Pöytäkirja 8/2012 1(21) Koodistopalvelun johtoryhmän kokous Aika Tiistai klo 9.30 12.30 Paikka Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Saunakabinetti 8krs. Paciuksenkatu 21, Helsinki Puheenjohtaja Hämäläinen Päivi THL (-) Varapuheenjohtaja Palotie-Heino Tiina THL (x) Jäsenet Eronen Marianne Kela (-) Sij. Helminen Sari () Hartikainen Kauko Suomen Kuntaliitto (-) Sij. Savolainen Tuija (x) Häkkinen Pirjo THL (x) Sij. Räikkönen Outi () Härkönen Sampo Lääkärikeskus Aava Oy (x) Junttila Kristiina HUS, Hoitotyö (x) Sij. Vinkanharju Anne () Kaskinen Timo HL7 Finland ry. (x) Kopra Kyösti HUS (x) Sij. Lukander Maisa () Kälviä Minna Eksote, Sosiaalityö () Sij. Marttinen Paula () Leinonen Kirsiliina Helsingin kaupunki (-) Sij. Kallio Leea (x) Lindgren Marina Kela (-) Sij. Toivola Kari (x) Mettovaara Vesa Valvira (x) Sij. Toiviainen Hanna () Porrasmaa Jari STM (-) Sij. Mäntyranta Taina () Pouta Anneli THL () Sij. Salo Jarmo (x) Räsänen Maija Vaasan sairaanhoitopiiri (x) Siipola Anne Helsingin Kaupunki (-) Sij. Tikanoja Minna (x) Siponen Tiina PSSHP (x) Virkkunen Heikki THL (x) Sij. Saario Minna (-) Virtanen Martti Nordic Casemix Center (x) Sij. Lukander Maisa (-) Witick Tanja Kokkolan sosiaali- ja terveystoimi () Sij. Andtbacka Marjo (x) Ylönen Saija Tilastokeskus (x) Sij. Kaukonen Essi () KP-tiimi Alasaarela Mervi THL (x) Eerola Johanna THL (x) Honkio Terhi THL (-) Kajander Ani THL (x) Lehtonen Jari THL (x) Lehtovirta Jukka THL (x) Meriläinen Outi THL (x) Mäkelä-Bengs Päivi THL (x) Peltonen Veli-Pekka THL (x) Esittelijät Lehtonen Jari THL Asiakohta (4) Mäkelä-Bengs Päivi THL Asiakohdat (3 ja 5) Vuokko Riikka THL Asiakohdat (2 ja 5)
Pöytäkirja 8/2012 2(21) Yhteenveto kokouksen päätöksistä Asia 2. Hyväksyttäväksi: Luovutusilmoitusasiakirjan käyttämät luovutukset 1. Luovutuksen peruste 2. Suostumuksen tyyppi Päätös: 1. Luovutuksen peruste Hyväksytään, mutta määritelmiä on vielä tarkennettava. Luokkien kohdat 2-4 yhdistetään, lisätään uusi luokka alaikäisen huoltajalle tai holhoojalle. Lisäksi pyydetään THL:n juristilta linjausta siitä, mitä tarkoittaa tietojen luovutus ja onko kyse tietojen luovutuksesta, kun alaikäisen lapsen tiedot annetaan vanhemmalle ja lapsen iän vaikutuksesta tähän. 2. Suostumuksen tyyppi Hyväksytään, mutta korjataan luokituksen termi Kirjattu suostumus muotoon Kirjallinen suostumus ja lisätään tarkennus, ettei sisällä skannattua suostumusta. Samoin lisätään uusi luokka Suullinen suostumus. Asia 4. Yksityisten terveyspalveluyritysten tuonti Valviran VALVERI:sta SOTE-organisaatiorekisteriin: Päätös: Hyväksyttiin Yksityisten terveyspalveluyritysten tuonti Valviran VALVERI:sta SOTE-organisaatiorekisteriin poiminnassa käytetty toimintamalli.
Pöytäkirja 8/2012 3(21) 1. Osallistujat, asialistan hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja Varapuheenjohtaja avasi kokouksen kello 9.34. Todettiin läsnäolijat. Hyväksyttiin johtoryhmälle kahta viikkoa ennen kokousta toimitettu asialista. Edellisen kokouksen (30.10.2012) pöytäkirja hyväksyttiin. Pöytäkirja julkaistaan Koodistopalvelun verkkosivuilla. 2. Hyväksyttäväksi: Luovutusilmoitusasiakirjan käyttämät luovutukset: 1. Luovutuksen peruste 2. Suostumuksen tyyppi Erikoissuunnittelija Riikka Vuokko THL:sta esitteli hyväksyttäväksi luovutusilmoitusasiakirjan käyttämiä luovutuksia: Luovutuksen peruste ja Suostumuksen tyyppi. Taustaa Lomaketyö on käynnistetty keväällä 2011, jolloin asia esiteltiin valmisteluhankkeen avauksena koodistopalvelun johtoryhmän kokouksessa 26.4.2011. Tuosta ajankohdasta määritykset ovat muuttuneet siten, että enää ei ole erillisten suostumuksen peruutuslomaketta, vaan suostumuksen voi peruuttaa samalla lomakkeella mihin suostumus on kirjattu. Lomakkeita tarvitaan valtakunnallisten palvelujen (KanTa - earkisto) tietojen luovuttamisen ja tietojen luovuttamisen kieltojen kontrolloinnissa em. lakien mukaisesti. Potilas voi antaa suostumuksen joko terveydenhuollon palvelujen antajalla tai tiedonhallintapalvelussa KanTa:n Omien tietojen katselu -liittymästä. Palvelujen antajalla suostumus tulostetaan, allekirjoitetaan, paperiversio arkistoidaan ja suostumuksesta lähetetään tieto KanTa:an lomakerakenteella. Potilas voi perua antamansa suostumuksen terveydenhuollon palvelujen antajalla tai tiedonhallintapalvelussa. Potilas voi tehdä myös kiellon terveydenhuollon palvelujen antajalla tai tiedonhallintapalvelussa. Potilaan edunvalvoja voi perua voimassa olevia kieltoja, muttei tehdä uusia. Lomakkeiden tietosisältöjä ja käyttötapauksia on työstetty yhdessä Kelan, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sekä Sosiaali- ja terveysministeriön asiantuntijoiden kanssa, lisäksi kommentteja on saatu Kuopion kaupungin terveydenhuollon edustajilta. Lomaketyön tekninen osuus tehdään Salivirta Oy:n konsulttiavun ja Kelan voimin. Lomakkeiden ylläpidosta vastaa Kelan IT-osaston KanTa-ryhmän asiantuntijat. 1. Luovutuksen peruste Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: - Haluttiin tietää, että mikä vaikutus näillä lomakkeilla on käytettäessä potilastietojärjestelmiä ja ylipäänsä kuinka moneen järjestelmään nämä on jo koodattu?
Pöytäkirja 8/2012 4(21) - Vastauksena edelliseen todettiin, että kyse on luovutuksen perusteesta ja liittyy näin ollen luovutuslokiin ja todettiin myös, että tämä on lakiin perustuvaa toimintaa. Kahdessa käytössä olevassa tietojärjestelmässä ei kerätä nyt ehdotettavia luokkia 7 ja 8. - Kysyttiin, että miten alaikäisen tietojen luovutuksen kuuluu mennä tämän perusteella? Todettiin, että nyt kyseessä oleva Luovutuksen peruste on tehty luovutusilmoitusta varten. - Todettiin, että tällä hetkellä alaikäisen tietojen luovutuksesta lähiomaiselle tehdään merkintä sairauskertomukseen. Tämän oletetaan jatkuvan edelleen samalla tavalla. - Todettiin, että ongelmalliseksi tilanteen tekee luovutuksen peruste silloin, kun kyseessä on holhoojan tiedonsaanti. - Todettiin myös, että käsitteitä mitä milläkin termillä tarkoitetaan, pitäisi avata enemmän. Ehdotettiin, että tehtäisiin käyttötapauskuvauksia, jossa näitä asioita avataan. - Todettiin, että luokitusten pitää olla itsestään selviä, jotta kentällä osataan toimia oikein. - Kysyttiin myös, tuleeko kirjata tietojenluovutus potilaalle itselleen Päätösesitys: Ehdotettiin, että Luovutuksen peruste palautetaan valmisteluun siten, että määritelmiä on tarkennettava, käytännön näkökulma otettava mukaan, luokkien kohdat 2-4 yhdistetään lain perusteella sekä pyydetään juristilta lausunto sitä, onko kyse tietojen luovutuksesta, kun alaikäisen lapset tiedot annetaan vanhemmalle ja lapsen iän vaikutuksesta tähän. Päätös: Hyväksytään, mutta määritelmiä on vielä tarkennettava. Luokkien kohdat 2-4 yhdistetään, lisätään uusi luokka alaikäisen huoltajalle tai holhoojalle. Lisäksi pyydetään THL:n juristilta linjausta siitä, mitä tarkoittaa tietojen luovutus ja onko kyse tietojen luovutuksesta, kun alaikäisen lapsen tiedot annetaan vanhemmalle ja lapsen iän vaikutuksesta tähän. 2. Suostumuksen tyyppi Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: - Todettiin, että suullisen suostumuksen tyyppi puuttuu ja on lisättävä tähän. - Todettiin, että rakenne on myös epälooginen, koska luovutus ja suostumus vaikuttavat nyt sekoittuneina termeinä. - Kysyttiin, että miksi käytetään termiä Kirjattu suostumus, pitäisikö olla Kirjallinen suostumus ja pitääkö skannattu eritellä? - Vastattiin, että toimintatapa on erilainen ja kyseessä on asiakastietolain mukainen suostumus. Päätösesitys: Ehdotettiin, että korjataan luokituksen termi Kirjattu suostumus muotoon Kirjallinen suostumus ja lisätään tarkennus ettei sisällä skannattua suostumusta. Samoin lisätään uusi luokka Suullinen suostumus.
Pöytäkirja 8/2012 5(21) Päätös: Hyväksytään, mutta korjataan luokituksen termi Kirjattu suostumus muotoon Kirjallinen suostumus ja lisätään tarkennus, ettei sisällä skannattua suostumusta. Samoin lisätään uusi luokka Suullinen suostumus. 3. Tiedoksi: Kansallinen lääkityslista Ylilääkäri Päivi Mäkelä-Bengs THL:sta, esitteli Kansallisen lääkityslistan tämän hetkistä tilannetta. Taustaa - Osa KanTa-palveluiden tiedonhallintapalvelua - Koostetietona potilasyhteenvedolla - On tarkoitettu terveydenhuollon ammattilaisen käyttöön (potilaan hoidon kannalta keskeiset tiedot). - Tietosisältö pohjaa lääkityksen merkinnän CDA R2-rakenteeseen (16.3.2011) ja sähköisen lääkemääräyksen tietomäärittelyihin - Sähköisen lääkemääräystä ja asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskeva lainsäädäntö on huomioitu. Toimintaperiaatteita Koostaa potilaan voimassa olevan kokonaislääkityksen, joka on nähtävissä terveydenhuollon ammattilaiselle yhdellä silmäyksellä. Listaa ylläpitävät kaikki potilaan hoitoon osallistuvat ja sitä hallinnoidaan tiedonhallintapalvelun kautta. Suomessa tehdään vuosittain n. 50 miljoonaa lääkemääräystä apteekkiin. Näistä jokainen päivittäisi kansallista lääkityslistaa. Myös jokaisen apteekista noudetun reseptilääkevalmisteen tiedot päivittyisivät lääkityslistalle. Lisäksi reseptittömät lääkemääräykset, sairaalalääkitys ja itsehoitolääkitys voidaan koostaa lääkityslistalle sen mukaan, mitä niistä on tallennettu KanTaan Ammattilaisen kannalta on tärkeää, että potilaan kokonaislääkitys ja/tai lääkityshistoria saadaan näkymään yhdellä napin painalluksella ja ilman odottamista. Lääkityshistoriasta voidaan katsella joko yksittäisen lääkkeen muutoshistoriaa tai potilaan tietyn ajankohdan kokonaislääkitystä Käytössä vaiheistusasetuksen mukaisesti viimeistään 1.9.2016. Tietosisältö valmistelu neljässä asiantuntijatyöpajassa: KAYRA 29.11, Kela-THL tekninen ryhmä 26.11. ja koodistotekninen asiantuntijaryhmä 3.12., Muut lausunnot ja kansallinen kommentointikierros (Viila, THP:n avoin työpaja, Kuntaliitto, Lääkäriliitto, Duodecim, KYS tietohallinto). Tarkempi esittely kansallisesta lääkityslistasta on liitteessä 1. KP jory II-käsittely joko joulukuussa tai tammikuussa.
Pöytäkirja 8/2012 6(21) Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: - Todettiin, että hoitohenkilökuntaa opetetaan kirjaamaan niin, että käytetään vaikuttavan aineen mukaan olevia lääketietoja. Tämä tulee huomioida kun suunnitellaan lääkityksen kokonaisnäkymää. - Sairaalalääkityksen osalta todettiin, että silloin kun potilas on osastohoidossa, lääkitystiedot arkistoidaan ja ne ovat erikseen pyydettäessä haettavissa. 4. Yksityisten terveyspalveluyritysten tuonti Valviran VALVERI:sta SOTEorganisaatiorekisteriin: Erikoissuunnittelija Jari Lehtonen THL:sta esitteli tilanteen liittyen yksityisten terveyspalveluyritysten tietojen tuonti Valviran VALVERI:sta THL:n SOTEorganisaatiorekisteriin. Taustaa Valverista poimitaan yksityiset terveydenhuollon yrityksistä palveluntuottajat (terveydenhuollon toimintayksiköt) ja niiden toimipaikat (palveluyksiköt). Yksityisiä terveydenhuollon toimintayksiköitä on 4946 ja niillä 12050 palveluyksikköä eli Sote-organisaatiorekisteriin tuodaan 16996 yksityistä organisaatioyksikköä. Poimintaa on valmisteltu useammalla koepoiminnalla ja tiedot muutettu Valverista Sote-organisaatiorekisterin tietomuotoon. Aikataulu - SOTE-organisaatiorekisterin asiantuntijaryhmässä 12.9.2012 - Koodistopalvelun johtoryhmässä - Koodistopalvelun julkaisutoimikunnassa 20.12.2012 - Julkaisulupa ja tuonti koodistopalvelimelle 1/2013 - Tietojen siirron automatisointi Valverista koodistopalvelimelle THL Soteorganisaatiorekisteriin 2/2013 - Ensimmäiset yksityiset liittyvät reseptikeskukseen 3/2013. Tarkempi esittely aiheesta löytyy liitteestä 2. Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: - Todettiin, että aikataulu on tiukka. Poiminnassa on tällä hetkellä terveydenhuollon luvanhaltijat. Päätösesitys: Ehdotettiin, että yksityisten terveyspalveluyritysten tuonti Valviran VALVERI:sta SOTEorganisaatiorekisteriin poiminnassa käytetty toimintamalli hyväksytään.
Pöytäkirja 8/2012 7(21) Päätös: Hyväksyttiin yksityisten terveyspalveluyritysten tuonti Valviran VALVERI:sta SOTEorganisaatiorekisteriin poiminnassa käytetty toimintamalli. 5. Koodistopalvelun prosessikuvaus: Ylilääkäri Päivi Mäkelä-Bengs ja erikoissuunnittelija Riikka Vuokko THL:sta esittelivät koodistopalvelun uuden prosessikuvauksen. Tavoitteena on koodistopalvelun aikataulujen, töiden ja prosessin nykyistä parempi hallinta. Asiantuntijaryhmistä ja verkostoista on noussut tarve seurata aikatauluja, lisätä toiminnan läpinäkyvyyttä ja kirkastaa asiantuntijaryhmien roolia. Kuuluu osana tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurityötä. Kuvaus on tehty JHS 152 suositusten mukaisesti. Prosessikuvaus on esitelty tarkemmin liitteessä 3. Keskustelu. Käsittelyn yhteydessä käydyssä keskustelussa esitettiin seuraavia kysymyksiä ja kannanottoja, sekä annettiin seuraavaa lisätietoa: - Todettiin, että ns. kiireellisyyskaistaan tarvitaan kriteerit siitä, millä perusteella päädytään valitsemaan käsiteltävälle asialle ko. kiireellisyyskaista. - Todettiin myös, että koodiston poisto ja lopettamispäätös tulee tuoda Koodistopalvelun johtoryhmän käsittelyyn, koska poistettavasta koodistosta on tehtävä viranomaispäätös. - Keskusteltiin siitä, mikä on miniaika kun koodisto on tuotu johtoryhmän käsittelyyn. Tästä todettiin, että minimiaika pitää pystyä arvioimaan. - Pyydettiin johtoryhmältä parannus- ja korjausehdotuksia nyt esitellylle koodistopalvelun prosessimallille. Erillisessä zip-tiedostossa (Prosessikuvaus ja lomakemallit) on lomakemalliehdotukset KP-joryn avaus- ja hyväksymiskäsittelyä varten ja näihin toivottiin myös KP-joryn jäsenten kommentteja. Niitä voi toimittaa Päivi Mäkelä-Bengsille tammikuuhun 2013 saakka. - Terminologinen valmistelu on koodiston omistajan vastuulla, mutta THL on julkaisemassa terminologiset ohjeet koodistopalvelutoimintaan liittyen. 6. Koodistopalvelun ajankohtaiset asiat tiedoksi THL esitteli Koodistopalvelun ajankohtaisia asioita. Ajankohtaiset asiat on koottu erilliseen liitteeseen (2 sivua), joka jaettiin kokouksessa jokaisen pöydälle. Ajankohtaiset asiat -liite julkaistaan myös koodistopalvelun verkkosivulla. 7. Ennakkokatsaus seuraavan johtoryhmäkokouksen sisältöön Varapuheenjohtaja esitteli syksyn seuraavan kokouksen sisältöä, johon on tulossa sosiaalihuollon luokituksia ja LAPO-lomakkeet käsiteltäväksi.
Pöytäkirja 8/2012 8(21) 8. Muut asiat Keskusteltiin mahdollisuudesta viedä kaikki johtoryhmän kokouksiin tulevat asiat verkkosivuille lisättynä merkinnällä LUONNOS tai vaihtoehtoisesti perustaa extranet, jossa kaikki dokumentit olisivat. Kokouskutsut toimitetaan jatkossa edelleen 2 viikkoa ennen kokousta ja itse materiaali yhtenä toimituksena viikko ennen kokousta, jotta jäsenille jää tarpeeksi valmisteluaikaa. Hoitotyön ja moniammatillisen kirjaamisen työryhmän ehdotuksista pyydetyistä lausunnoista on valmistumassa yhteenveto, jonka tulokset esitellään joko joulukuun tai tammikuun kokouksessa. 9. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Syksyn seuraava kokous pidetään maanantaina 17.12. klo 12.30-15.30. Kevään alustavat kokousajat ovat: ma 21.1.2013 klo 12.30 16.00 ti 19.2.2013 klo 12.30 16.00 ti 26.3.2013 klo 12.30 16.00 ma 22.4.2013 klo 12.30 16.00 ma 20.5.2013 klo 12.30.16.00 ma 10.6.2013 klo 12.30 16.00 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.20 Yksikön päällikkö Puheenjohtaja Kehittämispäällikkö Sihteeri Tiina Palotie-Heino Mervi Alasaarela Liitteet 3 kpl
Pöytäkirja 8/2012 9(21) Liite 1 Toimintaympäristökuvaus Osa KanTa-palveluiden tiedonhallintapalvelua Koostetietona potilasyhteenvedolla Tarkoitettu terveydenhuollon ammattilaisen käyttöön (potilaan hoidon kannalta keskeiset tiedot) Tietosisältö pohjaa lääkityksen merkinnän CDA R2-rakenteeseen (16.3.2011) ja sähköisen lääkemääräyksen tietomäärittelyihin Sähköisen lääkemääräystä ja asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskeva lainsäädäntö on huomioitu. K A N T A P A L V E L U T earkisto Arkistopalvelu Omien tietojen katselu Tahdonhallinta Katselu Potilas Tiedonhallintapalvelu PTJ Informointi Suostumus Kiellot Tahdonilmaukset Hoidon kannalta keskeiset tiedot Tiedonhallinta Ammattilaisen katselu TH ammattilainen Reseptikeskus Apteekki Kansallisen lääkityslista, Toimintaperiaatteita I
Pöytäkirja 8/2012 10(21) Koostaa potilaan voimassa olevan kokonaislääkityk-sen, joka on nähtävissä terveydenhuollon ammattilaiselle yhdellä silmäyksellä. Listaa ylläpitävät kaikki potilaan hoitoon osallistuvat ja sitä hallinnoidaan tiedonhallintapalvelun kautta. Suomessa tehdään vuosittain n. 50 miljoonaa lääkemääräystä apteekkiin. Näistä jokainen päivittäisi kansallista lääkityslistaa. Myös jokaisen apteekista noudetun reseptilääkevalmisteen tiedot päivittyisivät lääkityslistalle. Lisäksi reseptittömät lääkemääräykset, sairaalalääkitys ja itsehoitolääkitys voidaan koostaa lääkityslistalle sen mukaan, mitä niistä on tallennettu KanTaan Kansallinen lääkityslista, Toimintaperiaatteita II Ammattilaisen kannalta on tärkeää, että potilaan kokonaislääkitys ja/tai lääkityshistoria saadaan näkymään yhdellä napin painalluksella ja ilman odottamista. Lääkityshistoriasta voidaan katsella joko yksittäisen lääkkeen muutoshistoriaa tai potilaan tietyn ajankohdan kokonaislääkitystä Käytössä vaiheistusasetuksen mukaisesti viimeistään 1.9.2016. Lääkityslistan koostetietojen muodostaminen KanTa earkisto Potilastietojärjestelmä Tiedonhallintapalvelu Kansallinen lääkityslista erec: Spesicor 1x2 erec: Ketorin 1x3 erec: Spesicor 1x2 Toim: Spesicor 1x2 erec: Ketorin 1x3 Toim: Ketorin 1x3 Reseptikeskus Apteekki erec: Spesicor 1x2 Toim: Spesicor 1x2 Toim: Spesicor 1x2 Toim: Ketorin 1x3 erec: Ketorin 1x3 Toim: Ketorin 1x3
Pöytäkirja 8/2012 11(21) Tietosisällön valmistelu I Asiantuntijatyöpajat: valmistelu (4 kertaa) Kommentit ja lausunnot: Asiantuntijaryhmät; KAYRA 29.11, Kela-THL tekninen ryhmä 26.11. ja koodistotekninen asiantuntijaryhmä 3.12., KP jory II-käsittely suunniteltu 17.12.2012 Muut lausunnot ja kansallinen kommentointikierros (Viila, THP:n avoin työpaja, Kuntaliitto, Lääkäriliitto, Duodecim, KYS tietohallinto) Tietosisällön valmistelu II Kansalliselta kierrokselta 223 kommenttia, jotka koskivat sekä tietosisältöä, että thpmääritysdokumenttia 24 kpl tietosisältöön 14 kpl lääkityksen luokituksiin 29 kpl lääkityslistan toiminnallisuuteen 18 kpl lääkityslistan tarkastusmerkintöihin 17 kpl sairaalalääkityksen kirjaamiseen 11 kpl yhteenvetonäytön kehittämiseen 10 kpl yleisesti kuvauksessa esitettyihin vaatimuksiin 22 kpl yleisesti lääkityslistan tai THP:n toteuttamista 6 kpl terminologiaan 8 kpl lääkkeen annostuksen rakenteista kirjaamista 8 kpl kieltojen vaikutuksia tiedon näyttämiseen ja loput koskivat lääkityksen kirjaamiseen ja ylipäätään lääkitykseen liittyvää periaatteellista pohdintaa tai jatkokehitysehdotuksia sekä dokumentin stilisointia Lääkityslistan tietosisältö Tietosisältö pohjaa lääkityksen merkinnän CDA R2-rakenteeseen (16.3.2011) ja sähköisen lääkemääräyksen tietomäärittelyihin Lääkityslistan tietosisältö on näitä suppeammaksi kokonaisuudeksi potilasyhteenvedon tarpeiden perusteella Uutena tietokenttänä lääkkeen yksilöivä tunnus Tietosisältö mahdollistaa uuden lääkemääräyksen tekemisen kansallisen lääkityslistan pohjalta Tietosisällön pakollisuudet
Pöytäkirja 8/2012 12(21) I Lääkityslistan luokitukset KanTa P2: lakeihin perustuvat pakollisuudet Lääkityksen ja rokotusten kirjaukset earkistossa ja reseptikeskuksessa P4: KanTa-toteutukseen liittyvät tekniset pakollisuudet P3: toiminnallisuudesta syntyvät pakollisuudet (esim. sähköinen lääkemääräys, rokotusrekisteri-ilmoitus) P1: tiedonhallintapalvelun yhteenvedosta syntyvät pakollisuudet Potilasyhteenvetonäyttö tiedonhallintapalvelussa 21 kpl 4 uutta luokitusta 2 kpl koodistopalvelussa julkaistulle luokitukselle päivityksiä Lääketietokannan ja Fimean luokitusten käytöstä vielä neuvoteltava Lääkkeen annostelun rakenteinen kirjaaminen ja siinä käytettävä koodisto valmistelussa (Duodecimtapaaminen 4.12.)
Pöytäkirja 8/2012 13(21) Liite 2. Valverista poimittua Valverista poimitaan yksityiset terveydenhuollon yrityksistä palveluntuottajat (terveydenhuollon toimintayksiköt) ja niiden toimipaikat (palveluyksiköt) Tuloksena terveydenhuollon toimintayksiköita 4946 ja niillä 12050 palveluyksikköä eli yhteensä Sote-organisaatiorekisteriin tuodaan 16996 organisaatioyksikköä. Valmistelu Yksityisten terveysyritysten poimintaa valmisteltu useammalla koepoiminnalla Valverista Sote-organisaatiorekisterin tietomuotoon. THL/TILU, Valvira ja Fujitsu Aikataulu SOTE-organisaatiorekisterin asiantuntijaryhmässä 12.9.2012 Koodistopalvelun johtoryhmässä Koodistopalvelun julkaisutoimikunnassa 20.12.2012 Julkaisuluoa ja tuonti koodistopalvelimelle 1/2013 Tietojen siirron automatisointi Valverista koodistopalvelimelle THL Soteorganisaatiorekisteriin 2/2013 Ensimmäiset yksityiset liittyvät reseptikeskukseen 3/2013
Pöytäkirja 8/2012 14(21) Liite 3. Koodistopalvelun asianhallinta ja siihen liittyvät prosessit VALMISTELU 6/2012 aloituspalaveri Oper: Heikki Virkkunen, Pati: Hanna Rautiainen, Tilu: Jarmo Kärki, Erja Ailio, Tiina Palotie-Heino 8/2012 ja 9/2012 jatkopalaverit Ed. lisäksi Jukka Lehtovirta, Ani Kajander, V-P Peltonen, Johanna Eerola, Mikko Huovila Esittelyt: KP tiimi, Koodistotekninen ryhmä KA työn valmisteleva ryhmä Tito-jory 23.10 LÄHTÖKOHTA Osa THL:n prosessikuvausta Aikataulujen hallinta Työpaineen hallinta; omien töiden hallinta Osa Tieto-osaston prosessikuvausta Asiantuntijaryhmistä ja verkostoista noussut tarve Aikataulujen seurantaan Toiminnan läpinäkyvyyteen Asiantuntijaryhmien roolin kirkastaminen Kuuluu osana tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurityötä Kuvaus tehty JHS 152 suositusten mukaisesti
Pöytäkirja 8/2012 15(21) Kokonaisarkkitehtuurikehys Ulkoinen tavoite Koodistopalvelun ydintehtävän hallinta Asiakkuuksien hallinta Asiakkaiden tunnistaminen Asiakastarpeen tunnistaminen ja siihen vastaaminen Asiakkaan ohjaus ja neuvonta Toiminnan laatu: yhdenmukainen palvelu Läpinäkyvyys asiakkaille Sisäinen tavoite Koodistopalvelun oman toiminnan kehittäminen, ydintehtävän kirkastaminen
Pöytäkirja 8/2012 16(21) Muutoksen hallinta (ad hoc -muutokset ja toiminnan tavoitteellinen kehittäminen), resurssointi ja sitouttaminen Koodistopalveluprosessin kehittäminen ja tehostaminen, prosessikriteerit Laatu, aikataulutus, mittaaminen Asiantuntijaryhmien tehtävien ja vastuiden kuvaaminen Prosessikartta Tieto-osaston strateginen johtaminen ja ohjaus Lainsäädäntö Asiakkaiden tarpeet THL:n arvot, visio ja strategia YDINPROSESSI 1: Kehittää terveys- ja sosiaalialan keskeisiä termejä, määrityksiä ja luokituksia YDINPROSESSI 2: Ylläpitää terveys- ja sosiaalialan keskeisiä termejä, määrityksiä ja luokituksia Toiminnan seuranta ja arviointi Tyytyväiset asiakkaat Tukiprosessit Palautteeseen ja toiminnan sisäiseen arviointiin liittyvä jatkuva parantaminen
Pöytäkirja 8/2012 17(21) Toimintamalli Koodistopalvelun toimintamalli Koodistopalvelu Koodistojen ja luokitusten tuottaminen Rakenteiden ja terminologian harmonisointi Koodistojen ja luokitusten julkaiseminen Koodistojen ja luokitusten ylläpito Asiantuntijaryhmätyöskentely Sidosryhmätoiminta, asiantuntijatyöskentely Tavoitearvot ja mittarit
Pöytäkirja 8/2012 18(21) Toimintamallikaavio Koodistopalvelun toimintamalli ja prosessin ohjauspisteet Luonnos PMB & RV / Tilu 20120808 Valmisteleva taho Hankkeen avausehdotus: Avausmuistio I JORY-käsittelyyn (kts Hankeavauksen käsittely) Palautus valmisteluun tai avauksen hylkäys Koodistoehdotuksen valmistelu: -Tietorakenteet määritelty -Tietotyyppien attribuutit -Käyttäjäryhmien palautteet Koodistoehdotus hyväksytään tai palautetaan valmisteluun Koodistoehdotus hyväksytään tai palautetaan valmisteluun Koodisto julkaistaan; Tarvittaessa julkaisusopimus THL:n asiantuntijaryhmät Asiantuntijaryhmä avustaa tarvittaessa Asiantuntijaryhmät ja koordinoiva ryhmä kommentoivat koodistoehdotuksen Mahdollisen pilotointivaiheen kommentit Koodistopalvelu / viranomaistoiminta Ehdotukselle on nimetty yhdyshenkilö Palaute Hankeavauksen käsittely JORYssä -Tarvekriteerit: -Koodiston käyttötarkoitus ja käyttötarve -Käyttäjäryhmä -Suhteet muihin koodistoihin -Valmisteluhankkeen aikataulu ja kustannus -Valmistelijan nimeäminen -Omistajaehdotus -Julkaisusopimuksen tarve, immateriaalioikeudet Hanke on avattu, I JORY-käsittely Palaute Koodistoehdotuksen hyväksymiskäsittely JORYssä: Päätös: -Tietosisältö hyväksytään -Ylläpitoprosessin kuvaus hyväksytään -Nimetään vastuullinen asiantuntijaryhmä/omistaja -Käyttettävyysarvioinnin tarpeesta Laaturyhmä (KP julkaisutoimikunta) hyväksyntä: -Koodiston tekninen tarkistaminen -Julkaisun viimeistely -Päätös ruotsinnoksesta -Esitys osastonjohtajalle Valmistelu on hyväksytty, II JORY-käsittely Palaute Laaturyhmä hyväksynyt julkaistavaksi Palaute Viranomaispäätös julkaisusta ja tarvittaessa julkaisusopimus Julkaisu koodistopalvelimella Koodisto tai luokitus on julkaistu KAISTA 1 Max.aika 12 kk Max 3 kk Hankkeen avaus Max 5 kk Valmistelu Max 2 kk Hyväksyntä Max 2 kk Julkaiseminen KAISTA 2 Max.aika 19 kk KAISTA 3 Max.aika 3 v, minkä jälkeen uusi tarvearvio Max 3 kk Hankkeen avaus 10.9.2012-17.9.2012 Hankkeen avaus Max 10 5 kk Max 3 kk Max 3 kk Valmistelu Hyväksyntä Julkaiseminen 10.9.2012-17.9.2012 Valmistelu 10.9.2012-17.9.2012 Hyväksyntä 10.9.2012-17.9.2012 Julkaiseminen
Pöytäkirja 8/2012 19(21) Koodiston valmistelu Koodistopalvelu: Uuden koodiston valmistelu Tilu/rv Luonnos 20120808 Organisaatio/ toimija Ehdotus Hankkeen avausesityksen valmistelu KP jory HANKKEEN AVAUS: Tarvekriteerien arviointi, omistajaehdotus, aikatauluperutelu Hyväksytään Koodiston HYVÄKSYMIS- KÄSITTELY ja asiantuntijaryhmän nimeäminen Palautetaan valmisteluun KAYRA ja koordinoiva asiantuntijaryhmä Tekninen ryhmä hyväksyy ennen joryn kakkoskäsittelyä Hyväksyy sisällöllisesti Palautetaan valmisteluun Asiantuntijaryhmä Asiantuntijaryhmien kommentit KP tiimi Nimeää yhteyshenkilön, avustaa ehdotuksen valmistelussa ja esiselvityksessä, Sisällöllinen, tekninen ja terminologinen käsittely Kansallinen hyväksyntä ennen KP joryä Koodiston tekninen, sisällöllinen ja terminologinen tarkistaminen Julkaisusopimus tarvittaessa KOODISTO- EHDOTUS: KP muoto (excel), luokkakaavio, koodiston omistaja ja elinkaaritiedot Suoraan KP joryyn Valmistelutiimi Valmistelu: sisältö, tekninen, terminologinen Ruotsinnoksen tilaaminen ja tarkastaminen omistajan vastuulla KP laatu Palautetaan valmisteluun KP muodon käsittely Hyväksytään Hyväksytään, edellyttää sopimusta ulkoisen toimijan kanssa TITO päällikkö Viranomaispäätös Koodistopalvelin Koodisto julkaistaan koodistopalvelimella
Pöytäkirja 8/2012 20(21) Ylläpito ja päivittäminen KOODISTOPALVELU: julkaistun koodiston päivittäminen Ylläpitovaihe // luonnos 1.11.2012 PMB, RV Kenttä Asiantuntija-ryhmät Päivitystarve Palaute Päivitys julkaistaan Koodistopalvelutiimi Yhteyshenkilö vastaanottaa päivitystarpeen Vähäinen päivitystarve, esim. tekninen korjaus, kielenhuolto Päivitystarpeen arviointi Suurempi päivitystarve, esim. uuden tietokentän lisääminen, vanhan tietokentän poistaminen, koodiston käyttötarkoituksen muuttaminen Muokkaaminen Muokkaaminen Tiedoksi KP julkaisutoimikuntaan Tarvittaessa asiantuntijalausunnot Koodistopalvelun julkaisutoimikunnan käsittely: julkaisulupa Päivitystarve hylätään tai päivitys aikataulutetaan koodiston jatkokehitykseen
Pöytäkirja 8/2012 21(21) Asianhallinta Ohjeistaminen Osallistujien vastuut ja tehtävät Prosessin sisäiset kriteerien kuvaaminen osana laadunseurantaa ja palveluiden yhtenäistämistä Valmisteluprosessin aikainen tuki Kirjanpito ja laadunvarmistus, dokumentoinnin kehittäminen Julkaisujen harmonisointi Avoimuus, läpinäkyvyys Asianhallinnan lomakkeet ja ohjeet Avaushankelomake (KP jory I käsittely) Käsittelylomake (KP jory II käsittely) Asiantuntijaryhmän metatietolomake Julkaistun koodiston metatietolomake JATKOTYÖ Asiantuntijaryhmien tehtävien ja päätöshierarkian kuvaaminen Prosessin kriteerit Mittareiden tunnistaminen Vuosikello Tarkastuspisteet Viimeistely Pilotointi Käyttöönotto Vastuuhenkilöiden nimeäminen Hyväksymisprosessin kirkastaminen Asianhallintajärjestelmän tarpeenarviointi