HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 1 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA AIKA 09.06.2015 klo 16:03-17:29 PAIKKA Ravintola Carelia, Apteekkarikabinetti, Mannerheimintie 56, Helsinki KÄSITELLYT ASIAT Asia Otsikko Sivu 53 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TAR- KASTAMINEN 54 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖOHJELMA KE- SÄ-JOULUKUU 2015 55 TILINTARKASTUSSOPIMUKSEN TOTEUTUMINEN 2013-14 56 KUNTALAIN 2015 VAIKUTUKSET TARKASTUSTOI- MINTAAN 57 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PUHEENJOHTA- JAN/VARAPUHEENJOHTAJAN JA ARVIOINTIJOH- TAJAN PÄÄTÖKSET 4 5 6 8 9 58 MUUT ASIAT 10 59 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 11
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 2 (11) OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Pyykkölä Markku 16:03-17:29 puheenjohtaja Anttila Maija 16:08-17:29 varapuheenjohtaja Hallipelto Aatos 16:03-17:29 jäsen Lind Tuula 16:03-17:29 jäsen Nukala Kari T. 16:05-17:29 jäsen Kakko Katri 16:05-17:29 varajäsen Salmela Reijo 16:03-17:29 arviointijohtaja/esittelijä Räsänen Pirjo 16:03-17:29 arviointipäällikkö/sihteeri Pajala Anu 16:03-17:29 erikoissuunnittelija Nurkkala Jorma 16:03-17:29 tilintarkastaja poissa 55 ajan POISSA Malmi Juha jäsen Salli Päivi jäsen ALLEKIRJOITUKSET puheenjohtaja sihteeri
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 3 (11) PÖYTÄKIRJA HUS-Keskuskirjaamo, Tynnyrintekijänkatu 1 C, Helsinki, 21.8.2015 klo 9-15. YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kokous todettiin laillisesti ko koonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. KÄSITTELYJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Hyväksyttiin.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 4 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 53 09.06.2015 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN TALA 53 Edellisen kokouksen pöytäkirja on liitteenä 1. Hyväksytään. Hyväksyttiin.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 5 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 54 09.06.2015 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖOHJELMA KESÄ-JOULUKUU 2015 TALA 54 Ulkoisen tarkastuksen toimintaohjeen ( 13) mukaan ulkoisen tarkastuksen yksikkö laatii tarkastuslautakunnan toimikauden kattavan toimintasuunnitelman ja vuosittaisen arviointisuunnitelman lautakunnan käsittelyä varten. Tarkastuslautakunta päätti kevätkauden 2015 työohjelmasta kokouksessaan 10.11.2014 ( 76). Kesä-joulukuun 2015 työohjelmassa on otettu huomioon vuosiksi 2014-16 laadittu toimintasuunnitelma sekä HUS:n strategia vuosille 2012-16 ja vuodelle 2015 määritellyt avaintavoitteet. Syyskauden tarkastuslautakunnan kokouspäiviksi ehdotetaan seuraavia 1. Maanantai 17.8.2015 klo 9 (on päätetty 10.11.2014), 2. Maanantai 14.9.2015 klo 9, 3. Maanantai 19.10.2015 klo 9, 4. Maanantai 16.11.2015 klo 9 ja 5. Torstai 17.12.2015 klo 16. Arviointijohtaja Reijo Salmela esittelee liitteenä 2 olevan lautakunnan työohjelman kesä-joulukuulle 2015. Asian käsittely Tarkastuslautakunta päättää kokouspäivämäärät ja merkitsee työohjelman tiedoksi. Työohjelmasta käydyn keskustelun kuluessa puheenjohtaja totesi, että liitteessä 2 olleista kahdesta pohdittavaksi tarkoitetusta vaihtoehdosta on vaihtoehto b saanut enemmän kannatusta. Vaihtoehtoa b kannattivat Pyykkölä, Anttila, Hallipelto ja Lind ja vaihtoehtoa a Nukala ja Kakko. Esitys hyväksyttiin. Lisäksi merkittiin tiedoksi, että tarkastuslautakunta päätti jatkaa vaihtoehdon b valmisteluja opinto- ja tutustumismatkaksi ja päätti mahdollisen matkan ajankohdaksi 8.-9.10.2015.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 6 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 55 09.06.2015 TILINTARKASTUSSOPIMUKSEN TOTEUTUMINEN 2013-14 TALA 55 HUS:n valtuusto valitsi kokouksessaan 12.6.2013 ( 30) tarkastuslautakunnan esityksen mukaisesti HUS-konsernin tilintarkastusyhteisöksi tilikausien 2013-16 tilintarkastusta varten KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala. Tilintarkastussopimus allekirjoitettiin 12.8.2013, ja sen arvonlisäveroton kokonaishinta tilikausille 2013-2016 on 488 040 laskettuna 1200 tarkastuspäivän mukaan. Hinnat ovat kiinteät 31.12.2015 saakka. Tilintarkastuspäivien hinnoittelu määriteltiin tarkemmin tilintarkastussopimuksen liitteissä. Sopimukset tytäryhtiöiden tilintarkastuksesta tehdään asianomaisten yhteisöjen kanssa vuosittain kutakin tilivuotta koskien perustuen yhtiökokousten päätöksiin. Tilintarkastuspalvelujen hankintaan sisältyy optio tilikausiksi 2017 ja 2018. Tarkastuslautakunta päättää kolmen vuoden kuluessa tilintarkastussopimuksen allekirjoituspäivämäärästä (12.8.2013) käytetäänkö optiota sopimuksen jatkamiseksi suorahankintana yhden tai kahden tilivuoden tarkastusta varten (tilivuodet 2017 ja 2018). Sopimusten toimeenpanon seuranta kuuluu osaksi hyvää sopimushallinnan käytäntöä. Tilintarkastusta koskevan sopimuksen liitteenä olevissa JYSE ehdoissa on kohdassa 6 " Palvelun laadun valvonta" asetettu tilaajalle oikeus sopimuskauden aikana tarkistaa onko palvelu vaatimusten mukaista ja palveluntuottaja toiminut sopimuksen mukaan. Ulkoisen tarkastuksen yksikkö on yhdessä vastuunalaisen tilintarkastajan kanssa kehittänyt seurantajärjestelmän, jonka avulla voidaan tilivuosittain seurata tilintarkastussopimuksen toteutumista. Yhteenveto tilintarkastussopimuksen toteutumisesta tilivuosina 2013 ja 2014 on liitteenä 3. Asian käsittely Tarkastuslautakunta merkitsee yhteenvedon tiedoksi. Lautakunta edellyttää, että tilintarkastussopimuksen toteutumista seurataan vuosittain ja kiinnitetään huomiota sopimusehtojen noudattamiseen. Vastuunalainen tilintarkastaja Jorma Nurkkala poistui kokouksesta 55 käsittelyn ajaksi. Tarkastuslautakunta ohjeisti arviointijohtajaa käymään läpi laaditun yhteenvedon tilintarkastussopimuksen toteutumisesta vastuunalaisen tilintarkastajan kanssa ja valmistelemaan uuden päätösesityksen tarkastuslautakunnan päätettäväksi. Käydyn keskustelun perusteella tarkastuslautakunta päätti palauttaa asian uudelleen valmisteluun seuraavin ohjein: - Arviointijohtaja ja vastuunalainen tilintarkastaja käyvät yhdessä läpi laaditun yhteenvedon tilintarkastussopimuksen toteutumisesta, ja etenkin yhteenvetoon perustuvat johtopäätökset. -Tarkastuslautakunnalle tuodaan käsiteltäväksi uusi päätösehdotus.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 7 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 55 09.06.2015
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 8 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 56 09.06.2015 KUNTALAIN 2015 VAIKUTUKSET TARKASTUSTOIMINTAAN TALA 56 Eduskunta hyväksyi uuden kuntalain (410/2015) 13.3.2015 ja tasavallan presidentti vahvisti kuntalain 10.4.2015. Uudella kuntalailla kumottiin vanha kuntalaki (365/1995). Kuntalaki tuli voimaan 1.5.2015 kuitenkin siten, että merkittävää osaa laista sovelletaan vasta 1.6.2017 lukien, jolloin uusi valtuustokausi alkaa. Kuntalaki on yleislaki, jossa säädetään kunnan hallintoa, päätöksentekomenettelyä ja taloutta koskevat asiat. Kuntalain tarkoituksena on luoda edellytykset kunnan asukkaiden itsehallinnon sekä osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien toteutumiselle kunnan toiminnassa sekä edistää kunnan toiminnan suunnitelmallisuutta ja taloudellista kestävyyttä. Uuden kuntalain keskeisimmät vaikutukset tarkastuslautakunnan toimintaan ovat kuntalain luvuissa 10, 12, 14, 16 sekä luvun 17 siirtymäsäännöksissä. Luvun 10 osalta on uutena pykälänä kuntalakiin otettu luottamushenkilöitä ja johtavia viranhaltijoita koskeva sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuus (84 ), jota kuitenkin kuntalain siirtymäsäännösten mukaan sovelletaan 1.6.2017 lähtien. Kuntalain 12 lukuun on otettu säännökset liittyen kunnalliseen päätöksentekoon ja hallintomenettelyyn. Luvussa säädetään sähköisestä kokouksesta (99 ), sähköisestä päätöksentekomenettelystä (100 ) sekä kunnan velvollisuudesta tiedottaa ilmoituksistaan, palveluistaan ja toiminnastaan yleisessä tietoverkossa (108-109 :t). Hallinnon ja talouden tarkastus on säännelty kuntalain 14 luvussa. Tarkastuslautakunnalle on lisätty uusia tehtäviä 122 :ssä (sidonnaisuusilmoitusten valvontavastuu, valmisteltava tehtäviään koskevat hallintosäännön määräykset sekä esitys arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi). Tilintarkastajaksi voidaan jatkossa valita vain tilintarkastusyhteisö (122 ) ja tilintarkastajan tiedonsaantioikeutta on laajennettu koskemaan myös kuntakonserniin kuuluvia yhteisöjä ja säätiöitä koskevaksi (124 ). Luvussa 16 on säännökset päätöksen tiedoksiannosta ja pöytäkirjan nähtävänä pitämisestä yleisessä tietoverkossa (139-140 :t). Kuntalain keskeisimmät muutokset tarkastuslautakunnan toimintaan on tuotu esille tarkemmin liitteenä 4 olevassa yhteenvedossa. Tarkastuslautakunta merkitsee yhteenvedon tiedoksi. Esitys hyväksyttiin.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 9 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 57 09.06.2015 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PUHEENJOHTAJAN/VARAPUHEENJOHTAJAN JA ARVIOINTIJOHTA- JAN PÄÄTÖKSET TALA 57 1. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan päätökset 4/2015 (28.5.2015): arviointijohtajan vuosiloma 18.6.-20.7.2015 ja 31.7.-9.8.2015. 2. Arviointijohtajan päätökset Ei päätöksiä. Tarkastuslautakunnalla on halutessaan oikeus ottaa yllämainitut päätökset käsiteltäviksi kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeusmenettelyä käyttäen. Asiakirjat ovat nähtävissä kokouksessa. Tarkastuslautakunta päättää, ettei se ota käsiteltäväkseen esittelytekstissä lueteltuja päätöksiä. Esitys hyväksyttiin.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 10 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 58 09.06.2015 MUUT ASIAT TALA 58 1) Vuotta 2014 koskevasta arviointikertomuksen lehdistötiedotteen luonnos on oheismateriaalina 1. 2) Vuoden arviointikertomus kilpailuun osallistuminen 17.8.2015 mennessä. Kilpailun tulokset julkistetaan PwC:n järjestämässä Arviointiseminaarissa 4.-5.11.2015 Helsingissä. 3) Palautekeskustelu tarkastuslautakunnan vierailusta 11.5.2015 tornisairaalaan ja Meilahden leikkaussaleihin. 4) Hallinnon ja tarkastustoimen seminaari, 24.-25.9.2015 oheismateriaali 2. Tarkastuslautakunta 1) päättää lähettää lehdistötiedotteen HUS-alueen lehdistöön 16.6.2015, 2) päättää lähettää vuotta 2014 koskevan arviointikertomuksen PwC:n vuoden arviointikertomuskilpailuun, 3) merkitsee tiedoksi käydyn palautekeskustelun ja 4) päättää osallistumisesta hallinnon ja tarkastustoimen seminaariin 24.-25.9.2015. Esitys hyväksyttiin päätösesitysten 1-3 osalta. esityksen kohdan 4 osalta päätettiin, että halukkaat seminaariin osallistujat ilmoittautuvat tarkastusassistentille.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 8/2015 11 (11) TARKASTUSLAUTAKUNTA 59 09.06.2015 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN TALA 59 Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17:29.