1 HENKILÖSTÖASIOIDEN PÄÄTÖKSENTEKO TIETOKESKUKSESSA Alla olevaan taulukkoon on merkitty henkilöstöasioiden päätöksentekotapa. Tätä taulukkoa päivitetään tarpeen mukaan n päätöksellä. Päätöksenteon yleisperiaate on se, ettei kukaan päätä omassa asiassaan. Lisäksi eräisiin kohtiin tarvitaan ns. yksi yli -päättäjä. Lomakepäätökset, täyttölupaesitykset ja työsopimukset ovat nähtävillä viraston aukioloaikoina jäljempänä mainitussa paikassa. Pöytäkirjapäätökset ovat Ahjossa ja nähtävissä Ahjo-järjestelmässä, kaupungin kirjaamossa ja julkisessa verkossa hel.fi-sivuilla. Viranhaltijan pöytäkirjat säilytetään sähköisesti Ahjossa. Muiden asiakirjojen säilytyspaikka on merkitty alla olevaan taulukkoon. Taulukossa käytetyt lyhenteet: HR= HR-vastaava, C= Controller, A= Ahjo, OP= 1. PALVELUSUHTEEN ALKAMINEN Viran ja tehtävän täyttöön liittyvät asiat Täyttöluvan hakeminen Lomake Täyttölupaesitys Lv330 / HR Johtajisto päättää täyttöluvasta Kelpoisuusehtojen ja tehtävänkuvauksen vahvistaminen, ja osaston Kvsto Pöytäkirjapäätös Päätös pysyvästi, Ahjo Johtosääntö Kelpoisuusehtojen ja tehtävänkuvauksen vahvistaminen, vakinainen henkilöstö Hakuilmoitus tai ottajan kirjallinen ilmoitus. Pöytäkirjapäätös jos toimielin ottaa 50 v./ HR Kelpoisuusehtojen ja tehtävänkuvauksen vahvistaminen, muu henkilöstö Hakuilmoitus 50 v./ HR ottaminen Kvsto Pöytäkirja Päätös pysyvästi / Ahjo Johtosääntö n avoimen viran määräaikainen hoitaminen Khs 180 pvä Kvsto yli 180 pvä Päätös pysyvästi / Ahjo Hallintosääntö 15 n viransijaisuus 1 v. Khs yli 1 v. Lv334b+a Pöytäkirja 50 v. Pysyvästi / Ahjo Hallintosääntö 22 Khs Pöytäkirja Päätös pysyvästi /Ahjo Johtosääntö Osaston päällikön avoimen viran määräaikainen hoitaminen Khs Pöytäkirja Päätös pysyvästi /Ahjo Hallintosääntö 15 Osaston päällikön viransijaiset Tiimien/ryhmien vetäjät (vakinaiset, avoimen tehtävän hoitajat ja määräaikaiset) Tiimien/ryhmien vetäjien sijaisuudet Muu henkilöstö, vakinaiset Lv334b+a 50 v. Hallintosääntö 22 Työsopimus 50 v. Lv 334b tai Lv334 50 v. Työsopimus 50 v. Määräaikaiset, harjoittelijat 3 kk ja työllistetyt Lv 334 / Työsopimus 50 v.
2 Muu henkilöstö, avoimen työsuhteen määräaikainen hoitaminen Lv 334 / Työsopimus 50 v. Muu henkilöstö, sijaisuudet Lv 334b tai Lv334 /Työsopimus 50 v. 2. PALVELUSUHTEEN PÄÄTTYMINEN Eron myöntäminen Eron myöntäminen viranhaltijalle Pöytäkirjapäätös Päätös pysyvästi/ahjo Hallintosääntö 16 Eron myöntäminen työsuhteiselle Työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyminen Palvelussuhteen jatkaminen eroamisiän (68 v.) jälkeen (määräaikainen ts) Ei päättäjää, ei hakemusta Määräaikaisen palvelukseen Lv 348 Myös vanhuuseläkkeelle siirryttäessä Lv 334 / Lv 334b Kevan eläkepäätös palkanlaskentaan, ei päättymispäätöstä Palvelusuhteen irtisanominen tai purku Virkasuhteen irtisanominen tai purku, Kvsto Palvelussuhteen päättämismenettelyn aloittaminen Lv 336b ja 336, pöytäkirja / pöytäkirja pysyvästi /Ahjo Lv 336a, Lv 336b.Kirjallinen ja henkilökohtainen tiedoksianto, Kvsto pöytäkirja Virkasuhteen irtisanominen tai purku, osaston Khs Palvelussuhteen päättämismenettelyn aloittaminen Lv 336b ja 336, pöytäkirja / Pöytäkirja pysyvästi/ahjo Lv 336a, Lv 336b.Kirjallinen ja henkilökohtainen tiedoksianto, Khs pöytäkirja Työsopimuksen irtisanominen tai purku, tiimien/ryhmien vetäjien osalta Palvelussuhteen päättämismenettelyn aloittaminen Lv 336b ja 336 Työsopimuksen irtisanominen tai purku, työsuhteiset Työsopimuksen purkautuneena pitäminen Tieken oma lomake Palvelutodistus / Työtodistus ehijatista HR tulostaa (vapaamuotoinen todistus tai Lv 243) Pyydettäessä arviot ja tehtäväkuvaus 3. PALKKAUS JA PALKITSEMINEN Palkkaus, palkkiot ja eräät lisät Järjestelyerät Tehtäväkohtainen palkka ja tarkistus Nimike- ja palkkalausuntotyöryhmän puolto Kehittämis toimittaa lausunnontyöryhmän käsittelyyn Tulospalkkio
3 Nimikeos Lv334b tai työsopimus Lv334+a Nimike- ja palkkalausuntotyöryhmän puolto Kehittämis toimittaa lausunnontyöryhmän käsittelyyn Työkokemuslisän myöntäminen Päätös HIJATin tulosteella (lomakepäätös) / HR Todistusten perusteella Henkilökohtaisen lisän myöntäminen / HR Huom! JulkL 24 1 mom. 29-k Tehtävälisä / HR Työpaikkakouluttajan palkkio (esim. oppisopimus), / HR Työpaikkakouluttajan palkkio (esim. oppisopimus), muu / HR Kertapalkitseminen Palkkio 100 2500 euroa tai 1-7 työpäivän vapaa Alkuperäinen päätös Tieken HR:lle, josta toimitetaan kopio Talpaan Tunnustus hyvästä työsuorituksesta SL1 - lomake Tunnustus opintosuorituksesta Merkkipäivälahja SL1-lomake tai Lv358 5 v. Tieken linjausten mukaan Lv 358 Henkilöstöedut, käyttöoikeudet ja työvälineet Oman auton käyttöoikeus SL 19 Sitoumuksen voimassaoloaika + 5 v. Ajoneuvo-lomake, ajopäiväkirja Oman auton tilapäinen käyttöoikeus kotimaassa ulkomailla Lv 238 5 v. Kertaluotoinen taksin käyttöoikeus, osastokohtainen suullinen Kortti controllerilta Asiointilipun myöntäminen Puhelinedun myöntäminen (luontoisetu) SL3 Lv 258 Tehtävien hoito + 5 v. Työvälineiden hankinta (esim. puhelin, tietokone, VPN) Käyttöoikeuslomake IT-vastaava
4 4. TEHTÄVÄ- JA VAKANSSIJÄRJESTELYT Etätyön tekeminen, tilasto- ja tietopalveluosasto. enintään 2 pv Kirjallisesti sopiminen satunnaisesta etätyöstä (esim. sähköpostitse) Sopimuksen voimassaolo Etätyön tekeminen, osastot ja TTO yli 2 pv Etätyösopimus pidempiaikaisesta säännöllisestä etätyöstä. Kirjallisesti sopiminen satunnaisesta etätyöstä (esim. sähköpostitse) Sopimuksen voimassaolo + / OP Työaikaseuranta Työaikaseurantaraportit / OP Ylityömääräyksen antaminen ja hyväksyminen Lv 298 Henkilön ja vakanssin siirto toiseen virastoon tai liikelaitokseen Kaupungin Pöytäkirjapäätös (Ahjo) Lähettävän viraston esitys Hallintosääntö Henkilön ja vakanssin siirto osastojen välillä Pöytäkirjapäätös (Ahjo) Lähettävän osaston esitys Henkilön ja vakanssin siirto osaston sisällä ryhmästä/tiimistä toiseen Lomakepäätös, vapaamuotoinen Viran perustaminen, nimikkeen taminen, työsuhteen taminen viraksi Khs Viraksi tamisessa pöytäkirjapäätös (ahjo), Viranhoitomääräys Lv334b+a n esitys Pysyvästi nimikeos 50 v. Työsuhteen taminen viraksi edellyttää hlön suostumusta Virkasuhteen taminen työsuhteeksi sopimuksin Työsopimus Lv 334, pöytäkirjapäätös n esitys viran lakkauttamisesta Khs:lle KuntaL 46 Nimikkeen taminen työsuhteessa Palvelussuhteen taminen osa-aikaiseksi toistaiseksi, esim. osa-aikaeläke, osatyökyvyttömyyseläke Sl20, Lv 334 Lähtökohtaisesti nimikeokset lausuntopyynnön kautta, tarkista HR Lv 334, Lv 334b Palvelussuhteen taminen osa-aikaiseksi määräaikaisesta kuntoutustuesta johtuen Lv 334, Lv 334b Palvelussuhteen taminen osa-aikaiseksi määräajaksi Lv 302 (myönnetään virka-tai työvapaata) Työntekijän aloitteesta, ks. virka- ja työvapaan myöntäminen Virantoimitusvelvollisuuden taminen 5 v. Viranhaltijalaki 23 ja hallintosääntö Sivutoimi-ilmoitus (sivutoimen vastaanottaminen), Lv 421 Palveluksessaoloaika +
5 Sivutoimi-ilmoitus (sivutoimen vastaanottaminen), Lv 421 Palveluksessaoloaika + Sivutoimi-ilmoitus (sivutoimen vastaanottaminen), työsuhteiset Lv 421 Palveluksessaoloaika + Työntekijän ilmoitus Sivutoimiluvan sivutoimen vastaanottaminen ja pitämisen kieltäminen, Sivutoimiluvan sivutoimen vastaanottaminen ja pitämisen kieltäminen, osaston Lv 421 Palveluksessaoloaika + Lv 421 Palveluksessaoloaika + Hallintosääntö 17 Hallintosääntö 17 5. VIRKA- JA TYÖVAPAAT, MUUT POISSAOLOT Sairaus- ja työtapaturmalomien Sairaus- ja työtapaturmalomien Sairaus- ja työtapaturmalomien Harkinnanvaraisten sairausajan palkkaetujen myöntäminen Sairauslomahakemus Lv 273 Vuosilomien ja säästövapaiden Vuosilomien ja säästövapaiden Vuosilomien ja säästövapaiden Perhevapaat (mm. äitiys-, isyys-, vanhempain- ja hoitovapaa), Perhevapaat (mm. äitiys-, isyys-, vanhempain- ja hoitovapaa), osaston Perhevapaat (mm. äitiys-, isyys-, vanhempain- ja hoitovapaa), Osittainen hoitovapaa, Osittainen hoitovapaa, Lv 302 Haetaan osittaista virkavapaata Lv 302 Haetaan osittaista virkavapaata
6 Osittainen hoitovapaa, muu Lv 302 Haetaan osittaista työ, ei työsopimusosta Tilapäinen hoitovapaa Vuorotteluvapaa, ja vuorotteluvapaasopimus Vuorotteluvapaa, ja vuorotteluvapaasopimus Perustuu vuorotteluvapaalakiin, Tiekenlinjausten mukaan. Esimies yhteydessä TE-toimistoon Kuntoremonttilomat, Kelan kuntoutus, Kuntoremonttilomat, Kelan kuntoutus, osaston Työterveyshoitajan lausunto Työterveyshoitajan lausunto Työterveyshoitaja päättää Kelan lomakkeella KU 114. Esimies päättää virkatai työvapaan myöntämisestä. Työterveyshoitaja päättää Kelan lomakkeella KU 114. Esimies päättää virkatai työvapaan myöntämisestä. Kuntoremonttilomat, Kelan kuntoutus, Työterveyshoitajan lausunto Työterveyshoitaja päättää Kelan lomakkeella KU 114. Esimies päättää virkatai työvapaan myöntämisestä. Muut palkalliset vapaat (esim. 50/60-vuotislomapäivä), Muut palkalliset vapaat (esim. 50/60-vuotislomapäivä), Muut palkalliset vapaat (esim. 50/60-vuotislomapäivä), Palkaton virkavapaa, 1 v. Khs yli 1 v. 10 v Palkaton virkavapaa, Palkattoman työvapaan myöntäminen Liukumavapaan Saldokorjauslomake (sähköinen Helmessä) Tieken linjausten mukaan Liukumavapaan Saldokorjauslomake (sähköinen Helmessä) Tieken linjausten mukaan 6. KOULUTUKSET JA MATKUSTAMINEN Koulutukseen osallistuminen ja virkamatkat, Lv319 (maksuttomat ja koulutukset, joihin sisältyy ostolaskulla Koulutukseen osallistuminen Tieken lin-
7 laskutettavia kustannuksia), M2-järjestelmä (jos aiheutuu osallistujalle korvattavia kustannuksia) jausten mukaan, koulutuspäätös tehdään kaikista yli 1 tunnin kestävistä koulutuksista, koulutuspäätökset säilytetään osastoilla Koulutukseen osallistuminen työaikana kotimaassa, maksuttomat ja maksulliset koulutukset ja kotimaan virkamatkat, Lv319 (maksuttomat ja koulutukset, joihin sisältyy ostolaskulla laskutettavia kustannuksia), M2-järjestelmä (jos aiheutuu osallistujalle korvattavia kustannuksia) Koulutukseen osallistuminen Tieken linjausten mukaan, koulutuspäätös tehdään kaikista yli 1 tunnin kestävistä koulutuksista, koulutuspäätökset säilytetään osastoilla Koulutukseen osallistuminen työaikana kotimaassa, maksuttomat ja maksulliset koulutukset ja kotimaan virkamatkat, Lv319 (maksuttomat ja koulutukset, joihin sisältyy ostolaskulla laskutettavia kustannuksia), M2-järjestelmä (jos aiheutuu osallistujalle korvattavia kustannuksia) Koulutukseen osallistuminen Tieken linjausten mukaan, koulutuspäätös tehdään kaikista yli 1 tunnin kestävistä koulutuksista, koulutuspäätökset säilytetään osastoilla Koulutukseen osallistuminen ja virkamatkat Euroopassa ja Euroopan ulkopuolelle, M2-järjestelmä Virantoimitusmatka Matka ei edellytä päätöstä. Kulut haetaan M2:lla. 7. LAIMINLYÖNNIT JA RIKKOMUSTAPAUKSET Suullisen huomautuksen antaminen, Suullisen huomautuksen antaminen, Suullisen huomautuksen antaminen, Varoituksen antaminen, Lv 335, Lv 335a 5 v. Esimies ilmoittaa kehittämispäällikölle huomautuksen antopäivämäärän ja perusteet Esimies ilmoittaa kehittämispäällikölle huomautuksen antopäivämäärän ja perusteet Esimies ilmoittaa kehittämispäällikölle huomautuksen antopäivämäärän ja perusteet Varoituksen antaminen, Lv 335, Lv 335a 5 v. Työnantajan kappale toimitetaan kehittämispäällikölle arkistoitavaksi
8 Varoituksen antaminen, Lv 335, Lv 335a 5 v. Työnantajan kappale toimitetaan kehittämispäällikölle arkistoitavaksi Virantoimituksesta pidättäminen väliaikaisesti, Virantoimituksesta pidättäminen väliaikaisesti, Virantoimituksesta pidättäminen Kj Hallintosääntö 21 Hallintosääntö 21 Khs Palveluksessaoloaika + Luvaton poissaolo,, esimies täyttää Luvaton poissaolo, osaston Luvaton poissaolo, Hoitoonohjaus, Hoitoonohjaussopimus (vapaaehtoinen) Tehdään yhteistyössä tyken kanssa Hoitoonohjaus, osaston Hoitoonohjaussopimus (vapaaehtoinen) Tehdään yhteistyössä tyken kanssa Hoitoonohjaus, Hoitoonohjaussopimus (vapaaehtoinen) Tehdään yhteistyössä tyken kanssa 8. MUUT ASIAT Viranhaltijan määrääminen työkyvyn arviointiin, Päätökseen liitetään oksenhakuohjeet Viranhaltijan määrääminen työkyvyn arviointiin, Päätökseen liitetään oksenhakuohjeet Työntekijän lähettäminen työkyvyn arviointiin Kirjallinen, jos henkilö ei en mene Työkyvyn arviointipyyntö tykeen Työhöntulotarkastuslausunto, Khs Lv 203 Työterveyshoitaja 5 v. Työnantajan lähete työhöntulotarkastukseen ja huumausainetestiin Lv 344 Työhöntulotarkastuslausunto, Työpaikkaruokailuoikeudesta päättäminen (viraston tai liikelaitoksen ruokalassa) Lv 203 Työterveyshoitaja 5 v. Työnantajan lähete työhöntulotarkastukseen ja huumausainetestiin Lv 344 5 v. Tieken linjauksen mukaan, muu kuin palvelussuhteessa oleva, esim. TET-harjoittelija tms. Autopaikan käyttöoikeus Osaston päällikön esitys Käyttöoikeuden voimassaoloaika + Jos maksullinen, kirjallinen ilmoitus säilytetään