Elisa Oyj Käyttöhje 1 (21) Ryhmäviesti Sisällysluettel 1 YLEISTÄ... 2 1.1 OMINAISUUDET... 2 1.2 PAINIKKEITA... 2 2 TEKSTIVIESTIT... 3 2.1 LÄHETÄ VIESTI... 3 2.2 LÄHETÄ KÄYNTIKORTTI... 4 2.3 VIESTIPOHJAT... 5 2.4 ALLEKIRJOITUKSET... 5 2.5 RYHMÄT... 6 2.5.1 RYHMIEN TEKEMINEN... 6 2.5.2 YHTEYSTIETOJEN MUOKKAAMINEN KÄYTTÖLIITTYMÄSSÄ... 8 2.5.3 YHTEYSTIETOJEN MUOKKAAMINEN EXCELISSÄ... 9 2.6 AJASTETUT VIESTIT... 9 3 TILASTOT... 10 4 VIESTIEN JULKISUUS... 10 4.1 KÄYTTÄJÄTUNNUS + SALASANA... 10 4.2 IP -TUNNISTUS... 11 4.3 IP + KÄYTTÄJÄTUNNUS + SALASANA... 11 5 CSV MUOTOISEN TIEDOSTON KÄSITTELY EXCELISSÄ (MS EXCEL 2007)... 12 5.1 EXCEL MUOTOISEN TIEDOSTON TALLENTAMINEN CSV MUODOSSA... 12 5.2 CSV TIEDOSTON AVAAMINEN JA MUOKKAUS EXCELISSÄ.... 14
Elisa Oyj Käyttöhje 2 (21) 1 YLEISTÄ Työkalun avulla vit lähettää tekstiviestitiedtteita suurillekin vastaanttajaryhmille internetistä. Vit luda ja ylläpitää vastaanttajaryhmiä, luda viesti- ja allekirjitusphjia, jakaa lumiasi ryhmiä ja valmiita phjia muiden rganisaatissasi palvelua käyttävien kanssa, tarkastella tilastja viestien lähetyksistä. Vit myös lähettää viestisi ajastetusti. 1.1 OMINAISUUDET Tekstiviestin lähettäminen ryhmälle Web -käyttöliittymästä Omien vastaanttajaryhmien luminen Omien allekirjitusphjien luminen Omien viestiphjien luminen Viestien ajastaminen Käyttäjän tilastt Vastaanttajaryhmien, viestiphjien ja allekirjitusten jakaminen muille käyttäjille 1.2 PAINIKKEITA Ryhmä (ryhmän tiedt, ryhmän mukkaus) Ryhmän jäsenet (lisäys ja mukkaus) Lisää yhteystietja CSV tiedststa Mukkaa (yhteystietja, viestiphjia, allekirjituksia)
Elisa Oyj Käyttöhje 3 (21) 2 TEKSTIVIESTIT Käyttöliittymän ylätaslla sijaitsevaan Tekstiviestit välilehdelle n kttu jukk viestienhallintaan liittyviä timinnallisuuksia. Valitsemalla valiksta haluamasi timinnn, pääset lähettämään tekstiviestejä, määrittämään ajastettuja viestejä, lumaan viesti- ja allekirjitusphjia sekä lumaan vastaanttajaryhmiä. Kuva 1. Tekstiviestit välilehti 2.1 LÄHETÄ VIESTI Viestien lähettämiseen pääset valitsemalla Tekstiviestit Lähetä viesti (Kuva 2). 1. Kirjita allekirjitus kenttään ma nimesi tai esim. rganisaatisi nimi, jllin lähettäjä yksilöityy viestin lpussa. Vit myös valita valmiin allekirjituksen kentän ikealla pulella levasta alasvetvaliksta. Allekirjitus kentän täyttäminen n susiteltavaa. 2. Kirjita viesti kenttään vit kirjittaa viestin, jka lähetetään vastaanttajalle 1-3 sassa riippuen merkkien määrästä. Viestiphjat alasvetvaliksta vit valita valmiin viestiphjan. 3. Vastaanttajat kenttään vit syöttää vastaanttajien puhelinnumert tai valita ryhmät valiksta ryhmän, jlle viestisi lähetetään. Numert laitetaan mutn 0501234567 ja ertellaan rivinvaihdlla tai pilkulla. Ryhmiä vit valita useamman samalla kertaa rastittamalla haluamasi ryhmän khdalla levan laatikn. 4. Js haluat määrittää ajastetun viestin, klikkaa hiirellä valintaa ajastettu lähetys ja määritä kalenterista lähetysajankhta. 5. Kun let kirjittanut allekirjituksen, viestin ja valinnut ryhmän tai ryhmät, paina lähetä.
Elisa Oyj Käyttöhje 4 (21) 1. Kirjita allekirjitus tai valitse valmis phja. 2. Kirjita viesti tai valitse valmis viestiphja. 3. Lisää vastaanttajien puhelinnumert tai valitse valmis ryhmä. 4. Valitse ajastettu lähetys ja määritä lähetysajankhta. 5. Lähetä viesti. Kuva 2. Viestien lähettäminen 2.2 LÄHETÄ KÄYNTIKORTTI Vit lähettää käyntikrtin valitsemalla Tekstiviestit - Lähetä käyntikrtti. Vit lähettää yhteystiedn käyntikrttina vastaanttajalle. Kirjita nimi ja puhelinnumer niille varattuihin kenttiin ja valitse viestin mut, jk käyntikrtti (vcard) tai tekstiviesti. Kirjita vastaanttajat -kenttään puhelinnumer(t) jhn käyntikrtti lähetetään. Erttele vastaanttajat rivivaihdlla tai pilkulla. Paina Lähetä -painiketta lähettääksesi käyntikrtin (kuva 3). Kuva 4. Lähetä käyntikrtti
Elisa Oyj Käyttöhje 5 (21) 2.3 VIESTIPOHJAT Viestiphjia vit luda tai mukata valitsemalla Tekstiviestit Viestiphjat. Vit luda uuden viestiphjan kirjittamalla viestin nimi, viestin sisältö ja painamalla Tallenna - painiketta. J tekemääsi viestiphjaa pääset mukkaamaan painamalla kuvaketta (Kuva 4). Kuva 4. Viestiphjat Viestiphjien lumisen tai mukkaamisen vaiheet: 1. Kirjita viestiphjalle kuvaava nimi Viestin nimi kenttään. Selkeä nimeäminen helpttaa löytämään ikean viestiphjan Lähetä viesti timinnssa. 2. Kirjita viestiphjan sisältämä viesti. Viesti lähetetään vastaanttajalle 1-3 sassa, merkkien määrästä riippuen. 3. Vit valita viestiphjan julkiseksi klikkaamalla Julkinen laatikka. Julkisia viestiphjia vivat hyödyntää muutkin rganisaatissasi palvelua käyttävät. Timint n hyödyllinen tapauksissa, jissa useat käyttäjät lähettävät vakiituja viestejä. 4. Paina sitten tallenna painiketta ja viestisi tallentuu viestiphjaksi. 2.4 ALLEKIRJOITUKSET Allekirjitusten luminen tapahtuu valitsemalla Viestit Allekirjitukset. Vit luda uuden allekirjituksen kirjittamalla allekirjituksen, allekirjituksen kuvauksen ja painamalla Tallenna - painiketta. Allekirjitusta pääset mukkaamaan painamalla -kuvaketta (Kuva 5).
Elisa Oyj Käyttöhje 6 (21) Kuva 5. Allekirjitukset Allekirjitusphjien lumisen ja mukkaamisen vaiheet: 1. Kirjita käyttötarvettasi vastaava allekirjitus sille varattuun kenttään. 2. Kirjita allekirjituksen kuvaus. Kuvaus helpttaa myöhemmin muistamaan esimerkiksi käyttötarkituksen, jhn kyseinen allekirjitus n lutu. 3. Vit valita allekirjituksen julkiseksi klikkaamalla julkinen laatikka. Julkisia allekirjitusphjia vivat hyödyntää muutkin rganisaatissasi palvelua käyttävät. Timint n hyödyllinen tapauksissa, jissa useat käyttäjät käyttävät samja allekirjituksia. 4. Paina sitten tallenna painiketta ja lumasi allekirjitus tallentuu allekirjitusphjaksi. 2.5 RYHMÄT Ryhmät valiksta vit luda vastaanttajaryhmiä, mukata lemassa levia ja pistaa tarpeettmia. Ryhmiä vit mukata käyttöliittymän kautta tai Excel taulukssa. Pieniä ryhmiä tai pieniä muutksia n susiteltavaa hallinnida käyttöliittymässä. Tapauksissa, jissa suuriin ryhmiin tehdään ismpia muutksia, n hyvä ladata tiedst malle kneelle ja tehdä muutkset Excelissä. 2.5.1 RYHMIEN TEKEMINEN Vastaanttajaryhmiä ludaksesi valitse Tekstiviestit Ryhmät. Vit luda uuden ryhmän kirjittamalla ryhmän nimi, kuvaus ja painamalla Tallenna - painiketta (Kuva 6).
Elisa Oyj Käyttöhje 7 (21) Kuva 6. Ryhmät valikk Ryhmien lumisen vaiheet: 1. Kirjita Nimi kenttään ryhmällesi kuvaava nimi. 2. Kirjita Kuvaus kenttään selkeä kuvaus. Kun ryhmiä n useita, kuvaus helpttaa muistamaan käyttötarkituksen, jta varten ryhmä n lutu. Se n myös infrmatiivinen kenttä muille käyttäjille. 3. Valitse julkisuus tarvittaessa ja tallenna ryhmä. Js haluat ryhmän yhteystiedt puhelinluetteln, aktivi myös Tiedt puhelinluettelssa laatikk. Kun ryhmä n ensin lutu, vidaan ryhmään lisätä yhteystietja. Yhteystietja lisätäksesi tai mukataksesi paina ryhmät näkymässä valitsemasi ryhmän khdalla -kuvaketta. Saat näkymän valitusta ryhmästä, jssa pääset lataamaan, lisäämään tai mukkaamaan yhteystietja (Kuva 7). 1. Painamalla valintaa Lisää yhteystietja CSV tiedststa, vit ladata yhteystietja malle kneelle tallentamastasi Excel mutisesta rekisteristä. 2. Vit lisätä yksitellen yhteystietja täyttämällä henkilön tiedt ja painamalla Tallenna -painiketta. 3. Js let j lunut ryhmän ja haluat tarkastella tai muuttaa sen sisältämiä tietja, valitse ryhmän khdalla -kuvaketta.
Elisa Oyj Käyttöhje 8 (21) 1. Vit ladata ryhmän CSV - tiedststa. 2. Vit lisätä yhteystiedn käyttöliittymässä. 3. Vit hakea valmiin ryhmän tiedt esille käyttöliittymään. Kuva 7. Yhteystietjen lisääminen tai mukkaus 2.5.2 YHTEYSTIETOJEN MUOKKAAMINEN KÄYTTÖLIITTYMÄSSÄ Ryhmien yhteystietja pääsee lisäämään tai mukkaamaan käyttöliittymässä. Tämä n susiteltava tapa etenkin pienempien ryhmien khdalla. Valitse ensin ryhmä, jhn haluat lisätä yhteystietja. Painamalla -kuvaketta pääset syöttämään yhteystietja (Kuva 8). 1. Täytä kentät yhteystietlmakkeeseen. 2. Täytettyäsi kentät, paina tallenna. 1. Täytä tarvittavat kentät yhteystietlmakkeeseen. 2. Paina tallenna. Kuva 8. Yhteystietjen lisääminen
Elisa Oyj Käyttöhje 9 (21) Valmiin ryhmän yhteystietja mukataksesi avaa ensin ryhmä. Valitse mukattava yhteystiet painamalla - kuvaketta. Mukkaa sitten tietja yhteystietlmakkeessa ja paina tallenna (Kuva 9.) 1. Etsi yhteystiedt käyttöliittymään painamalla Hae painiketta. 2. Valitse yhteystiet, jta haluat mukata painamalla -kuvaketta. 3. Mukkaa tietja yhteystietlmakkeessa ja paina lpuksi tallenna. 1. Etsi ryhmän yhteystiedt käyttöliittymään. 2. Valitse mukattava yhteystiet. 3. Mukkaa tietja ja paina tallenna. Kuva 9. Yhteystietjen mukkaus 2.5.3 YHTEYSTIETOJEN MUOKKAAMINEN EXCELISSÄ Yhteystietjen mukkaamisen ja lumisen vit tehdä myös Excelissä. Excel n susiteltava frmaatti sillin, kun käsitellään suuria yhteystietmääriä. Vit luda yhteystiedt Excel taulukssa, tallentaa lumasi tiedstn CSV -frmaatissa malle tietkneellesi ja ladata sieltä käyttöliittymään. CSV tarkittaa pulipiste-erteltua tekstitiedsta. Yhteystietjen lataaminen käyttöliittymästä Exceliin ja Excelistä käyttöliittymään n hjeistettu kappaleessa 5. 2.6 AJASTETUT VIESTIT Valiksta Tekstiviestit Ajastetut viestit pääset tarkastelemaan ajastamiasi ja lähetystä dttavia viestejä. Täältä vit myös tarvittaessa pistaa viestin, js viestin lähetystarve n muuttunut tai pistunut (Kuva 10).
Elisa Oyj Käyttöhje 10 (21) Kuva 10. Ajastetut viestit 3 TILASTOT Käyttäjän tilastt valiksta vit seurata käyttäjätunnuskhtaisia tilastja. Vit tarkastella tilastja lähetettyjen viestien kknaismääristä, ryhmien käyttömääristä sekä viestiphjien käyttömääristä 4 VIESTIEN JULKISUUS Palvelussa n mahdllista jakaa vastaanttajaryhmiä, viestiphjia ja allekirjitusphjia saman rganisaatin muiden käyttäjien kanssa. Käyttäjän n myös syytä humiida, että kaikki samilla tunnuksilla palvelua käyttävät, vivat nähdä myös tisten lähettämät viestit. Tunnistustapja n lemassa klme: 1. Käyttäjätunnus + Salasana 2. IP tunnistus (käyttäjän tunnistaminen IP sitteen perusteella) 3. IP + Käyttäjätunnus + Salasana (edellisten yhdistelmä) 4.1 KÄYTTÄJÄTUNNUS + SALASANA Käyttäjän tunnistus tapahtuu käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella. Käyttäjätunnukset vivat lla henkilökhtaiset tai yrityskhtaiset. Tämä riippuu yrityksen plitiikasta.
Elisa Oyj Käyttöhje 11 (21) 4.2 IP -TUNNISTUS Käyttäjän tunnistus tapahtuu IP sitteen tai siteavaruuden perusteella. Tässä vaihtehdssa ei tarvitse erikseen syöttää käyttäjätunnusta ja salasanaa, mutta kaikki käyttäjätunnuksiin määritettyyn IP sitteeseen tai siteavaruuteen kuuluvat tietkneet vat kiinni samassa palvelussa. 4.3 IP + KÄYTTÄJÄTUNNUS + SALASANA Käyttäjän tunnistus tapahtuu IP sitteen ja käyttäjätunnuksen ja salasanan yhdistelmällä. Tässä tunnistustavassa käyttäjä pääsee palveluun sisään vain määritettyyn IP sitteeseen tai siteavaruuteen kuuluvalta kneelta ja milla tunnuksillaan. Palvelun käyttäjän n tärkeää muistaa, että henkilökhtaiset käyttäjätunnukset n pidettävä mana tietnaan. Js taas samja tunnuksia käyttää useampi henkilö, ei palvelu enää le henkilökhtainen.
Elisa Oyj Käyttöhje 12 (21) 5 CSV mutisen tiedstn käsittely Excelissä (MS Excel 2007) CSV tiedstfrmaatti tarkittaa pulipiste-erteltua tekstitiedsta. Viedäksesi ryhmän palvelun käyttöliittymään, n käytettävä CSV tiedstfrmaattia. Samin, kun lataat käyttöliittymässä hallinnimasi yhteystietryhmän malle tietkneellesi, n tallennettava tiedst CSV mutinen. Tämä liite sisältää hjeistuksen Excel mutisen tiedstn muuttamiseksi CSV mutn ja CSV mutisen tiedstn tumisen Exceliin käsiteltäväksi. 5.1 Excel mutisen tiedstn tallentaminen CSV mudssa 1. Avaa Excel tiedst Kuva 11. Avaa tiedst Excelissä 2. Järjestele sarakkeet mutn: puhelinnumer (gsm); etunimi; sukunimi; site; paikkakunta; lankapuhelinnumer. Pista ylimääräiset rivit ja sarakkeet: tässä rivi 1 n ylimääräinen. (Kuva 12). Klikkaa hiiren ikeaa painiketta pistettavan rivin khdalla. Valitse avautuvasta valiksta vaihteht Pista klikkaamalla hiiren vasenta painiketta.
Elisa Oyj Käyttöhje 13 (21) Kuva 12. Excelin mukkaus 3. Muuta puhelinnumerita sisältävien sarakkeiden slutyypiksi teksti (Kuva 13). Vie kursri sarakkeen päälle ja klikkaa hiiren ikeaa painiketta, valitse valiksta khta Mutile slut painamalla hiiren vasenta. Valitse avautuvasta valiksta slutyypiksi teksti. Kuva 13. Slutyyppien muuttaminen tekstiksi
Elisa Oyj Käyttöhje 14 (21) 4. Tallenna tiedst CSV mutn. Valitse Excelissä Tiedst Tallenna nimellä. Valitse haluamasi khde, nimeä tiedst ja valitse tallennusmudksi CSV (luettelertin). 5. Mene käyttöliittymään. Valitse Viestit Ryhmät valiksta ikea ryhmä ja lataa yhteystiedt kyseiselle ryhmälle (Kuvat 14). Valitse selaa. Hae tiedst man kneesi hakemiststa ja paina avaa. Saat hakemistplun näkyviin käyttöliittymään. Paina sitten lataa ja yhteystiedt latautuvat ryhmääsi. Kuva 14. Ladattavan tiedstn selaaminen 5.2 CSV tiedstn avaaminen ja mukkaus Excelissä. 1. Valitse palvelun käyttöliittymästä ikea ryhmä (Kuva 15). Valitse Tekstiviestit Ryhmät Valitse ikea ryhmä ja paina Yhteystiedt kuvaketta
Elisa Oyj Käyttöhje 15 (21) Kuva 15. Mukattavien yhteystietjen avaaminen 2. Valitse - Lisää yhteistietja CSV-tiedststa - kuvake (Kuva 16.) Kuva 16. Yhteystietjen lataus CSV-tiedststa 3. Valitse khdasta Tietjen muuttaminen: Tallenna ryhmän tiedt malle kneellesi täältä (Kuva 17).
Elisa Oyj Käyttöhje 16 (21) Kuva 17. Tietjen muuttaminen 4. Tallenna tiedst man kneesi hakemistn, valitse tallenna. 5. Avaa tämän jälkeen Excel. Valitse Excelin ylävaliksta Tiedt Hae ulkiset tiedt Tekstistä (Kuva 18). Kuva 18. Ulkisten tietjen tuminen
Elisa Oyj Käyttöhje 17 (21) 6. Hae tiedst kneeltasi, paikasta jhn sen let tallentanut (Kuva 19). Kuva 19. Tiedstn hakeminen man kneen hakemiststa 7. Ohjattu tekstin tuminen - vaihe 1/3: Valitse valiksta Tiedstn alkuperä Windws (ANSI) ja paina Seuraava (Kuva 20). Kuva 20. Ohjattu tekstin tuminen vaihe 1/3 8. Ohjattu tekstin tuminen vaihe 2/3: Valitse Erttimet khdasta kentän erttimeksi Pulipiste ja paina Seuraava (Kuva 21).
Elisa Oyj Käyttöhje 18 (21) Kuva 21. Ohjattu tekstin tuminen vaihe 2/3 9. Ohjattu tekstin tuminen vaihe 3/3: Valitse khdasta Tietjen esikatselu puhelinnumer sarakkeet ja muuta ne tekstiksi khdasta Sarakkeen tietjen mut. Valitse sitten valmis (Kuva 22). Kuva 23. Ohjattu tekstin tuminen vaihe 3/3
Elisa Oyj Käyttöhje 19 (21) 10. Tu tiedt ikkunassa valitse OK (kuva 24). Kuva 24. Tu tiedt 11. CSV tiedst n nyt tutu Excel -taulukkn. Mukatessasi taulukka, muuta puhelinnumerita sisältävien sarakkeiden slutyypiksi Teksti (sarakkeet A ja F). Tämä auttaa säilyttämään puhelinnumeriden etunllat. Paina hiiren ikeanpuleista painiketta sarakkeen A päällä ja valitse Mutile slut (Kuva 25). Kuva 25. Mutile slut.
Elisa Oyj Käyttöhje 20 (21) 13. Vaihda tämän jälkeen slun tyypiksi Teksti (Kuva 26). Kuva 26. Slutyypin vaihtaminen tekstiksi. 14. Mukattuasi yhteystietlistaa, tallenna taulukk CSV mudssa. Valitse Tallenna nimellä Muut mudt (Kuva 27). Kuva 27. Tiedstn tallentaminen CSV mudssa.
Elisa Oyj Käyttöhje 21 (21) 15. Tallenna tiedst haluamaasi hakemistn malle tietkneellesi. Valitse Tallennusmudksi alasvetvaliksta CSV (luettelertin) ja paina tallenna (Kuva 28). Kuva 28. CSV (luettelertin) 16. Tallennuksen yhteydessä tulee seuraavat ilmitukset. Näihin vastataan OK ja Kyllä. Nyt tiedst n tallennettu CSV mutn (Kuva 29). Kuva 29. Excelin ilmitukset.