Yhteenveto SAPA työpajasta 13 10 2015 Yhteenveto SAPA-työpajasta 13.10.2015 Palvelukokonaisuus
Työpajan sisältö Teemat: Tiedon käyttö ja hyödyntäminen (kalvot 4-10) Palvelut ja tietosisällöt (kalvot 11-17) Tietoturva, käyttöoikeudet, käyttäjän tunnistaminen (kalvot 18-25) Kokonaisuuden asemointi ja organisointi, kustannusten kattaminen (kalvot 26-39) 2
SAPAn konteksti Kansalainen saa Palvelun käyttäjät Palvelut Asianhallintajärjestelmä j METS- Muut aineistoa tuottavat järjestelmät SAPA KDK PAS siirtopaketti Muut säilytyspalvelut Aineiston noutaminen määräaikaissäilytyksestä / PAS:sta muun kuin asianhallinta-integraation integraation kautta? 3
SAPA-työpaja 13.10.2015 Palvelukokonaisuus Tiedon käyttö ja hyödyntäminen Standin vetäjä: Tatu Ulvila, Gofore
Kysymykset työpajakeskustelun tueksi Mihin (sisältönäkökulma) säilytykseen yy siirrettyjä tietoja halutaan käyttää? Miten (käyttötapanäkökulma) säilytykseen siirrettyjä tietoja halutaan käyttää? Missä asianhallinnan ja asiakirjahallinnan vaiheessa tietoja halutaan siirtää 1. määräaikaissäilytykseen? 2. pysyväissäilytykseen? Mitä säilytyksessä oleville tiedoille halutaan tehdä? Mitä hyötyjä odotetaan 1. määräaikaissäilytykseltä? 2. pysyväissäilytykseltä? Mikä on asianhallintajärjestelmän ja SAPA:n suhde? 5
Säilytettävän aineiston käyttötarkoituksista SAPAssa säilytettävää aineistoa tarvitaan aineistoa luovuttavan organisaation omiin tarpeisiin (tietojen haku, tietopalvelu) Viranomaisten yhteiskäyttöön Suunnittelua varten Päätöksenteon ja tiedolla johtamisen tueksi Tutkimus ja opetus Avoimena datana julkaistaessa voi muodostaa nykytilassa tunnistamattomia uusia käyttökohteita 6
Säilytettävän aineiston käyttötavoista SAPAn tietojen käyttö asianhallintajärjestelmän j kautta Käyttäjällä ei yleensä ole tarvetta tietää, mistä aineisto näytölle tulee Substanssi-järjestelmät voisivat hyödyntää suoraan SAPAssa olevaa aineistoa i Kansalaisille näkymä omiin tietoihinsa aineistopankkina sekä tietojen oikeellisuuden tarkistamista varten Esimerkiksi pääsy kansalaisen palvelunäkymän (KaPA) kautta Keskeistä tiedon käytön helppous ja palveluiden hyvä saatavuus 7
Aineiston siirtokohta SAPA-säilytykseen Yleensä ottaen aineisto nähtiin siirrettäväksi SAPAan siinä vaiheessa, kun asiankäsittely on päättynyt t ja aineisto i siten valmis/verrattain i lopullinen Todettiin toisaalta, että aineistoa i luovuttavalla ll taholla on paras käsitys siitä, milloin heidän aineistonsa kannattaa siirtää SAPAan Ei nähty relevantiksi rajaa määräaikais- tai pysyväissälytyksen välillä Rekisteritietokannat nähtiin haasteelliseksi osaaluueksi auue siirtohetken e määrittämisen ä kannalta a a Jää SAPA:n määriteltäväksi, haluaako jollakin tavalla rajata käyttöä tai ainakin palvelutason tarkkojen kuvausten kautta ilmaista, millaista käyttöä 8 palvelu tukee.
Aineistoon kohdistuvat toimenpiteet SAPA- säilytyksessä ä (pl. tekniset toimenpiteet) i Arkistotoimenpiteet: Julkisuustiedon hallinta aikamääreen perusteella Määräajan saavuttaneiden hävittäminen Aineisto muuttumattomana SAPAn, muutokset aineistoon uusina versioina SAPAan Kansalaisille mahdollisesti viesti hänen aineistonsa muuttumisesta 9
SAPA:n odotetut hyödyt SAPAsta odotetaan lähtökohtaisesti kustannussäästöjä sitä käyttäville organisaatioille verrattuna siihen tilanteeseen, että joutuisivat itse tuottamaan/ostamaan muualta vastaavat palvelut SAPA keskitettynä kansallisena palveluna pystyy kerryttämään erinomaisen osaamiskeskittymän säilyttämispalveluiden tuottamiseen SAPA:n tuottamille osa-alueille Helpottaa kansalaisen kokonaisnäkymän muodostamista omiiin tietoihinsa olettaen, että SAPAn sisältö avataan kansalaisen nähtäville ja aineiston metadata sisältää kansalaisen yksilöivät tiedot Tiedon saatavuus yli organisaatiorajojen paranee Rajapintoja j aineistoluovutuksen sekä aineistokyselyiden y tarpeisiin saadaan vakioistetuksi yhtenäiseksi SAPAa vasten 10
SAPA-työpaja 13.10.2015 Palvelukokonaisuus Palvelut ja tietosisällöt Standin vetäjä: Jari Kallela, VM
Kysymykset työpajakeskustelun tueksi Mitä toimintoja SAPAn pitäisi tarjota? Mitä ei-toiminnallisia vaatimuksia SAPAlle tulee? Mitä tietoja SAPAan pitäisi voida tallentaa? Asiat, asiakirjat Miten tietosuojaa pitäisi käsitellä? Onko SAPAssa jotain tiedon sisältöön liittyviä rajoituksia? Miten metatietoja tulisi käsitellä?
Keskustelussa esitettyä Ei tietopyyntöjä, vaan tarjotaan kansalaisille Hyvät hakuominaisuudet Hyvät julkiset metatiedot Muut tiedot tunnistuksen takana Automaattinen metatietojen rikastaminen Ensisijaisesti alkujaan digitaalinen aineisto Tukee kansalaisen osallistumista, kommentointi, linkitys, tag Muu kuin asiakirjatieto (kuvat, rekisterit, kartat..) runsasta Tunnisteet, URI, yksikäsitteisyys Viranomaisen tiedonvaihdon tuki Tunnistaminen, viranomainen ja asianosainen Kun kansalainen on asianosainen MyData Aktiiviaikaisen i ik i käytön tuki, tarvitaanko? Aineistojen i yhteiskäyttö Aineistojen käyttöoikeudet (tutkimus) Käyttäjän tunnistaminen 13
Keskustelussa esitettyä 2 Prosessin hallinta Viranomaisen hallussa oleva tutkimusdata Rekisterimuotoinen asiahallinta (esim SAP data) Joskus on vain osa organisaation datasta Kuolevat tietojärjestelmät ja niiden tieto Palvelutuottajien luovuttamat massatiedot SÄHKE2 kattaa vain osan EI organisaatiokohtaisia metatietomäärittelyjä Metatiedot ja tiedon laatu aina tärkeää, pysyvät y tunnisteet SÄHKE2 yhä hyvä pohja Tarvitaan toimintatavan muutos 3Dkuvat Asiakirjan käsite laaja (lähes kaikki tieto on asiakirja) Kansainväliset metatietomäärittelyt Skannatut asiakirjat, OCR, digitointi, mikrofilmit Voiko fyysiset arkistot olla samassa Tarvitaan myös ei syntysähköiselle Nopeus tärkeää, aineisto löytyy nopeasti ja on nopeasti käytössä (< 10s) 14
Keskustelussa esitettyä 3 Pääsy suoraan arkistoon, käyttäjäystävällisyys Käyttöliittymä Suorakäyttö, käyttäjän tunnistaminen Muodostaako SAPA henkilörekisterin? Osittain julkinen, osittain salassa pidettävä asiakirja Tarvitaanko suostumusta, voiko kieltää? Henkilötietojen haku rajoitettua Hävittäminen Siirto Miten haetaan PASista? Hakupalvelut, esim Finna Aineiston käytöstä tieto omistajalle Kuka on katsellut t tietojani t i (mydata) Turvalliset siirrot (STIII), korotettu taso voi olla kallis mutta miten pidetään prosessi yhtenäisenä? Aluearkistot, määräajan pidettävä Formaattimuunnos (PAS), PDF-A hyvä ja kevyt Formaatti 3D puuttuu Eri suojaustasot samassa prosessissa, henkilötiedot 15
Keskustelussa esitettyä 4 Kenelle suunnattu? Kansalainen tunnistaminen Avoin tieto Viranomaistoiminta ( yhdistetty eri lähteistä, yhteinen haku, point-to- point) Organisaatio tarvitsee tietoa itse; pilvitallennus, operatiivinen kytkös Ei ole turvakopio Kansalaiselle yhden luukun kautta ohjataan oikeaan paikkaan Mitä haetaan? Onko haku, pilvi, pysyvä arkisto Claudia (hankinta SaaS), SaaS tarve ja käyttö lisääntyy Arkistointi hajaantuu/siiloutuu, miten kytketään päätöksentekoon? PAS Aktiivi Säilytys arkistointi Prosessijärjestelmä Palvelunäkymä 16
Keskustelussa esitettyä 5 Metatiedot aina kootusti Raportointi ti (myös VM:lle) Takautuva digitointi (halutaanko säilyttää alkuperäinen?) Mihin metatietoja käytetään Käyttäjälle haku, voi linkittää, järjestelmä oppii Järjestelmälle Käyttötapaukset Aineiston tuottaja Viranomaisten yhteiskäyttö Julkinen käyttö Tutkimuskäyttö Rajattu julkinen käyttö (henkilötieto) Viranomaisen oma käyttö Mitä tietoa on olemassa / saatavilla? Ei tunneta, tarvitaan markkinointia Push-malli markkinointiin Avoimen datan kautta liiketoimintaa i i -> rajapinnat Tarjotaan kätevästi julkinen tieto -> tiedon hyödynnettävyys Jos viranomaiskäyttö on tehokasta niin historiakäyttökin on Historiatiedot pelin pohjaksi 17
SAPA-työpaja 13.10.201510 Palvelukokonaisuus Tietoturva, käyttöoikeudet, käyttäjän tunnistaminen Standin vetäjä: Mikko Kolehmainen, Gofore
Kysymykset työpajakeskustelun tueksi Mitkä ovat tietoturvan kannalta merkitykselliset tarkastelupisteet asian elinkaaren aikana (päätös SAPA) Millaisia tietoturvahyökkäyksiä SAPA-järjestelmään voisi kohdistua? Talletetaanko SAPA:an vain julkista aineistoa? Minkä suojaustason aineistoa säilytetään SAPA-järjestelmässä? Asettaako tietoturva käyttörajoituksia talletettavalle aineistolle? Kun aineisto muuttuu julkiseksi, millaisia tietoturvatarkistuksia aineistoon kohdistuu? Halutaanko asianhallinnan käyttövaltuustieto ulottaa pitkäaikaissäilytykseen saakka? Vik Voiko SAPA:sta noutaa aineistoja i muut toimijat ij t kuin alkuperäinen omistaja? Miten fyysinen tiedonsiirto asianhallinnan ja SAPA:n kanssa suojataan? 19
Aineiston luokittelusta Aineisto: asiaan liittyvä aineistomateriaali + tekninen ja hallinnollinen metatieto Aineiston luokittelu valtiolla ST3 ja ST4 Julkinen Aineiston luokittelu kuntasektorilla Salassapidettävä Julkinen Heijastuttava tt käyttöoikeusluokitteluun: kitt l Määriteltävä TOS:ssa Yksittäinen aineistomateriaali voi sisältää sekä salassapidettävää että julkista materiaalia 20
Aineiston elinkaaritarkastelusta Aineiston siirto olemassa olevista järjestelmistä on hoidettava turvallisella ja luotettavalla tavalla Aineistoon liittyvä toimenpidehistoria (CRUD) on säilytettävä aineiston elinkaaren ajan. Salassapitovaatimukset voivat muuttua aineiston elinkaaren aikana Aineiston eheys on tarkistettava aineistoa luotaessa, jokaisessa siirtorajapinnassa ja aineiston muutosten yhteydessä. Aineiston elinkaaritarkastelu Omistajuus ja siihen kohdistuvat muutokset otettava huomioon Määriteltävä missä vaiheessa aineiston elinkaarta aineisto voidaan tallentaa SAPA:an Elinkaari voi olla vuosikymmeniä 21
Aineistosta Ns. Supo-aineisto jätetään SAPA:n ulkopuolelle. Kansainvälinen aineisto Vastaavan EU-henkilötietodirektiivin mukaisuus Front end EU-pohjaisille tietohauille. 22
Yleisiä huomioita Tietoturvatarpeiden tunnistaminen edellyttää SAPA:n positioinnin ja ylätason arkkitehtuurin kuvausta. Jos SAPA tarjoaa julkisen saannin keskitetysti, on olemassa riski henkilörekisterin muodostumisesta / muodostamisesta. SAPA-tyyppinen keskitetty tietovaranto on houkutteleva tietomurtojen kohde: lähtökohtaisesti SAP-järjestelmään j tullaan kohdistamaan kaikkia tunnettuja tietoturvahyökkäystapoja. Kansallinen riskipiste, jos SAPA sisältää hallinnon operatiivista dataa Tietoturva on paitsi tekninen asia, myös prosessiasia Käyttöoikeuksien hallinta Koneluettava muoto Ihmisen luettava muoto Valmiiden lisenssiehtojen hyödyntäminen (esim. CC) 23
Työkalutarpeita Salassapito tarkoittaa myös tunnistamistarvetta Siirtorajapinnoissa on oltava olemassa luotettavat työkalut metatietojen oikeelliseen käsittelyyn. Talletettujen aineistojen yhteydessä on oltava saatavilla myös käyttövälineet; niin aineiston kuin metatietojen saantiin ja muokkaamiseen. Miten (ja kuka) varmistetaan talletettavien / säilytettävien aineistojen luvanmukainen käyttö? Käytön ja muutosten seuranta- ja analyysityökalut käyttömallien varmistamiseksi. Pääsy omien tietojen katseluun asianomistajana Viittaus mydata-aloitteeseen/liikkeeseen 24
Aineistoon kohdistuvia tarpeita Eri toimialoilla erilaisia vaatimuksia datan operatiivisuuden ja sen elinkaaren osalta: Sote, tekninen toimiala, infrarakentaminen Kansalaisen generoima tieto tulee viranomaistiedoksi silloin, kun se otetaan mukaan viranomaisprosessiin. Esimerkki: rannetietokoneella kerätyt terveystiedot ja niiden antaminen hoitavalle lääkärille. 25
SAPA-työpaja 13.10.201510 Palvelukokonaisuus Kokonaisuuden asemointi ja organisointi, kustannusten kattaminen Standin vetäjä: Mikael Vakkari, VM
SAPA perusasioita Tulee välttää päällekkäisiä ratkaisuja (JHKA) Ei kustannustehokasta säilyttää aineistoa sekä sitä tuottavassa organisaatiossa että SAPA:ssa Tarkoittanee pitkällä tähtäimellä organisaatioiden omien säilytysratkaisujen poistumista Jäljelle jää asianhallintaprosessi (järjestelmä) j sekä muut aineiston tuotantoon käytettävät järjestelmät Edellyttää yhteisiä tietomäärityksiä, tiedonohjauksen sääntöjä ja toimintaperiaatteita (tietohallintolaki) Välineet: yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset sekä JHS Lainsäädännön muutos vs. nykylainsäädäntö? y Perustuttava tarpeeseen ja tarkoituksenmukaisuuteen Ei toimine ilman vahvaa säädösohjausta (OKM / VM) Aineiston omistajuutta ei voitane siirtää, koska arkistonmuodostajalla myös jatkossa aineistoon liittyviä käyttö- / hallintatarpeita (esim. kytkentä asiaan, muokkaus jne.) 27
Lähtökohtana vaiheistettu SAPA - kokonaisuuden k käynnistys? Tavoitteena julkisuuslain hengen mukainen palvelukokonaisuus Mahdollistetaan loppukäyttäjille aluksi suora tiedonhaku viranomaisaineistoista ja jatkossa myös pääsy objekteihin (ml. asianomaisjulkiset asiakirjat) Vaihe I: Metatietojen siirto, tunnistautumisratkaisu, ohjaus tietopyynnöille ( arkistonmuodostajalle ) Edellyttää mm. yhteisiä käytäntöjä ja asiakirjamäärityksiä Standardinmukaisuus, Vaihe II III: Säilytys ja pilvipalvelumalliin perustuva kokonaisuus, Toimii organisaation asianhallinnan ja muun aineistotuotannon tukena sekä aineiston pääasiallisena luonti- / säilytyspaikkana? Reaaliaikaisuus tekniset haasteet? 28
Omistajuus Palvelu vs. aineisto Järjestämismalli näkemyksiä (ITIL)
Omistajuus Palvelun omistajuus ja vastuut Yksi selkeä omistaja (organisaatio) Perustuu lainsäädäntöön: arkistolaitos (ArL 4 ) Kyse SAPA -palvelun / -järjestelmän teknisestä ylläpidosta ja sinne tallennetun aineiston säilytysvelvoitteesta sekä prosessien (vaiheiden) omistajuudesta / vastuista Omistajuus, palvelun vastuutus sekä eri toimijoiden vastuut sekä niiden rajat tulee olla selkeästi eritelty ja järjestetty Vastuita voidaan kasvattaa vaiheittain (esim. I vaihe: metatiedot, II vaihe: digitaaliset objektit jne.) Kytkettävä tunnistautumiseen ja sähköiseen allekirjoitukseen Aineiston omistajuuskysymykset Omistajuuden siirto edellyttää lainsäädännön muutosta (ArL 8 ), lähtökohtaisesti omistajuus säilynee (?) aineistoa tuottavalla viranomaisella, jossa myös aineiston tuntemus (substanssiosaaminen) Julkinen vs. salassapidettävä (asianomaisjulkinen) aineisto (kunnat) sekä suojaustason IV III aineisto (valtio) Riippumatta siitä, siirtyykö omistajuus, aineiston tuottajan tulee päästä aineistoon i (muokkaus, päivitys, hallinta) Edellyttänee tunnistautumispalvelun (VIRTU ym.) liittämistä SAPApalveluun Metatietojen siirto ei ongelmallista 30
SAPA ja ITIL malli Palvelun omistaja (yksi) Tulosvastuullinen SAPA -palvelusta riippumatta siitä missä palveluun liittyvät teknologiakomponentit, prosessit ja osaaminen sijaitsevat Palvelun tuottamiseen voi osallistua useita toimittajia? Ohjaus hallinnonalan tulosohjauksen kautta Asiakasrajapinta, kehittäminen, elinkaaren hallinta jne. Prosessien omistajuus (useita) Varmistaa, että prosessi noudattaa sovittuja käytäntöjä Voi vastata esim. aineiston standardin- tms. mukaisuudesta Palvelun elinkaareen liittyy useita prosesseja Määriteltävä prosessien eri vaiheet ja niiden omistajat sekä omistuksen (vastuiden) rajat, ts. sovittava (säädettävä) mitkä prosessit kuuluvat palvelun omistajan vastuulle, mitkä prosessit / osaprosessit palvelua hyödyntävien organisaation vastuulle 31
SAPA toteutuksesta Kyseessä keskitetty kansallinen ratkaisu, josta voitava siirtää aineistoa kansalliseen digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen (KDK-PAS) Elinkaari vähintään kymmeniä vuosia, vältettävä toimittajalukkoja, ei yhtä toimittajaa, dialogi toimittajien kanssa (?) avoin lähdekoodi ja tuotteenhallinta (?) Varmistettava tietoturva ja toimintavarmuus Tuettava julkisuuslain mukaista kansalaisen (itsenäistä) tiedonsaantia Tiedonhaku ja suora pääsy julkisiin aineistoihin Yhteentoimivuus organisaatioiden aineistotuotannon kanssa keskeistä Tekninen (rajapinnat, järjestelmät) ja semanttinen (tietorakenne, käsitteet, metatiedot) 32
Organisaatio Vastuutahot, vastuut ja toimintaperiaatteet
Organisaatiorajat ylittävät prosessit ja palvelu Keskitetty SAPA osaaminen & toiminnallisuus Tarkoituksenmukaista koota tehtäviä ja (tuki)palveluita (aineiston hallinta vrt. KDK-PAS) Kokoaminen voitaneen toteuttaa vaiheittain Tarkoituksenmukaista aloittaa pilotoinnilla ja vapaaehtoisuudella One-size-fits-all ratkaisu vs. hallittu kehittäminen ja laajennus Edellyttää ohjausta ja yhteisiä käytäntöjä Roolitus: ohjaus, palvelutuotanto, käyttö, hallinta, yhteentoimivuuden kuvausten ja määritysten valmistelu JHS, JH s., TiHL:n mukaiset asetukset (OKM / VM / VN), sanastot, metatiedot, käsitteistöt, ontologiat jne. Tiedonhallinnan yhdenmukainen järjestäminen: yleinen vs. spesifi Kansallinen asianhallintaratkaisu? Epärealistista (?), SAPA:n tulee tukea asianhallintaa 34
Yhteiset toimintaperiaatteet Yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset Tiedonohjaus tapahtunee edelleen kunnissa Mitä siirretään, kuka siirtää? Kuka ohjeistaa ja miten? Edellyttänee vahvaa säädösohjaus (Tietohallintolaki) Toimialakohtainen (TiHL:n mukainen) asetus (OKM) vai (uusi) JHS suositus, josta JH standardi ja VNa, joka velvoittaisi yhdenmukaistamaan: Aineiston hallinta (käsittely) ja säilytysprosessia Kansalliset tiedonohjauksen perusperiaatteet / ylätaso (JHS?) Tiedon rakenne: kuvaileva, hallinnollinen ja tekninen metatieto sekä käytetty käsitteistö (ontologiat?) Pysyvä kansallinen tunniste t digitaaliselle it ll objektille ( asiakirjoille ): ill ) edellyttää vastuutahoa resolveripalvelulle (esim. KK: URN?) 35
Rahoitus Velvoittavuus ja liittyminen
Lähtökohtana keskitetty (budjetti) rahoitus Vapaaehtoinen palvelu vai käyttövelvoite? Voidaanko toteuttaa asteittain / vaiheittain? Aluksi vapaaehtoista, jatkossa / vähitellen pakollista toiminnallisuuden kehittyessä ( hybridimalli?) Pystyttävä esittämään konkreettiset hyödyt palvelun käytölle Hallitusohjelman puitteissa kunnille ei voitane velvoittaa tehtäviä, jotka lisäävät kustannuksia Palvelun maksullisuus voisi tukea vahvempaa sitoutumista mutta hinnoitteluperuste ongelmallinen Yksittäisillä (pienillä) toimijoilla ei riittäviä resursseja SAPA:n edellyttämään toimintaan Tarkoituksenmukaista tarjota keskitetysti koko julkiselle hallinnolle, keskeinen k tavoite kustannustehokkuus t kk 37
Käyttö, säilytys ja hallinta perustuvat lakiin Pitkän tähtäimen tavoitteena julkisen hallinnon siirtyminen syntysähköisen aineiston tuotantoon? Viranomaisen tulee kuitenkin toistaiseksi vastaanottaa myös ei-sähköistä aineistoa Mikä on sopiva säilytysaika SAPA:ssa? Kymmenen vuotta (mihin perustuu?) Säilytysvelvoitteen täyttävä aika, jonka jälkeen aineiston poisto / tuhoaminen tai siirto kansalliseen digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen (KDK-PAS) Tietojen, prosessien ja sisältöjen yhdenmukaistaminen säädösohjauksella 38
Yhteenveto Eri näkökulmia keskustelun pohjalta Omistajuus Vastuut Lainsäädäntö Toimintaperiaatteet Yhteentoimivuus Rahoitus Yksi omistaja, useita Mitä siirretään, kuka Lähtökohtana Vaiheistettu ratkaisu, Säädösohjaus Keskitetty prosessin / hybridimallista tietohallintolain kautta osaprosessin omistajia keskitettyyn ratkaisuun (OKM, VM, VN) siirtää ja vastaa siirrosta ja milloin siirretään? julkisuuslaki, arkistolaki, tietohallintolaki (budjetti)rahoitus vs. maksuperusteinen palvelu Palvelu / järjestelmä vs. aineisto, eri näkökulmat Organisaation tiedonohjaus ja hallinta vs. yhteinen keskitetty Toiminnan käynnistäminen nykylainsäädännön puitteissa Vaihe I: metatietojen siirto (viitetietokanta) ja tiedonhaun mahdollistaminen SAPA yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset Maksullisuus edellyttää toimivaa ja luotettavaa vastinetta rahalle Vastuiden vaiheittainen keskittäminen ja siirto? Ohjaus, palvelutuotanto, (aineiston) käyttö, hallinta, käytännöt Muutostarpeiden selvitys ja valmistelun käynnistys osana SAPAa Vaihe II: Aineiston siirto, tunnistautuminen ja pääsy aineistoon Kansallinen tiedonohjaus ja yhdenmukainen tiedonhallinta (JHS) Hallitusohjelma ei tue kuntien velvoittamista mikäli se aiheuttaa lisäkustannuksia Aineiston omistajuus säilytettävä aineiston tuottajalla (arkistonmuodostaja) Näkökulmana kustannustehokkuus, lainsäädäntö ja Vapaaehtoisuus vs. käyttövelvoite asteittainen toteutus? Vaihe III: kansallinen pilvipalvelu ja aineiston luonti & asianhallinnan Asiakirjan tekniset, hallinnolliset ja kuvailevat metatiedot tarkoituksenmukaisuus tuki (?) (JHS 176, SÄHKE2) Rahoituksesta vastaava taho (VM, OKM, muu?) Nykylainsäädännössä toimivalta (kunnat, valtio ym.) arkistolaitoksella Huomioitava pitkä elinkaari sekä osaamisen ja tuen keskittäminen Säilytysaika sekä digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen käyttö Säilytys-, tuki- ja hallintapalvelut, joilla tuetaan organisaation omia prosesseja arkistolaitoksella keskittäminen käyttö omia prosesseja Yhteiset asianhallintaprosessit (ns. ylätaso) Miten kustannukset jakautuvat? 39