Kunnanhallitus 124 18.05.2015 Mäntsälän Riihenmäen koulun laajennusosan, Hyökännummen koulun ja päiväkodin rakentamisen ja huollon sekä ylläpidon kilpailullinen neuvottelumenettely elinkaarimallilla, palveluntuottajan valitseminen ja urakkasopimusten hyväksyminen sekä tästä aiheutuvat toimenpiteet 129/10.03.02/2014 Kunnanhallitus 124 Mäntsälän Riihenmäen yhtenäiskoulun alakouluosan, Hyökännummen koulun ja päiväkodin uudisrakentamisen ja huollon sekä ylläpidon hankinta on kilpailutettu elinkaarimallilla. Tarjousmenettelyssä saatiin kaksi tarjousta, joista kokonaistaloudellisesti edullisimman jätti NCC Rakennus Oy. Hinnan nykyarvo koko sopimuskauden palvelujaksolla on 66 050 957,00 euroa (alv 0 %). Hinta sisältää uudisrakentamisen ja muutostöiden investoinnin (29 702 000 ), energian (noin 78 000 /vuosi), pitkän tähtäimen suunnittelun kunto- ja kunnossapitotoimenpiteiden arvioidut investoinnit (noin 348 000 /vuosi) sekä palvelu- ja hoitohinnan (noin 1 029 000 /vuosi). Mäntsälän kilpailullisen neuvottelumenettelyn kuvaus Hankintailmoituksen mukaisen osallistumishakemuksensa kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn jättivät NCC Rakennus Oy sekä YIT Rakennus Oy:n ja Caverion Oy:n muodostama konsortio. Hankinnan kohteen tarkennuttua neuvottelumenettelyn aikana yritysten kanssa käytiin viisi neuvottelukierrosta. Niiden aikana esiteltiin kunnan hankinnalle asettamia tavoitteita ja yrityksille varattiin mahdollisuus esittää lisäyksiä, täydennyksiä ja muutoksia tarjouspyyntöluonnokseen ja sen liiteasiakirjoihin. Tarjouspyyntöön sisältyvien rakennettavien tilojen koko on Hyökännummen koulun ja päiväkodin osalta noin 4 735 br-m2 ja Riihenmäen koulun osalta n. 6 798 br-m2. Olemassa olevien tilojen kokonaisala on Hyökännummella n. 3456 br-m2 ja Riihenmäellä noin 4 137 brm2. Tarjouspyynnössä päiväkodin laajennuksen ala on 723 brm2. Nykyisen koulu ja päiväkotirakennuksenrakennuksen bruttoala on 3456 brm2. Tilaelementtitekniikalla rakennettu päiväkoti 454 br-m2 siirretään kunnan toimesta pois. Hyökännummen olemassa olevien rakennusten ja uudisrakennusten kokonaisbruttoala on 8200 brm2. Hyökännummen koulun ja päiväkodin tavoitelaajuutena pidettiin 8 200 brm2, joka käsittää nykyiset tilat ilman pihalla olevia paviljonkeja sekä tilaohjelmien mukaiset laajennukset. Tästä tavoitelaajuudesta sai hyväksytysti poiketa +- 250 br-m2 kuitenkin niin, että kaikki suunnitellut toiminnat on pystyttävä toteuttamaan edellä mainituissa tiloissa. Tällä hetkellä Hyökännummen päiväkoti muodostuu kahdesta kolmen ryhmän päiväkodista, jotka sijaitsevat toisistaan erillisinä. Toinen yksikkö on osana koulurakennusta ja toinen samaan pihapiiriin rakennetussa "paviljonkirakennuksessa". Nykyistä päiväkotia varten on hankittu samaan
pihapiiriin kuuluva kolmen ryhmän tilaelementtitekniikalla toteutettu 454 m2 "paviljonki". Päiväkodin laajennukseen suunnitelmien mukaan tarvitaan uutta tilaa kolmea ryhmää varten eli 723 brm2. Toiveena suunnittelulle oli, että kaikki päiväkodin 9 ryhmää olisivat sisäyhteydessä toisiinsa ja vieläpä siten sijoitettuna, että yli kolmevuotiaat voisivat käyttää koulun ruokasalia sisäyhteyden kautta. Uusi päiväkoti toteutetaan yhtenä kokonaisuutena nykyisen koulurakennuksen tiloihin ja päiväkodin yhteyteen toteutetaan uusi koulurakennus. Päiväkoti ja koulu voivat hyödyntää yhteisiä tiloja ja päiväkodin ja koulun toiminnallisuus paranee huomattavasti. Edellä mainitun ratkaisun laajuudeksi muodostuu 9- ryhmäinen päiväkoti. Väliaikaisen päiväkodin tilaelementtiratkaisu toimii myös väliaikaisena väistötilana ja sen käytöstä tullaan vaiheittain luopumaan. Nykyisen koulun muuttaminen päiväkodiksi vaatii muutostöitä ja päiväkodin laajuuden kasvaessa kustannukset ovat siltä osin nousseet. Päiväkodissa on tällä hetkellä 6 ryhmää (3+3) ja n. 100 lasta. Päiväkoti tulee olemaan kokonaisuudessa 9-ryhmäinen, jossa on n. 189 lasta. Investointikustannuksia on nostanut myös nykyisen Riihenmäen koulun vaatimat muutostyöt. Kustannusten nousua ei ole voitu ennakoida, koska Hyökännummen koulun ja päiväkodin suunnitelmat on toteutettu elinkaarihankkeen periaatteiden mukaisesti kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana ja tarjouksen luonnossuunnitelmat on laadittu lopullisen tarjouspyynnön jälkeen. Suurimpana selittävänä tekijänä ovat olleet päiväkodin laajuuden kasvaminen sekä vanhan osien vaatimat muutostyöt. Nykyinen koulu käsittää vuosiluokat 1-6 ja esikoulun, yhteensä n. 200 oppilasta. Hyökännummen uusi koulu perustuu alakoulun kasvattamiseen n. 234 oppilaalla, jolloin koulun oppilasmäärä on n. 434 oppilasta. Hankkeen rahoitus on kilpailutettu erikseen. Rahoituksen kilpailutuksen valmistelusta on huolehtinut Esko Kairesalon johtama rahoitusryhmä, joka on laatinut rahoitusta koskevan ehdotuksen kunnanhallitukselle. Asia käsitellään seuraavassa esityslistan kohdassa. Mäntsälän kunnan hankinnalle asettamat keskeiset tavoitteet Hanke toteutetaan elinkaarimallilla, jossa palveluntuottaja vastaa kohteiden uudisrakentamisesta, korjaamisesta, kunnossapidosta ja käytettävyydestä 20 vuotta käsittävän sopimusajan, jota voidaan kunnan niin päättäessä jatkaa kilpailutetulla hinnalla viiden (5) vuoden optiojaksolla. Hanke toteutetaan käyttäen ns. rahoituslaitosrahoitusta, jolloin kunta tulee suoraan uusien rakennusten omistajaksi ja voi siten ohjata ja valvoa rakennusten ylläpitoa sekä huoltoa. Tavanomaiseen KVR -urakkaan verrattuna hanke poikkeaa siitä sen johdosta, että kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankkeen laatu saa pisteytyksessä saman painoarvon kuin hinta ja palveluntuottaja vastaa tilojen käytettävyydestä sopimusjakson ajan. Rakennusten laadun merkitys on arvioinnissa korostunut. Energiakustannukset muodostavat olennaisen osan rakennusten käyttökustannuksista, ja tämä on otettu huomioon laadullisessa vertailussa.
Toimitilojen tulevat käyttäjäryhmät ovat osallistuneet tarjousten laadulliseen arviointiin. Näin ovat muodostuneet ne perusteet, joilla tarjouksia on pisteytetty ja niitä verrattu keskenään. Arviointiperusteita asetettaessa on erityistä huomiota kiinnitetty tarjouspyynnön mukaisesti uusiin innovaatioihin, jotka voivat kohdistua esimerkiksi käytön kustannustehokkuuteen, taloteknisiin ratkaisuihin ja pedagogiikan tavoitteita edistävän opetus- ja hoitoympäristön laatuun. Koska Riihenmäen koulun osalta suunnittelu on edistynyt pitkälle, niin suunnitelma-aineisto toimitettiin tarjoajille 23.1.2015. Riihenmäen koulun osalta laatuarviointi on tästä syystä suoritettu Hyökännummen koulua ja päiväkotia suppeampana. Arviointiryhmä on pisteyttänyt tarjoukset käyttäjiltä saamien tietojen perusteella. Arviointiryhmän jäseninä toimivat varhaiskasvatuksen, opetustoimen, maankäytön ja teknisten palveluiden asiantuntijat. Arviointiaineistona on käytetty tarjouksia ja niihin sisältyviä liiteasiakirjoja sekä videoesityksiä. Riihenmäen koulun osalta palveluntuottajalla on ollut mahdollisuus tehdä toteuttamissuunnitelmiin muutoksia energiatehokkuuden, toiminnallisuuden ja turvallisuuden parantamiseksi sekä ehdotuksia opetusympäristön ja rakennuksen turvallisuutta koskeviksi muutoksiksi sekä julkisivumateriaalien muuttamiseksi silloin, kun se kaupunkikuvallisesti on ollut perusteltua. Riihenmäen koululla laatupisteytys on koskenut juuri näiden muutosehdotusten ansioita ja toteuttamiskelpoisuutta. Hyökännummen koulun ja päiväkodin suunnittelussa tarjoajan liikkuma-ala on ollut Riihenmäen koulua olennaisesti laajempi. Tarjouksessa on esitetty yksityiskohtaiset ratkaisut tarjouspyynnössä esitetylle mitoitukselle, vaadituille toiminnoille sekä laadullisille tavoitteille. Piha-alueen suunnitteluun on kiinnitetty laadullisessa vertailussa huomiota, koska kunnan lähtökohtana on ollut se, että piha-alueet varusteineen, kenttineen ja laitteineen muodostavat osan opetusympäristöstä. Merkittävä osa kunnan keskeisistä tavoitteista kohdistuu palveluverkon suunnitteluun, rakennusten käyttämisen ja ylläpidon taloudellisuuteen ja hankkeen toteuttamisaikatauluun. Nyt tehtävän ratkaisun avulla pyritään varmistamaan se, että rakennusten ja ulkoalueiden kunto ja käytettävyys säilyy sovitulla tasolla koko 20 vuoden sopimusajan, jota voidaan käyttämällä päätökseen sisältyvä optio tarpeen vaatiessa jatkaa vielä viidellä (5) vuodella. Rakentamista koskevissa sopimuksissa lähtökohta on se, että Riihenmäen koulun rakennus-, purku- ja ulkotyöt ovat tämän päätöksen mukaisesti valmiita viimeistään 30.5.2017. Hyökännummen koulun ja päiväkodin edellytetään valmistuvan viimeistään 30.5.2018. Tämän päätöksen mukaan palveluntuottaja sitoutuu huolehtimaan rakennusaikaisesta puhtaudesta sekä lisäksi ylläpitämään uudisrakennusten kunnon koko sopimusajan luovutuskuntoluokassa neljä (4). Tämä tarkoittaa sitä, että sopimuskauden päättyessä kohteissa ei ole korjausvelkaa. Tähän päätökseen liittyvien sopimusasiakirjojen ja niiden liitteiden mukaan palveluntuottaja velvoitetaan laatimaan ja noudattamaan erillistä kosteudenhallintasuunnitelmaa koko sopimuskauden.
Hankintarajat ja elinkaaripalveluiden kokonaisuus Rakennusten käyttäjän ja kohteiden omistajan kesken solmittavan palvelusopimuksen liiteasiakirjoissa on osoitettu toisaalta tarjoajalle ja toisaalta kohteen omistajalle ja käyttäjälle kuuluvat hankinnat. Liiteasiakirjoihin sisältyvässä taulukossa on kuvattu laitteiden, järjestelmien sekä koneiden käytön, huollon ja kunnossapidon sekä uusimisen kustannusvastuun jakautuminen sopimuskauden aikana. Pääsäännön mukaan avoimen opetusympäristön mukaisten irtokalusteiden suunnittelu, jolla on keskeinen vaikutus hankinnan pedagogisten tavoitteiden toteuttamiselle, kuuluu palveluntuottajalle, mutta niiden hankinta käyttäjälle. Mäntsälän kunnalle nyt hankittavat elinkaaripalvelut jakaantuvat kahteen osaan: kiinteistöjen suunnittelu- ja rakentamispalveluihin sekä managerointi- ja ylläpitopalveluihin. Viimeksi mainittuihin kuuluvat edellä mainittujen kiinteistöjen isännöintipalvelut, kiinteistöjen hoito ja kunnossapito, ulkoalueiden hoito ja kunnossapito, energian käyttö ja käytön ohjaus, jätehuoltopalvelut sekä siivouspalvelut. Sitä vastoin ravitsemispalvelut tuotetaan jatkossakin kunnan omana toimintana. Hankinnan ratkaisuperuste ja arviointiperusteet Hankinnan ratkaisuperusteeksi on valittu tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, jota mitataan asetetuilla arviointiperusteilla. Tarjoukset on pisteytetty annettujen arviointiperusteiden mukaan siten, että arviointiperusteet mahdollisimman hyvin kuvaavat kunnan hankinnalle tarjouspyynnössä asettamia tavoitteita. Arviointiperusteita asetettaessa hinnalle ja laatutekijöille on annettu yhtä suuri painoarvo siten, että hinnan painoarvo on 50 prosenttia ja tarjouksen laadun 50 prosenttia kokonaispistemäärästä. Riihenmäen koulu ja Hyökännummen koulu ja päiväkoti on erillisinä kohteina arvioitu erikseen, minkä jälkeen näiden kohteiden laatupisteet on laskettu yhteen. Teknisesti laatuarviointi on suoritettu siten, että käyttäjäosapuoli on antanut laatupisteet ennen hintakuoren avaamista. Tarjousten laadullinen vertailu Kummankin kohteen laatupisteiden yhteenlaskettu määrä on 100 pistettä. Kun kumpikin kohde arvioidaan erikseen, lasketaan laatupisteet kohteiden kesken siten, että Hyökännummen vaativampana suunnittelukohteena enimmäislaatupisteet ovat painoarvoltaan 70 pistettä ja Riihenmäen sen olemassa olevia suunnitelmia täydentäviltä osiltaan 30 pistettä. Tarjottujen hintojen vertailu Annettujen hintapisteiden enimmäismäärä on 100 pistettä ja painoarvo 50 prosenttia kaikkien pisteiden enimmäismäärästä (100/200). Kummankin kohteen rakentamiskustannusten, palvelumaksun sekä ylläpidettävien muiden tilojen yhteenlaskettu hinta muodostaa arvioitavan hintakokonaisuuden, jonka perusteella hinta-arviointi on suoritettu. Kohteitten yhteenlaskettu hinta on määritelty tarjoushetken rahanarvolla laskettuna ajanjaksolta 30.5.2017 30.6.2042. Tarjoushinnan nykyarvon
määrittelyssä on huomioitu seuraavalla rakennus- ja korjauskustannukset joihin on lisätty palvelujakson kaikkien palvelumaksujen nykyarvojen summa ajalta 30.5.2017 30.6.2042. Tarjousten kokonaistaloudellinen paremmuus on saatu laskemalla kummankin tarjouksen vertailuhinta. Laadun painoarvo on 50 % ja hinnan painoarvo 50 % kaikista pisteistä. Hinta ja laatupisteiden perusteella on laskettu painotetut kokonaispisteet. Suurimman kokonaispisteen saanut on kokonaistaloudellisesti edullisempi. Palveluntuottaja on antanut kiinteän hinnan palvelu- ja hoitohinnasta sekä energiahinnasta. Palvelu- ja hoitohinta koostuvat seuraavista osa-alueista: Manageeraus/ isännöintipalvelu, rakennusten ylläpito, kunnossapito, kiinteistön hoito, ulkoalueiden hoito, kalusteiden ja laitteiden hoito, käyttäjäpalvelut, siivous ja turvallisuuspalvelut sekä kulunvalvonta. Elinkaarimallin vaikutus käyttötalouteen Mäntsälän kunnan kiinteistön toteutuneita ylläpitokustannuksia sekä siivouksen kustannuksia on verrattu palveluntuottajan antamiin hintoihin, jonka perusteella palvelutuottajan antamat hinnat ovat edullisempia. Myös innovatiiviset energiaratkaisut tuovat merkittäviä säästöjä kiinteistöjen energiakustannuksiin. Rakentamisen aikana energiaratkaisut tuovat myös lisäkustannuksia, mutta takaisinmaksuaika on mm. maalämpöratkaisussa alle 8 vuotta. Lisäksi maalämpöä voidaan hyödyntää kesäaikana viilennykseen. Mäntsälän kunnan ei tarvitse palkata uusia kiinteistönhoitajia ja siivoustyöntekijöitä. Säästöjä syntyy myös tukipalveluissa mm. automaatiojärjestelmät ja niiden ylläpito, tietohallinto, palkanlaskenta ja taloushallinto. Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä p. 040 314 5934 Kunnanjohtajan päätösesitys Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle, että se hyväksyy NCC Rakennus Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja valtuuttaa Mäntsälän kunnanhallituksen hyväksymään elinkaarihankkeen sopimukset liitteineen sekä valtuuttaa kunnanjohtajan ja teknisen johtajan allekirjoittamaan elinkaarihankkeeseen liittyvät sopimukset. Käsittely: Päätös: Teknistä johtajaa Hannu Seppälää ja kunnankamreeri Anja Tupamäkeä kuultiin asiantuntijoina pykälän esittelyssä. WSP Finlandin asiantuntijat Jari Kaukonen ja Kai Kalima olivat myös asiantuntijoina paikalla esittelyn aikana. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Liite 1. Mäntsälä elinkaarihanke / tarjousten avauspöytäkirja Liite 2. Mäntsälä elinkaarihanke / laadullinen vertailupöytäkirja Liite 3. Mäntsälä elinkaarihanke / hintapisteytyksen pöytäkirja Liite 4. Kohteiden Riihenmäen koulu, Hyökännummen koulu ja Hyökänummen päiväkoti palvelusopimus
Liite 5. Elinkaarihankevertailu