Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 1 (13) HALLITUKSEN KOKOUS 8/2012 Aika 22.10.2011 klo 13.00 Paikka Kokouksen osanottajat Kepa, Töölöntorinkatu 2A, Helsinki Puheenjohtaja Vuola Elina läsnä I varapuheenjohtaja Purje Henri läsnä 103 - II varapuheenjohtaja Semi Ritva läsnä Varsinaiset jäsenet Hopsu Inka läsnä 101 - Huuhtanen Sari läsnä Kentala Julianna este Mohamed Saido este Ranta Eija Maria läsnä 94-103 Ruippo Juha este Rytkönen Aaro läsnä 94-101 Rämö Milja este Saipio Anna este Steffansson Rolf läsnä Tuure Tuomas läsnä 106-108 Wirén Inger läsnä Varajäsenet - Järjestys arvottu Huopalainen Minja Laiho Mika läsnä läsnä Johtotiimi Lappalainen Timo, toiminnanjohtaja este Hannula Outi, ohjelmajohtaja läsnä Railo Mika, kampanja- ja viestintäjohtaja läsnä Shakir-Corbishley Aysu, hallintojohtaja läsnä Sihteeri Palmu Anja-Maija läsnä 94-112 Asiantuntijat Sanna Rekola, järjestökoordinaattori, globaalikasvatus läsnä 94-112 Auli Starck, jäsenjärjestökoordinaattori, edunvalvonta läsnä 94-112 Käsitellyt asiat 94 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13:05. 95 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Nimettiin pöytäkirjan tarkastajiksi Sari Huuhtanen ja Rolf Steffansson. 96 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan sääntöjen 7 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista ja vähintään kahdeksan muuta äänivaltaista jäsentä on paikalla. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 2 (13) 97 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Puheenjohtaja esitti, että hallitus - merkitsee tiedoksi Suomi-Nicaragua-seuralta ja Oulu-Matagalpa-ystävyysseuralta saapuneet, Carla Bushin työsopimuksen päättämistä koskeneet kirjeet ja päättää, että ne käsitellään omana asiakohtanaan kokouksen lopuksi. - siirtää asiakohdan 99 Toiminnanjohtajan raportti esityslistan viimeiseksi asiakohdaksi. - vaihtaa asiakohtien 110 KPMG:n tarkastus Kepasta ja 111 Kepan sisäiset tarkastajat esittelyjärjestystä. - siirtää asiakohdan 103 Kepan edustukset vuonna 2013 käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. - siirtää asiakohdan 112 Henkilöstölinjaus 2013-2017 käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. - siirtää asiakohdan 114 Järjestöedustajien valinta ulkoministeriön virallisiin delegaatioihin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. Hallitus - merkitsi tiedoksi Suomi-Nicaragua-seuralta ja Oulu-Matagalpa-ystävyysseuralta saapuneet, Carla Bushin työsopimuksen päättämistä koskeneet kirjeet ja päätti, että ne käsitellään omana asiakohtanaan kokouksen lopuksi. - siirsi asiakohdan 99 Toiminnanjohtajan raportti esityslistan viimeiseksi asiakohdaksi. - vaihtoi asiakohtien 110 KPMG:n tarkastus Kepasta ja 111 Kepan sisäiset tarkastajat esittelyjärjestystä. - siirsi asiakohdan 103 Kepan edustukset vuonna 2013 käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. - siirsi asiakohdan 112 Henkilöstölinjaus 2013-2017 käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. - siirsi asiakohdan 114 Järjestöedustajien valinta ulkoministeriön virallisiin delegaatioihin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. 98 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 7/2012 pöytäkirja on liitteenä 98A. esitys Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin edellisen kokouksen nro 7/2012 pöytäkirja. 99 OHJELMAN 2013-2015 TALOUSARVIO - esityslistalla kohta 100 Hallintojohtaja, ohjelmajohtaja Kolmas luonnos Kepan ohjelmakauden 2013-2015 talousarvioksi on liitteenä 99A (esityslistalla 100A). Kokouksessaan 31.8.2012 hallitus hyväksyi ohjelmakauden 2013-2015 talousarvion tuotavaksi hyväksyttäväksi hallituksen lokakuun kokoukselle yhdistyksen syyskokoukselle
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 3 (13) lähettämistä varten. Arvioidut ohjelmakauden kokonaiskustannukset ovat tarkentuneet elokuun kokouksesta. Ulkoasiainministeriön (UM) kansalaisjärjestöyksikön päällikkö Pirkko-Liisa Kyöstilä ilmoitti kesäkuussa 2012, että valtionapu Kepalle tulee todennäköisesti olemaan 17,6 miljoonaa euroa. Ohjelmakauden arvioidut kokonaiskulut ovat 19 546 400 euroa. Kokonaiskuluihin on sisällytetty myös Kepan hallinnoiman Suomen AEPF-verkoston toiminta. Arvioidut henkilöstökulut ohjelmakaudelle 2013-2015 ovat yhteensä 10 106 105 euroa. Arvioidut toimintakulut ovat 9 248 454 euroa. Arvioidut omarahoitusosuuteen laskettavat tuotot ovat ohjelmakaudella 1 454 640 euroa. Ohjelmakauden omarahoitusosuus kokonaiskuluista on 7,82 prosenttia. Suurin ero edellisen kauden budjettiin on henkilöstökulujen kasvu, kun ohjelman uusien painotusten asennevaikuttaminen ja elävät jäsensuhteet myötä henkilöstön määrä kasvaa 4,5 työntekijällä. Kokonaishenkilömäärä on 79 (Helsingissä 51, Etelässä 28). Lisäksi hallitus päätti elokuun kokouksessaan, että Kepan korkotuloista laaditaan selvitys tuotavaksi seuraavaan hallituksen kokoukseen. Selvitys on liitteessä 99B (esityslistalla 100B). Kepa on kartuttanut pääomaa vuodesta 1985 asti. Pääomamme on muodostunut jäsenmaksuista sekä korko- ja osinkotuotoista. Vuoden 2011 tilinpäätöksessä Kepan oman pääoman osuus oli 320 573,82 euroa. Pääomaamme ja varojamme on sijoitettu kahtaalle: Nordea Pankki Suomi Oyj:n tilille sekä Elisa Oyj:n osakkeisiin. Hallituksen edellisessä kokouksessa hyväksymään ohjelmatekstiin on kirjattu hallituksen tekemät muutokset, muun muassa lisätty johdantolukuun maininta ihmisoikeusperustaisuudesta. Ohjelman liitematriisi on muutettu vastaamaan ohjelmatekstiä. Päivitetty ohjelma on liitteessä 99C (esityslistalla 100C). esitys Hallituksen jäsen painotti kiinnittämään huomiota ylityökulujen kasvamisriskiin tilanteessa, jossa budjettikuluja pienennetään antamalla henkilökunnalle mahdollisuus vaihtaa koko lomarahaosuus vapaaksi. Lisääntynyt vapaa-aika ei saisi lisätä ylityökuluja. Hallitus hyväksyy ohjelmakauden talousarvion vietäväksi syyskokoukseen esityksen mukaan. Samalla hallitus merkitsee selvityksen korkotuloista sekä päivitetyn ohjelmasuunnitelman tiedokseen. Hallitus hyväksyi ohjelmakauden talousarvion ja ohjelman vietäväksi yhdistyksen syyskokoukselle sekä merkitsi tiedoksi saadun selvityksen Kepa ry:n korkotuotoista. 100 UUSIEN TEHTÄVIEN PERUSTAMINEN - esityslistalla kohta 101 Kampanja- ja viestintäjohtaja, ohjelmajohtaja Uuden ohjelmakauden suunnittelussa on huomioitu Kepan strategian 2012-2017 painotukset: elävät jäsensuhteet ja verkostoituminen sekä toiminnan tasolla asenneilmapiiriin vaikuttaminen. Tämä edellyttää myös muutoksia henkilöstöresurssoinnissa. Jäsenistön kampanja- ja vaikuttamistyötä tuetaan ja aloitteita koordinoidaan niin suurelle yleisölle suunnatuissa kampanjoissa kuin päättäjiin kohdistuvassa vaikuttamistyössä. Sen johdosta on tarkoituksenmukaista perustaa uudet kampanjakoordinaattorin ja neljännen kehityspoliittisen vaikuttajan toimet. Kuluneen ohjelmakauden aikana Kepan tukitoimintoja tehostettiin niin, että esimerkiksi maatoimistojen henkilökunnasta vähennettiin kolme paikkaa. Sen sijaan paineet ovat lisääntyneet joidenkin olemassa olevien toimintojen lisäresurssoinnille, kuten Mahdollisuuksien torit, verkkopalvelut ja viestintä. Sen johdosta esitetään, että Mahdollisuuksien torien puolipäivätoimisen koordinaattorin tehtävä kokopäiväistetään, verkkopalveluita tuetaan uuden teknisen asiantuntijan tehtävällä sekä yleisviestintää uudella
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 4 (13) viestintäavustajan tehtävällä. Uusien, toistaiseksi voimassaolevien tehtävien vuosittainen kustannusvaikutus henkilöstökuluissa on noin 220,000 euron lisäys. Rahoitus perustuu ratkaisuihin hallinnon tehostamiseksi sekä UM:n määrärahojen korotukseen uudelle ohjelmakaudelle. Uusien tehtävien ja yhden nykyisen kokopäiväiseksi suunnitellun tehtävän täyttäminen tehtäisiin porrastetusti niin, että kustannuspaineet eivät kohdistu kohtuuttomasti uuden ohjelmakauden ensimmäisen toimintavuoden alkuun. esitys Hallitus hyväksyy seuraavat uudet ja toistaiseksi voimassa olevat toimet esityksen mukaan: - verkkopalveluiden tekninen asiantuntija (vastuualueena Kepan verkkopalvelut) 1.1.2013 alkaen - kehityspoliittinen asiantuntija (vastuualueena jäsenten vaikuttamistyön tukeminen) 1.3.2013 alkaen - kampanjakoordinaattori (vastuualueena jäsenaloitteiset asennevaikuttamisen kampanjat) 1.9.2013 alkaen - viestintäavustaja (vastuualueena tiedotus- ja viestintätoiminnan tukeminen) 1.8.2013 alkaen -Mahdollisuuksien tori -koordinaattorin toimen muuttuminen puolipäiväisestä 75- prosenttiseksi 1.9.2013 alkaen ja 100-prosenttiseksi 1.1.2014 alkaen. Hallitus hyväksyi seuraavat uudet ja toistaiseksi voimassa olevat toimet esityksen mukaan: - verkkopalveluiden tekninen asiantuntija (vastuualueena Kepan verkkopalvelut) 1.1.2013 alkaen - kehityspoliittinen asiantuntija (vastuualueena jäsenten vaikuttamistyön tukeminen) 1.3.2013 alkaen - kampanjakoordinaattori (vastuualueena jäsenaloitteiset asennevaikuttamisen kampanjat) 1.9.2013 alkaen - viestintäavustaja (vastuualueena tiedotus- ja viestintätoiminnan tukeminen) 1.8.2013 alkaen -Mahdollisuuksien tori -koordinaattorin toimen muuttuminen puolipäiväisestä 75-prosenttiseksi 1.9.2013 alkaen ja 100-prosenttiseksi 1.1.2014 alkaen. 101 TOIMINTASUUNNITELMA JA TALOUSARVIO VUODELLE 2013 - esityslistalla kohta 102 Ohjelmajohtaja, hallintojohtaja, taloussuunnittelija Kolmivuotisen ohjelman ensimmäisen toimintavuoden suunnitelmassa näkyvät uuden strategiasuunnitelman painotukset, kuten jäsensuhteiden elävöittäminen ja Kepan Etelän toimintojen tiiviimpi integrointi koko Kepan toimintaan. Henkilöresursseja lisätään jäseniltä tulevien aloitteiden ja jäsenyhteistyön vahvistamiseen muun muassa perustamalla neljä uutta tehtävää: kampanjakoordinaattori jäsenistön yhteistyöhön asennevaikuttamisessa, kehityspoliittisen asiantuntijan tehtävä tukemaan jäsenistön kehityspoliittista vaikuttamistyötä sekä viestintäavustajan ja sovellussuunnittelijan tehtävät vastaamaan lisääntyneisiin viestintätarpeisiin. Mahdollisuuksien torien koordinaattorin puolipäivätoiminen tehtävä muutetaan 75-prosenttiseksi syyskuusta alkaen. Toimintasuunnitelma on liitteessä 101A (esityslistalla 102A). Toimintavuoden 2013 arvioidut kokonaiskustannukset ovat 6 376 272 euroa, josta UM:n ennakoitu avustuksen osuus on 5 750 000 euroa. Kokonaiskuluihin ja avustuksen osuuteen on sisällytetty myös Kepan hallinnoiman Suomen AEPF-verkoston toiminta. Kustannuskehityksen hallitun nousun varmistamiseksi esitetään, että uusien toimien täyttäminen aloitetaan porrastetusti ensi vuoden aikana. Esitys talousarviosta vuodelle 2013 on liitteessä 101B (esityslistalla 102B). Puheenjohtajisto oli kokouksessaan 15.10. pyytänyt selvityksen Vuoden 2013 talousarvion vertailu tarkistettuun talousarvioon 2012 ja vuoden 2011 toteutumaan tuotavaksi hallituksen kokoukselle. Selvitys on liitteenä 101C (uusi liite).
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 5 (13) on liitteenä 101D (uusi liite). Hallituksesta esitettiin, että liittee 101C esityksen tilalla syyskokoukselle menevään talousarvioon lisättäisiin yleisluonteisempi vertailu, joka kattaisi muun muassa kokonaistoiminta- ja henkilöstökulujen, omarahoitus- ja ulkopuolisen rahoitusosuuksien vertailua sekä Etelä versus Pohjoinen kulujakauman kehityksen vertailua. esitys Hallitus hyväksyy vuoden 2013 toimintasuunnitelman ja talousarvion esityksen mukaan vietäväksi syyskokoukseen. Hallitus hyväksyi vuoden 2013 toimintasuunnitelman ja talousarvion vietäväksi syyskokoukselle sekä merkitsi tiedoksi saadun selvityksen Vuoden 2013 talousarvion vertailu tarkistettuun talousarvioon 2012 ja vuoden 2011 toteutumaan. Hallitus päätti, että syyskokoukselle menevään talousarvioon lisätään vertaileva selvitys, joka kattaa muun muassa kokonaistoiminta- ja henkilöstökulujen, omarahoitus- ja ulkopuolisen rahoitusosuuksien vertailua sekä Etelä versus Pohjoinen kulujakauman kehityksen vertailua. 102 KEPAN SÄÄNTÖMUUTOKSET - esityslistalla kohta 104 Hallintojohtaja Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) on kommentoinut Kepan sääntömuutoksia. Neljästä kommentista kaksi on teknisiä korjausehdotuksia, mutta tarkennuspyynnöt säätiöiden äänioikeuden määräytymisperusteista ja vuosikokousten koollekutsumistavoista edellyttävät kuitenkin hallituksen käsittelyä. Jälkimmäisten kysymysten ratkaiseminen edellyttää yhdistyksen vuosikokouksen päätöstä. Sääntötyöryhmän lakimiestä Juhani Parkkaria ja Kepan käyttämän lakitoimiston Bützowin asiantuntijaa on hyödynnetty korjatun esityksen laatimiseen PRH:lle. Esitys Kepan korjatuista säännöistä on päivitetyssä liitteessä 102A (esityslistalla liitenro 104A). Hallitus keskusteli kokouksessaan 31.8.2012 säätiöiden äänimäärän määräytymisperusteesta ja pyysi sihteeristöä valmistelemaan esityksen asiasta. Esityksessä säätiöiden äänimäärä on porrastettu säätiön edellisen vuoden tilinpäätöksen loppusumman perusteella. Samoin säätiöiden äänimäärä esitetään säilytettäväksi ennallaan. Taulukko nykyisten säätiöjäsenten jäsenmaksuluokista on liitteessä 102B (esityslistalla liitenro 104B). esitys Hallituksesta ehdotettiin, että sääntöehdotuksen 4:n Yhdistyksen toiminnan tukeminen ja taloudellinen toiminta kohtaan 2 lisättäisiin sana tapahtumia, jolloin kohta 2 kuuluisi järjestää tapahtumia, keräyksiä, arpajaisia ja myyjäisiä. Ehdotettiin, että sihteeristö konsultoi PRH:n lakimiestä, jotta uusien sääntöjen kohta Toiminnan tukeminen ja taloudellinen toiminta -kohta tulee olemaan relevantti, jotta säännöt voidaan hyväksyä PRH:ssa. Hyväksytään esitys sääntöihin tehdyistä korjauksista vietäväksi syyskokoukseen. Hallitus - hyväksyi, että sääntöehdotuksen 4:n Yhdistyksen toiminnan tukeminen ja taloudellinen toiminta kohtaan 2 lisätään sana tapahtumia, jolloin kohta kuuluu järjestää tapahtumia, keräyksiä, arpajaisia ja myyjäisiä. - valtuutti sihteeristön konsultoimaan PRH:n lakimiestä, jotta uusien sääntöjen kohdan 4 sanamuoto on relevantti, jotta säännöt voidaan hyväksyä PRH:ssa. - valtuutti puheenjohtajiston hyväksymään PRH:n hyväksymän sanamuodon, ja tiedottamaan hallitukselle, mikäli sanamuoto muuttuu.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 6 (13) 103 KEPAN JOHTO- JA TALOUSSÄÄNTÖ 2013 - esityslistalla kohta 105 Hallintojohtaja Kepan edellinen hallitus päätti vuonna 2011, että Kepan päätöksenteko- ja taloussääntö on päivitettävä sen jälkeen, kun Kepan uudet säännöt on hyväksytty. Kepan edellisen puheenjohtajan Markku Niskalan johtama sääntötyöryhmä kiinnitti huomiota Kepan päällekkäisiin ohjeistuksiin. Maaliskuussa 2012 hallitus asetti työryhmän, johon hallituksesta valittiin 2. varapuheenjohtaja Ritva Semi ja Rolf Steffansson. Sihteeristöstä työryhmään kutsuttiin toiminnanjohtaja ja hallintojohtaja. Huhti-toukokuussa työryhmä valmisteli esityksensä Kepan uudeksi johto- ja taloussäännöksi, joka rakentuu edellisen päätöksenteko- ja taloussäännön sekä johtosäännön pohjalle. Elosyyskuussa esitystä on täydennetty sen jälkeen, kun konsultaatio henkilöstön edustajien kanssa tiiminvetäjien ja projektipäälliköiden aseman vahvistamisesta saatiin päätökseen. Esitys Kepan uudeksi johto- ja taloussäännöksi on liitteessä 103A (esityslistalla liitenro 105A), ja sen liitteinä edelleen tilikartta (Annex 1), hyväksyjäluettelo (Annex 2) ja kustannuspaikkaluettelo (Annex 3). Puheenjohtaja kiitti työryhmää hienosta työstä uuden johto- ja taloussäännön valmistelussa. Hallituksesta esitettyyn kysymykseen tiiminvetäjän tehtävän kierron ja kaksivuotisen toimintakauden hyödyistä, kampanja- ja viestintäjohtaja totesi, että kaksivuotiseksi ehdotetun tiiminvetäjäkauden tavoitteena on kasvattaa tiiminvetäjän kokemusta, jota puolestaan ajan mittaan kertyy useammalle tiimin jäsenelle, kun tehtävä kiertää. esitys Hallitus hyväksyy esityksen Kepan uudeksi johto- ja taloussäännöksi esityksen mukaan. Hyväksyttiin esitys Kepan uudeksi johto- ja taloussäännöksi esityksen mukaan. 104 VIESTINTÄ- JA KEHITYSKASVATUSTUEN SEKÄ KONFERENSSI- JA MATKATUEN HALLINNOINTI - esityslistalla kohta 106 Kampanja- ja viestintäjohtaja, järjestökoordinaattori (globaalikasvatus) UM esitti viime helmikuussa, että Kepa harkitsisi viestintä- ja kehityskasvatus- sekä matkatukien hallinnointia vuodesta 2013 eteenpäin. Hallitus kokouksissaan maaliskuussa, kesäkuussa ja elokuussa valtuutti sihteeristön laatimaan esityksen hallinnointimallista, kuitenkin ilman mitään sitoumuksia. Jäsenistöä on konsultoitu niin verkossa kuin useissa konsultaatiokokouksissa kevään ja syksyn aikana. Samoin suunnittelukokouksia on pidetty UM:n kansalaisjärjestöyksikön kanssa. Asiaa valmisteleva työryhmä on myös hyödyntänyt Kepan käyttämää Bützowin lakitoimistoa. Esitys perustuu sille, että hallinnointi voidaan järjestää Kepan yhteydessä erillisellä UM:n kautta myönnetyllä valtiontuella Kepalle. Kepa osoittaisi työskentelytilat ja -välineet sekä huolehtisi tarvittavasta infrastruktuurista ja tukipalveluista, joiden kustannukset katettaisiin VKK-, konferenssi- ja matkatuen hallinnointia varten osoitetusta kokonaisavustuksesta. Anomusten käsittelyyn, päätösesitysten valmisteluun sekä seurantaan ja valvontaan perustetaan pieni 2-3 hengen sihteeristö. Päätöksenteko tapahtuisi Kepan hallituksen perustamassa ja sen alaisuudessa toimivassa jaostossa. Jaosto määrittelisi linjaukset ja painotukset, jotka ohjaisivat sihteeristön harkintaa päätösesitysvalmistelussa. Kepan hallitus valvoisi, että jaoston toiminta ja sen harjoittamat menettelytavat ovat asialliset. Kepan hallitus ei kuitenkaan puuttuisi yksittäisiin avustuspäätöksiin. Yhteenveto päätösesityksestä hallinnoinnin toteututtamiseksi on liitteessä 104A (esityslistalla liitenro 106A) ja esityksen taustaaineistoa liitteessä 104B (esityslistalla liitenro 106B). UM:stä ja sen lakimiehiltä on saatu varmistus siitä, että valtionavun hallinnoinnin ja siihen liittyvän päätösharkinnan tehtävät voidaan siirtää julkishallinnon ulkopuolelle. Tämä samalla merkitsee, että hallinnoinnista vastaavan on toimittava hallintolakien mukaisesti.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 7 (13) Vastuukysymys esitetään ratkaistavaksi niin, että avustuksen saaja on viime kädessä vastuussa valtiontuen käyttämisestä annettujen ehtojen ja määräysten mukaisesti. Avustusten hakeminen voisi avautua alustavien suunnitelmien mukaan korkeintaan myöhemmin syksyllä 2013; mahdollisesti jopa vasta keväällä 2014. Hallinnointimallin yksityiskohdat, hakulomakkeet ja avustustoimintaa ohjaavat ohjelmalinjaukset ja menettelytapaohjeet valmisteltaisiin keväällä 2013, ja tarvittaessa myös sitä seuraavana syksynä. Puheenjohtaja kiitti valmistelutyöryhmää hyvästä työstä. Hallituksesta todettiin, että kysymys tukien hallinnoinnin siirrosta Kepalle on vietävä yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, jotta saadaan jäsenistön päätös periaatekysymyksiin, - onko tukien hallinnointi Kepan toimesta strategian ja mandaatin mukainen toimenpide. - vaarantaako tukien hallinnointi Kepan edunvalvontatehtävän. Todettiin, että tähänastisissa jäsenkonsultaatioissa jäsenistö on antanut varovaisen positiivisen kannan sille, että Kepa ottaisi hallinnoinnin vastuulleen. Hallituksesta muistutettiin, että jos siirrosta lähdetään jatkoneuvottelemaan ministeriön kanssa, on oleellista jättää neuvotteluvaraa lisäehdoille. Järjestökoordinaattori (globaalikasvatus) esitteli jäsenistön kanssa yhteisyössä valmistellut neljä erilaista hallinnointimallia. Hallituksessa päädyttiin ehdottamaan, että hallinnointimallit 1 ja 2 avattaisiin syyskokoukselle ja valtuutettaisiin työryhmä laatimaan esittely sekä käymään tarkennusneuvotteluja ulkoministeriön kanssa, vielä ennen syyskokousta, jotta hallintomalleista on yhtenevä näkemys ministeriössä ja Kepassa. stä tulisi käydä ilmi kummankin mallin rahoitus- ja henkilöresurssi- sekä muut mahdolliset tarpeet. Ehdotettiin, että hallitus esittää syyskokoukselle, että Kepa ry suhtautuu myönteisesti ulkoministeriön aloitteeseen toteuttaa viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien hallinnointi ja toteuttaminen Kepan ohjelmana, ja lähtökohdiksi ehdotettiin seuraavia periaatteita: esitys 1. Kepa hakee vähintään 3-4 vuoden ohjelmakautta. 2. Kepan toimintojen periaatteena on viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien hyvä, tehokas, vaikuttava ja tuloksellinen hallinto. 3. Kepan viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien ohjelmassa Kepa huolehtii, että Kepan jäsenjärjestöt ja ei-jäsenet ovat hakuprosessissa samassa asemassa. 4. Hakuprosessissa noudatetaan vahvasti eettisyyttä, avoimuutta ja varmistetaan toimijoiden ja valmistelijoiden esteettömyys valmistelussa ja päätöksenteossa. 5. Viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien kehittäminen Kepassa vahvistaa Kepan perustehtävää ja arvoja. Hallitus hyväksyy esityksen vietäväksi syyskokoukselle. Hallitus päätti esittää syyskokoukselle, että Kepa ry suhtautuu myönteisesti ulkoministeriön aloitteeseen toteuttaa viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien hallinnointi ja toteuttaminen Kepan ohjelmana, ja lähtökohdiksi ehdotetaan seuraavia periaatteita: 1. Kepa hakee vähintään 3-4 vuoden ohjelmakautta. 2. Kepan toimintojen periaatteena on viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien hyvä, tehokas, vaikuttava ja tuloksellinen hallinto. 3. Kepan viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien ohjelmassa Kepa huolehtii, että Kepan jäsenjärjestöt ja ei-jäsenet ovat hakuprosessissa samassa asemassa. 4. Hakuprosessissa noudatetaan vahvasti eettisyyttä, avoimuutta ja varmistetaan toimijoiden ja valmistelijoiden esteettömyys valmistelussa ja päätöksenteossa. 5. Viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien kehittäminen Kepassa vahvistaa sen perustehtävää ja arvoja. Hallitus päätti, että hallinnointimallit 1 ja 2 avataan syyskokoukselle ja valtuutti työryhmän
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 8 (13) laatimaan mallien esittelyn sekä käymään tarkennusneuvotteluja ulkoministeriön kanssa vielä ennen syyskokousta, jotta hallintomalleista on yhtenevä näkemys ministeriössä ja Kepassa. ssä tulee käydä ilmi kummankin mallin rahoitus- ja henkilöresurssi- sekä muut mahdolliset tarpeet. 105 SYYSKOKOUSASIAT - esityslistalla kohta 107 Kampanja- ja viestintäjohtaja Yhdistyksen syyskokous pidetään perjantaina 23.11. klo 14 Näkövammaisten keskusliiton Iiris-toimintakeskuksessa, Itäkeskuksessa Helsingissä. Kokousta edeltää seminaari, jossa jäsenistöllä on mahdollisuus tutustua tarkemmin viestintä- ja kehityskasvatus- sekä matkatukien hallinnointiesitykseen. Esitys syyskokouksen 2013 esityslistaksi on liitteessä 105A (esityslistalla nro 107A). Kokoukselle tiedotettiin, että kehitysministeri Heidi Hautala vierailee syyskokouksessa. Kampanja- ja viestintäjohtaja kertoi, että - aiemmista tiedoista poiketen syyskokouksen alkamisajankohta on klo 14 ja aamun seminaarin ajankohta klo 11-13. - Kepan ympäristöohjelman mukaisesti syyskokouksen aineisto julkaistaan ja jaetaan verkossa Kepan jäsensivuilla. Manuaalipostina jäsenille lähetetään toiminnanjohtajan kutsukirje ja virallinen kokouskutsu. Esityslista ja liitteet lähetetään manuaalipostina pyynnöstä. esitys Hyväksytään esityksen mukaan. Hallitus hyväksyi syyskokouksen esityslistan siten, että kokous alkaa klo 14. 106 JÄSENMAKSUT VUODELLE 2013 - esityslistalla kohta 108 Hallitus merkitsi tiedoksi - kehitysministerin vierailun syyskokoukseen. - syyskokousseminaarin ajankohdan klo 11-13. - että, Kepan ympäristöohjelman mukaisesti syyskokouksen aineisto julkaistaan ja jaetaan verkossa Kepan jäsensivuilla. Manuaalipostina jäsenille lähetetään toiminnanjohtajan kutsukirje ja virallinen kokouskutsu. Esityslista ja liitteet lähetetään manuaalipostina pyynnöstä. Puheenjohtaja Kokouksen esityslistan kohdassa 107.1 (esityslistalla kohdassa 109.1) Jäsenasiat selviävät tämänhetkisten jäsenmaksujen suuruudet kussakin luokassa. Jäsenmaksuja ei ole muutettu viimeiseen kuuteen vuoteen sen jälkeen, kun nykyiset jäsenmaksut hyväksyttiin syyskokouksessa 2006. Maksuluokat määräytyvät jäsenjärjestöjen jäsenmäärän mukaan. Jäsenmaksujen osuus, noin 42 000 euroa, on Kepan vuosibudjetista alle yhden prosentin. Jäsenmaksujen korotukselle ei ole välittömiä paineita, sillä vuoden 2013 talousarvio kattaa Kepan suunnitellun toiminnan kulut. esitys Jäsenmaksuihin ei tehdä muutoksia vuodelle 2013. Jäsenmaksuihin ei tehdä muutoksia vuodelle 2013.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 9 (13) 107 JÄSENASIAT - esityslistalla kohta 109 107.1 Jäsenhakemukset - esityslistalla kohta 109.1 esitys 107.2 Erot - esityslistalla kohta 109.2 Kampanja- ja viestintäjohtaja Sääntöjen 5 :n mukaan yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi yhdistyksen tarkoitusta toteuttavan, kotimaan yhdistysrekisteriin merkityn valtakunnallisen järjestön tai itsenäisen kehitysyhteistyötä toteuttavan rekisteröidyn yhdistyksen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Samoin hallitus voi hyväksyä kannatusjäseneksi oikeustoimikelpoisen yhteisön tai yksityisen henkilön, joka haluaa tukea taloudellisesti yhdistyksen toimintaa. Jäsenjärjestöjen jäsenmaksun suuruus on jaettu viiteen maksuluokkaan: Alle 100 jäsentä Maksu: 50 euroa/kalenterivuosi 100-499 jäsentä Maksu: 90 euroa/kalenterivuosi 500-4 999 jäsentä Maksu: 180 euroa/kalenterivuosi 5000-25 000 jäsentä Maksu: 260 euroa/kalenterivuosi Yli 25 000 jäsentä Maksu: 600 euroa/kalenterivuosi. Kannatusjäsenmaksu on yksityishenkilöiltä vähintään 50 euroa/kalenterivuosi, yhdistyksiltä vähintää 90 euroa/kalenterivuosi ja yrityksiltä ja oppilaitoksilta vähäintään 260 euroa/kalenterivuosi. Kepan jäsenyyttä on hakenut kaksi järjestöä: Emmaus-Westervik r.f. ja Suomen Romanifoorumi ry. Liitteessä 107.1A (esityslistalla liitenro 109.1A) on kooste jäsenehdokkaista. Hallitus hyväksyy jäsenanomukset esityksen mukaan. Hallitus hyväksyi uusiksi jäseniksi Emmaus-Westervik r.f:n ja Suomen Romanifoorumi ry:n. esitys Rovaniemen saamelaisyhdistys Mii ry ja Tiibetin ystävät Suomessa ry eroavat Kepan jäsenyydestä. Liite 107.2A (esityslistalla liitenro 109.2A). Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi Mii ry:n ja Tiibetin ystävät Suomessa ry:n erot. 108 KEPAN SISÄISET TARKASTAJAT - esityslistalla kohta 111 Hallintojohtaja Voimassa olevan taloussäännön 22 mukaan "Hallitus valitsee vuosittain keskuudestaan kolme tarkastajaa, joista yhden tehtävänä on tarkistaa ylimpien toimihenkilöiden menotositteet ja kahden muun valvoa yhdistyksen toiminnan tarkoituksenmukaisuuden toteutumista." Edellisessä hallituksen kokouksessa 31.8.2012 toivottiin tarkempaa kuvausta tarkastajien tehtävistä. Esitys tästä on liitteessä 108A (esityslistalla liitenro 111A). Kopiot aikaisempien sisäisten tarkastajien A. Malmin ja T. Martiskaisen raporteista ovat saatavilla kokouksessa. Sisäisiksi tarkastajiksi on ehdotettu Inger Wireniä ja Tuomas Tuurea (yhdistyksen toiminnan tarkoituksenmukaisuus hallinnon näkökulmasta) sekä Rolf Steffanssonia (toiminnanjohtajan tositteet). Steffansson on antanut suostumuksensa tehtävään. Kokouksessa varmentui Wirenin ja Tuuren suostumus. Tarkennettiin kauden pituudeksi hallituksen toimikausi 1.1.2012-31.12.2013.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 10 (13) esitys Inger Wiren, Tuomas Tuure ja Rolf Steffansson nimetään hallituksen asettamiksi sisäisiksi tarkastajiksi 22.10.2012-31.12.2013 väliselle ajalle. Hallitus nimesi sisäisiksi tarkastajiksi kaudeksi 1.1.2012-31.12.2013 - Rolf Steffanssonin (toiminnanjohtajan tositteet) sekä - Tuomas Tuuren ja Inger Wirénin (yhdistyksen toiminnan tarkoituksenmukaisuus hallinnon näkökulmasta). 109 KPMG:N TARKASTUS KEPASTA - esityslistalla kohta 110 Hallintojohtaja Tarkastusyhteisö KPMG Julkishallinnonpalvelut Oy on suorittanut Ulkoministeriön toimeksiannosta Kepa ry:lle myönnettyjen kehitysyhteistyövarojen toiminnan tarkastuksen. Tarkastus kattoi ajanjakson 2009-2011. Tarkastus käynnistyi helmikuussa 2012 ja päättyi maaliskuussa 2012. Toiminnantarkastusraportin ja Kepa ry:n raportista antaman vastineen pohjalta järjestettiin tarkastuksen purkutilaisuus Kepan, KPMG:n ja ministeriön edustajien kanssa 15.5.2012. Raportin kahteen kohtaan tarvitaan Kepan hallituksen näkemystä: 1) KPMG suosittelee, että hallitukselle tulisi raportoida useammin taloudesta eli tilinpäätöksen ja välintilinpäätöksen lisäksi välivälintilinpäätös 30.9. Välitilinpäätös valmistuu elokuussa, joten lisävälintilinpäätös valmistuisi joulukuussa. Kepan sisällä tätä ei ole nähty johdonmukaisena ja tarpeellisena. Kepassa hallituksen lisäksi sekä tiimit että johto seuraavat rahoituksen käyttöä jatkuvasti. 2) KPMG ja STY (UM:n sisäisen tarkastuksen yksikkö) suosittavat, että Kepa ry nimittäsi toiminnalleen sisäisen tarkastajan, joka vastaisi järjestön sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta ja sisäisestä kehittämisestä. Taulukko toimenpiteiden seurannasta liitteessä 109A (esityslistalla liitenro 110A) ja hallintojohtajan esittely liitteessä 109B (uusi liite). Kopioita KPMG:n tarkastusraportista kokonaisuudessaan on saatavilla hallituksen kokouksen yhteydessä. esitys Hallituksesta nähtiin, että välivälitilinpäätöksen tarve ei ole relevantti, koska sen lisäksi, että sekä hallituksessa että puheenjohtajisto-johtotiimi-kokouksissa seurataan tilin- ja välitilinpäätöksiä, hallituksen jäsenillä on oikeus seurata kuukausiraportteja. Sisäiseen tarkastukseen liittyen hallituksesta tuotiin esille, että KPGM:n ja STY:n ehdotus ammattimaisesta sisäisestä tarkastajasta on hyvä, joskin hyvin kallis ratkaisu. Hallituksesta ehdotettiin, että nyt toimittaisiin siten, että tarkastajina ovat kohdassa 108 hallituksen jäsenten joukosta valitut kolme tarkastajaa, jotka tarkastavat toiminnanjohtajan tositteet ja yhdistyksen toiminnan tarkoituksenmukaisuutta hallinnon näkökulmasta. Hallitus keskustelee KPMG:n johtopäätöksistä ja päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Hallitus päätti, että - Kepan nykyinen hallitukselle raportoinnin sykli on riittävä, koska sen lisäksi, että sekä hallituksessa että puheenjohtajisto-johtotiimi-kokouksissa seurataan tilin- ja välitilinpäätöksiä, hallituksen jäsenillä on oikeus seurata kuukausiraportteja. - Kepassa sisäisinä tarkastajina ovat hallituksen jäsenten keskuudesta, hallituksen toimikaudeksi 1.1.2012-31.12.2013, valitut kolme tarkastajaa, jotka tarkastavat toiminnanjohtajan tositteet ja yhdistyksen toiminnan tarkoituksenmukaisuutta hallinnon näkökulmasta.
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 11 (13) 110 PALKKAUSJÄRJESTELMÄN PÄIVITTÄMINEN - esityslistalla kohta 113 Hallintojohtaja Tarkempi esitys Kepan palkkausjärjestelmän uudistuksesta on liitteessä 110A, päivitetty liite jaettiin kokouksessa, (esityslistalla liitenro 113A). Työehtosopimukseen on 1.2.2012 lukien tullut muutoksia palkan määräytymisjärjestelmään. Järjestelmä ei kuitenkaan ole sellaisenaan sovellettavissa Kepaan vaan edellyttäisi nykyisen järjestelmän täydellistä muuttamista. Kepan palkkausjärjestelmä on kuitenkin muodostunut verrattain monimutkaiseksi ja siksi sitä on vaikea kehittää ilman järjestelmän täydellistä uudistamista. Samalla Kepan henkilöstö on ollut palkkausjärjestelmään verrattain tyytyväinen, eikä akuuttia painetta merkittäviin muutoksiin ole. Tästä syystä Kepan johtotiimi esittää hallitukselle palkkaustyöryhmän esitykseen perustuen, että palkkausjärjestelmään tehdään ainoastaan muutama pienimuotoinen uudistus: 1. Tiiminvetäjyydestä myönnetään tiiminvetäjyysajalta erityistekijälisää, jonka suuruus vahvistetaan talousarvion yhteydessä vuosittain. 2. Projektipäällikkyydestä voidaan projektin ajalta maksaa johtotiimin päätöksellä erityistekijälisää, jonka suuruus vahvistetaan talousarvion yhteydessä vuosittain. 3. Erityistekijälisää sovelletaan siten, että sen alaraja säilytetään 5 prosentissa, kuitenkin siten, että erityistekijälisän laukaiseva desimaali muuttuu 0,01:sta 0,1:ksi. 4. 1.2.2012 jälkeen aloittaneiden työntekijöiden palkankorotus korjataan samalle tasolle ennen 1.2.2012 aloittaneiden työntekijöiden palkankorotuksen kanssa. 5. Uudistukset otetaan käyttöön uuden ohjelman mukaan tehtyjen toimenkuvatarkistusten jälkeen vuoden 2013 alusta. Vuoden 2012 loppuun asti noudatetaan vanhaa järjestelmää. Kepan organisaation kehittämisessä käytettävän EFQM-järjestelmän analyysissä vuonna 2007 todettiin, että Kepan johtamista ja johtamiskulttuuria on syytä kehittää. Vuonna 2010 toteutettiin puolen vuoden mittainen johtamisen kehittämisprojekti, johon osallistui koko Helsingin toimiva johto ja henkilöstö. Projektin yhteenvedossa suositeltiin muun muassa tiiminvetäjien aseman raskauttamista sekä projektityökalun kehittämistä. Neuvottelut tiiminvetäjän aseman kehittämisestä projektisuositusten mukaisesti on käyty alkusyksystä henkilöstön edustajien kanssa. Kooste tiiminvetäjän vastuiden lisäämisestä sekä toimenpiteistä, joilla tiiminvetäjien asemaa vahvistetaan on liitteessä 110B (esityslistalla 113B). esitys Hallintojohtaja toi esille, että henkilökunnan edustajat ovat hyväksyneet esityksen. Hyväksytään palkkausjärjestelmän päivitys ja sen mukaiset uudistukset. Hyväksyttiin esityksen mukaan. 111 KEPAN KANTA COP-18-ILMASTOKOKOUKSEEN - esityslistalla kohta 115 Kampanja- ja viestintäjohtaja YK:n seuraava ilmastokokous, ns. COP 18, pidetään 26.11.-7.12.2012 Dohassa, Qatarissa. Kepan ilmastoasiantuntija Tuuli Hietaniemi osallistuu kokoukseen ja todennäköisesti hän tulee kuulumaan Suomen viralliseen delegaatioon kansalaisjärjestöjen edustajana. Kepan kannat Dohan kokousta varten perustuvat Kepan kehityspoliittiseen ilmastolinjaukseen 2010, Kepan aikaisempiin vetoomuksiin COP-17:ssa Durbanissa vuonna 2011 sekä YK:n ympäristö- ja kehityskokouksessa eli Rio+20:ssa viime kesäkuussa. Sen johdosta hallitusta pyydetään tekemään päätös Kepan positiosta ns. yhden käsittelykerran menettelyllä. Esitys Kepan kannoista ja vetoomuksista on liitteessä 111A (esityslistalla 115A). Kokouksessa on saatavilla myös CAN-verkoston (Climate Action Network) taustapaperi tulevaa Dohan
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 12 (13) kokousta varten. esitys Kepan kannat COP-18-kokousta varten hyväksytään esityksen mukaan. Hyväksyttiin esityksen mukaan. 112 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN - esityslistalla kohta 119 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:30. ELINA VUOLA ANJA-MAIJA PALMU Elina Vuola Anja-Maija Palmu puheenjohtaja sihteeri 94-112 SARI HUUHTANEN Sari Huuhtanen pöytäkirjan tarkastaja ROLF STEFFANSSON Rolf Steffansson pöytäkirjan tarkastaja = = = = = = Henkilökunnan jäsenet poistuivat kokouksesta henkilöstöasian, 113, käsittelyn vuoksi. = = = = = = Kokous oli päätösvallaton. Hallitus jatkoi kokousta keskustelemalla. = = = = = = 113 CARLA BUSHIN TYÖSOPIMUKSEN PÄÄTTÄMINEN JA SUOMI-NICARAGUA-SEURAN JA OULU-MATAGALPA-YSTÄVYYSSEURAN KIRJEET - uusi asia - kokous oli päätösvallaton, ja hallitus keskusteli asiakohdasta. Hallitus kuuli raportin Carla Bushin työsopimuksen päättämiseen liittyvästä asiasta ja keskusteli johtotiimin alustuksen pohjalta asiasta ja Suomi-Nicaragua-seuran ja Oulu- Matagalpa-ystävyysseuran kirjeistä, liitteet 113A ja 113B. Puheenjohtaja päätti kokouksen päätösvallattoman osan klo 17.10. ELINA VUOLA MIKA RAILO Elina Vuola Mika Railo puheenjohtaja sihteeri 113 SARI HUUHTANEN Sari Huuhtanen pöytäkirjan tarkastaja ROLF STEFFANSSON Rolf Steffansson pöytäkirjan tarkastaja 114 TOIMINNANJOHTAJAN RAPORTTI - esityslistalla kohta 99 - kokous oli päätösvallaton - asiakohtaa ei käsitelty Kampanja- ja viestintäjohtaja raportoi toiminnanjohtajan ollessa esteellinen Kepan toiminnasta 1.9.-22.10. 2012 väliseltä kaudelta. Raportti on liitteessä 114A (esityslistalla 99A), sen yhteydessä jaettava kaavio uudesta tiimikokoonpanosta ja esimiessuhteista uudella ohjelmakaudella liitteessä 114B (esityslistalla 99B), ja luettelo uusista työntekijöistä, jotka ovat aloittaneet 31.8.2012 jälkeen on liitteessä 114C (esityslistalla 99C).
Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 8/2012 13 (13) esitys Merkitään tiedoksi. 115 MUUT ASIAT - esityslistalla kohta 116 - ei käsitelty 116 ILMOITUSASIAT - esityslistalla kohta 117 - ei käsitelty 117 SEURAAVAT KOKOUKSET - esityslistalla kohta 118 - ei käsitelty Puheenjohtaja Syyskokous 23.11.2012 Yhdistyksen syyskokous pidetään perjantaina 23.11. klo 13 Helsingissä Näkövammaisten keskusliiton Iiris-toimintakeskuksessa Itäkeskuksessa, Marjaniementie 74. Kokousta edeltää seminaari klo 09.00 alkaen, ja lounas tarjoillaan klo 12.00. Vuoden viimeinen kokous 10.12 klo 13.00-16.00. Tämän vuoden viimeinen kokous on maanantaina 10.12. Ennen kokouksen alkua pidetään hallituksen ja henkilökunnan yhteistilaisuus glögien ja pipareiden merkeissä klo 12.30 alkaen. Osa joulukuun kokousajasta käytetään hallituksen itsearviointiin ensimmäisen toimivuoden aikana.