1 Rovaseudun lastensuojelun kehittämiskeskus hanke Liite 1. Hankkeen ohjausryhmä 16.06.2004 TOIMINTA- JA TYÖSUUNNITELMA Tarkistettu ehdotus 1. Taustaa Sosiaalialan toimintaympäristön muuttuessa on valtakunnallisella tasolla kiinnitetty huomiota sosiaali- ja terveyspalveluiden laatuun, saatavuuteen, palvelurakenteeseen, henkilöstön osaamiseen ja työoloihin. Palvelurakenteen ja toimintojen kehittämisessä keskeistä ovat alueellisesti, seudullisesti ja paikallisesti toimivat kokonaisuudet. Palvelujen monipuolinen järjestäminen edellyttää yhteistyön kehittämistä kuntien sisällä, kuntien välillä sekä kuntien ja muiden palveluntuottajien (yksityiset, järjestöt) välillä. Lastensuojelun kehittämisessä tämä tarkoittaa alueellisesti koordinoidun palvelukokonaisuuden luomista vahvistamalla seudullista ja maakunnallista yhteistyötä. (STM 2003a, STM 2003b.) Rovaseudun lastensuojelun kehittämiskeskus-hankkeen syntyhistoriaa voidaan lähteä etsimään 1990-luvun lopulta. Tammikuussa 1997 nimettiin Rovaniemen kaupungin ja maalaiskunnan yhteinen työryhmä, jonka tehtävänä oli selvittää Rovaseudun lasten ja nuorten palveluja. Työryhmän raportin jälkeen nimettiin jatkotyöryhmä, joka työsti ohjelman Rovaseudun lasten ja nuorten palvelujen kehittämiseksi. Tuolloin tehdyt selvitykset ja suunnitelmat eivät kuitenkaan ole vuosien varrella jalostuneet seudullisen yhteistyön käytännöiksi. Rovaseudun lastensuojelun palvelurakenteen pirstaleisuus ja seutuyhteistyön riittämättömyys on edelleenkin havaittu ongelmalliseksi pyrittäessä toimiviin ja laadukkaisiin lastensuojelun palveluketjuihin. Laadukkaiden palvelujen tarvetta korostaa lastensuojelun asiakkaiden määrän kasvaminen. Hankkeen käynnistymisessä on ollut vaikeuksia ja aloitus on siirtynyt vuoden 2004 tammikuuhun. Tällöin projektityössä aloitti tutkija-sosiaalityöntekijä, projektipäällikkö on aloittanut huhtikuussa. Osin tämän vuoksi tammikuussa hankkeen johtoryhmälle esiteltyä ensimmäistä toimintasuunnitelmaa on nyt käsillä olevassa suunnitelmaehdotuksessa tarkistettu mm. aikataulujen osalta. 2. Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen maalaiskunnan lastensuojelun nykytilan ja toiminnan kartoitus sekä sisällöllinen ja organisatorinen arviointi. Selvityksen ensimmäinen vaihe toteutetaan kevään 2004 aikana. Selvitystä täydennetään hankkeen edetessä. Yleistä Hankkeen tavoitteet voidaan jakaa kolmeen osatavoitteeseen, joita ovat selvitys lastensuojelun nykytilasta, seudullisen lastensuojelupalvelujärjestelmän sekä lastensuojelupalveluja tuottavan organisaation muodostaminen ja lastensuojelun työkäytäntöjen ja
2 laadunseurantajärjestelmän kehittäminen. Osatavoitteita kokoavana tavoitteena voidaan vielä pitää seudullista lastensuojelusuunnitelmaa. Hankkeen perustana toimii selvitys Rovaseudun lastensuojelun nykytilasta, minkä pohjalta lähdetään suunnittelemaan ja toteuttamaan hankkeen muita tavoitteita. Selvityksessä tarkastellaan kriittisesti ja moninäkökulmaisesti nykyistä palvelurakennetta, lastensuojelun palveluketjuja ja yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Nykytilannetta tarkastellaan ensin erikseen Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen maalaiskunnan osalta ja lopuksi tarkastelu siirtyy lastensuojelun kokonaisuuteen, jonka kunnat yhdessä muodostavat. Moninäkökulmaisuus pitää sisällään henkilöstön, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja tilastojen näkökulmaa. Myös päättäjien näkökulma tullaan huomioimaan. Tilastojen, haastattelujen, kyselyjen avulla pyritään löytämään nykyisissä prosesseissa olevia muutostarpeita. Selvittelyvaiheessa rajataan tarkastelu koskemaan varsinaista lastensuojelutyötä jättäen ennaltaehkäisevää työtä tekevien peruspalvelujen toiminnan tarkastelu pois. Varsinaisella lastensuojelutyöllä tarkoitetaan tässä yhteydessä lastensuojelun avohuoltoa, sijaishuoltoa ja jälkihuoltoa. Toki on tärkeää huomioida peruspalvelujen ja lastensuojelun yhteistyö ja sen toimivuus erityisesti ongelmien havaitsemisen ja lastensuojelun asiakkuuden syntymisen näkökulmasta. Myös lastensuojeluasiakkuuden aikana tapahtuva yhteistyö lastensuojeluasiakkaan, lastensuojelun ja peruspalvelujen välillä on syytä ottaa tarkastelussa huomioon. Henkilöstön näkökulma Henkilöstön näkökulma palvelee tiedonkeruun lisäksi myös henkilöstön sitoutumista mahdolliseen muutosprosessiin. Henkilöstöllä tarkoitetaan Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen maalaiskunnan lastensuojeluorganisaatioihin kuuluvien toimintayksiköiden työntekijöitä mukaan lukien hallinto- ja esimiestehtävissä olevat. Yhteistyö henkilöstön kanssa on aloitettu yhteisillä palavereilla erikseen Rovaniemen kaupungissa ja Rovaniemen maalaiskunnassa. Tarkoituksena on ollut kuulla henkilöstön käsityksiä lastensuojeluprosessin ja järjestelmän toimivuudesta, hyvistä käytännöistä ja pulmakohdista. Tärkeänä jo olemassa olevana Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen maalaiskunnan lastensuojelun yhteistyömuotona tarkastelussa on mukana poliisilaitokselle sijoitetun sosiaalityöntekijän näkökulma. Menetelmänä on käytetty alkuvaiheessa haastatteluja ja kyselyä. Myöhemmin syksyllä paneudutaan konkreettisemmin työprosessien sujuvuuteen ja laatuun mallintamalla nykykäytäntöjä. Asiakkaiden näkökulma Asiakas ja perhe ovat lastensuojelutyössä tärkeimmät ja ensisijaisimmat yhteistyökumppanit. Toimiva yhteistyösuhde on laadukkaan ja tuloksellisen lastensuojelutyön kulmakiviä. Lastensuojelun asiakkaiden näkökulman esille tuominen pitää sisällään kaksi tasoa. On tärkeä selvittää asiakkaana olevan lapsen tai nuoren näkökulma häntä koskevaan työskentelyprosessiin. Toisaalta on tärkeä selvittää myös asiakkaana olevan lapsen perheen näkökulma lastensuojeluun.
3 Tavoitteena oli jo kevään kuluessa toteuttaa asiakashaastatteluja opiskelijaharjoittelijoiden toimesta. Tämä toteutui vain osittain, muutama asiakashaastattelu saatiin suoritettua. Koska palvelun laadun ja sisällön kehittämisen kannalta asiakkaan kokemusten ja näkemysten esille saaminen on ensiarvoisen tärkeää, on tarkoitus kesän ja syksyn kuluessa jatkaa asiakashaastatteluja. Myös työskentelyprosessien mallintamiseen on tarkoitus saada asiakas mukaan. Asiakkaan näkökulman esille tuomisessa on erityisesti huomioitava se, että vastaajiksi/ osallistujiksi eivät valikoidu pelkästään kielteisesti tai pelkästään myönteisesti lastensuojeluun suhtautuvat asiakkaat. Asiakasnäkökulman esilletuomiseksi voidaan myöhemmässä vaiheessa muodostaa myös ryhmä/ryhmiä, joissa asiakkaat voivat käydä asiakkuuteensa liittyvää keskustelua työntekijöiden, hallinnon ja päättäjien kuullen. Yhteisyökumppaneiden näkökulma Lastensuojelutyössä erityisesti asiakkaan mutta myös kuntaorganisaation näkökulmasta palvelujen koordinointi ja sitä kautta tarkoituksenmukaisimman palvelun löytyminen ovat tärkeitä asioita. Tuotteistamisen ja kilpailuttamisen prosesseissakin on tärkeä tunnistaa ja määritellä tarvittavat palvelut sekä eri palveluntuottajien mahdollisuudet tuottaa tarkoituksenmukaisia palveluja. Keskeinen kysymys onkin se, saavatko lapset, nuoret ja heidän perheensä tarpeitaan vastaavaa palvelua ja toimiiko palveluntuottajan, kunnallisen lastensuojelun ja asiakkaan välinen yhteistyö. Yhteistyökumppanit voidaan tässä yhteydessä jakaa kolmeen luokkaan. Kunnallisten peruspalvelujen (esim. koulu, neuvola) merkitystä lastensuojelussa voidaan tarkastella ongelmien havaitsemisen ja asiakkaaksi valikoitumisen sekä lastensuojeluasiakkuuden aikaisen tuen tarjoamisen kautta. Erityispalvelujen rooli voi liittyä lastensuojelun tarpeen arviointiin, mutta myös lastensuojelullisten ongelmien havaitsemiseen ja asiakkaaksi valikoitumiseen sekä lastensuojelullisen tuen tarjoamiseen. Kolmantena tasona yhteistyökumppaneiden näkökulmassa ovat lastensuojelupalveluita tuottavat järjestöt ja yritykset sekä sijais- ja tukiperheet. Menetelmänä käytetään haastatteluja, kyselyjä sekä yhteistyökumppaneiden ja lastensuojelun välisten yhteistyöprosessien mallintamista. Tilastot Lastensuojelun nykytilanteen selvittelyssä käytetään apuna Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen maalaiskunnan keräämiä tilastoja lastensuojeluasiakkuuksista, käytetyistä palveluista, kustannuksista ym. Vertailutietoa koko maahan ja samankokoisiin kuntiin saadaan Sotka-tietokannasta. Vertailutiedoista johtopäätösten teko edellyttäisi tarkempaa analyysia myös vertailukuntien lastensuojelutarpeista ja niiden taustoista. Kysymysten ja pohdintojen herättäjänä vertailua voi kuitenkin käyttää. Kokonaisuus Edellä mainituista osa-alueista rakennetaan lastensuojelun nykytilannetta kuvaava kokonaisuus, jossa näkyvät niin pulmakohdat kuin hyvin toimivat käytännötkin. Tilannetta tarkastellaan ja kuvataan Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen maalaiskunnan osalta sekä erillisinä
4 kokonaisuuksina että yhteisenä kokonaisuutena yhteisen palvelujärjestelmän tai yhteisen organisaation mahdollisuuden näkökulmasta. Selvittelyvaiheen tuloksista on kirjoitettu kevään aikana ensimmäinen raportti. Selvitystä varten tietoja koottaessa nousi esiin tietojen kirjaamisten ja tilastoinnin ongelmat ja puutteet. Myös itse työprosessin tarkempi analyysi mallinnusta apuna käyttäen edellyttää paneutumista ja enemmän aikaa. Selvitystä on tarkoitus täydentää hankkeen edetessä, kun asiakasprosessien mallinnus, asiakashaastattelut ja palvelurakenteen tarkempi arviointi on toteutettu. 3. Muutoksen tarpeen arviointi ja muutoksen valmistelu Toteutetaan keväästä 2004 alkaen jatkuen syksyyn 2005. Tähän vaiheeseen kuuluvia toimintoja ovat henkilöstön sitouttaminen muutokseen, uuden organisaatiorakenteen hahmottaminen sekä palvelujen tuotteistamisen ja laadunseurantajärjestelmän kehittämisen alkuun paneminen. Muutoksen tarpeen arvioinnin ja muutoksen valmistelun vaiheessa analysoidaan nykyisiä työkäytäntöjä mallintamista apuna käyttäen, etsitään ja kokeillaan uusia työmenetelmiä, joita myös tehdään mallintamalla näkyviksi. Henkilöstö muutosprosessin toteuttajana Henkilöstön sitouttaminen muutosprosessiin ja mukanaolo toteuttajana muutoksessa lähtee jo nykytilanteen selvittämisvaiheesta tuomalla henkilöstön näkökulmaa esiin. Henkilöstö on mukana työyksiköittäin ja erilaisin ryhmäkokoonpanoin tuottamassa tietoa muutosprosessia varten, ideoimassa ja toteuttamassa muutosta. Nykytilanteen selvityksen kautta tulleen tiedon perusteella on suunniteltu henkilöstölle lastensuojelun kehittämiseen ja muutoksen hallintaan liittyvä koulutuksellinen ja työnohjauksellinen tuki. Kehittämisen tuki tulee käsittämään koko henkilöstön yhteisen osion sekä ryhmittäin eriytetyn osion. Tarkoituksena on muodostaa ryhmät konkreettisten asiakasprosessien pohjalta siten, että samaan ryhmään tulee saman asiakkaan asiassa työskennelleitä mahdollisesti kummastakin kunnasta ja järjestöistä. Näin saadaan jo lähtökohdaksi yhteistyö eri toimijoiden kesken. Ensimmäisessä vaiheessa mallinnetaan toteutuneet prosessit käyttäen apuna ProcessGuide ohjelmaa ja malleja arvioidaan kriittisesti kehittämistarpeiden näkökulmasta. Asiakas pyritään saamaan mukaan ainakin osittain arvioimaan toteutunutta ja toteutettavaa prosessia yhdessä työntekijöiden kanssa. Yhteisissä teemaseminaareissa tullaan huomioimaan myös laajemmin yhteiskunnallisen muutoksen sekä lapsen ja perheen aseman muutoksen näkökulmat. Kehittämistyön suunnittelussa ja toteuttamisessa tehdään yhteistyötä Lapin Yliopiston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun kanssa sekä muiden konsultti- ja koulutustahojen kanssa. Kehittämistyön kuluessa paitsi mallinnetaan, analysoidaan ja arvioidaan olemassa olevia käytäntöjä, myös ideoidaan ja selvitetään uusia yhteistyökäytäntöjä ja organisointimahdollisuuksia. Tavoitteena kaiken kaikkiaan on laadukkaan lastensuojelun palveluprosessin ja järjestelmän kehittäminen. Kehittämisen tukirakenne on kuvattuna liitteessä.
5 Palvelujen tuotteistaminen ja laatujärjestelmän kehittäminen Tuotteistaminen ja laatujärjestelmän kehittäminen liittyvät sekä itse tuotettaviin että ostettaviin palveluihin. Lastensuojeluorganisaation tulee kyetä määrittelemään sekä itse tuottamansa että ostamansa palvelut. Kaikkien palveluiden laatua on myös kyettävä valvomaan. Tuotteistaminen aloitetaan lastensuojelun ostopalveluista. Tuotteistaminen ja laatu liittyvät tuotteiden sisältöön, asiakasprosesseihin, kustannuksiin, prosesseihin käytettävään aikaan, työn tuloksiin ym. Tuotteistamisessa ja laatujärjestelmän kehittämisessä käytetään apuna jo olemassa olevia mittareita sekä atk-järjestelmiä. Tässä yhteydessä hyödynnetään myös Rovaniemen kaupungin osallistumista lastensuojelupalvelujen kilpailuttamiskoulutukseen ja Rovaniemen maalaiskunnan ohjaus- ja budjetointijärjestelmän kehittämisestä saatavaa tietoa. 4. Uuden organisointi- ja laatujärjestelmän kokeilu ja käyttöönotto. Aloitetaan v. 2005 Hankkeen aikana suunnitellaan lastensuojelun seudullista organisaatiota toiminnan asettamien vaatimusten näkökulmasta. Etukäteen ei aseteta valmiiksi tavoitteeksi jotain tiettyä organisaatiorakennetta. Aikataulullisista syistä ei kokonaan uutta toimintajärjestelmää tai organisaatiota saada otettua käyttöön v. 2005 aikana. Asiassa voidaan edetä vaiheittain. Organisatorisista linjauksista olisi kuitenkin sovittava ts. mitä lastensuojelupalveluja tarvitaan ja miten ne tuotetaan, mitä tuotetaan itse, mitä ostetaan muilta palveluntuottajilta. Päätöksenteon pohjaksi erilaisten vaihtoehtoisten organisointimallien vertailua tullaan tekemään ryhmätyöskentelyyn liittyen syksystä 2004 alkaen. Mikäli kunnat yhdistyvät, selkeyttää se päätöksentekoa rakenteen osalta. Yhteistyötä voidaan lisätä vaiheittain jo vuoden 2005 aikana jonkun lastensuojelun tehtäväkokonaisuuden osalta. Uusien työskentelymenetelmien ja toimintatapojen käyttöönoton yhteyteen liitetään myös niiden mallintaminen ja laadunseuranta. Erityisesti kiinnitetään huomiota palveluketjujen ja prosessien kriittisten kohtien arviointiin. Näin myös uusi laatujärjestelmä voidaan ottaa vaiheittain käyttöön. 5. Projektin prosessien seuranta, arviointi ja raportointi. Toteutetaan 2004 2005 Projektin kuluessa suoritetaan jatkuvaa arviointia. Arviointi voidaan jakaa kahden eri pääprosessin arviointiin. Projektin arviointi toteutetaan itsearviointina ja tähän pyritään saamaan tuki ja ohjaus Lapin yliopistolta. Projektin arvioinnista huolehtii projektipäällikkö. Toisena arviointikohteena on projektin sisältö eli lastensuojelun toimintaan liittyvät prosessit ja niissä mahdollisesti tapahtuvat muutokset. Tästä arviointiosuudesta vastaa tutkija-sosiaalityöntekijä. Projektin toimeksiannossa eräänä osa-alueena on lastensuojelun laadunseurannan kehittäminen. Arvioinnissa on siis otettava huomioon lastensuojeluprosessien laatu. Prosessin laatu voidaan jakaa eri asiakastyön vaiheissa tekniseen ja toiminnalliseen laatuun, mikä puolestaan voidaan pilkkoa organisaatio- ja työntekijätasoisiin ulottuvuuksiin. Tekninen laatu organisaatiotasolla tarkoittaa palvelun saatavuutta, organisaation työnjakoa, vastaanottotiloja ja teknisiä työvälineitä. Työntekijätasolla tekninen laatu tarkoittaa ammattitaitoa (esim. työmenetelmien hallintaa). Toiminnallinen laatu organisaatiotasolla liittyy organisaatiokulttuuriin ja organisaation ihmiskuvaan. Työntekijätasolla toiminnallinen laatu liittyy vuorovaikutustaitoihin, asiakkaan kohteluun, etiikkaan ja ihmiskuvaan. (Kallinen-Kräkin 1997, 24-26.)
6 Lastensuojeluun liitettynä laatua koskevia kysymyksiä ovat esim. lastensuojelun asiakkaaksi valikoituminen ja lastensuojeluasiakkuuden syntyminen, vuorovaikutus asiakkaiden kanssa, asiakkaan äänen kuuluminen, asiakkaan tarpeisiin sopivien palvelujen löytyminen, yhteistyö eri tahojen kanssa, palveluketjun, organisaation ja päätöksenteon toimivuus, dokumentointi ja tuloksellisuus. Arvioinnin välineenä voidaan käyttää ryhmätilanteita, joissa eri ryhmät (asiakkaat, työntekijät, hallinto, päättäjät) voivat vuorollaan käydä refleksiivistä keskustelua toistensa kuullen. Tutkimuksessa ja arvioinnissa voidaan hyödyntää tutkija-sosiaalityöntekijän henkilökohtaista, asiakastyönprosesseihin liittyvää tutkimusintressiä ja sitä kautta mahdollisesti saatavaa ohjausta. Arvioinneista ja tutkimuksista tullaan julkaisemaan omat loppuraporttinsa. Tarvittaessa julkaistaan myös aihekohtaisia osa- ja väliraportteja. Toimintasuunnitelman täsmentäminen Hankkeen edistyessä toimintasuunnitelmaa tullaan täsmentämään osa-alueittain ja vaiheittain. Ohjausryhmän tehtävänä tulee olemaan hankkeen sisällöllinen ohjaaminen ja eri vaiheiden arviointi ja uudelleen suuntaus. Toimintasuunnitelman täsmentämisen rinnalla tuotetaan esimerkiksi laatua, tuotteistamista ja organisointia koskevaa materiaalia hankkeen eteenpäin viemiseksi ja päätöksenteon pohjaksi.