KONTIOLAHTI Joensuun kaupungin, Kontiolahden kunnan ja Outokummun kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden yhteistoiminnan arviointi yhteistoiminta-alueella 11.6.2014
1 Johdanto Sosiaali- ja terveyspalveluiden yhteistoiminnan arviointi perustuu Joensuun ja Outokummun kaupunkien sekä Kontiolahden kunnan valtuustojen hyväksymään yhteistoimintasopimukseen, jonka mukaan (sopimuksen kohta 16) 30.6.2014 mennessä tehdään Kontiolahden ja Joensuun yhteistoiminnan arviointi, joka käsitellään molempien sopimusosapuolten valtuustoissa. Arvioinnissa huomioidaan myös lainsäädännön mahdolliset muutokset sekä yhteistoiminnasta saadut kokemukset. Arvioinnin tekemiseen osallistuivat sekä tilaajan, tuottajan että luottamushenkilöiden (tilaajajaoston ja tuotantolautakunnan jäsenet varajäsenineen) edustajat. Toimeksiannon toteutus, organisointi ja aikataulutus tapahtuivat tilaajajaoston esityksen mukaisesti. Tilaajajaosto nimesi kokouksessaan 23.4.2014 19 tilaajajaoston edustajat ja puheenjohtajan sekä pyysi sosiaali- ja terveyslautakuntaa nimeämään omat edustajansa yhteistoiminnan arviointityöryhmään. Sosiaali- ja terveyslautakunta nimesi 20.5.2014 51 edustajansa työryhmään. Työryhmä kokoontui kaksi kertaa 3.6.2014 ja 11.6.2014. Arvioinnin tavoitteena oli toiminnan arviointi kokonaisvaltaisesti sekä tilaajan että tuottajan näkökulma huomioiden. Arvioinnin kohteina olivat: asiakkaat (palveluiden laadun arviointi, asiakaskysely) talous (tilauksen toteutuminen) prosessit (tilaaja-tuottaja-toimintamallin soveltuvuus yhteistoiminnassa / yhteistoiminta-alueella, tilausprosessin sujuvuus, tiedon kulku) henkilöstö. Eri arviointien pohjalta saatujen tulosten yhteenvedoista voidaan jaotella arvioinnin kohteina olevat asiat seuraavasti. 1. Tilaaja-tuottaja mallin soveltuvuus yhteistoiminta-alueella Tilaaja-tuottaja -toimintatapa Joensuun kaupungin hallinnon organisoinnissa käynnistyi vuoden 2013 alusta. Uusi toimintatapa edellytti päättäjien omaksuvan uuden roolin kunnallispolitiikan toteuttamisessa. Henkilöstöltä vaadittiin uudenlaista ajattelutapaa asettua tilaajien ja tuottajien rooleihin. Samaan aikaan käynnistyi myös Joensuun kaupungin ja Kontiolahden kunnan sosiaalipalvelujen yhteistoiminta-alue, jossa kahden kunnan erilainen toimintakulttuuri oli sovitettava yhteen. Tilaaja-tuottajamallin roolien selkiinnyttäminen ja niiden vahvistaminen pidettiin saatujen palautteiden mukaan tärkeänä. Tilaajan ja tuottajan roolin käsitteitten avaamista sekä vastuiden
2 ja sisällön puheeksi ottamista olisi pitänyt yhteisissä tapaamisissa nostaa enemmän esille. Tämä olisi mahdollisesti auttanut nopeammin roolien vahvistumisen ja epäselvyyksien välttämisen eri tilanteissa. Tilaaja-tuottajamallia pidettiin vaikeana ja jäykkänä organisaatiomallina toteuttaa sosiaali- ja terveyspalveluita. Erityisesti hankaluutena koettiin moniportainen ja - tasoinen asioiden käsittely. Haasteellisena ja aikaa vievänä tapana pidettiin kuukausittain pidettäviä aluksi kahden ja sitten kolmen kunnan tilaaja-tuottajaneuvotteluita, erilaisia palvelusopimuksia, jotka olivat painottuneet kuntien omien arvovalintojen ja tarpeiden mukaan. Perinteinen kanssakäyminen ja tiivis vuorovaikutteinen yhteydenpito eri hallintokuntien, virkamiesten ja lautakuntien kesken oli erittäin ohutta, jopa olematonta. Tilaaja koki tilaaja-tuottajamallin soveltamisen erittäin positiivisena asiana sosiaali- ja terveyspalveluiden tuotteiden ja prosessien sisältöjen avaamisessa ja niiden kehittämisessä eteenpäin. Tuotantopuolen näkemys tilaaja-tuottajamallista koettiin aiheuttavan hankaluuksia saada tuotannon kehittämisnäkemyksiä eteenpäin ja tulla kuulluksi. Poliittisen tahon edustuksellisuus ja demokratian toteutuminen sosiaali- ja terveyspalveluiden tilausten ja asioiden käsittelyvaiheessa ensimmäisenä toimintavuotena jäi vähäiseksi. Toisena toimintavuotena tilanteeseen saatiin parannusta kokoontumalla sosiaali- ja terveyslautakunnan ja tilaajajaoston yhteiseen keskustelutilaisuuteen. Kokemukset tästä osoittautuivat hyväksi, joten toinen tapaaminen järjestetään syksyllä koskien sosiaali- ja terveyspalveluiden tilausta. Yhteistapaaminen Kontiolahden kunnan edustajien ja Joensuun kaupungin tuotannosta vastaavien viranhaltioiden kanssa ensimmäisen vuoden lopulla pidettiin myös hyvänä asiana. a) Kuukausittain pidettyjä tilaaja-tuottajaneuvotteluita voidaan harventaa pidettäväksi osa-vuosikatsauksien sekä tilausten valmistelun yhteyteen. Lisäksi tilaajatuottajaneuvottelut voidaan aika ajoin pitää tuotannon samoissa kokouksissa, jossa käsitellään tilauksiin liittyviä asioita, mm. tilausraporttia. b) Vuorovaikutus ja kanssakäyminen luottamushenkilöiden kanssa on turvattava suunnittelemalla vuosikelloon eri elimien tapaamiset. c) Vuorovaikutus kunnan eri hallintokuntien edustajien kanssa on turvattava yhteisten kokousten ja työryhmätyöskentelyjen avulla. d) Asiakaslähtöisyyden ja kuntien erilaisuuden huomioiminen lähtökohdaksi suunniteltaessa palveluita. e) Tuotannon neuvottelukunnan roolin selkeyttäminen yhteistoiminta-alueella.
3 2. Talouden seuranta ja tilausten toteutuminen Sosiaali- ja terveyspalveluiden tilauksen toteutumista seurataan kuntamaisemalla saadun raporttien ja tilaaja-tuottajaneuvotteluiden sekä tuotantolautakunnan ja tilaajajaoston kautta. Kuukausittainen raportointi tarkalla tasolla koettiin isona työmääränä. Ensimmäisenä vuonna koettiin uuden järjestelmän käyttöönoton johdosta aiheutuneita ongelmia, joilla oli vaikutusta raporttien luotettavuuteen. Kuntamaiseman raportin laatiminen vaatii ison työmäärän, mutta vastaavasti kuntamaisemasta saadun tulosten analysointiin ja johtopäätösten tekemiseen ei käytetty riittävästi aikaa. Talouden seurannan reaaliaikaisuuteen vaikuttivat monet asiat, kuten esim. kirjanpidon sulkeutuminen, ostolaskujen saaminen nopeampaan käsittelyprosessiin sekä kuntamaiseman raportin laadintaprosessi. Tilausraporttien kehittyminen alkoi toisena vuonna, jossa taloudellisten lukujen lomassa tuotettiin myös laadullisia analyysejä sekä huomioitiin ja ennakoitiin mahdollisia vaikutuksia tulevaisuuteen. Pohdintoja tehtiin myös, miksi jokin kustannuspaikka mahdollisesti ei edennyt tilauksen mukaan. Tilaajana Kontiolahden kunnanhallitus seurasi ensimmäisenä vuonna erityisen tarkasti tilauksen toteutumista, koska sote-palvelujen tuotannon siirtäminen toisen kunnan vastattavaksi oli uusi asia ja myös raportointimalli (Kuntamaisema) oli erilainen aiempaan verrattuna. Joensuun kaupungilla oli kokemusta Kuntamaisemamallin mukaisesta raportoinnista ja tilauksen toteutumista seurattiin entiseen tapaan maisemaraportein ja talouskatsauksin. Kuntamaisema työvälineenä koettiin hyvänä alkuna sosiaali- ja terveyspalveluiden kustannusten avaajana ja vertailtaessa muiden kuntien vastaavia kustannuksia. Kuntamaiseman puutteena on kuitenkin se, ettei siinä ole mukana Joensuun kokoisia kunta ja siten se ei tarjoa Joensuun kaupungille sopivaa vertailupohjaa. a) Aukaistaan kokonaisuudessaan yhteistyössä raportointiin liittyvät hankaluudet ja yritetään yhdessä päästä kaikkia osa-puolia tyydyttävään ratkaisuun. b) Raportointia kehitetään edelleen ja taloushallinnon ja tuotannon kehittämisideat otetaan soveltuvin osin käyttöön, jolloin saadaan raportti sellaiseen muotoon, että tilaajatuottajaneuvottelut voidaan käydä vaikka erilaisin menetelmin kuin perinteisin tavoin. c) Esitetään Joensuun kaupungille, että muutetaan kirjanpidon sulkeutumisaikataulua ja huomioidaan kirjanpidon reaaliaikaisuus tuotannonraporteissa.
4 d) Selvitetään Joensuun osalta mahdollisuutta osallistua Kuntaliiton ylläpitämään keskisuurten kaupunkien sote-palveluiden kustannusvertailujärjestelmään. 3. Tuotantoprosessien toteutuminen Arvioinneissa tuli paljon esille päätelmiä, että tuotantoprosessit on saatu johtamisjärjestelyjen kautta sujumaan mallikkaasti alkukankeuksien jälkeen. Siirtyminen uusiin käytäntöihin ja menettelytapoihin ovat hyvällä mallilla eri yksiköissä ja henkilöstö on omaksunut uudet toimintatavat. Tässä on käytetty menetelminä koulutuksia, työkokouksia ja tiedottamista. Paikallisten esimiesten tukemisessa on kuitenkin tullut esiin riittämättömyyden tunnetta. Tämä saattoi johtua myös liian vähäisistä esimiesresursseista, laajasta yhteistoiminta-alueesta sekä uuden kunnan liittymisestä yhteistoiminta-alueeseen vuonna 2014. Uuden kunnan mukaantulo vaati esimiehiltä valmentautumista ja toimenpiteitä, jotka heijastuivat yhteistoiminta-alueella jo mukana oleviin kuntiin. Jo Kontiolahden ja Joensuun yhteistyötä käynnistettäessä uuteen toimintamalliin siirtymisen suunnittelussa olisi muutosjohtamisen osaamiseen pitänyt panostaa enemmän. Tuotantoprosessien muutoksiin kuuluivat mm. asiakasmaksujen, käytänteiden ja työmenetelmien sekä eri ohjelmien ja asiakasmaksukriteerien uusiminen yhteistoiminta-alueen eri kunnissa. Yhtenevät käytänteet, kriteerit, maksut jne. takasivat asiakkaiden yhdenvertaisen kohtelun. Tämä auttoi myös henkilöstöä ja henkilöstön mahdollisia siirtoja, kun käytänteet ovat samoja eri alueilla. Tuotantoprosessien avaaminen (esim. hoitoketjujen) ja kehittämistyö on edelleen osittain kesken. Tavoitteena on purkaa mahdollisia päällekkäisyyksiä sekä toiminnat synergiatehokkaasti tuotetuksi. Tuotantovaiheisiin kuuluva mm. työntekijöiden hyvät työskentelymahdollisuudet kaiken olemassa olevan tiedon saamiseksi vaikeutui sisäisten järjestelyiden johdosta. Tämä on syytä huomioida ja pyrkiä eliminoimaan turhat esteet ja raja-aidat. Kehittämistyö hankkeiden avulla on vaikeutunut tai osoittautunut ainakin haasteelliseksi toteuttaa. Kunnan omien esitettyjen hankkeiden saattaminen eteenpäin tuotantoon on osoittautunut haasteelliseksi ja vaikeaksi toteuttaa. Tuotantoprosessiin kuuluvat tiedonkulun ongelmat ovat olleet ensimmäisenä ja vielä toisenakin vuotena edelleen ongelma. Toimintatavat ja roolit ovat olleet hukassa, mikä on aiheuttanut tehottomuutta. a) Johtamiseen mahdollistettava aikaa, resursseja sekä otettava uusia toiminta-tapoja ja välineitä johtaa isompaa kokonaisuutta.
5 b) Hyvien käytänteiden siirtämisen mahdollistaminen alueelta toiselle. c) Tuotantoprosessien avaamista jatkettava. d) Perusterveydenhuollon -ja sosiaalipalveluiden sekä erikoissairaanhoidon tuotanto-prosessien kehittäminen. e) Kustannustehokkaiden toimintatapojen kehittäminen. f) Kehittämishankkeiden eteenpäin vieminen yhteisten pelisääntöjen avulla. g) Tiedonkulun parantaminen jouhevaksi ja asialliseksi. 4. Henkilöstö Yhteistoiminta-alueeseen tulleet kontiolahtelaiset ja outokumpulaiset työntekijät siirtyivät uuteen tuotantomalliin liikkeenluovutusmenetelmällä Joensuun kaupungin työntekijöiksi. Henkilöstön siirtyminen kaupungin työntekijöiksi sujui ongelmitta. Saatujen palautteiden mukaan vakituinen henkilöstö on asiantuntevaa, osaavaa ja innostunutta. Henkilöstöhallintoa rasittaa suuresti sijaisuusjärjestelmä (rekry-järjestelmä) sekä sijaistyövoiman saaminen koko yhteistoiminta-alueelle. Erityisasiantuntijoiden käyttäminen koko yhteistoiminta-alueella olevien kuntalaisten hyödyksi ei myöskään ole toteutunut. Työntekijöille on kohdennettu henkilöstökysely syksyn 2013 aikana. Palautetta on tullut myös yhteistoiminta-alueella työskentelevistä henkilöstön eriarvoisesta asemasta saman työnantajan palveluksessa koskien Joensuun kaupungin säästötoimenpiteiden johdosta ollutta henkilöstön lomautusta. a) Koko henkilöstön työhyvinvoinnin ylläpitäminen b) Sijaistyövoiman saatavuuden kehittäminen; esim. työnantajan imagon tärkeydellä on merkitystä sijaistyövoiman saantiin, sijaistyövoiman joustavampi käyttöottaminen, erilaisten sijaisuuksien järjestäminen, työolosuhteiden huomioiminen, jne. c) Yhteistoiminta-alueen henkilöstöä kohdellaan tasaveroisina eri tilanteissa. 5. Asiakkaat (palveluiden laadun arviointi, asiakaskyselyt) Palvelusopimuksessa on molempina vuosina asetettu tavoitteeksi yhtenäisen laatujärjestelmän tekeminen ja sen käyttöönotto. Yhtenäisen palvelujen laatutasojärjestelmän kehittämistyön aloittaminen ei ole toteutunut. Tuottaja on seurannut palveluiden laatutasoa mm. asiakaskyselyiden ja niistä saatujen asiakaspalautteiden avulla. Asiakkuuksiin kuuluvat ulkoisten
6 asiakkuuksien lisäksi myös sisäiset asiakkaat, joiden asiakastyytyväisyyden mittaaminen, seuranta ja arviointi on tärkeää. Mittaristojen laatiminen yhteistyössä koko yhteistoiminta-alueelle onkin haastava ja aikaa vievä asia, mutta voi toimia jatkossa merkittävänä ja aikaa säästävänä toimenpiteenä kuin yksittäisten asiakaspalautteiden kerääminen epäsäännöllisin väliajoin. a) Yhtenäisen laatujärjestelmän kehittäminen yhteistoiminta-alueelle. b) Terveydenhuollon asiakaspalvelun ajanvarausjärjestelmän parantaminen kokonaisuutena, tavoitteena tasa-arvoisena kohteluna kaikille. Yhteistoiminnan arvioinnin työryhmän jäsenet: Eila Heinonen, tilaajajaoston puheenjohtaja, yhteistoiminta-alueen arviointityöryhmän puheenjohtaja, Joensuu Saara Paukku, tilaajajaoston jäsen, Joensuu Saara Paalanen, tilaajajaoston jäsen, Kontiolahti Ilkka Lukkarinen, sosiaali- ja terveyslautakunnan jäsen, Kontiolahti Jari Turpeinen, sosiaali- ja terveyslautakunnan jäsen, Outokumpu Jorma Karttunen, sosiaali- ja terveyslautakunnan jäsen, Joensuu Eija Rieppo, va. sosiaali- ja terveysjohtaja Seija Karukannas, vs. hoito- ja hoivapalvelujen johtaja Ari Laakkonen, johtava ylilääkäri Leena Korhonen, sosiaalipalvelujen johtaja Anne Kosonen, talousjohtaja Päivi Lintumäki, tilaajajohtaja, Joensuun ja Outokummun kaupunki Katriina Päivinen, tilaajajohtaja, työryhmän sihteeri, Kontiolahti.
7