalli? Palvelukokonaisuuden laajuus ja aikataulu 12
Kustannus-hyötylaskentamallista LIFE2-mallin sisältämiä kustannusten muodostumiskohteita pidettiin suhteellisen hyvänä lähtökohtana n kustannushyötylaskelmien pohjaksi Valmiiksi sähköisen aineiston näkökulma tulee selkeästi vielä lisätä siihen Muuten laskentamallilla llill ei nähyt merkittäviä iä eroja KDK-ssa oli hyödynnetty alussa SADe-ohjelman kustannus- hyötylaskelmapohjaa, josta siellä oli hyviä kokemuksia mutta toisaalla asianhallintajärjestelmän yhteydessä koettiin tarpeettoman monimutkaiseksi Valtiovarainministeriöllä on hankearvioinnin kustannushyötyanalyysin minimitason pohja, jota voi hyödyntää Asian varsinainen ydin on mallista riippumatta kustannus- ja Asian varsinainen ydin on mallista riippumatta kustannus ja hyötykohteiden oikeassa tunnistamisessa sekä arvioiden osuvuudessa 13
Kustannus-hyöty-nurkkauksen yleisiä pohdintoja Moni organisaatio on pitkäjänteisesti ponnistellut SÄHKE2-kelpoisuuden saavuttamiseksi. Jotta tehty työ ei menisi hukkaan, asianhallintaaineiston (asiakirjat ja asiat) säilömisen vaatimustasona moni halusi pitää SÄHKE2:n ilman merkittäviä lisäyksiä tai vähennyksiä Kustannus-hyötyanalyysin tuottamaa tulosta pidettiin keskeisenä sen suhteen, millaisena -kehittäminen lähtee käyntiin ja suositeltiin varautumaan useaan kierrokseen sen osalta 14
Kustannus-hyöty-nurkkaus ja -skenaariot Skenaario I (metatietoja säilövä) nähtiin enimmäkseen kehitysvaiheena kohti skenaariota II Hyötynä erityisesti kaikille yhteisen säilytykseen siirron sekä säilytyksestä haun ja noutamisen rajapintojen muodostuminen Erilaiset järjestelmäratkaisut jatkossakin joustavasti mahdollisia aineistoa tuottavissa organisaatioissa Lähinnä nopeasti aineistonsa pois omasta ympäristöstään haluavat katsoivat hyötyvänsä skenaariosta I, koska käytännössä tarpeettoman aineiston hallinta siirtyy muiden tehtäväksi Ei vielä korvaa merkittävästi asianhallintaa hoitavien organisaatioiden omaa järjestelmätoiminnallisuutta Harva on vielä törmännyt sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen erityistehtäviin Kuntasektorista kommentoitiin, että -skenaario I olisi päällekkäinen sen kanssa, mitä SARKK-palveluun on määritelty, eikä siten toisi merkittävästi lisää Arveltiin, että teknisesti ottaen voitaisiin tehdä laajennuksena KDK- PASiin sen sijaan että rakentuisi erillinen 15
Kustannus-hyöty-nurkkaus ja -skenaariot Keskustellun perusteella tavoitelluin on malli kaksi (II asiakirjoja ja rekistereitä säilövä ) Voi korvata paikallisen sähköisen arkiston Erityistä hyötyä, kun organisaatio katoaa, mahdollista hyötyä, kun organisaatiorakenteet muuten muuttuvat Yleiset rajapinnat aineiston säilytykseen siirrolle ja noudolle sieltä Määräaikaissäilytettäville paikka, jossa on niihin liittyvät perustoiminnot Aineiston formaattimuunnokset valmiina Teknisen osaamisen tarve omassa organisaatiosta vähenee erikoistuneen säilyttäjän hoitaessa teknisiä tehtäviä Pohdittiin ilman selkeätä tulosta, missä määrin korvaa joko organisaatioiden oman asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden tai PAS:n osia Pitkäaikais- ja määräaikaissäilyttämisen teknisen rajan vetäminen on vaikeata, keskeisin mittari säilytyspalvelun käyttäjän kannalta on aineiston käyttöönsaamisen vaatima aika, minkä asettamiselle ei myöskään löydetty selkeätä sääntöä pitäisi käydä aineistoittain läpi todennäköiset käyttötarpeet säilytysaikana, jotta osaisi kohdentaa aineistot sopivan saatavuusajan piiriin (voisi olla parhaiten säilytykseen luovuttavan organisaation itse ratkaistavissa, millaisen saatavuusajan palvelukategoriaan mitäkin aineistoa luovuttaa) Kaivattiin ST III aineistojen säilytystä jo tähän skenaarioon 16
Kustannus-hyöty-nurkkaus ja -skenaariot Malli kolme (III työaineistoja ja salaisuuksia (STIII) säilövä ) Aidosti korvaisi olemassa olevien organisaatioiden omia tietojärjestelmiä Saattaisi olla kustannustehokas tapa järjestää aineistojenhallinta Herättää epäilyksiä mallin toimivuudesta Käyttäisivätkö kaikki julkisen sektorin toimijat näitä palveluita, ts. leviäisikö toimintamallina halutulla tavalla? Olisivatko palvelut riittävällä vasteajalla ja varmuudella saatavilla? Ratkaisun haavoittuvuus Integroiminen organisaation omiin järjestelmin? 17
Yhteenveto standista omistajuus ja hallintamalli Keskeiset toimijat: VM, OKM ja Arkistolaitos Nykylainsäädäntö määrittelee vastuun arkistolaitokselle Arkistolakiuudistus 2016? Pitää erottaa aineiston omistajuus ja palvelun omistajuus Aineiston omistajuus säilyy organisaatiossa Palvelun omistajuus esim. Kansallisarkisto Tiedonohjaussuunnitelman osalta voidaan laatia yhteinen malli (ylätaso) Voidaan toteuttaa esim. JHS-työnä Ei tarkoituksenmukaista laatia liian yksityiskohtaista mallia 18
Yhteenveto standista omistajuus ja hallintamalli Keskitetysti rahoitettu hallintamalli Pitää laatia hankkeen aikana tietovirtakaavio Tietovirtakaavio selkeyttää eri tahojen kytköksiä an Huolehdittava myös ei-asianhallintajärjestelmien aineistoista Keskeinen tarve saada käyttöön palvelu, johon nykyiset aineistot voidaan siirtää (vaiheet I ja II) VAPAn rooli? Tarvitaan yhteentoimivuuden kuvaus ja määritys an vietävälle aineistolle 19
Yhteenveto standista palvelukokonaisuus ja vaiheistus i Mahdollisten soveltajaorganisaatioiden kypsyys- ja kyvykkyystaso on hyvinkin vaihteleva. Lähestymistavat koettiin pääosin järkeviksi, joskin skenaario 1:n hyödyllisyys osin kyseenalaistettiin. Syynä KDK/PAS:n kuormittaminen määräaikaissäilytyksellä Kolmen esitetyn skenaarion lisäksi on hyödyllistä, että materiaaliin sisällytetään lausunnonantajien oma ehdotus ratkaisumalliksi i Kontekstiin sitominen tulisi olla selkeämmin esillä. Nykyiset skenaariokuvat k ovat varsin -keskeisiä. k iä Skenaario 2 on ajatuksena houkutteleva, mutta tarkoituksenmukainen toteutus voi olla kallis. 20
Yhteenveto standista palvelukokonaisuus ja vaiheistus i Skenaario 2:n tarjoamaa tallennuspalvelua voidaan kasvattaa myös muihin käyttötarkoituksiin. ST3 tason aineisto voi olla haaste skenaario 2:lle Skenaario 3 mahdollistaa kummankin skenaarion faktisen hyödyntämisen y ja siten kasvupolun Mikään skenaario ei välttämättä palvele kaikkia käyttötapauksia Skenaarioiden tulisi tukea vaiheistettua toteutusmallia: kasvupolun tunnistaminen on tärkeää Esitetty n rajapintaperiaate koettiin perustelluksi, ei rakenneta erillisiä rajapintoja esim. kansalaisille Rajapinnat toteutetaan lähinnä järjestelmäintegraatioiden avulla 21
etenee Yksi työpaja jäljellä: ke 3.2.2016 klo 9-12 (Viimeistely) Lausuntokierros toimeenpanosuunnitelman luonnoksesta tammikuussa Tiedot hankkeesta ja yhteenvedot työpajoista: vm.fi/sapa wiki.julkict.fi/julkict/sapa 22