Klubipresidentti - Johdonmukainen ja joustava
Tervetuloa klubipresidenttienvalmennukseen! 2
107 E-piiri 6 aluetta 13 lohkoa 87 klubia 2080 lionia Moninkertaispiiri Piiri Lohkot ja alueet Klubi L MD 107 14 piiriä 929 klubia 24.343 lionia Eurooppa 9512 klubia 255.435 lionia Maailma 209 maata 46.725 klubia Yli 1.4 miljoonaa lionia 7.5 miljardia ihmistä 3
Presidentti on käyntikortti Presidentin on hyvä hahmottaa lions-järjestön rakenne ja tuntea omaa piiriä jonkin verran. Presidenttivuonna tulee lions-asioista keskusteltua myös eilionien kanssa enemmän kuin aiemmin. Perustietojen hallinta tuo keskusteluun uskottavauutta ja varmuutta. 4
Et pääse elämässä kovinkaan pitkälle, ennen kun teet jotain jonkun toisen hyväksi. Klubilla on kansainvälisen lionsklubien järjestön sisällä seurava tehtävä: - Melvin Jones TEHDÄ MAHDOLLISEKSI vapaaehtoisten palvelutyö paikkakuntiensa hyväksi, vastata humanitäärisiin tarpeisiin, rohkaista rauhaan ja edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä lionsklubien välityksellä.
6
Presidentin tehtävä pähkinänkuoressa Presidentti johtaa itsenäistä rekisteröityä yhdistystä, joka päättää omasta toiminnastaan täysin itsenäisesti noudattaen lions-periaatteita ja klubitoimintaa koskevia sääntöjä. 7
PRH / Säännöt Esko 8
Olet klubisi johtaja Mutta et ole yksin Presidenttinä olet klubin korkein hallintovirkailija. Sinulla on rajallinen valta (ei yksioikeutta päättää) ja valta tulee klubikokouksen ja sääntöjen antamalla tavalla. Toimit hallituksen puheenjohtajana ja jaat vastuun hallituksen jäsenten kanssa. 9
Lions Clubs International MD 107 Finland PRESIDENTTI HUOLEHDI että sihteerisi toimii: hoitaa hänen tehtäviinsä kuuluvat työt, kuten MYLCI jäsenrekisterin kuukausittaisen raportoinnin, tiedotteiden tekemiset, kokouskutsujen lähettämisen ym. hänelle uskotut asiat ja hoitaa ne ajallaan, että rahastonhoitajasi toimii: valvo, että rahastonhoitaja hoitaa kaikki niin kansainväliset kuin muutkin maksut ajallaan.
Presidentin toimenkuva ja tehtävät 11
12
PRESIDENTIN TOIMENKUVA JA TEHTÄVÄ SÄÄNTÖMÄÄRÄISET VELVOITTEET TÄRKEIMMÄT TEHTÄVÄT VAATIVIMMAT HAASTEET 13
Presidentin tärkeimmät sääntömääräiset velvoitteet Johtaa puhetta klubin ja sen hallituksen kokouksissa. Kutsua klubin ja hallituksen sääntömääräisiin sekä ylimääräisiin kokouksiin Nimittää klubin sääntömääräiset ja erityistoimikunnat Valvoa, että klubin vaaleista ilmoitetaan ja ne pidetään sääntöjen mukaan Tehdä yhteistyötä ja palvella piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan jäsenenä sen lohkon alueella, missä klubi sijaitsee. PNAT 14
Klubihallitus on klubin johtotiimi Harkitsee ja muokkaa kaikki klubin päätökset ja toimintamallit ennen kuin ne esitellään klubille (klubikokous) hyväksyttäväksi. Varmistaa, että klubin raha-asiat, tilit ja toiminta tarkistetaan kerran vuodessa. Hyväksyy maksettaviksi klubin laskut, pitää huolta siitä, ettei klubille muodostu velkaa. Ylläpitää vähintään kahta (2) erillistä tiliä, joilla olevia varoja vaalitaan yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitomenetelmien mukaisesti. Ei anna lupaa käyttää yleisöltä kerättyjen varojen käyttöä hallintokuluihin Sillä on valta kumota, peruuttaa tai muuttaa kenen tahansa klubin virkailijan toimenpide 15
Klubipresidentin tehtävät TOP-3 Viestintä ja tiedotus Klubin ilmapiiri Valmistelu
Tiedotus on tiedon tuottamista ja välittämistä, julkikuvan luomista... Vastaanottaja tulkitsee tiedon tavallaan Viestintä tarkoittaa kaikkea tiedonvaihtoa, vuorovaikutusta ja kulttuuria, joka tapahtuu yhteisössä Viestintä on tärkeä osa organisaation johtamista. Se tukee osallistumista ja luo positiivista ilmapiiriä. 17
Kohderyhmäkohtaista viestintää ja tiedotusta Sisäinen viestintä eli omat joukot: Epävirallinen viestintätyyli nokat vastakkain, esim kokoukset, sähköposteja, tekstiviestejä, kylän raitilla tapaamisia, some facebook yms. Virallinen viestintätyyli, pöytäkirjat, muistiot, raportit Suuri yleisö, yhteistyökumppanit: Media kehiin - lehtijutut, tiedotteet,seminaarit, työpajat, messutapahtumat, verkkosivut, some 18
Uutisia 19
Klubiviihtyvyys Motivaatio Klubin henki Klubikokoukset Palkitseminen Uuden jäsenen vastaanotto ja opastus 20
Klubiin tullaan, koska uskotaan, että sen kautta voidaan tehdä jotain konkreettista apua tarvitsevien ihmisten hyväksi Hyvin suunnatut ja toteutetut aktiviteetit ovat koko toimintamme peruspilari mielekkyys mukana olemiseen löytyy vahvimmin sieltä Mielekäs toiminta Tunne, että pystyy vaikuttamaan 21
Klubikokous vaiko klubi-ilta Lions Club Riihimäki Kristalli tavoitteenamme olisi pitää ainoastaan pakolliset vuosija vaalikokoukset sekä pikainen klubikokous klubi-illan yhteydessä maaliskuussa, jossa valitaan klubimme edustajat piirin ja liiton vuosikokouksiin. Syys-, maalis- ja toukokuun klubi-illoissa keskitymme mukavaan yhdessäoloon ja virkistäytymiseen. 22
Halu + energia = motivaatio MUISTA MOTIVOINTI - MYÖS ITSESI Tuo esille ja korosta positiivisia asioita ja aikaansaannoksia Kannusta kaikkia klubin jäseniä. 23
Kissa elää kiitoksella, entäs leijona? JAA KIITOSTA JA TUNNUSTUSTA Harkiten; älä kuitenkaan unohda tekoja ja tekijöitä Huomionosoituksilla on monia muotoja: Julkinen kiitos, presidentin diplomi, muistolahja, kiertopalkinto, Lions ansiomerkit ym. 24
Hallitukselle ja presidentille riittävät valtuudet hoitaa normaaleja rutiineita ja tehdä päätöksiä Klubikokous voi määritellä vastuurajat, joiden sisällä hallitus toimii, esim. päätösvalta tiettyyn euromäärään saakka ja/tai nimetyt tehtävät Hallituksen ja työryhmien esitykset hyvin valmisteltuina päätettäväksi tai siirrettäväksi jatkokehittelyyn 25
Pressan vaativimmat haasteet Kivaa! Rahaa! Vaikuttavuutta Lisää auttavia käsiä 26
Tunnettuus syntyy harvoin helpolla mutta sitä pitää tehdä NYT HETI ja pala palalta 13.11.2012 Maarit Kuikka, Suomen Lions-liitto ry 27
Lions Clubs International MD 107 Finland Lions Monta tapaa tehdä kivaa? Klubilaiset tarvitsevat myös jotain kivaa teatteriretkiä? viinipruuveja? ekskursioita? vuotuiset naamiaiset? suunnitteluseminaari + bileet? juhlaillalliset? yhteismatka? PRESIDENTTI on avainasemassa. Delegoi!! 28
Lions Clubs International MD 107 Finland Mistä aktiviteettituloja? Ole utelias. Googlaile. Kysele. Kopioi ideoita toisilta klubeilta ja toisista maista Julkaise itse parhaat hankkeenne Yhteisaktiviteetit (Tapiolan Talvirieha, Ruoholahden Kalaasit ym.) usein hyviä Yritysten kanssa yhdessä saa usein hienoja juttuja aikaan Kun keräät kansalta, älä kerjää; tarjoa vastinetta 29
Hyvä valmistelu hyvä käsittely Huolellinen valmistelu parantaa kaikkien lions-asioiden onnistumista Tämä koskee niin oman klubin asioita ja aktiviteetteja, kuin varainhankinnan muun sidosryhmätyön toimenpiteitä Valmistelu = yksityiskohtien tarkistamista, materiaalin valmistelua, ohjeita, selityksiä, kuvia, hintoja, numeroita, päivämääriä, lupa-asioiden kulkua, jne. Kokous on valmis tekemän päätöksiä, kun sillä on riittävästi tietoa Valmistelu on päätöksenteon helpottamista ei etukäteen päätöksen lukkoon lyömistä Presidentillä saa olla oma päätösesityksensä jos hallitus tai klubikokous kuitenkin päättää toisin on päätös hyväksyttävä ryhdikkäästi 30
Lions Clubs International MD 107 Finland Kokouksetko kuivia? 31
Kokoukset Tehokkaaseen kokoukseen sisältyy kolme erillistä vaihetta, jotka hyvä presidentti hoitaa tunnollisesti. 1. Valmistelut 2. Kokouksen vetäminen 3. Seuranta 32
Sujuva kokous Kokouksen vetäjällä tulee olla kyky toimia tilanteen johtajana tarpeen mukaan ja joskus hän joutuu selvittämään häiritseviä tilanteita kokouksen aikana. Kokouksen aikana tulisi noudattaa normaaleja käytöstapoja. Vältä poliittisia ja uskonnollisia aiheita. Niistä saa keskustella lions-tilaisuuksissa, mutta ei väitellä. Presidentti voi omalta osaltaan välttää miinakentälle astumista, kun ei aktiivisesti aloita keskustelua ko. aiheista. 33
Sujuva kokous 2 Aloita ja päätä kokous ajoissa. Noudata sovittua toimintatapaa asioiden käsittelemisessä. Varmista, että kokous kohtelee kaikkia tasapuolisesti. Kertaa sovitut asiat vielä ääneen, ennen kuin kopautat päätöksen Kohtele kaikkia kunnioittavasti ja ystävällisesti. 34
Seuranta Presidentti hyödyntää sihteeriä tai on itse aktiivinen seurannassa Seuraa kokouksessa sovittujen asioiden hoitamista - tai ota yhteyttä niihin, jotka lupasivat hoitaa asiat. Lähetä kokouksen pöytäkirja ja seuraavan kokouksen esityslista. Huomioi ja kiitä niitä, jotka auttoivat klubia ja/tai tekivät sovitut tehtävät. Seuranta ei ole jäsenten kontrollointia, vaan asioiden johtamista ja seuraavaan askeleeseen valmistautumista. 35
Presidentti ei ole herkkähipiäinen Puheenjohtajan kuuluu avata keskusteluita, tehdä ehdotuksia, kuunnella muita, kysyä mielipiteitä, muodostaa työryhmiä, tehdä päätösesityksiä Presidentti kohtaa hyväksyntää, välinpitämättömyyttä, vastustusta, ehdotuksien hylkäämistä, kannattamista, kehuja Vastoinkäymisiä ei tule ottaa henkilökohtaisina tappioina Jokainen johtaja ja puheenjohtaja kohtaa onnistumisen ja epäonnistumisen tunteita 36
Omaan virkakauteen valmistautuminen Näkyvä valmistelu alkaa jo keväällä hallituksen ja toimikuntien kokoamisella. Ota jo keväällä esille klubin säännöt, klubistrategia/klubikäsikirja ja muut klubin asiakirjat. Osallistu klubivirkailijoiden koulutukseen Keskustele nykyisen presidentin kanssa asioista, jotka tulevat jatkumaan omalla kaudellasi 37
Aseta tavoitteet virkakaudellesi Hyvät tavoitteet on selkeät, realistiset, arvokkaat ja tukevat klubin toiminta-ajatusta [joka voi olla kirjattu myös klubistrategiaan tai klubikäsikirjaan]. Tavoitteet voi kirjata myös seuraavan kauden toimintasuunnitelmaan. Päätä tavoitteet joka tapauksessa vaikka vain omaan käyttöösi. Tavoitteiden asettaminen ja olemassaolo ohjaavat toimintaasi ja valintojasi kauden aikana. 38
Te olette tulevan kauden klubikauden lions-klubipresidenttejä Johdatte ja kehitätte klubianne sen omista lähtökohdista klubin tavoitteet, toimintatavat ja sen jokaisen jäsenen huomioon ottaen Leijonilla ei ole kuninkasta eikä keisaria, vaanniillä on resitentti 26 vuotta 1 vuosi 39
Ajattelemme eri tavoin Klubi koostuu joukosta yksilöjä Meillä on oma tapamme tehdä asioita Meillä on oma osaamisalueemme ja luonteenvahvuutemme Meillä on oma verkostomme Meillä on erilaiset mahdollisuudet osallistua toimintaan Mutta meillä on yhteinen sisäinen motivaatio olla lion Leijonahenki! On meille tärkeää
Leijonahenki! Se meitä yhdistää. Mistä muodostuu klubin leijonahenki Luottamuksesta Joustavuudesta Avoimuudesta Yhteistoiminnallisuudesta Anteeksiannosta Toisen kunnioittamisesta Asioiden korjaamisesta 41
Lions Clubs International MD 107 Finland 42
Moro Mortonki vaan Leijonilla ei ole kuninkasta eikä keisaria, vaanniillä on resitentti eikä se o mikää nestemittojen loppukoe, vaan oikee ihmine, niinku kekkonenki oli, se ainaine resitentti. Niin ja kuvenöörejä. Yks kuvernööri, 2VDG ai mikä, onkse joku renaultin vanha henkilöautomalli? - 2VDG niin tässä lukee, Lumpeen Reijo oli lokakuussa viaraana näittel lioneittek kokouksessa. Se oli ollut kovasti ihmeissään näitten toiminnasta ja oli kokouksen jälkeen sanonu tälle resitentille, että se on eläissään kiertänym monen piiril lupeja ja tää teirän lupi on kyllä - top kolmen joukossa. No tähän oli tää ressa sanonu, että sitten meillä on vielä paljon parantamista. Kyllä me halutaan olla ainaski top kympissä. 14.9.2016 Tönttä ja Hoippari 43
Klubin johtaminen Menestynyt ihminen löytää oman paikkansa. Mutta menestyvä johtaja löytää oikean paikan muille ihmisille. Johtamistaidon asiantuntija John C. Maxwell 44
Lopuksi Hyvä johtaminen on yhteistyötä Johda näkyvästi esimerkilläsi Huomaa, huomioi, kuuntele, jousta Anna vastuuta ja valtuuksia Kannusta, innosta, tue ja palkitse ENNEN KAIKKEA OLE OMA ITSESI 14.9.2016 esittäjän etunimi sukunimi 45
Onks tietoo? 14.9.2016 esittäjän etunimi sukunimi 46
14.9.2016 esittäjän etunimi sukunimi 47
Lisätietoja ja apuja Hyödyllistä Lions-tietoutta, joihin voi palata pitkin vuotta. Klubin ja piirin hallintoon liittyviä ohjeita ja lomakkeita Mallisääntöjä, toimintaperiaatteita, eettisiä ohjeita Klubivirkailijoiden itseopiskelumateriaalia Klubin hoitaminen 14.9.2016 TSL 2015 48
Julkaisut: Sääntö ja ohjesäännöt LA-1 Kansainvälinen LA-2 Klubin LA-4 Piirin Klubivirkailijatiimin käsikirja Lisää ohjeita Jos et ole avannut näitä julkaisuja aikaisemmin, voit tehdä sen nyt klikkaamalla linkkejä. Tunnustuksen antamisen taito Suunnitelma vahvemmalle klubille 14.9.2016 TSL 2015 49
Lionien oppimiskeskus tarjoaa ilmaisia verkkokursseja auttamaan jäseniä kehittämään heidän johtajamistaitojaan Harkitse seuraavien kurssien suorittamista: Kokousten hallinta Erimielisyyksien ratkaiseminen Päätöksenteko Delegoiminen Lisää tietoja Lionien oppimiskeskuksesta löytyy täältä. 14.9.2016 TSL 2015 50