VIESTINTÄ- STRATEGIA 2011-2013 1
2
SISÄLLYSLUETTELO 1. VIESTINTÄ INARIN KUNTAKONSERNISSA 4 2. KUNNAN PERUSVIESTI - MITÄ HALUAMME KERTOA 5 3. VIESTINNÄN TAVOITTEET 5 4. VIESTINNÄN OSA-ALUEET 6 4.1 Työyhteisöviestintä 6 4.2 Ulkoinen viestintä 8 4.2.1 Kansainvälinen viestintä 9 4.3 Markkinointiviestintä 11 4.4 Verkkovistintä 13 4.5 Poikkeusolojen ja erityistilanteiden viestintä 14 5. VIESTINTÄVASTUU 15 6. VIESTINNÄN KOHDERYHMÄT 16 7. VIESTINNÄN VISUAALINEN ILME 16 8. VIESTINNÄSSÄ KÄYTETTÄVÄ KIELI 17 9. VIESTINNÄN RESURSSIT JA TARVITTAVAT TOIMENPITEET 18 10. VIESTINNÄN SEURANTA JA MITTAAMINEN 18 11. LIITTEET 19 3
1. VIESTINTÄ INARIN KUNTAKONSERNISSA Viestintä on sanomien ja informaation vaihdantaa lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Inarin kunnan viestintä on tavoitteellista ja suunnitelmallista yhteisöviestintää (Corporate Communication), joka käsittää viestintästrategiassa esitetyt viestinnän osa-alueet ja niiden toiminnalliset tavoitteet. Viestintästrategia on viestinnän linjaus, jossa asetetaan yhteiset periaatteet, tavoitteet ja käytännöt Inarin kunnan viestinnästä vastaaville. Inarin kuntakonserniin kuuluvat peruskunnan sekä Ruokapalvelu- ja Tilapalvelu liikelaitosten lisäksi Inergia konserni, Elinkeinoyhtiö InLike Oy, Inarin Lapin Vesi Oy, Inarin Vuokra-asunnot Oy, Nuoriso- ja luontomatkailukeskus Inari Oy, MedInari Oy, Saariselän Siula Oy, Keskinäinen Kiinteistö Oy Sevettijärven palvelukeskus ja Kalotin oppimiskeskus -säätiö. Osakeyhtiöt ja Kalotin oppimiskeskus -sääti vastaavat pääosin itsenäisesti omista viestintään liittyvistä ratkaisuistaan. Ratkaisut eivät kuitenkaan saa olla ristiriidassa peruskunnassa noudatettavien periaatteiden, tavoitteiden ja ohjeiden kanssa. Viestintästrategian tavoitteena on viestinnän vision saavuttaminen. Strategian avulla pyritään lisäämään yhteistyötä viestinnästä vastaavien kesken ja auttamaan heitä keskittymään oleelliseen. Strategian tarkoituksena on tehdä viestinnästä näkyvää toimintaa, jota arvioidaan ja kehitetään osana organisaation toimintaa. Kunnan viestintää ohjaavia säännöksiä ovat kuntalaki, hallintolaki, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) ja henkilötietolaki, jotka asettavat omat vaatimuksena viestinnälle. Viestintästrategian päivittämiseen osallistui sitä varten perustettu ohjausryhmä. Ohjausryhmän jäseninä toimivat sosiaali- ja terveysjohtaja Mari Palolahti, liikuntasihteeri Marke Rautiala, hallintosihteeri Leila Passi, projektipäällikkö Raisa Järvenpää, henkilöstön edustaja Kaija Tanhua ja työryhmän sihteerinä viestintä- ja yhteistoimintapäällikkö Anne Seurujärvi. 4
2. KUNNAN PERUSVIESTI - MITÄ HALUAMME KERTOA Inarin kunnan viestinnän visio Viestinnän visio on tulevaisuuden tavoitekuva Viestinnän tarkoituksena on saada vastaanottaja kokemaan Inarin kunta vetovoimaisena, henkilöstöstään ja asukkaistaan huolehtivana, ennakkoluulottomasti kehittyvänä ja menestyvänä Lapin matkailukuntana, ottaen huomioon maarikkauksien kehittäminen. Kunnan viestintä on tasapuolista, luotettavaa ja oikea-aikaista. Kunnan koko henkilöstö ja luottamushenkilöt ovat sitoutuneet viestinnän kehittämiseen ja käyttävät viestinnässä uudenaikaisia viestintävälineitä, ottaen huomioon sivukylien nettiyhteydet lähetettävien tiedostojen koossa. Inarin kunta on Pohjoiskalotilla sijaitseva kansainvälinen, vauras ja aktiivinen hyvinvointikunta. Vahvuuksiamme ja erityispiirteitämme ovat vakaa kuntatalous ja sitoutunut henkilöstö kansainvälinen sijainti Norjan ja Venäjän rajanaapurina monikulttuurisuus ja -kielisyys ainutlaatuinen luonto matkailuosaaminen kylmäosaaminen luontaiselinkeinot kuten porotalous Haluamme panostaa peruspalveluiden turvaamiseen ja kehittämiseen yrittämisen edellytysten luomiseen kuntalaisten työllistymiseen ja kehittyä Euroopan arktisen matkailun johtavaksi keskukseksi 3. VIESTINNÄN TAVOITTEET Inarin kunnan viestinnän perusohjesääntönä on, että se joka tietää myös tiedottaa henkilöstö on sitoutunut viestintään ja ymmärtää sen tärkeyden luottamushenkilöt ovat sitoutuneet ja ymmärtävät sen tärkeyden viestinnän perustavoite on oikean ja ajantasaisen tiedon jakaminen viestintä tukee tasapuolista tiedonsaantia, vuoropuhelua, osallistumista, ja viestinnän avulla edistetään kuntalaisten hyvinvointia luodaan myönteistä kuntakuvaa tavoitteena on kuntamarkkinoinnin avulla saada uusia asukkaita ja yrittäjiä kuntaan päätöksenteko ja kunnan toiminta on avointa ja sallii kuntalaisten laajan osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuden Viestinnän tavoitteellinen tehostaminen vaatii sisäisten toimintatapojen kehittämistä sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden sitoutumista viestinnän kehittämiseen. 5
4. VIESTINNÄN OSA-ALUEET 4.1. TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ Vuosien 2007-2010 viestintästrategiassa työyhteisöviestintä-otsikon kohdalla luki sisäinen viestintä ja kohderyhmiksi määriteltiin henkilöstö ja luottamushenkilöt. Viestinnän nykykirjallisuuden (Mm. Helsingin yliopiston viestinnän professori Elisa Juholin, 2009) mukaan käsitteet ja ajattelutapa ovat muuttuneet. Uusi sanasto ja ajattelutapa ilmentävät vastuullista dialogia. Tiedotus on muuttunut viestinnäksi, joka on keskinäistä vuorovaikutusta ja tiedon vaihdantaa. Kohderyhmän sijaan puhutaan mieluimmin osapuolista, jotka osallistuvat työyhteisössä käytävään vuoropuheluun. Uuden ajattelun mukaan viestintä ei ole myöskään erillinen toiminto tai sarja toimintoja vaan osa kaikkea tekemistä työyhteisössä. Viestintä kuuluu jokaisen työhön, minkä lisäksi tehtävästä riippuen työntekijöillä on erityisvastuita. Johdon tehtävä on strategisesti elintärkeiden asioiden saattaminen koko työyhteisön tietoon. Keskeisiä johdon viestinnän sisältöalueita ovat mm: keskeiset suunnitelmat, talouskehitys, muutostarpeet toimialan tapahtumat, muutokset, muutospaineet ja näkymät toimintaympäristön muutokset ja näkymät Petri Virtasen (2005) mukaan johdon viestintä toimii, jos kenellekään ei jää epäselväksi, miksi täällä ollaan töissä, mihin laajempaan kokonaisuuteen oma työsuoritus liittyy ja mihin lähitulevaisuudessa ollaan tähtäämässä. Työyhteisöviestintä on olennainen osa esimiestaitoja. Esimiehillä on velvollisuus tarvittaessa selkiyttää asioita henkilöstölle. Vaikka johdolla ja esimiehillä on sisäisen viestinnän onnistumisesta suurin vastuu, niin siihen tarvitaan koko henkilöstöä. Ajantasaisen tiedon vaihdanta on koko organisaation asia. Tietoa on oltava saatavilla ja tämän tuottaminen on aina jonkun vastuulla. Kun tieto on saatavilla, jokaisen vastuu on hakea ja etsiä tarvitsemansa tieto. Kunnalla on työnantajana yhteistoimintamenettelyä koskevaan yleissopimukseen perustuva velvoite viestiä henkilöstölle sen asemaan vaikuttavista asioita. Työyhteisöviestintä täydentää yhteistoimintamenettelyä. Aktiiviseen viestintään on pyrittävä organisaation kaikilla tasoilla. Erityistä huomiota on kiinnitettävä työyhteisön sisäiseen tiedonkulkuun ja tiedotuksen oikeaaikaisuuteen. Onnistunut työyhteisöviestintä on edellytys ulkoisen viestinnän onnistumisessa. Työnantajamaine on osa jokaisen työtä. Jokainen tuottaa mainetta omalla toiminnallaan ja heijastaa sitä ympäristöönsä. Samoin organisaation maine heijastuu takaisin yksilöiden identiteetteihin ja minäkuvaan. Työnantajanmaineen merkitys korostuu, kun suuret ikäluokat poistuvat työelämästä ja uusia pitää saada tilalle. Työyhteisön jäsenet, heidän läheisensä ja luottamushenkilöorganisaatio ovat merkittäviä työnantajamaineen viestijöitä. Kuntaorganisaatiossa johdolla (valtuusto, hallitus, johtavat virkamiehet) on tärkeä tehtävään liittyvä viestinnällinen rooli. Johdolta odotetaan myös kykyä motivoida ja innostaa työntekijöitä. Luottamushenkilöiden on pystyttävä luottamaan viranhaltijoihin ja työntekijöihin. Työntekijöiden on pystyttävä luottamaan esimiehiin ja luottamushenkilöihin. Esimiehillä on keskeinen rooli sujuvan tiedonkulun turvaajina. Työntekijät kääntyvät esimiehen puoleen lähes kaikissa omaa työtä ja organisaatiota koskevissa asioissa, samoin johto luottaa saavansa tietoa esimiehiltä. Työyhteisön ilmapiiri on myös keskeinen tekijä toimivassa ja viestivässä organisaatiossa. Hyvät suhteet ja luottamus, hyvä yhteistyö ja työmoraali, toisten tuki, ristiriitojen rakentava ratkaiseminen sekä ryhmän kiinteys ja yksimielisyys varmistavat työssä jaksamisen. Jos työyhteisössä 6
on jatkuvia ristiriitoja henkilösuhteisiin tai työhön liittyen, ne lisäävät työntekijöiden stressiä ja työuupumista ja vähentävät sitoutumista organisaatioon. Olennaisimmat työhyvinvointia organisaatiotasolla lisäävät seikat näyttäisivät olevan yhteiset tavoitteet, monipuoliset vaikutusmahdollisuudet, hyvä ilmapiiri ja johtaminen. Työyhteisöviestinnän tavoitteet ja toimenpiteet vuosina 2011 2013: Tavoite Omaksutaan uudenlainen työyhteisöä koskeva viestintäkulttuuri, jossa jokainen kunnan työntekijä ja luottamushenkilö mieltää itsensä viestijänä. Toimenpide: Tuetaan henkilöstön tiedonsaantia sekä osallistumisja vaikuttamismahdollisuuksia Toimielinten päätöksistä tiedotetaan jatkossa johtavia viranhaltijoita lähettämällä heille sähköisesti pöytäkirjanotteet Aloitetaan sisäisen Word-pohjaisen kuntatiedotteen laatiminen, johon jokainen voi kirjoittaa tiedotettavia asioita Esitetään hankittavaksi työyhteisön intranetti Jokainen työpiste pitää säännölliset työpalaverit Järjestetään esiintymistaidonkurssi Järjestetään luottamushenkilöille ja henkilöstölle minä viestijänä -kurssi Lisätään yhteistoimintamenettelystä tiedottamista Laaditaan viestinnän vuosikello Julkaistaan esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen internetissä Aloitetaan sisäisen kuntatiedotteen laatiminen, johon voi kirjoittaa yt:stä tiedotettavia asioita Tiedotetaan osastoille henkilöstöä koskevista asioista Inarin kunnalla on hyvä työnantajamaine Aloitetaan tiedottaminen mahdollisessa uudessa intranetissä Huolehditaan henkilöstön perehdyttämisestä Laaditaan R-asemalle sähköinen perehdyttämiskansio, johon kuuluvat työn tekemiseen liittyvät asiat Huolehditaan siitä, että luottamushenkilöt ja työyhteisön jäsenet mieltävät itsensä merkittävinä työnantajamaineen viestijöinä. Strategiakaudella päivitetään kunnan visuaalinen ilme, joka toimii yhtenä vetovoimatekijänä uusia henkilöitä rekrytoitaessa Työyhteisöviestinnän toimivuutta mitataan vuosittain tehtävällä sisäisellä Webropol -kyselyllä. Kyselykaavake laaditaan erikseen. 7
4.2. ULKOINEN VIESTINTÄ Kunnan ulkoiseen viestintään kuuluu ulkoisille kohderyhmille suunnattu viestintä. Onnistunut ulkoinen viestintä houkuttelee kuntaan yrityksiä, työpaikkoja, asukkaita ja matkailijoita. Tärkeimpiä ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat kuntalaiset, vapaa-ajan asukkaat, paluumuuttajat, elinkeinoelämän edustajat, julkisen hallinnon päättäjät, matkailijat jne. Viestintä kuuluu jokaisen kunnan työntekijän työhön, minkä lisäksi tehtävästä riippuen heillä on erityisvastuita. Sidosryhmillä on oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan, mitä palveluja kunta niille tarjoaa ja miten aluetta ollaan kehittämässä. Kunta huolehtii siitä, että sen sidosryhmät saavat niitä koskettavat ja kiinnostavat tiedot viipymättä ja ymmärrettävässä muodossa. Tietoa tarjotaan sekä päätöksenteosta että palveluista ja toiminnasta. Tiedotusvälineet ovat kunnan ulkoisen viestinnän tärkein kumppani, koska ne välittävät tietoa paikallisesti, maakunnallisesti ja valtakunnallisesti. Tiedostusvälineet ovat merkittäviä mielipidevaikuttajia ja julkisen keskustelun foorumeja. Viime vuosina kunnan mediajulkisuus on ollut lehdistössä varsin negatiivista, mikä ei ole tukenut tavoiteltua imagoa houkuttelevana ja kehittyvänä tulevaisuuden kuntana. Tähän halutaan muutos. Kuntalain 29 :n mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteistä valmistelijoille ja päättäjille. Toisaalta laissa korostetaan myös tiedottamista tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kuntalain 29 :n mukaan tiedottamisen laajuus ja tavat ovat kunnan harkinnassa. Valmisteilla olevista asioista ja päätöksistä tiedotetaan suunnitelmallisesti. Päätöksien perustelujen tulee olla selkeitä ja mahdollisimman selkokielisesti kerrottuja. Tiedottamista, ilmoittelua ja kuulutuksia kehitetään kuntalaisten mielenkiintoa herättäväksi. Kuntalaisille suunnattu viestintä on informatiivista, tosiasioihin perustuvaa ja tulevaisuuden uskoa lisäävää. Valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat toimitetaan oheismateriaaleineen etukäteen tiedotusvälineille ja ne julkaistaan kunnan www-sivuilla liitteineen. Tarkastetut pöytäkirjat liitteineen julkaistaan kunnan www-sivulla niiden nähtävänäolopäivänä. Pöytäkirjat pidetään www.inari.fi -internetsivuilla edellisen ja kuluvan vuoden ajan. Keskeisistä asioista lähetetään tiedotteita välittömästi kokouksien päättymisen jälkeen. Erityistilanteissa tiedotetaan jo ennen kokouksia. Kuntalaisille järjestetään tarvittaessa tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia muulloinkin kuin lakisääteisten asioiden yhteydessä. Uusille kunnan asukkaille järjestetään syyskesällä Inari tutuksi teematilaisuus. Uusille asukkaille laaditaan tervetulokirje sekä tietopaketti kunnan toiminnasta ja palveluista. Kunnassa on keskusteltu vähenevästä asukasmäärästä ja siitä, että asukasluku tulisi saada käännettyä nousuun. Tähän liittyen kunnassa olisi hyvä miettiä sellaisia houkuttimia, joilla kunta alueen suurimpana työllistäjänä voisi saada uusia asukkaita. Aikoinaan syrjäseutulisä oli oiva houkutin rekrytoimaan henkilöstöä pohjoiseen. Viime aikoina julkisuudessa on keskusteltu mm. vauvarahasta, ilmaisista liikuntapalveluista, tonttipolitiikasta, tervetulolahjoista jne. Myös Inarissa tulee pohtia millä käytännön toimilla me saamme uudella vuosikymmenellä ihmisiä muuttamaan Inarin kuntaan. Vapaa-ajan asukkaat ja paluumuuttajat saavat Inarin kunnasta tietoa pääasiassa paikallislehden, maakunnallisten ja valtakunnallisten tiedotusvälineiden kautta. Imagotyön, tapahtumien ja uutisten avulla pyritään herättämään positiivista mielenkiintoa Inarin kuntaa kohtaan. 8
Elinkeinoyhtiön kanssa järjestetään vuosittain useita yrittäjyyteen liittyviä ajankohtaisia tilaisuuksia, jolla pyritään tiedon ja kannustavan yrittäjyysilmapiirin lisäämiseen. Kunnan virallinen ilmoituskanava/tiedotusväline kilpailutetaan aina vuodeksi kerrallaan. Kuntaa edustamaan valitut henkilöt osallistuvat aktiivisesti muiden yhteisöjen järjestämiin tilaisuuksiin, joissa käsitellään kunnan kannalta merkittäviä asioita. 4.2.1 KANSAINVÄLINEN VIESTINTÄ Inari on kansainvälinen kunta. Inari on liikenteen solmukohta Jäämerelle, Murmanskin alueelle ja Barentsin merelle. Kansainvälinen lentokenttä tarjoaa nopeat yhteydet muualle maailmaan. Sijainnin lisäksi matkailu, monikulttuurisuus ja tunnetut tapahtumat tekevät Inarista kansainvälisen. Kansainvälinen toiminta on ollut luonnollinen osa kunnan normaalia kehittämistoimintaa. Inarin kunta on tehnyt pitkään tiivistä yhteistyötä muiden rajakuntien kanssa ja kunta valittiin vuoden rajakunnaksi vuonna 2010. Kunta on verkostoitunut vahvasti kansainvälisessä toiminnassaan. Inari on jäsenenä neljän maan 15 kunnasta muodostetussa Pohjoisten rajakuntien neuvostossa. Inarin ystävyyskuntia ovat Etelä-Varanki ja Nesseby Norjassa, Kuolan kunta Venäjällä sekä kolmikantaisen suomalais-norjalais-venäläisen yhteistyön puitteissa Petsamo. Lisäksi Inari on solminut ystävyyskuntasuhteet kiinalaiseen Handanin kaupunkiin. 9
Ulkoisen viestinnän (sisältäen kansainvälisen viestinnän) tavoitteet ja toimenpiteet vuosina 2011 2013: Tavoite Toimenpide: Kehitetään tiedottamista valmisteilla olevista asioista sekä tehdyistä päätöksistä Lisätään suoraa kohderyhmäviestintää Lisätään liitteet esityslistoihin ja pöytäkirjoihin Pöytäkirjat pidetään www.inari.fi -internetsivuilla edellisen ja kuluvan vuoden ajan Erityistilanteissa järjestetään erillinen tiedotustilaisuus valitulle kohderyhmälle Lisätään kuntalaisten keskustelutilaisuuksia ajankohtaisista, valmistelussa olevista asioista Laaditaan esim. ensilumen ladusta erityinen mainoslehtinen, jota voi jakaa potentiaalisille asiakasryhmille (urheiluseurat, valmentajat, urheilijat, lajiliitot jne.) Vahvistetaan yhteistyötä Inarin kunnalle merkittävien tiedotusvälineiden kanssa Lomakkeissa, kirjekuorissa, ppt-esityspohjissa, joulutervehdyksissä, saatelomakkeissa, faksisaatteissa huomioidaan, että olemme kansainvälinen kunta, vähintäänkin englannin kielellä Laaditaan kaikkien käytössä oleva kv. osoitteisto, mistä löytyvät mm. ystävyyskuntien yhteyshenkilöt ja tiedot Pohditaan olisiko tarvetta julkaista tiettyjä lomakkeita, esim. rakennuslupahakemuksia ruotsin kielellä norjalaisten rakennustarpeiden vuoksi. Ainakin linkki mahdollisesti olemassaolevaan kansalliseen lomakkeistoon kieliversioina www-sivujen kieliversio-sivuille suorat yhteystiedot esim. kv-asioiden sihteerille Julkaistaan ajantasainen Inarin kunnan PowerPointesitys suomeksi ja englanniksi Vahvistetaan Inarin kunnan kansainvälistä viestintää Järjestetään vuosittain useita yrittäjyyteen liittyviä ajankohtaisia teemailtoja 10
4.3. MARKKINOINTIVIESTINTÄ Markkinointiviestinnän tarkoitus on saada vastaanottajassa aikaan positiivisia mielikuvia Inarin kunnasta. Kunnan maine on keskeinen menestystekijä. Mainetta voi verrata magneettiin, joka vetää puoleensa resursseja ja vahvistaa organisaation menestymistä. Hyvä maine on sitä, että sekä henkilöstö että sidosryhmät kokevat, että he saavat aikaan jotain erityistä tai ovat osallisina jossain ainutlaatuisessa. Hyvämaineisen kunnan henkilöstö on ylpeä työpaikastaan ja sitoutuu siihen. Hyvä maine houkuttelee myös sijoittajia. Kilpailu osaavasta työvoimasta ja uusista yrityksistä pakottaa kunnat kehittämään vetovoimatekijöitään ja markkinointiaan, jotta erottaudutaan muista kilpailevista kunnista. Kuntaliiton teettämän tutkimuksen (Paikan markkinoinnin barometri 2007) mukaan kuntien kiinnostus markkinointia kohtaan on lisääntynyt. Kuntamarkkinointia on tehty pitkään, mutta ongelmina on ollut markkinoinnin koordinoimattomuus, markkinointiosaamisen puute sekä henkilöstön ja taloudellisten resurssien vähäisyys. Juholin (2009) mukaan organisaation maine syntyy kohtaamisissa: aina kun organisaation jäsen tai edustaja on puheissa tai yhteyksissä sidosryhmien edustajaan. Siinä on maineen arkinen testi, joka tekee lähtemättömän vaikutuksen. Mitä kohtaamisessa tapahtuu, kantaa pitkään hyvässä ja huonossa. Viestinnän läpäisyperiaatteen mukaan maineen hallinta on käytännön ja arjen tekoja. Niitä edustavat esimerkiksi ihmisten tapa suhtautua toisiinsa, keskinäinen kommunikointi, kunnioitus ja luottamus toisia kohtaan. Hyvä maine on organisaatiolle aineetonta pääomaa. Hyvällä maineella on todettu olevan vaikutusta seuraavanlaisiin asioihin: kiinnostuksen herättämiseen erottumiseen kilpailijoista sidosryhmien päätöksentekoon: ostopäätös, sijoituspäätös, työsuhdepäätös tai hakeutuminen kumppaniksi Markkinointiviestinnän tulee aktivoida investointitoimintaa ja tukea elinkeinoelämän toimintamahdollisuuksia, edistää matkailua ja saada kuntaan uusia asukkaita, yrittäjiä ja työntekijöitä. Kunnan markkinointiviestintä on myös osa henkilöstön rekrytoimista. Inarin kunnan tavoitteena on saada rekrytoitua tarvittava määrä henkilöstöä eri palvelujen tuottamiseen. Tavoitteena on olla maineeltaan niin hyvä työnantaja, että kunnan palveluksessa jo olevat työntekijät kokevat työnteon Inarin kunnassa motivoivana ja haluavat sitoutua pitkäaikaiseen palvelusuhteeseen. Kuntamarkkinointi on pitkäjänteistä ja kokonaisvaltaista toimintaa. Kuntamarkkinointi on osa kunnan kokonaisvaltaista kehittämistä. Inarin kunnan markkinointiviestinnässä painotetaan matkailukunnan luonnonläheisyyttä, hyviä peruspalveluita, tervettä kuntataloutta, hyviä kulkuyhteyksiä, kansainvälisyyttä, monipuolisia liikuntamahdollisuuksia, hyviä yrittämisen edellytyksiä ja hyvää työnantajamainetta. Kunnan matkailumarkkinoinnissa Saariselkä ja Inarijärvi muodostavat markkinoinnin kärjen. Inarijärven matkailumarkkinointi sisältää sen vaikutusalueella olevat kylät ja niiden palvelut. Näiden molempien alueiden matkailumarkkinoinnin kehittäminen yhdessä edistää koko alueen elinvoimaisuutta ja elinkeinojen kehittämistä. Yhtenä käytännön toimenpiteenä tässä on olla edistämässä esimerkiksi alueen yhteisen Matkamessu-standin rakentumista. Yhteinen visuaalinen linja on keskeinen yhteiskuvan luomisen työväline. Ohjeistus helpottaa materiaalien suunnittelua, tuottamista sekä pienentää kustannuksia. Yhtenäinen visuaalinen ilme vahvistaa ihmisten mielikuvaa Inarista. 11
Markkinointiviestinnän tavoitteet ja toimenpiteet vuosina 2011 2013: Tavoite Toimenpide: Profiloitua kansainvälisenä, arktisen luonto- ja kulttuurimatkailun keskuksena Pohjois-Lapissa Matkailumarkkinointiyhteistyö ja hanketoiminta Lisätä alueen tunnettavuutta (mm. sijainti) ja houkuttelevuutta muualla kotimaassa ja ulkomailla Saariselän yhteismarkkinointihanke ja muu hanketoiminta Lapin imagomarkkinointihanke Kunnan asukas- ja yrittäjämäärän kasvattaminen Yrittäjämyönteisen ilmapiirin vahvistaminen Sidosryhmäyhteistyö ja seudulliset yrityspalveluverkostot Yritysinvestointien lisääminen Markkinointimatkat ja messut Seutukunnallisen alue- ja investointimarkkinoinnin lisääminen Jäämeren käytävä-hankkeen toimet. Yhteistyö Invest in hanketoiminnan kanssa Hyvä työnantajamaine Toimitaan siten, että Inarin kunnalla on hyvä työnantajamaine. Huolehditaan henkilöstön perehdyttämisestä Laaditaan R-asemalle sähköinen perehdyttämiskansio, johon kuuluvat työn tekemiseen liittyvät asiat Huolehditaan siitä, että luottamushenkilöt ja työyhteisön jäsenet mieltävät itsensä merkittäviä työnantajamaineen viestijöinä. Päivitetään kunnan visuaalinen ilme, joka toimii yhtenä vetovoimatekijänä uusia henkilöitä rekrytoitaessa. Riittävä määrä henkilöstöä tuottamaan tarvittavat palvelut, sitoutunut henkilöstö Huolehditaan työnantajamaineesta Selkeä ja vetovoimainen visuaalinen ilme Päivitetään kunnan visuaalinen ilme Uudistetaan www-sivut ja markkinointimateriaali visuaalisen ilmeen mukaisesti Laaditaan suomen ja englannin kielinen PowerPoint -esitys Inarin kunnasta. 12
4.4. VERKKOVIESTINTÄ Kunnan verkkopalveluilla ja sähköisillä asiointipalveluilla on tarkoitus helpottaa kuntalaisten arkea tuomalla viestintä- ja sähköiset palvelut kuntalaisten käyttöön ajasta ja paikasta riippumatta. Verkkoviestintä lisää päätöksenteon läpinäkyvyyttä sekä edistää paikallista demokratiaa ja yhteisöllisyyttä. Erilaiset sidosryhmät voidaan tavoittaa nopeasti internetin, sähköpostin ja muiden av-välineiden avulla. Valtuuston, kunnanhallituksen, lautakuntien ja yhteistyötoimikunnan esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan liitteineen kunnan www-sivuilla niiden nähtävänäolopäivänä. Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat pidetään www.inari.fi -internetsivuilla edellisen ja kuluvan vuoden ajan. Kunnan www-sivujen visuaalista ulkoasua uudistetaan viestintästrategiakaudella. Sivujen tietoturvallisuus pidetään ajantasaisena. Sivujen käyttäjäystävällisyyttä parannetaan siten, että verkossa työskentelevien päivittäjien on entistä helpompi työstää sivuja ja toisaalta varmistetaan, että tiedot on kuntalaisten käytön kannalta helposti löydettävissä. Jatkossa kunnan www-sivun etusivulle tulee ajankohtaista palsta, jossa julkaistaan palvelualoittain ajankohtaisia asioita. Inarin kunnalla on www-sivuista mobiilisivut. Tulevaisuudessa kunnan tiedottamisessa on perusteltua panostaa erityisesti verkkotiedottamiseen. Jokainen osasto tiedottaa oman toimialan asioista ja huolehtii oman toimialan tietojen ajantasaisuudesta kunnan www-sivuilla. Osastojen harkinnassa on, montako sivujen päivittäjää osastolla on tarkoituksenmukaista olla. Hallinto-osastolla on sivujen pääkäyttäjä, joka jakaa osastojen käyttäjille tunnukset. Kunnan konserniyhtiöt hoitavat itse yhtiön verkkotiedottamisen. Yhtiöiden sivut linkitetään kunnan www-sivuille. Inarin kunta suhtautuu myönteisesti sosiaalisen median käyttöön. Inarin kunta pyrkii innostamaan työntekijöitä ja luottamushenkilöitä käyttämään ja kokeilemaan sosiaalisen median välineitä tavalla, joka edistää kuntalaisten tiedonsaanti- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Sosiaalisen median henkilökohtaisten profiilien käyttö työajalla on kielletty. Sosiaalisen median käytön edellytyksenä on, että henkilöllä on sosiaalisessa mediassa virkaprofiili, josta päätöksen on tehnyt henkilön esimies. Virkaprofiilin kirjataan käytetyn profiilin tarkoitus sekä sen hallinnoijien nimet ja työtehtävät. Tärkeää on, että erilaisten palveluiden käyttöehdot on tarkistettava ennen käyttöönottoa ja niiden muutoksia on seurattava käyttöönoton jälkeen. 13
Jotta käytettyjen palveluiden ja virkaprofiilien avulla edistetään kuntalaisten tiedonsaanti- ja vaikuttamismahdollisuuksia, on minimitason vaatimus virkaprofiileille seuraava: 1) profiileja tulee päivittää säännöllisesti 2) niiden kautta esitettyihin kysymyksiin tulee vastata kuten muuhunkin palautteeseen. 3) jos profiilin päivittämiseen ei riitä enää voimavaroja tai sen käyttö ei ole enää tarkoituksenmukaista, on parempi, että virkaprofiili lopetetaan kuin jätetään sellaisenaan verkkoon. Profiilin lopettamisen yhteydessä on tärkeää, että ilmoittaa mahdollisesta lopettamisesta hyvissä ajoin, perustella lopettamispäätöstä sekä ohjata käyttäjiä uusien/vastaavien palvelujen pariin. Verkkoviestinnän painopistealueita vuosina 2011 2013 ovat seuraavat toimenpiteet: Tavoite Inarin kunnalla on tasokkaat, modernit, tietoturvaltaan ja tiedoiltaan ajantasaiset www-sivut Portaali on asiakkaan ja käyttäjän näkökulmasta rakennettu käyttäjäystävällinen verkkopalvelu Toimenpide: Uudistetaan Inarin kunnan www-sivujen visuaalinen ja sisällöllinen ilme Perehdytetään osastoilla toimivat verkkovastaavat Kirjataan sivuilla tietojen päivittäjien yhteystiedot, joka mahdollistaa suorat asiakaspalautteet Seurataan nykyistä tarkemmin www.inari.fi sivujen tilastollista käyttöä Inarin kunnan www-sivut tarjoavat nykyistä enemmän sähköisiä asiointipalveluja Selvitetään osastojen mahdollisuudet laajentaa palvelutarjontaansa sähköisiksi palveluiksi. (Esim. rakennuslupien haku, sähköinen ajanvaraus, avustushakemukset, muistutukset, päivähoitopaikat, asiakaskyselyt) Inarin kunta suhtautuu myönteisesti sosiaalisen median käyttöön, kun sen avulla edistetään kuntalaisten tiedonsaanti- ja vaikuttamismahdollisuuksia Luodaan tarvittava määrä virkaprofiileja, joiden käyttöönotosta päättää esimies 4.5. POIKKEUSOLOJEN JA ERITYISTILANTEIDEN VIESTINTÄ Poikkeusolojen tiedotustoiminnan johtamisesta ja toteuttamisesta on ohjeet kunnan valmiussuunnitelmassa. Osastojen, laitosten ja muiden yksiköiden turvallisuussuunnitelmissa annetaan ohjeet muusta poikkeustilanteiden tiedotustoiminnasta. Muiden poikkeavien ja ennalta arvaamattomien asioiden tiedottamisesta vastaa kunnanjohtaja/hallintojohtaja yhdessä kyseisen osaston johtajan ja poikkeusolojen johtoryhmän kanssa. 14
5. VIESTINTÄVASTUU Viestinnän toimivuuden kannalta pitää määritellä viestinnän työnjako ja vastuukysymykset. Inarin kunnan viestinnän perusohjesääntönä on, että se joka asiasta tietää myös tiedottaa. Tämä on kuitenkin osoittautunut käytännössä riittämättömäksi ohjesäännöksi. Viestintä- ja yhteistoimintapäällikön tehtävänä on viestinnän kehittäminen yhteistyössä muun organisaation kanssa viestintästrategian laatiminen ja seuranta visuaalisen ilmeen kehittäminen ja sen noudattamisen seuraaminen verkkoviestinnän kehittäminen yhteistyössä osastojen kanssa verkkoviestinnän pääkäyttäjänä toimiminen hallinnon www-sivujen päivittämien osastojen konsultointi viestintään liittyvissä asioissa esittelyaineistojen tuottaminen (mm. esitteet, käyntikortit) päättää, saako ulkopuolinen toimija käyttää kunnan visu-ilmettä käyttäjäpalautteet vastaanottajien kokemuksina viestinnästä matkailumarkkinointi ja siihen liittyvät asiat Inarin kunnan osalta Uudella strategiakaudella viestintävastuu hajautetaan osastoille vaiheittain niin, että vuoden 2013 syksyyn mennessä viestintä on hajautettu. Talous- ja toimintasuunnitelman henkilöstöohjelmassa käsitellään vuonna 2013 toteutettavaksi suunnitellut muutokset. Koulutettua viestintähenkilöstöä osastoilla ei tällä hetkellä kuitenkaan ole, ja ne henkilöt, jotka sitä hoitavat, tekevät sitä oman toimensa ohella. 15
6. VIESTINNÄN KOHDERYHMÄT Kunnan viestintä suunnitellaan siten, että se tavoittaa keskeiset kohderyhmät. Kunnalle tärkeitä kohderyhmiä ovat mm. kuntalaiset, palveluja tarvitsevat asiakkaat luottamushenkilöt - kunnanhallitus, valtuusto, lautakunnat ja tytäryhteisöjen päättävät elimet kunnan henkilöstö, tytäryhteisöjen henkilöstö henkilöstöjärjestöt tiedotusvälineet yritykset 3. sektori - järjestöt, seurat, yhteisöt valtion viranomaiset kuntakumppanit kotimaiset ja ulkomaiset matkanjärjestäjäorganisaatiot kansainväliset yhteistyötahot 7. VIESTINNÄN VISUAALINEN ILME Yhtenäinen toiminta, viestintä ja visuaalinen ilme edistävät Inari-kuvan muodostumista. Inarin kunnan visuaalisen ilmeen runkona on Inarin nimilogo, jolla on haettu ajatonta ulkoasua. Perusidea kirjasinleikkauksessa on sen selkeys ja kauneus, jotka kuvastavat Inarille ominaisia piirteitä: raikkautta ja puhtautta. Typografiassa on pieni mystinen kaiku menneisyydestä, mutta myös huominen ja ajattomuus ovat tärkeä osa logon ulkoasua. Logon yhteydessä olevat pelkistetyt poronsarvet ovat vaakunasta tuttu elementti ja yhdessä kotaa mukailevan A-kirjaimen kanssa ne luovat läpi ajan kestävän kokonaisuuden. Logo muodostaa piirretyn kuvakokonaisuuden, jonka osia ei saa erottaa käytössä toisistaan. Inarin kunnan tunnuslause Inari -voimakas luonnostaan kuvastaa alueen puhdasta ja ainutlaatuista ympäristöä. Inari on syntyjään voimakas, esimerkkinä siitä Inarijärvi. Alueen luonto ja kulttuuri ovat maailmanlaajuisestikin korvaamatonta rikkautta ja siitä olemme ylpeitä. Tunnuslauseella on kaksi merkitystä. Inarilla on voimakas luonto ja voimakas luonne. Tunnuslause ja logo toimivat yksistään ja ovat yhdessä luonteva ja toimiva kokonaisuus. Kunnan toiminnan tulee olla tunnistettavaa - yksinkertaisimmillaan tätä toteutetaan niin, että kunnan vaakuna tai logo näkyy niissä tapahtumissa ja hankkeissa, jotka saavat kunnalta avustusta. Visuaalista viestintää varten kunnalla on graafinen ohjeistus, jota noudatetaan soveltaen kussakin tilanteessa. Graafisessa ohjeistuksessa suositaan käyttämään Arial-fonttityyppiä. Visuaalinen ilme on kilpailutettu viimeksi keväällä 2007. Strategiakauden lopulla uudistetaan Inarin kunnan visuaalinen ilme. Kuntakonserniin kuuluvat tytäryhteisöt voivat halutessaan soveltaa kunnan ilmettä omassa visuaalisessa suunnittelussaan. Viestinnässä käytettävien kuvien osalta on tärkeää huolehtia kuvien käyttöoikeuksista. Kuvia varten luodaan yhteiselle R-asemalle tai intranettiin kaikkien käytössä oleva kuvapankki, johon tallennetaan kuvien käyttöoikeudet. 16
8. VIESTINNÄSSÄ KÄYTETTÄVÄ KIELI Inarin kunta on nelikielinen kunta. Ilmoitukset ja kuulutukset julkaistaan kielilain mukaan saamen kielillä. Lähtökohtana on, että kaikki kuntalaisille tarkoitettu perusinformaatio kunnan palveluista annetaan suomen kielellä ja tarvittaessa saamen kielillä. Kaikessa viestinnässä käytetään selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Viestintämateriaalia tuotetaan tarpeen mukaan myös ainakin englanniksi, ruotsiksi, norjaksi, venäjäksi, ranskaksi ja saksaksi. Muita kieliä voidaan käyttää viestinnässä harkinnan mukaan. Kunnan www-sivuilla on perustietopaketti englannin ja ruotsin kielillä. Käännösversioista löytyy kansainvälisten asioiden sihteerin yhteystiedot. www-sivuista on laadittu saamenkieliset käännössivut. Saamenkielisillä sivuilla on julkaistu pääasiassa pysyväisluontoista tietoa. 17
9. VIESTINNÄN RESURSSIT JA TARVITTAVAT TOIMENPITEET Viestintä kuuluu jokaisen osaston tehtäväalueeseen. Hallinto-osastolla toimii viestintä- ja yhteistoimintapäällikkö. Osastojen viestinnän toteuttamisesta vastaavat esimiehet tai erikseen tehtävään nimetyt henkilöt. Kunnan viestintään ei ole tähän mennessä kohdennettu erillisiä taloudellisia resursseja. 10. VIESTINNÄN SEURANTA JA MITTAAMINEN Viestinnän vaikuttavuutta tulisi seurata sen jälkeen kun toimenpiteitä on tehty. Arvioida tulisi sekä sitä, tehtiinkö oikeanlaisia päätöksiä, mutta myös sitä, toimittiinko viestinnän toimenpiteissä sovitulla tavalla. Viestinnän tuloksia arvioidaan säännöllisesti osana tavoitteellista viestinnän kehittämistä. Viestinnän tavoitteiden saavuttamisesta kerätään laadullisia ja määrällisiä tietoja. Viestintä- ja vaikuttamistyön välitön tulos voidaan arvioida mm. sisäisenä arviona omien suunnitelmien toteutumisen asteesta ja poikkeamien syistä numeerisesti esim. verkkosivujen kävijämäärinä tai tiedotteiden määrinä käyttäjäpalautteesta raportoituina vastaanottajien kokemuksina viestinnästä luottamushenkilöpalautteesta mediapalautteesta 18
11. LIITTEET TIEDOTEMALLI KOKOUSTIEDOTTAMISEN OHJE NÄIN TOIMIT TOIMITTAJAN KANSSA: HAASTATELTAVAN OIKEUDET MALLI LEHDISTÖKUTSUSTA TIEDOTE Tiedotepohja Tiedotteen tärkein asia kirjoitetaan kahteen ensimmäiseen lauseeseen. Vastataan kysymykseen, miksi tämä tiedote on tehty juuri nyt. Seuraavat kappaleet kirjoitetaan loogisessa järjestyksessä siten, että toimituksissa voidaan jättää lopusta kappaleita pois itse asian kärsimättä. Otsikossa todettu asia toistetaan tekstissä niin, että myös otsikon voi jättää pois tai sitä voi muuttaa tekstin ymmärrettävyyden kärsimättä. Tekstissä vastataan kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin ja miten ja millaisin seurauksin. Teksti kirjoitetaan valmiiksi julkaistavan uutisen muotoon ja sen tulee olla hyvää ja ymmärrettävää kieltä. - Sitaatteja on hyvä käyttää, jotta asiasta vastaava ja lisää tietävä tulisi esiin jo julkaistavassa tekstissä. Sitaattiin luontuu parhaiten asiaa taustoittava tai seurauksia arvioiva lausunto, sanoo Inarin kunnan erityisasiantuntija Teppo Mehiläinen. Inarissa tai Inarin kunta on syytä kirjoittaa jokaiseen tiedotteeseen. Tiedotteissa on oltava varovainen virheiden kanssa. Erityisen tarkkana on oltava lukujen, nimien ja tittelien kanssa. Teksti on tarkastutettava sillä henkilöllä, joka merkitään lisätietojen antajaksi. Hänen kanssaan on sovittava, että hän on varmasti mm. tiedotusvälineiden tavoitettavissa. Hyvä tiedote on maksimissaan yhden liuskan mittainen. Tiedote lähetetään tiedotusvälineille ja/tai laitetaan Internettiin www.inari.fi/kuntatiedottaa. Ohjeet, käyttäjätunnuksen ja salasanan saa viestintä- ja yhteistoimintapäällikkö Anne Seurujärveltä. Tiedotteen otsikon fonttikokona käytetään 12 ja tekstin fonttikokona 12. Tiedotteet laaditaan Arial- fontilla. Tiedotepohja on kopioitavissa Dynastiasta. Lisätietoja: Erityisasiantuntija Matti Meikäläinen, puh. tai 0400-123456 19 19
INARIN KUNTA OHJE Kokoustiedottamisen ohje 1. Toimielimen tiedotusvastaava lähettävää toimielimen esityslistat oheismateriaaleineen tiedotusvälineille 1-2 päivää sen jälkeen, kun esityslistat oheismateriaaleineen on lähetetty luottamushenkilöille. Näin turvataan luottamushenkilöiden ensisijainen tiedonsaanti. 2. Toimielimen tiedotusvastaava huolehtii, että tiedotusvälineet saavat mahdolliset lisälistat oheismateriaaleineen. 3. Toimielimen tiedotusvastaava huolehtii, että salaiset ja ei-julkiset asiat poistetaan ennen tiedotusvälineille lähettämistä (esim. repäisemällä sivut pois.) mm. yhteenvetoja hakijoista tietoineen ei ole tarpeen lähettää. 4. Heti kokouksen päätyttyä / seuraavana päivänä toimielimen tiedotusvastaava hoitaa päätöstiedottamisen kunnan ja toimituksen kanssa sovitulla tavalla. Esimerkiksi kunnanhallituksen tiedottaminen tapahtuu siten, että pöytäkirja, joka laaditaan kokouksen aikana Dynastiaan, lähetetään suoraan Dynastiasta sähköpostin välityksellä tiedotusvälineille. Sähköpostiosoite on tiedotusvalineet@inari.fi. Lisäksi esityslistoista laaditaan kokousta seuraavana päivänä epävirallinen päätösluettelo, joka julkaistaan kunnan www-sivuilla. 5. Suljettujen kokousten keskusteluista ei tiedoteta. Sen sijaan kaikki, mitä kirjataan pöytäkirjaan, on syytä mainita: päätökset, äänestykset, ponnet, eriävät mielipiteet jne. 6. Toimielimen tiedotusvastaavan on syytä varmistaa, että toimittaja on ymmärtänyt oikein häntä kiinnostavan päätöksen. Tarvittaessa on hyvä tarjota taustatietoja, selkiyttää listatekstiä ja ohjata lisätietojen antajan/antajien puheille. 7. Päätösten uutisointia on syytä seurata tiedotusvälineissä ja olla yhteydessä toimitukseen mahdollisten virheiden korjaamiseksi. Tarvittaessa laaditaan oikaisu tai vastine. Keskeistä lainsäädäntöä käsittelevän liitteen lopussa on tarkempia tietoja vastineista ja oikaisuista. 20
INARIN KUNTA OHJE Näin toimit toimittajan kanssa: haastateltavan oikeudet 1. Tiedottavan virkamiehen muistilista a. ole käytettävissä ja tavoitettavissa b. ole avuksi c. ole ystävällinen d. puhu asiaa e. puhu totta f. ota toimittajat vakavasti g. tarjoa uutisia h. älä ole herkkänahkainen i. muista, että kaikki sanomasi saattaa mennä julkisuuteen 2. Valmistaudu haastatteluun a. mieti ydinajatus ja keskeinen viesti b. esitä viestiä tukevia esimerkkejä c. havainnollista d. suomenna ammattitermit e. tarkista tärkeimmät asiat ennen haastattelua f. valmistaudu kysymyksiin kiistanalaisista asioista g. kaiken, mitä sanot, on oltava totta 3. Haastateltavan oikeudet (Journalistin ohjeet) a. Haastateltavalla on oikeus saada ennakolta tietää, millaisessa asiayhteydessä hänen lau sumaansa käytetään. Hänelle on myös kerrottava, jos haastattelua voidaan käyttää useammissa välineissä. Haastateltavan tulee aina saada tietää, onko keskustelu tarkoitettu julkaistavaksi vai ainoastaan tausta-aineistoksi. b. Haastateltavan pyyntöön tarkastaa lausumansa ennen julkaisemista on yleensä syytä suostua, jos se toimitusteknisesti on mahdollista. Oikeus koskee vain haastateltavan omia lausumia, eikä sillä saa luovuttaa journalistista päätösvaltaa toimituksen ulkopuolelle. c. Haastateltavan kieltoon julkaista lausumansa tulee suostua vain, jos olosuhteet ovat haastattelun antamisen jälkeen muuttuneet niin olennaisesti, että julkaiseminen olisi selvästi kohtuutonta. d. Ilmoituksen ja toimituksellisen aineiston raja on pidettävä selvänä. Piilomainonta on torjuttava. 21
4. Yksityinen ja julkinen a. Jokaisen ihmisarvoa on kunnioitettava. Etnistä alkuperää, kansallisuutta, sukupuolta, seksuaalista suuntautumista, vakaumusta tai näihin verrattavaa ominaisuutta ei pidä tuoda esiin asiaankuulumattomasti tai halventavasti. b. Yksityiselämään kuuluvia erityisen arkaluonteisia seikkoja voi julkaista vain asianomaisen suostumuksella tai jos niillä on poikkeuksellista yhteiskunnallista merkitystä. Yksityiselämän suoja on otettava huomioon myös kuvia käytettäessä. c. Sairaus- ja kuolemantapauksista sekä onnettomuuksien ja rikosten uhreista uutisoitaessa on aina noudatettava hienotunteisuutta. d. Julkisella paikalla tapahtuvaa toimintaa on yleensä lupa selostaa ja kuvata ilman asian osaisten suostumusta. e. Julkistakin aineistoa julkaistaessa pitää ottaa huomioon yksityiselämän suoja. Kaikki julkinen ei välttämättä ole julkaistavissa. Erityistä varovaisuutta on noudatettava, kun käsitellään alaikäisiä koskevia asioita. INARIN KUNTA OHJE TIEDOTUSVÄLINEILLE Kutsu tiedotustilaisuuteen Kutsu on selvästi osoitettava tiedotusvälineille ja se on selvästi merkittävä kutsuksi. Kutsussa kerrotaan tilaisuuden aihe eli mistä ko. tilaisuudessa on kyse, jotta toimittajat voivat arvioida, kannattaako paikalle tulla. Itse tilaisuudessa kerrottavan asian sisältöä ei kuitenkaan pidä ammentaa tyhjiin jo kutsussa. Kutsussa on kerrottava selkeästi tilaisuuden aika ja paikka. Lisäksi on hyvä kertoa, keitä henkilöitä on paikalla selvittämässä asiaa. Hyvän journalistisen tavan mukaan tiedotustilaisuudessa julkaistavia asioita ei uutisoida kutsun lähettämisen jälkeen ennen tiedotustilaisuutta. Käytännön syistä voidaan haastatteluja sopia tehtäväksi etukäteen, mutta niiden julkaisemisajankohdasta pitää sopia. Kutsussa tulee olla lähettäjän nimi ja yhteystiedot. Kutsuja avaa tiedotustilaisuuden ja esittelee selkeästi paikalla olevat asiantuntijat kannattaa muistaa, että kaikki toimittajat eivät tunne ulkonäöltä kaikkia niitäkään toimijoita, jotka tehtävänsä vuoksi ovat usein esillä. Tervetuloa! Matti Meikäläinen nimike Inarin kunta, oma yksikkö puh. 0400 123 456 22
Inarin Kunta Piiskuntie 2, 99800 Ivalo Puh. +358 40 188 7111 Faksi +358 (0)16 662 628 www.inari.fi 24