1(6) Lautakunnille ja palvelualueille TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET VUODELLE 2016 Kunnan strategia Talousarvio 2016 Kunnanhallitus antaa seuraavat ohjeet vuoden 2016 talousarvion täytäntöönpanosta sekä talouden ja toiminnan järjestämisestä. Talousarvion täytäntöönpanossa ja taloudenhoidossa on sen lisäksi, mitä muutoin on säädetty taikka määrätty laissa, asetuksissa, määräyksissä tai kunnan hallintosäännössä, noudatettava tätä ohjetta. Vuoden 2016 talousarvion ja taloussuunnitelman 2016 2018 hyväksyessään kunnanvaltuusto muutti kunnan strategiaa painottaen sitä yrittäjyyttä tukevaksi. Kunnan missio on Yrittämisen Isokyrö on itsenäinen elinvoimakunta. Isossakyrössä on tilaa elää ja asukkaista huolehditaan laadukkailla palveluilla. Lautakuntien tulee päätöksenteossaan huomioida valtuuston hyväksymät strategiset tavoitteet. Lautakuntien ja kunnan johdon tulee huolehtia siitä, että myös kunnan henkilöstö tiedostaa tavoitteet. Päätöksenteossa tulee huomioida päätöksen yritysvaikutukset. Kunnanvaltuusto hyväksyi 13.11.2014 talouden tasapainottamisohjelman, joka koskee vuosia 2014-2017. Tasapainottamisohjelman mukaiset toimenpiteet tulee toteuttaa valtuuston päätöksen mukaisesti. Vuoden 2016 talousarvion tulos saatiin niukasti positiiviseksi, ylijäämäksi muodostui 40 240 euroa. Lautakuntien esitysten jälkeen ulkoisia toimintamenoja karsittiin 330 000 euroa. Talousarvion mukaiseen tulokseen pääseminen edellyttää mm., että henkilöstön tarve ja tehtävien uudelleen järjestelyn mahdollisuus arvioidaan aina henkilöstömuutosten yhteydessä ja sijaisia palkataan vain pakottavissa tilanteissa. Samoin oman tuotannon ja palvelujen oston tarkoituksenmukaisuutta tulee arvioida jatkuvasti. Palvelujen ostot 14 897 000 euroa (muutos vuoden 2015 talousarvioon +2,6 %) muodostavat 48,7 % kunnan ulkoisista toimintakuluista. Näistä asiakaspalvelumaksujen osuus on 11 654 000 euroa (+3,1 %) ja muiden palvelujen 3 243 000 euroa (+1,2 %). Kunnan omat henkilöstökulut 12 022 895 euroa (+1,1 %) ovat 39,3 % toimintakuluista. Henkilöstöä kannustetaan palkattomien vapaiden käyttämiseen silloin kun sijaista ei tarvitse palkata. Lomien myöntämisessä tulee noudattaa tasapuolisuutta.
2(6) Talousarviovuoden aikana ei saa aloittaa uusia toimintoja, jotka eivät sisälly hyväksyttyyn talousarvioon. Talousarvioon sisältymätöntä palvelutason nostoa tai palvelujen laajentamista ei myöskään tule tehdä. Poikkeuksena ovat järjestelyt, joilla voidaan vähentää kalliimpia kustannuksia esim. sosiaalitoimen tai terveydenhuollon palveluissa. Talousarviovuoden aikana tavoitteena on toimintojen järjestäminen tarkoituksenmukaisesti. Tavoitteena ei siis ole menomäärärahojen 100 % käyttäminen eikä ns. tilinpäätösostoja tehdä. Talousarvion tuloarvioiden ja menomäärärahojen sitovuus Talousarvion käyttötalousosassa lautakuntaa sitovia ovat valtuuston hyväksymät tehtäväaluekohtaiset (osasto 03) sanalliset tavoitteet sekä tuloarviot, menomäärärahat ja nettomenot (=toimintakate). Investointien osalta sitova taso on investointikohteittain menot. Tulosyksiköiden ja kustannuspaikkojen käyttösuunnitelmat Tavoitteet Kunnanvaltuuston 15.6.2015 24 hyväksymän hallintosäännön 71 73 :ssä määrätään toimielinten ja viranhaltijoiden ratkaisuvallasta talousarvion täytäntöönpanossa. Talousarvioon sisältyvät valtuuston hyväksymät vaikuttavuustavoitteet tehtäväalueittain (osasto 03), jotka tulee esitellä lautakunnalle. Lautakuntien tulee täsmentää vaikuttavuustavoitteita ja antaa palvelutoiminnan tuotantotavoitteita tulosyksiköille (osasto 04) siten, että valtuuston antamat tavoitteet saavutetaan. Tavoitteiden tulisi olla mitattavissa määrällisesti tai laadullisesti ja niitä on syytä antaa vaikuttavuuden, toimintoprosessien kehittämisen, asiakkaiden, henkilöstön ja talouden näkökulmista. Tavoitteita annettaessa on tärkeää huomioida, että ne edistävät talousarviossa hyväksyttyjen kunnan yleistavoitteiden toteuttamista. Lautakuntien tulee huomioida myös valtuuston hyväksymät tehtäväalueiden toiminnan painopisteet ja kehittämistarpeet sekä voimavarojen riittävyys. Yksilökohtaiset tulostavoitteet ja voimavarat sovitaan esimiesten ja alaisten välisissä kehityskeskusteluissa. Tarkastuslautakunta valvoo tavoitteiden toteutumista. Tuloarviot, menomäärärahat ja nettomenot Lautakunta päättää talousarviosta tulosyksiköittäin (osasto 04) menot, tulot ja nettomenot. Tulosyksikköjaossa tulee ottaa huomioon Tilastokeskuksen tilastoluokitukset.
3(6) Menot ja tulot käsitellään bruttomääräisinä vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista. Poikkeuksena ovat sairausvakuutus- ja tapaturmakorvaukset, jotka vähennetään palkkamenoista. Osastopäällikkö vahvistaa kustannuspaikkojen menot, tulot ja nettomenot. Käyttösuunnitelmien hyväksymisen yhteydessä lautakuntien ja osastopäälliköiden pitää yksilöidä hankintojen ja muiden toimenpiteiden delegointi hallintosäännön määräykset huomioon ottaen niin tarkasti, ettei epäselvyyksiä oikeuksista ja velvollisuuksista synny. Tulosyksiköiden ja kustannuspaikkojen käyttösuunnitelmat toimitetaan pääkirjanpitäjälle helmikuun 2016 loppuun mennessä. Vuosille 2016 2017 suunniteltu terveysaseman laajennusinvestointi on tuotava kunnanhallituksen käsittelyyn ennen sen aloittamista. Kunnanhallitus antaa tarvittaessa talousarviovuoden aikana uusia ohjeita menomäärärahojen käytöstä. Lautakunnat voivat tarpeen mukaan talousarviovuoden aikana siirtää tuloarvioita ja menomäärärahoja tehtäväalueen (osasto 03) sisällä tulosyksiköstä (osasto 04) toiseen. Tehtäväalueesta toiseen siirtäminen vaatii valtuuston päätöksen. Tulosyksiköiden (osasto 04) vastuuhenkilöt Kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt Hankintojen suorittaminen Lautakuntien tulee päättää tulosyksikön toiminnasta vastaavaksi vastuuhenkilöksi ko. osastopäällikön, koska hallintosäännön mukaan osastopäällikkö hyväksyy palvelualueensa tositteet. Osastopäällikkö päättää tulosyksikön kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt sekä laskujen asiatarkastajat ja heidän varahenkilöt. Kunnanhallitus on hyväksynyt yleiset hankintaohjeet 27.9.2010 155. Hankintaohjeet sisältävät hankinnoissa noudatettavat menettelytavat. Hankintavaltuudet määräytyvät hallintosäännön perusteella. Isonkyrön kunnalla on yhteishankintamahdollisuus Vaasan hankintapalvelukeskuksen kautta. Yhteishankinnoilla saadaan alennettua materiaalikustannuksia ja vähennettyä hankintaan kuluvaa työmäärää. Kunnilla on mahdollisuus liittyä mm. KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamiin yhteishankintoihin. Tällä hetkellä yhteishankinnoissa ollaan mukana mm. sähkön osalta. Tarkempia tietoja yhteishankintakohteista ja yhteystiedot saa osastopäälliköiltä. Kun hankitaan palveluita ulkopuoliselta palveluntuottajalta, pitää hankinnassa noudattaa hankintaohjeita. Vastuuhenkilön tulee huolehtia siitä, että kilpailutus ja hankintasopimus tehdään asianmukaisesti ja palveluntuottajat lakisääteiset
4(6) velvoitteet ovat kunnossa ja tilaajavastuulakia noudatetaan. Myös hankintasopimusten täyttämistä tulee valvoa. Myyntilaskut Osastopäällikkö huolehtii palvelualueellaan, että tulot saadaan täysimääräisinä ja viipymättä kunnalle ja että tarvittavat taksa- ja maksumuutokset toteutetaan. Tulot tulee laskuttaa pääsääntöisesti kuukausittain tai välittömästi sen jälkeen kun laskutusperuste on syntynyt. Laskutuksessa on huolehdittava, että tulo tuloutetaan oikealle kaudelle. Hallintosäännön mukaisesti saatavien poistamisesta päättää osastopäällikkö ja saatavien poistamisesta tileistä hallintojohtaja. Kehityskeskustelut (esimies-alaiskeskustelut) Henkilöstön palkkaaminen Osastopäälliköiden tulee huolehtia siitä, että kehityskeskustelut käydään huhtikuun loppuun mennessä. Kehityskeskustelujen suuresta määrästä tai muusta perustellusta syystä kehityskeskustelu voidaan käydä muuna talousarviovuoden aikana edellyttäen, että siitä on sovittu kunnanjohtajan kanssa. Kehityskeskustelujen käymisestä osastopäälliköiden on raportoitava palvelualueensa osalta kunnanjohtajalle määräajan päätyttyä. Kunnanhallitukselle annetaan tiedoksi yhteenveto kehityskeskusteluiden toteutumisesta. Kehityskeskusteluissa tulee käydä läpi tavoitteet, voimavarat sekä se, mitä tavoitteet merkitsevät kunkin työssä. Kehityskeskustelujen yhteydessä tulee käydä läpi myös mm. tehtävänkuvaukset, osaaminen ja koulutustarpeet. Henkilökunnan tulostietoisuutta tulee lisätä tiedonkulkua parantamalla sekä koulutuksella ja ohjauksella. Yt-lain mukaiset vaikutusmahdollisuudet tulee turvata. Virkojen ja toimien vakinaiseen täyttämiseen tulee pyytää kunnanhallituksen lupa. Täyttölupaa ei kuitenkaan tarvita niistä henkilöstölisäyksistä, jotka sisältyvät talousarvion henkilöstösuunnitelmaan. Virkoja ei saa täyttää toistaiseksi ilman niiden julistamista yleisesti haettavaksi. Poikkeuksen muodostavat ne tapaukset, jossa henkilö on sijoitettava muihin tehtäviin. Vakituisen henkilöstön poissaolon ajaksi on mahdollista palkata sijainen vain välttämättömään tarpeeseen ja talousarvion määrärahojen puitteissa. Sijainen voidaan palkata myös lyhyemmäksi ajaksi kuin vakituisen henkilön poissaolo kestää, mikäli tarvetta palkkaamiseen ei ole koko poissaolon ajaksi. Työsopimukset tehdään kirjallisesti käyttäen Kuntalomake 8003:a. Henkilön valinnasta on tehtävä asianmukainen toimielimen tai viranhaltijan päätös. Palkan määrittämisessä käytetään tehtävänkuvausta ja teknisen toimen osalta teknisten sopimuksen arviointimenetelmää. Palkka on määritettävä tehtäväkohtaisena palkkana, johon tulee sopimusten mukaiset lisät erillisten päätösten mukaisesti. Palkka suhteutetaan tehtävän vaativuuden arvioinnin mukaisesti kunnassa muiden samassa palkkaryhmässä työtä tekevien palkkaan so-
5(6) Yhteistyö, tiedotus ja kehittäminen pimusten mukaisesti. Harkinnanvaraisesta palkanosasta ja uuden tehtävän tehtäväkohtaisesta palkasta päättää henkilöstötoimikunta. Lautakunnat velvoitetaan tehostamaan sisäistä ja sektorien välistä yhteistyötä sekä karsimaan päällekkäisiä toimia. Lautakuntien tulee huolehtia siitä, että tavoitteet ja kehittämistoimenpiteet tulevat koko toimialan henkilöstön tietoon. Lautakunnat ja henkilöstö valmennetaan etsimään uusia toimintatapoja ja uudistamaan palvelurakenteita siten, että talouden raamissa pysytään ja kuntalaisten kannalta keskeiset palvelut turvataan. Tavoitteet konserniyhtiöille sisältyvät talousarvioon. Kunnanvaltuusto on vuonna 2008 hyväksynyt konserniohjeet. Kunnanhallitus antaa tarvittaessa lisäohjeita kunnan edustajille konserniyhtiöissä ja muissa yhteisöissä. Sisäinen valvonta, tarkastus ja raportointi Kunnanvaltuusto on 13.10.2014 hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Kunnanhallitus on 14.4.2015 74 antanut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen. Lautakunta ja sen alaiset vastuuhenkilöt vastaavat sisäisen valvonnan järjestämisestä johtamansa toiminnan osalta samoin kuin käteiskassan tarkastuksesta. Kaikkien vastuuhenkilöiden on tehtävä lautakunnalle osavuosiraportti, johon sisältyy määrärahojen toteutumisen lisäksi tiedot tavoitteiden siihenastisesta saavuttamisesta sekä ennuste koko vuoden toteutumisesta. Raportointiajankohdat ovat 30.4., 31.8. ja 31.12 (tilinpäätös). Raportissa tulee olla tiedot tuloarvioiden ja menomäärärahojen toteutumisesta meno- ja tulolajeittain (tiliryhmätaso 4). Lautakunnille osavuosiraportit esitetään lautakunnan hyväksymällä tasolla. Kunnanhallitukselle toimitettava tilinpäätösraportti (31.12.) on esitettävä valtuuston hyväksymällä tasolla ko. talousarviovuodelle talousarviokirjassa hyväksyttyihin tavoitteisiin vastaten. Osavuosiraportit on käsiteltävä lautakunnan kokouksessa. Lautakuntien on raporttien perusteella arvioitava toimintaansa ja tarpeen mukaan tehtävä tarvittavat muutokset tulosyksiköiden käyttösuunnitelmiin tai hyväksymiinsä tavoitteisiin tehtäväalueen sisällä. Mikäli tilikauden aikana toteutuvat menot ja niistä laaditut koko vuoden ennusteet osoittavat talousarvion tehtäväalueen menomäärärahojen ylitystä tai vaihtoehtoisesti tulokertymät ovat liian alhaisia ajankohtaan nähden, on välittömästi ryhdyttävä toimenpiteisiin. Kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuuston puheenjohtajistolle lähetetään sähköpostitse kuukausittain talousarvion euromääräinen toteutuma tehtäväalueittain valtuuston asettamalla sitovalla tasolla (ns. kuukausiraportti). Osastopääl-
6(6) liköt huolehtivat, että lautakunnan jäsenille lähetetään vastaavat kuukausiraportit sähköpostitse ao. tehtäväalueilta. Osastopäälliköt vastaavat palvelualueellaan tehtävien toimien tarkastuksesta. Sisäisen tarkastuksen tehtävät ovat varallisuuden hoidon, lakien, säädösten, sopimusten ja ohjeiden noudattamisen tarkastus, kirjanpitoaineiston ja raportoinnin tarkastus sekä järjestelmien ja menetelmien tarkoituksenmukaisuuden tarkastus. Talonrakennus- ja kunnallistekniikan hankkeista tulee tehdä loppuselvitys kahden kuukauden kuluessa niiden valmistuttua. Loppuselvitys tehdään lautakunnan tai viranhaltijan päättämistä hankkeista tekniselle lautakunnalle ja suuremmista hankkeista selvitys tehdään kunnanhallitukselle. Selvityksen tulee sisältää tiedot hankkeen suoritustavasta, tehdyistä sopimuksista ja hankkeen lopullisista kustannuksista. Budjetissa mainituista investointihankkeista tulee tuoda loppuselvitykset tiedoksi kunnanhallitukselle. Tytäryhteisöjen edustajat raportoivat yhtiön toiminnasta kunnanhallitukselle vuosittain. ISONKYRÖN KUNNANHALLITUS Eino Toivola Kunnanjohtaja Jaana Järvi-Laturi Hallintojohtaja