Tik Ohjelmistoprojektien Hallinta. Luento 6 Projektin ohjaus TKK

Tik-76.612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 6 Projektin ohjaus TKK 4.4.2002

Luennot ja projekti synty suunnittelu käynnistys ohjaus päätös operointi Ti 12.3 To 14.3 Ti 19.3 To 21.3 Ti 26.3 To 4.4 Ti 9.4 To 11.4 Ti 16.4 Ti 18.4 To 23.4 Kurssin aloitus Projektin synty Projektisuunnitelma Projektin käynnistäminen Työmäärien arviointi Projektin ohjaus Projektihallinnan työkalut Projektien erilaisuudet Laadunohjaus ja leadership Projektin päättäminen Ohjelmistotuoteliiketoiminta 2

Projekti Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Tuki ja / tai linja-organisaatio Projekti synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla ohjaus 3

Luennon tavoite Projektin ohjaus -osuuden tarkoituksena on antaa opiskelijalle hyvä kuva siitä, miten projektia seurataan ja ohjataan. Lisäksi pyritään saamaan hieman kuvaa projektin raportoinnista eri tahoille sekä riskien hallinnan menettelytavoista. 4

Projektin ohjaus Sisällysluettelo Edistymisen seuranta tietojen keruu numeerinen seuranta earned value muu seuranta Edistymisen raportointi Toimenpiteet Riskien hallinta 5

Edistymisen seuranta Kyllähän meitä toki kiinnostaa, miten projekti menee, mutta oikeastaan seurannan tarkoitus on ohjauksen mahdollistaminen täytyy tietää missä ollaan, jotta voidaan reagoida oikein ja varmistaa että pääsemme perille Tosiasioiden tunnustaminen on viisauden alku J. K. Paasikivi seurata = control / monitor ohjata = control/ manage / direct 7

Edistymisen seuranta Okei, tämä on taustapeiliin katsomista, mutta tämän auton tuulilasi on peitetty ja kyllä silloin taustapeili on merkittävästi parempi kuin täydellinen pimeys T. K. Lehtimäki 8

Projektin seuranta Tee budjetti Suorita Kerää Kerää tietoa tietoa Vertaa Vertaa toteumaa budjettiin Analysoi ja ja raportoi Toimenpiteet Suunnittele projekti/ Päivitä Päivitä suunnitelmaa 9

Tietojen keruu tuntiraportti kokoukset/palaverit muu seuranta 11

muutos tuntiraportti tyypillisesti viikoittain tehdyt tunnit per tehtävä tehtävien valmiusaste ETC = estimate to complete = arvio työn loppuunsuorittamiseen tarvittavasta ajasta voi liittyä palkanmaksuun (ylityöt) 12

Esimerkki tuntiraportista Actual Estimate Res Name Start End Status To-Dateto CompleteAbbr Mo 23 1 Ikkunoiden GUI 1.1.1.1 Module 2, ikkuna 10 9.8.1999 23.12.1999 Strt 290,5 53,0 TILE 1.1.1.2 Module 1, ikkuna 7 9.8.1999 23.12.1999 Strt 32,0 9,0 TILE Tu 24 October 2000 We 25 Th 26 Fr 27 Sa 28 Su 29 Week Total Kuluneen viikon tunnit Arvio loppuunsaattamiseen tarvittavasta ajasta 13

Kokoukset ja palaverit projektikokous / tiimipalaveri kvalitatiivinen tilanne edistyminen ongelmat katsotaan eteenpäin: mitä seuraavaksi 14

Muu seuranta laatu osaaminen ohjaus ja tukeminen projektin/ asiakkaan henkilöiden kuuleminen 15

Numeerinen seuranta: esim BUD = budjetoidut tunnit, ie alkuper. arvio lopputulemasta PLAN = suunniteltu työtuntien kertymä kyseisenä ajankohtana ATD = tehdyt työtunnit (Actual To Date) ETC = arvio jäljellä olevista tunneista (Estimate To Complete) EAC = päivitetty arvio lopputulemasta (Estimate At Completion) (EAC = ATD + ETC) Terminologia saattaa hieman vaihdella, esimerkiksi: BAC = Budget At Completion ETG = Estimate To Go BUD = budjetoidut tunnit = baseline 17

Esimerkkiprojekti 5 viikkoa yksi tekijä 4 moduulia koodataan budjetti 40 h Esimerkki: Viikko 31 (PROGRESS31-LN.XLS) 18

Esimerkkiprojekti - vko 32 aloitettu kaikki tehtävät tehty 8 h EAC = budjetti Esimerkki: Viikko 32 (PROGRESS32-LN.XLS) 19

tehty 8 h EAC = budjetti Esimerkkiprojekti - vko 33 Esimerkki: Viikko 33 (PROGRESS33-LN.XLS) 20

Esimerkkiprojekti - vko 34 tehty 8 h ETC laskenut vaan 2h vain 2 h hyötyä 8 h työstä Esimerkki: Viikko 34 (PROGRESS34-LN.XLS) 21

ylitöitä / apujoukkoja tehty 14 h ETC pienentynyt 14h Esimerkkiprojekti - vko 35 Esimerkki: Viikko 35 (PROGRESS35-LN.XLS) 22

Esimerkkiprojekti - vko 36 hyvä viikko tehtiin 8 tunnin työ 7 tunnissa kaikki valmiiksi Esimerkki: Viikko 36 (PROGRESS36-LN.XLS) 23

Esimerkkiprojekti edellä oleva esimerkki oli satua! oikeasti ETC aliarvioidaan loppuun asti ja aikataulut eivät pidä! 24

Tyypillinen kulku tehdään suunnitellun pituisia päiviä EAC = budjetti alussa: ETC = budjetti tehdyt tunnit loppua kohden: ETC rupeaa lähestymään nollaa Ihmisen halu luottaa itseensä on suuri! Esimerkki: Tyypillinen projekti (Typical PROGRESS-LN.XLS) 25

ETC lähestyy nollaa ETC aika 26

Ei ETCtä ollenkaan käytössä Vielä pahempi tilanne Esimerkki: No ETC (No ETC-LN.XLS) 27

Mitä avuksi? Tarvitaan toisenlainen seuranta: Earned Value 28

Earned Value Earned Value = BUDGETED COST OF WORK PERFORMED = LUOTU ARVO (?) Ilmaisee loppuunsaatettujen tehtävien arvon niihin budjetoiduilla kustannuksilla, eli työtunneilla. (= / > / < toteutuneet tunnit) 29

Miksi Earned Value? Toteutuneet tunnit (ATD) kertovat paljonko on käytetty budjettia, mutta ne eivät kerro, missä tilanteessa ollaan työmäärän suhteen. Toteutuneet tunnit (ATD) eivät kerro, paljonko työstä on prosentuaalisesti valmistunut. ETCt eivät ole luotettavia ATD ja ETC eivät kerro, ollaanko niin tehokkaita kuin oli suunniteltu. Vertaamalla suunniteltua työtuntien kertymää (PLAN) ja toteutuneita tunteja (ATD), ei voida tietää, onko tilanne hyvä vai ei. Tyypillinen projekti (Typical PROGRESS-LN.XLS) 31

Auttaa selvittämään: Miksi Earned Value? Missä tilanteessa ollaan työmäärän suhteen, paljonko työstä on prosentuaalisesti valmistunut? Onko työstä saatu kyseisenä hetkenä valmiiksi yhtä paljon kuin oli suunniteltu saatavan? Ollaanko niin tehokkaita kuin oli suunniteltu, eli onko tehdyllä tuntimäärällä saatu aikaiseksi yhtä paljon kuin oli suunniteltu saatavan? Onko hyvä vai huono asia, että totetuneet kustannukset ovat pienemmät kuin kyseiseen hetkeen budjetoidut kustannukset? (Tätä varten täytyy tietää, onko työstä saatu tehtyä yhtä paljon kuin oli suunniteltu saatavan kyseiseen hetkeen mennessä.) Ja... ETCt saadaan luotettavammiksi, tai niitä ei tarvita ollenkaan. 32

Miksi Earned Value? Artikkeli: 1. Uniform unit of measure 2. Consistent methodology 3. Basis for cost performance analysis 33

Miksi Earned Value? Artikkeli: 1. Uniform unit of measure: -> voidaan yhdistää ja verrata erilaisten työsuoritusten etenemistä 2. Consistent methodology: -> erilaisten töiden suorittajat voivat kertoa sen avulla työn etenemisestä 3. Basis for cost performance analysis: -> voidaan tarkastella onko suoritettujen töiden tekemiseen mennyt enemmän tai vähemmän aikaa kuin oli budjetoitu 34

Milloin / Miten Earned Value? Voidaan käyttää, jos projektissa tehdään määriteltyjä tehtäväkokonaisuuksia. Tehtäväkokonaisuuksien ei tulisi olla suurempia kuin 80 tuntia Älä laske Earned Value arvoon kuin valmiit tehtäväkokonaisuudet, koska keskeneräisistä tehtäväkokonaisuuksista ei voi tietää varmasti, paljonko vielä vaativat aikaa. Ainoastaan valmiit tehtäväkokonaisuudet eivät kerrytä enää tunteja! 35

Earned Value Time Now BUDGET/ PLAN/ BASELINE (BCWS) Hours EARNED VALUE (BCWP) Possible causes? Time 36

Earned Value Time Now BUDGET/ PLAN/ BASELINE (BCWS) Hours EARNED VALUE (BCWP) Possible causes: - team is working overtime - team may be too schedule focused and may be ignoring cost and other measures Time 37

Earned Value Time Now BUDGET/ PLAN/ BASELINE (BCWS) Hours EARNED VALUE (BCWP) This example illustrates a positive/ negative condition? Time 38

Earned Value Time Now BUDGET/ PLAN/ BASELINE (BCWS) Hours EARNED VALUE (BCWP) This example illustrates a positive/ negative condition? - positive from schedule point of view - from cost point of view? Actual costs (hours) measure is still needed!! Time 39

Elements of Earned Value method (part 1) BCAC = Budgeted Cost At Completion BCWS = Budgeted Cost of Work Scheduled ACWP = Actual Cost of Work Performed BCWP = Budgeted Cost of Work Performed ETC = Estimate To Complete EAC = Estimate At Completion The project management practitioner should be familiar with this alphabet soup. - Tammo T. Wilkens: 40

Elements of Earned Value method BCAC = Budgeted Cost At Completion (BUD, baseline) BCWS = Budgeted Cost of Work Scheduled (PLAN) ACWP = Actual Cost of Work Performed (ATD) BCWP = Budgeted Cost of Work Performed ETC = Estimate To Complete EAC = Estimate At Completion 41

Earned Value Elements BASELINE (BCAC) Time Now SCHEDULE (BCWS) Hours EARNED VALUE (BCWP) ACTUAL COSTS (ACWP) This example illustrates a positive condition: - ahead of schedule - under budget Time 42

Earned Value Elements BASELINE (BCAC) Time Now SCHEDULE (BCWS) Hours EARNED VALUE (BCWP) ACTUAL COSTS (ACWP) This example illustrates a negative condition: - behind schedule - over budget (!!!) even though under budget on calender vise Time 43

Elements of Earned Value method (part 2) SV = Schedule Variance = BCWP-BCWS CV = Cost Variance = BCWP-ACWP SPI = Schedule Performance Index = BCWP/BCWS CPI = Cost Performance Index = BCWP/ACWP 44

Schedule and Cost Variance BASELINE (BCAC) Time Now SCHEDULE (BCWS) Hours ACTUAL COSTS (ACWP) { Cost Variance { Schedule Variance EARNED VALUE (BCWP) Time 45

Schedule and Cost Variance BASELINE (BCAC) Time Now SCHEDULE (BCWS) Hours ACTUAL COSTS (ACWP) { Cost Variance { Schedule Variance EARNED VALUE (BCWP) BCWP (Earned Value) BCWS -> Negative Schedule Variance BCWS (Earned Value) ACWP -> Negative Cost Variance Time 46

Schedule and Cost Variance Hours Time Now ACTUAL COSTS (ACWP) BASELINE (BCAC) SCHEDULE (BCWS) Negative Schedule Variance -> We have not completed all the tasks which were planned to be completed by now EARNED VALUE (BCWP) Time Negative Cost Variance -> We have not completed (earned) as much as we should have with the hours spent (costs cumulated). 47

Kokonaisvaltainen näkemys: SQERT-menetelmä muutos SQERT-menetelmä toimii projektitasolla kokonaislaadun mittarina. Menestyksekäs, huippulaatuinen projekti syntyy tasapainottamalla eri osa-alueet toisiinsa. PUNAINEN Scope = laajuus Quality = laatu Effort = panostus Risk = riskit Timeline = aikataulu Laajuuden hallinta koko projektin elinkaaren aikana varmistaa kokonaislaatutavoitteiden saavuttamisen. Ilman selkeää laajuuden määritystä ja jatkuvaa ohjausta ensimmäisinä käsistä karkaavat kustannukset (effort) ja aikataulu (timeline). Sisäisen laadun varmistamiseksi on määritettävä mittarit ja niiden soveltamistapa; esim. virheiden määrä suunnittelutyössä voidaan mitata seuraamalla muutostarpeiden määrää edellisen vaiheen lopputuotteisiin (spesifikaatio) 49

Kokonaisvaltainen näkemys: SQERT-menetelmä muutos SQERT-menetelmä toimii projektitasolla kokonaislaadun mittarina. Menestyksekäs, huippulaatuinen projekti syntyy tasapainottamalla eri osa-alueet toisiinsa. Komponenetit ovat tiukasti toisistaan riippuvaisia ja toisiinsa vaikuttavia. Muutos yhdessä komponentissa vaikuttaa toisiin. SQUERT komponenttien tasapainottaminen jatkuu läpi projektin ja vaatii jatkuvia päätöksiä ja tasapainottelua niiden välillä. 50

Muu seuranta lopputulosten verifiointi toinen projektin jäsen tarkistaa toisen tuotokset (peer review) organisaatio: tiimin vetäjät jatkuva tuki ja ohjaus buddy tms. tutor toiminnot muut katselmukset ruoska? ongelmien ennakointi ja estäminen 51

Raportointi Kenelle? Miksi raportoidaan? Kuinka usein? 53

Raportointi Hankkeelle projektit liittyvät toisiinsa hanketasolla koordinoidaan aikataulun myöhästyminen liittymät aina kun tarpeen, vähintään kuukausittain 54

Ohjausryhmälle Raportointi ohjaavat joten tarvitsevat tietoa tilanteesta odottavat tuloksia seuraavat kustannuksia tyypillisesti kuukausittain tai ohjausryhmän kokousten rytmissä 55

Raportointi Tiimille sitoutumisen kannalta tärkeä ymmärtää missä mennään voidaan yhdessä ratkoa ongelmia viikoittain 56

Tilanneraportti Sisällys projektin yleistilanne (tiivistelmä) raportointijaksolla saavutetut tulokset seuraavan jakson avaintehtävät tärkeimmät avoimet asiat aikataulutilanne budjettitilanne, hyväksytyt muutospyynnöt laatu riskit muut asiat 57

Tilanneraportti Esimerkkejä oikeista projekteista../tkk/esim/edistymisraportti.ppt../tkk/esim/edistymisraportti 2.doc 58

Kokonaisvaltainen näkemys: Project Scorecard Project Progress Project s productivity is excellent, project is on budget Project is on schedule Project s deliverables are of good quality Project risk level has decreased Benefit Realisation The Business Case for the ebusiness project exists and is still valid Visible top management support ebusiness solutions are valued by pilot customers Daily Project Work Excellent project team motivation and satisfaction Adequate resourcing Excellent co-operation (xxx, Pilot companies, pilot customers, xx) Open and honest communication inside and outside the project Change Acceptance Strong and visible support from pilot companies Pilot company personnel is actively contributing to the project Pilot customers are actively involved in the project In Good Shape Some Worries Critical: Requires Immediate Actions 59

Syitä poikkeamille Vääränsuuruiset työarviot Liian osaavat / osaamattomat tekijät Väärinymmärretyt tehtävät / odotukset Projektin laajuuden muuttuminen Tekniset ongelmat Tekijöiden saatavuuden muutokset Ulkoiset tekijät Eri syihin tarvitaan eri toimenpiteet! 61

Toimenpiteet Projektipäällikkö kohtaa projektissa jatkuvasti poikkeamia. On On olemassa lukuinen määrä toimenpiteitä, joilla voidaan minimoida poikkeamista aiheutuvat seuraukset ja ja hallita poikkeamia kontrolloidusti. Analysoi mahdolliset vaikutukset ja riskit Analysoi vaihtoehtoiset toimenpiteet Kommunikoi mahdolliset toimenpiteet asiaan liittyville tahoille Johdon hyväksynnän jälkeen toteuta suunnitellut toimenpiteet Tarkkaile / seuraa toimenpiteiden vaikutuksia experience? complexity?? risks length? pressures? 62

ongelma Ongelmia Vääränsuuruiset työarviot Liian osaavat / osaamattomat tekijät Väärinymmärretyt tehtävät / odotukset Projektin laajuuden muuttuminen Tekniset ongelmat Tekijöiden saatavuuden muutokset Ulkoiset tekijät Aikatauluista lipsuminen 63

Toimenpiteitä ongelma Vääränsuuruiset työarviot toimenpiteet uudelleen arviointi (kaiken) ETC:n harjoittelu palaute ETC:stä ETC:den tarkistus / perustelu 64

Toimenpiteitä ongelma Liian osaavat / osaamattomat tekijät toimenpiteet liian pätevät : jos OK heille, niin säilytetään osaamisen puute: opastus koulutus vaihtaminen 65

Toimenpiteitä ongelma Väärinymmärretyt tehtävät / odotukset toimenpiteet jos tekijä ymmärtänyt väärin täytyy perehdyttää lisää sekä opastaa jos kaikki ymmärtäneet väärin, täytyy tehdä laajempikin määrittelyn tarkennus 66

Toimenpiteitä ongelma Projektin laajuuden muuttuminen toimenpiteet scope creep kuriin muutoshallinnalla voi vaatia tiimiläisten koulutusta voi vaatia asiakkaan koulutusta voi vaatia jäykkyyttä / byrokratiaa muista release-based development 67

Toimenpiteitä ongelma Tekniset ongelmat toimenpiteet teknistä apua? opastusta / perehdytystä työvälineiden / arkkitehtuurin muutoksia? 68

Toimenpiteitä ongelma Tekijöiden saatavuuden muutokset toimenpiteet selvitä ideoi valitse toteuta seuraa Kommunikoi! 69

Toimenpiteitä ongelma Aikatauluista lipsuminen toimenpiteet selvitä miksei tehty töitä ratkaise ongelmat case by case sitouta tarvittaessa resurssoi lisää / uudelleen Huom: 8+2 on ensin 6, sitten 8 ja vasta joskus 10 70

Riskien hallinta mietitään etukäteen mikä voi mennä pieleen mitä jos näin käy voimmeko jotenkin lieventää vaikutusta tai voimmeko jopa estää pieleen menemisen 72

Riskien hallinta Viisi tärkeintä riskiä Suunta Todennäköisyys No 1: Tuotantojärjestelmän käytettävyys 10 No 2: No 3: R3 järjestelmän käytettävyys ja suorituskyky EMU-käyttöönotto: pankin sisäinen testaus, integraatiotestaus, markkinainfran testaus ja varsinainen EMU-käyttöönotto 8 6 No 4: Oikean osaamisprofiilin omaavien X/Y/Z resurssien saatavuus ja ihmisten johtaminen. SAMA 4 No 4 No 5 No 1 No 2 No 3 No 5: Liittymäosapuolten (YI-infokanta) kyky toimia suunnitelmien mukaisesti (rinnanajovaihe ja tuotantokäyttöön siirtyminen). SAMA 2 4 6 8 10 Vaikutus

Riskien hallinta Kehitys 800 35 700 30 600 25 500 400 300 200 20 15 10 Top 10 riskipisteet Todennäköisyys Vaikutus Riskipisteet yhteensä Tunnistetut riskit yht. 100 5 0 Original 21.11.1997 8.1.1998 26.1.1998 26.2.1998 23.3.1998 16.4.1998 14.5.1998 17.6.1998 28.7.1998 26.8.1998 30.9.1998 0

Riskien hallinta Esimerkki oikeasta projektista../tkk/esim/risks.xls 75

Mitä tänään koulussa opit? Edistymisen seuranta tietojen keruu numeerinen seuranta earned value muu seuranta Edistymisen raportointi Toimenpiteet Riskien hallinta 76

Kysymyksiä 77

Kiitos mielenkiinnostanne! 78