Henkilöstöraportti 2012
Sisällys Lukijalle 1. Henkilöstön määrä ja rakenne 1.1 Henkilöstömäärän kehitys 1.2 Henkilöstön lukumäärä keskeisissä ammattiryhmissä 1.3 Ikä- ja sukupuolirakenne 1.4 Vakinaisen henkilöstön palvelussuhteen kesto 1.5 Henkilöstön rekrytointi ja vaihtuvuus 1.6 Kokonaistyöaika ja henkilötyöpanokset 3 4 2. Osaaminen, sen kehittäminen ja johtaminen 2.1 Koulutustaso 2.2 Osaamisen kehittäminen 2.3 Johtamisen ja esimiestyön kehittäminen 2.4 Kehityskeskustelut 6 3. Työhyvinvointi 3.1 Sairaus- ja työtapaturmapoissaolot 3.3 Työterveys ja kuntoutus 3.3. Työsuojelu 3.4 Työhyvinvointi ja työyhteisön kehittäminen 8 4. Palkkaus ja henkilöstöedut 4.1 Palkkausjärjestelmä ja palkitseminen 4.2 Henkilöstöedut 4.3 Keskiansiot 4.4 Henkilöstökustannukset 12 5. Yhteistoiminta ja tasa-arvo 5.1 Sisäinen viestintä ja vuorovaikutus 5.2 Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus 14 Talpan henkilöstöraportti 2012 Työryhmä: Suvi Tiilikainen, Kati Toikka ja palkanlaskentaosaston Hijat-tiimi Ulkoasu ja taitto: Innocorp Oy Valokuvat: Timo Kauppila, Indav Oy
Lukijalle Taloushallintopalvelun (Talpa) henkilöstöraportti sisältää henkilöstön tilaa ja rakennetta kuvaavia tunnuslukuja. Vuosi oli talpalaisille erittäin haasteellinen. Tästä huolimatta koko Talpan työhyvinvointi kasvoi tyhy-kyselystä saatujen vastausten perusteella ja myös sairauspoissaolojen määrä väheni. Tosin osastojen tuloksissa oli huomattavia eroja. Vuonna 2012 otettiin käyttöön kaupungin uusi laskentajärjestelmä (Laske-järjestelmä). Käyttöönotto heijastui koko Talpan toimintaan ja henkilöstö joutui työskentelemään hyvin poikkeuksellisessa tilanteessa. Toisaalta uudet tehtävät merkitsivät uusia haasteita ja tarjosivat henkilöstölle mahdollisuuksia oman osaamisen kartuttamiseen ja oman työn sisällölliseen kehittämiseen. Osaamisen kehittäminen oli kertomusvuoden yksi kantava teema. Vuoden aikana laadittiin osaamiskartat ja toteutettiin kaikilla osastoilla kattava osaamisen kartoitus. Näiden kartoitusten pohjalta laadittiin osastokohtaiset osaamisen kehittämissuunnitelmat. Osaamisen kehittäminen oli myös esimieskoulutuksen aiheena. Kaikki esimiestehtävissä toimivat osallistuivat Esimies osaamisen kehittäjänä -koulutukseen. Henkilöstöä on kannustettu perus- ja ammattitutkintojen suorittamiseen. Olemme Talpassa korostaneet jatkuvan osaamisen kehittämisen merkitystä palvelujen laadun ja henkilöstön hyvinvoinnin ylläpitämisessä. Olemme tässä jossakin määrin onnistuneetkin asiakastyytyväisyys- ja tyhy-kyselyn vastausten pohjalta arvioiden. Talpa on hyvin naisvaltainen työpaikka. Miesten osuus henkilöstöstä on kuitenkin noussut kolmella prosentilla kahden viime vuoden aikana. Myös muun kuin suomenkielisten osuus henkilöstöstä on pienessä kasvussa. Olemme pyrkineet tiivistämään yhteistyötä työterveyshuollon kanssa sairauspoissaolojen vähentämiseksi ja työhyvinvoinnin lisäämiseksi. Sairauspoissaolot ovatkin ilahduttavasti vähentyneet viimeisen kahden vuoden aikana alle kaupungin keskiarvon. Eläköityminen tulee olemaan merkittävää seuraavien vuosien aikana. Vuonna 2012 eläkkeelle siirtyi 14 henkilöä. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja Taso tulee olemaan vuosittain samaa luokkaa seuraavien kymmenen vuoden aikana. Muu lähtövaihtuvuus on onneksi ollut hyvin pientä, mikä auttaa uusien talpalaisten perehdyttämisessä tehtäviinsä. Vuoden 2013 keskeinen tavoite on toiminnan vakiinnuttaminen poikkeuksellisen vuoden 2012 jälkeen. Keskeisenä tavoitteena on Laske-järjestelmän toimivuuden varmistaminen ja käyttäjien järjestelmäosaamisen varmistaminen. Vuoden 2012 toiminnasta ja taloudesta on kerrottu lisää sähköisenä julkaistavassa Talpan toimintakertomuksessa. Miellyttäviä lukuhetkiä! 3
1. Henkilöstön määrä ja rakenne 1.1 Henkilöstömäärän kehitys Talpan palveluksessa oli vuoden 2012 lopussa 402 työntekijää, joista vakinaisia oli 366 ja määräaikaisia 36. Henkilöstömäärä kasvoi edellisestä vuodesta kahdeksalla henkilöllä. Palmiasta siirtyi vuoden alussa kuusi henkilöä. Laskennallisia henkilötyövuosia (sisältäen ylityöt) toteutui 381, joka oli lähes 14 henkilötyövuotta enemmän kuin vuonna 2011. Osa-aikaeläkkeellä tai osatyökyvyttömyyseläkkeellä oli 28 henkilöä eli 7,7 prosenttia vakinaisesta henkilöstöstä. Vuonna 2011 osa-aikaisilla eläkkeillä oli 27 henkilöä (7,5 %). Taulukko 1. Henkilöstömäärä osastoittain 31.12.2012 Osasto Vakinaiset Määräaikaiset Yhteensä Hallinto 21 2 23 Kirjanpito ja maksuliikenne 44 1 45 Laskutus 66 8 74 Ostolaskut 78 6 84 Palkanlaskenta 157 19 176 Yhteensä 366 36 402 Taulukko 2. Henkilöstön lukumäärä tehtävissä, joissa työskenteli vähintään 5 henkilöä Nimike Vakinaiset Määräaikaiset Yhteensä Palkkasihteeri 129 19 148 Taloussihteeri 135 14 149 Palveluvastaava 18 2 20 Sovellusasiantuntija 11 0 11 Pääkirjanpitäjä 7 0 7 Järjestelmävastaava 6 0 6 Maksuliikennesihteeri 6 0 6 Suunnittelija 5 0 5 1.3 Ikä- ja sukupuolirakenne Talpan koko henkilöstön keski-ikä oli 49,9 vuotta. Vakinaisten työntekijöiden keski-ikä (51,0 vuotta) oli sama kuin edellisenä vuonna. Määräaikaisten keski-ikä (38,9 vuotta) oli edelleen selvästi alhaisempi kuin vakinaisten työntekijöiden. Suurin ikäryhmä on 50 59-vuotiaat, joita on noin 40 prosenttia koko henkilöstöstä. 60-vuotta täyttäneiden osuus (21 %) on pysynyt samansuuruisena edelliseen vuoteen verrattuna. Vuoden aikana Talpassa oli myös 30 nuorta (16 17.v) kesätyöntekijää, seitsemän palkkatuella työllistettyä henkilöä, yhdeksän opiskelijaa suorittamassa työssäoppimisjaksoa, kaksi TET- harjoittelijaa sekä yksi korkeakouluopiskelija työharjoittelussa ja yksi työelämävalmennuksessa ollut henkilö. Kaavio 1. Vakinaisen henkilöstön ikäjakauma 160 Henkilöt lkm % 1.2 Henkilöstön lukumäärä keskeisissä ammattiryhmissä Talpassa oli vuoden 2012 lopussa käytössä 36 eri tehtävänimikettä. Suurimmat ammattiryhmät olivat palkkasihteerit (148) ja taloussihteerit (149). Näissä tehtävissä työskenteli yhteensä n. 74 prosenttia koko henkilöstöstä. Johto- ja esimiestehtävissä työskenteli 30 henkilöä, joista 24 toimi lähiesimiehinä. 120 80 40 0 Alle 30 v. 30 39 v. 40 49 v. 50 59 v. 60 v. tai yli 4
Talpan työntekijöistä oli vuonna 2012 naisia 90 prosenttia ja miehiä 10. Miesten osuus on viime vuosina hieman noussut. Vuonna 2010 miehiä oli 7 prosenttia ja vuonna 2011 vastaava luku oli 9. Henkilöstön lähtövaihtuvuus Talpan vakinaisen henkilöstön lähtövaihtuvuus oli 4 prosenttia (5 % vuonna 2011). Palveluksesta erosi 15 henkilöä eläkkeelle siirtymisen takia. 1.4 Vakinaisen henkilöstön palvelussuhteen kesto Talpan henkilöstöstä suurin osa on ollut pitkään Helsingin kaupungin palveluksessa. Vakinaisesta henkilöstöstä vähintään 20 vuotta palveluksessa olleita oli 51 prosenttia ja suurin ryhmä on yli 24 vuotta työskennelleet, joita on 31 prosenttia henkilöstöstä. 1.5 Henkilöstön rekrytointi ja vaihtuvuus Avoimia tehtäviä ja sijaisuuksia oli vuoden aikana rekrytointijärjestelmän kautta haettavana 10 kappaletta. Lisäksi rekrytointijärjestelmän kautta haettiin 30 nuorta kesätyöntekijää avustaviin toimistotehtäviin. Taulukko 3. Hakemusten määrä Talpan ulkopuolella haettavina olleissa tehtävissä Avoinna olleet vakinaiset ja määräaikaiset tehtävät (lkm) Hakemuksia Palkkasihteeri (4) 105 Taloussihteeri (5) 244 Palveluvastaava (1) 38 Toimistoapulainen (30) 781 Vakinaisiin tehtäviin palkattiin viisi henkilöä. Taulukko 4. Vakinaisen henkilöstön lähtövaihtuvuus Syy Lähteneiden lukumäärä % vakinaisista Varhennettu vanhuuseläke 1 0 Yksilöllinen varhaiseläke 0 0 Eläkkeelle siirtyminen iän perusteella 13 3 Työkyvyttömyyseläke toistaiseksi 1 1 Eronnut kaupungin palveluksesta 0 0 Yhteensä 15 4 1.6 Kokonaistyöaika ja henkilötyöpanokset Henkilötyövuosia (ilman ylitöitä) toteutui 379, joka oli 12 henkilötyövuotta enemmän kuin edellisenä vuonna. Vuoden aikana tehtiin poikkeuksellisen paljon eli noin kahden henkilötyövuoden verran ylitöitä. Henkilötyövuodet lasketaan vähentämällä palkattomat poissaolot palvelussuhdepäivistä. Vuoden 2012 lopussa Talpassa osa-aikaista työtä teki 38 henkilöä (9 %). Seuraavassa kaaviossa on esitetty kokonaistyöajan jakauma Talpassa. Poissaolot on ryhmitelty syyn mukaan. Ryhmään muu sisältyvät muun muassa äkillisesti sairastuneen lapsen tilapäiset hoitovapaat. Kaavio 2. Vakinaisen henkilöstön palvelussuhteen kesto 120 Henkilöt lkm % 90 60 30 Kaavio 3. Kokonaistyöajan jakauma vuonna 2012 % Vuosiloma 12,8 Sairaus- ja tapaturmalomat 4,8 Perhevapaat 1,4 Yksityisasia 3,6 Vuorotteluvapaa 1,7 Muu 0,2 Tehty työaika 75,5 0 Alle 2 v. 2 4 v. 5 9 v. 10 14 v. 15 19 v. 20 24 v. yli 24 v. 5
2. Osaaminen, sen kehittäminen ja johtaminen Palveluvastaava Heidi Pasanen ja palkkasihteeri Mikko Lehtonen Talpan palkanlaskentaosastolta Opinnoista uutta näkökulmaa työhön Osastoltamme yhteensä kymmenen työntekijää lähti keväällä 2012 mukaan suorittamaan ammattitutkintoa työn ohessa oppisopimuskoulutuksena. Lopullisen tutkintotodistuksen saamme keväällä 2013, kun olemme antaneet näytön osaamisestamme. Kaikki mukaan lähteneet saavat opinnot saatettua loppuun. Nimenomaan palkkahallinnolle suunniteltu koulutus järjestettiin yhteistyössä Helsingin kaupungin oppisopimustoimiston ja Markkinointi-Instituutin kanssa. Talpan lisäksi opiskelijoita oli Starasta ja Palmiasta. Vaikka opiskelu ajoittain tuntui rankalta, oli se ehdottomasti sen arvoista. Sekä yhdeksän lähiopetuspäivää, että omalla ajalla tehdyt tehtävät toivat rutkasti lisää palkanlaskennan osaamista. Opettajalla oli pitkä kokemus kunnallisen puolen palkkaja henkilöstöhallinnosta. Hän antoi konkreettisia eväitä esimerkiksi lainsäädännön tulkintaan. Opiskelun parasta antia oli ehdottomasti opintojen suora kytkös omaan, jokapäiväiseen työhön. Näkökulma tiettyihin asioihin avartui ja toisaalta olemassa oleva ammatti-identiteetti sai vahvistusta. Tehtävät ja niistä saatu palaute kertoivat, että Helsingin kaupungin palkanlaskenta on osaavissa käsissä! 6
2.1 Koulutustaso Henkilöstön koulutustaso on luokiteltu Tilastokeskuksen ylläpitämän koulutusluokituksen mukaan. Suurimmalla osalla (61 %) vakinaisesta henkilöstöstä on keskiasteen koulutus. Keskiasteen koulutuksiksi luetaan mm. ylioppilastutkinnot, ammatilliset perustutkinnot, ammattitutkinnot ja erikoisammattitutkinnot. Seuraavaksi eniten (35 %) on alimman korkea-asteen tutkinnon suorittaneita. Tällaisia tutkintoja ovat esimerkiksi aiemman koulutusjärjestelmän mukaiset, opistotasoiset merkonomin tutkinnot. Vakinaisesta henkilöstöstä 13 prosentilla oli korkeakoulututkinto. Vuonna 2011 vastaava luku oli 8. 2.2 Osaamisen kehittäminen Kouluttautumiseen käytettiin yhteensä 26 331 euroa eli noin 72 euroa vakinaista työntekijää kohti. Kustannuksiin ei ole laskettu mukaan koulutusajan palkkakustannuksia. Koulutuspäiviä, joista oli tehty koulutukseen osallistumispäätös, toteutui yhteensä 301 kappaletta. Talpan omana koulutuksena järjestettiin mm. tilaisuudet Laske-järjestelmän Sikspakkiohjeistuksesta, tietoturva-asioista, Helmen käytöstä ja ristiriitatilanteiden käsittelystä työyhteisössä. Kaksi henkilöä suoritti taloushallinnon ammattitutkinnon ja yksi valmistui oppisopimuksella merkonomiksi. Palkanlaskentaosastolla yksitoista työntekijää aloitti taloushallinnon ammattitutkinnon suorittamisen oppisopimuskoulutuksena. Kaupungin yhteiseen Tietohallinnon valmennusohjelmaan osallistui yhdeksän esimies- tai asiantuntijatehtävissä toimivaa talpalaista. Kaikilla osastoilla tehtiin osaamiskartoitukset ja osaamisen kehittämisen suunnitelmat vuosille 2013 2014. Osaamiskartoituksiin vastasi 98 prosenttia Talpan vakinaisesta henkilöstöstä. Uusille talpalaisille ja kesätyöntekijöille järjestettiin perehdyttämistilaisuudet, joissa kerrottiin Talpan tavoitteista ja prosesseista. 2.3 Johtamisen ja esimiestyön kehittäminen Oiva Akatemialta tilattu Esimies osaamisen kehittäjänä -valmennus alkoi ja siihen osallistuivat kaikki esimiehet. Valmennuksen tavoitteena oli antaa osallistujille työkaluja oman yksikkönsä osaamisen kehittämiseen ja johtamiseen. Yhteistyössä Oiva Akatemian kanssa järjestettiin myös puolen päivän tilaisuus, jossa käsiteltiin esimiestyön haastavia tilanteita. Yksi palveluvastaava suoritti Oiva treeni -lähiesimiesvalmennuksen ja lähes kaikki esimiehet suorittivat esimiehen ABC-verkkokurssin vuoden 2012 aikana. Esimiehille järjestetyissä teema-aamuissa käsiteltiin ajankohtaisia Talpan toimintaan ja henkilöstöjohtamiseen liittyviä aiheita. Talpan johtoryhmän ja esimiesten yhteinen kehittämispäivä pidettiin toukokuussa. Kehittämispäivän aiheina olivat Talpan strategiset tavoitteet, asiakkuudenhallinta ja henkilöstötarpeiden ennakointi. 2.4 Kehityskeskustelut Kehityskeskustelut käytiin kattavasti koko organisaatiossa. Keskusteluissa tarkasteltiin edellisenä vuonna sovittujen tavoitteiden toteutumista, määriteltiin tulevan kauden tavoitteet ja niihin tarvittava osaaminen. Samalla tehtiin myös työsuorituksen arvioinnit ja henkilökohtaiset kehittymissuunnitelmat. Kaavio 4. Vakinaisen henkilöstön koulutustaso 240 Henkilöt lkm % 180 120 60 0 Tuntematon Perusaste Keskiaste Alin korkea-aste Alempi korkeakouluaste Ylempi korkeakouluaste 7
3. Työhyvinvointi Taloussihteerit Tarja Myöhänen, Aleksandra Gorjatseva, Kirsi Kivisoja, Ulla-Maria Depner ja Ljudmila Gorjatsova Talpan laskutusosastolta. Hymyä kiireen keskellä Uuden laskentajärjestelmän käyttöönoton ongelmat näkyivät viiveinä Talpan lähettämissä laskuissa. Esimerkiksi vuoden 2012 ensimmäiset päivähoidon laskut lähtivät kuntalaisille vasta maaliskuussa. Alkuvuonna Talpan laskutuksen asiakaspalveluun tulvi huolestuneiden kuntalaisten soittoja vanhojen suoraveloitussopimusten päättymisestä ja siitä, milloin he vihdoin saavat laskunsa. Kun puheluiden määrä normaalisti on noin 2 000 2 500, kesä-heinäkuussa pelkästään nk. sosterasiakaspalvelunumeroon tuli jopa 13 000 puhelua kuukaudessa. Näin jälkikäteen ajatellen tuntuu, että olimme viime kesänä vain ja ainoastaan puhelimessa. Oli helpottavaa saada apuja muilta palvelualueilta. Yritimme jaksaa päivä kerrallaan -periaatteella ja tsempata myös työkaveria. Jos jokin asia tai tilanne jäi vaivaamaan, paras tapa nollata oli jutella siitä työkavereiden kanssa. Tätä tehtiinkin viime vuonna usein. Meillä on erittäin hyvä ryhmähenki ja viime vuoden kokemukset ovat entisestään hitsanneet ryhmää yhteen. Erityisen ylpeitä olemme siitä, että kiireenkään keskellä emme tinkineet hyvästä asiakaspalvelusta. Pidämme työstämme ja on ihanaa saada olla erilaisten ihmisten kanssa tekemisissä! 8
3.1 Sairaus- ja työtapaturmapoissaolot Talpan sairauspoissaolojen kehitystä seurattiin johtoryhmässä. Lisäksi esimiehet saivat varhaisen tuen mallin mukaisesti vuoden aikana kaksi kertaa listat niistä työntekijöistä, joille oli kertynyt sairauspoissaoloja vähintään viisi kertaa tai vähintään 20 päivää viimeisten 12 kuukauden aikana. Talpan sairauspoissaoloprosentti palvelussuhdepäivistä laskettuna oli 4,6. Sairauspoissaolot ovat hieman vähentyneet edellisestä vuodesta, jolloin sairauspoissaoloprosentti oli 4,7. Suurin osa eli 75 prosenttia kaikista sairauspoissaolokerroista oli 1 3 päivän poissaoloja. Eniten vähennystä on tapahtunut määräaikaisessa kuntoutustuessa: vuonna 2012 määräaikaisella kuntoutustuella oltiin 99 päivää vähemmän kuin edellisenä vuonna. 1 3 päivän sairauspoissaolokertoja toteutui 2,5 henkilötyövuotta kohti, mikä oli enemmän kuin edellisenä vuonna, jolloin vastaava luku oli 2,4. Sairauden takia oltiin pois työstä 5 952 kalenteripäivää (luku ei sisällä määräaikaista kuntoutustukea). Sairauspoissaolokertoja oli vuoden aikana yhteensä 1 420. Jokaista henkilötyövuotta kohti sairauspoissaolopäiviä oli 15,7 (15,9 vuonna 2011) ja poissaolokertoja toteutui 3,7, joka oli yhtä paljon kuin vuonna 2011. Noin 21 prosentilla henkilöstöstä ei ollut yhtään sairauspoissaolopäivää vuoden aikana (19 % vuonna 2011). Työtapaturmista johtuvien sairauspoissaolopäivien määrä väheni edellisestä vuodesta: vuonna 2012 työtapaturmien takia oltiin pois 307 kalenteripäivää, kun vastaava luku vuonna 2011 oli 348 kalenteripäivää. Poissaolokertoja oli 25, joka oli enemmän kuin edellisenä vuonna, jolloin työtapaturmista aiheutui 21 poissaoloa. Lukuihin sisältyvät työmatkatapaturmat. 3.3 Työterveys ja kuntoutus Talpan työterveyshuollosta vastaa Helsingin kaupungin työterveyskeskus. Käytettävissä ovat työterveyshoitajan, -lääkärin, psykologin ja työfysioterapeutin palvelut. Työterveyskeskus edistää ja tukee henkilöstön ja työyhteisöjen terveyttä ja työkykyä ja osallistuu myös työpaikkojen terveellisyyden ja turvallisuuden arviointiin. Vuonna 2012 toteutettiin edellisenä vuonna valmistunutta työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa vuosille 2012 2014. Toimintasuunnitelman mukaisesti työterveysyhteistyön tavoitteina ovat hyvinvoiva ja suorituskykyinen henkilöstö sekä terveelliset työolosuhteet. Palkanlaskentaosaston kahdella palvelualueella toteutettiin työterveyspsykologin johtama hanke, jossa työprosesseja mallintamalla pyrittiin parempaan työn hallintaan, osaamisen kehittymiseen ja työssä jaksamiseen. Lisäksi laskutusosaston esimiehet osallistuivat työterveyshuollon järjestämään työnohjaukseen. Työterveyskysely tehtiin keväällä 2012 ja siihen vastasi 73 prosenttia talpalaisista. Kyselyn tulokset käsiteltiin Talpan johtoryhmässä ja henkilöstölle järjestetyissä tilaisuuksissa. Työterveyshuolto on jaotellut asiakkaiden käynnit sairauden hoitoon ja työkyvyn seurantaan sekä terveystarkastuksiin ja terveyden edistämiseen liittyviin käynteihin. Työterveyshoidossa käyntejä oli yhteensä 410 (446 vuonna 2011). Suurin osa (59 %) oli sairauskäyntejä. Työkyvyn arviointiin, hoitoon ja seurantaan liittyvät käynnit ovat jonkin verran lisääntyneet viimeisten kolmen vuoden aikana. Työhöntulotarkastusten lukumäärä on pysynyt vuosittain suunnilleen samalla tasolla, mutta terveystarkastusten lukumäärä on selvästi vähentynyt sen jälkeen, kun varsinaisia ikäryhmätarkistuksia ei enää ole ollut. Työterveyshuollon kautta haettaviin kuntoremontteihin osallistui 22 henkilöä. Yhteensä kuntoutuspäiviä kertyi 164. Ergonomia Työfysioterapeutti kävi Talpan eri osastoilla ja antoi ergonomia-asioihin liittyvää neuvontaa. Ergonomiaan liittyviin hankintoihin käytettiin yhteensä noin 20 000 euroa. Turvallisuus ja ensiapu Talpan turvallisuudesta vastaa turvaorganisaatio, johon kuuluvat turvallisuuspäällikkö ja jokaiseen kerrokseen nimetyt henkilöt. Kerroksien turvavastaavat ovat suorittaneet ensiapu- ja alkusammutuskoulutuksen. 3.3. Työsuojelu Työsuojelutoiminnan tavoitteena on kehittää työn ja työympäristön terveellisyyttä ja turvallisuutta sekä edistää henkilöstön työhyvinvointia. Kaavio 5. Sairauspoissaolot (%) 2005 2012 8 6 4 2 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 9
Talpa kuuluu työsuojeluorganisaatiossa keskushallinnon virastoryhmään. Työsuojeluorganisaatioon kuuluvat työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutetut ja työsuojeluasiamiehet, jotka henkilöstö on valinnut osastoittain. Työsuojeluasiamiehet muodostavat yhdessä osastopäälliköiden kanssa työsuojeluparit, joiden tehtävänä on varmistaa työsuojeluasioiden käsittely yhteistyössä henkilöstön ja työnantajan kanssa. Työsuojeluasiamiehet osallistuivat myös työsuojelutoimikunnan kokouksiin ja toimivat Talpan työhyvinvointiryhmässä henkilöstön edustajina. Työsuojelun toimintaohjelma käsiteltiin Talpan johtoryhmässä yhdessä työsuojelun edustajien kanssa. Lisäksi järjestettiin koko henkilöstölle tilaisuudet, joissa työsuojelun ja työterveyshuollon edustajat kertoivat edustamistaan organisaatioista ja niiden toiminnoista. 3.4 Työhyvinvointi ja työyhteisön kehittäminen Talpan työhyvinvointitoimintaa koordinoi työhyvinvointiryhmä. Vuonna 2012 työhyvinvointiryhmä kokoontui kahdeksan kertaa. Kokouksissa käsiteltiin mm. työhyvinvointikyselyn tuloksia, valmisteltiin työhyvinvointisuunnitelma johtoryhmän hyväksyttäväksi ja seurattiin suunnitelman toteutumista. Talpan tyhy-kysely toteutettiin syyskuussa ja siihen vastasi 327 (85 %) talpalaista. Koko Talpan työhyvinvointi on vastausten perusteella hieman parantunut edellisestä vuodesta, mutta osastojen tuloksissa on kuitenkin suuria eroja. Työhyvinvinvointikyselyn tulokset on käsitelty kaikissa työyhteisöissä ja niiden läpikäyntiin oli mahdollista saada apua myös työterveyskeskuksesta. Henkilöstöliikunta ja liikunnallinen tyhy-päivä Henkilöstön liikkumista edistettiin järjestämällä säännöllisesti taukoliikuntaa ja myös työajan jälkeen oli mahdollisuus osallistua Talpan tiloissa pidetyille Zumba-tunneille tai jumppin. Henkilökunnan käytettävissä oli myös kuntosali, jossa käyntejä kirjattiin vuodenaikana yhteensä 1391. Toukokuussa järjestettiin Pirkkolassa yhteinen liikuntapäivä, johon osallistui 200 talpalaista. Henkilökuntakerho Talpan henkilökuntakerhon toimintavuosi oli järjestyksessään viides. Edellisen vuoden jäljiltä toimintaa jatkoi kahdeksan vapaaehtoisen henkilön hallitus osittain uudella kokoonpanolla. Toimintasuunnitelmassa pyrittiin huomioimaan entistä paremmin myös jäsenten toivomukset, joten talpalaisilta pyydettiin toiveita sisäisen Helmi- Intran henkilökuntakerhon sivuston kautta tai sähköpostitse syksyllä 2011 Saaduista toivomuksista Talpan Hkk:n hallitus keräsi eniten toiveita saaneet ehdotukset toimintasuunnitelman pohjaksi toteutettaviksi vuoden 2012 aikana. Talpan henkilökuntakerho järjesti 17 tapahtumaa. Tapahtumiin osallistui 440 henkilöä. Tapahtumat järjestettiin Talpalta saadun avustuksen (19 000 euroa) turvin ja tapahtumiin osallistujilta kerätyin omavastuuosuuksin. Tapahtumien kokonaiskustannukset olivat noin 30 000 euroa Järjestetyistä tapahtumista mainittakoon muun muassa elokuvat ja pikkujoulut. Elokuvien kävijämäärä oli 145 ja pikkujouluihin osallistui 68 henkilöä. Vuoden 2012 ulkomaan matka suuntautui Berliiniin. Tämän lisäksi järjestettiin kaksi konserttitapahtumaa. Jo perinteiseksi muodostunut joulukonsertti oli jälleen ohjelmassa ja uutena tapahtumana järjestettiin retki Lohjan menneen ajan joulumarkkinoille. Myös erittäin suuren suosion saanutta Pilatesta jatkettiin. Kaavio 6. Sairauden hoito ja työkyvynseuranta. Talpan työntyöntekijöiden käyntimäärät syyn mukaan 2010 2012 % 240 2010 2011 2012 Kaavio 7. Terveystarkastukset ja terveyden edistäminen. Talpan työntekijöiden käyntimäärät syyn mukaan vuonna 2010 2012 Henkilömäärä 80 2010 2011 2012 180 60 120 40 60 20 0 Sairaskäynti % Työkyvyn arviointi, hoito ja seuranta Resepti ilman vastaanottoa 0 Työhöntulotarkastus Lakisääteinen terveystarkastus (0) Neuvonta/ ohjauskäynti Ikäryhmätarkastus tai muu tarkastus 10
Taloussihteeri Arja Vainio, palkkiosihteeri Siv Norrman ja asiakaskoordinaattori Nina Fatty Tärkeintä on liike Talpassa on järjestetty taukoliikuntaa koko sen olemassaolon ajan. Toisin sanoen kohta tulee kymmenen vuotta täyteen. Alkuaikoina jumpattiin käytävällä, mutta Merihakaan muuton myötä saatiin jumppasali. Myös täällä Konttori27:ssä on liikunnalle loistavat puitteet. Talpassa jumpataan joka arkipäivä vartin verran, mukaan voi tulla kuka vain. Liikkuminen ei tämän helpommaksi voi tulla. Lisäksi, liikkua voi työajalla, mikä on hieno etu. Taukojumpassa eivät puhelimet soi, vaan hetken voi käyttää hyvillä mielin omaan hyvinvointiin. Liikunta laittaa alulle hyvän kierteen. Hyvinvoiva ihminen on energisempi, terveempi ja jaksaa paremmin myös työssä. Etenkin meille istumatyöläisille liike, vähäinenkin, on yllättävän tärkeää. Niin helposti menevät niskat jumiin, ajatuksista puhumattakaan. Itse paljon liikkuvina koetamme kannustaa liikunnalliseen elämäntapaan myös vapaa-ajalla. Onkin hieno tunne, kun Talpan jumppasali täyttyy iltaisin zumbaajista ja sambaajista! Kaavio 8. Työterveyshuollossa kirjoitettujen sairauspoissaolojen jakaumat tautiluokittain 2010 2012 % 50 2010 2011 2012 40 30 20 10 0 Tuki-ja liikuntaelinten sairaudet Hengityselinten sairaudet Verenkiertoelinten sairaudet Mielenterveyden ongelmat Erilaiset vammat ja ulkoiset syyt Hermoston sairaudet 11
4. Palkkaus ja henkilöstöedut 4.1 Palkkausjärjestelmä ja palkitseminen Talpan palkitsemisohjelmassa 2011 2012 on asetettu tavoitteiksi, että tehtäväkohtaiset palkat ovat TVA-luokituksen mukaiset ja että kannustavan palkkauksen periaatteet tunnetaan ja palkitsemiskeinoja käytetään tarkoituksenmukaisesti. Työsuorituksen arvioinnin perusteella maksettavia henkilökohtaisia lisiä, jotka olivat poistuneet palvelussuhteiden päättymisen takia, myönnettiin 1.10.2012 alkaen 28 henkilölle yhteensä 1 551,31 euroa. Vuonna 2012 ei ollut käytettävissä KVTES:n mukaisia järjestelyeriä. Hyvistä työsuorituksista, aloitteista tai opintosuorituksista palkittiin vuoden aikana yhteensä 116 henkilöä (40 vuonna 2011) ja palkitsemiseen käytettiin 34 042 (13 638 euroa vuonna 2011). Talpan henkilöstö oli tulospalkkauksen piirissä. Tulospalkkioita maksettiin 422 henkilölle ja tulospalkkion keskimääräinen suuruus oli 975 euroa. Henkilöstölle maaliskuussa järjestetyssä tilinpäätösjuhlassa oli 271 osallistujaa. Marraskuussa vietettiin teatteri-ilta ruokailuineen. Tilaisuuteen osallistui noin 260 talpalaista. 4.2 Henkilöstöedut Merkkipäivälahjat ja opintosuoritukset Henkilöstöetuihin kuuluva merkkipäivälahja myönnetään, kun henkilö täyttää 50 tai 60 vuotta, on ollut Helsingin kaupungin palveluksessa 10 tai 40 vuotta tai hänellä on kunnallista palvelua yhteensä 20, 30 tai 40 vuotta sekä henkilön jäädessä toistaiseksi voimassa olevalle kokoaikaiselle eläkkeelle. Talpassa Helsinki-mitalin 30 vuotta kestäneestä kaupungin palvelusta sai yhdeksän henkilöä. Suomen Kuntaliiton hopeinen ansiomerkki 20 vuoden kunnallisesta palvelusta myönnettiin kahdeksalle henkilölle. Työnantajan lahjan kaupungin tai kunnallisen palvelusajan perusteella sai yhteensä 22 henkilöä ja 34 henkilöä sai lahjan 50 tai 60 vuotta täytettyään. Lisäksi työnantajan lahjan sai 16 kokoaikaiselle eläkkeelle siirtynyttä henkilöä. 4.3 Keskiansiot Täyttä työaikaa tekevän henkilöstön säännöllisen työajan keskiansio oli 2 531 euroa kuukaudessa (vuonna 2011 vastaava summa oli 2 482 euroa). Miesten keskiansiot olivat 207 euroa suuremmat kuin naisten keskiansiot, mikä johtuu naisten ja miesten sijoittumisesta erilaisiin tehtäviin. Naisten ja miesten keskiansioiden ero on kuitenkin pienentynyt verrattuna edelliseen vuoteen, jolloin vastaava luku oli 237 euroa. Talpan keskiansiot olivat 408 euroa pienemmät kuin koko kaupungin henkilöstön keskiansiot. Ero kaupungin ja Talpan välillä on kasvanut edellisestä vuodesta, jolloin Talpan keskiansiot olivat 365 euroa pienemmät kuin koko kaupungin henkilöstön keskiansiot. 4.4 Henkilöstökustannukset Talpan kuluista 65 prosenttia (66 % vuonna 2011) muodostui palkoista ja henkilöstösivukuluista. Henkilöstökulut, sisältäen palkat ja palkkiot, eläkekulut ja muut henkilösivukulut, kasvoivat edellisestä vuodesta 922 906 eurolla. Syynä tähän olivat henkilötyövuosien kasvu (Palmiasta Taulukko 5. Täyttä työaikaa tekevän henkilöstön keskiansiot joulukuussa 2012 TALPA Miehet Naiset Yht Vakinaiset 2 824 2 533 2 560 Määräaikaiset 2 121 2 264 2 240 Vak.+määräaik 2 717 2 510 2 531 Kaupunki Miehet Naiset Yht Vakinaiset 3 266 2 852 2 957 Määräaikaiset 3 050 2 733 2 807 Vak.+määräaik 3 241 2 837 2 939 12
Taloussihteerit Anna Rajapu, Sari Tiainen, Jukka Hänninen ja Andro Youssef Talpan ostolaskuosastolta Uuteen organisaatioon Tieto Talpaan siirtymisestä varmistui loppusyksyn 2011 aikana ja me neljä siirryimme Talpan ostolaskuosastolle vuoden 2012 tammikuussa. Suunnitelma siirrosta koski paitsi meitä Palmian ostolaskuryhmässä, myös laskutusta, palkanlaskentaa ja kirjanpitoa. Lopulta tammikuussa 2012 Palmiasta Talpaan lähti ostolaskuryhmä, yksi laskutushenkilö ja yksi kirjanpitäjä. Palkanlaskenta ja loput laskutuksesta siirtyivät Talpaan 2013 keväällä. Me kaikki suhtauduimme siirtymiseen positiivisin ja rauhallisin mielin. Päällimmäisenä ajatuksena oli uusiin haasteisiin siirtyminen. Uudet työkaverit ja tuleva esimies mietityttivät ehkä eniten. Palmialle jääneet työkaverit suhtautuivat uutiseen myös myönteisesti. Yhteydenpitoa ja yhteistyötä on helppo jatkaa, kun kuitenkin pysymme Helsingin kaupungin sisällä. Meidät otettiin Talpassa todella hienosti vastaan. Oli helppo tutustua ostolaskuosaston henkilöstöön ja tiloihin. Oli oikeastaan yllättävää, miten helposti työt lähtivät sujumaan kaiken muutoksen keskellä. siirtynyt henkilöstö) sekä uudesta laskentajärjestelmästä aiheutuneet ylityöt ja lisähenkilöstön tarve. Vuokratyövoimaa ostettiin Seure henkilöstöpalvelut Oy:sta vuoden aikana 36 911 eurolla. Henkilöstökustannukset vuosilta 2012 ja 2011 on eritelty liitteenä 1 olevassa taulukossa 6. 13
5. Yhteistoiminta ja tasa-arvo 5.1 Sisäinen viestintä ja vuorovaikutus Helsingin kaupungin sisäverkko, Helmi, oli Talpan pääasiallinen viestintäkanava. Helmi-intrassa tiedotetaan sekä Talpan omilla että kaupunkiyhteisillä sivuilla. Jokaisella Talpan osastolla oli omat Helmi-päivittävät, jotka ylläpitivät Yhteiset-palvelut -otsikon alla olevia sivustoja: Palkanlaskenta-, Ostolasku-, Maksuliikenne-, Matkahallinta-, Kirjanpitosekä Laskutuspalvelut. Talpan sisällä Helmi-intraa käytettiin etenkin viestittäessä henkilöstöön ja kiinteistöön liittyvistä asioista. Myös kaikki sisäisessä haussa olevat työpaikat ilmoitettiin Helmessä. Sisäinen tiedote Talpan kuulumiset, Taku, ilmestyi kesäja joulutaukoja lukuun ottamatta joka toinen viikko eli yhteensä 21 kertaa. Sisäinen tiedote oli luettavissa sähköisesti Helmi-intrassa. Takussa kerrottiin ajankohtaisista asioista ja tapahtumista sekä Talpassa että kaupunkitasolla. Lisäksi Takussa tiivistettiin tärkeimmät asiat johtoryhmän ja johtokunnan kokousmuistioista. Konttori27:ssä henkilökunnan käytössä olivat uusimmat ja tehokkaimmat työvälineet kuten kiinteät videotykit ja langaton WLAN-verkkoyhteys joka neuvotteluhuoneessa. Vuoden alussa valmistui Talpan käyttöön 140-paikkainen auditorio, jota hyödynnettiin ahkerasti sekä sisäisissä koulutustilaisuuksissa ja kokouksissa että asiakastapaamisissa. Talpan johtokunta kokoontui vuoden aikana kuusi ja johtoryhmä 39 kertaa. Talpan johtoryhmässä oli kaksi henkilöstön edustajaa ja osastojen johtoryhmissä yksi. Osastojen johtoryhmien kokouksia oli kerran viikossa ja osastojen koko henkilökunta kokoontui osastosta riippuen noin kerran kuukaudessa. Myös palvelualuekohtaisia kokouksia pidettiin säännöllisesti. Johtoryhmien ja osastotasoisten kokousten muistiot olivat kaikkien talpalaisten luettavissa yhteisessä hakemistossa, minkä lisäksi osa työryhmien muistioista julkaistiin myös Helmi-intrassa, ao. työryhmän omalla sivulla. Eri osastojen edustajista koostuva ja viestintäpäällikön vetämä viestintäryhmä kokoontui kymmenen kertaa. Viestintäryhmän jäsenet osallistuivat mm. asiakastiedotteen ja muiden Talpan julkaisujen tekemiseen, samoin viestintäryhmä organisoi Talpan asiakaspäivän osastokohtaisia järjestelyjä. Toista kertaa järjestetty Talpan asiakaspäivä keräsi lähes 200 vierasta. Uuden auditorion myötä asiakaspäivä oli mahdollista järjestää Talpan omissa tiloissa Konttori27:ssä. Auditoriossa ja neuvotteluhuoneissa järjestettyjen infojen lisäksi vieraat kiersivät osastoilla tapaamassa talpalaisia yhteistyökumppaneita. Talpalaiset pääsivät osallistumaan asiakaspäivään halutessaan myös omilla työpisteillään, kun auditorion tilaisuudet videoitiin ja testattiin live-lähetyksen välittämistä Microsoft Lync 2010 -ohjelman avulla. 14
Yhteistoiminta Talpan edustuksellinen yhteistoimintaelin on henkilöstötoimikunta, joka koostuu työnantajan, työsuojelun sekä henkilöstöjärjestöjen edustajista. Henkilöstötoimikunta kokoontui vuoden aikana kuusi kertaa ja käsitteli kokouksissaan yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvat asiat. Työnantajan ja työntekijöiden välistä yhteistoimintaa toteutettiin myös osasto- ja palvelualuetasolla. Talpan ja osastojen johtoryhmissä jatkoivat henkilöstön edustajat, jotka oli valittu toimikaudelle 2011 2012 ja palvelualueitten kokoukset pidettiin säännöllisesti. Virastojen välisissä henkilöstösiirroissa noudatettiin kaupungin ohjeistusta yhteistoimintamenettelystä. Palmiasta Talpaan siirtyneille henkilöille järjestettiin muun muassa infotilaisuuksia, joissa kerrottiin Talpan toiminnasta ja muutokseen liittyvistä asioista. Talpassa toimi myös työryhmä, jonka tehtävänä oli koordinoida henkilöstösiirtoihin liittyviä käytännön asioita. 5.2 Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus Helsingin kaupungin tasa-arvosuunnitelma 2009 2011 sisältää sekä toiminnallisen että henkilöstöpoliittisen tasa-arvosuunnitelman. Talpan johtoryhmä käsitteli kokouksessaan kaupungin tasa-arvosuunnitelman vuoden 2012 päivitysosuuden. Henkilöstöpoliittisen tasa-arvosuunnitelman osa-alueita on sisällytetty henkilöstöä koskeviin suunnitelmiin ja niissä määriteltyihin toimenpiteisiin. Tällaisia henkilöstöä koskevia suunnitelmia ovat palkitsemisohjelma, työhyvinvointisuunnitelma ja osaamisen kehittämisen suunnitelma. Henkilöstön rekrytoinneissa noudatetaan yhdenvertaisuusperiaatetta, jonka mukaan ketään ei saa syrjiä iän, etnisen tai kansallisen alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, terveydentilan, vammaisuuden, sukupuolisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Muun kuin suomea tai ruotsia äidinkielenään puhuvien osuutta henkilöstöstä pyritään kasvattamaan kaupungin periaatteiden mukaisesti. Vuoden 2012 lopussa muunkielisten osuus Talpan henkilöstöstä oli 4 prosenttia (3,0 % vuonna 2011). LIITE 1 Taulukko 6. Henkilöstökustannukset 2011 2012 Henkilöstökulut 2012 2011 Kuukausipalkat 11 028 021 10 440 504 Palkattoman vapaan sijaiset 806 880 746 261 Projektihenkilöt 1 591 1 977 Sairauslomasijaiset 57 549 73 288 Vuosilomasijaiset 77 997 55 167 Äitiyslomasijaiset 14 354 8 479 Muu tilapäinen työvoima 18 469 18 079 Työaikakorvaukset 29 038 12 019 Ylituntiperusteiset korvaukset 222 350 81 948 Kokouspalkkiot 4 215 6 040 Muut palkkiot 20 151 18 864 Jaksotetut palkat ja palkkiot 489 385 592 143 Sairausvakuutus- ja tapaturmakorvaukset Muut Kansaneläkelaitoksen korvaukset -119 663-144 593-7 343-7 770 Muut henkilöstökorvaukset -241 Palkat ja palkkiot yhteensä 12 642 994 11 902 165 KuEL-maksut ja jaksotetut eläkekulut 3 535 592 3 376 712 Sosiaaliturvamaksut ja jaksotetut sos. turvam. 288 995 278 628 Työttömyysvakuutusmaksut 374 056 348 553 Tapaturmavakuutusmaksut 40 338 53 010 Henkilösivukulut yhteensä 4 238 980 4 056 903 Henkilöstön muistaminen 60 625 22 704 Henkilöstön työhyvinvointi 12 100 18 286 Henkilöstön matkakulut 13 030 18 263 Henkilöstön työterveyshuolto 90 400 76 199 Henkilöstöruokailu 118 527 108 858 Henkilöstön koulutus 35 001 39 123 Palvelussuhdeasuntojen vuokrat 19 690 49 903 Palvelussuhdeasuntojen vuokratuotot 0-38 042 Avustukset henkilökuntakerholle 19 000 18 000 Henkilöstökustannukset yhteensä 17 250 347 16 272 362 15
www.hel.fi/talpa