Tilinpäätösraportointi ja toimintakertomus Yliopistojen taloushallinnon koodisto Työpaja 9.9.2010 Ulla Mäkeläinen
Lausunnot toimintakertomuksesta Lausunnonantajat antoivat tukensa yhteiselle toimintakertomusohjeen valmistelulle vertailukelpoisuus lisäarvona Toiveina napakka raportointi olemassa olevien säädösten mukaisesti "toimintakertomus tulee laatia KPL:n ja Kilan antaman ohjeen mukaisesti. Tilastolliset tiedot ja tunnusluvut, joita viime vuosina on tehty tulisi sisällyttää muuhun tiedonkeruuseen".
Tilinpäätösraportoinnin säädösperusta Yliopistolain (558/2009) 61 :n mukaisesti yliopistojen kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolain (1336/1997) säädöksiä. julkisoikeudelliset yliopistot sekä säätiöyliopistot noudattavat tuloslaskelmassaan kirjanpitoasetuksen (1339/1997) 3 :ssä esitettyä aatteellisen yhteisön ja säätiön tuloslaskelman [pohjalta muokattua] kaavaa (ns. järjestökaava). Säätiölain 2:11 mukaan tilinpäätös on laadittava kirjanpitol:n mukaisesti sen lisäksi, mitä kirjanpitolaissa säädetään, säätiö(yliopistoje)n toimintakertomuksesta tulee pääpiirteissään käydä ilmi, millä tavoin säätiö on toiminut tarkoituksensa toteuttamiseksi tilikauden aikana Kirjanpitolaki (2004/1304+ KPA 2:1 ) 3:1 määrittelee mm. tilinpäätöksen sisältöä KPL yleislainsäädäntöä, joka väistyy, jos erityislainsäädäntö poikkeaa siitä
Tasekirjan kokonaisuus Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, joka sisältää... tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa kuvaavan taseen; tuloksen muodostumista kuvaavan tuloslaskelman; rahoituslaskelman, jossa on annettava selvitys varojen hankinnasta ja niiden käytöstä tilikauden aikana; sekä taseen, tuloslaskelman ja rahoituslaskelman liitteenä olevat tiedot (liitetiedot). toimintakertomuksen, jossa annetaan tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan kehittymistä koskevista tärkeitä seikoista Tasekirja (KPL 3:8 ) Tilinpäätös ja toimintakertomus sekä luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tieto niiden säilytystavoista on kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen sidottavaan tasekirjaan, jonka sivut tai aukeamat on numeroitava.
Pieni kirjanpitovelvollinen KPL 3:9.2 :n mukaisesti pieni kirjanpitovelvollinen: Liikevaihto 7,3 milj. Tase 3,65 milj. Henkilömäärä 50 hlöä Kyseessä pieni kirjanpitovelvollinen, jos sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt enintään mainituista rajoista KPL:n tarjoama mahdollisuus, että pieni kirjanpitovelvollinen ei laatisi rahoituslaskelmaa tai toimintakertomusta väistyy > yliopistolain edellyttämä tietojen toimitusvelvollisuus taloushallinnon koodisto, sopimusmenettely yhteiskunnallinen tilivelvollisuus
Toimintakertomuksen sisältölinjauksia kirjanpitolaissa KPL 3.1.5 1) Toimintakertomuksessa on arvioitava kirjanpitovelvollisen toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden tasapuolisesti ja kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita kirjanpitovelvollisen liiketoiminnan kehittymiseen vaikuttavia seikkoja samoin kuin sen taloudellista asemaa ja tulosta. 2) Arvion tulee sisältää keskeisimmät tunnusluvut kirjanpitovelvollisen liiketoiminnan sekä taloudellisen aseman ja tuloksen ymmärtämiseksi. 3) Tässä tarkoituksessa on myös esitettävä tunnusluvut ja muut tiedot henkilöstöstä ja ympäristötekijöistä sekä muista mahdollisista kirjanpitovelvollisen liiketoiminnassa merkityksellisistä seikoista. 4) Tarvittaessa arviossa on esitettävä täydentävää tietoa ja lisäselvityksiä tilinpäätöksessä ilmoitetuista luvuista. KPL 3:1.6 : Sen lisäksi, mitä 5 momentissa säädetään, toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta. KPL 3:1.7 : Tilinpäätökseen kuuluvien ja siihen liitettyjen asiakirjojen on oltava selkeitä ja niiden on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus.
Kirjanpitoasetuksen antia KPA: toimintakertomuksessa ilmoitettava seuraavat tiedot tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen (investoinnit, yritysjärjestelyt) arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä (hallituksen tms. elimen hyväksymä ennuste) selvitys tutkimus- ja kehitystyön laajuudesta (esim. toiminnan aiheuttamien menojen määrä tai toimintaan kohdistuvat investoinnit taustalla liiketoiminnan tuotekehitysmenot, kehitysprojektit)
KILA:n yleisohje 12.9.2006 Toimintakertomuksen laatiminen Toimintakertomus on vapaamuotoinen asiakirja, jonka tulee sisältää laissa ja muissa säännöksissä edellytetyt tiedot Toimintakertomuksen tulee suunnata tulevaisuuteen, kuvata kehityssuunnat ja tekijät, jotka merkityksellisiä jäsenille ja muille sidosryhmille toiminnan arvioimiseksi pitkän tähtäyksen tavoitteiden toteutumisen kannalta KILA korostaa, että KPL 3:7.1 mukaisesti toimintakertomuksen allekirjoittava toimielin analysoi kirjanpitovelvollisen toimintaa taloudellisena kokonaisuutena, mikä perustaa analyysille yhteyden tilinpäätökseen Tulevaisuuteen liittyvien epävarmuustekijöiden vuoksi vastaisia riskejä ja mahdollisuuksia tulisi kuvata tasapainoisesti Tulevaisuuden arvioita ei ole tarpeen kvantifioida, näkökulmana liikesalaisuudet Johdonmukaisuus tilikausien välillä; käsiteltäväksi otetaan vastaavat seikat kuin edeltävässä toimintakertomuksessa laativa toimielin kommentoi, miten aiemmin julkistetut odotukset ovat toteutuneet, riskit realisoituneet jne.
Toimintakertomus - Tilinpäätös Toimintakertomus tilinpäätöstä täydentävänä ja selventävänä asiakirjana Valtion tilintarkastuslautakunnan ohje 1/2006 tilintarkastajien on hyvän tilintarkastustavan mukaisesti tarkastettava tilinpäätöksen ohella myös toimintakertomus Kokonaiskuva ja selkeys varmennettava esitysteknisesti samat käsitteet toimintakertomuksessa kuin tilinpäätöksessäkin toimintakertomuksen lukujen yhdenmukaisuus tilinpäätöksen lukujen kanssa toimintakertomuksessa ja tilinpäätöksessä olevat toimialakohtaiset tiedot esitetään käyttämällä keskenään samaa jaottelua
Toimintakertomuksen tietosisältö Toimintakertomuksen tietosisältö kohdistetaan ensisijaisesti tulosta ja taloudellista asemaa koskeviin seikkoihin Muiden kuin taloudellisten tietojen merkitys toimintakertomukselle tulee arvioida sen mukaan, mikä vaikutus niillä on oikean ja riittävän kuvan saamiseksi toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta yliopistoilla perusprosessit opetus ja tutkimus sekä niiden laatu ja tuloksellisuus ovet keskeisiä yliopistolain mukaisen valtion rahoituksen perusteita lisäksi merkitystä on ulkoisella rahoituksella, joka muodostaa n. kolmanneksen yliopistojen kokonaisrahoituksesta Esim. henkilöstö-, ympäristö- ja yhteiskuntavastuuraporteilla täytetään usein laajempia sidosryhmätarpeita Sovellettava KPL:n yleisiä laadintaperiaatteita olennaisuus, johdonmukaisuus, varovaisuus
Toimintakertomusvaatimukset: Tilikauden olennaiset tapahtumat Olennaisia tapahtumia, jotka merkityksellisiä (liike)toiminnan ja sen kehityksen ymmärtämiseksi kokonaisuutena, esim. toiminnan aloittaminen/hankinta uudella liiketoiminta-alalla t. lopettaminen tai uudet strategiset liittoumat huomattava käyttöomaisuushankinta tärkeät tulevaisuuden suunnitelmat, kuten jo päätetyt suuret investoinnit suuret vahingot tai riita- ja oikeusasiat Kehityssuuntien osalta olisi kuvattava sekä syitä analysoitava päättynyt tilikausi suhteessa edeltävien tilikausien suuntaan tilikauden tuloksen vastaaminen odotuksiin tilikauden tulokseen vaikuttaneet poikkeukselliset seikat ja niiden toistuvuus uudet, tiedossa olevat seikat, joilla potentiaalisia tulosvaikutuksia millaisia muutoksia suunnitelmiin tai strategioihin on päättyneen tilikauden tuloksen perusteella tehdä
Toimintakertomusvaatimukset: Riskit Arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista (liike)toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista Strategiset riskit yliopiston asema toimintaympäristössään riippuvuus ulkopuolelta päätettävästä rahoituksesta; teknologian kehitys, resurssien riittävyys kehityksessä mukana pysymiseksi muutokset opiskelija- ja tutkijakunnassa, rahoittajissa Operatiiviset riskit riippuvuus henkilöstön osaamisesta epätavalliset suhdannevaihtelut sijoitusomaisuuden arvonheilahdukset Rahoitusriskit (luotto-, korko-, likviditeettiriskit) Vahinkoriskit Kirjanpitovelvollinen voi hyödyntää myös omaa riskiluokitustaan, jos se paremmin kuvaa toimintaan liittyviä riskejä.
Toimintakertomusvaatimukset: Arvio taloudellisesta asemasta Arvion tulee sisältää keskeisimmät tunnusluvut kirjanpitovelvollisen liiketoiminnan sekä taloudellisen aseman ja tuloksen ymmärtämiseksi Annettava sellaista taloudellista ja muuta informaatiota kirjanpitovelvollisen toiminnasta ja sen tuloksesta, joka ei ilmene tilinpäätöksestä, mutta jota toimintakertomuksen laatija pitää merkityksellisenä sidosryhmien arvioidessa päättyneen tilikauden tulosta ja vastaista kehitystä (=tilinpäätöstä selventävä tehtävä) esim. yhtiöittämiset, tytäryritysten hankkimiset ja myymiset Toimintakertomuksen selventävää tehtävää ei pidä ymmärtää siten, että toimintakertomuksessa esitettäisiin lisätietoja yksittäisen tilinpäätöserän sisällöstä tai tilinpäätöksen laatimisperiaatteista Oikean ja riittävän kuvan antamiseksi tällainen eriä selventävä tieto ilmoitetaan tilinpäätöksen liitetiedoissa Tarvittaessa kuvattava niitä olosuhteita ja tapahtumia, jotka vaikuttivat siihen, millaiseksi tilikauden tulos ja taloudellinen asema muodostuivat
Toimintakertomusvaatimukset: Tunnusluvut toiminnasta sekä taloudellisesta asemasta ja tuloksesta Tiedot esitetään päättyneeltä ja kahdelta sitä edeltäneeltä tilikaudelta talouden näkökulmasta yliopistot aloittavat puhtaalta pöydältä 2010 toiminnallisesti jatkuma vuoden 2009 tilanteesta tunnuslukuihin vertailuvuosi Aatteellisten yhdistysten ja säätiöiden käyttämät tunnusluvut ovat yleensä toimialakohtaisia keskeisiä tunnuslukuja voivat olla esim. asiakas- tai jäsenmäärän ja maksujen kehitys > yliopistojen opiskelijamäärät ja tutkinto- ja tutkimustuotokset? sijoitusten tuotto tuotetun palvelun yksikkökustannus Lisäksi vakavaraisuutta ja rahoitusta kuvaavat tunnusluvut, esim. vakavaraisuutta kuvaava omavaraisuusaste (t. velkaantumisaste) maksuvalmiutta kuvaava quick ratio tuotetun palvelun yksikkökustannus
Toimintakertomusvaatimukset: Henkilöstö 1(2) Seikat, jotka tarpeen taloudellisen kehityksen, tuloksen tai taloudellisen aseman ymmärtämisen kannalta henkilöstö pitkän aikavälin menestystekijänä esitettävissä tunnusluvuissa ja tiedoissa huomioitava henkilöstöasioihin liittyvät (liike)toiminnalliset tavoitteet ja kehityssuunnat Tunnusluvut päättyneeltä ja kahdelta sitä edeltäneeltä tilikaudelta Erillisissä henkilöstöraporteissa esitettyjen henkilöstötietojen on oltava yhtäpitäviä kaikkien niihin liittyvien toimintakertomuksessa ja tilinpäätöksessä esitettyjen tietojen kanssa toimintakertomukseen maininta, mikäli erillisiä henkilöstöraportteja laadittu ja mikäli niitä on mahd. ulkopuolinen taho varmentanut
Toimintakertomusvaatimukset: Henkilöstö 2(2) Vapaaehtoisesti esitettävät tunnusluku- ym. tiedot henkilöstöstä henkilöstön rakenne ja organisaatiossa tapahtuneet muutokset; palkitseminen; henkilöstöjohtaminen; henkilöstön ja osaamisen kehittäminen; työhyvinvointi; työterveys ja turvallisuus; tasa-arvo; sekä muut henkilöstöön liittyvät tunnusluvut ja tiedot
Toimintakertomusvaatimukset: Pakolliset tiedot henkilöstöstä (KILA) Henkilöstön keskimääräinen lukumäärä tilikauden aikana Palkkojen ja palkkioiden kokonaissumma tilikaudella Henkilöstöön kuuluvat ne, jotka tilikauden aikana ovat olleet työsuhteessa kirjanpitovelvollisen organisaatioon. Henkilöstön keskimääräinen lukumäärä tilikaudella lasketaan yleensä siten, että henkilöstön määrä kunkin kk:n lopussa lasketaan yhteen ja näin saatu summa jaetaan kuukausien lukumäärällä Jos palveluksessa on suhteellisen paljon osa-aikaisia työsuhteita, voidaan laskea kaikki tilikauden työtunnit yhteen ja jakaa yhteissumma kokoaikaisen henkilön teoreettisella kokonaistuntimäärällä. Palkkojen ja palkkioiden kokonaissumma ilmoitetaan suoriteperustaisesti
Toimintakertomusvaatimukset: Ympäristötekijät Toiminnan luonteen ja koon kannalta merkittäviin ympäristönäkökohtiin liittyvät tiedot ympäristönsuojelun tasosta; Toimintakertomuksessa esitettyjen ympäristötietojen suhde kirjanpitovelvollisen muuhun ympäristöraportointiin Kirjanpitovelvollisen toiminnan ympäristönäkökohtiin liittyvät toimintaperiaatteet ja ympäristöjärjestelmät; Merkittävät ympäristönäkökohdat ja parannukset keskeisillä ympäristönsuojelun osa-alueilla, esim. noudatetut (kv.) standardit; Tiedot ympäristön suojelun tasosta; esim. energian kulutus Ympäristönsuojelun taso suhteessa voimassa oleviin sekä tiedossa oleviin tuleviin ympäristönsuojeluvaatimuksiin;
LOPPUTULOS KPL 3:2 Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta (oikea ja riittävä kuva). Tätä varten tarpeelliset lisätiedot on ilmoitettava liitetiedoissa.
Julkistaminen Yliopistolain (558/2009) 61 :ssä on säädetty, että yliopistojen tilikausi on kalenterivuosi. KPL 3:6 Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä Tilintarkastajat antavat tilintarkastuskertomuksen julkisoikeudellisissa yliopistoissa tilivuotta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä säätiöyliopistoissa tarkastuskertomus annetaan sääntöjen mukaisesti 15. maaliskuuta mennessä. tilintarkastusta koskevien tietojen esittäminen rekisteröitävässä ja mahd. muuten julkistettavassa tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa Yliopistot vahvistavat tilinpäätöksensä tilivuotta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä. Lakisääteisen rekisteröinnin ja julkistamisen lisäksi yliopisto voi julkistaa tilinpäätöksensä ja toimintakertomuksensa omaehtoisesti haluamallaan tavalla. esim. markkinointiin ja sidosryhmäviestintään käytettävä materiaali huomioitava KPL 3:10 yo voi julkistaa tilinpäätöksestään tai toimintakertomuksestaan lyhennelmän edellyttäen, että lyhennelmässä mainitaan, ettei siinä ole kaikkia 1 :n mukaisessa tilinpäätöksessä tai toimintakertomuksessa esitettäviä tietoja.
Toimintakertomusrungon työstäminen ryhmissä learning cafe -menetelmällä Ryhmiin jakautuminen (5 ryhmää) ja ryhmätyön ohjeistus 13:15-13:30 kukin ryhmä valitsee sihteerin, halutessaan myös puheenjohtajan 13:30-14.15 Toimintakertomus vs. vuosikertomus Toimintakertomuksen runko/otsikointi» Riskit» Tunnusluvut» Olennaiset tilikauden tapahtumat» Tulevaisuuden näkymät (mm. strategian toteutumistilanne)» Henkilöstöön liittyvät asiat KILA:n yleisohje korostaa, että toimintakertomuksessa esitetyt tiedot liittyvät nimenomaan toiminnan tulokseen ja taseen varallisuusasemaan vaikuttaviin seikkoihin Toimintakertomus ja erillinen laajemmin toimintaa kuvaava (vuosi)kertomus? Aikataulu työstö 15 min. learning cafe - kiertosessio 5 x 5 min. nopea yhteenveto (max 5 min.) ryhmien työstä
II kierros 14:15-15.45 Edellisellä kierroksella keskusteltuun runkoon sisältöhahmotelmat talouden näkökulmasta, tunnusluvut, raportoinnin painotukset KILA:n ohjeistus huomioiden Riskit Tunnusluvut Olennaiset tilikauden tapahtumat Tulevaisuuden näkymät (mm. strategian toteutumistilanne) Henkilöstöön liittyvät asiat Yliopistotoiminnan erityisyyden huomioiminen raportoinnissa Talous ja voimavarat Perustoiminnoissa onnistumisen vaikutus rahoitusasemaan Koulutus Tutkimus Taiteellinen toiminta Henkilöstö Riskienhallinta learning cafe - kiertosessio 15:15-15:45 ryhmien töiden yhteenveto ja jatkotyöstöstä sopiminen 15:45-16:00
Jatkotyöstön aikataulu KOTA-AMKOTA seminaarin II päivän 24.9.2010 klo 13-16 toimintakertomuksen jatkotyöstö Yliopistoja pyydetään toimittamaan OKM:lle esim. yo:n hallituksessa työstettyjä toimintakertomusluonnoksia toimintakertomusohjeistuksen valmistelun tueksi Tavoitteena saada ohjeistus valmiiksi marraskuun 2010 loppuun mennessä