TEHTÄVIEN VAATIVUUDEN ARVIOINTI Huomioitavaa ja pohdittavaa TVA käytäntöihin liittyen OHJELMISTOT KONSULTOINTI KOULUTUS JULKAISUT JopiArvio Oy Hirsalan9e 11 02420 JORVAS hbp://www.jopiarvio.fi info@jopiarvio.fi 2007
Taustaa Opas keskittyy ensisijaisesti tehtävien vaativuuden arvioinnin valmisteluun ja sopivimman arviointijärjestelmän valintaan. Oppaan tavoitteena on vastata kysymyksiin: Mitä on tehtävien vaativuuden arviointi? Miksi TVA kannattaa? Tehtävien vaativuuden arviointi on vaativa prosessi, johon liittyy myös monia huomioonotettavia seikkoja. On hyvä: Etukäteen tiedostaa onnistumisen edellytykset ja mahdolliset sudenkuopat Varmistaa, että käytetty arviointijärjestelmä mahdollistaa myös palkkavertailun osaksi lakisääteistä tasaarvosuunnitelmaa Jos organisaatiossa ei ole kokemusta objektiivisten ja oikeudenmukaisten arviointijärjestelmän suunnittelusta, suosittelemme asiantuntijan käyttöä. Huomioithan myös, että tämä opas ei vastaa esim. kysymyksiin TVA -järjestelmä rakennetaan? tasa-arvosuunnitelma suunnitellaan ja toteutetaan? Tämä opas ei myöskään tarjoa yksiselitteisiä tulkintoja ja/tai ohjeistusta tai neuvoja voimassa olevien työehtosopimusten tai työlainsäädännön soveltamiseen Mitä asioita tulee ottaa huomioon arviointijärjestelmää valittaessa? tehtävien vaativuuden arviointiin tulisi valmistautua? Tarkastelemme lähemmin näitä asioita, joita jokaisen organisaation on harkittava ennen tehtävien vaativuuden arvioinnin aloittamista (tai nykyisestä järjestelmästä toiseen vaihdettaessa). Oppaan ovat kirjoittaneet JopiArvio Oy:n asiantuntijat, joilla on pitkä ja laaja kokemus arviointijärjestelmien suunnittelusta ja toteutuksista. Opas kuvaa, miten analyyttinen tehtävien arviointijärjestelmä toimii käytännössä ja keskittyy erityisesti analyyttiseen arviointiin. Ei-analyyttiset arvioinnit (kokonaisarviointi, benchmarking, parivertailu yms.) on jätetty tämän oppaan ulkopuolelle useasta syystä. Yksi merkittävimmistä on mielestämme se, että niiden avulla ei pystytä yksiselitteisesti arvioimaan tasaarvolain samapalkkaisuuden periaatteita; yhtä vaativasta työstä yhtäläinen kompensaatio esim. sukupuoleen katsomatta. Lisätietoja oppaassa käsitellyistä asioista tai opastusta tehtävien vaativuuden arviointiin saat olemalla yhteydessä JopiArvio Oy:n asiantuntijoihin tai osoitteesta www.jopiarvio.fi
Sähkömies Rehtori Laitosmies Opettaja Sairaanhoitaja Kokki Projektipäällikkö IT-tukihenkilö Osastopäällikkö Henkilöstösihteeri Hankinta-asiantuntija Sosiaaliset stereotypiat samoin kuin henkilökohtaiset ennakkokäsityksemme vaikuttavat usein käsityksiimme tehtävien vaativuudesta. Esimerkiksi, jos pyydetään kymmentä henkilöä asettamaan ylläolevat tehtävät järjestykseen vaativuuden perusteella, saadaan vastauksiksi todennäköisesti kymmenen eri listaa. Tehtävän vaativuuden arviointi on Systemaattista Pitkäjänteistä Hyvä perusta oikeudenmukaiselle palkitsemiselle Tapa suhteuttaa organisaation tehtävien vaativuus toisiinsa Tehtävän vaativuuden arviointi ei ole - Tieteellistä - Matemaattisen tarkka arvio vastuista tai tehtävistä - Tapa arvioida työsuoritusta - Henkilöön kohdistuvaa Mitä on tehtävien vaativuuden arviointi? Tehtävien vaativuuden arviointi (TVA) on järjestelmä, jonka avulla systemaattisesti määritellään eri tehtävien suhteellinen vaativuus. Arviointia on aina ollut olemassa jossain muodossa. Siitä hetkestä, kun organisaatiossa on vähintään kaksi työntekijää, jotka saavat eri tehtävistä eri palkkaa, on organisaatio, tiedostetusti tai tiedostamattaan, arvottanut nämä eri tehtävät. Organisaation kasvaessa ja tehtävien muuttuessa, on syntynyt palkitsemisjärjestelmä, jossa jokin tehtävä palkitaan eri tavalla kuin toinen. Useasti nämä perusteet saattavat olla varsin vaikeasti objektiivisesti tai loogisesti perusteltavissa. Analyyttinen tehtävien vaativuuden arviointi on tapa arvioida organisaation eri tehtävät objektiivisesti välttäen luokittelut, ennakkoasenteet tai suoranainen syrjintä. Miksi analyyttinen tehtävien vaativuuden arviointi vaikuttaa monimutkaiselta? TVA prosessin ydin on arvioida ja päättää organisaation joidenkin tai kaikkien tehtävien suhteellinen vaativuus keskenään. Systemaattisen ja oikeudenmukaisen arviointijärjestelmän luominen ja käyttöönotto vaatii sitoutumista, aikaa ja kärsivällisyyttä. Ylimääräisen haasteen prosessiin luo myös inhimillinen tekijä. Vaikka TVA prosessissa arvioidaan nimenomaisesti tehtäviä, eikä työntekijöitä tai työsuoritusta, samaistuvat työntekijät varsin usein ja varsin emotionaalisesti tehtäväänsä. Tehtävien suhteellisen vaativuuden arviointi herättää myös helposti pelkoja, samalla kun se toisaalla luo odotuksia. On tärkeää ymmärtää ja hyväksyä jo tässä vaiheessa se tosiasia, että tehtävien analyyttisen arvioinnin tulos ei aina vastaa kaikkien osapuolien ennakkokäsityksiä oman tehtävänsä suhteellisesta vaativuudesta.
Miksi ryhtyä tehtävien vaativuuden arviointiin? Syitä ja motiiveja on monia. Lähtökohtana on useimmin: Nykyisen palkitsemisjärjestelmän epäkohdat ja esimerkiksi tiettyjen tehtävien välisten palkkaerojen perustelemisen vaikeus Organisaatiomuutos on muuttanut tehtävänkuvia Fuusiot ja yhdistymiset luovat tarpeen harmonisoinnille Samapalkkaisuuteen tai tasaarvosuunnitelmaan liittyvät tekijät Vaikeudet rekrytoinnissa tai työntekijöiden pysyvyydessä Työntekijöiden tyytymättömyys nykyiseen palkitsemisjärjestelmään ja erityisesti palkan perusteisiin Joissain äärimmäisissä tapauksissa tarve tehtävien vaativuuden arvioinnille saattaa syntyä vasta kun kohdataan esimerkiksi vallitsevaa lainsäädäntöä tai työehtosopimuksia rikkovia käytäntöjä. TVA -prosessin hyötyjä: TVA prosessi auttaa: Tehtävien vaativuuden arvioinnin tarkoitus ja tavoitteet? Analyyttisen tehtävien vaativuuden arvioinnin tarkoituksena ja tavoitteena on arvioida valitut tehtävät tehtävän edellyttämien, ennalta sovittujen tekijöiden perusteella tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Ja erityisesti siten, että prosessi tuntuu tasapuoliselta ja oikeudenmukaiselta kaikkien osapuolien mielestä. Kuten aiemmin mainitsimme, TVA prosessiin saattaa liittyä varsin voimakkaitakin odotuksia. Joku saattaa odottaa, että hänen tehtävänsä vihdoinkin nousee organisaation nokkimisjärjestyksessä sille tasolle, mille se hänen mielestään subjektiivisesti kuuluu. Tosiasiassa analyyttisen tehtävien arvioinnin perusteella tehtävän suhteellinen vaativuus voi nousta, laskea tai pysyä samana verrattuna siihen ennakkokäsitykseen joka yksilöllä on. Jotta TVA prosessi tuntuisi tasapuoliselta ja oikeudenmukaiselta, on hyvä: Ottaa mukaan työntekijöiden edustajat ja kommunikoida mahdollisimman avoimesti työntekijöiden kanssa prosessin alkuvaiheista lähtien Varmistaa, että työntekijät ymmärtävät mitä tehtäviä ja millä kriteereillä arvioidaan Luoda systemaattinen, johdonmukainen ja objektiivinen arviointijärjestelmä Varmistaa työehtosopimusten tai esimerkiksi tasa-arvolain asettamien vaatimusten täyttyminen TVA prosessin yhteydessä Tiedostamaan täsmällisesti mitä missäkin tehtävissä tehdään ja mitä vastuita niihin liittyy Ymmärtämään ja esiintuomaan mahdollisia koulutustarpeita Selkiyttämään toimenkuvia Tuomaan esiin mahdollisia fyysisiä ja henkisiä haittatekijöitä Rakentamaan luottamusta esimiesten ja alaisten välillä
Mitä asioita on otettava huomioon ennen TVA -prosessiin ryhtymistä? Seuraavaan taulukkoon on kerätty niitä asioita ja aiheita, jotka on hyvä käydä lävitse jo ennen tehtävien vaativuuden arvioinnin aloittamista. 1 2 Aihe Mitkä tehtävät arvioidaan? Keitä arviointityöhön on otettava mukaan? Huomioitavaa Jätetäänkö arvioinnin ulkopuolelle tehtäviä ja miksi? Esimerkiksi kuntasektorilla eri sopimusalat saattavat vaatia eri arviointijärjestelmät Ylimmän johdon sitoutuminen arviointityöhön on onnistumisen edellytys. Arviointityön on oltava riittävällä laajuudella myös esim. johtoryhmän asialistalla. Varsinaista arviointityötä tekee arviointiryhmä. Arviointiryhmän jäsenten on pystyttävä tekemään arviointityötä - Ilman henkilökohtaisia tai ryhmäkohtaisia intressejä objektiivisesti - Luottamuksellisesti - Riittävän laaja-alaisesti dialogin kautta yhteisymmärrykseen pyrkien ammattijärjestöt tai muut henkilöstön edustajat otetaan arviointiin mukaan? 3 keräämme tarvittavat tiedot arvioitavista tehtävistä? Koko arvioinnin onnistumisen kannalta kriittisin vaihe Todelliset, ajantasaiset ja yhdenmukaiset tehtävänkuvaukset ovat paras lähtökohta arvioinnin perustaksi. Tehtävänkuvauksesta saatavaa tietoa on syvennettävä esimerkiksi kyselylomakkeen avulla ja nämä tiedot yhdistämällä syntyy lopullinen kuva tehtävän vaativuudesta. Pelkän kyselylomakkeen käyttö ei yleensä johda riittävään avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen, varsinkaan työntekijän kannalta. 4 arviointiprosessi etenee? Tehtävät arvioidaan tehtävänkuvausten ja kyselylomakkeella kerätyn informaation perusteella luotua arviointijärjestelmää hyödyntäen. Yksi keskeisimmistä tekijöistä on avoimuus ja läpinäkyvyys. Parhaat tulokset saavutetaan yleensä yhteistoiminnallisella prosessilla esim. siten, että ensin työntekijä arvioi oman tehtävänsä vaativuuden ja keskustelee arvioinnista sekä tehtävän vaativuudesta yhdessä esimiehensä kanssa. Arviointiryhmä suorittaa tämän jälkeen lopullisen arvioinnin. Mikäli näkemyksissä esiintyy merkittäviä poikkeamia, on niihin pystyttävä puuttumaan jo riittävän aikaisessa vaiheessa, esim. esimiehen ja alaisen välisessä keskustelussa. Näin vältytään väärien odotusten syntymiseltä.
Mitä asioita on otettava huomioon ennen TVA -prosessiin ryhtymistä? 5 6 Aihe voimme varmistaa arviointijärjestelmän toimivuuden ja ensimmäisten arvioiden oikeudenmukaisuuden? hyödynnämme arvioinnin tuloksia? Huomioitavaa Objektiivisen ja toimivan arviointijärjestelmän suunnittelu ja rakentaminen vaatii osaamista ja ammattitaitoa. Jos organisaatiossa ei tätä osaamista ole, suosittelemme asiantuntija-avun hyödyntämistä. Arviointityö on kokonaisvaltainen prosessi, jossa hyvin useinkin saatetaan joutua palaamaan ensiksi tehtyihin arvioihin ja täsmentämään niitä. Yksi suurimmista mahdollisista sudenkuopista on luoda ensimmäisistä arvioista kiintopiste ja suhteuttaa seuraavat arviot tähän. Analyyttinen tehtävien arviointi pisteyttää käytettyyn arviointijärjestelmään perustuen kunkin arvioidun tehtävän vaativuuden mukaisesti. Usein on tarkoituksenmukaista ryhmitellä tehtäviä pisteluokittain. Vertaamalla tehtävistä maksettua tehtäväkohtaista palkkaa tehtävien suhteelliseen vaativuuteen syntyy nykytilakuvaus palkitsemisjärjestelmästä ja sen mahdollisista epäkohdista. 7 8 9 viemme arviointityön tulokset käytäntöön? toimimme niiden tehtävien osalta, jotka vaativuutensa perusteella siirtyisivät alempaan palkkaluokkaan? käsittelemme mahdolliset valitukset tai oikaisupyynnöt? Palkkaan liittyvät asiat ovat varsin herkkiä ja kommunikointi on avainasemassa. varmistetaan toimiva kommunikointi tulosten osalta? Millä aikataululla ja missä järjestyksessä mahdolliset korjaukset tehdään? Asia täytyy ratkaista ennen arviointityöhön ryhtymistä. Yksi yleisimmin käytetyistä keinoista lienee nykyisen tehtävänhaltijan osalta maksaa nykyistä palkkaa. Siinä vaiheessa kun tehtävälle tulee uusi tekijä sovelletaan uutta tehtäväkohtaista palkkaa. Kuka ja millä aikataululla käsittelee mahdolliset oikaisupyynnöt tai valitukset? Ammattitaidolla ja asiantuntemuksella suoritettu analyyttinen tehtävien arviointi johtaa käytännössä erittäin harvoin valituksiin tai oikaisupyyntöihin.
Analyyttisen tehtävien vaativuuden arviointijärjestelmän rakentaminen Keskitymme tässä osiossa siihen, mitä analyyttisen tehtävien arviointijärjestelmän rakentamisessa on huomioitava ja mihin analyyttinen TVA perustuu. Mitä on analyyttinen tehtävien vaativuuden arviointi? varmistaa TVA -prosessin onnistuminen? Onnistuminen edellyttää Sitoutumista Ylimmältä johdolta Ajankäyttöön ja tarvittaviin resursseihin Tulosten käytäntöönvientiin Läpinäkyvyyttä Kaikkien osapuolten on ymmärrettävä prosessi ja arvioinnin perusteet Täsmällisyyttä Tehtävänkuvausten on oltava ajantasaisia, todellisia ja kuvattu yhtenäisellä tavalla Analyyttisen tehtävien vaativuuden arviointiprosessin onnistuminen varmistetaan mm. näihin asioihin keskittymällä. Analyyttinen tehtävien vaativuuden arviointi on keino arvioida kunkin tehtävän suhteellinen vaativuus arvioimalla erikseen yksittäiset vaativuustekijät (esim. osaaminen, tehtävän vaikutukset ja vastuut, tehtävän edellyttämät yhteistyötaidot jne.) ja yhdistämällä näistä saadut tulokset yhdeksi tulokseksi vaativuuspisteiksi. Jokainen käytetty vaativuustekijä jaetaan edelleen faktoreiksi, osa-alueiksi (esim. osaaminen voidaan edelleen jakaa koulutukseen, eri taitoalueisiin jne.). Jokaiselle osa-alueelle laaditaan tasomääritykset ja niiden perusteella luodaan vaativuustasot. Osa-alueita, faktoreita, painotetaan niiden suhteellisen tärkeyden perusteella. Painotuksista päättäminen on arviointiryhmän vastuulla ja yksi kaikkein kriittisimmistä elementeistä analyyttisessa tehtävien vaativuuden arvioinnissa. Edellä kuvatuista osioista (vaativuustekijät, osaalueet, vaativuustasot ja painotukset) syntyy kokonaisuus, josta käytetään nimitystä arviointijärjestelmä. Tehtävät arvioidaan arviointijärjestelmää hyödyntäen osa-alueittain (faktoreittain) ja jokaiselle osa-alueelle syntyy vaativuustaso. Yhdistämällä osa-alueittain saadut tulokset painotusten mukaisesti saadaan lopputuloksena yksi tulos vaativuuspisteet, joiden avulla kaikki arvioidut tehtävät on mahdollista suhteuttaa keskenään tehtävän vaativuuden perusteella.
Arvioinnin tulosten hyödyntäminen ja käytäntöönvienti Sen jälkeen kun kaikki tehtävät on arvioitu ja suhteutettu vaativuuden perustella keskenään on varsinainen arviointityö valmis. Seuraava vaihe on arviointityön kytkeminen palkitsemisjärjestelmään. Käytännössä, yksinkertaistetusti, kytkentä etenee niin, että jokaisella pisteellä on rahallinen arvo. Kertomalla tehtävän vaativuuspisteet tällä arvolla saadaan analyyttiseen tehtävän vaativuuteen perustuva tehtäväkohtainen palkka. Vertaamalla nykyistä tehtäväkohtaista palkkaa uuteen arviointityön tuloksista saatuun tehtäväkohtaiseen palkkaan tunnistetaan mahdolliset epäkohdat. Käytännössä tehtävät kannattaa ryhmitellä pisteryhmiin ja muodostaa niiden perustella vastaavat palkkaryhmät. Palkkaryhmittelyssä on huomioitava Ryhmien tarkoituksenmukainen lukumäärä Ryhmien oikeudenmukaiset pistevälit Palkan soveltaminen pisteryhmään Mahdollinen progressiivisuus Käytäntö on osoittanut, että ilman tarkoituksenmukaisia järjestelmiä ja työvälineitä arviointityön tulosten hyödyntäminen on erittäin haastavaa ja työlästä. Toimivilla ratkaisuilla voidaan koko prosessia ja erityisesti tulosten hyödyntämistä helpottaa ja nopeuttaa merkittävästi. Uudesta palkkaluokittelusta on aina informoitava työntekijöitä. Mikäli hekin ovat olleet prosessissa mukana alusta asti ja informaatio on esimerkiksi tässä oppaassa kuvatulla tavalla kulkenut, on todennäköisempää, että kaikki osapuolet hyväksyvät arvioinnin tulokset. Mikäli joku on mielestään kokenut vääryyttä tai epäoikeudenmukaisuutta, on olemassa kaikki edellytykset objektiivisesti ja tosiasioihin perustuen keskustella arvioinnin tuloksista ja löytää yhteinen ymmärrys osapuolien välille. Arvioinnin tulosten hyödyntäminen tasa-arvosuunnitelmassa Oikein ja huolella tehty, nykyaikaisia välineitä hyödyntävä, analyyttinen tehtävien arviointi antaa kaiken tarvittavan tiedon tasa-arvosuunnitelmaan liittyen miesten ja naisten välisiin tehtävien luokituksiin, palkkoihin ja paljastaa mahdolliset aiheettomat palkkaerot. Näillä tiedoilla voidaan tarvittaessa edelleen kehittää tasaarvoisuuden toteutumista työpaikoilla.
Analyyttinen tehtävän vaativuuden arviointi Hyödyt Haasteet Selkeä tulos tehtävän vaativuudelle Pisteytyksen avulla mahdollista objektiivisesti suhteuttaa tehtävät keskenään Erittäin vaikea manipuloida Uusien tai muuttuneiden tehtävien arviointi ja suhteuttaminen yksinkertaista Painotusten oikeudenmukaisuus ja tasapuolisuus Vaatii alkuvaiheessa / ensimmäisellä kerralla aikaa ja henkilöresursseja Pisteytys saattaa luoda mielikuvan tehtävän tärkeydestä. Jokainen tehtävä on tärkeä ja arvokas, toiset ovat vaativampia Puutteelliset järjestelmät ja työvälineet Tehtävän vaativuuden arviointi Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointi Kehityskeskustelu Tietoa meistä Paremmilla välineillä parempiin tuloksiin JopiArvio Oy on vuonna 1994 perustettu asiantuntijayhtiö, jonka ydinosaamista ovat analyyttiset tehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisten työsuoritusten arviointiprosessit sekä kehityskeskuteluja tukevat ratkaisut. Ratkaisumme koostuvat ohjelmistoista, konsultoinnista, koulutuksesta ja muista kehittämistoimenpiteistä JOPIARVIO OY HIRSALANTIE 11 02420 JORVAS WWW.JOPIARVIO,FI INFO@JOPIARVIO.FI PUH: 044-44 00 514