KOKOUSKUTSU 1/2014 Kirkkoneuvosto Kokousaika 8.1.2014 klo 16 Kokouspaikka Simeon-talon kokoushuone Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 listan hyväksyminen 4 Pöytäkirjan tarkastus 5 Seurakuntavaalien vaalilautakunta 6 Kiinteän omaisuuden myynti 7 Käyttösuunnitelma 2014 8 1 Selvityspyyntö pitopalvelutoiminnasta 9 2 Kirkkoherranvaali 10 Lapsityönohjaajan virka 11 Vuoden 2014 lisätalousarvio 12 3 Lainan ottaminen 13 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat 14 4 Muutoksenhaku puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 1/2014 Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 1 Aika Keskiviikkona 8.1.2013 klo 16-19.10 Paikka Osanottajat Simeon-talon kokoushuone jäsenet varajäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra läsnä Vesa Aurén poissa Esko Kiri läsnä Liisa Hanski läsnä Heidi Suurnäkki Nina Janes läsnä Anne Urpalainen Arto Kivelä läsnä Tuula Joenpolvi Osmo Näkki läsnä Simo Suutari Outi Silander läsnä Jaana Suikkanen Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Reijo Hietala, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä. Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 1-14 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina 10.1.2014 Hamina 9.1.2014 Allekirjoitukset Arto Kivelä Osmo Näkki Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 14.1.2014 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 15.-28.1.2014. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 13.1.2014. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 2 KOKOUKSEN AVAUS 1 Puheenjohtaja piti alkuhartauden ja avasi kokouksen. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 2 Asialista on lähetetty 31.12.2013. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN 3 Hyväksytään lähetetty esityslista. hyväksyttiin. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 4 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Arto Kivelä ja Osmo Näkki. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Arto Kivelä ja Osmo Näkki.
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 3 SEURAKUNTAVAALIEN VAALILAUTAKUNTA 5 Marraskuussa 2014 toimitetaan kirkollisvaalit, joissa valitaan kirkkovaltuuston jäsenet vuosiksi 2015-2018. Vaalit hoitaa vaalilautakunta, jonka kirkkovaltuusto valitsee. KL 8: 6 Vaaleja varten on kirkkovaltuuston tai seurakuntaneuvoston asettama vaalilautakunta, johon kuuluu kirkkoherra ja vähintään neljä muuta jäsentä sekä yhtä monta varajäsentä. KVJ 2:1 Vaalit toimittaa vaalilautakunta, jonka kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto valitsee viimeistään toukokuussa sinä vuonna, jona seurakuntavaalit toimitetaan. Kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajan. Vaalilautakunta valitsee ensimmäisessä kokouksessa itselleen varapuheenjohtajan. Kirkkovaltuustoon valitaan kolmekymmentäkolme (33) jäsentä (KJ 8:1). Vaalilautakunnassa on perusteltua olla enemmän kuin kirkkoherra ja neljä jäsentä, koska kyse on alueeltaan laajan seurakunnan seurakuntavaaleista. Vaalilautakunnan jäseniksi on syytä valita sekä ehdokas- että eiehdokasjäseniä. Ei-ehdokasjäsenet voivat toimia ennakkoäänestyksissä ja kotiäänestyksissä vaalitoimitsijoina ja avustaa äänestäjää (KVJ 2:3 4 mom ja KVJ 2:49 b 2 mom). Ehdokasjäsenet eivät saa avustaa äänestäjää vaalitoimituksessa. Päätetään esittää kirkkovaltuustolle, että - se asettaa vaalilautakunnan, - valitsee siihen kirkkoherran lisäksi vähintään 10 muuta jäsentä ja 10 varajäsentä sekä - nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajan. hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 4 KIINTEÄN OMAISUUDEN MYYNTI 6 Pentti Yrjö Ilmari Ahteensivu, kuollut 21.2.2010, on määrännyt testamentissaan, että hänen koko omaisuutensa on menevä kuoleman jälkeen täysin omistusoikeuksin Virolahden seurakunnalle. Virolahden seurakunnan kirkkoneuvosto on kokouksessaan 10.8.2010 ottanut testamentin vastaan. Perukirjan mukaan vainajan varoihin kuuluu mm. osa Virolahden kunnan Häppilän kylässä Varpula nimisestä tilasta RN:o 3:70. Seurakunta on hankkinut määräosaan (1/6) lainhuudon. Lisäksi seurakunnalle kuuluu testamentin perusteella 1/8 osuus jakamattomasta kuolinpesästä, joka omistaa määräosan (1/2) samasta tilasta. Terttu Haaja on 17.12.2013 tehnyt ostotarjouksen Varpula-nimisestä tilasta, yhteensä 62.000 euroa. KL 14 luku 4 : Kirkkovaltuuston päätös joka koskee seurakunnan kiinteän omaisuuden myymistä, vaihtamista tai muuta luovutusta, on alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Esitetään kirkkovaltuustolle, että se 1. hyväksyy määräosan myynnin Terttu Haajalle sekä jakamattoman kuolinpesän osuuden myynnin ja 2. alistaa päätöksen kirkkohallituksen vahvistettavaksi. hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 5 KÄYTTÖSUUNNITELMAT 2014 7 Taloussääntö 5 Talousarvion täytäntöönpano Kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset saavat tarpeelliset tiedot kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviota koskevista mahdollisista lisäohjeista. Käyttösuunnitelmat ovat lisäohjeita siitä, mihin tehtäväalalle myönnetyt määrärahat käytetään. Käyttösuunnitelmat 2014 jaetaan esityslistan mukana. Hyväksytään käyttösuunnitelmat vuodelle 2014. hyväksyttiin. SELVITYSPYYNTÖ PITOPALVELUTOIMINNASTA 8 Haminan Yrittäjät ry on lähettänyt kirkkoneuvostolle selvityspyynnön, joka koskee seurakunnan harjoittamaa pitopalvelutoimintaa. Kirkkoneuvosto merkitsi selvityspyynnön tiedoksi kokouksessaan 27.11.2013 ja lupasi palata asiaan myöhemmin. Seurakunta on harjoittanut pitopalvelua, josta meillä käytetään nimitystä keittiötoimi, jo kauan. Keittiötoimen tarkoituksena on tuottaa ateria- ja siivouspalveluita seurakunnan omiin tapahtumiin, kuten leireille, kirkkokahveille, kokouksiin ym. tilaisuuksiin. Myös seurakunnan ulkopuolisille on tarjottu ateriapalveluita. Leirikeskuksissa on järjestetty syntymäpäiviä, sukujuhlia ym tapahtumia, joihin on voinut tilata seurakunnan keittiötoimelta (pitopalvelulta) ateriatarjoilun. Juhlatarjoilujen hinnat koettiin puutteena, joten ne otettiin mukaan keväällä 2013, nimikkeellä pitopalvelu. Seurakunnan pitopalvelua ei voi valita samalla kertaa kun hoitaa muita hautausasioita. Seurakunnan keittiö palvelee ensisijaisesti omaa toimintaa. Mikäli resursseja on jäljellä, tarjoamme niitä ulkopuolisille. Emme palkkaa tilapäistä työvoimaa, jotta voisimme hoitaa pitopalvelua. Joudumme usein kieltäytymään tilauksista.
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 6 Keittiötoimi maksaa seurakunnalle sisäistä vuokraa. Vuoden 2014 talousarviossa tähän on varattu vähän yli 38.000 euroa. Seurakunnan keittiötoimi ei saa tuottaa tappiota seurakunnalle. Se hinnoittelee tuotteensa niin, että päästään nollatulokseen. Jos keittiötoimi tuottaa voittoa, se on seurakunnalle verotettavaa tuloa. Seurakunta ei avusta pitopalvelua. Keittiötoimi kustantaa myös omat koneet ja laitteet sekä niiden huollot ja korjaukset, samoin kaikki astiat. Muistotilaisuuksien järjestäjät eli omaiset maksavat saman tilavuokran riippumatta siitä, kuka hoitaa tarjoilun. Seurakunnan pitopalveluhinta kattaa henkilökunnan palkat, keittiön vuokran, tarjoilun sekä lautasliinat ja kynttilät. Se ei kata kukkia tai pöytäliinoja. Omaiset hankkivat ne. Haminan Yrittäjät ry:lle lähtevä vastine on liitteenä 1. Päätetään lähettää liitteenä 1 oleva vastine Haminan Yrittäjät ry:lle. hyväksyttiin. KIRKKOHERRAN VAALI 9 Kirkkoherra Jari Pennanen jää eläkkeelle 01.09.2014 alkaen. Kirkkoherran viran tultua avoimeksi tuomiokapitulin on julistettava virka julkisesti haettavaksi. (KJ 6 luku 14 ) Kaikki kirkkoherran vaaliin liittyvät kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja kirkon vaalijärjestyksen pykälät ja menettelyohjeet ovat tämän kokouskutsun liitteenä 2. Tässä kirkkoherran laatimassa valmistelussa esitetään kirkkoherran vaaliin liittyvät asiat tiivistettynä ja Haminan seurakuntaan sovellettuna. 01.01.2014 voimaan astuva kirkkolaki pitää sisällään kaksi erilaista vaalitapaa kirkkoherran vaalissa:. 1. Kirkkoherran valitsevat seurakunnan äänioikeutetut jäsenet (= kirkkoherran välitön vaali). 2. Kirkkovaltuuston pyynnöstä tuomiokapituli voi päättää, että kirkkoherra valitaan vaalilla, jonka toimittaa kirkkovaltuusto (= kirkkoherran välillinen vaali). (KL 8 luku 1 ) Nämä kaksi vaalitapaa esiteltiin kirkkovaltuustolle 24.9.2013 Virolahden Pitäjäntuvalla pidetyssä kokouksessa. Valtuusto kävi silloin hyvin
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 7 alustavaa ensikeskustelua asiasta. Keskustelussa tarkasteltiin vaalitapojen etuja ja haittoja. Vanhan vaalitavan (välitön vaali ) etuna pidettiin perinteistä demokratiamahdollisuutta, vaikka samalla todettiin, että käytännössä kirkkoherran vaaleissa äänestysprosentti on jäänyt alhaiseksi. Lisäksi huomioitiin seurakuntalaisten aktivointi ja mahdollisuus vaikuttaa pappinsa valintaan. Haittana nähtiin mm. se, että kirkkoherran työnkuva näin suuressa seurakunnassa on nykyisin seurakuntalaisille vieras ja vaikea hahmottaa. Silloin on vaarana, että valintakriteeriksi nousevat epäolennaiset seikat ja valitulla ei ole tarvittavaa tietotaitoa ja kokemusta seurakunnan työyhteisön johtamiseen ja hallinnon hoitamiseen. Uuden lain tuoman vaalitavan (välillinen vaali) haittana nähtiin demokratian kaventuminen. Etuna nähtiin se, että tämä vaalitapa antaa valitsijoille (kirkkovaltuustolle) mahdollisuuden perehtyä syvällisemmin sekä viran työnkuvaan ja vaatimuksiin, että myös hakijoiden tietotaitoon, osaamiseen ja soveltuvuuteen juuri tämän seurakunnan johtamisessa. Hyvänä pidettiin myös sitä, että tässä mallissa kirkkovaltuusto saa selkeämmin käyttää sille kirkkolaissa säädettyä seurakunnan johtamisen korkeinta valtaa ja vastuuta. Käydyssä keskustelussa ei ajan puutteen vuoksi tullut juurikaan esille se seikka, mikä nyt uutta vaalitapaa tutkittaessa on osoittautunut tärkeäksi huomata. Vanha malli (välitön vaali) on rakennettu käytännössä erittäin raskaaksi erityisesti Haminan kaltaista kahden kappeliseurakunnan omaavaa seurakuntaa ajatellen. Malli edellyttää nyt myös kirkkoherran vaalissa viikon ennakkoäänestys mahdollisuuden järjestämistä. Se tapahtuu viimeistä saarnanäytettä seuraavan sunnuntain jälkeisenä maanantaina ja jatkuu saman viikon perjantaina kirkkoherranvirastossa joka päivä klo 9-10, sekä kotiäänestyksenä. Itse vaali aloitetaan viimeistä vaalinäytettä seuraavana toisena sunnuntaina jumalanpalveluksen jälkeen ja päätetään joko samana päivänä tai sitä seuraavana maanantaina. (KVJ 2 luku 23 ) Käytännön hankaluus tulee siitä, että meillä on käytettävissä vain yksi vaaliluettelo ( = luettelo äänioikeutetuista). Jos vaaliluettelo on vaalipäivänä seurakunnan pääkirkossa Marian kirkossa, kaikkien seurakuntalaisten, myös miehikkäläläisten ja virolahtelaisten täytyy joko tulla Marian kirkkoon äänestämään tai sitten he joutuvat äänestämään maanantaina erikseen ilmoitetuissa, kirkkoneuvoston määräämissä paikoissa. Vanha tapa, jossa kaikki saivat äänestää heti messun jälkeen omassa kirkossa, ei meillä ole enää mahdollista. On selvää, että tämä uusittu malli ei herätä suurta innostusta.
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 8 valta kirkkoherran vaalitavasta on kirkkovaltuustolla. Sillä voi olla päätöstä tehdessään vain yksi kriteeri ylitse muiden: saada Haminan seurakunnalle mahdollisimman kyvykäs kirkkoherra. Seurakuntamme on kappeleineen laaja ja moniperinteinen, sen työyhteisö on suuri ja luottamushallinto kokenutta. Lähivuosina meillä on edessämme koko rovastikuntaamme koskeva hallinnonuudistus. Haminan kirkkoherralla tulee olla kyky hahmottaa tulevan hallintomallin vaikutuksia Haminan seurakuntaan ja huolehtia oman seurakuntamme omaleimaisuuden säilyttämisessä. Kirkkoherran rooli näiden monien muutosten paineessa on hyvin keskeinen. Siinä valinnassa on onnistuttava. Kirkkoherralta vaadittavia ominaisuuksia ja osaamisalueita ovat mm: - selkeä kutsumus papin työhön - kansankirkon olemuksen ymmärtäminen - kykyä ja halua kunnioittaa erilaista hengellistä perinnettä - koeteltua kokemusta suuren tai keskisuuren seurakuntatyön johtamisessa - hyvää yhteistyökykyä - kykyä kohdata ja ratkaista ongelmia - kokonaiskirkon ja paikallishallinnon ymmärtäminen Kirkkovaltuustolla on nyt jo kirkkoherran vaalitapaa valitessaan suuri vastuu harteillaan. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se päättää Haminan kirkkoherran vaalitavasta. Jos valtuusto päätyy välittömään vaalitapamalliin, kirkkoneuvosto esittää, että vaalilautakuntana toimii sama vaalilautakunta, joka valitaan syksyn seurakuntavaaleja varten. 1. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se päättää Haminan kirkkoherran vaalitavasta. 2. Jos valtuusto päätyy välittömään vaalitapamalliin, kirkkoneuvosto esittää, että vaalilautakuntana toimii sama vaalilautakunta, joka valitaan syksyn seurakuntavaaleja varten. hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 9 LAPSITYÖNOHJAAJAN VIRKA 10 Kirkkoneuvosto on käsitellyt lapsityönohjaajan viran järjestelyjä 16.10.2012 sekä 21.5.2013. Virkaa on hoitanut lastenohjaaja Mia Rautamies 1.10.2010 alkaen ja hänen nykyinen virkamääräys päättyy 31.12.2013. Mia Rautamies on hakenut ja päässyt opiskelemaan sosionomi (amk) kirkon varhaiskasvatuksen ohjaaja koulutukseen Järvenpäässä. Koulutus antaa mahdollisuuden hakea varhaiskasvatuksen ohjaajan (lapsityönohjaajan) virkaa seurakunnassa. Tutkinto sisältää myös lastentarhanopettajan kelpoisuuden. Koulutus kestää maksissaan 3,5 vuotta. Mahdollisesti hyvitystä saa aiemmista opinnoista ja työkokemuksesta, mutta ne tarkentuvat vasta tammikuussa ensimmäisellä lähijaksolla. Mia käyttää lähijaksoihin siirtovapaita ja lomapäiviä. Hänen tehtäviään hoitaa poissaolojen aikana työpäivinään työalajohtaja Anita Venäläinen. Mia itse hoitaa joitain juoksevia asioita. Varsinaista sijaista ei hänelle nimetä. listan mukana jaetaan materiaalia koulutuksesta. Päätetään kutsua lastenohjaaja Mia Rautamies hoitamaan avointa lapsityönohjaajan virkaa 1.1.2014 alusta alkaen enintään siihen saakka kunnes valmistuu, vaativuusryhmä 503, epäpätevyysalennus 10 %. hyväksyttiin. VUODEN 2014 LISÄTALOUSARVIO 11 Vuoden 2014 talousarvion rahoitus laskelma näyttää rahavarojen vähenemistä 100.000 euroa. Tähän summaan on huomioitu Itäristin seurakuntatalon myynti 300.000 euroa. Mikäli myynti ei toteudu, seurakunnan rahavarat vähenevät 400.000 euroa. Seurakunnalla on talletuksia, mutta niitä kaikkia ei kannata purkaa, pitää jättää myös säästöön ja varautua ylimääräisiin menoihin. Marian kirkon remontti tuli kalliimmaksi kuin oli arvioitu. Tämä aiheutti myös vuoden 2013 puolella rahavarojen ylimääräistä vähenemistä.
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 10 Näistä kertyvä vaje täytyy kattaa. Koska emme ole katsoneet aiheelliseksi lomauttaa tai irtisanoa henkilökuntaa, jää vaihtoehdoksi lainan ottaminen. Kokouskutsun mukana lähetetään rahoituslaskelma. Päätetään esittää kirkkovaltuustolle, että lisätään seurakunnan talousarvioon vuodelle 2014 lainan ottaminen 400.000 euroa. hyväksyttiin. LAINAN OTTAMINEN 12 Seurakunta on pyytänyt 400.000 euron lainasta tarjouksen seuraavilta pankeilta: - Danske Bank - Etelä-Karjalan Säästöpankki - Kymenlaakson Osuuspankki - Nordea Tarjousta pyydettiin sekä vaihtuva- että kiinteäkorkoisesta lainasta, lainaaika 10 vuotta. Danske Bank ei jättänyt tarjousta lainkaan, Etelä-Karjalan Säästöpankki ei antanut tarjousta kiinteäkorkoisesta lainasta. Yhteenveto tarjouksista liitteessä 3. Seurakunnan vanhat lainat, jotka maksetaan loppuun vuoden 2014 aikana, ovat vaihtuvakorkoisia. Vuonna 2013 otetuista lainoista 200.000 on vaihtuvakorkoista ja 500.000 kiinteäkorkoista. Päätetään esittää kirkkovaltuustolle, että seurakunta ottaa 400.000 euron lainan Kymenlaakson Osuuspankista - laina-aika 10 v - vaihtuvakorkoinen 6 kk:n euribor + 1,480 p.a. - lyhynnykset ja koron maksu 4 kertaa vuodessa - nosto mahdollisesti kahdessa erässä
Kirkkoneuvosto 8.1.2014 Sivu 11 Ehdotus hyväksyttiin. Jari Pennanen ei osallistunut asian käsittelyyn, jääviyseste. Puhetta johti varapuheenjohtaja Nina Janes. VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT TIEDOKSI 13 pöytäkirjat ajalta 27.11.-31.12.2013 ovat nähtävissä kokouksessa. Merkitään päätöspöytäkirjat tiedoksi. hyväksyttiin. MUUTOKSENHAKU 14 Liite 4, 14