Pöytäkirja JulkICT-toiminto 27.10.2016 VM130:00/2015 JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA (uusi JUHTA) 5/2016 Aika: Keskiviikko 26.10.2016 klo 13.00 16.00 Paikka: Mariankatu 9, nh. Loppupeli tai Lync osallistuminen Kutsutut: Jäsenet Julkisen hallinnon ICT-osasto, ICT-johtaja Anna-Maija Karjalainen, puheenjohtaja varatoimitusjohtaja Hanna Tainio, varapuheenjohtaja Kansaneläkelaitos, tietohallintopäällikkö Ari Vähä-Erkkilä Opetus- ja kulttuuriministeriö, johtaja Hannu Sirén Sosiaali- ja terveysministeriö, tietojohtaja Tiina Pesonen Työ- ja elinkeinoministeriö, teollisuusneuvos Sirpa Alitalo Kunta- ja aluehallinto-osasto ylijohtaja Päivi Laajala Ympäristöministeriö, viestintäjohtaja Jussi Salmi Helsingin kaupunki, tietotekniikkapäällikkö Markku Raitio Kuusamon kaupunki, tietohallintojohtaja Pekka Kantola Sipoon kunta, kunnanjohtaja Mikael Grannas Raision seudun koulutuskuntayhtymä, johtaja Maria Taipale Varajäsenet Julkisen hallinnon ICT-osasto, lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara erityisasiantuntija Tommi Karttaavi Kansaneläkelaitos, kehittämispäällikkö Kirsi Hagman-Seppänen Oikeusministeriö, tietohallintojohtaja Tarmo Maunu Sisäministeriö, järjestelmäpäällikkö Kaija Martiskainen Liikenne- ja viestintäministeriö, tietohallintopäällikkö, Pekka Sinkkilä Kunta- ja aluehallinto-osasto neuvotteleva virkamies Ville-Veikko Ahonen Maa- ja metsätalousministeriö, tietohallintojohtaja Antti Vertanen Vantaan kaupunki, tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko Lempäälän kunta, kunnanjohtaja Heidi Rämö Mikkelin kaupunki, kirjastotoimenjohtaja Virpi Launonen Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, tietohallintopäällikkö Timo Tervo id Valtiovarainministeriö Puh. 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (6) Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, johtaja Juha Kinnunen kehityspäällikkö Tanja Rantanen Oulun kaupunki, hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto erityisasiantuntija Karri Vainio Sihteeristö Muut osallistujat Heikki Talkkari, pääsihteeri, VM kehittämispäällikkö Marjukka Ala-Harja, VM Elisa Kettunen, Suomen kuntaliitto neuvotteleva virkamies Markku Mölläri, VM JHS-projektipäällikkö Pekka Niemi neuvotteleva virkamies Anne Kauhanen- Simanainen, VM ylijohtaja Heli Mikkelä, Tilastokeskus projektipäällikkö Jani Heikkinen, VM 1. Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen (klo 13.00) Päätös: Esityslista hyväksyttiin. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Päätös: Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin (Liite 1) Esitettiin toivomus että kokousmateriaali toimitettaisiin aikaisemmin, jotta siihen ehditään tutustua ennen kokousta. 3. Digitalisoidaan julkiset palvelut Hallituksen strategiaistunnon jatkolinjaukset (klo 13.10) Esittelijä: ylijohtaja Anna-Maija Karjalainen (Liite 2) Esittelijä kävi läpi seuraavat digitalisoinnin vauhdittamisen jatko-askelmat: Velvoitetaan kansalaiset sähköisen postilaatikon käyttöönottamiseen vuonna 2018. Turvataan laintasolla palvelut niille, jotka eivät voi käyttää sähköisiä palveluita. Valmistellaan kevääksi 2017 tiekartta niistä julkisista palveluista, joissa asiointi jatkossa tapahtuu lähtökohtaisesti sähköisesti. Uudet arkistoitavat aineistot arkistoidaan jatkossa vain sähköisenä. Laaditaan kevään 2017 aikana paperiarkistojen digitoinnin toimeenpanon aikataulu. Keväällä 2017 asetetaan tarkennetut tavoitteet, aikataulut ja toimenpiteet digitaalisuuden toimeenpanolle. Selvitetään ohjaukseen ja budjetoitiin liittyviä muutoksia, joilla digitalisaation toimeenpano sujuvoituisi. Pitkäjänteisen kehittämisen rinnalla tehdään nopeita asiakaskokemusta parantavia ratkaisuja hyödyntäen olemassa olevia järjestelmiä. Pohjana toimii Valtiokonttorin Digikiri-raportit. Kohteiden valinnasta vastaa valtiokonttorin D9. Todettiin että sähköinen äänestäminen on kannatettava asia, samalla kysyttiin mikä on realistista aikataulu toteutuksen suhteen? Vastuksena kerrottiin, että työryhmä lähtee työskentelemän lähiaikoina ja hallituksen tavoite on mahdollisimman nopea eteneminen. Tiedonhallintalakia ollaan viemässä eduskunnan käsittelyyn kevätistuntokaudella 2017, johon myös tämä kokonaisuus liittyy. Kysyttiin miten digimäärärahojen kokoaminen yhdelle momentille toteutetaan, joka on tunnistettu vaikeaksi tehtäväksi. Todettiin myös, että kehittämisen tavoitteet, aikataulut ja toimenpiteet tulee olla seuraava vaihe. Näiden vaiheistaminen ja konkretisoiminen on tärkeä tehtävä, jotta toteutus voi onnistua. Keskusteltiin myös, miten jatko-askeleiden toteutus saadaan näkyväksi toiminnaksi ja liittyykö näihin joitakin odotuksia Juhtalle.
3 (6) 4. Tiedonhallintalain valmistelu (klo 13.40) Esittelijä: lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara (Liite 3) Kysyttiin, milloin tämä laki tulisi voimaan? Kerrottiin, että esim. Oulu on mukana kuntakokeilussa ja hyvinvointitiedon integroimisessa. Kysyttiin miten kuntakokeilulain ja tiedonhallintalian väliaika hoidetaan? Esittelijä kertoi miksi tiedonhallintalain valmistelua on tehty ja miten siinä edetään. Työryhmän toimikausi on 1.11.2016-31.5.2017. Tehtävänä on laatia lainsäädännön kehittämisehdotus, joka olisi hallituksen esityksen muodossa kevätistuntokaudella 2017. Valmistelun periaatteina ovat avoimuus, ymmärryksen vahvistaminen ja valmistelun ketteryys. Laki tulisi voimaan 2018 alkupuoliskolla. Valmistelun on hyvä olla tiukka mutta voimaantuloaika ei ole niin kriittinen, se voisi ajoittua samaan aikaan kuin tietosuoja-asetus astuu voimaan maaliskuussa 2018. Todettiin että tämä on hyvä ja tarpeellinen uudistus, sitä ei kuitenkaan saa pidä toteuttaa liialla kiireellä. Kuntakentän näkökulmasta on huoli siitä, miten paljon käyttöönotto tuo kustannuksia ja resurssihaasteita. Uudistuksella on myös yhteys sote- ja maakuntauudistukseen. Keskusteltiin yleisesti siitä, miten tämän tyyppisen lain toimeenpano on hyvin haastavaa julkisessa hallinnossa. Mikäli tietoa kysytään viranomaisen toimesta vain kerran, on kansalaisella kuitenkin oikeus tehdä tietopyyntöjä rajattomasti. Kysyttiin, tuleeko käyttöön joku uusi tapa ottaa vastaan tietopyyntöjä, jotta myös tiedon kulkemista viranomaisten välillä edistetään. Kysyttiin, onko kytkentä tavoitetilan prosesseihin ja palveluihin mietitty? Lisäksi onko tarkoitus poistaa samaa kohdetta sääteleviä normeja ja säädöksiä, vai tuleeko tästä uusi kerros entisten lakien päälle? Esittelijä vastasi, että vielä ei ole vastauksia kaikkiin näihin kysymyksiin, mutta ne ovat valmistelun alla. 5. Sähköisen asioinnin velvoittavuus (klo 14.00) Esittelijä: kehittämispäällikkö Marjukka Ala-Harja (Liite 4) Keskusteltiin kansalaisten velvoittavuudesta käyttää sähköisiä palveluita sekä siitä, että julkisen hallinnon on tuotettava nämä palvelut siten että kansalainen voi niitä käyttää. Pohdittiin kysymystä miten yksittäinen kunta voi tarjota laajasti sähköiset palvelut asiakkailleen ja miten käyttäjää tuetaan palveluiden käytössä ja mikä on yksittäisen kunnan rooli digitaalisten palveluiden asiakastuessa laajemmin. Esittelijä kertoi Tanskan mallista ja sen velvoittavuudesta sähköiseen asiointiin. Tanskassa kunnilla on merkittävä rooli asiakastuen järjestämisessä. Asiakastukea ei ole kuitenkaan vielä mietitty tarkemmin Suomen olosuhteissa ja tämä suunnittelu työ on vielä tehtävä. Digitaalisten palveluiden asiakastuen yhtenä mallina kehitetään AUTA-hankeessa erilaisia vaihtoehtoja asiakastuen järjestämiselle. Tämän hankkeen asiakastuke tulee tarkastella myös sähköisen asioinnin velvoittavuuden yhteydessä laajemmin. Yleisesti todettiin, mikäli kunnille tulee uusia tehtäviä tai vastuita digitaalisten palveluiden asiakastuessa, niin se tarkoittaa kunnille muutoksia myös asiakaspalvelun järjestämisessä laajemmin. Kysymyksessä on sähköisten palveluiden palvelukokonaisuuksien rakentaminen ja tukipalveluiden järjestämisestä kokonaisuutena. Kysyttiin myös miten palveluiden ylläpitäminen ja tuen tarjoaminen eri kielillä Tanskassa on hoidettu ja onko tehty tästä linjauksia. Kerrottiin, että heillä on Tanska ja Englanti virallisina palvelukielinä. Kuntalaispalvelupisteessä heillä voi olla laajempi kielivalikoima. Kysyttiin viestinvälityspalvelun aikataulusta yrityksille, jota on odotettu pitkään. Hallituksen linjauksessa ei otettu kantaa aikatauluun, perusversio tulee todennäköisesti käyttöön ensi vuoden aikana. Otettiin esille näkökulma, että ollaan tekemässä isoa ja merkittävää muutosta julkisten palveluiden kehittämisessä ja digitaalisen asiakaspalvelun järjestämisessä ja onko tämä alue joka lopulta tulee kuntien tehtäväksi, vastuulle ja rahoitettavaksi, jossa kunnat jäävät yksin toteuttamaan uudistusta.
4 (6) Kela on odottanut nyt kerrottua uudistusta jo pitkään. Heidän palvelunkehitystyötä tehdään koko ajan tähän suuntaan, minkä vuoksi lopulliset päätökset ja linjaukset olisi tehtävä nopeasti, jotta kehittäminen voisi nojata näihin päätöksiin. Tauko klo 14.20 14.30 6. JHS 199 Kuntien ja kuntayhtymien talousarvio ja -suunnitelma (klo 14.30) Esittelijä: neuvotteleva virkamies Markku Mölläri (Liite 5) Esittelijä kertoi, että kuntalain uudistaminen vaikutti taustalla suosituksen uudistamiseen. Lisäksi prosessin aikana linjattiin maakunnat jäävän tarkastelun ulkopuolelle tässä vaiheessa. Suositus tulee erikseen päivitettäväksi maakuntia varten, kun niiden rakenteet ovat lopullisessa muodossa. Lausuntoja suositukseen on saatu laajasti ja yksityiskohtaisesti, eniten palautetta on saatu sitovuutta koskevissa kysymyksissä. Investointien toteutusmallien huomioiminen suosituksessa oli haasteellista, tämä on pyritty huomioimaan ohjeen puolella. Ruotsinnos on tilattu ja tavoiteaikataulu saada valmiiksi joulukuun puolivälissä. Suosituksen hyväksymistä kannatettiin kaikissa puheenvuorissa. Erityistä kiitosta annettiin palautteiden hyvästä huomioimisesta sekä siitä että kuntakonserni on otettu huomioon kokonaisuutena. Kysyttiin vielä, onko lausuntojen huomioinnin jälkeen jäänyt mitään erityisiä eriäviä näkemyksiä, jotka voisi lukea eriäväksi mielipiteeksi. Esittelijä vastasi, että ei ole. Tulevaisuudessa päivitystarpeita tulee suurten muutosten myötä, myös kuntien erilaisuus tuottaa muutostarpeita käytön myötä. Päätös: JUHTA hyväksyy suosituksen JHS 199 7. JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitysluonnos (klo 14.50) Esittelijä: JHS-projektipäällikkö Pekka Niemi, VM (Liite 6) Juhta on 22.3.2016 kokouksessaan pyytänyt valmistelemaan kevyempää käsittelyä sellaisille JHSsuosituksille, jotka ovat lausuntokierroksen palautteen perusteella olleet selkeitä hyväksyttäväksi Juhtassa. Muutosehdotuksella on toivottu joustavampaa Juhta käsittelyä näissä tilanteissa, lisäksi ajan käytön tehostamista asiantuntijaoston ja Juhtan toiminnassa. Esittelijä kertoi palautekierroksen avoimuudesta, jossa nykyisessä käytännössä molemmat kierrokset ovat julkisia ja kaikille avoimia. Tämä esitettiin muutettavaksi siten, että toinen vaihe olisi avoin ainoastaan ensimmäisessä vaiheessa palautetta antaneille. Nykyisessä käytännössä Juhta käsittelee ja hyväksyy kaikki luonnokset suositukseksi. Tämä esitettiin muutettavaksi siten, että jos suositus on vahvasti linjaava tai sen arvioidaan aiheuttavan merkittäviä kustannuksia, on jaoston harkittava luonnoksen viemistä Juhtan käsittelyyn. Muussa tapauksessa Juhtalle tiedotetaan asiantuntijajaoston päätöksestä. Juhtan jäsenillä on tämän jälkeen viikko aikaa esittää suosituksen käsittelyä Juhtassa (otto-oikeus). Keskustelussa otettiin esille, että ehdotuksessa Juhtan jäseniltä edellytetään olevan viikon valmiudessa perehtyä jokaiseen hyväksyttävään suositukseen ja tämän ajan kuluessa on käytettä ns. otto-oikeutta. Tämä malli tekisi Juhtan jäsenistä operatiivisen työkalun JHS työn valmisteluun. Tätä mallia ei pidetty mahdollisena. Asiantuntijajaoston jäsenten tehtävänä on varmistaa prosessin laadukkuus. Esitettiin, että JHS käsittely pitäisi olla ennen kaikkea avointa koko prosessin ajan. Prosessi tulee saada näkyvimmiksi, mahdollisuus seurata ja täydentää suosituksen valmistelua ajantasaisesti.
5 (6) Keskusteltiin toisesta vaihtoehdosta, jossa asiantuntijajaosto käsittelee ja hyväksyy lähes kaikki suositukset. Merkitykseltään ja vaikutukseltaan laajat suositukset tuodaan Juhtan hyväksyttäväksi. Tässäkään mallissa ei haluttu antaa asiantuntijajaostolle harkintavaltaa hyväksyä itse suosituksen tai siirtää seitä Juhtan hyväksyttäväksi. Keskustelussa korostettiin, että palautteen käsittelyn tulee olla avointa. Myös itse valmistelun pitäisi olla avointa ja hyödyntäen sähköisiä välineitä. Koko JHS työ pitäisi miettiä uudella tavalla, sitouttaa ja hyödyntää ihmisiä nimettyä työryhmää laajemminkin. Tällä tavalla valmisteluun saisi syötettä jo prosessin aikana. Kysyttiin myös, onko uudistuksen taustalla mietitty JHS-suositusten ja VAHTI -ohjeiden rinnakkaisuutta tai informaatio-ohjauksen yhdistämistä. Mainittiin, että VAHTI-ohjeilla on näkyvyyttä enemmän, mutta ne eivät koske kuntia. Kaivattiin näiden yhteistyötä sekä näkyvyyden, että valmistelun osalta. Esittelijä kertoi, että Vahti-yhteistyö on tiivistynyt viimeisen vuoden aikana. Esimerkiksi yhdessä on määritelty Vahti-ohjesivuston uutta toiminnallisuutta siitä näkökulmasta, että samanlaista rakennetta voi käyttää myös JHS-suosituksille. Jatkossa Vahti-ohjeet valmistellaan verkossa, lisäksi suositusten kommentointivälineitä on kartoitettu. Keskustelussa otettiin edelleen esille avoimen valmistelun ja osallisuuden laajentaminen, mihin suuntaan kehitystä pitää viedä. Lisäksi kiinnitettiin huomiota termiin merkittäviä kustannuksia, tulisi käyttää termiä merkittäviä säästöjä. Palautekierrosten avoimuudesta linjattiin, että kumpaakaan palautekierrosta ei suljeta. Palautekierroksen avoimuuden ja palautteiden saamisessa tulisi mennä malliin, jossa valmisteluvaihe on ensimmäinen palautekierros ja varsinainen palautekierros on toinen palautekierros. Päätöksentekomenettelystä linjattiin, että asiantuntijaostolle ei anneta valtakirjaa hyväksyä itse suosituksia tai siirtää niinä Juhtan hyväksyttäväksi. Kun suositus tuodaan Juhtan hyväksyttäväksi, siihen tulee liittää selkä palautekooste, josta ilmenee vastineet annettuihin palautteisiin, mahdolliset erimielisyydet tai yksimielinen hyväksyminen. Tämän perustella suositus voidaan käsitellä Juhtassa ns. esittelymenettelyllä tai ns. lista-asiana. Päätös: JHS valmistelu tulee toteuttaa avoimena valmisteluna. Palautekierrokset säilytetään, myös toinen palautekierros on avoin kaikille. Kaikki JHS-suositukset hyväksytään Juhtassa. Käsittely voi tapahtua ns. listalta hyväksymisenä ilman esittelyä tai esittelyn kautta hyväksymisenä. Käsittelyn tapaan vaikuttaa palautekoosteen sisältö ja yksimielisyys. 8. Asiantuntijaoston toiminnan katsaukset (klo 15.10) Tietovarannot ja tiedon hyödyntäminen (n. 30 min) Esittelijät: neuvotteleva virkamies Anne Kauhanen-Simanainen ja ylijohtaja Heli Mikkelä (Liite 7) Esittelijät painottivat sitä, että kun puhutaan tietovarannoista, ei puhuta vain rekistereistä, vaan paljon laajemmasta kokonaisuudesta. 10.10.2016 pidettiin seminaari, jossa käytiin tietovarantojen kehittämistarpeita läpi. Seminaarissa korostui yhteentoimivuus yhteistyöllä, jossa lähtökohtana ovat ajantasainen tilannekuva tietovarannoista ja virroista, tiedon yhteiskäyttö ja avaaminen. Tarvitaan ajattelutavan ja tietokulttuurin murros ja siirtymä aitoon digiaikaan pois paperimaailman prosesseista ja ajatusmalleista. Kokonaiskuvan muodostamiseksi tarvitaan selvitystä ja analyysia tietovirroista, sekä riippuvuuksien ja oikeiden toimijoiden tunnistamista. Selvitystyön aloittamista pidettiin tärkeänä. Keskusteltiin siitä mitkä ovat keskeisiä tietovarantoja ja miten erilaisia tietoalustoja syntyy. Tietovarantojen ohjaukseen ja niiden hankintaan on syytä kiinnittää jatkossa entistä enemmän huomiota. Tietovarantojen kehitys on otettava huomioon myös tiedonhallinnan lainsäädäntötyössä. Selvitystyöllä voidaan saada, lainvalmisteluntueksi taustoittavaa tietoa..
6 (6) Toivottiin käyttäjälähtöistä näkökulmaa tietovarantoselvitykseen, esimerkiksi niiden tietovarantojen listaamista, joissa on yksilöä koskevia tietoja. Esittelijät kertoivat että tietovarantojen kokonaiskuvan selvittämisessä käyttäjänäkökulma on keskeinen. Tietovarannot ovat myös toistensa käyttäjiä, mikä on otettava huomioon lainsäädännön muutoksissa. Julkisen hallinnon johtamisen yhteinen tieto (n. 20 min) Esittelijä: projektipäällikkö Jani Heikkinen (Liite 8) Esittelystä käytiin lyhyt keskustelu, jossa tiedusteltiin mm. miten valtion toimijat, kuten TEKES yms. ovat ohjelmassa mukana. Esittelijä kertoi, valtion viranomaiset ovat sekä tiedon tuottajia että hyödyntäjiä. Monen toimijan tiedot liittyvät kirjanpitolaista johdettuun seurantatietoon. 9. Muut asiat - Tiedoksi: o Asiantuntijajaoston käsittelemät asiat (Liite 9) - Kokousaikataulut: o 14.12.2016 klo 13.00 16.00 Mariankatu 9, nh. Loppupeli o 7.2.2017 Mariankatu 9, nh. Loppupeli o 4.4.2017 Mariankatu 9, nh. Loppupeli o 8.6.2017 kesäseminaari, klo 9.00 16.00 Teemoja, aiheita ja mahdollisia paikkoja kesäseminaarin pitopaikaksi voi ehdottaa. 10. Kokouksen päättäminen (klo 16.00) Jakelu: JUHTA:n jäsenet, varajäsenet, sihteerit, asiantuntijat ja muut osallistujat Liitteet: Liitteet on tallennettu verkko-osoitteeseen: https://wiki.julkict.fi/julkict/juhta/juhta-n-kokousasiakirjat-vuonna-2016/5-juhta-kokous-26-10.2016/