Sähköisten palvelujen kehittämisen ja taloushallinnon yhteistyön esiselvitys Kaustisen seudulla ja Kannuksen kaupungissa

Kaustisen seutukunta Sähköisten palvelujen kehittämisen ja taloushallinnon yhteistyön esiselvitys Kaustisen seudulla ja Kannuksen kaupungissa Tuomas Jalava & Jarmo Asikainen FCG KONSULTOINTI OY 30.4.2015 P26679

FCG KONSULTOINTI OY 1 (26) Sisällys 1 Tiivistelmä ja ehdotukset jatkoon... 2 2 Tehtävän sisältö ja menetelmät... 4 3 Sähköisten järjestelmien kehittäminen ja seudullinen yhteistyö... 6 3.1 Nykytilan kuvaus... 6 3.2 Uudet sähköiset järjestelmät ja kuntayhteistyö tulevaisuudessa... 6 4 Sähköiset kuntalaispalvelut, valtionhallinnon palvelut, yksityisen ja kolmannen sektorin palvelut... 10 4.1 Nykytilan kuvaus... 10 4.2 Kuntalaispalvelujen sähköistäminen... 10 4.2.1 Sivistystoimen sähköiset palvelut... 11 4.2.2 Tekninen toimi... 12 4.2.3 Sosiaali- ja terveystoimi... 13 4.3 Valtionhallinnon, yksityisen ja kolmannen sektorin palvelut... 15 5 Taloushallinnon ja muiden tukipalvelujen seudullinen yhteistyö tulevaisuudessa... 16 5.1 Kuntaliitosselvityksen ja talous- ja henkilöstöryhmän raportin tulokset... 16 5.2 Taloushallinnon organisoinnin vaihtoehdot... 17 5.2.1 Järjestelmä- ja henkilöstöyhteistyön malli (yhteistyötä ohjelmistoissa ja henkilöstön välillä, henkilöstö säilyy kunnissa)... 21 5.2.2 Kaustisen seudun yhteinen tilitoimisto (henkilöstö siirtyy uuteen organisaatioon) 22 5.2.3 Seutukuntaa laajempi taloushallinnon yhteistyö tai palvelun ulkoistaminen yksityiselle palveluntuottajalle... 24 6 Aikataulu jatkoon... 25 7 Liitteet... 26

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 2 (26) 30.4.2015 1 Tiivistelmä ja ehdotukset jatkoon Valtionhallinnon palvelut keskittyvät valtionhallinnon uudistushankkeiden myötä yhä kiihtyvässä määrin suurimpiin keskuskaupunkeihin, kauas haja-asutusalueilta ja maakuntakeskuksista. Valtion hallinto siirtyy samalla yhä enemmän sähköisen asioinnin erilaisiin toiminta- ja palvelumalleihin, esimerkiksi netissä toimiviin palveluportaaleihin ja videoneuvotteluiden kautta toteutettaviin palveluihin. Valtion hallinnon muutoksen johdosta kunnissa on kehitettävä toimintamalleja, joilla voidaan turvata valtionhallinnon palveluiden saatavuus kuntalaisille, yrityksille ja kunnille. Esimerkiksi kuntien yhteispalvelupisteet voivat olla yksi lähtökohta kehittämisessä, sillä niitä voitaisiin hyödyntää huomattavasti nykyistä monipuolisemmin. Myös kuntien asiakkailleen tarjoamien palveluiden toteuttamismallit ovat muutoksessa. Palveluita voidaan tuottaa useilla eri toimintatavoilla, sekä yksittäisinä kuntina että kuntien yhteistyöllä. Palveluiden kehittämisen lähtökohtana on yhä voimakkaammin sähköisten mahdollisuuksien ja tietoverkkojen hyödyntäminen. Suuntaus kehittää sähköisiä palveluja tulee lähitulevaisuudessa kasvamaan ja niiden kehittämiseen tulisi löytää suuntaviivoja. Sähköisten palvelujen tuottaminen on alueella vielä alkuvaiheessa ja yhteistä näkemystä kehitettävistä kohteista ei ole. Kunnilla on pienet kuntakohtaiset resurssit sähköisten palvelujen kehittämiseen, joten tarpeet yhteistyöhön ovat olemassa. Haastattelujen perusteella KaseNetiltä toivotaan aktiivisuutta uusien sähköisten järjestelmien ja toimintatapojen löytämiseen ja ideointiin. Sähköisten palvelujen kehittäminen tulevaisuudessa vaatii kuntalaisten näkökuomasta myös KaseNetin nopeiden runkoyhteyksien ulottamista kyliin, joista se vielä puuttuu. Haastatteluissa ja työpajassa kerättiin runsaasti ideoita sähköisiin järjestelmiin liittyvän kuntayhteistyön kehittämiseksi sekä tulevaisuuden sähköisistä kuntalaispalveluista. Kuntien välistä yhteistyötä helpottaisi ohjelmistojen ja niiden hankinnan keskittäminen. Esimerkiksi KaseNetillä olisi mahdollisuus ylläpitää ohjelmistoja kaikille kunnilla ja näin saataisiin aikaan mahdollisesti myös säästöjä palvelimissa ja ylläpidossa. Samalla keskeisten ohjelmistojen käytön mahdollistaminen etäyhteyksillä vapauttaisi henkilöstön työpisteiltä ja työnteko muissa seudun kunnissa tai kotitoimistoilla mahdollistuisi. Etäyhteyksillä myös luotaisiin edellytyksiä kaikelle muulle kuntien väliselle yhteistyölle palveluissa ja yleishallinnossa. Kuntayhteistyöhön liittyviä kehittämisehdotuksia ovat Kaustisen seudun kunnille yhteisen videoneuvottelutekniikan käyttöönotto ja etätyön mahdollistaminen kuntien

FCG KONSULTOINTI OY 3 (26) työntekijöille. Videoyhteydet ja liikkuvan työn mahdollistaminen toimisivat myös tulevaisuudessa pohjana, joka mahdollistaa lähemmän kuntayhteistyön seudulla. Kuntalaispalvelujen kehittämisehdotuksista nousivat esiin muun muassa sähköisten lomakkeiden kehittäminen, valtionhallinnon asiointipisteiden parantaminen, lupahakemusten sujuvoittaminen sähköisten järjestelmien avulla sekä esimerkiksi etäopetus lukioissa. Taloushallinnon nykyinen tilanne on haavoittuvainen. Kunnissa on ohuet henkilöstöresurssit, mikä heikentää taloushallinnon toimintavarmuutta esimerkiksi sairaslomien sattuessa. Käytetty taloushallinnon ohjelmisto on useimmissa kunnissa sama, mutta kunnissa vallitsee myös erilaiset taloushallinnon käytännöt ja toimintatavat, mikä vaikeuttaa sijaisjärjestelyjen aikaansaamista kuntien välille. Myös nykyiset ohjelmistokustannukset taloushallinnossa koetaan monessa seudun kunnassa korkeiksi. Taloushallinnon ohjelmistoihin ja niiden ylläpitoon käytetään kunnissa arviolta lähes 200 000 euroa vuodessa. Jos taloushallinnon yhteistyötä päätetään seudulla syventää, olisi samalla hyvä selvittää kokonaan uuden talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmiston kustannuksia nykyisiin järjestelmiin verrattuna. Myös nykyisillä järjestelmillä jatkettaessa toimintatapoja ja esimerkiksi tiliöimiskäytäntöjä olisi yhtenäistettävä, jotta kuntien väliset joustavat sijaistusjärjestelyt saadaan toimimaan. Yhteinen tilitoimisto tai kuntayhteistyön syventäminen voisi tuoda kustannussäästöjä jos organisointi tehdään kestävällä tavalla. Uudet sijaistusjärjestelmät ja yhteistyön muodot voivat myös parantaa henkilöstön hyvinvointia ja työssä jaksamista. Riskinä sähköisen yhteistyön kehittämisen malleissa ja taloushallinnon yhteistyön kehittämisessä on se, etteivät Kaustisen seudun ja Kannuksen kaupungin kokoluokka ja suoritemäärät riitä merkittäviin kustannussäästöihin uusilla järjestelmillä. Yhteistyöllä voidaan silti kehittää järjestelmiä tehokkaammin kuin yksittäisissä kunnissa ja myös KaseNet voi aktiivisena kehittäjänä olla mukana etsimässä seutukunnalle sopivia ratkaisuja, jotka voidaan toteuttaa kustannustehokkaalla tavalla. Työn toteutuksesta ja raportoinnista FCG:ssä vastasi konsultti Tuomas Jalava. Esiselvityksen toteutukseen osallistuivat FCG:stä myös toimialajohtaja Jarmo Asikainen ja johtava konsultti Anni Antila. Kaustisen seutukunnasta esiselvityksen yhteyshenkilö oli kehittämisjohtaja Petri Jylhä.

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 4 (26) 30.4.2015 2 Tehtävän sisältö ja menetelmät Kasen Hyötyverkko projektin esiselvityksen tavoitteena oli löytää Kaustisen seudun kuntien välille uusia sähköisten palvelujen kehittämiskohteita ja yhteistyömahdollisuuksia. Tavoitteena oli myös etsiä Kaustisen seudulle sopivia yhteistoimintamalleja sähköisten palvelujen kehittämisen näkökulmasta ja laatia suunnitelma kuntien sekä yksityisen ja julkisen sektorin sähköisten palveluiden, toimintojen ja yhteistyön kehittämiselle, esimerkkitapauksena taloushallinto. Esiselvityksellä halutaan myös valaista mahdollisten uusien toimintamallien ja palvelujen kustannusvaikutuksia alueella. Selvityksessä olivat mukana Kaustisen seutukuntaan kuuluvat Kaustisen, Halsuan, Lestijärven, Perhon, Toholammin ja Vetelin kunnat. Lisäksi selvityksessä oli mukana Kokkolan seutukuntaan kuuluva Kannuksen kaupunki. Tässä esiselvityksessä puhutaan monessa kohdin Kaustisen seutukunnasta, mutta sen voidaan kuitenkin ymmärtää tarkoittavan kaikkia tähän esiselvitykseen osallistuneita kuntia eli myös Kannuksen kaupunkia. Kuva 1. Esiselvityksen teemat. Selvityksen tiimoilta haastateltiin kaikkien seitsemän selvitykseen osallistuneen kunnan kuntajohtajat. Tämän lisäksi haastateltiin kuntien talousvastaavia, hallintojohtajia, teknisen toimen johtajia ja sivistystoimen johtajia. Lisäksi Peruspalveluliikelaitos Jytasta haastateltiin kuntayhteistyöstä vastaava tilaajajohtaja. Haastattelut toteutettiin puolistukturoituina ja haastateltaville toimitettiin haastattelurunko ennen haastattelua (Liite 1). Haastatteluissa käsiteltiin kuntien välistä yhteistyötä ja sen kehittämistä, sähköisten palvelujen nykytilaa kunnassa, sähköisten kuntalaispalvelujen nykytilaa ja

FCG KONSULTOINTI OY 5 (26) niiden kehittämistä sekä taloushallinnon nykytilaa ja kuntayhteistyön kehittämistä taloushallinnon palveluissa. Haastatteluista laadittiin muistiot, joita on käytetty tämän esiselvityksen taustamateriaalina. Kuva 2. Esiselvityksen prosessi. FCG:n projektiryhmä järjesti yhteistyössä Kaustisen seutukunnan kanssa työpajan selvitykseen osallistuneille kunnille Kaustisilla 14.4.2015. Työpajassa osallistujat pohtivat pienryhmissä selvityksen teemoihin (Kuva 1) liittyviä konkreettisia kehittämismahdollisuuksia ja uusia avauksia kuntayhteistyölle sähköisten palvelujen kehittämisessä. Yhdessä ryhmässä arvioitiin konkreettisia vaihtoehtoja talous- ja tukipalveluiden uusista yhteistyömuodoista. Sähköisten järjestelmien ja niiden järjestämisessä käytössä olevia yhteistyömalleja kartoitettiin kuntien IT-vastaaville toimitetulla järjestelmäkartoituksella (Liite 2). Kunnat listasivat kartoitukseen käytössä olevat sähköiset järjestelmät ja niiden käyttötarkoituksen. Kartoitukseen merkittiin myös yhteistyö muiden kuntien kanssa tai KaseNetin kanssa järjestelmien ylläpidossa. Kunnista kerätyt listaukset eivät ole välttämättä täydellisiä ja niiden esittämä tilanne on myös alati muuttuva. Kartoituksia voidaan kuitenkin käyttää mahdollisen KaseNet-yhteistyön syventämisen työvälineenä

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 6 (26) 30.4.2015 ja kartoitusten avulla kuntien on mahdollista löytää yhteistyömahdollisuuksia ohjelmistoissa. 3 Sähköisten järjestelmien kehittäminen ja seudullinen yhteistyö 3.1 Nykytilan kuvaus Tällä hetkellä Kaustisen seutukunnan ja Kannuksen alueella ei ole laajaa kuntayhteistyötä sähköisten järjestelmien osalta. Nykyiset yhteistyömallit ovat yleensä kahden kunnan välisiä tai yhteistyötä KaseNetin kanssa ja koskevat yksittäisiä järjestelmiä eivätkö siis esimerkiksi IT-palvelujen järjestämistä tukipalveluna laajemmin. Yhteistyötä sähköisissä järjestelmissä tehdään yleensä yksittäisten palveluiden tai järjestelmien osalta esimerkiksi sivistystoimen sähköisen opetuksen järjestelmien kahden kunnan välisenä yhteistyönä. KaseNet on 1990-luvun lopulla ja 2000-luvulla rakentanut tietoliikenteen runkoverkkoa Kaustisen seudun kuntiin ja useammalla kunnalla on tietoliikenneyhteistyötä KaseNetin kanssa. Useimmat seudun kunnat tekevät myös yhteistyötä KaseNetin kanssa palvelimien ja tiettyjen kunnan sähköisten järjestelmien ylläpidossa. Esiselvityksen osana kuntiin lähetettiin järjestelmäkartoitus, jossa kuntia pyydettiin nimeämään käytössä olevat järjestelmät ja kertomaan järjestelmien pääasiallinen käyttötarkoitus. Lisäksi kysyttiin järjestelmän vastuuyksikkö kunnassa sekä tehdäänkö järjestelmän palvelimen osalta yhteistyötä palveluntuottajien, toisten kuntien tai KaseNetin kanssa. Järjestelmäkartoitus ei välttämättä ole kaikkien kuntien osalta täysin kattava, mutta sen avulla saa hyvän yleiskuvan kuntien käytössä olevista sähköisistä järjestelmistä ja yhteistyöstä kuntien kesken ja KaseNetin kanssa. Järjestelmäkartoituksen tulokset ovat tämän raportin liitteenä numero 2. 3.2 Uudet sähköiset järjestelmät ja kuntayhteistyö tulevaisuudessa Haastatteluista ja työpajasta saadun tiedon perusteella, erityisesti kuntien ohuet henkilöstöresurssit vaativat uusia työskentelytapoja ja kuntayhteistyön lisääminen voi olla tähän yksi mahdollinen ratkaisu. Uusien järjestelmien hankkimiseen ei aina kunnan omana työnä riitä resursseja, mutta yhteishankinnoilla ja yhteistyöllä voidaan saada

FCG KONSULTOINTI OY 7 (26) aikaan kustannussäästöjä. Kaikkien järjestelmien hankinnassa on huomioitava myös niiden taloudelliset vaikutukset. Järjestelmien kehittämisen yhteydessä haastateltavat mainitsivat usein KaseNetin ja sen roolin selkeyttämisen yhteistyön kehittämisessä. KaseNetiltä toivotaan aktiivisuutta uusien toimintatapojen löytämiseen ja ideointiin. KaseNetin on mahdollista ottaa entistä suurempi rooli jatkossa jos kuntien välistä järjestelmäyhteistyötä kehitetään. KaseNetillä on valmius ylläpitää nykyisiä ja uusia järjestelmiä. KaseNetin rooli on myös erikseen esillä taloushallinnon uuden tilitoimiston perustamisessa sivulla 22. Ohjelmistojen ylläpidon ja hankintojen keskittäminen KaseNetiin edesauttaisi kuntien välillä yhteisten ohjelmistojen käyttöä, mikä helpottaisi henkilöstön välistä yhteistyötä kaikilla sektoreilla. Myös ohjelmistojen avaaminen virtuaaliyhteyksillä liikkuville työntekijöille voisi lisätä työn tuottavuutta ja mahdollistaa entistä paremmin etätyön tekemisen kunnissa erityisesti yleishallinnon työntekijöille. Kuntayhteistyön lisäämistä voidaan tehdä toisaalta sähköisten järjestelmien ylläpidossa ja kehityksessä, toisaalta uudet sähköiset järjestelmät ja työskentelytavat voivat mahdollistaa kuntayhteistyön lisäämisen nykyisten palvelujen tuottamisessa, esimerkiksi koulutuksessa yhteisen etäopetuksen muodossa. Tällä hetkellä etäopetuksessa on käytössä kahdenvälistä yhteistyötä kunnissa. Esimerkiksi verkkokokousympäristö Adobe Connect Pro:ta käytetään kuntien yhteisten lukiokurssien järjestämiseen. Ohjelmiston avulla opetusta välitetään videoyhteydellä virtuaalisessa luokkatilassa ja sen avulla jaetaan myös opetusmateriaaleja. Etäopetuksen lisääminen ja opetuksen yhdistäminen esimerkiksi lukiokursseissa on myös kunnille mahdollisuus kustannustehokkuuden lisäämiseen. Toisaalta Kaustisen seudulla ei ole tällä hetkellä valmiutta toteuttaa kuntien henkilöstön välisiä tapaamisia etäyhteyksien avulla. Kaikkiin kuntiin on 90-luvulla hankittu erillinen videoneuvottelujärjestelmä, mutta se ei haastattelujen perusteella ole useimmissa kunnissa enää lainkaan käytössä. Joissain kunnissa on videoneuvotteluun käytössä usein ilmaisia ohjelmistoja, esimerkiksi Toholammilla harvakseltaan käytössä oleva Microsoftin Skype ja Kannuksessa Googlen ilmainen Hangouts palvelu. Yhtenäinen videoneuvottelujärjestelmä Kaustisen seudulla mahdollistaisi kuntien välisiin tai kunnan sisäisiin kokouksiin osallistumisen tarvittaessa myös etäyhteyden välityksellä. Useissa haastatteluissa nousi esille etätyön mahdollistaminen kuntien työntekijöille. Osassa Kaustisen seudun kunnista on tietyille henkilöstöryhmille luotu edellytykset etätyöhön. Käytännössä etätyön mahdollistaminen edellyttää kannettavia työasemia

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 8 (26) 30.4.2015 pöytäkoneiden sijaan, joilta esimerkiksi VPN-yhteyden avulla mahdollistetaan pääsy oman työn kannalta keskeisiin järjestelmiin, tiedostoihin ja sähköpostiin. Etätyön mahdollistavien järjestelmien luominen olisi mahdollista toteuttaa kuntien välisenä yhteistyönä tai KaseNetin avulla, jolloin kustannuksia olisi mahdollista jakaa kuntien kesken. Etätyön mahdollistaminen ja yhtenäinen videoneuvottelujärjestelmä alueen kunnissa lisäisivät osaltaan henkilöstön liikkuvuutta ja helpottaisivat toimintaa esimerkiksi sijaistustilanteissa kun toiseen kuntaan matkustaneella työntekijällä olisi pääsy myös oman kunnan järjestelmiin. Haastatteluissa nousivat esiin myös yhteistyön lisääminen ohjelmistojen ja laitteiden hankinnassa. Kunnilla on usein yhteneviä tarpeita uusien järjestelmien hankinnassa, mutta kehitystyö ei aina ole kannattavaa yhden kunnan omana työnä. Uusien ohjelmistojen hankinnassa kuntien välinen yhteistyö ja tarvekartoitukset saattaisivat mahdollistaa säästöjä toisaalta hankintakuluissa ja toisaalta toimintatapa säästäisi henkilöstön aikaa kun kehitystyöhön käytetty aika jakautuisi usean kunnan kesken. Mahdollisia yhteistyökohteita ohjelmistojen osalta olisivat haastattelujen perusteella paitsi etätyön ja videoneuvottelun mahdollistavat järjestelmät, myös verkkosivujen kehittäminen, Intranet-järjestelmät, sähköiset lomakkeet verkkosivuilla, yhteinen HRjärjestelmä ja yhteiset taloushallinnon järjestelmät. Yhtenäiset järjestelmät mahdollistaisivat osaamisen jakamisen ja sijaistukset kuntien välillä. Toisaalta esimerkiksi taloushallinnon ohjelmiston osalta on hyvä huomioida että vaikka ohjelmisto olisi useissa kunnissa sama, sitä käytetään kunnasta toiseen eri tavalla, mikä voi hankaloittaa osaamisen liikkumista ja jakamista kuntien kesken. Taloushallinnossa laskutus ei Kaustisen seudun kunnissa ole täysin sähköistetty vaan joissain kunnissa vielä kaikki laskut käsitellään paperimuodossa. Koko Suomessa laskujen ainoastaan sähköinen hyväksyntä ja kierrätys on käytössä noin 90 %:ssa kunnista. Yhtä monessa kunnassa on valmius lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja 1. Laskutuksen ja laskujen kierron sähköistäminen Kaustisen seudulla säästäisi aikaa laskujen skannauksesta ja muusta paperilaskujen käsittelyyn kuluneesta ajasta. Järjestelmän pystyttäminen saattaa tässäkin olla osassa kunnista kannattamatonta, joten yhteistyöjärjestelyillä on vaikutusta tuloksiin. Myös laskutuksen sähköistäminen on hyvä ottaa huomioon uusien taloushallinnon yhteistyömuotojen selvittämisessä. 1 Kuntien tietotekniikkakartoitus 2013. Kuntien tietotekniikan tunnusluvut, organisointi, toiminnan kehittäminen ja haasteet. Kettunen Elisa & Jalava Tuomas. Kuntaliitto, Helsinki 2014.

FCG KONSULTOINTI OY 9 (26) Haastatteluissa ja kuntien työpajassa nousi esiin myös paitsi yhteisen tilitoimiston perustaminen, myös kuntien yhteisen IT-toiminnon sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluyksikön perustaminen. Vaihtoehtoja uusille kuntien tukipalvelujen järjestämistavoille on esitetty tarkemmin luvussa 5. Taulukko 1. Sähköisten järjestelmien kehittämiseen ja kuntayhteistyöhön liittyviä kehittämisehdotuksia. Sähköisten järjestelmien kehittämiseen ja kuntayhteistyöhön liittyviä kehittämisehdotuksia Tietojärjestelmien keskittäminen KaseNetiin. (ohjelmistot ja palvelimet) Videoneuvottelujärjestelmän hankkiminen yhteistyössä Etätyön mahdollistaminen Intra-järjestelmän kehittäminen yhteistyössä Järjestelmähankinnat yhteistyössä: sähköinen arkisto, HR-järjestelmä, kuntien verkkosivut, sähköiset lomakkeet IT-laitehankinnat yhteistyössä Kaustisen seudun yhteisen talous- ja henkilöstöhallinto- ja IT-palveluyksikön perustaminen tai palvelujen keskittäminen KaseNetiin Huomioitavaa Mahdolliset säästöt ohjelmisto- ja ylläpitokuluissa, ohjelmistojen avaaminen liikkuville työntekijöille. Voidaan hyödyntää olemassa olevia edullisia, jopa ilmaisia järjestelmiä. Tietoturva- ja salassapitoasiat huomioitava tietyissä tilanteissa. Henkilöstön ajan ja matkustuskulujen säästöt. Kannettavien tietokoneiden käyttö henkilöstön koneina, Virtuaaliyhteyksien mahdollistaminen kunnan järjestelmiin ja tiedostoihin. Henkilöstön ajan ja matkustuskulujen säästöt. Yhteistyö KaseNetin kanssa? Mahdolliset kustannushyödyt kun hankitaan suuremmalle joukolle kerralla. Mahdolliset kustannushyödyt kun hankitaan suuremmalle joukolle kerralla. Hankintojen määrä kuitenkin pieni, KL- Kuntahankintojen kautta hankkiminen tai koko Kokkolan seudun hankintarengas todennäköisesti kannattavampi vaihtoehto.

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 10 (26) 30.4.2015 4 Sähköiset kuntalaispalvelut, valtionhallinnon palvelut, yksityisen ja kolmannen sektorin palvelut 4.1 Nykytilan kuvaus Kaustisen seudulla ja Kannuksen kaupungissa etäisyydet lähimpiin julkisiin palveluihin ovat usein pitkiä ja sähköisten palvelujen avulla kuntalaisten matkustukseen käytettyä aikaa olisi tulevaisuudessa mahdollista vähentää yhä useammassa tilanteessa, jossa asukkaan on nykyään matkustettava lähimpään kunnan, sairaanhoitopiirin tai valtionhallinnon, yrityksen tai järjestön asiointipisteeseen. Tällä hetkellä Kaustisen seudun kunnissa ja Kannuksen kaupungissa on vaihtelevasti sähköisiä palveluja kuntalaisten käyttöön. Joillakin seudun kunnilla on käytössä sähköisiä lomakkeita esimerkiksi päivähoitopaikkojen haussa, mutta yleensä lomakkeet on tulostettava verkkosivuilla ja toimitettava kuntaan paperisena tai skannattuna. Sähköisiä lomakkeita, jotka siirtyvät suoraan kunnan asianhallintajärjestelmiin ei ole laajasti käytössä Kaustisen seudulla. Muihin kuin kunnan omiin palveluihin kunnissa on käytössä valtionhallinnon palveluihin pääsyn mahdollistavia yhteisasiointipisteitä. Pisteiden palveluvalikoima vaihtelee kunnittain sen mukaan, onko kunnassa esimerkiksi oma KELA tai muita valtiohallinnon palveluita. Sivistystoimessa sähköisiä palveluja on käytössä eniten. Kunnissa käytetään laajasti StarSoftin koulutoimen järjestelmiä, jotka ovat koko Suomessa käytössä useimmissa kunnissa 2. Starsoftin Wilma on käytössä useimmissa selvityksen kunnissa, osassa kunnista on myös käytössä StarSoftin Kurre ja Primus. Myös kirjastotoimessa on osassa kuntia käytössä sähköisiä lainausjärjestelmiä asiakkaille. 4.2 Kuntalaispalvelujen sähköistäminen Kuntalaispalvelujen sähköistämisen perusedellytys on toimiva ja riittävän nopea internet-yhteys mahdollisimman monella kuntalaisella. KaseNetin rakentama verkko mahdollistaa nopeat yhteydet esimerkiksi videopalveluihin, mutta seudulla on vielä koteja, joihin nopeaa yhteyttä ei saa tai sellaista ei ole vielä hankittu. Alueilla, joissa nopea runkoverkko puuttuu, saattaa myös langaton yhteys olla liian hidas joidenkin palvelujen käyttöön eli 3G-yhteyksiä ei vielä ole kaikkialla Kaustisen seudun alueella. 2 Peruskoulujen ja lukioiden tietotekniikkakartoitus 2013. Jalava Tuomas, Selkee Johanna & Torsell Kurt. Kuntaliitto, Helsinki 2014.

FCG KONSULTOINTI OY 11 (26) Sähköisten palvelujen avulla voidaan säästää paitsi kuntalaisen, myös kunnan henkilöstön aikaa jos sähköinen palveluprosessi mahdollistaa entistä sujuvamman palveluntuotannon. Esimerkiksi sähköisten lomakkeiden tai tilanvarausjärjestelmien avulla voidaan säästää aikaa hakemusten käsittelyssä jos hakemukset siirtyvät sujuvasti kunnan järjestelmiin ja tieto kulkee tarpeen mukaan sujuvasti eri järjestelmien välillä. 4.2.1 Sivistystoimen sähköiset palvelut Keskeisiä kehittämisen kohteita sivistystoimen sähköisissä järjestelmissä ovat haastattelujen perusteella erityisesti etäopetukseen liittyvien ohjelmistojen kehittäminen sekä päivähoitohakemusten ja päivähoidon palveluprosessin sähköistäminen, joka mahdollistaisi muun muassa tuntiperusteisen laskutuksen päivähoidossa. Sähköisestä opetuksen järjestämisessä on jo tällä hetkellä kuntayhteistyötä yksittäisten kuntien välillä yksittäisissä lukiokursseissa. Kaustisen seudulla etäopetus on järjestetty Adobe Connect Pro ohjelman virtuaalineuvotteluina, joissa opettajan on myös mahdollista jakaa materiaalia opiskelijoille. Jos koulutusyhteistyötä laajennetaan Kaustisen seutukunnassa, yhteinen järjestelmä etäopetukseen, opetusmateriaalin jakoon ja tiedostojen tallennukseen esimerkiksi tehtävien palautuksessa mahdollistaisi nykyistä joustavammin kurssien jakamisen kuntien välillä. Kuntien mahdollisuus tehdä sähköisiä lomakkeita verkkosivuilleen mahdollistaisi varhaiskasvatuksen sähköisen paikkahaun. Työpajassa sivistystoimen palveluja pohtinut ryhmä toi myös esille mahdollisuuden sähköistää koko varhaiskasvatuksen palveluprosessi. Päivähoidon omalla järjestelmällä voitaisiin mahdollistaa tuntiperusteinen laskutus kun järjestelmän avulla olisi mahdollista suunnitella työvuoroja ja lasten noutoja. Samalla seurannan avulla päivähoidon laskutus saataisiin tuntiperusteiseksi, mikä motivoisi vanhempia noutamaan lapsensa päivähoidosta entistä aikaisemmin ja henkilöstöresursseja säädeltäisiin sen mukaisesti. Sivistystoimessa myös kirjastopalveluissa nähdään mahdollisuuksia palvelujen sähköistykseen Kaustisen seudun kunnissa. Kirjastojen palveluja on jo osassa Kaustisen seudun kunnissa sähköistetty asiakkaille. Nykyisten online-palvelujen lisäksi sähköiset lainaus- ja palautusautomaatit mahdollistaisivat kirjastojen avaamisen myös aikoina, jolloin henkilökuntaa ei ole kirjastossa paikalla. Tällä hetkellä kuntien kirjastoissa on omia järjestelmiään, joten kun järjestelmiä on tarpeen uusia tai uusia järjestelmiä hankitaan, kuntayhteistyötä käyttöönotossa on syytä selvittää.

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 12 (26) 30.4.2015 Taulukko 2. Sivistystoimen kuntalaispalveluihin liittyviä kehittämisehdotuksia. Sivistystoimen kuntalaispalveluihin liittyviä kehittämisehdotuksia Sähköiset järjestelmät opetuksen järjestämisessä kuntayhteistyönä (Video- ja etäopetus) Varhaiskasvatukset sähköinen paikkahaku Varhaiskasvatuksen palveluprosessin sähköistäminen: palkat, laskutus ja työvuorot, lapsen noudon sähköinen aikataulutus Yhteistyö sähköisten ylioppilaskirjoitusten valmistelussa Yhteistyö sivistystoimen järjestelmien kehittämisessä Sähköinen haku koulutukseen/sähköiset lomakkeet Laitehankinnat Ohjelmistohankinnat Sähköinen arkisto Palvelinyhteistyö sivistystoimen järjestelmissä Kirjastopalveluiden sähköistäminen (www-uusinnat ja muistutukset, itsepalveluautomaatit) 4.2.2 Tekninen toimi Teknisen toimen osalta keskeisiä kuntalaispalveluja ovat rakennusvalvonta ja rakennusluvat. Teknisen toimen kuntayhteistyössä taas voidaan nähdä samoja yhteistyömahdollisuuksia kuin muillakin sektoreilla, esimerkiksi yhteiset ohjelmistohankinnat, osaamisen jakaminen sähköisten järjestelmien avulla, teknisen toimen järjestelmien automatisointi ja laitehankinnat yhteistyössä. Rakennuslupien sähköinen hakeminen etenee Suomessa valtakunnan tasolla ja muun muassa Ympäristöministeriön Lupapiste.fi palvelu 3 mahdollistaa rakennusvalvonnan ja yleisten alueiden ja ympäristötoimen lupien ja ilmoitusten hallinnan lupahakemuksesta läpi hakemuksen koko elinkaaren. Palvelu on kunnille maksullinen, mutta sen käyttöön on mahdollista hakea avustusta SADe-ohjelman rahoituksesta. Kaustisen seudulla on myös tehty esimerkiksi karttapalvelun osalta yhteistyötä Kokkolan kanssa, mikä voi myös muiden ohjelmistojen osalta olla kustannustehokas toimintamalli. Teknisen toimen ohjelmistojen yhteishankintojen ja yhteiskäytön koordinointi saattaa tuoda kustannushyötyjä kunnille. Selvityksen osana järjestetyssä työpajassa teknisen toimen sähköisen yhteistyön kehittämistä pohtinut ryhmä nosti esille mahdollisuuden palkata kunnille yhteinen kaavoittaja, joka korvaisi tällä hetkellä ostopalveluna 3 https://www.lupapiste.fi/

FCG KONSULTOINTI OY 13 (26) tehtävää kaavoitusta. Ehdotuksena jatkoon kuntien olisi mahdollisesti hyödyllistä laskea kaavoituksen ostopalveluihin vuosittain käytetyt summat ja verrata käytettyjä investointeja yhden kuntien yhteisen kaavoittajan kuluihin. Kuntayhteistyötä ehdotettiin työpajassa myös vesi- ja viemärilaitosten yhteispäivystyksiin. Yhteispäivystyksillä olisi mahdollista jakaa päivystysvastuuta etenkin naapurikuntien kesken kun etäisyydet saadaan pidettyä riittävän lyhyinä. Päivystyksen hyödyllisyyden selvittämistä voidaan jatkaa kahdenvälisinä neuvotteluina tai koko seutukunnan tasolla. Taulukko 3. Teknisen toimen kuntalaispalveluihin liittyviä kehittämisehdotuksia. Teknisen toimen kuntalaispalveluihin liittyviä kehittämisehdotuksia Rakennusvalvonta Rakennusluvat Laitehankinnat Ohjelmistohankinnat Paikkatietojärjestelmät, kaavoitussovellukset, tietokannat, lupien ja rekisterien hallintajärjestemät Sähköinen arkisto Palvelinyhteistyö Huomioita Valtakunnallisen palvelun käyttö oman järjestelmän luomisen sijaan? Valtakunnallisen palvelun käyttö oman järjestelmän luomisen sijaan? Yhteistyö Kaustisen seudun kesken tai KL-Kuntahankintojen puitesopimusten hyödyntäminen. Yhteistyö Kokkolan kaupungin kanssa. Yhteistyö Kaustisen seudun kesken tai KL-Kuntahankintojen puitesopimusten hyödyntäminen. Yhteistyö Kokkolan kaupungin kanssa. Yhteistyö Kaustisen seudun kesken tai KL-Kuntahankintojen puitesopimusten hyödyntäminen. Yhteistyö Kokkolan kaupungin kanssa. Yhteistyö Kaustisen seudulla tai KaseNetin kanssa. Yhteistyö Kaustisen seudulla tai KaseNetin kanssa. 4.2.3 Sosiaali- ja terveystoimi Peruspalveluliikelaitos Jyta vastaa Halsuan, Kaustisen, Lestijärven, Perhon, Toholammin ja Vetelin kuntien sekä Kannuksen kaupungin perusturvapalveluista. Sähköisten palvelujen kehittäminen on sosiaali- ja terveystoimessa ajankohtainen asia ja sähköisten palvelujen kehittäminen nousi esiselvityksen perusteella ajankohtaiseksi aiheeksi etenkin vanhusten kotihoidossa, jossa uudet etäpalvelumenetelmät voivat säästää kunnan ja palveluntuottajan resursseja.

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 14 (26) 30.4.2015 Kuntien menoista noin puolet käytetään sosiaali- ja terveyspalveluihin ja sähköisten järjestelmien kehittäminen on osaltaan vaikuttamassa palvelujen tehokkaaseen tuottamiseen tulevaisuudessakin. Valtakunnallinen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus vaikuttaa osaltaan myös Kaustisen seudulla. Vaikka uudistuksen lopullinen sisältö on vielä epäselvä, paikallisissa sosiaali- ja terveystoimen kehittämistoimissa täytyy edetä varovasti ja varautua ratkaisuihin, joissa kuntien rooli joka tapauksessa muuttuu. Jytassa käsitellään runsaasti hakemuksia, joita tällä hetkellä ei ole sähköistetty vaan hakemuslomakkeet ovat Jytan nettisivuilla tulostettavissa PDF-muodossa. Liikelaitoksessa hakemuksia käsitellään suuria määriä vuoden aikana ja siksi sähköinen järjestelmä voisi hyödyttää hakemusten käsittelystä vastaavan henkilöstön työtaakkaa. Kuten muissakin sähköisissä lomakkeissa, myös sosiaali- ja terveydenhuollon lomakkeissa on ajansäästön kannalta keskeistä, miten sähköisestä hakemuksesta lähtevää palveluprosessien hallitaan sähköisissä järjestelmissä. Ajansäästön ja kustannushyötyjen saavuttamiseksi prosessien pitäisi jatkua hakemuksesta saumattomasti päätökseen ja asianhallinnan järjestelmiin. Käytössä olevia sähköisiä palveluja Jytassa ovat myös tekstiviestimuistutukset ajanvarauksista ja Suomessa laajasti käytössä olevat sähköiset reseptit. Tulevaisuudessa palveluissa voidaan esimerkiksi hyödyntää videotekniikoita esimerkiksi ns. hyvinvointitelevisioiden muodossa, jotka voivat olla television kaltaisia kiinteästi kotiin sijoitettuja laitteita tai kevyitä mobiililaitteita, joilla terveydenhuollon henkilökunta saa yhteyden hoidettavaan ja hoidettava yhteyden hoitohenkilökuntaan. Kokkolan seudulla on myös ollut kokeilu, jossa omissa kodeissaan olevien tarkkailtavien elintoimintoja seurataan etäyhteyden välityksellä ja terveyspalvelussa saadaan reaaliaikaista tietoa potilaan tilasta. Järjestelmä voi myös hälyttää jos potilaan terveydentilassa tapahtuu muutos. Samoin esimerkiksi erikoislääkärin konsultaatiota olisi mahdollista hoitaa videoyhteyden välityksellä samoin kuin potilaan tapaamisia esimerkiksi rutiinitarkastuksissa. Sähköisiä palveluita, joita Jytassa on seurattu ovat myös sähköinen ilmoittautuminen vastaanotolle ja sähköinen ajanvaraus esimerkiksi neuvolapalveluissa. Kaustisen seudulla ja Kannuksen kaupungilla on mahdollisuus omistajaohjauksen kautta vaikuttaa uusien palvelutapojen käyttöön ja niiden kustannustehokkuuden selvittämiseen. Toisaalta jatkossa sosiaali- ja terveyspalveluiden rakenneuudistus tulee todennäköisesti vaikuttamaan kuntien rooliin myös omistajaohjauksen osalta.

FCG KONSULTOINTI OY 15 (26) Taulukko 4. Sosiaali- ja terveystoimen kuntalaispalveluihin liittyviä kehittämisehdotuksia. Sosiaali- ja terveystoimen kuntalaispalveluihin liittyviä kehittämisehdotuksia Kotihoidon sähköiset järjestelmät: videoyhteydet, elintoimintojen etäseuranta Sähköiset hakemukset ja sähköinen palveluprosessi (Esim. kuljetushakemukset, kotipalveluhakemukset yms.) Sähköinen ajanvaraus (esim. neuvolapalvelut) Huomioita Kustannushyödyt? Kunnat vaikuttavat uusiin palveluihin omistajaohjauksen kautta Sähköinen itseilmoittautuminen vastaanotolla Erikoislääkärin konsultaatio videoyhteydellä Terveystarkastukset, sairaanhoitajan vastaanotto, kuntoutustoiminta videoyhteydellä 4.3 Valtionhallinnon, yksityisen ja kolmannen sektorin palvelut Tällä hetkellä Kaustisen seudun kunnissa ja Kannuksen kaupungissa on käytössä yhteispalvelupisteet, joissa valtionhallinnon palveluita on saatavilla vaihtelevasti. Ongelmaksi selvityskunnissa on koettu palvelujen tekniseen kehittämiseen liittyvä puutteellinen ohjeistus valtionhallinnon suunnalta. Tällä hetkellä Valtiovarainministeriöllä on käynnissä Asiakaspalvelu2014 hanke 4, johon liittyen on syksyllä 2014 käynnistetty uusien asiakaspalvelupisteiden kokeiluja 5. Asiakaspalvelu 2014 -hankkeen tavoitteena on, että asiakkaat saavat julkisen hallinnon asiakaspalvelut yhteisistä asiointipisteistä koko maassa yhdenvertaisesti ja kohtuuetäisyydellä asuinpaikastaan. Palvelut voidaan tuottaa näin myös tehokkaasti ja taloudellisesti. Hankkeen kokeilut ovat käynnissä viidessä kunnassa Mikkelissä, Oulun Kiimingissä, Paraisilla, Pelkosenniemellä ja Saarijärvellä. VM:n hankkeen tavoitteena on, että jatkossa uusissa asiakaspalvelupisteissä ovat aina saatavilla vähintään Kelan, Poliisin lupahallinnon, Verohallinnon, maistraatin, TEtoimiston mukaan lukien työvoiman palvelukeskuksen ja kunnan palveluja. Asiakaspalvelukonseptista on tarkoitus säätää lailla, joka astuisi voimaan vuoden 2016 alussa. Siirtymisen yhteiseen asiakaspalveluun on suunniteltu toteutuvan maakunnittain vuosien 2016 2019 aikana. 4 http://vm.fi/asiakaspalvelu2014 5 http://www.yhteispalvelu.fi/

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 16 (26) 30.4.2015 5 Taloushallinnon ja muiden tukipalvelujen seudullinen yhteistyö tulevaisuudessa 5.1 Kuntaliitosselvityksen ja talous- ja henkilöstöryhmän raportin tulokset Kokkolan seudun kuntarakenneselvityksen yhteydessä vuonna 2014 kokoontunut talous- ja hallintotyöryhmä selvitti Kaustisen seudun kuntien ja Kokkolan taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja yleishallinnon nykytilaa ja yhteistyön vaihtoehtoja kuntaliitostilanteessa. Työryhmässä pohdittiin erikseen taloushallinnon yhteistyön vaihtoehtoja, minkä pohjaksi laskettiin yleishallinnon ja tukipalvelujen kustannuksia alueella sekä taloushallinnon suoritteiden lukumääriä kunnissa. Työryhmä laski kuntien tukipalveluihin käyttämiä euroja. Vertailussa edullisimmin tukipalvelut tuotettiin tilinpäätöksen 2013 mukaan Lestijärvellä (68,66 euroa per asukas, 0,8 % kunnan kokonaismenoista). Vaihteluväli tukipalvelujen kustannuksissa oli Lestijärven noin 69 eurosta per asukas 232 euroon per asukas Perhossa (3,9 % kunnan kokonaismenoista). Kuva 3. Yleishallinnon ja tukipalveluiden kustannukset Kaustisen seudun kunnissa, euroa per asukas, tilinpäätös 2013 (Tilastokeskuksen v 2015 jaottelun mukaisesti)

FCG KONSULTOINTI OY 17 (26) Kuva 4. Yleishallinnon ja tukipalveluiden osuus Kaustisen seudun kuntien kokonaismenoista, tilinpäätös 2013 (Tilastokeskuksen v 2015 jaottelun mukaisesti). Työryhmässä pohdittiin myös konkreettisia taloushallinnon yhteistyön vaihtoehtoja. Työryhmän esitti loppuraportissaan kolmea mahdollista taloushallinnon yhteistyön kehittämisen vaihtoehtoa: 1) Koko kuntaliitosalueen yhteistyön (Kaustisen seutukunta ja Kokkolan kaupunki) 2) Seutukunnallinen tilitoimisto 3) Nykyisen yhteistyön tiivistäminen 5.2 Taloushallinnon organisoinnin vaihtoehdot Tämän esiselvityksen yhtenä tavoitteena oli suunnitelman laatiminen kuntien ja julkisen sektorin sähköisten palveluiden, toimintojen ja yhteistyön kehittämiselle. Selvityksen esimerkkitapauksena on taloushallinto. Taloushallinnon yhteistyön kehittämisen vaihtoehdot perustuvat esiselvityksessä kerättyyn haastatteluaineistoon sekä työpajassa kokoontuneen taloushallinnon vaihtoehtoja pohtineen työryhmän näkemyksiin yhteistyön kehittämisestä. Vaihtoehtojen pohdinnassa on myös hyödynnetty Kuntaliiton julkaisua Hallinnon tukipalvelut kuntakonserneissa. Kaikista kunnista haastateltiin taloushallinnosta vastaavat virkamiehet tai taloushallinnon työntekijöitä. Osasta kunnista haastateltiin sähköisten järjestelmien

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 18 (26) 30.4.2015 osalta myös IT-vastaavat. Lisäksi IT-vastaaville lähetetyllä järjestelmäkartoituksella kerättiin tietoa käytössä olevista sähköisistä järjestelmistä. Seitsemästä esiselvityksen kunnasta viidessä on käytössä sama taloushallinnon ohjelmisto, CGI:n Pro Economica. Lestijärvellä on taloushallinnossa kunnan omiin tarpeisiin räätälöity ohjelmisto, jolle ei kuitenkaan enää saada päivityksiä ja ohjelmistolle ei ole olemassa kehittäjää. Toholammin kunta ostaa taloushallinnon palvelut Peruspalveluliikelaitos Jytalta, jossa on käytössö Aditro Intime ohjelmisto. Toholammin palvelusopimus on kuitenkin päättymässä vuoden 2016 lopussa, jolloin kunnalla on mahdollisuus siirtyä tarvittaessa uuteen yhteistyön malliin. Osassa kunnissa on myös käytössä muita taloushallinnon ohjelmistoja kuten Baswaren ohjelmistoja laskutuksen prosesseihin. Taulukko 5. Kuntien käytössä olevan taloushallinnon ohjelmistot. Kunta Halsua Kaustinen Lestijärvi Perho Toholampi Veteli Kannus Käytössä oleva ohjelmisto CGI Pro Economica CGI Pro Economica ETT-Soft Oy:n ohjelmisto (ei päivitetä) CGI Pro Economica Aditro Intime (Taloushallinto ostettu Peruspalveluliikelaitos Jytalta, sopimus päättyy vuoden 2016 lopussa) CGI Pro Economica CGI Pro Economica Taulukko 6. Palkanmaksusuoritteiden määrä ja nykyisten ohjelmistojen käyttö- ja ylläpitokustannukset (ilman Kannuksen kaupunkia) Lähde: TalHe-työryhmän loppuraportti. Palkanmaksujen määrä, syyskuu 2014 Halsua Kaustinen Lestijärvi Perho Toholampi Veteli 52 326 61 312 313 180 Nykyisten ohjelmistojen käyttöja ylläpitokustannukset 13 000 25 000 2 000 32 000 75 000 20 000

FCG KONSULTOINTI OY 19 (26) Ilman Kannuksen kaupunkia kunnissa käytettiin yhteensä noin 167 000 euroa talous- ja palkkahallinnon ohjelmistojen käyttö- ja ylläpitokustannuksiin (Taulukko 6). Lestijärven ja Toholammin siirtyminen Pro Economican käyttäjiksi ei oletettavasti toisi säästöjä vaikka ohjelmiston ylläpito keskitettäisiinkin samalla esimerkiksi KaseNetin vastuulle. Sen sijaan kokonaan uuden ohjelmiston kilpailuttaminen voisi mahdollisesti tuoda säästöjä. Uuden ohjelmiston yhteydessä voitaisiin selvittää, olisiko kilpailutettavaan ohjelmistoon syytä yhdistää henkilöstöhallinnon järjestelmä. Toholammin nykyinen taloushallinnon sopimus päättyy vuoden 2016 lopussa ja 2017 alku olisi tästä näkökulmasta luonnollinen aika uuden yhteistyömallin käyttöönotolle. Vuodet 2015 ja 2016 voitaisiin käyttää yhteistyön valmisteluun ja mahdolliseen ohjelmistokilpailutukseen. Kevan ennusteen mukaan koko Suomessa ikärakenteen muutos vaikuttaa merkittävästi kuntien hallintohenkilöstöön, jossa tapahtuu tulevina vuosina voimakasta eläköitymistä. Kevan ennusteen mukaan kirjanpitäjistä eläköityy vuoteen 2016 mennessä 20 % ja vuoteen 2021 mennessä 42 % henkilöstöstä 6. Palkanlaskijoista eläköityy Suomessa vielä useampi. Kymmenessä vuodessa palkanlaskijoista eläköityy noin puolet ja vuoteen 2030 mennessä kirjanpitäjistä ja palkanlaskijoista on ennusteen mukaan eläköitynyt jo 75 %. Myös Kaustisen seudulla ja Kannuksessa suuri uhka taloushallinnon järjestämiselle ovat ohuet henkilöstöresurssit. Monessa kunnassa taloushallinnon henkilöstö on vähentynyt viime vuosien aikana ja nykytilanteessa monen kunnan taloushallinnon pyörittäminen vaarantuu esimerkiksi pitkien sairaslomien sattuessa. Monessa kunnassa taloushallinnon ohjelmistot voivat olla samoja, mutta tavat käyttää niitä ovat erilaisia. Esimerkiksi erilaiset tiliöintikäytännöt vaikeuttavat sijaistuksia kuntien välillä. Taloushallinnon yhteistyön kehittämisen suunnitelmat on tässä luvussa jaettu kolmeen malliin: 1) Järjestelmä- ja henkilöstöyhteistyön malli (yhteistyötä ohjelmistoissa ja henkilöstön välillä, henkilöstö säilyy kunnissa) 2) Kaustisen seudun yhteinen tilitoimisto (henkilöstö siirtyy uuteen organisaatioon) 3) Seutukuntaa laajempi taloushallinnon yhteistyö tai palvelun ulkoistaminen yksityiselle palveluntuottajalle 6 KEVA: Kunta-alan eläkepoistumaennuste ammattialoittain ja ammattiryhmittäin 2012 2030.

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 20 (26) 30.4.2015 Työpajoissa ja haastatteluissa mallit yksi ja kaksi on nähty realistisimpina vaihtoehtoina Kaustisen seudun ja Kannuksen yhteistyön perustaksi. Kolmatta, ulkoistukseen perustuvaa mallia, on myös useammassa kunnassa jollain tasoilla pidetty esillä, mutta sitä ei työpajassa pidetty todennäköisenä vaihtoehtona Kaustisen seudulle. Parhaana vaihtoehtona työpajassa pidettiin KaseNetiin perustuvaa tilitoimistoa. Kuva 5. Taloushallinnon organisoinnin vaihtoehdot ja suunnitelmat jatkoon. Taloushallinnon yhteistyövaihtoehtojen lisäksi tässä esiselvityksessä pohditaan kuntien välistä yhteistyötä, jossa yhdistyy taloushallinnon lisäksi myös IT- ja henkilöstöhallinto. Taloushallinnon syventämisen yhteydessä on mahdollisuus myös syventää järjestelmäyhteistyötä muihin hallinnon palveluihin, joista luonnollisimpia kohteita ovat IT-hallinto ja henkilöstöhallinto. Tämän esiselvityksen puitteissa ei ole mahdollista mennä syvälle IT-hallinnon ja henkilöstöhallinnon yhteistyön syventämiseen, mutta taloushallinnon järjestäytymismalleja voidaan myös soveltaa tästä näkökulmasta ja niiden ottamista kuntayhteistyöhön mukaan voidaan erikseen selvittää. Myös

FCG KONSULTOINTI OY 21 (26) henkilöstöhallinnon ohjelmiston yhdistäminen taloushallinnon ohjelmistoon on syytä selvittää jos kunnat päättävät kilpailuttaa kokonaan uuden taloushallinnon järjestelmän. 5.2.1 Järjestelmä- ja henkilöstöyhteistyön malli (yhteistyötä ohjelmistoissa ja henkilöstön välillä, henkilöstö säilyy kunnissa) Ensimmäinen tarkasteltava vaihtoehto on järjestelmä- ja henkilöstöyhteistyön malli. Yhteistyömallissa taloushallinnon järjestelmäyhteistyötä ja taloushallinnon henkilöstön yhteistyötä syvennetään ja sijaistusjärjestelmiä kehitetään Kaustisen seudun kuntien kesken. Mallilla voidaan helpottaa henkilöstöresurssien ohuuteen liittyvää riskiä. Kustannussäästöt riippuvat yhteistyön käytännöistä ja siitä, saadaanko taloushallinnon ohjelmistojen käyttökuluissa säästäjä kilpailuttamalla uusi taloushallinnon ohjelmisto (tai yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmisto). Mallissa henkilöstö säilyisi kuitenkin kunnissa ja vain ohjelmiston ylläpito keskitettäisiin. Tällä hetkellä kunnissa käytetään arviolta lähes 200 000 euroa vuodessa taloushallinnon ohjelmistoihin ja Lestijärven ja Toholammin siirtyminen samaan ohjelmistoon muiden kuntien kanssa todennäköisesti lisäisi ennestään ohjelmistokuluja. Jos Pro Economican käyttämistä jatketaan, voidaan selvittää voidaanko sen ylläpitokustannuksista ja koulutuskustannuksista säästää keskittämällä järjestelmä KaseNetin palvelimille tai yhteen Kaustisen seudun kunnista. Saman taloushallinnon ohjelmiston käyttäminen mahdollistaisi esimerkiksi palkanlaskijoiden sijaistusjärjestelmän kuntien kesken jos ohjelmiston käytön käytännöt yhtenäistetään samalla kunnissa. Ohjelmiston käyttäminen ristiin kuntien kesken vaatii haastattelujen perusteella esimerkiksi tiliöintikäytäntöjen yhtenäistämistä.

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 22 (26) 30.4.2015 Uuden taloushallinnon ohjelmiston kilpailuttaminen mahdollistaisi yhtenäisten toimintatapojen opettelun jo uuden ohjelmiston käyttöönotossa. Kilpailutuksella voitaisiin myös varmistaa, että uusi järjestelmä soveltuisi mahdollisimman hyvin yhteiskäyttöön kuntien kesken ja että sitä voitaisiin hyödyntää paikasta riippumatta, jotta pientä taloushallinnon yhteistyötä voitaisiin myös tehdä ilman matkustamista toiseen kuntaan. Yhteistyötä ja toimintaa ohjattaisiin käytännössä yksittäisillä sopimuksilla esimerkiksi yhteistyöstä sijaistuksissa ja toimintatapojen yhtenäistämisestä. Ilman yhteistä tilitoimistoa yhteistyöjärjestelyt ja niistä sopiminen voivat viedä paljon aikaa. Kuitenkin samalla hyödyt sijaistuksista voivat olla satunnaisia jos kunnat pärjäävät omalla henkilöstöllä. Malli ei myöskään helpota uuden henkilöstön saamista vanhan poistuessa tai eläköityessä. Järjestelmä- ja henkilöstöyhteistyön mallia olisi myös jatkossa mahdollista syventää keskittämällä toimintoja yhteiseen tilitoimistoon KaseNetin tai uuden liikelaitoksen, kuntayhtymän tai kuntien omistaman osakeyhtiön alle. Uuden taloushallinnon ohjelmiston kilpailuttamisen riskinä on tarjouskilpailussa epäonnistuminen (esimerkiksi riittämätön palvelukuvaus) tai se, ettei kilpailuttamalla löydy nykyisiä järjestelmiä halvempaa vaihtoehtoa. Kokkola on uusinut oman taloushallinnon järjestelmänsä vuonna 2014 ja järjestelmää voitaisiin käsitellä yhtenä vaihtoehtona. Sama järjestelmä Kokkolan kanssa mahdollistaisi yhteistyön laajentamisen myös laajemmalle alueelle jatkossa. 5.2.2 Kaustisen seudun yhteinen tilitoimisto (henkilöstö siirtyy uuteen organisaatioon) Toinen vaihtoehto on Kaustisen seudun yhteinen tilitoimisto, joka on syvennetty versio järjestelmä- ja henkilöstöyhteistyön mallista. Mallissa ainakin osa taloushallinnon henkilöstöstä keskitettäisiin uuteen tilitoimistoon, joka voisi toimia nykyisen KaseNetin yhteydessä tai sitä varten voitaisiin perustaa uusi organisaatio. Ensimmäisestä vaihtoehdosta poiketen, tilitoimistomallissa myös kuntien ei tarvitsisi ohjata taloushallinnon yhteistyötä sopimusohjauksella, vaan tilitoimisto voisi kehittää omaa toimintaansa.

FCG KONSULTOINTI OY 23 (26) Etuna KaseNetiin keskittämisessä on se, että kunnat säästyvät uuden organisaation perustamisen vaivalta ja olemassa oleva IT-yhteistyö KaseNetin kanssa jatkuisi saumattomasti. KaseNetiin keskittäminen myös tarkoittaisi IT-osaamisen keskittämistä entistä enemmän yhteen organisaatioon, mikä selkeyttäisi kuntien ja KaseNetin välistä työnjakoa. Kunnat tekisivät palvelusopimuksen taloushallinnon palveluista KaseNetin tai uuden organisaation kanssa. Järjestelmä- ja henkilöstöyhteistyön mallin tapaan uusi organisaatio voisi hakea ohjelmistosäästöjä kilpailuttamalla uuden taloushallinnon ohjelmiston. Vaihtoehtona olisi työntekijöille tutun Pro Economican käyttämisen jatkaminen, mutta tässä mallissa ohjelmistolisensseihin liittyviä säästöjä tuskin saavutettaisiin. Tilitoimistossa osaamista olisi keskitettynä yhteen paikkaan, mikä mahdollistaisi myös tehokkaamman toiminnan kehittämisen. Osa taloushallinnon parissa työskentelevästä henkilöstöstä olisi mahdollista kuitenkin säilyttää kunnissa (esimerkiksi kirjanpitäjät). Malli voisi vapauttaa kunnissa nykyisen henkilöstön resursseja ydintoiminnan kehittämiseen tukipalvelujen sijasta ja tilitoimisto keskittyisi kehittämään omaa toimintaansa. Kunnilla olisi mahdollisuus vaikuttaa tilitoimiston toimintaan omistajaohjauksen ja asiakasohjauksen keinojen kautta. Uuden taloushallinnon ohjelmiston kilpailuttamisen riskinä on tarjouskilpailussa epäonnistuminen (esimerkiksi riittämätön palvelukuvaus) tai se, ettei kilpailuttamalla löydy nykyisiä järjestelmiä halvempaa vaihtoehtoa.

FCG KONSULTOINTI OY Esiselvitys 24 (26) 30.4.2015 5.2.3 Seutukuntaa laajempi taloushallinnon yhteistyö tai palvelun ulkoistaminen yksityiselle palveluntuottajalle Kolmantena vaihtoehtona on palvelujen tuottaminen yhteistyössä Kaustisen seutukuntaa suuremman alueen kanssa tai ostopalvelu kaupalliselta toimijalta. Kuntaliiton Hallinnon tukipalvelut kuntakonserneissa julkaisun 7 mukaan Kevan keväällä 2014 tekemässä selvityksessä kuntien talous- ja rahoitusjohtajat arvioivat ostopalvelujen lisääntyvän seuraavan viiden vuoden aikana myös talous- ja henkilöstöhallinnossa. Yksi mainittu syy ostopalvelujen lisääntymiseen on vaikeus perustaa kuntayhteistyönä suurempia palveluyksiköitä samalla kun uuden pätevän henkilöstön saatavuus vaikeutuu alalla. Henkilöstön vaikea saatavuus voi olla ongelma myös Kaustisen seudun yhteistyömalleissa, joten laajempaa yhteistyötä tai ostopalvelua voidaan pitää yhtenä mahdollisena ratkaisuna ongelmaan pitkällä aikavälillä. Yhteistyön järjestämistä voidaan selvittää koko maakunnan tasolla tai maakuntarajat ylittävää, laajempaa taloushallinnon yhteistyötä. Tämä vaihtoehto vaatisi yhteistyöhalukkuuden selvittämistä alueen kuntien kesken. Yhteistyö seutukuntaa suuremman yksikön kanssa on yksi mahdollisuus saada skaalaetuja kustannuksissa kun palveluista huolehtii huomattavasti nykyistä Kaustisen seutua suurempi yksikkö. Mallissa selvitettäisiin esimerkiksi Kokkolan mahdollisuuksia myydä palveluja Kaustisen seudulle ja palvelun hinta selvitettäisiin. Vaihtoehtoisesti voidaan selvittää kiinnostusta maakunnan tason ratkaisuun. Jos sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelurakenneuudistuksessa päädytään maakuntatason malliin, myös sotekuntayhtymän talouspalvelujen yhdistämisellä maakunnalliseen ratkaisuun mahdollistaisi ehkä merkittävät skaalaedut. Kaustisen seudulla on myös ennen kuunneltu kaupallisten toimijoiden tarjoamista mahdollisuuksista taloushallinnon ulkoistukseen. Kaupalliset toimijat voivat tarjota valmiiksi hiottuja palveluja eikä toiminnan siirtämisestä synny samanlaisia 7 Matti Riekki, Anni Antila, Kaija Majoinen & Jarmo Asikainen. Hallinnon tukipalvelut kuntakonserneissa. Esiselvitys. Kuntaliitto 2015.

FCG KONSULTOINTI OY 25 (26) perustamiskustannuksia kuin esimerkiksi oman tilitoimiston perustamisesta 8. Palveluntuottajat voivat olla paikallisia yrityksiä tai suuria valtakunnallisia tai kansainvälisiä taloushallinnon palveluja tuottavia yrityksiä. Kaustisen seudulla mahdollisia ja aiemmin esillä olleita yhteistyötahoja ovat esimerkiksi Kunnan Taitoa Oy, Kuntien Hetapalvelut Oy ja Järvinet Oy, jonka omistavia omistajia ovat Alajärven ja Kauhavan kaupungit, Evijärven, Kuortaneen, Lappajärven, Soinin ja Vimpelin kunnat sekä Järviseudun koulutuskuntayhtymä (Jami) ja Kuntayhtymä kaksineuvoinen. Ulkoistuksella saataisiin aikaan uiden mallien tapaan parempi toimintavarmuus. Riskinä olisi palvelun etääntyminen liian kauas kunnasta, jolloin toimintaan ei voida vaikuttaa tarpeeksi. Yhteisen tilitoimiston tapaan, myös ostopalvelussa tai laajassa alueellisessa yhteistyössä pitäisi selvittää, mitä taloushallinnon henkilöstöä haluttaisiin säilyttää omassa kunnassa. Esiselvityksen haastattelujen ja työpajan perusteella esimerkiksi kunnan kirjanpito saattaa olla tehtävä, joka halutaan säilyttää kunnassa. 6 Aikataulu jatkoon Alla on ehdotus taloushallinnon yhteistyön kehittämisen aikataulusta. Kunnat käsittelevät esiselvityksen vaihtoehdot ja kartoittavat yhteistä tahtotilaa uusien toimintamallien käyttöönottoon. Ehdotus uuden tilitoimiston aloittamisajankohdaksi on vuoden 2017 alku, jolloin Toholammin palvelusopimus nykyisen taloushallinnon palveluntuottajan kanssa päättyy. 8 Matti Riekki, Anni Antila, Kaija Majoinen & Jarmo Asikainen. Hallinnon tukipalvelut kuntakonserneissa. Esiselvitys. Kuntaliitto 2015.