Pöytäkirja 1(5) 8.1.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 1/2015 AIKA Torstai 8.1.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo Sarola Riitta, kokouksen sihteeri Saarinki Jaana Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Myyry Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja Helotie Kari Ikonen Sirkka Ikonen Teuvo Juvonen Anja Kiiskinen Maini Linnolahti Ulla Mukkala Esa Nuutinen Vilho Ojanen Pirjo Paasonen Sirpa Palander Eeva-Riitta Ritala Vuokko Varis Antti 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Edellisen kokouksen (16.12.2014) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta.
Pöytäkirja 2(5) 8.1.2015 3 Puheenjohtajan tilannekatsaus Puheenjohtaja esitteli seuran vakiintuneita käytänteitä ja toimintalinjauksia sekä muita käytännön toimintaan liittyviä keskeisiä asioita. 4 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin muutoksitta. 5 Hallituksen toimihenkilöiden valinta Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Puheenjohtaja johtaa puhetta hallituksen kokouksessa. Hän edustaa seuraa sekä valvoo sen etuja. Hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja hoitaa nämä tehtävät. Seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompi kumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin. Hallitus valitsee rahastonhoitajan, joka voi olla hallitukseen kuulumatonkin jäsen. Varapuheenjohtajan valitseminen PÄÄTÖS: Varapuheenjohtajaksi valittiin Jaana Saarinki Sihteerin valitseminen PÄÄTÖS: Sihteeriksi valittiin Pirjo Nevalainen Rahastonhoitajan valitseminen PÄÄTÖS: Rahastonhoitajaksi valittiin Riitta Sarola 6 Mäntyniemitoimikunnan täydentäminen PÄÄTÖS: Puheenjohtajan esityksestä toimikuntaan nimettiin 16.12.2014 tehdyn päätöksen lisäksi Antti Varis Todettiin, että Sirkka Ikonen ja Sirpa Paasonen ovat ilmoittaneet jättäytyvänsä pois toimikunnasta. 7 Muutosilmoitukset yhdistysrekisteriin ja pankkiin PÄÄTÖS: Rahastonhoitaja tekee muutosilmoitukset yhdistysrekisteriin ja pankkiin.
Pöytäkirja 3(5) 8.1.2015 8 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili 55 000 Käyttötili 26 965 Yhteensä 81 965 Jäsenmäärä v. 2014 1188 (2013 1112) Kertarannekkeiden myynti v. 2014 5901kpl (2013 noin 6000 kpl) 9 Toimikunnan kuulumiset Toimikunnan puheenjohtajilla oli valmiina suunniteltu tulevan vuoden toimikunnan palaverien ajankohta. 10 Hallitusten jäsenten kuulumiset Kuultiin hallituksen jäsenten kuulumiset. Todettiin, että takkahuoneessa olevaa takkaa käytetään ensisijaisesti rakennuksen lämmitykseen määrättyjen vastuuhenkilöiden toimesta. Takka ei ole vapaasti jäsenistön käytössä. 11 Hallituksen toimihenkilöiden tehtäväjako PÄÄTÖS: kokousten valmistelu kokousten tarjoilun organisointi jäsenrekisteri tiliotteiden tarkastaminen Mäntyniemen myynnin tilitykset rannekeautomaatti avaimet/avainrekisteri tilojen vuokraus ja laskutukset IT-tuki (mm. www-sivut) talomiehen työtehtävät valvonnan organisointi seuran etujen valvonta muiden tehtävien organisointi pj/sihteeri toimikunnan puheenjohtaja pj/sihteeri rahastonhoitaja rahastonhoitaja pj/sihteeri/rahastonhoitaja pj pj/sihteeri Jukka Vuorinen pj/vpj/tmk:n pj:t pj/vpj pj/vpj pj/vpj 12 Toimintasuunnitelmassa esitettyjen tilaisuuksien organisoinnin vastuuttaminen PÄÄTÖS: SM-kilpailut ulkoilupäivä vappusima kevään patikkaretki vuosipäivä (Jaakon päivä) syksyn patikkaretki talvikauden avajaiset/ avoimet ovet vetovastuu pj/uintitoimikunta toimikunta toimikunta vastuuhenkilöt pj/toimikunta vastuuhenkilöt pj/toimikunta
Pöytäkirja 4(5) 8.1.2015 pikkujoulu jouluglögi toimikunta toimikunta 13 Seuran taloudellinen tuki toimintasuunnitelmassa esitettyihin tilaisuuksiin PÄÄTÖS: SM-kilpailut - seura maksaa bussikuljetuksen - seura maksaa ilmoittamiensa viestijoukkueiden sekä henkilökohtaisen kultamitalin voittaneen osallistumismaksut - seura maksaa bussikuljettajan ja uintitoimikunnan sihteerin majoituksen - seura maksaa henkilökohtaisen kultamitalin voittaneen majoituksen Ulkoilupäivä - tarjoilua. Toimikunta valmistelee ja esittää. Kevään patikkaretki - seura maksaa linja-autokyydin sekä vastuuhenkilöiden ruokailun Vuosipäivä (Jaakon päivä) - tarjoilua ja ohjelmaa. Toimikunta valmistelee ja esittää. Syksyn patikkaretki - seura maksaa linja-autokyydin sekä vastuuhenkilöiden ruokailun Talvikauden avajaiset ja avoimien ovien päivä - pienimuotoista tarjoilua. Toimikunta valmistelee ja esittää. Pikkujoulu - Karhu-salissa - ohjelmaa ja omakustanteista tarjoilua. Toimikunta valmistelee ja esittää. 14 Talonmiehen työtehtävät PÄÄTÖS: Asetettiin työryhmä (Jaana Saarinki, Riitta Sarola ja Pirjo Tervonen) ajantasaistamaan ja tarkistamaan talonmiehen työtehtävät. Työryhmä valtuutettiin tekemään tarkennuksia myös sihteerin ja rahastonhoitajan vastuujakoon. Työryhmän esitykset käsitellään hallituksen kokouksessa. 15 Kevätkokouksen ajankohta ja valmistelu - ajankohta keskiviikko 18.3.2015 klo 18.30 - paikka Mäntyniemen Karhu-sali - toimintakertomuksen valmistelee puheenjohtaja - tilinpäätöksen valmistelevat Pasi Mikkonen ja rahastonhoitaja Riitta Sarola
Pöytäkirja 5(5) 8.1.2015 16 Jääkarhut ja ampumahiihdon MM-kisat Todettiin, että KareliaExpert matkailupalvelut Oy tarjoaa ampumahiihtoyleisölle mahdollisuuden tutustua avantouintiin 10.3. klo 17 sekä vip-ryhmälle 11.3. klo 13. Vip-ryhmän tilaisuuteen on toivottu mukaan seuran edustajaa kertomaan jääkarhujen toiminnasta. Esityskieli on englanti. Joensuun Seudun Kehittämisyksikkö Josek Oy tuo 13.3. klo10-14 ulkomaalaisia median edustajia tutustumaan saunaan ja avantoon. 17 Seuratuotteiden hankinta Hankinta-asia on vireillä. 18 Uusien toimihenkilöiden mentorointi Sovittiin uusien ja uusiin tehtäviin siirtyvien luottamushenkilöiden mentoroinnista. 19 Muut asiat Muita asioita ei ollut. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.27 Seuraava kokous pidetään keskiviikkona 4.2.2015 klo 18.30 Jarno Linnolahti Puheenjohtaja Riitta Sarola kokouksen sihteeri
Esityslista 1(4) 4.2.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 2/2015 AIKA Keskiviikko 4.2.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Myyry Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 20 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 21 Edellisen kokouksen (8.1.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 22 Puheenjohtajan tilannekatsaus Puheenjohtaja ilmaisi tyytyväisyytensä jäsenmäärän hyvästä kehityksestä, mutta totesi, että vielä lunastamattomien jäsenmaksulaskujen iso määrä vahvistaa sen, että tulevaisuuden turvaamiseksi uusien jäsenten hankinnan tulee olla jatkossakin seuran toiminnan kärkihanke. Puheenjohtaja kertoi myös kotisivujen vieraskirjan poistoon vaikuttaneita taustoja. 23 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.
Esityslista 2(4) 4.2.2015 24 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili 105 000 Käyttötili 39 231 Yhteensä 144 231 Jäsenmäärä 933 (helmikuu 2014 985) Kertarannekkeiden myynti tammikuu 1009 kpl (I/2014 779 kpl) 25 Toimikunnan kuulumiset Toimikunta on kokouksessaan pohtinut talkootyön jakamista ja suunnitellut ulkoilupäivän LA 21.3. klo 12-16. Ohjelmana on hiihdon ja ulkoilun lisäksi seuran kustantamien makkaroiden omatoimista paistoa. 26 Hallituksen jäsenten kuulumiset Hallituksen jäsenet toivat esille jäsenistön moitteet jäätyneistä portaista kovalla pakkasella ja toiveet lisäkaiteesta kulkuväylälle. 27 Hallituksen toimihenkilöiden tehtäväjaon täydentäminen PÄÄTÖS: Hallituksen toimihenkilöiden toimenkuvat ja työtehtävät säilyvät edellisen kokouksen päätöksen mukaisina. 28 Talonmiehen työtehtävät PÄÄTÖS: Hyväksyttiin edellisessä kokouksessa asetetun työryhmän esitys: Talonmiehen tehtäviin kuuluvat seuraavat työt - pukuhuoneitten siivous kolmesti viikossa 8-10 - päärakennuksen siivous jokainen arkipäivä ( siivouksen tarve vaihtelee vuodenajan ja kelin sekä yläkerran vuokraustilanteen mukaan) - päärakennuksen ja saunatilojen valvonta - pienet remontit ja huoltotyöt - jäsenmerkkien myynti ja antaminen asiakkaille (myös hallituksen jäsenet) - rannekkeiden myynti (myös hallituksen jäsenet) - rannekeautomaatin täyttö (myös pj, rahastonhoitaja ja sihteeri) - rannekemyyntiraportit - käteistilitykset (myyntituotto) - ostot ja hankinnat (wc-paperit, käsipyyhkeet 1xkk, pesuaineet, toimistotarvikkeet yms. harvemmin) - avainten antaminen ja avainrekisteri (pj hallinnoi)
Esityslista 3(4) 4.2.2015 - tilojen vuokrauksen käytännön asiat (näyttö, avaimet, siivous ja muu materiaali) - jäsenrekisteriasiat/ uusien jäsenten rekisteröinti (myös pj ja sihteeri) - kyltit, ajastukset, pyykinpesu ja takka Talonmiehen päivystysaika on 10-12 (ma, ti, to ja pe) sekä ke 14-18. 29 Kevätkokouksen asioiden valmistelu Kevätkokous pidetään aiemmin päätetyn mukaisesti KE 18.3.2015 klo 18.30 ja kahvitus alkaa klo 18.00 Puheenjohtajan valmistelemaa vuosikertomusta täydennettiin tilinpäätöksestä saaduilla luvuilla. Hallitukselle esiteltiin tase ja tuloslaskelma vuodelta 2014. Alkavalla tilikaudella 2015 hallitus päätti käyttää kulujen jakamisessa 2014 toteutuneiden tuottojen suhdetta, liiketoiminta 25% ja yhdistystoiminta 75%. PÄÄTÖS: Hyväksyttiin vuosikertomus ja tilinpäätös. Allekirjoitettiin tilinpäätös. 30 Kotisivun vieraskirja palautteen antaminen PÄÄTÖS: Takkahuoneen pöydällä on vieraskirja avantouintikeskuksessa vieraileville. Jäsenten negatiiviset tai positiiviset palautteet voi osoittaa puheenjohtajan sähköpostiin tai eteisen postilaatikkoon. Yleensä nimettömiä palautteita ei käsitellä. 31 Kotisivun vieraskieliset päivitykset PÄÄTÖS: Sihteeri laatii yhdistyksen kotisivuista yhteenvedon tärkeimmistä kohdista, jotka käännetään englanniksi ja venäjäksi. Kotisivulle lisätään teksti, jossa suositellaan, että ennalta ilmoittamattomien ryhmien maksimiko olisi enintään 15 henkilöä. 32 Laituritoimikunnan kuulumiset ja jatkotoimenpiteet Laituritoimikunta on suunnitellut tarjouspyyntöjen allekirjoituksen helmikuun lopuksi, tarjoukset esitellään hallitukselle huhtikuun kokouksessa ja sopimukset tehdään huhtikuun puolivälissä.
Esityslista 4(4) 4.2.2015 Toive remontin ajankohdasta on kesäkuu. Tilavuokrauksia remontin ajaksi ei suositella. 33 Miten muualla uidaan, saunotaan ja toimitaan Jaana Saarinki ja Heli Myyry saivat tehtäväkseen kartoittaa eri seurojen kotisivujen tai lähiseurojen osalta myös paikallakäyntien muodossa seurojen erilaisia käytänteitä ja toimitapoja. Lisäksi he valmistelevat esityksen omakustanteisesta vierailusta johonkin avantouintipaikkaan. 34 Oulun kisamatkan tilanne 35 Muut asiat Kaikille ilmoittautuneille on saatu varattua huoneet. Bussiin lähtee 53 jäsentä ja lähtö on linja-autoasemalta PE 6.3.2015 klo 12. Muita asioita ei ollut. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.20 Seuraava kokous pidetään keskiviikkona 4.3.2015 klo 18.30 Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(3) 4.3.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 3/2015 AIKA Keskiviikko 4.3.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Myyry Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 36 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 37 Edellisen kokouksen (4.2.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin. 38 Puheenjohtajan tilannekatsaus Kuultiin puheenjohtajan tilannekatsaus edellisen pöytäkirjan tarkastuksen yhteydessä. 39 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.
Pöytäkirja 2(3) 4.3.2015 40 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili 105 000 Käyttötili 24 856 Yhteensä 129 856 Jäsenmäärä 1047 (huhtikuu 2014 1045) Kertarannekkeiden myynti helmikuu 955 kpl (II/2014 664 kpl) kuukaudet I-II 1964 kpl (I-II/2014 1443 kpl) 41 Toimikunnan kuulumiset Jään turvallisuuden takaamiseksi on poistettu pumppuja käytöstä ja siirretty merkkilankaa kauemmaksi. 42 Hallituksen jäsenten kuulumiset Kuluttajaturvallisuustarkastaja käy viikolla 11. Turvallisuudesta vastaavaksi hallitus nimesi Mäntyniemitoimikunnan puheenjohtajan Pirjo Tervosen. 43 Kevätkokouksen asioiden viimeistely Kevätkokouksen asiakirjat ovat kunnossa ja kokouskutsu on ollut Karjalaisessa 1.3. sekä Facebookissa ja ilmoitustaululla. 44 Uusi jäsenrekisteri Uutta jäsenrekisteriä käytettäessä havaitut puutteet kirjataan ja ne esitetään korjattavaksi. 45 Kotisivun vieraskieliset päivitykset Käytiin läpi ehdotus vieraskielisiksi kotisivuiksi ja korjattuna lähetetään käännettäviksi englanniksi ja venäjäksi. 46 Laituritoimikunnan kuulumiset ja jatkotoimenpiteet Suunnittelussa seurataan Turun avantouimareiden kokemuksia maalämmöstä laiturin sulana pitämiseksi. Tarjouspyynnöt lähetetään kolmelle yritykselle. 47 Miten muualla uidaan, saunotaan ja toimitaan? Jaana Saarinki, Heli Myyry sekä Pirjo Tervonen jatkavat edelleen lähiseurojen käytänteiden kartoittamista ja suunnittelevat jäsenten omakustanteista vierailua johonkin avantouintipaikkaan.
Pöytäkirja 3(3) 4.3.2015 48 Ulkoilupäivän tilanne Huonosta lumitilanteesta johtuen toimikunta esittää muutoksia suunniteltuun ulkoilupäivään. Hiihdon tilalle järjestetään lumikenkäilyä Joensuun Ladulta lainaksi saatavilla lumikengillä. 49 Oulun kisamatkan tilanne Kisamatkan järjestelyt ovat kunnossa ja matkan aikana asioiden koordinoijana toimii Riitta Sarola. 50 Norjan television vierailu Joensuussa Norjan television mahdollisen vierailun yhteyshenkilöinä Mäntyniemessä toimivat Kirsi Loisa ja Jukka Vuorinen. 51 Muut asiat Muita asioita ei ollut. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.50 Seuraava kokous pidetään torstaina 9.4.2015 klo 18.30 Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(3) 9.4.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 4/2015 AIKA Torstai 9.4.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Myyry Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 52 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 53 Edellisen kokouksen (4.3.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 54 Puheenjohtajan tilannekatsaus Joensuun Ladun johtokunta esittää yhteistä hiihtopäivää pidettäväksi 6.3.2016. Seuran kevään patikkaretki tehdään 23.5.2015 Urkkalammelta Kolvananuuroon. Asiasta laitetaan tieto Mäntyniemen ilmoitustaululle ja seuran kotisivulle. 55 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.
Pöytäkirja 2(3) 9.4.2015 56 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili 105 046 Käyttötili 26 250,78 Yhteensä 131 296,78 Jäsenmäärä 1088 (huhtikuu 2014 1045) Kertarannekkeiden myynti maaliskuu 983 kpl (III/2014 789 kpl) I-III 2947kpl (I-III/2014 2232 kpl) 57 Toimikunnan kuulumiset Toimikunnan jäsenet ovat pesseet talkootyönä toimitilan rakennusten ikkunat ja piha-alueen kivetyksen. Muu pihasiivous hoidetaan talkootyönä lauantaina 16.5. 58 Hallitusten jäsenten kuulumiset Kuultiin hallitusten jäsenten kuulumisia: - Lokerikot on lisätty pukuhuoneisiin - Joogaryhmä siirtyy sunnuntai-illoista vapaisiin keskiviikkoihin - Keskusteltiin tilanvuokraajien tuomista kylpytynnyreistä ja niistä aiheutuvista ongelmista PÄÄTÖS: Jatkossa kylpytynnyreitä ei hyväksytä pihalle veden ottamisen ja poiston hankaluuden vuoksi. Sihteeri sai tehtäväkseen laatia seuraavaan kokoukseen ehdotuksen tilavuokrauksen pelisäännöistä. 59 Laituritoimikunnan kuulumiset ja hankkeen jatkotoimenpiteet Pasi Mikkonen kertoi hankkeen kuulumiset. Tarjousten jättöaika on vielä kesken. Asia on esillä seuraavassa hallituksen kokouksessa. 60 Toimitilojen avaimet ja niiden hallinta PÄÄTÖS: Hallituksen jäsenet saavat halutessaan käyttöönsä yleisavaimen. Tämän lisäksi yleisavain annetaan myös Jorma Hämäläiselle ja Jukka Vuoriselle. Mäntyniemitoimikunnan puheenjohtajat selvittävät toimikunnan jäsenten avaintarpeen. Jäsenrekisterissä ylläpidetään luetteloa avainten haltijoista.
Pöytäkirja 3(3) 9.4.2015 61 Seuratuotteiden esittely Heli Myyry esitteli myyntiin hankittavia T-paitoja ja huppareita. Seuratuotteiden näytekappaleet ovat esillä takkahuoneessa, jossa jäsenet voivat sovittaa ja tilata haluamansa. Väreiksi valittiin musta tai valkoinen, iso logo selässä ja koot alkaen 140 cm. 62 Kevätkokouksen terveiset ja toimeksiannot Kevätkokouksessa käsiteltiin säätömääräiset asiat, eikä muita asioita ollut. 63 Avantouinnin vuoden 2015 SM-kisojen terveiset Puheenjohtaja kertoi Oulun SM-kisoista. Seuran uimarit saivat tuttuun totuttuun tapaan suuren joukon mitaleita. Tero Matkaniemi voitti 20. perättäisen henkilökohtaisen Suomen mestaruuden. Lisäksi puheenjohtaja kertoi, että seura on saanut myös uuden uintisankarittaren, nuoren Elina Mäkisen. Elina voitti kultaa sekä henkilökohtaisella matkalla että viestissä. Tämän lisäksi Elina on tuonut itselleen ja seuralle näkyvyyttä uskomattomilla suorituksillaan avantouinnin maratonmatkalla (1 kilometri) sekä Tallinnassa että Muurmanskissa. 64 Avantouinnin vuoden 2016 SM-kisojen huonevaraukset Kisakallion Urheiluopistosta Lohjalta on tullut 60 huonevarauksen ennakkomaksu suoritettavaksi 13.4.2015 mennessä. Hallitus päätti pienentää varauksen määrän 40 henkeen. Riitta Sarola sai tehtäväkseen selvittää, onko mahdollista saada siirrettyä myös ennakkomaksun eräpäivää myöhemmäksi. 64 Muut asiat Muita asioita ei ollut. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.35 Seuraava kokous pidetään keskiviikkona 6.5.2015 klo 18.30 Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(3) 6.5.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 5/2015 AIKA Keskiviikko 6.5.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Myyry Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 65 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 66 Edellisen kokouksen (9.4.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 67 Puheenjohtajan tilannekatsaus Kuultiin puheenjohtajan tilannekatsaus edellisen pöytäkirjan tarkastuksen yhteydessä. 68 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin muutoksitta. 69 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili 105 046,00 Käyttötili 27 733,36 Yhteensä 132 779,36
Pöytäkirja 2(3) 6.5.2015 Jäsenmäärä 1095 (toukokuu 2014 1053) Kertarannekkeiden myynti huhtikuu 716 kpl (IV/2014 669 kpl) Yhteensä I-IV 3663 kpl (I-IV/2014 2901 kpl) 70 Toimikunnan kuulumiset PÄÄTÖS: Talkoopäivänä 16.5. järjestetään ympäristön siivouksen lisäksi huutokauppa toimipaikan ylimääräisistä tuoleista, astioista ym. tavaroista. Lisäksi toimikunnan jäsenet kertovat tehtävistään, tarkoituksella innostaa jäsenistöä mukaan Mäntyniemitoimikunnan toimintaan. 71 Hallituksen jäsenten kuulumiset Riitta Sarola kertoi terveystarkastajan tarkastuskäynnistä. Asiat avantouintikeskuksessa olivat kaikin puolin kunnossa. Keskusteltiin lapsiin liittyvästä vastuusta ja valvonnasta Mäntyniemessä. Sihteeri sai tehtäväkseen laatia lapsimerkin oston yhteydessä allekirjoitettavan huoltajan vastuupaperin. 72 Laituritoimikunnan kuulumiset ja hankkeen jatkotoimenpiteet Laituritoimikunnan jäsenet Hannu Partanen ja Lauri Santala esittelivät asiaa ja tarjouspyyntöjen tuloksia. PÄÄTÖS: Hallitus valtuutti laituritoimikunnan viemään asiaa ja sopimusasiakirjoja eteenpäin tarkoituksenmukaisella tavalla. Lisäksi hallitus valtuutti Hannu Partasen toimimaan kaikissa sopimusasioissa tilaajan edustajana. 73 Aluehallintoviraston työsuojelutarkastus jatkotoimenpiteet PÄÄTÖS: Asetettu työryhmä, Jaana Saarinki, Pirjo Tervonen ja Riitta Sarola, sai tehtäväkseen valmistella vastaus aluehallintovirastolle tarkastuksessa todettuihin puutteisiin. Asia käsitellään hallituksen seuraavassa kokouksessa. 74 Tilavuokrauksen ehtojen täsmennykset PÄÄTÖS: Tilavuokraukseen liittyviä ohjeita täsmennettiin kotisivulle seuraavasti: Viimeinen varausaika päättyy klo 23.45. Tämän jälkeen varaaja voi käyttää vielä tunnin tilojen siivoukseen. Tiloja ei voi vuokrata tiettyinä juhlapyhinä ja niiden aattoina. Nämä päivät näkyvät varauksina kalenterissa.
Pöytäkirja 3(3) 6.5.2015 75 Seuratuotteiden tilaaminen PÄÄTÖS: Tilataan tulevaa tarvetta varten muutamia kappaleita suosituimpia paitakokoja jäsenten tilaamien, noin 100 kpl lisäksi. 76 Kesä 2015 Keskusteltiin kesästä. Lämmitysjärjestelmäremontti kesäkuussa aiheuttanee toimipaikan sulkemisen koko kesäkuun ajaksi. Asiasta tiedotetaan jäsenistölle tarkemmin tuonnempana. 77 Muut asiat Muita asioita ei ollut. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.20 Seuraava kokous pidetään torstaina 4.6.2015 klo 18.30 Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(2) 4.6.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 6/2015 AIKA Torstai 4.6.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Myyry Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 78 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 79 Edellisen kokouksen (6.5.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 80 Puheenjohtajan tilannekatsaus Kuultiin puheenjohtajan tilannekatsaus edellisen pöytäkirjan tarkastuksen yhteydessä. 81 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin. 82 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili 105 046,00 Käyttötili 21 541,42 Yhteensä 126 587,42
Pöytäkirja 2(2) 4.6.2015 Jäsenmäärä 1097 (kesäkuu 2014 1056) Kertarannekkeiden myynti toukokuu 545 kpl (V/2014 234 kpl) I-V 4208 kpl (I-V/2014 3135 kpl) 83 Toimikunnan kuulumiset Toimikunnan puheenjohtaja kertoi vuokraustoiminnasta aiheutuneista ylimääräisistä siivouksista. Asiasta käytiin keskustelua. Asiaan palataan syksyn kokouksissa. 84 Hallitusten jäsenten kuulumiset Kuultiin terveiset patikkaretken onnistumisesta. Keskusteltiin Mäntyniemen wc-tilojen käsipyyhkeisiin liittyvästä kiusanteosta. PÄÄTÖS: Käsien kuivaukseen hankitaan puhaltavat laitteet. 85 Työsuojelutarkastuksen edellyttämät toimenpiteet Jaana Saarinki esitteli 4.6.2015 alkaneen sopimuksen lakisääteisestä työterveyspalvelujen järjestämisestä Joensuun Työterveyden kanssa. Mäntyniemessä tehdään työpaikkaselvitys 17.6.2015, minkä perusteella tehdään vuosittain päivitettävä toimintasuunnitelma. 86 Seuratuotehankintaa vapaaehtoistyönä PÄÄTÖS: Hallitus ei kannata seuratuotteiden hankintaa vapaaehtoistyönä. 87 Jaakon päivän ajankohta PÄÄTÖS: Seuran vuosipäivän eli Jaakon päivän juhla pidetään poikkeuksellisesti Jaakon päivän aattona PE 24.7. klo 17 alkaen. Asiasta tiedotetaan tarkemmin tuonnempana. 88 Hyvää kesää kaikille Puheenjohtaja kiitti kuluneesta kaudesta ja toivotti kaikille hyvää kesää. 89 Muut asiat Muita asioita ei ollut. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.00 Seuraava kokous pidetään elokuussa myöhemmin ilmoitettavana ajankohtana. Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(3) 12.8.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 7/2015 AIKA Keskiviikko 12.8.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Myyry Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 90 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 91 Edellisen kokouksen (4.6.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 92 Puheenjohtajan tilannekatsaus Kuultiin 98 :n yhteydessä. 93 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin muutoksitta. 94 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili --- Käyttötili 93 244,49 Yhteensä 93 244,49
Pöytäkirja 2(3) 12.8.2015 Jäsenmäärä 1121 (elokuu 2014 1071) Kertarannekkeiden myynti VI-VII 454 kpl (VI-VII/2014 524 kpl) I-VII 4662 kpl (I-VII/2014 3135 kpl) 95 Toimikunnan kuulumiset Pirjo Tervonen kertoi kesän kuulumiset. Toimikunnalle on ollut tosi haasteellista hoitaa remontin aiheuttamat siivoukset sekä talonmiehen loman aikana ilmenneet työt. Saunan lauderemontti sekä laituriin ja pihatöihin liittyvät talkoot järjestetään 14.-16.9.2015. Tästä tulee tuonnempana tarkempaa tietoa seuran ilmoitustaululle. Lisäksi Pirjo Tervonen kertoi, että seuran jäsen Janne Kaasinen on luvannut lahjoittaa seuralle polttopuita haettavaksi. 96 Hallitusten jäsenten kuulumiset Todettiin, että naisten suihkun lämpimän veden raha-automaatti on rikki. Se korjataan tai vaihdetaan. Pukutiloihin päätettiin hankkia kolme käsipuhallinta. 97 Vuoden Jaakko Todettiin, että Vuoden Jaakoksi 2015 valittiin kevään ja syksyn patikkaretkien vetäjä ja eräopas Ilmo Nousiainen. 98 Sijaisuusjärjestelyt ja sijaisuuteen kuuluvat kriittiset tehtävät Todettiin, että talonmies Riitta Sarola on pitänyt koko vuosilomansa lomakauden aikana, ajalla 6.7.- 7.8.2015. Puheenjohtaja toi alustuksessaan esille, että talonmiehen työtehtävien sijaistamiset kesällä ja vuodenvaihteen pyhinä sovitaan yleensä kevät- ja syyskauden viimeisissä kokouksissa. Alustuksen jälkeen käytiin keskustelua niistä tehtävistä, jotka erityisesti ovat aiheuttaneet turhautumista ja mielipahaa. Pidettiin tärkeänä, ettei vapaaehtoistyötä tekeville luottamushenkilöille kasaannu liikaa aikaan ja erityisesti viikonloppuihin sidottuja velvoitteita. On vaara, että tällainen saattaa aiheuttaa mielipahan lisäksi kyllästymisen koko vapaaehtoistyöhön. Päätettiin, että työryhmä (Jaana Saarinki, Pirjo Tervonen ja Riitta Sarola) valmistelee hallituksen seuraavaan kokoukseen esityksen kriittisten työtehtävien sijaisuusongelman ratkaisemiseksi. 99 Laituritoimikunnan tilannekatsaus Kuultiin Hannu Partasen tilannekatsaus. Tärkeimmät työt saatiin tehtyä aikataulun puitteissa. Urakoitsija tekee vielä laiturin käsijohteet ja soran poiston. Laiturin kaiteiden rimoitus ja pihan
Pöytäkirja 3(3) 12.8.2015 laatoitus tehdään Mäntyniemitoimikunnan organisoimana talkootyönä. 100 Pieni katsaus syksyn ohjelmaan Toimintasuunnitelman mukaisesti loppuvuoden aikana järjestetään vielä: - syksyn patikkaretki - talvikauden avajaiset ja valtakunnalliset avoimet ovet - seuran pikkujoulu - jouluglögi 101 Avantouinnin MM-kilpailut 2016 PÄÄTÖS: Hallitus päätti, aiemman käytännön mukaisesti, että Joensuun Jääkarhut ei osallistu seurana Venäjän Tjumenissa järjestettäviin avantouinnin MM-kisoihin, mutta jos seuran jäseniä osallistuu kisoihin ja he edustavat kilpailuissa seuraa, niin seura maksaa kilpailujen viestiuintien osallistumismaksut. MM-kisamatkan koordinaattorina toimii Pasi Mikkonen. 102 Muut asiat Puheenjohtaja kertoi, että saunalle.fi -sivustolle on tulossa linkki jääkarhujen www-sivulle. Kokouksen päättäminen. Sovittiin, että Heli Myyry ja Jaana Saarinki esittelevät seuran toimintaa Wellness Ilosaaressa tapahtumassa 24.8.2015. Puheenjohtaja kertoi, että seuran perustajajäsen Vesa Tuominen on ilmoittanut halukkuutensa kirjoittaa Jääkarhujen historiikki seuran 30-vuotisjuhlavuoteen 2019 mennessä. Seuran arkisto on 4.1.2006 tehdyllä sopimuksella päätetty siirtää säilytettäväksi Joensuun maakunta-arkistoon. Käytännön siirto on edelleen tekemättä. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.50. Seuraava kokous pidetään tiistaina 15.9. klo 18.30. Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(3) 15.9.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 8/2015 AIKA Tiistai 15.9.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Linnolahti Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 103 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 104 Edellisen kokouksen (12.8.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 105 Puheenjohtajan tilannekatsaus Kuultiin puheenjohtajan tilannekatsaus edellisen pöytäkirjan tarkastuksen yhteydessä. 106 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin. 107 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili -- Käyttötili 77 007,80 Yhteensä 77 007,80
Pöytäkirja 2(3) 15.9.2015 Jäsenmäärä 1138 (syyskuu 2014 1085) Kertarannekkeiden myynti VIII 381 kpl (VIII/2014 190 kpl) I-VIII 5043 kpl (I-VIII/2014 3890 kpl) 108 Toimikunnan kuulumiset Pirjo Tervonen kertoi lauderemontin ja laiturin kaidetalkoiden onnistuneen hyvin. Toimikunta on suunnitellut seuran pikkujoulun pe 4.12.2015 klo 18 Niittyrantaan, Niittylahdessa. 109 Hallituksen jäsenten kuulumiset Keskusteltiin Lohjan Avantouinnin vuoden 2016 SM-kisamatkan järjestelyistä. Lauderemontissa on tullut esille tarve seuraavassa remontissa korjata lattiapintoja ja laatoituksia. Pirjo Tervonen ja Riitta Sarola suunnittelevat pihalle, ennen käytävää, ajonestoa autoille. 110 Kriittisten työtehtävien sijaistaminen Edellisessä kokouksessa asetettu työryhmä esittää: - Mäntyniemitoimikunta on sopinut vuoden loppuun ns. talkootyönä tehtävät työt ja niihin on löytynyt sitoutuneita toimikuntalaisia/talkoolaisia - Talonmiehen loma-aika on ns. kriisiaika sen vuoksi, että kesäaikaan talkootyöhön on vaikeampi saada ihmisiä sitoutumaan - Ehdotetaan, että talonmiehen loma-aikaan pukuhuoneet siivotaan 4 x viikossa - Lisäksi, jos Karhu-sali on vuokrattu sekä perjantaina ja lauantaina, Kontio-siivous hoitaa siivouksen, mikäli Mäntyniemitoimikunta ei voi sitä tehdä - Samoin toimitaan, jos Karhu-sali on vuokrattu lauantaina ja sunnuntaina - Jos koko toimitila on vuokrattu, Mäntyniemitoimikunta vastaa pukuhuoneiden siivouksesta, lämpimien vesien päälle/poiskytkennästä, yksityistilaisuuskyltin laitosta ja poisviennistä sekä avaimista - Sihteeri pitää Mäntyniemitoimikunnan puheenjohtajan ajan tasalla tilojen vuokrauksesta. PÄÄTÖS: Hyväksyttiin työryhmän esitys. Työryhmän esitys muutetaan ohjeeksi.
Pöytäkirja 3(3) 15.9.2015 111 Syyskokouksen ajankohta ja tehtäväjako PÄÄTÖS: - torstai 19.11. klo 18.30 - kahvitarjoilu alkaa klo 18 - toimintasuunnitelman luonnostelee puheenjohtaja - talousarvion luonnostelevat Riitta Sarola, Kirsi Loisa ja Pasi Mikkonen 112 Hallituksen ja yleiskokousten pöytäkirjojen digitointi Todettiin, että hallituksen vanhat pöytäkirjat on digitoitu ja ne ovat luettavissa seuran kotisivulla. Seuraavana on vuorossa yleiskokousten pöytäkirjojen digitointi. Hallitus esitti suuret kiitokset kaikille projektiin osallistuneille, erityisesti Jukka Vuoriselle ja Riitta Sarolalle. 113 Valtakunnallinen avoimet ovet Suomen Latu järjestää valtakunnallisen Yhdessä Uiden -talviuintikauden avajaiset. Seura osallistuu tapahtumaan järjestämällä toimipaikassa avoimet ovet la 10.10.2015 klo 14-17. 114 Talkooväen kiitosilta Hallitus esitti suuret kiitokset talkoolaisille. Perinteiseen tapaan seura muistaa talkoolaisia kiitosillassa, jonka ajankohdaksi sovittiin tammikuu 2016. 115 Muut asiat Puheenjohtaja kertoi, että - Jukka Vuorinen on saanut poistettua Google-hausta viittaukset jääkarhujen vanhentuneisiin yhteystietoihin, mutta - Fonecta-haku näyttää vievän vielä virheellisiin tietoihin. Riitta Sarola sai tehtäväkseen selvittää asiaa Fonectan kanssa Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.10. Seuraava kokous pidetään torstaina 15.10. klo 18.30. Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(3) 15.10.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 9/2015 AIKA Torstai 15.10.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Linnolahti Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 116 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 117 Edellisen kokouksen (15.9.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 118 Puheenjohtajan tilannekatsaus Puheenjohtaja toi esille tyytyväisyytensä seuran ennätyssuuresta jäsenmäärästä. Myös Avoimet ovet -tapahtuma onnistui hyvin, sillä kävijöitä oli syötyjen pullasiivujen mukaan yli 200. Viikonlopun aikana seuraan liittyi yli 20 uutta jäsentä. Ajokieltovahdiksi asetettu Pihakarhu ja liikennemerkki ovat saaneet runsaasti positiivista palautetta. Lisäksi puheenjohtaja totesi, että seuran asioita on hoidettu ilmeisen hyvin, sillä iso investointi laiturin lämmitysjärjestelmän uusimiseen saatiin hoidettua ilman lisälainaa.
Pöytäkirja 2(3) 15.10.2015 119 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin. 120 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili -- Käyttötili 42 653,95 Yhteensä 42 653,95 Jäsenmäärä 1205 (lokakuu 2014 1098) Kertarannekkeiden myynti IX 347 kpl (IX/2014 185 kpl) I-IX 5390 kpl (I-IX/2014 4034 kpl) 121 Toimikunnan kuulumiset Kuultiin toimikunnan kuulumiset. 122 Hallituksen jäsenten kuulumiset Uusi maalämpölaitteisto on käynnistetty ja siihen liittyvä käyttöopastus on saatu. Saunan ilmastoinnin lämmön talteenotto on korjattu. Jäseniltä on tullut negatiivista palautetta Tulisen tuokion pelisääntöjen noudattamisesta. Keskustelu tulisesta tuokiosta otetaan asialistalle syyskokouksessa. Käytiin keskustelua Karhusalin kalustuksen lisäämisestä. Hallituksen käytössä oleva pöytäkalusto korvataan salin yhtenäisen kaluston mukaiseksi. Näin saadaan Karhu-saliin lisää pöytätilaa. 123 Kriittisten työtehtävien sijaistaminen PÄÄTÖS: Jaana Saarinki päivittää työryhmän muistion ohjeen muotoon. 124 Maksullisen palvelutoiminnan hinnasto 2016 PÄÄTÖS: Liiketoiminnan hinnat 1.1.2016 lukien ovat seuraavat: - Suihku 1 - Kertaranneke 5 - Lapsimerkki 10 - Karhu-salin vuokra ma-to 90 ja pe-su 140 (2 tuntia). Lisätunnit á 22 - Koko toimipaikan vuokra 750 (6 tuntia). Lisätunnit á 60 - Pöytäliinat á 6 - Ylimääräinen siivous (esim. oksennukset ja isot steariinitahrat) 100 /tunti Ulkokatoksen ja pyyhkeiden vuokraus lopetetaan
Pöytäkirja 3(3) 15.10.2015 125 Syyskokousasiakirjojen valmistelu PÄÄTÖS: Hyväksyttiin puheenjohtajan valmistelema hallituksen esitys toimintasuunnitelmaksi vuodelle 2016. Hyväksyttiin Kirsi Loisan, Pasi Mikkosen ja Riitta Sarolan valmistelema hallituksen esitys talousarvioksi vuodelle 2016. Hyväksyttiin syyskokouksen esityslista. Sääntömääräisten asioiden lisäksi keskustellaan Tulisen tuokion pelisääntöjen toimivuudesta. 126 Avantouinnin SM-kisamatkan valmistelut PÄÄTÖS: Kisakallion huonevaraukset on tehty. Seura laskuttaa majoittujat etukäteen. Seura maksaa bussinkuljettajien ja matkanjohtajan majoituksen. 127 Muut asiat Hallitus teki seuraavat PÄÄTÖKSET: - Bidé suihkut palautetaan wc-tiloihin jäsenistön pyynnöstä toistaiseksi. Käsisuihkujen käyttö ohjeistetaan sekä suomeksi että englanniksi. - Koko toimipaikan vuokrauksessa ei aseteta alarajaa ryhmän koolle - Laituriremontin yhteydessä käytöstä poistetut valokatteet laitetaan myyntiin tori.fi:n kautta Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.10. Seuraava kokous pidetään tiistaina 10.11. klo 18.30. Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Pöytäkirja 1(3) 10.11.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 10/2015 AIKA Tiistai 10.11.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Linnolahti Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja 128 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 129 Edellisen kokouksen (15.10.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin muutoksitta. 130 Puheenjohtajan tilannekatsaus Puheenjohtaja toi esille tarpeita seuran sääntöjen muutoksiin sekä jäsenmaksun porrastukseen. Sääntömuutokset edellyttävät pidempää valmistelua ja yleiskokouskäsittelyä, mutta päätös mahdollisista muutoksista jäsenmaksun porrastukseen tehdään joulukuun kokouksessa. Puheenjohtaja valmistelee asiaa. 131 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin.
Pöytäkirja 2(3) 10.11.2015 132 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili Käyttötili 44 659,92 Yhteensä 44 659,92 Jäsenmäärä 1236 (lokakuu 2014 1151) Kertarannekkeiden myynti X 545 kpl (X/2014 409 kpl) I-X 5935 kpl (I-X/2014 4443 kpl) 133 Toimikunnan kuulumiset - Räystäskourujen puhdistus on suoritettu. - Pikkujouluun ilmoittautuneiden määrä on jäämässä niin vähäiseksi, että juhla tältäkin vuodelta perutaan. 134 Hallituksen jäsenten kuulumiset - Riitta Sarola on valmistellut Karhu-salin lisäkalusteiden hankintaa. - Uusi jäsenmerkki on tilattu ja se on väriltään siniharmaa. - Sähkön kulutus verrattuna edelliseen vuoteen ajalla 1.10. - 10.11. on pienentynyt 8120 kwh:a. 135 Kriittisten työtehtävien sijaistaminen PÄÄTÖS: Hyväksyttiin ohje Tehtävien hoito talonmiehen vuosiloman ja poissaolojen aikana. (Liite) 136 Luottamushenkilöiden palkat ja palkkiot PÄÄTÖS: Luottamushenkilöiden vahvistetut palkkiot ja kulukorvaukset voidaan laittaa maksuun. Korvaukset voidaan maksaa vain esitettyä laskua vastaan. 137 Syyskokouksen valmistelun viimeistely PÄÄTÖS: Tarkennetaan tilintarkastajien nimet. 138 Muut asiat Puheenjohtaja kertoi seuraavista yhteydenotoista: - Runoja Joensuun jääkarhuilla Seuran sanataiteilijajäsen on halukas haastattelemaan saunojia runojensa pohjaksi
Pöytäkirja 3(3) 10.11.2015 - Talvitapahtumia Joensuussa Kaupungin tapahtumapäällikkö on ollut yhteydessä seuraan mahdollisen talvitapahtuman merkeissä, otsakkeella Tapahtumia tulee, syntyy ja autetaan - Valvontaa ja opastusta rannekemyyntiin Jäsenaloitteena tulleen ehdotuksen pohjalta puheenjohtaja sai tehtäväkseen laatia esitys vapaaehtoisten rekrytoimiseksi rannekemyynnin opastukseen ja valvontaan, erityisesti iltaisin ja viikonloppuisin. Halukkaat talkoolaiset voivat varata aikoja ilmoitustaululle laitettavasta kalenterista. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.35. Seuraava kokous pidetään maanantaina 7.12. klo 18.30. Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri
Hyväksytty hallituksessa 10.11.2015 Tehtävien hoito talonmiehen vuosiloman ja poissaolojen aikana Talonmiehen esimiehet (seuran puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja toimikunnan puheenjohtaja), yhdessä tai erikseen, huolehtivat, että seuran toiminnan kannalta kriittiset työtehtävät tulevat hoidetuksi tarkoituksenmukaisella tavalla talonmiehen poissaolojen aikana. Tällaisia tehtäviä ovat ainakin: Pukuhuoneiden siivous Vaihtoehtoisia suorittajia ovat: - toimikunnan jäsen tai vapaaehtoinen seuran jäsen - siivouspalvelu Toimitilojen vuokraukseen liittyvät tehtävät - Karhu-salin siivous, toimikunnan jäsen, vapaaehtoinen seuran jäsen tai siivouspalvelu (erityisesti viikonloppuisin ja arkipyhinä) - lämpimän veden on/off -kytkentä (koko toimipaikan vuokraus) - yksityistilaisuudesta tiedottaminen (ilmoitustaulu, ulko-ovet, pihaan tuloportti sekä kotisivu ja facebook) (koko toimipaikan vuokraus) - vuokralaisen tarvitsemat avaimet Muita tärkeitä tehtäviä - liputuspäivät, lipun nosto ja lasku (toimikunnan jäsen tai vapaaehtoinen seuran jäsen) Lisäksi toimitilojen vuokrauksesta vastaava huolehtii, että talonmiehen esimiehille välittyy tieto Karhu-salin ja toimipaikan vuokrauksesta.
Pöytäkirja 1(4) 7.12.2015 HALLITUKSEN KOKOUS 11/2015 AIKA Maanantai 7.12.2015 klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Loisa Kirsi Mikkonen Pasi Nevalainen Pirjo, sihteeri Sarola Riitta, rahastonhoitaja Saarinki Jaana, varapuheenjohtaja Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Linnolahti Heli Mäntyniemitoimikunta Tervonen Pirjo, puheenjohtaja Pulkkinen Jouko, varapuheenjohtaja Kokouksen alussa pidettiin hiljainen hetki seuran jäsenen Anssi Sinkkosen ja hänen poikansa Jooseppi Sinkkosen traagisen poismenon johdosta. Hallitus päätti laittaa Karhu-tupaan muistoadressin, johon seuran jäsenet voivat kirjoittaa nimensä. 139 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus PÄÄTÖS: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 140 Edellisen kokouksen (10.11.2015) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ PÄÄTÖS: Pöytäkirja vastasi kokouksen kulkua ja se hyväksyttiin. 141 Puheenjohtajan tilannekatsaus Puheenjohtaja toi esille huolensa vapaaehtoistyön hiipumisesta. Rannekkeiden oston opastus ja valvonta eivät saaneet innostusta jäsenistön taholta. Onneksi jääkarhujen perinteinen talkootyö on vielä voimissaan. 142 Esityslistan vahvistaminen PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin.
Pöytäkirja 2(4) 7.12.2015 143 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne Etutili Käyttötili 40 948,91 Yhteensä 40 948,91 Jäsenmäärä 1263 (joulukuu 2014 1188) Kertarannekkeiden myynti XI 556 kpl (XI/2014 622 kpl) I-XI 6491 kpl (I-XI/2014 5065 kpl) 144 Toimikunnan kuulumiset Kuultiin toimikunnan kuulumiset. 145 Hallituksen jäsenten kuulumiset Riitta Sarola toi esille seuraavat asiat: - kotisivut tulisi päivittää myynnissä olevien seuratuotteiden osalta - seuratuotteiden myynnin ohjeistusta on tarkennettu - saunassa olevan lämmön talteenottokoneen moottorin akseli on poikki. Mahdollisuutta korjaamiseen selvitetään - talkoolaisten kiitosilta järjestetään 22.1.2016 klo 18 - kuten ounasteltiin, niin WC-tiloihin asennettuja bide-suihkuja on käytetty ohjeiden vastaisesti ja vettä on roiskunut lattialle ja seiniin. Ajan kanssa tällaisesta aiheutuu pahoja kosteusongelmia, joiden korjaaminen aiheuttaa melkoisia kustannuksia. Mikäli väärinkäytökset jatkuvat, niin käsisuihkut poistetaan WC-tiloista vuodenvaihteen jälkeen. 146 Syyskokouksen terveiset Hallitus sai organisoitavakseen Mäntyniemitoimikunnan kokoonpanon. 147 Mäntyniemitoimikunnan organisointi ja jäsenet vuonna 2016 Todettiin, että jäseniksi toimikuntaan ovat lupautuneet: Vilho Nuutinen, Kari Helotie, Pirjo Ojanen, Eeva-Riitta Palander, Maini Kiiskinen ja Vuokko Ritala. Rekrytointia jatketaan. Toimikunnan johto- ja vetovastuu kytketään tiukemmin hallituksen tehtäviin. PÄÄTÖS: Uuden hallituksen järjestäytymiskokouksessa nimetään vastuuhenkilöt eli kympit kahteen talkooryhmään. Hallituksen varapuheenjohtaja toimii koordinaattorina ja yhteyshenkilönä hallituksen ja toimikunnan välillä sekä talkooryhmien vetäjien (kymppien) esimiehenä. Varapuheenjohtajan, kymppien ja toimikuntien jäsenten palkkiot vahvistetaan samassa kokouksessa.
Pöytäkirja 3(4) 7.12.2015 148 Vuoden 2016 jäsenmaksujen porrastus PÄÄTÖS: Hyväksyttiin muutos jäsenmaksujen porrastukseksi uusille jäsenille. Porrastus vuonna 2016 on seuraava: Kuukaudet I-V 95 euroa; VI-VIII 75 euroa; IX-X 55 euroa ja XI-XII 45 euroa. 149 Vuoden 2016 jäsenmerkki myyntiin PÄÄTÖS: Vuoden 2016 merkki tulee myyntiin joulukuun puoliväliin mennessä ja se korvaa vuoden 2015 merkin, jota ei enää myydä 15.12. jälkeen. 150 Saunan aukioloajat 2016 PÄÄTÖS: Saunan aukioloajat vuonna 2016: - tammikuu-toukokuu 10-23; ke 06-23 - kesäkuu-elokuu ma - pe 14-23; la ja su 12-23 - syyskuu-joulukuu 10-23; ke 06-23 151 Ideoita jääkarhuiluun Keskusteltiin jäsenaloitteesta ja kiiteltiin sen tekijää. Todettiin kuitenkin, ettei se aiheuta toimenpiteitä. Käytiin myös keskustelua varastossa olevien jäsentuotteiden myynnin markkinoinnin tehostamisesta. 152 Joulun pyhät Mäntyniemessä PÄÄTÖS: Perinteiseen tapaan sauna on lämmin Joulu- ja uudenvuoden aattoöinä klo 02 saakka. Jouluaattona on glögitarjoilu itsepalveluna. Anneli Pulkkinen lupautui laittamaan glögitarjoilun alulle. 153 Jäsenrekisterin päivittäminen ja vuoden 2016 jäsenmaksujen tulostus PÄÄTÖS: Sihteeri tekee ilmoitustaululle muistutuksen osoitteenmuutosilmoituksesta ja seurasta eroamistavoista. Vuoden 2016 jäsenmaksujen tulostustalkoot pidetään Karhusalissa 1.1.2016 alkaen klo 12. 154 Terveisiä ja ideoita EA-koulutuksesta Heli Linnolahti, ammatiltaan terveystiedon lehtori, kertoi osallistuneensa marraskuussa EA-koulutukseen, jossa oli esitelty neuvovan defibrillaattorin käyttöä sydämen käyntihäiriön ensiapuvälineenä. Tällaiset laitteet ovat puoliautomaattisia, jolloin niitä voivat käyttää myös maallikot, sillä laite neuvoo käyttäjää puheella. Defibrillaattorit ovat nykyisin yleisessä käytössä
Pöytäkirja 4(4) 7.12.2015 tavarataloissa, laivoissa, tehtaissa ja julkisissa tiloissa. Matkustajalentokoneissa tällainen on pakollinen. Heli ehdotti, että olisi syytä harkita neuvovaa defibrillaattoria Jääkarhujen tiloihin mahdollisen ensiapukoulutustempauksen siivin, johon voisivat kouluttajina osallistua hänen lisäkseen SPRaktiivi Kari Helotie ja Joensuun palo- ja pelastuslaitoksen henkilöstöä. Pasi Mikkonen tiesi kertoa Tanskassa olevan runsaasti neuvovia defibrillaattoreita, jonka johdosta sydänkuolleisuus on pudonnut huikeasti verraten muihin Pohjoismaihin ja kannatti ajatusta lämpimästi. PÄÄTÖS: Kevään ulkoilupäivän (6.3.2016) yhteydessä järjestetään Karhusalissa koulutustilaisuus, jonne hankitaan Annenukke ja neuvova defibrillaattori. Heli Linnolahti sai tehtäväkseen viedä hanketta eteenpäin. 155 Muut asiat Puheenjohtaja kertoi, että Joensuun Latu on pyytänyt jääkarhuja yhteistyökumppaniksi 6.3.2016 pidettävään hiihtopäivään toimimalla yhtenä latuasemana aiempien vuosien tapaan. PÄÄTÖS: Jääkarhujen ulkoilupäivä pidetään mainittuna päivänä. Ulkoilun ja latuasemayhteistyön lisäksi järjestetään Karhu-salissa 154 :ssä kerrottu koulutustilaisuus. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.30. Uuden hallituksen järjestäytymiskokous pidetään maanantaina 4.1.2016 klo 18.30. Jarno Linnolahti puheenjohtaja Pirjo Nevalainen sihteeri