JYYn tapahtumanjärjestäjäkoulutus 2015 Rosa Heikkinen, JYYn hallituksen kulttuurivastaava Maija Valkeapää, jäsenpalvelusihteeri Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeri Samppa & Juuso, Maailmanlopun ravintola
Sisältö Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman valmistelu Työnjako Talousarvion laatiminen Avustukset Tiedottaminen Aikataulutus Riskit & turvallisuus Lait ja luvat Jälkityöt Tapahtumien järjestäminen Ilokivessä JYYn kulttuurivaliokunta
Tapahtumajärjestäminen on hauskaa! Järjestäminen pitää silti tehdä huolella.
Tapahtuman suunnittelu Mitä ja miksi? Ajankohdan valitseminen. Mitä muuta tapahtuu samaan aikaan? Onko tekijöitä? Kiinnostaako sinua? Ketä varten?
Tapahtuman suunnittelu Paikan valinta ajoissa. Huomioitava toimivuus, varustetaso, tilavuokrat & esteettömyys Ohjelma: hinta ja sopivuus kohderyhmälle Paljonko on odotettavissa väkeä? Asioiden sopiminen sitovasti
Tapahtuman valmistelu Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu Alustavan budjetin laatiminen Tiedottaminen ulospäin ja tekijöille Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen Lupien hakeminen Sovittujen asioiden varmistaminen & varmistaminen
Talousarvion laatiminen Kenellä taloudellinen vastuu? Budjetti laadittava realistisesti Hintojen kilpailutus Yllättäviin kuluihin varautuminen
Talousarvion laatiminen TULOT Järjestön budjetti, avustukset, sponsoritulot, pääsymaksut MENOT Ohjelma, tila- ja välinevuokrat, ruoka ja juoma, yllättävät kulut, palkinnot, tekijöiden palkitseminen
Avustukset Muista tärkeät liitteet: talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma Tee hakemukset ajoissa. Epävarma tulonlähde
Avustukset JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset: voi hakea ympäri vuoden Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset: haku lokakuussa Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset Säätiöt Muista yritysyhteistyö!
Aikataulutus Tilavaraukset ja rahoitus hoidettava hyvissä ajoin! βprojektin läpiviemisen aikataulutus etukäteen - tapahtuman käsikirjoitus γlaadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi ja arvioi myös osallistujien aikataulu: älä aloita tapahtumaa tarpeettoman aikaisin / myöhään δmieti myös omaa aikatauluasi. α
Tiedottaminen Tiedote sähköpostilistalle ja someen mitä sitten? Muut sähköpostilistat ja FB-ryhmät Someherutus Sähköiset tapahtumakalenterit, Jyytiset Muu media: paperilehdet, paikallisradiot Julistemarkkinointi, flaijerit Muista pitää muut tekijät ajan tasalla siitä, mitä teet tämä tekee delegoinnista helpompaa ja sinusta korvattavan!
Vastuualueiden jakaminen Tapahtumalle kannattaa valita työryhmä, jonka kesken jaetaan vastuu Työryhmän johtaja Tilavastaava Ruoka- ja juomavastaava Ohjelmavastaava Tiedotus...ja niin edelleen Hallituksen jäsenet?
Riskit Huono sää Yhteistyötahojen tai tekijöiden peruutukset Väkivalta ja pakokauhu Onnettomuudet ja tapaturmat Yllättävän suuri/pieni yleisömäärä Karu meno
Turvallisuus Riskien miettiminen etukäteen Ensiapu ja järjestyksenvalvonta tarvittaessa Turvallisuus on muutakin kuin onnettomuuksien ehkäisyä!
Yleisötilaisuus Kokoontumislaissa yleisötilaisuudella tarkoitetaan yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia, joita ei ole pidettävä yleisinä kokouksina. Jos tilaisuuteen osallistuminen edellyttää kutsua tai määrätyn yhteisön jäsenyyttä, sovelletaan yleisötilaisuutta koskevia säännöksiä, jollei osanottajien lukumäärän, tilaisuuden laadun tai muiden erityisten syiden perusteella tilaisuutta voida pitää yksityisenä. Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. (T. Kytät)
Tekijänoikeudet Musiikin esittäminen yleisötilaisuuksissa ilman lupia esimerkiksi Spotifyn kautta on kiellettyä. Lupia voi hankkia Teostolta/Gramexilta. Leffojen esittäminen järjestöjen tapahtumissa on niin ikään harmaata aluetta. Elokuvalisenssi.fi, KSEK
Anniskelulainsäädäntö Alkoholijuomien anniskelu ilman lupaa on kielletty. Anniskeluksi voidaan mieltää sellainen toiminta, jossa alkoholia saa rahaa vastaan. Järjestöjen tapahtumat/toiminta eivät ole yksityistilaisuuksia. h
Jälkityöt Tapahtumapaikan siivous Budjetin päivittäminen ja laskut Kiitosten lähettäminen tekijöille ja yhteistyötahoille, mahdollinen palkitseminen Palaute ja purku
Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Ilokiven monitoimitilaa, yläkertaa ja terassia voi tiedustella tapahtumakäyttöön keskiviikko-, perjantai- ja lauantai-illoiksi Ilokiven ravintoloitsijoilta. Ravintoloitsijat hoitavat tapahtumailtojen käytännönjärjestelyt ja anniskelun. Ilokiven monitoimitilaa, yläkertaa ja terassia voi tiedustella muina aikoina käyttöön kulttuurisihteeriltä. Tilojen kapasiteetit: alakerta 440 hlö, yläkerta 280 hlö, terassi 120 hlö.
JYYn kulttuurivaliokunta Aktiivinen valiokunta Kokoukset (noin 10 kpl/vuosi) Tapahtumat, kurssit, ekskursiot, näyttelytoiminta, kirpputorit ja myyjäiset, Kampus Kino ja Vapaa Kino JYYn avajaisbileet syyskuussa (500-600 kävijää) JYYn pikkujoulujen järjestelyapuna Kirpputorit Kulttuurimatkat (2-4/vuosi) Kurssit (mm. järjestyksenvalvoja-, valokuvaus-, leffaprojektori-, kuvankäsittely- ja DJ-kurssit)
JYYn kulttuurivaliokunta Tule paikalle ja tuo kaveritkin! Liity Facebook-yhteisöön (JYYn kulttuurivaliokuntalaiset) Sähköpostilistalle (kulttuurivaliokunta@lists.jyu.fi) Ehdota rohkeasti omia ideoita ja kysele Osallistu meneillään oleviin projekteihin ja hanki kokemusta
Muita tapoja hankkia kokemusta Jyrock (Talkoolaiset, työryhmä) Amazing Race (Rastinpitäjät, talkoolaiset)
Keskustelua Mikä oli paras tapahtuma viime vuonna? Entä kurjin? Voit miettiä järjestäjän tai osallistujan näkökulmasta.
Hyvin se menee!