SAVONLINNAN KAUPUNGIN JA SAVONLINNAN SEUDUN MATKAILU Oy:n MATKAILUMARKKINOINNIN YHTEISTYÖSOPIMUS VUODELLE 2017 Sopimusosapuolet Sopimukset tarkoitus Savonlinnan kaupunki (jäljempänä kaupunki), Savonlinnan Seudun Matkailu Oy (jäljempänä SSM) Savonlinnan Seudun Matkailu Oy:n osakkaina ovat suurin osa alueellisista matkailutoimialan yrityksistä. Sopimuksen tarkoituksena on tukea ja kehittää Savonlinnan seudullista matkailun markkinointia. Tavoitteena on ylläpitää ja kehittää Savonlinnan seudun matkailullista kattomarkkinointia (imagomarkkinointi) sekä kohdemarkkinointia (alueen yritykset ja yhteisöt). Elinkeinopoliittiset tavoitteet Yhteistyön käytännön toteutus Lisäksi tarkoituksena on tehostetaan toimialan yritysten ja kaupungin välisen yhteistyön kautta markkinointipanostusten tuottavuutta yrityslähtöisellä sekä yhteistyötä tukevilla toimintatavoilla, jossa kaupungin ja SSM:n yhteinen intressi kohtaavat. Matkailuelinkeino on kehittyvä ja paljon kasvupotentiaalia sisältävä toimiala, joka on yksi Savonlinnan kaupungin elinkeinotoimen strategisista kehityspainopisteistä. Matkailun todellinen vaikutus alueen lähes kaikkeen elinkeinotoimintaan on hyvin laaja ja vaikuttavuus ulottuu matkailuyritysten lisäksi hyvin suureen joukkoon muitakin yrityksiä. Siten toimialan positiivinen kehitys ja tehtävät panostukset vaikuttavat myönteisesti mm. työllisyyteen, yritysten kannattavuuteen ja myös kuntatalouteen verotulojen muodossa. Savonlinnan Seudun Matkailu Oy toteuttaa pääasiallisesti matkailun markkinointia yhteistyössä jäsenyritystensä kanssa heidän tarpeista lähtien. Yhtiön hallitus laatii vuosittain markkinointisuunnitelman sekä sitä koskevan budjetin. Markkinoinnin tavoitteet ja budjetti Sopimusosapuolet sopivat vuosittain matkailumarkkinoinnin painotuksista sekö budjettiraameista sekä sen rahoituksesta. Sopimuksen liitteenä on kaupungin vuotta 2017 koskeva rahoituspäätös. SSM:n markkinointibudjetti laaditaan huomioiden vuosittain kaupungin kanssa sovitut painotukset matkailun markkinoinnissa. Markkinoinnin toteutus
Käytännön markkinointitoimet suunnittelee ja päättää Savonlinnan Seudun Matkailu Oy ja sen hallitus. Toimenpiteet ovat aina myös yritysten rahoittamia ja kaupungin maksuosuus määräytyy vuosittain päivitettävän sopimuksen mukaisesti. Toimenpiteisiin osallistuvat Savonlinnan Seudun Matkailu Oy jäsen yritykset, jotka ovat maksaneet ko. vuotta koskevan markkinointimaksun yhtiölle. Muut seudullisen matkailutoimialan yritykset (jotka eivät ole SSM:n jäsenyrityksiä) voivat osallistua myös tämän sopimuksen mukaisiin markkinointitoimenpiteisiin, mutta heille määritellään yritysrahoitusosuus (markkinointimaksu), joka määräytyy erikseen sovittavalla, josta päättää SSM:n hallitus. Markkinointitoimien laskutus ja laskujen hyväksyminen Vain SSM:n voi laskuttaa kaupunkia sopimukseen kuuluvista ja toteutetuista markkinointitoimista. Lasku liitteenä tulee olla selvitys ja laskukopiot alihankintana tilatuista palveluista ja tavaroista. Laskut hyväksyy SSM hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yksin tai kaksi hallituksen jäsentä yhdessä. Savonlinnan kaupungilla laskut hyväksyy elinkeinojohtaja. Mitkä markkinointimenot kuuluvat sopimukset piiriin? SSM:n hallituksen päättämät ja hyväksymät markkinointitoimet, joista on syntynyt todellisia euromääräisiä kuluja. Näitä menoeriä syntyy tyypillisistä markkinointitoimista, kuten messut, toimeksiannot mainontaa liittyen (mainonnan suunnittelu ja toteutus), sähköinen markkinointi, esitteet, lehti ja muu ilmoittelu, matkanjärjestäjien vierailuihin liittyvät kulut, markkinointia tekevän henkilön palkkamenot ja matkakulut. Jos on epäselvyyttä menon soveltuvuudesta, asiasta sovitaan SSM:n ja kaupungin kesken vastuuhenkilöiden välillä. Vastuuhenkilöt ovat samat, jotka hyväksyvät laskut molemmin puolin Hankintojen kilpailuttaminen Hankinnat kilpailutetaan Savonlinnan kaupungin antamien hankintaohjeistusten mukaisesti.
Savonlinnassa 7.12.2016 Janne Laine kaupunginjohtaja Saku Linnamurto hallintojohtaja
sopimuksen liite SAVONLINNAN KAUPUNGIN JA SAVONLINNAN SEUDUN MATKAILU Oy:n MATKAILUMARKKINOINNIN YHTEISTYÖSOPIMUS VUODELLE 2017 Savonlinnan matkailumarkkinointiyhteistyö Kaupunki varaa 20 000 euron määrärahan yhteismarkkinointiin suhteessa SSM:n keräämään yritysrahoitukseen. Visit Savonlinna-palvelun ylläpito Kaupunki varaa 12 000 euron määrärahan verkkopalvelun ylläpitoon. Jatketaan yrityspalveluilta siirtyvää sopimusta Digitaali Oy:n kanssa em. palvelujen ylläpidosta. Matkailuinfo Matkailuinfopisteisiin hankitaan kosketusnäyttölaite Visit Savonlinna-palvelun käyttöä varten (2 kpl á 1500, kilpailutettava). Kaupunki varaa määrärahaa matkailuinfon järjestämiseen ja hankintoihin 15 000 euroa.
Visit Savonlinna ja Visit Saimaa verkkopalvelujen ylläpidon tehtävät LIITE 2. Visit Savonlinnan pitäminen elävänä ja dynaamisena palveluna on oleellista palvelun orgaanisen näkyvyyden ylläpitämiseksi netissä (hakukoneet hylkivät palveluja, joita ei jatkuvasti päivitetä). Järkevällä tasolla ylläpito vaatii noin 50 % työresurssin. Tekijältä edellytetään hyvää matkakohteen palvelujen tuntemusta sekä sähköisen markkinoinnin ja hakukoneoptimoinnin osaamista. Ohjelmointiosaaminen ei ole tarpeen, mutta tekijän tulee tuntea tietokantojen ja sisällönhallintajärjestelmien (CRM) toiminta. Palvelun ylläpitoon ovat vuonna 2016 kuuluneet seuraavat tehtävät: PERUSYLLÄPITO Yritysten help desk palvelu (liittyen tietovaraston käyttöön, Visit Savonlinna palvelun hyödyntämiseen ylipäänsä). Koordinaatio yritysten kanssa, muistutukset tietojen päivittämisestä esim. kampanjoiden yhteydessä (automaattisten muistutusten lisäksi). Yritysryhmien ylläpito tietovarastossa: esim. SAKKE ry ja heidän automaatiot Visit Savonlinassa. Uusien yritysten luominen tietovarastoon, yritysten kouluttaminen (järjestelmän käyttö, tuotteiden ja kuvien nimeäminen, hakukoneoptimoinnin huomioiminen tuotekorteissa, omien palveluiden tuotteistaminen). Yritysten tuotekorttien tarkistaminen, niiden editointi ja kehittäminen, tuotekorttien julkaisu, tietojen ajantasaisuuden seuraaminen (esim. tärkeimmät käyntikohteet). Tuotekorttien kategorioiden tarkistaminen vs. Visit Savonlinnan automaatiot mahdolliset uudet kategoriat, monien kategorioiden/kohdesivujen käyttö + sen vaatimukset tuotekorttien sisällössä. Uusien yritysten ja toimijoiden lisääminen tietovarastoon + palvelusta kertominen (miksi kannattaa olla mukana). Kävijäanalytiikan seuraaminen. SISÄLLÖN KEHITTÄMINEN JA HUOLTAMINEN Visit Savonlinna teemanäkymien rakentaminen: sisällön ja tekstin tuottaminen (kiinnostavat artikkelisisällöt (esim. saapuminen Savonlinnaan, täällä liikkuminen, hiihtoladut jne) + yleistekstit), yritystietojen tuominen Visit Savonlinnaan halutulla tavalla (automaatio tai käsin poimittu tarpeen mukaan). Pääkuvien (+muiden kuvien) etsiminen, niiden optimointi, kuvan käsittely sopivaksi Visit Savonlinaan. Hakukoneoptimointi, sisällön ja optimoinnin parantaminen ja kehittäminen. Yritysten omat teemasivut (esim. Craft & Design Savonlinna, Active Savonlinna ): käyttäjätunnusten luonti, julkaisujärjestelmän käyttökoulutus, avustus teeman ylläpidossa. Tapahtumakalenterin ylläpito: käyttäjätunnusten luonti, tapahtumien tarkistus ja julkaisu, suosittelemme osion ylläpito. Tapahtumien vieminen Visit Savonlinna näkymiin joko automaatiolla tai käsin poimittuna tarpeen mukaan. Mahdollisista virheistä tai ongelmista raportoiminen tekniselle ylläpitäjälle (Digitaali Oy).