TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO- OHJEET 2017 KH 19.12.2016 (KH244 /2016)
TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANON PERIAATTEET Kuntalain 110 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudessa on noudatettava talousarviota. Talousarviossa osoitetaan voimavarat asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi, sekä myös se, miten toiminta ja investoinnit rahoitetaan. Käytännössä talousarvio ja sitä täydentävät käyttösuunnitelmat linjaavat miten toiminta tullaan talousarviokaudella järjestämään. Talousarvion täytäntöönpanossa korostuvat niin talouden kuin kuntastrategiaa toteuttavien vuositavoitteiden seuranta. Tarkastuslautakunnan osa talouden ja toiminnan valvonnassa ja sen järjestämisessä on erityinen, mutta ensisijainen vastuu talousarvion toteuttamisesta ja sen seurannasta on palvelualuejohtajilla, tulosyksiköiden esimiehillä, talousjohtajalla ja kunnanjohtajalla. Talousarvion täytäntöönpanoa koskevat vastuutukset perustuvat asetettuihin sitovuustasoihin, kunnan hallintosääntöön sekä kuntalakiin. Käyttösuunnitelmissa toimielimet jakavat kunnanvaltuuston hyväksymät määrärahat ja tuloarviot tulosyksiköille kustannuspaikoittain sekä asettavat halutessaan omat vuositavoitteita täydentävät toiminnalliset tavoitteet. Käyttösuunnitelmat laaditaan Budnetin pohjalta. Osa toimielimistä on vahvistanut käyttösuunnitelmansa talousarvioesityksensä yhteydessä. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset Talousarvio on valtuustoon nähden sitova palvelualueittain niin, että sitovuus on käyttötaloudessa menojen ja tulojen erotus eli netto. Tämän perusteella talousarviossa olevan palvelualueen nettomäärärahan ylittäminen edellyttää aina valtuuston päätöstä. Lisätalousarvioesitykset tulee tehdä välittömästi silloin, kun tarve talousarvion muutokselle on todettu. Investointiosassa kaikki määrärahat ovat sitovia kustannuspaikoittain (9032, 9257, 9285, 9039, 9703, 9704, 9705, 9707). Määrärahojen siirrot investointikohteesta toiseen esitetään asianomaisen lautakunnan hyväksyttäväksi, mikäli muutos on enemmän kuin 10 000 euroa. Määrärahalisäykset esitetään asianomaisen lautakunnan toimesta kunnanhallituksen kautta valtuuston hyväksyttäväksi. Strategian toimenpideohjelmassa asetetut tavoitteet ovat valtuustoon nähden sitovia. Toimenpideohjelmasta poikkeaminen voidaan näin ollen tehdä vain perustellusta syystä. Lautakuntien omat strategian toimenpideohjelmaa täy- 1
dentävät tavoitteet eivät ole sitovia valtuuston nähden. Ostolaskujen käsittely ja hyväksyminen Ostolaskut tulee ensisijaisesti lähettää toimittajilta suoraan Calpro Oy:öön verkkolaskuina. Mikäli toimittaja ei pysty käyttämään verkkolaskua, laskut pyydetään lähettämään Calpro Oy:öön, jossa ne skannataan sähköiseen järjestelmään tarkastusta ja hyväksymistä varten. Laskutusosoite on Asikkalan kunta (+toimintayksikkö ja yhteyshenkilö), PL 601, 15101 Lahti. Laskujen liitteet toimitetaan pääsääntöisesti kuntaan. Tilauksen yhteydessä on kiinnitettävä huomiota siihen, että laskuun tulee riittävät viitetiedot menon kohdistamiseksi oikein. Ainakin maininta vastuuyksiköstä ja yhteyshenkilöstä on laskussa mainittava. EU-projekteja koskevat laskut on projektista vastaavan koottava kunnassa omiin kansioihinsa. Laskut on hyväksyttävä niin nopeasti kuin se on mahdollista viivästyskorkojen välttämiseksi. Ostolaskujen kierron takia suositus on, että oston yhteydessä maksuehto neuvotellaan vähintään 14 vuorokauden pituiseksi palvelun tai tavarantoimittajan kanssa. Menojen/tulojen tiliöinti ja kohdistaminen Menojen ja tulojen tiliöinnit tulee tehdä huolellisesti ja johdonmukaisesti, jotta kirjanpito palvelee sille asetettuja tehtäviä. Virheelliset tiliöinnit heikentävät kustannustietoisuutta ja kirjanpidon hyväksikäytettävyyttä. Johdonmukainen tiliöinti tarkoittaa eri luonteisten liike- ja rahoitustapahtumien kohdistamista eri tileille ja saman luonteisten liike- ja rahoitustapahtumien kohdistamista samoille tileille. Tilivalintoja koskevat periaatteet koskevat samalla tavoin kustannuspaikan valintaa. Kustannuspaikan tarkoituksena on osoittaa jonkin kokonaisuuden muodostamat kokonaiskustannukset. Aiheuttamisperiaatteen mukaan kustannuspaikalle kohdistetaan vain ne kustannukset, jotka se on aiheuttanut. Virheelliset tili- ja kustannuspaikkavalinnat tulee korjata välittömästi ja mahdollisissa epäselvyyksissä tulee ottaa yhteyttä talousjohtajaan tai Calpro Oy:öön. Sisäiset erät Sisäisiä menoja ja tuloja ovat sisäisten suoritteiden ostot ja myynnit, sisäiset vuokrat sekä laskennalliset poistot. Kunnan sisäinen hinnoittelu perustuu omakustannushintaan ja sisäisen hinnoittelun tarkistukset tulee perustua todelliseen kustannustason nousuun, ei ulosvuokraukselle tyypilliseen indeksipohjaiseen hinnantarkistukseen. Esimerkiksi sisäisten vuokrien sekä ateria- ja kiinteistöhuollon osalta sisäinen suoritehinnoittelu perustuu ko. kustannuspaikkojen meno- ja tuloerien muutokseen, kuten elintarvike-, raaka-aine- ja energiahintojen tai yleissitovien palkankorotusten aiheuttamiin kustannusmuutoksiin. Sisäisistä eristä vuokrat laskutetaan neljännesvuosittain tai kolmannesvuosittain riippuen siitä, millainen raportointisykli valitaan vuoden 2017 hal- 2
lintosääntöuudistuksessa ja ateriat kuukausittain. Arvonlisäveron kirjaus Arvolisäveron kirjaamisessa noudatetaan nettoperiaatetta, jolloin arvonlisäveron osuus (palautettava-, hyvitettävä-, suoritettava-, laskennallinen 5 %-alv.) kirjataan kunkin tiliöinnin yhteydessä omalle arvonlisäverotililleen. Talousarvion toteutumisen seuranta ja raportointi Talousarvion toteutumista seurataan osavuosikatsauksin kolmannesvuosittain tai neljännesvuosittain, riippuen siitä miten raportointisykli määräytyy hallintosääntöuudistuksessa. Osavuosikatsaukset raportoidaan kunnanhallituksen kautta valtuustolle. Lisäksi palvelualueet toteuttavat talousarvion seurantaa omaehtoisesti taajemmin oman lautakuntansa alla. Lähtökohtana talousarvion seurannassa on sellaisen seurantatiheyden järjestäminen, että mahdollisiin poikkeamiin ehditään varautua ajoissa. INVESTOINNIT JA MUUT HANKINNAT Investoinnit Pysyvien vastaavien hyödykkeisiin kirjataan arvonlisäverottomalta hankintaarvoltaan vähintään 10 000 euron suuruiset ja vaikutusajaltaan vähintään kolme vuotta kestävät hankinnat. Alle 10 000 euron ja/tai vaikutusajaltaan alle kolme vuotta kestävät hankinnat kirjataan kertapoistoisena eränä käyttötalouteen. Hankintaperiaatteet ja hankintarajat Kunta voi hankkia tavaroita ja palveluita, joko liittymällä kilpailutettuihin hankintasopimuksiin, kilpailuttamalla itse tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa tai tekemällä suorahankinnan. Hankinnat ja investoinnit tehdään suorilla ostoilla, eikä leasingrahoitusta käytetä. Poikkeustapauksissa lupa leasingrahoitukseen tulee hakea talousjohtajan kautta kunnanjohtajalta. Oleellista leasingrahoituksen käytön valinnassa on sen kustannustaso suhteessa suoraostoon. Lahden seudun hankintarengas lopettaa toimintansa 2017 vuodesta lähtien. Hankintarenkaan kautta tehtyjen hankintasopimusten voimassaolon lakatessa, ko. palvelu- ja tavarahankinnat tulee järjestää muuta kautta. Mahdollisuutena on liittyä KL-Kuntahankintojen sopimuksiin tai järjestää oma palvelu- tai tavarahankinnan kilpailutus yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa. 3
Vuoden 2017 aikana konsernipalvelut uudistavat kunnan hankintatoimen, jonka perusteella kunta ottaa käyttöön sähköisen hankintajärjestelmän, päivittää hankintaohjeen ja hallintosäännön (ml. hankintatoimivallan osat). Peruslähtökohtana hankkimisessa on markkinoiden mahdollisimman tehokas hyödyntäminen. Oikeus suorahankinnan tekemiseen syntyy silloin, jos hankinta on arvoltaan pieni (hankinnan paloittelu tai ketjuttaminen kielletty) tai hankinnalla on kiire ja kilpailuttaminen ei enää onnistuisi ilman kohtuutonta vahinkoa. Suorahankinta voidaan tehdä määräaikaiseksi, jotta hankinta voidaan kilpailuttaa asianmukaisesti suorahankintasopimuksen voimassaoloaikana. Muutoin niin kynnysarvon ylittävissä (hankintalain mukainen hankinta) kuin alittavissa (pienhankinnat) hankinnoissa tulee hyödyntää olemassa olevia sopimuksia tai vastaavasti kilpailuttaa, jos ko. palvelu- tai tavaranhankinnan osalta ei ole voimassaolevaa hankintasopimusta. Hankinnoissa tulee noudattaa hankintaohjetta ja alan lainsäädäntöä (erityisesti hankintalaki). Myös pienhankinnoissa tulee noudattaa hankintalakia soveltuvin osin. Kaikki kunnan hankinnat tulee toteuttaa sähköisen kilpailutusjärjestelmän (HankintaSampo) kautta. HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET Sijaisten palkkauskielto Sijaisia saa palkata vain, jos palkkaamatta jättäminen aiheuttaisi lain rikkomisen ao. palvelun tuottamisessa. Tulosyksikön esimies tarvitsee aina palvelualueen johtajan luvan sijaisten palkkaamiseen. Ylityökielto Ylitöitä saa tehdä vain, jos töiden tekemättä jättäminen aiheuttaisi lain rikkomisen tai merkittävää haittaa ao. palvelun tuottamisessa. Yksikön esimiehen on saatava palvelualueen johtajan lupa ylitöiden teettämiseen. Ylityöt korvataan pääsääntöisesti vapaina ja vain poikkeustapauksissa rahana palvelualueen johtajan luvalla. Virkojen ja toimien täyttäminen Avoimeksi tulevista vakinaisista viroista ja toistaiseksi voimassaolevista työsuhteista sekä yli kuusi kuukautta kestävistä sijaisuuksista, lukuun ottamatta äitiys- ja vanhempainvapaan sekä vuorotteluvapaan sijaisuuksia, tulee pyytää kunnanhallituksen lupa ennen niiden täyttämistä. 4