Aalto-yliopiston ylioppilaskunta / edustajiston päätöskäsittely 25.11.2013 TOIMINTASUUNNITELMA 2014 PAINOPISTE: UUDET OPISKELIJAT TAVOITTEET: AALTOON ON KIVA TULLA OPISKELEMAAN JA OPPIMAAN. VASTAANOTTO JA TUTOROINTI TUKEE YHTEISÖLLISYYTTÄ, OPPIMISTA, OPINTOIHIN KIINNITTYMISTÄ JA OPINNOISSA JAKSAMISTA. TUTORIT OVAT SITOUTUNEITA JA HEILLÄ ON RIITTÄVÄT TIEDOT JA TAIDOT TEHTÄVÄNSÄ ERINOMAISEEN HOITAMISEEN. UUSI OPISKELIJA SAA TUKEA TUTORILTA KOKO ENSIMMÄISEN OPISKELUVUODEN AJAN. AALTO-YLIOPISTOSSA ALOITTAVISTA OPISKELIJOISTA KASVAA AKATEEMISEN AALTOYHTEISÖN SILLANRAKENTAJIA. KATSEET TULEVAAN Tehdään yhteistyössä yliopiston ja korkeakoulujen eri toimijoiden sekä erityisaseman yhdistysten kanssa vastaanoton ja tutoroinnin kehittämisen tiekartta vuoteen 2017 asti. Tiekartassa huomioidaan erityisesti opintoihin kiinnittyminen, Otaniemen muuttuminen kaikkien kandivaiheen opiskelijoiden kampukseksi sekä opiskelijoiden aktivoiminen osaksi akateemista Aalto-yhteisöä. Tiekartassa määritetään tavoitetila ja eri toimijoiden vastuut, ja se rakennetaan SYL:n KYKY-työkalun pohjalle. Tiekartan tarkoitus on tukea vastaanottamisen ja tutoroinnin kehittämistä kohti selkeää päämäärää yli vuosien. Osallistuvat sektorit: kansainväliset asiat, sosiaalipolitiikka, järjestöt, Neuvosto PALAUTTEEN KERUU JA TUTOROINNIN KEHITTÄMINEN Tutoroinnin onnistumista kartoitetaan syys-lokakuussa keräämällä palautetta kouluilta, yhdistyksiltä, tutoreilta ja muilta relevanteilta toimijoilta. Palautteen pohjalta tehdään suunnitelma jatkotoimenpiteistä ja liitetään osaksi tiekarttaa (Projekti: Katseet tulevaan). Ajoitus: syksy 1
PAINOPISTE: KANSAINVÄLISET ASIAT JOUSTAVA RINNAKKAISKIELISYYS KANSAINVÄLISTYVÄSSÄ AKATEEMISESSA YHTEISÖSSÄ LENTÄVÄ LÄHTÖ RINNAKKAISKIELISYYDELLE Kartoitetaan, mitä kaikkia tällä hetkellä kansainvälisille ja suomalaisille opiskelijoille erotettuja toimintoja sekä yliopiston että ylioppilaskunnan toiminnassa voidaan mielekkäästi yhdistää. Helsingin yliopiston kv-toimistotonta järjestelyä käytetään vertailukohtana. Erityisesti kiinnitetään huomiota orientaatioiden mahdolliseen osittaiseen yhdistämiseen sekä ylioppilaskunnan ja järjestöjen syksyn ensimmäisten tapahtumien rinnakkaiskielisyyden toteutumiseen. KV-sektori ja UO-sektori suunnittelevat eri kieliryhmien orientaatiomateriaalit yhdessä. AYY osallistuu kaikkien korkeakoulujen ja eri kieliryhmien orientaatiotilaisuuksiin. Osallistuvat sektorit: uudet opiskelijat, kulttuuri, koulutuspolitiikka, viestintä TOIMIVA KANSAINVÄLISTEN OPISKELIJOIDEN TUTOROINTI JA VASTAANOTTO JÄRJESTÖISSÄ JÄRJESTÖT JA KV-TUTOROINTI HALTUUN Luodaan toimiva keskusteluyhteys kaikkien Aallon alojen opiskelijajärjestöjen KV-toimijoihin uutisten, tiedon, parhaiden käytäntöjen ja uusien ideoiden vaihtoon. Tuotetaan yhteistyössä kansainvälistymisopas järjestöjen käyttöön ja etsitään jokaiselle koululle toimivin tapa järjestää kansainvälisten opiskelijoiden tutorointi. Kootaan AYY:n KV-tutoroppaaseen kattava tietopankki eri kouluissa ja järjestöissä käytössä olevista materiaaleista ja käytännöistä. Järjestetään inspiroiva koulutus tutoreille ja seurataan KVtutoroinnin onnistumista. Osallistuvat sektorit: uudet opiskelijat, järjestöt PAINOPISTE: KAMPUS EDUNVALVONNAN TASON KOROTTAMINEN TILAKYSYMYKSISSÄ PELISÄÄNNÖT OPISKELIJOIDEN OSALLISTUMISESTA TILAKYSYMYKSIIN Tilavaikuttamisen rakenteet ovat Aallon ja AYY:n sisällä vielä epäselvät. Aallon sisäiset tilakysymykset tulevat saamaan entistä enemmän painoarvoa nyt, kun rakennetaan uutta, remontoidaan ja tehdään toimintojen uudelleensijoittelua. Tässä projektissa AYY koordinoi ja sopii yhdessä opiskelijajärjestöjen ja Aallon kanssa siitä, miten opiskelijat huomioidaan paikallisesti tiloja koskevassa päätöksenteossa. 2
Osallistuvat sektorit: koulutuspolitiikka ajoitus: kevät KAMPUKSELLA JA KAMPUKSELLE LIIKKUMINEN TOIMII KARTOITETAAN VAIKUTTAMISKOHTEET LIIKKUMISEN OSALTA, JA SIIRRETÄÄN JATKUVAAN TOIMINTAAN Vuoden 2014 aikana tehdään tärkeitä päätöksiä mm. liityntälinjoista, raideinvestoinneista ja kevyestä liikenteestä kampusalueella. Tässä projektissa määritetään, mistä keskeisistä asioista tehdään päätöksiä lähivuosien aikana, ja siirretään sen jälkeen vaikuttaminen jatkuvaan toimintaan. Osallistuvat sektorit: kuntavaikuttaminen TILAT JA PALVELUT UUSI OTAKAAREN TOIMISTO ON HYVÄ PAIKKA TEHDÄ TÖITÄ, OLLA VAPAAEHTOISENA JA ASIOIDA KESKUSTOIMISTO KEDON JATKOKEHITYS Jatketaan yhteisen toimiston kehittämistä mahdollisimman hyvin työntekijöiden, vapaaehtoisten ja asiakkaiden tarpeita täyttäväksi. Selkiytetään yhteisiä toimintatapoja, parannetaan työympäristöä ja luodaan yhteistä työyhteisöä. Kehitetään toimiston varasto- ja ulkotiloja. Osallistuvat sektorit: pääsektori (kaikki sektorit) ASUMINEN JA KIINTEISTÖT HYVÄ POHJA KAMPUKSELLE TEHOKAS KIINTEISTÖJEN KÄYTTÖ JA KIINTEISTÖKANNAN LAAJENTAMINEN AYY:n kiinteistö- ja asumispuolella tehdään pitkän aikavälin kiinteistösuunnitelma, jota voidaan käyttää pohjana olemassa olevien kohteiden kehittämisessä. Lisäksi kartoitetaan kampus- ja kuntavaikuttamissektoreiden kanssa kaavavaikuttamiskohteita tähdäten uusiin rakennusprojekteihin. 3
Aalto Village: Valmistaudutaan ottamaan tontti käyttöön heti, kun se vapautuu. Otaranta-Servinniemi: Vaikutetaan kaavavalmisteluun siten, että alue kehittyy aaltolaisille suotuisalla tavalla. Saukonlaituri: Edistetään hankkeen valmistumista. Osallistuvat sektorit: kuntavaikuttaminen, kampus KULTTUURI JA VAPAAEHTOISET VAPAAEHTOISKENTÄN KEHITTÄMINEN AYY:N TAPAHTUMAKENTÄN KEHITTÄMINEN JA SUUNNITTELU STRATEGIAN VIITOITTAMAAN SUUNTAAN Laaditaan ja toteutetaan vapaaehtoisten kanssa pitkän aikavälin tapahtumakentän suunnitelma, jolla toteutetaan AYY:n strategiaa ja viedään tapahtumatuotantoa kohti mahdollistamista. Strategia linjaa asiasta seuraavaa: AYY tekee keskustoimistolta käsin vain toimintaa, johon muilla ylioppilaskunnan piirissä toimivilla yhteisöillä ei ole resursseja. AYY ei tee toimintaa, jota jollakin sidosryhmällämme on paremmat edellytykset toteuttaa. AYY:n toiminnan painopiste siirretään opiskelijaprojektien ja yhdistysten tukemiseen. AYY:n jaostojen tuottamia tapahtumia vähennetään tuntuvasti. KOULUTUSPOLITIIKKA AYY OSALLISTUU AKTIIVISESTI OPPIMISEN EDISTÄMISTALKOISIIN JA TARJOAA HYVIÄ OPPIMIS- JA HYVINVOINTIKESKEISIÄ SEKÄ ETEENPÄIN KATSOVIA RATKAISUJA. OPINTOJEN VAUHDITTAMISEN JA OPPIMISEN EDISTÄMISEN TYÖKALUPAKKI KÄYTTÖÖN Opintojen vauhdittamiseen ja opiskelukyvyn edistämiseen laaditaan yhteistyössä Aalto-yliopiston, korkeakoulujen, opetukseen liittyvien tukifunktioiden ja opiskelijayhteisön kanssa työkalupakki. Työkalupakkiin kootaan käyttäjälähtöisesti konkreettisia pieniä ja suuria toimia ja työkaluja, jotka kentän eri toimijoiden on helppo ottaa käyttöön. Toimien onnistumiselle myös määritetään mittarit ja toteuttamisen onnistumista seurataan. AYY kouluttaa käyttämään työkalua ja tekee koulutuspaketin aiheesta sekä fasilitoi työpajoja. Työpajatoiminta dokumentoidaan ja niistä kerättyjä ideoita levitetään muille toimijoille. Projektissa hyödynnetään SYL:n KYKY-työkalua. 4
Osallistuvat sektorit: sosiaalipolitiikka, opiskelijavaikuttajat, kansainväliset asiat, Aalto-yliopisto, opintopsykologit, Aalto-papit, järjestöt AYY TUKEE OPISKELIJAN MAHDOLLISUUKSIA VAIKUTTAA YLIOPISTON SISÄLLÄ JA TEKEE SIITÄ HELPOMPAA, INNOSTAVAMPAA JA PALKITSEVAMPAA. OPISKELIJAVAIKUTTAJIEN TUKEMINEN, INNOSTAMINEN JA TOIMINNAN MAHDOLLISTAMINEN Opiskelijavaikuttajille järjestetään innostavaa koulutusta etenkin toimikauden alussa, ja fasilitoidaan tiedonvaihtoa, virkistystoimintaa ja oppimista koko vuoden ajan. AYY luo ja ylläpitää viestintäkanavia opiskelijavaikuttajayhteisössä niin, että eri toimijoiden on helppo ylläpitää ja käyttää yhteistä tietopankkia. Mahdollistetaan opiskelijavaikuttaminen myös niille, jotka eivät ole sitoutuneet määräaikaiseen vastuutehtävään. Osallistuvat sektorit: opiskelijavaikuttajat ja kopo-vapaaehtoiset, sosiaalipolitiikka VIESTINTÄ TAVOITTEET: VIESTINTÄSTRATEGIAN JALKAUTTAMINEN AYY:LLA ON EDUSTAVAT JA AJANTASAISET MARKKINOINTIMATERIAALIT AYY:N MARKKINOINTIMATERIAALIEN PÄIVITTÄMINEN Uudistetaan AYY:n viestintämateriaalit tiedottamaan paremmin ylioppilaskunnan tarjoamista palveluista. AYY tarjoaa huikean määrän loistavia palveluja jäsenilleen, mutta kaikki eivät ole niistä vielä tietoisia. Uudistetaan orientaatio-/esittelyvideo. Käytännön toteutus tehdään yhdessä UO-, kulttuuri- ja yrityssuhdesektorien sekä yliopiston kanssa. Videossa esitellään AYY:n ja Aalto-yliopiston toimintaa ja palveluita sekä innostetaan Aallon mahdollisuuksien hyödyntämiseen ja omien innostusten seuraamiseen. Tehdään AYY:n yleisesite (flyer) yhdessä yrityssuhdesektorin kanssa. Kohderyhmänä on paitsi oma jäsenistö myös sidosryhmät ja muut AYY:n toiminnasta kiinnostuneet. Työmäärä: Suuri Osallistuvat sektorit: kulttuuri, uudet opiskelijat, yrityssuhteet, palvelut, Aalto-yliopisto Ajoitus: Kevät (video), syksy (flyer) JÄRJESTÖT 5
AYY MAHDOLLISTAA JA TUKEE MONIPUOLISTA OPISKELIJATOIMINTAA AVUSTUSKÄYTÄNTÖJEN PÄIVITTÄMINEN Määritellään tarkemmin kaikki AYY:n tarjoamat avustuskategoriat sekä yhdistyksille että yksittäisille projekteille. Tehdään avustusten jakoprosessista läpinäkyvämpi ja yksinkertaistetaan avustusten hakemista. Lisäksi selkiytetään avustustenjakoperiaatteita ja -kriteerejä. Pohditaan avustuskäytäntöjä strategiassa mainitun mahdollistamisen nojalla: - - AYY ei tee toimintaa, jota jollakin sidosryhmällämme on paremmat edellytykset toteuttaa. AYY:n toiminnan painopiste siirretään opiskelijaprojektien ja yhdistysten tukemiseen. - - Osallistuvat sektorit: pääsektori, kulttuuri Ajoitus: loppukevät, kesä AYY:N YHDISTYSTIETOUS ON KOOTUSTI YHDESSÄ JÄRJESTELMÄSSÄ YHDISTYSTIETOKANNAN KÄYTTÖÖNOTTO Siirretään AYY:n yhdistysrekisterin tiedot yhdistystietokantaan. Koulutetaan yhdistykset käyttämään tietokantaa ja valmistellaan vuoden 2015 yhdistysavustushaut toteutettavaksi järjestelmän kautta. YRITYSSUHTEET YRITYSSUHDEJAOS AURAN ROOLIN KASVATTAMINEN YRITYSSUHDEJAOKSEN AKTIVOINTI JA ROOLIN KASVATTAMINEN ENTISESTÄÄN. AYY:N YRITYSSUHTEET TARJOAA HAASTAVIA JA MIELENKIINTOISIA TEHTÄVIÄ VAPAAEHTOISILLE. Jatketaan vuonna 2013 aloitettua työtä vapaaehtoisten saamiseksi mukaan aktiivisemmin toimintaan: auralaiset toimivat pääyhteistyökumppaneiden key account managereina, lähestyvät uusia potentiaalisia yhteistyökumppaneita yhdessä yrityssuhdekoordinaattorin kanssa ja kehittävät sektorin toimintaa. Lisäksi vuoden aikana kehitetään Auran sisäisiä käytäntöjä (kokoukset, toimintatavat jne.). Osallistuvat sektorit: kulttuuri 6
PARANTAA JA KEHITTÄÄ AYY:N YRITYSSUHTEIDEN BRÄNDIN ARVOSTUSTA JA YHTEISTYÖHALUTTAVUUTTA LUODAAN HYVÄT TOTEUTUKSEN SEURANTAMENETELMÄT Luodaan menetelmät ja järjestelmät, joilla seurataan sopimuksien toteutumista. Onnistunut toteutus antaa paremmat edellytykset onnistuneille uusille sopimusneuvotteluille sekä toimii hyvänä markkinointina. SOSIAALIPOLITIIKKA UUSIA OPISKELIJOITA VASTAANOTTAVAT TOIMIJAT YMMÄRTÄVÄT YHDENVERTAISUUDEN JA SAAVUTETTAVUUDEN PERIAATTEET. UUDET OPISKELIJAT YHDENVERTAISESTI MUKAAN YHTEISÖÖN AYY järjestää uusien opiskelijoiden vastaanottoon osallistuville toimijoille ja yhdistyksille yhdenvertaisuuteen ja saavutettavuuteen liittyvää työpajatoimintaa ja tukee yhdistyksiä yhdenvertaisuussuunnitelmien laatimisessa. Osallistuvat sektorit: uudet opiskelijat KAIKISSA AALTO-YLIOPISTON KORKEAKOULUISSA TEHDÄÄN HYVIN KOORDINOITUA HYVINVOINTITYÖTÄ OPISKELIJOIDEN JA HENKILÖKUNNAN PARHAAKSI HYVINVOINTITYÖTÄ KOORDINOIDAAN ERINOMAISESTI Kartoitetaan hyvinvointityön taso eri korkeakouluissa ja luodaan toimiva rakenne hyvinvointityön tekemiseksi korkeakoulutasolla. Osallistuvat sektorit: Aalto-yliopisto (HR, OOP), YTHS, opintopsykologit, Aalto-papit, koulutuspolitiikka, yhdistykset 7