University Admissions -hakupalvelu Yliopistojen hakuseminaari 7.1.2008
University Admissions hakupalvelu Sini Saarenheimo, projektipäällikkö FUNIMA 1.0 hakujärjestelmä Miltä järjestelmä näyttää? Tekniset ominaisuudet Antti Mäki, tekninen asiantuntija Pilottiyliopiston näkökulma Joanna Kumpula, koordinaattori, Oulun yliopisto
University Admissions -hakupalvelu Yliopistojen yhteinen keskitetty, kansainvälisille hakijoille suunnattu hakujärjestelmä Hakemusten esikäsittely www.universityadmissions.fi sivusto Palvelun lanseeraus hakijaneuvontapalvelun ja markkinointiviestinnän kautta Missio Suomalaisten yliopistojen kilpailukyvyn terävöittäminen opiskelijarekrytoinnissa
KV -HAKIJA HAKUNEUVONTA NÄKYVYYS Lanseeraus universityadmissions.fi FUNIMA -hakujärjestelmä HAKEMUSTEN ESIKÄSITTELY YLIOPISTOT
Haku käynnissä WWW-sivusto avautui 31.8.2007 Markkinointiin ja hakuprosessiin liittyvä tieto on keskitetty osoitteeseen www.universityadmissions.fi Kävijöitä tällä hetkellä noin 120 / vrk Yhteensä 100 maasta Sähköinen hakulomake avautui 15.11.2007 00:00 15.11 Helsingin yliopisto, Oulun yliopisto 1.12 Turun kauppakorkeakoulu 1.1. Vaasan yliopisto Hallintajärjestelmä käyttöön vaiheittain FUNIMA tietojärjestelmä versio 1.0 valmis 31.1.2008 mennessä FUNIMA 2.0 koodaus alkaa 1.3.2008 Hakemusten käsittelypalvelu ja tekninen asiakasneuvonta alkoi 15.11.2007 klo 9:00 Puhelinpalvelu päivittäin klo 9-18 Hakemusten käsittelypalvelu maaliskuun loppuun saakka
Tieto-portaali www.universityadmissions.fi
University Admissions -hakulomake
Käsittelytaulukko
Yliopistojen yhteinen konsortio, joka tarjoaa yliopistoille työkaluja ja asiantuntemusta. Yliopistot tilaavat FUNIMAlta tarvitsemansa palvelut, mutta pitävät vastuun valinnoista ja hakuprosessista itsellään. FUNIMA-järjestelmä ensisijassa ulkomailla korkeakoulukelpoisuutensa suorittaneiden, raskasta asiakirjojen käsittelyä vaativien hakemusten käsittelyä varten Yliopistojen toivomus, että kaikki hakijat taustasta riippumatta hakisivat englanninkielisiin maisteriohjelmiin FUNIMAn kautta näin toimitaan nyt lähes kaikissa ohjelmissa FUNIMA rajaa hakijan tietojen (koulutustausta, kielitaito) perusteella hänelle sopivat kohteet, näin turhia hakemuksia saadaan rajattua. Järjestelmien välille toiminnallisuuksia, jotka ohjaavat hakijat oikeaan paikkaan. Yliopisto päättää mihin järjestelmään se valinnan sijoittaa Rajauksista (Yliopistot, FUNIMA,YSHJ)
Keskitetyn palvelun rooli hakuprosessissa Sähköisen hakujärjestelmän kehittäminen ja ylläpito Hakemusten esikäsittelypalvelu Tekninen asiakaspalvelu Hakemusten keskitetty vastaanotto, kokoaminen ja arkistointi Todistusliitteiden arviointi Kelpoisuus Oikeellisuus Kielitaidon varmennus Hakemusten täydennyspyynnöt Tietojen siirto HAREKiin ja yliopistoille Yhtenäinen tilastotieto www.universityadmissions.fi tietoportaali hakijalle Hakijaneuvonta Hakijan tavoittaminen markkinointiviestintä Hakijan opastaminen: www-sivusto, sähköposti- ja puhelinopastus, hakuopas, University Admissions -hakuneuvoja CIMOn ständillä
Vuoden 2008 aikatauluja Hakemustenkäsittely, viimeiset täydennysajat 14.3.2008 FUNIMA 2.0 järjestelmän toteutus 1.3.2008 31.1.2009 CRM-lomake 1.0 version pilotoinnista tuleet kehityskohteet Liitännät YSHJ:seen, HAREK:iin ja muihin järjestelmiin Uusien yliopistojen hakukohteiden siirtyminen FUNIMAan Uusien yliopistojen hakuprosessien kartoitus ja valinta 31.5.2008 mennessä (Jyväskylän ja Lapin yliopistojen lisäksi) Hakuopas 12.5.2008 Yliopistojen hakuajat, hakukohteet, kielitaitovaatimukset ja liitteet tiedossa 30.9.2008 mennessä Lanseeraus ja hakuneuvontakonseptin käynnistys vuonna 2008
KV-kohderyhmän haasteet 1. Markkinointi Kilpailu kv-markkinalla äärimmäisen kovaa, tunnettuuden saavuttaminen vaatii johdonmukaista työtä Hakuprosessin selkeys ja nopeus kilpailukykytekijöitä Rekrytointi suoraan messuilta Kiinnostuksen säilyttäminen (CRM) 2. Hakuneuvonta Hakijat eivät tunne korkeakoulujärjestelmäämme 3. Hakemustenkäsittely Korkeakoulukelpoisuuden todentaminen Todistustenoikeellisuus (mm. CEP Online) Kielitaitovaatimukset Yhteydenpidon ongelmat (etäisyys, aikaerot)
Tavoitteet Laadukkaiden kansainvälisten opiskelijoiden tavoittaminen Hakijoiden palvelun ja asiakashallinnan tehostaminen Hakuprosessiin liittyvän erityisosaamisen keskittäminen yhteen pisteeseen ja osaamisen aktiivinen kehittäminen Haku- ja valintaprosessin tehostaminen toimintakäytäntöjä ja hakukriteerejä yhtenäistämällä Rakenteellinen kehittäminen: päällekkäisen työn vähentäminen, synergiaedut Hakuviestinnän kehittäminen Yhtenäisen tilastotiedon tuottaminen
Lisätietoa Projektipäällikkö Sini Saarenheimo sini.saarenheimo@helsinki.fi puh: 050-502 4965 Suunnittelija Minna Passi minna.passi@helsinki.fi puh: 09-191 21606 Projektisihteeri Suvi Tossavainen suvi.tossavainen@helsinki.fi puh. 050-310 2766 Tekninen asiantuntija Antti Mäki antti.maki@helsinki.fi puh. 09-191 22971