EURA 2007 EU:N RAKENNERAHASTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄ Käyttöohje projektien toteuttajille
SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä järjestelmästä...3 1.1 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset... 4 1.2 Tietoturvallisuus... 4 2...4 2.1 Milloin muutoshakemus täytetään... 4 2.2 Kirjautuminen järjestelmään... 5 2.3 Tietojen muuttaminen... 7 2.3.1 Yleistä... 7 2.3.2 Projektin kestoaika... 8 2.3.3 Toteuttajan tiedot... 9 2.3.4 Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma... 9 2.3.5 Liitteet ja allekirjoitus... 11 2.4 Tiedot, joita ei voi muuttaa... 12 2.5 Muutoshakemuksen jättäminen viranomaiskäsittelyyn... 12 2.6 Muutoshakemuksen viranomaiskäsittely... 15 2
1 Yleistä järjestelmästä EURA 2007 on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ohjelmakaudella 2007-2013 osarahoittamien projektien hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tietojärjestelmä. Järjestelmällä hoidetaan mm. projektihakemusten, projektipäätösten, maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeiden, maksatuspäätösten, indikaattoriseurantalomakkeiden, väliraporttien ja loppuraporttien toimittaminen ja hallinnointi sekä rakennerahastotoiminnan toteutumista kuvaavien raportointitietojen tuottaminen sekä kansallisiin tarkoituksiin että Euroopan komissiolle. Kaikki EURA 2007 -järjestelmän projektien hakijoille ja toteuttajille tarkoitetut palvelut löytyvät päävalikosta osoitteesta www.eura2007.fi. Järjestelmää käytettäessä tulee lähteä liikkeelle aina päävalikosta, ei esim. suosikkeihin lisätystä linkistä, joka vie suoraan johonkin järjestelmän osioon. Jokaisen järjestelmän osion käyttämistä varten on oma käyttöohje. Tässä käyttöohjeessa opastetaan projektisuunnitelman muutoshakemuksen täyttäminen. Muutoshakemuksen täyttäminen tapahtuu järjestelmän projektihakemus/-suunnitelmaosiossa vastaavalla tavalla kuin uuden projektihakemuksen täyttäminen, mikä on opastettu yksityiskohtaisesti käyttöohjeessa Projektihakemuksen täyttäminen. Tässä ohjeessa opastetaan ainoastaan muutoshakemukseen liittyviä erityispiirteitä. Ohje kannattaa lukea huolellisesti kokonaan läpi ennen kuin alkaa täyttää lomaketta järjestelmään. Kuva 1. Hakijan ja toteuttajan palveluiden päävalikko 3
1.1 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset Järjestelmä toimii selainpohjaisesti internetissä, eikä se vaadi mitään ohjelmien asennusta tms. omalle työasemalle. Järjestelmä toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla (Internet Explorer, Mozilla Firefox), joissa on huomioitu seuraavat vaatimukset: 1.2 Tietoturvallisuus - selaimessa sallitaan evästeiden (cookie) käyttö - selaimessa sallitaan Javascriptin käyttö - selaimessa sallitaan ponnahdusikkunoiden (pop-up) käyttö - työasemassa on Adobe Acrobat Reader -ohjelma lomakkeiden tulostamista varten. Järjestelmällä on virallinen sertifikaatti ja se käyttää 128 bittistä SSL-salausta. Projektien hakijat ja toteuttajat käyttävät järjestelmää hakemuskohtaisella hakemusnumerolla ja itse keksimällään salasanalla, joiden turvallisesta käytöstä ja säilytyksestä vastaa toteuttaja. Mikäli hakemus hyväksytään rahoitettavaksi projektiksi, käytetään samaa hakemusnumeroa ja salasanaa mm. maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeiden, indikaattoriseurantalomakkeiden, väliraporttien ja loppuraportin toimittamiseen sekä projekti- ja maksatuspäätösten katseluun järjestelmän välityksellä. Hakija ja toteuttaja voi vaihtaa projektikohtaista salasanaansa järjestelmän yhteystietojen ylläpito-osiossa. 2 2.1 Milloin muutoshakemus täytetään Projektisuunnitelman muutoshakemus täytetään, kun projektin sisällöllinen toteutussuunnitelma muuttuu, projektin kestoaika muuttuu (lyhenee tai pitenee) tai projektin kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma muuttuvat. Projektisuunnitelman muutoshakemuksen täyttämisestä on aina sovittava etukäteen projektin rahoittajan eli vastuuviranomaisen kanssa. Tämän jälkeen viranomainen palauttaa projektisuunnitelman toteuttajalle muutettavaksi EURA 2007 -järjestelmän välityksellä. Avatessaan suunnitelman muutoshakemusta varten viranomainen voi lähettää asiasta sähköposti-ilmoituksen EURA 2007 -järjestelmän välityksellä tai ilmoittaa avaamisesta muulla tavalla. Palauttaessaan suunnitelman muutoshakemusta varten viranomainen antaa muutosten tekemistä varten aikaa enintään 60 päivää (viranomainen harkitsee tapauskohtaisesti muutosajan pituuden), minkä aikana muutokset on tehtävä ja tallennettava EURA 2007 -järjestelmään ja lomake on jätettävä järjestelmän välityksellä viranomaisen käsittelyyn. Tämän jälkeen lomake tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna viranomaiselle. Mikäli muutoshakemusta ei annetun määräajan kuluessa jätetä uudelleen viranomaiskäsittelyyn, palauttaa järjestelmä automaattisesti voimaan alkuperäisen projektisuunnitelman, eikä muutosten tekeminen ole enää mahdollista. Tällöin myös kaikki mahdollisesti jo tehdyt ja tallennetut muutokset katoavat järjestelmästä. Muutoshakemuksen tekemiseen kannattaa varata riittävästi aikaa, jotta muutokset ehditään tehdä ja hakemus jättää uudelleen viranomaiskäsittelyyn annetun määräajan kuluessa. 4
2.2 Kirjautuminen järjestelmään EURA 2007 -järjestelmään kirjaudutaan syöttämällä projektihakemuksen täyttöä varten sähköpostissa saatu hakemusnumero ja salasana päävalikon oikeassa yläreunassa sijaitseviin kenttiin ja klikkaamalla Kirjaudu-painiketta. Huom! Muutoshakemuksen täyttämistä varten kirjaudutaan järjestelmään tunnuksilla, jotka on alun perin saatu projektihakemuksen täyttämistä varten. Älä tilaa uusia tunnuksia muutoshakemuksen täyttämistä varten järjestelmän Tilaa uusi hakemusnumero - toiminnolla. Tätä toimintoa käytetään ainoastaan, kun halutaan täyttää täysin uusi projektihakemus. Mikäli alkuperäinen salasana on kadonnut, voidaan se hakemusnumeron perusteella tilata sähköpostitse järjestelmän kadonnut salasana -toiminnolla. Järjestelmä lähettää salasanan siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on ilmoitettu projektihakemusta täytettäessä kohdassa hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Mikäli alkuperäisen hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoite ei enää ole käytössä eikä kadonnutta salasanaa näin ollen saada järjestelmän välityksellä, tulee ottaa yhteyttä projektin vastuuviranomaiseen. Viranomainen toimittaa pyynnöstä uuden salasanan. Kuva 2. Kirjautuminen EURA 2007 -järjestelmään Kirjautumisen jälkeen avautuu järjestelmän aloitussivu. Hakemusnumero, jolla järjestelmään on kirjauduttu, näkyy oikeassa ylälaidassa. 5
Kuva 3. EURA 2007 -järjestelmän hakijan ja toteuttajan palveluiden aloitussivu Muutoshakemuksen täyttöön päästään klikkaamalla Projektihakemus/-suunnitelma-välilehteä. Valittu osio (välilehti) ilmaistaan violetilla värillä. Hakemuksen tila on Muutettavana. Mikäli tilakohdassa näkyy jokin muu tila (esim. Käynnissä), ei viranomainen ole avannut suunnitelmaa muutoshakemusta varten eikä muutoksia voi tallentaa. Kuva 4. Hakemuslomakeosion päänäyttö 6
2.3 Tietojen muuttaminen 2.3.1 Yleistä Projektisuunnitelman tietojen muuttaminen tapahtuu vastaavalla tavalla kuin uuden projektihakemuksen täyttäminen. Uusi tieto kirjoitetaan vanhan päälle. Projektihakemus- /suunnitelma-osion käyttö ja toiminnot on esitelty tarkemmin EURA 2007 -järjestelmän käyttöohjeessa Projektihakemuksen täyttäminen. Mikäli nämä toiminnot eivät ennestään ole tuttuja, kannattaa käyttäjän tutustua myös tähän käyttöohjeeseen. Pdf-muotoinen ohje löytyy EURA 2007 - järjestelmän Käyttöohjeet-osiosta. Jokaisen kysymyksen otsikon vieressä on keltapohjainen ohjepainike (kysymysmerkki), josta saa sisällöllisiä täyttöohjeita kyseiseen kysymykseen vastaamisen avuksi. Tarkempia sisällöllisiä täyttöohjeita saa tarvittaessa projektin vastuuviranomaiselta. Lomakkeen tietojen tallentaminen on mahdollista missä vaiheessa täyttämistä tahansa. Tiedot tulee muistaa tallentaa riittävän usein, esim. vähintään 5 10 minuutin välein. Lomake ei tallenna tietoja automaattisesti. Lomakeohjelma antaa huomautuksia mahdollisista puutteellisista ja virheellisistä tiedoista. Tietojen oikeellisuuden voi tarkistaa missä vaiheessa täyttöä tahansa järjestelmän Tarkista-painikkeella. Kuva 5. Tulosta tarvittaessa myös projektihakemusosion käyttöohjeet 7
2.3.2 Projektin kestoaika Aloituspäivämäärää ei voi muuttaa. Huom! Mikäli projektin kestoaikaa jatketaan siten, että toteutukseen tulee lisää vuosia, tulee uusi päättymispäivämäärä ehdottomasti tallentaa kohdassa 2 ennen kuin siirrytään lomakkeen muille sivuille. Myöhemmissä kohdissa vuosittain ilmoitettavien tietojen syöttökentät määräytyvät projektin kestoajan mukaisesti! Kuva 6. Projektin kestoajan pidentäminen 8
2.3.3 Toteuttajan tiedot Projektin toteuttajan tiedot tulee myös päivittää muutoshakemuksen yhteydessä. Mikäli ensimmäisen hakemuksen yhteydessä ei vielä ole ollut tiedossa projektipäällikön ja seurantayhdyshenkilön tietoja, tulee nämä lisätä ao. kenttiin muutoshakemuksen yhteydessä. Pelkästään yhteystietojen muuttamista varten ei kuitenkaan tarvitse tehdä muutoshakemusta, vaan tietoja voidaan ylläpitää EURA 2007 -järjestelmän Yhteystietojen ylläpito -osiossa. Toiminnot on esitelty tarkemmin EURA 2007 -järjestelmän käyttöohjeessa Toteuttajan yhteystietojen ylläpito. Kuva 7. Projektin toteuttajan tiedot 2.3.4 Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma Projektin kustannusarvio- ja rahoitussuunnitelmatiedot täytetään rahoitustietojen taustalomakkeisiin. Niitä ei siis voi syöttää kohdissa 13. ja 14. näytettäviin tiivistelmätaulukoihin. Tiivistelmätaulukoiden tiedot päivittyvät automaattisesti taustalomakkeisiin syötettyjen tietojen mukaan. Kaikki rahoitustiedot ilmoitetaan vuosittain, mikä edellyttää, että projektin aloitus- ja päättymispäivämäärä on ensin tallennettu kohtaan 2. "Projekti, jolle haetaan rahoitusta". Kaikki rahamäärät syötetään kokonaisina euroina (ei senttejä). Järjestelmä laskee automaattisesti kaikki rivi- ja sarakesummat. 9
Taustalomakkeisiin syötetyt tiedot tallentuvat, kun hakemuslomake tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta. Kuva 8. Rahoitustietojen taustalomakkeet Huom! Kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman tietoja jo toteutuneen projektin keston ajalta ei saa muuttaa toteutumaa pienemmäksi. Mikäli kustannusten yhteismäärä alittaa maksatuspäätöksillä hyväksytyn kumulatiivisen kertymän, antaa järjestelmä asiasta virheilmoituksen. Haettava EU- ja valtion rahoitus ei myöskään voi alittaa jo maksettua kokonaismäärää. Kuva 9. Ilmoitus liian pieniksi pienennetyistä kustannuksista ja rahoituksesta 10
2.3.5 Liitteet ja allekirjoitus Muutoshakemuksen yhteydessä päivitetään tarvittaessa myös hakemuksen liitteet. Vanha sähköinen liite poistetaan ja lisätään uusi tilalle. Allekirjoituspäivämäärä on muutoshakemuksessa aina uusi tieto. Allekirjoittajan tiedot päivitetään tarvittaessa. Kuva 10. Muutoshakemuksen liitteet ja allekirjoitus 11
2.4 Tiedot, joita ei voi muuttaa Kun rakennerahastoprojekti on perustettu ja päätös sille on tehty EURA 2007 -järjestelmässä, ei tiettyjä tietoja voi muutoshakemuksessa lainkaan muuttaa. Näitä ovat: - hakemusnumero - projektikoodi - rahasto (ESR/EAKR) - viranomainen, joka rahoittaa projektia (vastuuviranomainen) - ohjelma - osio (ESR) - aloitusvuosi. Joitakin tietoja voidaan muuttaa ainoastaan hyvin rajoitetuissa erityistapauksissa, mikäli tietyt edellytykset täyttyvät. Muutosmahdollisuus selvitetään tapauskohtaisesti. Mikäli näissä tiedoissa olisi muutostarvetta, tulee toteuttajan ilmoittaa asiasta projektin vastuuviranomaiselle jo samalla kun pyytää avaamaan suunnitelman muutoshakemusta varten. Toteuttaja itse ei näitä tietoja voi muuttaa. Näitä ovat: - toimintalinja - projektityyppi (ESR). 2.5 Muutoshakemuksen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Kun muutoshakemuslomake on täysin valmiiksi täytetty ja sen sisältö on huolellisesti tarkastettu, jätetään hakemus EURA 2007 -järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen hakemus ja rahoitustietojen taustalomakkeet tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna mahdollisine uusine liitteineen projektin vastuuviranomaiselle. Hakemuslomakkeen viranomaiskäsittelyyn jättämisen jälkeen hakija ei voi enää muuttaa hakemuksen tietoja EURA 2007 -järjestelmässä ilman viranomaisen toimenpiteitä. Hakijan kannattaakin tulostaa lomake myös ennen viranomaiskäsittelyyn jättämistä, jolloin mahdolliset virheet on helppo havaita ja korjausten tekeminen on vielä mahdollista. Lopullinen allekirjoitettava viranomaiselle lähetettävä lomake tulostetaan vasta sen jälkeen, kun hakemus on järjestelmän välityksellä jätetty viranomaiskäsittelyyn. 12
Kuva 11. Muutoshakemuksen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Järjestelmä esittää varmistuskyselyn. Mikäli kaikki tiedot ovat teknisesti oikein, jätetään hakemus viranomaiskäsittelyyn klikkaamalla Jätä viranomaisen käsittelyyn -painiketta. Mikäli hakemuksessa on edelleen puutteita tai virheitä, järjestelmä ilmoittaa niistä, eikä viranomaiskäsittelyyn jättäminen ole mahdollista ennen kuin puutteet ja virheet on korjattu. Kuva 12. Muutoshakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisen varmistuskysely Järjestelmä antaa vahvistuksen onnistuneesta viranomaiskäsittelyyn jättämisestä. Tämän jälkeen hakemus täytyy tulostaa ja lähettää allekirjoitettuna projektin vastuuviranomaiselle. Hakemuksen hallinnollinen tila on nyt Jätetty viranomaiskäsittelyyn, mikä näkyy lomakkeen täytöllä kohdassa 1 sekä tulostetussa lomakkeessa. Lomakkeen täyttökentät näkyvät nyt harmaina, eikä hakemuksen tietoja enää voi muuttaa. Kuva 13. Muutoshakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisen vahvistus 13
Kuvat 14 ja 15. Viranomaiskäsittelyyn jätetyn muutoshakemuksen tyypin ja tilan esitys 14
2.6 Muutoshakemuksen viranomaiskäsittely Muutoshakemuksen käsittely aloitetaan projektin vastuuviranomaisessa sen jälkeen, kun tulostettu ja allekirjoitettu hakemuslomake on vastaanotettu. Ensin lomake merkitään saapuneeksi ja tämän jälkeen käsittelyyn otetuksi. Lomake voidaan käsittelyn missä vaiheessa tahansa palauttaa takaisin toteuttajalle täydennettäväksi tai korjattavaksi lisäselvityksiä varten. Viranomainen joko hylkää tai hyväksyy muutoshakemuksen. Mikäli muutoshakemus hylätään, palautuu alkuperäinen projektisuunnitelma takaisin voimaan EURA 2007 -järjestelmässä. Mikäli muutoshakemus hyväksytään, muutoshakemuksen mukaisista tiedoista tulee uusi voimassa oleva projektisuunnitelma ja viranomainen tekee projektisuunnitelman muutospäätöksen. 15