Kiti-hankkeen ohjausryhmän kokous Muistio 7/8.6.2015 Aika: 8.6.2015 klo 14:00-15:30 Paikka: Hämeenlinnan kumppanuustalo, kokoustila 205, Kirjastokatu 1, Hämeenlinna Muistio 1. Kokouksen avaus Esitys: Todetaan läsnä olevat ohjausryhmän jäsenet ja mahdolliset varajäsenet. Nimilista on tämän esityslistan viimeisellä sivulla. Päätös: Todettiin tässä kokouksessa läsnä olevat ohjausryhmän jäsenet. Osallistujalista on muistion viimeisellä sivulla. Maarit Laaksonen osallistui Lync-yhteyden avulla. Puheenjohtaja Eija Leppänen joutui poistumaan klo 14:50 esityslistan kohdan 7. keskustelun aikana. Loppukokouksen ajan puheenjohtajana toimi varapuheenjohtaja Jari Pekuri. 2. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Muistio on lähetetty ohjausryhmän jäsenille sähköpostitse 18.5.2015 ja oli myös esityslistan liitteenä 1. Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Päätös: Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin. 4. KiTi-hankkeen ohjausryhmän kokoonpanoa sekä hankkeen yhdyshenkilöä koskeva muutosesitys Kehittämispäällikkö Anne Tuominen on toiminut KiTi-hankkeen yhdyshenkilönä Hämeenlinnan kaupungin kehittämisyksikössä. Anne on nyt siirtynyt muihin tehtäviin ja jatkossa KiTi-hankkeen hankehallinnointiin liittyvät tehtävät hoitaa suunnittelija Pirkko Mattila Hämeenlinnan kaupungilta. Esitys: Anne Tuomisen tilalle ohjausryhmään esitetään Pirkko Mattilaa. Pirkko Mattila toimii jatkossa Hämeenlinnan kaupungin kehittämisyksikön yhdyshenkilönä KiTi-hankkeen hankehallinnointiin liittyvissä asioissa. Päätös: Hyväksyttiin Pirkko Mattila ohjausryhmän jäseneksi Anne Tuomisen tilalle. Lisäyksenä toinen ohjausryhmän jäsenyyden muutos: Hattulan kunnan edustajan Anitta Leinosen varajäsenen Eeva Iivosen tilalle päätettiin vaihtaa vastuusosiaalityöntekijä Riikka Haahtela. 1
5. KiTi-hankkeen taloustilanne Anni Kuhalainen esittelee hankkeen taloustilanteen 5/2015. Esitys: Kuullaan esitys hankkeen taloustilanteesta, käydään keskustelua ja merkitään tiedoksi. Anni Kuhalainen esitteli hankkeen taloustilanteen (muistion liite 1, dia 6). Hankkeen 20.4.2015 THL:lle tehty 3. maksatus on hyväksytty kokonaisuudessaan. Liitteen taloustilanteen punaisella merkityt luvut ovat arvioita, toukokuun lopun tilanteeseen ei aivan kaikista menoista ollut laskutus ennättänyt joten luvut esitetty arvioina. Todettiin, että hankkeessa on käytettävissä asiantuntijapalkkioita hyvin ja niiden kohdentamisesta esitetään tarkennettu suunnitelmaa ohjausryhmän syyskuun kokouksessa. Mahdollisia kohteita ovat esimerkiksi kuntien pääkäyttäjätyön tukeminen ja tilastointiryhmän konsultaatioapu. Päätös: Merkittiin tiedoksi käyty keskustelu ja hankkeen taloustilanne. 6. Tilastointiosuutta koskevaan kehittämisosioon liittyvä asiantuntijatyö Projektihenkilöstön työpanos on kohdistunut hankkeen tavoitteiden mukaisiin tehtäviin, mutta eri lakiuudistusten (sosiaalihuolto-, asiakasasiakirja-, toimeentulotuki ja lastensuojelulait) vuoksi työpanosta on suunnattu eri tavoin. Tästä syystä osa-aikaisena toimivan projektipäällikön työaikaan ei ole mahtunut tilastointia koskevan osuuden työstäminen siten kuin se projektisuunnitelman aikataulutuksen mukaisesti olisi pitänyt hoitaa. Palvelujen ostojen määrät erityisesti asiantuntijapalveluiden osalta ovat olleet alkuperäiseen budjettisuunnitelmaan nähden vähäisiä. Kehittämiskokonaisuus B (systemaattista tiedontuotantoa koskevan suunnitelman ja koulutuskokonaisuuden valmistelu) on kokonaisuus, johon hankehenkilöstö on todennut tarvitsevansa lisäresurssia. KiTi-hanke on pyytänyt ja saanut osaamiskeskus Pikassokselta tarjouksen ja suunnitelman tämän kokonaisuuden toteuttamiseen tarvitusta asiantuntijatyöstä. Kehittämispäällikkö Minna Niemi tuntee hankkeen valmistelijana hankkeen tavoitteet hyvin, joten hänet on valikoitu kokonaisuuden vastuutoteuttajaksi. Pikassoksen tarjouksen mukaisesti asiantuntijapalvelun kokonaiskustannuksiksi tulisi 10 158. Tämä summa sisältää työaikaa 1 pvä/vko ajalla 1.4.2015-28.2.2016 sekä vuokra- ym. kuluja (tilavuokraa 2kk, atk, muut kulut) yhteensä 1158. Lisäksi matkat laskutetaan toteutuneiden kustannusten mukaan. Selvitys toteuttamisvaihtoehdosta ja siihen tarvittavasta työajasta selviää liitteestä 2. Esitys: Kuullaan projektipäällikön tilastointia koskevan kehittämisosuuden lisäpanostuksen tarpeesta. Hyväksytään esityslistan liitteessä 2 esitettyjen toimien toteuttaminen Pikassoksen tarjouksen mukaisesti. Käytiin keskustelua tilastointia koskevasta kehittämisosuudesta. Todettiin, että tilastointia kehittävää ryhmää tarvitaan koska suoritteiden ja mittareiden seudulliselle kehittämiselle ja yhtenäistämiselle on tarve. Lisäpanostuksen hankkiminen tähän työhön on ohjausryhmän mukaan perusteltua. Hankkeen valvojan näkökulmasta esityksen mukainen asiantuntijapalveluna ostettava työpanos voidaan hyväksyä. Päätös: Hyväksyttiin asiantuntijapalvelun ostaminen Pikassoskselta tehdyn esityksen mukaisesti. 2
7. Väliarviointikeskustelu hankkeen toimista ja päätös mahdollisesta muutoshakemuksesta THL:lle Anni Kuhalainen esittelee lyhyesti väliarviointikoosteen, jota on käsitelty ohjausryhmän kokouksessa 11.2.2015. Matti Karvonen esittelee keskeiset kohdat kehittämiskokonaisuuteen A liittyvistä toimista, joissa on muutoksia suhteessa alkuperäiseen hankehakemukseen (esityslistan liite 3). Esitys: Käydään arvioivaa keskustelua esityksen pohjalta hankkeen toimista. Merkitään tiedoksi väliarviointia koskevat asiat. Tehdään päätös niistä muutoksista, joista on tarpeen tehdä muutoshakemus THL:lle. Esiteltiin hankkeen pilotointikohteiksi valitut asiakirjat ja prosessit ja nostettiin niistä esille ne, joihin lakiuudistukset ovat tuoneet muutoksia tai muutospaineita. Näistä on keskusteltu aiemmin marraskuun 2014 ja helmikuun 2015 ohjausryhmissä ja niissä käydyn keskustelun pohjalta oli päädytty käymään tässä kokouksessa keskustelua ohjausryhmän kanssa mahdollisesta hankesuunnitelman muutoshakemuksesta. Hankaluutena hankkeen asiakirjoissa ja prosesseissa on ollut, että lakimuutosten mukaisia asiakirjoja ja prosesseja ei ole vielä julkaistu. Myös tietosuojalinjausten vaikeudet ovat hämmentäneet kun esimerkiksi palvelutarpeen arvioinnin asiakirjaan ei ole voitu antaa näkyvyyksiä eri rekisterinpitäjien rajojen yli. Keskustelussa todettiin, että hankkeessa on tarkoitus pilotoida ja kerätä kokemuksia asiakirjoista ja prosesseista. THL haluaa tuloksia siitä, mikä niissä toimii ja mikä ei ja jos ei toimi niin miksei. Lakimuutokset tuovat muutoksia prosesseihin ja asiakirjojen sisältöihin mutta THL:ltä voi kysellä viimeisimpiä kehitysversioita prosesseista ja asiakirjoista työn tueksi. Ja tarvittaessa voidaan järjestää tapaaminen THL:n ja hankkeen kanssa jossa näitä asioita voidaan yhdessä miettiä. THL tulee antamaan lain antamalla oikeutuksella kuntia velvoittavat määräykset tietosisällöistä ja ensimmäisenä tulevat määräykset palvelutehtäväluokituksista talvella 2015 2016. Tietosisältöjen lopulliseen kehittämiseen tarvitaan kuntien kokemuksia ja palautetta THL:lle kuitenkin niin, että palautetta kerätään olemassa olevaan malliin verraten. Päätös: Päätettiin, että muutoshakemusta ei tässä vaiheessa ole tarpeen tehdä. Hankehenkilöstö ja valvojataho sopivat yhteisen tapaamisen aiheen tiimoilta. 8. Hankkeen syyskauden toiminta Matti Karvonen ja Anni Kuhalainen esittelevät toimintasuunnitelman syyskaudelle 2015. Esitys: Kuullaan esitys, käydään keskustelua aiheesta ja merkitään mahdolliset ehdotukset tiedoksi ja toimeenpantavaksi. Esiteltiin syksyn toimintasuunnitelmaa ja sovittuja toimia. Muistion liitteessä 1 on esitelty hankkeen toimia huhti-toukokuussa 2015 (diat 2 ja 3) ja hankkeen toimintasuunnitelmaa syksylle 2015 (diat 4 ja 5). Päätös: Merkittiin syksyn toimintasuunnitelma tiedoksi ja toimeenpantavaksi. 3
9. Hankkeen tulevat tapahtumat Matti Karvonen ja Anni Kuhalainen kertovat hankkeen tulevista tapahtumista ja THL:n sosiaalialan tiedonhallinnan kehittämiseen liittyvistä tilaisuuksista. Dokumentaatioon liittyvä työpajailtapäivä 17.9.2015 Hämeenlinnassa Sontikka III -seminaari järjestetään 24.9.2015 Helsingissä OPER-yhteistyöseminaari järjestetään 22.10.2015 Esitys: Merkitään tiedoksi tulevat tapahtumat. Liitteessä 1 (dia 7) on lueteltu myös tulevat tapahtumat. Päätös: Merkittiin tiedoksi tulevat tapahtumat. 10. Muut asiat Hankkeen loppuarviointiaikataulutusta käsitellään syyskuun ohjausryhmän kokouksessa. Esitys: Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi. 11. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava ohjausryhmän kokous on sovittu pidettäväksi 10.9.2015 klo 10-12. Tämä päivä ei kuitenkaan sovi FSHKY:n edustajille. Esitys: Käydään keskustelua kokousajasta ja kokouspaikasta. Päätetään seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka. Päätös: Seuraava kokous pidetään 10.9. klo 10 12. Paikkana on Hämeenlinnan kaupungintalon 3. kerroksen monitoimitila. 12. Kokouksen päättäminen Ohjausryhmän varapuheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30. Eija Leppänen tilaajapäällikkö, Hämeenlinna puheenjohtaja Anni Kuhalainen projektipäällikkö, KiTi-hanke/Pikassos esittelijä Jari Pekuri tilaajapäällikkö, Hämeenlinna varapuheenjohtaja 4
KiTi-hankkeen ohjausryhmä Nimi Edustettava taho x Eija Leppänen, puheenjohtaja tilaaja, lasten, nuorten ja elämänlaadun tilaajayksikkö HML x Jari Pekuri, varapuheenjohtaja tilaaja, lasten ja nuorten kasvua tukevat palvelut, HML Sirpa Ylikerälä tilaaja, sosiaalisen tuen palvelut, HML Anne Murtonen tuotanto, aikuissosiaalityö, Hämeenlinna Marja Hänninen tuotanto, lastensuojelu, Hämeenlinna Anne Suntiainen-Nurmi tietohallinto, Hämeenlinna Anne Tuominen kehittämispalvelut, hankkeen hallinnointi, Hämeenlinna x Pirkko Mattila kehittämispalvelut, hankkeen hallinnointi, Hämeenlinna x Anna Roinevirta sosiaalityön johtaja, Janakkala * Mirja Laine pääkäyttäjä, Janakkala x Anitta Leinonen vs. perusturvajohtaja, Hattula * Eeva Iivonen sosiaalityöntekijä, Hattula x Eve Lääts vs. kehittämispäällikkö, Forssan seudun hky * Margit Rajahalme Perhepalvelujen palvelualueen johtaja, Forssan seudun hky * Jaana Paasikangas Aikuissosiaalityön palvelualuejohtaja, Forssan seudun hky Kristiina Laiho toimitusjohtaja, Pikassos * Minna Niemi kehittämispäällikkö, Pikasssos x Maarit Laaksonen Hankkeen valvoja, THL OPER * Taina Jokinen Hankkeen yhteyshenkilö, THL OPER x Anni Kuhalainen, esittelijä projektipäällikkö, Pikassos x Matti Karvonen, sihteeri projektisuunnittelija, Pikassos * varajäsen 5