Tapahtumaprojektin taloushallinta 1
Tapahtumaprojektin taloushallinta taloudellisesti itsenäinen projekti tavoitteena toteuttaa tapahtuma mahdollisimman edullisesti ja laadukkaasti Osa-alueet kustannusarviointi tapahtuman talousarvio aikataulun ja kustannusten optimointi kassavirtalaskenta kustannusraportointi ohjauspäätökset jälkilaskenta 2
Kustannusarviointi kustannusten minimointi ei ole koskaan projektin ensisijainen tavoite kustannukset suhteutettava hyötyihin muistettava lopputuloksen sisällöllinen ja laadullinen taso 3
Budjetoinnin perusteet Miksi budjetoida? osa kokonaissuunnittelua vaikutetaan kehitykseen ohjaamalla sitä positiiviseen suuntaan varaudutaan ennakolta negatiivisiin kehitystekijöihin ja estetään niiden vaikutukset pystytään reagoimaan nopeasti muutoksiin 4
Budjetoinnin perusteet Miksi budjetoida? ohjaamisen, valvonnan ja kehittämisen väline Vaiheet: 1. toimintasuunnitelma 2. talousarvio rahoitussuunnitelma budjetit 3. tilinpäätös 4. toimintakertomus 5
Budjetoinnin perusteet Talousarvion laadinnan perustana ovat: toimintasuunnitelmassa esitettyjen toimenpiteiden rahallisten vaikutusten arviointi mahdollisten edellisten vuosien tilinpäätösten avulla arvioitu tulojen ja menojen kehitys tulevana kautena 6
Budjetoinnin perusteet Käytännön vinkkejä arvioi tulot alakanttiin ja menot yläkanttiin arvioi kävijämäärät/lipputulot reilusti alakanttiin ota selvää hinnoista älä arvaile, vaan tiedustele hintoja, vertaile tai lähetä tarjouspyyntöjä älä perusta tuloja liikaa apurahojen varaan (pyri tasapainoiseen tulonmuodostukseen) aloita rahoituksen suunnittelu ajoissa apurahat ja sponsorointi toimintavuotta edeltävänä vuonna 7
Rahoituksen lähteet 1. Organisaation oma rahoitus 2. Tapahtuman tuotot pääsylipputulot myyntipaikkatulot 3. Ulkopuoliset lähteet avustus/tuki (ks. diat 25-35) tappiontakaus sponsorit Lähde: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus 8
Budjetoinnin perusteet Tapahtuman taloussuunnittelun vaiheet: 1. Raamibudjetti 2. Osabudjetit 3. Kokonaisbudjetti Opintokeskus Kansalaisfoorumi 9
Budjetoinnin perusteet Raamibudjetti Raamibudjetilla varmistetaan rahoitus. Mistä pääasiallisin tulo tapahtuman rahoittamiseksi saadaan. Onko kyse hankerahoituksesta, yhteistyökumppanuudesta, julkisista avustuksista vai omalla toiminnalla rahoittamisesta (pääsylippu- ym. myyntituotoista). Opintokeskus Kansalaisfoorumi 10
Budjetoinnin perusteet Raamibudjetti Tulot Kulut pääsylipputulot yhteistyökumppanit (yksityiset ja julkiset) omarahoitus palkat ja palkkiot markkinointikulut muut järjestelykulut YHTEENSÄ YHTEENSÄ Opintokeskus Kansalaisfoorumi 11
Raamibudjetti (esimerkki) Menot esiintyjät 11150 palkat/palkkiot 9400 tekniikka ja materiaalit 5030 markkinointi 6100 muut 2000 Tulot Yhteensä 33680 pääsylipputulot 5580 avustukset 15400 yhteistyökumppanit 12200 myyntipaikkatulot 500 Yhteensä 33680 12
Budjetoinnin perusteet Osabudjetit Osabudjetit tulevat työryhmien laatimista taloussuunnitelmista. Mitä tuottoja ja kuluja kunkin työryhmän suoranaisesta toiminnasta (suunnittelu ja toteutus) aiheutuu. Työryhmän lopullisena tuloksena voi olla oman tehtäväalueen organisoinnin lisäksi myös taloudellinen tulostavoite. Opintokeskus Kansalaisfoorumi 13
Osabudjetti Markkinointi Lehtimainokset 2 000 Julisteet ja esitteet 2 400 Postitus 300 Radiomainos 600 AD 200 Muut 600 yhteensä 6 100 14
Budjetoinnin perusteet Kokonaisbudjetti Kolmannessa vaiheessa tapahtuman talousvastaava kokoaa työryhmien osabudjetit yhteen. Niistä muodostuu tapahtuman kokonaisbudjetti. esimerkki (Seikkisrockin budjetti löytyy kurssin verkkosivuilta) 15
Budjetoinnin perusteet Talousarvion hyväksyminen 1. projekti projektin johtoryhmä hyväksyy projektin asettajan antamissa raameissa 2. yhdistys hyväksytään sääntöjen määräämällä tavalla yhdistyksen kokouksessa tai muussa vastaava päätäntävaltaa käyttävässä elimessä 3. yritys vaihtelee eri yritysmuodoissa 16
Budjetointi Budjettikausi aika Tapahtuman ylin johto määrittelee budjetin perusteet Osaprojektien vastuuhenkilöt laativat ja yhteen sovittavat oman vastuualueensa tulo- ja menobudjetit Laaditaan koko tapahtumaa koskevat rahoitusennusteet Budjettien toteutumista seurataan kirjanpidon avulla ja tehdään tarpeellisia korjaavia toimenpiteitä Jälkilaskenta Budjetit hyväksytään 17
Rahoitussuunnitelma Tulojen ja menojen aikataulutus rahoitussuunnitelman avulla (kustannusohjaus) milloin rahaa on suunniteltu menevän ja tulevan mikä on kassan suuruus kullakin hetkellä yleensä menoja tulee ennen tuloja onko omaa rahaa esim. aikaisemmista tapahtumista onko saatu ulkopuolista rahoitusta (laina, avustus, sponsori ) 18
Rahoitussuunnitelma aikataulun tekeminen siitä, mihin tulot ja menot ajoittuvat esim. kalenteritaulukkoon 19
Taloushallinto Talousarviosta taloushallintaan taloushallinnon järjestäminen vastuut ja seuranta talousvastaava kirjanpito muutoksiin reagointi (vrt budjetti) maksuliikenne, rahoitus ja raportointi käteiskassa, pankkitilit raportointi säännöllisesti poikkeamat/muutokset 20
Jälkipyykki Toteuma ja arviointi toimintakertomus/loppuraportti + tilinpäätös arvioidaan budjetin toteuma kustannukset tuotto ja kate rahoitus rahoitussuunnitelman arviointi johtopäätökset ja toimenpideehdotukset 21
Budjettipohjia Teatterituotanto: http://www.like.fi/tuottajanopas/ Tapahtumatuotanto: http://www.kansalaisfoorumi.fi/sivu.php?artikkeli_id=37 22
Kulttuuritapahtuman rahoitus tietoa apurahoista http://www.saatiopalvelu.fi (säätiöt) http://www.turku.fi/kulttuuri (Turku) http://www.vstaide.fi (Läänin taidetoimikunta) http://www.makupalat.fi (taiteet/kulttuuriyleistä/apurahoja) http://www.minedu.fi/opm/avustukset/?lang=fi (OPM) http://www.taiteenkeskustoimikunta.fi/ 23
Kulttuurin rahoitus Tietoa sponsoroinnista Tarinapeliä. sponsorin käsikirja. Erkki Alaja & Christina Forssell Pekka Oesch: Kulttuurin sponsorointi ja yritysyhteistyö. Agentin rooli sponsoroinnissa http://tutkielmat.uta.fi/pdf/gradu00536.pdf Neste Oil: sponsrointi http://www.nesteoil.fi/default.asp?path=35,52,62,2317 24
Apurahan hakeminen kuinka teen hyvän hakemuksen 25
APURAHAN HAKUPROSESSI 1. LÄHTÖKOHTIA Mitä varten ja miksi haetaan? Selkeä idea Rahoituksen tarve Toimintasuunnitelma taloussuunnitelma Mistä haetaan Paikallinen / alueellinen /kansallinen /kansainvälinen? Mikä taiteen/kulttuurinala? Tavoitteet ja vaikuttavuus 26
APURAHAN HAKUPROSESSI 2. HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Lue hakuilmoitus tarkkaan Täytätkö hakuehdot? Hakuaika Mistä/miten saa hakulomakkeita Lisätietoja Hanki hakulomakkeita (väh. 2 kpl) Tilaa Nouda 27 Imuroi netistä
APURAHAN HAKUPROSESSI 2. HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Tutustu lomakkeensa ja hakuohjeisiin Selvitä tarvittavat liitteet Jos epäselviä kohtia, niin soita/meilaa ja kysy! Tee luonnos Hanki liitteet ja suositukset Täytä lomake huolellisesti 28
APURAHAN HAKUPROSESSI HANKKEEN ESITTELY / TYÖSUUNNITELMA Pyri selkeyteen ja ytimekkyyteen Jäsentele Liitteeksi valokuvia, näytteitä, lehtileikkeita, videoita (jollei toisin mainita) Sisältää 1. Taustan, tavoitteen ja merkityksen 2. Suorituspaikan 3. Aikataulun 4. Talousarvion 5. Markkinointisuunnitelman 6. Muut erikseen vaadittavat asiat 29
APURAHAN HAKUPROSESSI LOPUKSI Tarkista lomake Päiväys ja allekirjoitus Osoite Liitteet Lähetä hakemus ajoissa 30 Postileima vai perillä?
Hyvä hakemus Varsinais-Suomen taidetoimikunta www.vstaide.fi 31
Hyvä hakemus Kilpailee muiden hakemusten kanssa! Laadittu ohjeiden mukaan huolellisesti ja selkeästi Antaa oleelliset tiedot 32
Sisällölliset kriteerit Taustalla taide- ja kulttuuripoliittiset tavoitteet ja ohjelmat Taidetoimikunta korostaa taiteellisen työn laatua ja tuotannon rakenteen toimivuutta ja vaikuttavuutta 33
Sisällölliset kriteerit Laatu, kärkituoteajatus Mielenkiintoisuus Moniarvoisuus Ainutlaatuisuus, alueellinen kulttuuriidentiteetti Monikulttuurisuus 34
Tuotannolliset kriteerit Tuotantosuunnitelman uskottavuus hankkeen toteutumisen kannalta Hankkeen koon ja rahoituspohjan tasapaino ja monipuolisuus Rakenteellisuus, sitoutuminen ja jatkuvuus Yhteistyö ja verkostot Sitoutuminen Kaikkien toimijoiden hyötyminen Uusi asiantuntemus, toimintamallit ja vaikutteet Eri maiden ja alueiden keskeinen taiteen ja kulttuurin tuntemus Vahvojen osaamisalueiden vienti ja tunnetuksi tekeminen 35