Ympäristökäsikirja Ympäristöjärjestelmän yhteenvetokuvaus ja rakentamisohjeisto



Samankaltaiset tiedostot
Turvallisuuskäsikirja TTT-järjestelmän yhteenvetokuvaus ja rakentamisohjeisto

Green Office ympäristöjärjestelmä

YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄ JA SEN SERTIFIOINTI Petri Leimu TAO, Turun Ammattiopisto

2. päivä. Etätehtävien purku Poikkeamat. Poikkeamat Auditoinnin raportointi Hyvän auditoijan ominaisuudet Harjoituksia

SFS, STANDARDIEHDOTUKSEN ISO/DIS ESITTELY

ISO 14001:2004 YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄ

<03b5,67g-b5-(67(/0b <PSlULVW NlVLNLUMD 6DDMRV2\ SAAJOS OY 352),,/,78277((7. L:\Ympäristö\Ympäristökäsikirja\YK_Versio_ doc

1. YMPÄRISTÖASIOIDEN SUUNNITTELU, ORGANISOINTI, ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN

Tiivistetty hankekuvaus osahanke. Partnerin laadunhallinnan hyvät käytänteet. Osahankkeen kehittämistavoite ja tulokset 1 (8)

STANDARDI SFS-EN ISO 14006, YMPÄRISTÖNÄKÖKOHDAT HUOMIOON OTTAVAN SUUNNITTELUN SISÄLLYTTÄMINEN YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄÄN

Energiatehokkuusjärjestelmä (ETJ) Energy Efficiency System (EES)

Quality Consulting M.Mikkola OY

ETJ-SEMINAARI ENERGIATEHOKKUUSJÄRJESTELMÄ (ETJ) Energy Efficiency System (EES) Pasi Pekkanen M-real Kyro ja M-real Tako Board

Laatujohtaminen Johtamisjärjestelmät. Vierailuluento Sanna Vauranoja

Miksi auditoidaan? Pirkko Puranen FT, Ylitarkastaja

OMAVALVONTA ISO 9001 ISO / FSSC ISO OHSAS SATAFOOD KEHITTÄMISYHDISTYS RY Marika Kilpivuori

SFS-ISO/IEC Tietoturvallisuuden hallintajärjestelmät. Ohjeistusta. Riku Nykänen

Metsätaloustoimenpiteiden seuranta Metsähallituksessa. Lauri Karvonen

Elintarvikeketjun valvonnan auditointijärjestelmän vuosiraportti vuodelta Evira/1170/0411/2011

Tietoisku ISO 14001:n ja OHSAS 18001:n tulevista muutoksista. Tuulikki Lammi Versio1,

MUUTOSTA LAADUN EHDOILLA

Ekokompassilla kestävä suunta - ympäristövastuullisuus kilpailueduksi

Kerrotaan lyhyesti, millaisia laadunhallinnan hyviä käytänteitä hankkeen partneriosapuolella on.

ISO SFS Aamukahvitilaisuus Mira Saksi H&S Manager, Vaisala OYj

Vastuullisuusmallin tausta ja tavoitteet

EnergiaTehokkuusJärjestelmän. sisältö ja käyttöönotto yrityksissä

Ympäristöjohtaminen osana yhdistettyä toimintajärjestelmää, johon kuuluu laatu, ympäristö sekä työterveys ja turvallisuus, Yrkeshögskolan Noviassa

EFQM kansalaisopiston kehittämisessä

Lopullinen versio, syyskuu 2010 Paikallisen ja alueellisen tason kestävää kehitystä koskeva integroitu johtamisjärjestelmä

ISO 9001:2015 JÄRJESTELMÄ- JA PROSESSIAUDITOIN- NIN KYSYMYKSIÄ

Kaikki auditoinnin aikana tehtävät havainnot käsitellään luottamuksellisesti.

OMAVALVONTASUUNNITELMA Honkalampi-säätiö HLS-Avustajapalvelut Oy SPESIO

SATAFOOD KEHITTÄMISYHDISTYS RY

Riskit hallintaan ISO 31000

Satakunnan koulutuskuntayhtymän laatujärjestelmä. RUORI Matti Isokallio Noormarkku

Laadunhallintajärjestelmän rakentaminen ja kehittäminen. Laatuseminaari Tero Pippola

Paikalla on useimmiten myös laatupäällikkö. Hän antaa auditoinnista palautteen asiantuntija auditoijalle.

SAMKin laadunkehittämistyö

Miten kerätä tietoa toiminnan jatkuvaan kehittämiseen

Potilasturvallisuuden johtaminen ja auditointi

TIETOSUOJAPOLITIIKKA LAPPIA KONSERNI. Hyväksytty: Yhteistyötoimikunta , asiakohta 28 Yhtymähallitus , asiakohta 103

Hyväksytyt asiantuntijat

Ympäristö- ja laatutoiminnan kehittäminen ja sähköisen viranomaispalvelimen käytön koulutus

Miten varmistaa laboratoriotoiminnan hyvä laatu nyt ja tulevaisuudessa. Tuija Sinervo FINAS akkreditointipalvelu

Tietoturvapolitiikka

Pedagogisen johtamisen katselmus

Ekotukitoiminta. Postiosoite: PL 683, Turku Käyntiosoite: Linnankatu 55 L, 2. krs., Turku Jukka Leino 1

MÄÄRÄYS SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN RISKIENHALLINNASTA JA MUUSTA SISÄISESTÄ VALVONNASTA

Energiatehokkuusjärjestelmä:2014 (ETJ + ) Energy Efficiency System:2014 (EES + )

Kestävän kehityksen strategia

ISO 45001:2018 Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmät. Hanna Manninen Johtava arvioija & Kouluttaja

Prosessi LST Group Laatupolitiikka

ISO STANDARDIN MUKAINEN YMPÄRISTÖJÄRJETELMÄ

Auditointien toteuttaminen kudoslaitoksessa: Case Regea

Eduskunnan ympäristökäsikirja

Ympäristöohjelma kaudelle:

LAATUSUUNNITELMAMALLI

Satakunnan koulutuskuntayhtymä OPPILAITOSTURVALLISUUSSEMINAARI Projektipäällikkö Minna Mari Virtanen

Kunnallisen toiminnan periaatteet, määritelty ja toimitaanko niiden mukaisesti? 3 strategialähtöiset

JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJE

Laatuvastaavien tapaaminen

RYHMÄ 1: TULOKSET Workshop ohje: KESTÄVÄN KEHITYKSEN KRITEERIT JA SERTIFIOINTI TYÖKALU TOIMINNAN KEHITTÄMISEEN

Arviointi ja mittaaminen

Seinäjoen ammattikorkeakoulun työsuojelu- ja turvallisuusorganisaatio. SeAMKin johtoryhmän hyväksymä

Yhtymähallitus Yhtymävaltuusto Siun sote - kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

ARVIOINTI Esiopetuksen opsin perusteissa

KRS Auto Centerin käsikirja ympäristöjärjestelmä ISO 14001:2015:n laatimiseen

HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTAOHJE 1/8 LIIKENNELAITOS -liikelaitos Toiminnanohjaus / Laatu ja ympäristö E. Heckwolf / K. Rajakallio 18.9.

akkreditointistandardi SFS-EN ISO FINAS - akkreditointipalvelu

LAATUSUUNNITELMAMALLI

Sertifioinnin ylläpitäjä Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö OKKA-säätiö. Suunnitteluryhmä. Tukijat ja yhteistyökumppanit

Oamk Ammatillisen opettajakorkeakoulun turvallisuuskansio

Laatukäsikirja - mikä se on ja miten sellainen laaditaan?

Uudenkaupungin kaupungin sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan perusteet

SMS ja vaatimustenmukaisuuden

EN Kantavat teräsrakenteet. Hitsauskoordinoijan ohjekirja. Innover. Innovator Network Oy innover.fi

Ympäristö ja terveys. Kymenlaakson sairaanhoitopiirissä

OAJ:n kestävän kehityksen ohjelma. Lauri Kurvonen Helsinki

Ulkoiset auditoinnit osana auditointijärjestelmää. ELT, ympäristöterveydenhuollon erikoiseläinlääkäri Outi Lepistö EnviroVet

Sisäisen tarkastuksen ohje

Sertifioinnin ylläpitäjä Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö OKKA-säätiö. Suunnitteluryhmä. Tukijat ja yhteistyökumppanit

JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJE

Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes) Sara Lax Tukesin valvomien kemikaalilaitosten arviointi

tsoft Tarkastusmenettelyt ja katselmukset Johdanto Vesa Tenhunen

Kestävän kehityksen integroitu johtamisjärjestelmä, EMAS III ja ISO 14001

ISO velvoite vai liiketoimintamahdollisuus

Työelämätoimikuntien jäsenet laadunvarmistajan roolissa Laatuykkönen , Helsinki

- tukea kohdeyrityksen toimintaa ja. Edelleen paketoinnin tavoitteena on

Tiedotustilaisuus koulutusorganisaatioiden vastuuhenkilöille

RALA-SERTIFIOINTI, YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄN ARVIOINTIPERUSTEET

Riskienhallinta- ja turvallisuuspolitiikka

Toimintaja rjestelma (johtamisja rjestelma ) opas

Mitä laatu on. Laadunhallinta vesiviljelyssä

KouluSUMP koulujen kestävän liikkumisen edistämisen työkalu

SUOMEN ULKOASIAINHALLINTO. Ympäristöasiat

SAAJOS OY LAATUKÄSIKIRJA TULENKESTÄVÄ TYÖNLAATU SFS-EN ISO 9001:2008. Palo- ja turvaovien sekä profiilituotteiden valmistus

Nolla tapaturmaa Kulmakivet (luonnos) Tilannekatsaus Etera Ahti Niskanen

Valtuuskunnille toimitetaan oheisena asiakirja D047857/02 Liitteet.

ISO standardi. Standardisarjan standardeja

ORAVAKIVENSALMEN YKSITYIS- TIET Y1, Y2, Y3 JA Y25/K4

Transkriptio:

Länsirannikon Koulutus Oy WinNova Ympäristökäsikirja Ympäristöjärjestelmän yhteenvetokuvaus ja rakentamisohjeisto

1. Soveltamisala... 3 2. Standardien ja suositusten soveltaminen... 3 3. Termit ja määritelmät... 3 4. Ympäristöjärjestelmän osat... 3 4.1 Yleistä... 3 4.1.1 Ympäristöjärjestelmän malli... 3 4.1.2 Johdon sitoutuminen ja johtajuus... 4 4.1.3 Ympäristöjärjestelmän laajuus... 4 4.1.4 Alustava ympäristökatselmus... 4 4.2 Ympäristöpolitiikka... 4 4.3 Suunnittelu... 5 4.3.1 Ympäristönäkökohdat ja niiden tunnistaminen... 5 4.3.1.1 Merkittävien ympäristönäkökohtien määrittäminen... 5 4.3.2 Lakisääteiset ja muut vaatimukset... 5 4.3.3 Päämäärät, tavoitteet ja ohjelmat... 6 4.4 Järjestelmän toteuttaminen ja toiminta... 6 4.4.1 Resurssit, roolit, vastuut ja valtuudet... 6 4.4.2 Pätevyys, koulutus ja tietoisuus... 8 4.4.3 Viestintä... 8 4.4.4 Dokumentointi ja asiakirjojen hallinta... 8 4.4.5 Toiminnan ohjaus... 8 4.4.6 Valmius ja toiminta hätätilanteissa... 8 4.5 Arviointi, tarkkailu ja mittaukset... 8 4.5.1 Vaatimusten täyttymisen arviointi... 9 4.5.2 Poikkeamat, ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet... 9 4.5.3 Tallenteiden hallinta... 9 4.5.4 Sisäinen auditointi... 9 4.6 Johdon katselmus... 10 4.6.1 Ympäristöjärjestelmän katselmus... 10 4.6.2 Jatkuva parantaminen... 11 Käsittely- ja muutoshistoria Pvm. Tekijä Muutoksen kuvaus Käsittelyn kuvaus ja aika 25.6.2012 Jukka Söderdahl Sisältö muokattu hyväksymistä varten. Johtoryhmän hyväksyntä 21.8.2012 WinNova / Ympäristökäsikirja / 2

1. Soveltamisala WinNova hallitsee toimintansa ympäristövaikutuksia ja sitoutuu ympäristön laadun jatkuvaan parantamiseen ympäristöjärjestelmänsä avulla. Ympäristöjärjestelmän avulla ratkaistaan, lievitetään ja ennaltaehkäistään ympäristöongelmia sekä hallitaan ympäristöasioita. Päätavoitteena on ympäristön suojeleminen, ihmisen hyvinvoinnin turvaaminen ja kestävän kehityksen edistäminen. Ympäristöjärjestelmä toimintamallia sovelletaan myös WinNovan opetuksessa. Tavoitteena on, että opettaja ja opiskelija noudattavat kestävän kehityksen mukaisia työ- ja toimintatapoja, toimivat energiaa säästävästi sekä ehkäisevät jätteiden syntyä ja lajittelevat jätteet ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Ympäristökäsikirja on yhteenvetokuvaus WinNovan ympäristöjärjestelmän osista (ympäristönäkökohdat, ympäristöpäämäärät, ympäristöohjelmat jne.) sekä niihin liittyvistä menettely- ja työohjeista. 2. Standardien ja suositusten soveltaminen WinNovan toimintajärjestelmä on rakennettu integroimalla laatustandardi ISO 9001, ympäristöstandardi ISO 14001 sekä työterveys- ja turvallisuusjärjestelmästandardi OHSAS 18001 yhdeksi toimintajärjestelmäksi. WinNovan ympäristöjärjestelmän suunnittelussa, toteuttamisessa, ylläpidossa ja parantamisessa hyödynnetään ISO 14001 standardin ja ympäristösuojelulain vaatimuksia, suosituksia ja ohjeistuksia sekä Opetushallituksen ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositusta sekä kestävän kehityksen periaatteita. 3. Termit ja määritelmät Toimintakäsikirjan termit ja määritelmät perustuvat ISO 9000, ISO 14000 sekä OHSAS 18000 standardisarjojen määritelmiin. 4. Ympäristöjärjestelmän osat 4.1 Yleistä 4.1.1 Ympäristöjärjestelmän malli WinNovan ympäristöjärjestelmä perustuu "Suunnittele Toteuta Arvioi Paranna" malliin, joka mahdollistaa ympäristöjärjestelmän luomisen, toteuttamisen, ylläpidon, arvioinnin ja parantamisen perustuen ylimmän johdon johtajuuteen ja sitoutumiseen ympäristöjärjestelmään. WinNova / Ympäristökäsikirja / 3

4.1.2 Johdon sitoutuminen ja johtajuus Ympäristöjärjestelmä sisältyy toimintajärjestelmään, jolla johdetaan ja ohjataan Win- Novan toimintaa sekä turvataan ympäristöjärjestelmän ylläpidon ja jatkuvan parantamisen. 4.1.3 Ympäristöjärjestelmän laajuus Ympäristöjärjestelmä kattaa toimintajärjestelmän piiriin sisältyvän toiminnan. Ympäristöjärjestelmä kytketään myös varsinaiseen koulutustoimintaan opetussuunnitelmien, opetusympäristöjen ja opetuksen kautta. 4.1.4 Alustava ympäristökatselmus WinNovan ympäristöjärjestelmän suunnittelun ja rakentamisen perustana on alustava ympäristökatselmus, jossa on kartoitettu kaikki ympäristönäkökohdat ja muodostettu kokonaisvaltainen kuva ympäristöasioiden tasosta. Katselmus toteutettiin tutustumalla entisten oppilaitosten eli Innovan, Rauman ammattiopiston, Porin aikuiskoulutuskeskuksen ja Porin ammattiopiston ympäristöasioiden hallintamenettelyihin. Lisäksi käytettiin ympäristövaikutusten kyselylomaketta, jonka avulla selvitettiin kiinteistökohtaisesti toiminnasta syntyvät ympäristövaikutukset. WinNovan alustava ympäristökatselmus Ympäristövaikutusten kyselylomake Katselmuksen tuloksia hyödynnetään ympäristöjärjestelmän rakentamisessa, toteuttamisessa sekä ympäristöpäämäärien ja -tavoitteiden määrittelyssä. 4.2 Ympäristöpolitiikka WinNovan johdon laatima toimintapolitiikka sisältää ympäristö-, terveys-, turvallisuus- ja laatupolitiikan. WinNovan toimintapolitiikka WinNova / Ympäristökäsikirja / 4

4.3 Suunnittelu 4.3.1 Ympäristönäkökohdat ja niiden tunnistaminen Ympäristönäkökohdat ovat toimintoja, tuotteita tai palvelu, joista aiheutuu tai voi aiheutua ympäristömuutoksia. Muutokset voivat olla myönteisiä (esim. autojen säännöllinen huolto vähentää polttoaineen kulutusta, mikä pienentää ilmapäästöjä) tai kielteisiä (esim. toiminnasta syntyvä jäte). Yleensä keskitytään ainoastaan kielteisiin ympäristövaikutuksiin, mutta on tärkeää ottaa huomioon myös myönteiset asiat. Ympäristönäkökohtien tunnistaminen on jatkuva prosessi. Aina, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia, tulee arvioida, aiheutuuko muutoksesta ympäristövaikutuksia. Ympäristönäkökohtien tunnistaminen ja niihin liittyvät ympäristövaikutukset arvioidaan WinNovassa myös toimintaprosessien kuvaamisen yhteydessä. 4.3.1.1 Merkittävien ympäristönäkökohtien määrittäminen Ympäristönäkökohtien määrittämisen jälkeen tunnistetaan ja arvioidaan niihin liittyvät ympäristövaikutukset. Tavoitteena on erottaa ympäristönäkökohdista ne, joista seuraa merkittäviä ympäristövaikutuksia. Merkittävien ympäristönäkökohtien tunnistamisessa huomioidaan päästöt ilmaan ja veteen, jätteiden käsittely, maan saastuminen, raakaaineiden ja luonnonvarojen käyttö sekä muut paikalliset ympäristövaikutukset, kuten melu- ja hajuhaitat. 4.3.2 Lakisääteiset ja muut vaatimukset WinNovan toimintaa ohjaavasta lainsäädännöstä ja muista vaatimuksista on laadittu taulukko, johon on kerätty aiheittain ja toiminnoittain kaikki vaatimukset ja vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat muutosten seuraamisesta ja viestinnästä. Taulukossa on myös tiedot toimintaa koskevista lupamääräyksistä. WinNovan laki- ja sitoumusluettelo WinNova / Ympäristökäsikirja / 5

4.3.3 Päämäärät, tavoitteet ja ohjelmat Ympäristöpäämäärät ja -tavoitteet perustuvat WinNovan merkittäviin ympäristönäkökohtiin ja ympäristöpolitiikkaan. Päämäärät määritellään koko WinNovan tasolle tai tarpeen vaatiessa erikseen määritetyille toiminnoille. Tavoitteet ovat päämääristä johdettuja yksityiskohtaisempia vaatimuksia ja määrittelyitä, joissa kerrotaan tarkasti, kuinka päämääriin päästään. Tavoitteet ovat määrällisiä ja aikatauluun sidottuja. Kullekin ympäristötavoitteelle laaditaan toteutussuunnitelma eli ympäristöohjelma. Ympäristöohjelmat ovat käytännön toimenpidesuunnitelmia, joilla varmistetaan ympäristötavoitteiden ja sitä kautta ympäristöpäämäärien saavuttaminen. Ympäristöohjelmaan määritellään ympäristötavoitteen saavuttamiseksi tarvittavat vastuuhenkilöt, keinot ja aikataulut. WinNovan ympäristöpäämäärät, tavoitteet ja ohjelmat laaditaan 2-4 vuoden aikavälille ja toteutumista seurataan asettamisvaiheessa määriteltyjen mittareitten perusteella. WinNovan ympäristö- ja turvallisuuspäämäärät, tavoitteet ja ohjelmat vuosille 2012-14 4.4 Järjestelmän toteuttaminen ja toiminta 4.4.1 Resurssit, roolit, vastuut ja valtuudet Kiinteistöpäällikkö Kiinteistöpäällikkö vastaa tila- ja ICT-palveluiden toimivuudesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Hän vastaa WinNovan toimitilojen vuokrasopimuksista sekä yhteistyöstä kiinteistöjen omistajien kanssa. WinNova / Ympäristökäsikirja / 6

Kiinteistöpäällikkö vastaa toimitila- ja ympäristöturvallisuuden koordinoinnista sekä kiinteistöjen ympäristö- ja turvallisuuspäämäärien laadinnasta ja ohjelmien toteuttamisesta omistajien kanssa. Kiinteistökoordinaattori WinNovan johdon nimeämä kiinteistökoordinaattori vastaa toimitila- ja ympäristöturvallisuuden koordinoinnista ja pitää johdon ajan tasalla kiinteistöjen turvallisuusasioista. Koordinaattori vastaa WinNovan kiinteistöjen ympäristö- ja turvallisuuspäämäärien laadinnasta sekä ohjelmien toteuttamisesta yhteistyössä kiinteistöpäällikön ja kiinteistöjen vastuuhenkilöiden kanssa. Kiinteistöjen vastuuhenkilöt Kiinteistökohtaiset ympäristöasioiden vastuut ovat johdon nimeämillä kiinteistöjen vastuuhenkilöillä. He vastaavat ympäristöjärjestelmän kiinteistökohtaisesta toimivuudesta ja pitävät kiinteistökoordinaattorin ajan tasalla ympäristöasioissa. Opettajat Opettajat vastaavat oman opetusalueensa ympäristöasioiden toimivuudesta, perehdyttävät opiskelijat WinNovan ympäristöjärjestelmään ja huolehtivat, että opetustilanteissa toimitaan WinNovan ympäristöohjeiden ja kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. Muu henkilöstö Jokainen työntekijä on osaltaan vastuussa ympäristö- ja työturvallisuuden ylläpidosta erityisesti niissä asioissa, joihin hän voi itse vaikuttaa. Kun työntekijä suunnittelee ja toteuttaa tehtäväänsä, tulee hänen ottaa huomioon, miten toiminta vaikuttaa muiden turvallisuuteen. WinNova / Ympäristökäsikirja / 7

4.4.2 Pätevyys, koulutus ja tietoisuus Henkilökunnan sitoutuminen ympäristöasioihin toteutetaan viestinnän ja koulutuksen avulla. Henkilöstön ympäristöasioiden koulutustarpeet tunnistetaan koulutustarvekartoituksella ja koulutussuunnitelma laaditaan kartoituksen perusteella. Järjestetystä koulutuksesta pidetään koulutusrekisteriä (Sympa), jolla varmistetaan, että jokainen, jonka työstä saattaa aiheutua merkittäviä ympäristövaikutuksia on saanut koulutusta vaikutusten ehkäisemiseksi ja vähentämiseksi. Jokaisen työntekijän tulee tuntea yrityksen ympäristöpolitiikan, toimintaohjeet hätätilanteissa ja oman työnsä ympäristövaikutukset. 4.4.3 Viestintä Sisäisellä viestinnällä edistetään henkilöstön sitoutumista ympäristöjärjestelmään ja ympäristösuojelutyöhön sekä lisätään henkilöstön ympäristöasioiden tietoisuutta. Ulkoinen viestintä tarkoittaa ympäristöasioista - erityisesti merkittävistä ympäristönäkökohdista - tiedottamista yrityksen eri sidosryhmille. 4.4.4 Dokumentointi ja asiakirjojen hallinta WinNovan ympäristöjärjestelmän dokumentointi sisältyy toimintajärjestelmän dokumentointirakenteeseen ja se toteutetaan WinNovan yhteisten dokumentointiohjeiden mukaisesti. 4.4.5 Toiminnan ohjaus WinNovan niille toiminnoille, joihin liittyy merkittäviä ympäristönäkökohtia, laaditaan kirjalliset toimintaohjeet haitallisten ympäristövaikutusten välttämiseksi. Menettelyohjeissa kerrotaan, kuinka ympäristöjärjestelmää ylläpidetään tai kuinka ympäristöasioissa toimitaan, jotta haitalliset ympäristövaikutukset jäävät mahdollisimman vähäisiksi. Menettelyohjeet ovat intran kautta kaikkien työntekijöiden saatavilla WinNovan ympäristöopas 4.4.6 Valmius ja toiminta hätätilanteissa WinNovalla on pelastussuunnitelma, joka jakaantuu yhteiseen osaan ja kiinteistökohtaisiin pelastussuunnitelmiin. Suunnitelmilla varmistetaan, että onnettomuus- tai hätätilanteissa osataan toimia oikealla tavalla. Pelastussuunnitelman mukaista toimintaa hätätilanteissa harjoitellaan säännöllisesti. WinNovan pelastussuunnitelman yhteinen osa 4.5 Arviointi, tarkkailu ja mittaukset Arviointiin kuuluu organisaation ympäristönsuojelun tason mittaaminen, tarkkailu ja arvioiminen. Ehkäisevää toimintaa tulisi käyttää tunnistamaan ja ehkäisemään mahdollisia ongelmia ennen niiden esiintymistä. Korjaava toiminta koostuu ongelmien tunnistamisesta ja korjaamisesta ympäristöjärjestelmässä. Ympäristöjärjestelmässä oman toiminnan arvioinnista käytetään ilmaisua sisäinen ympäristöauditointi. Siinä tarkastellaan, toimitaanko ympäristöpolitiikan mukaisesti, onko ympäristöoh- WinNova / Ympäristökäsikirja / 8

jelmat toteutettu ja saavutetaanko asetetut ympäristöpäämäärät ja -tavoitteet. Sisäisiä auditointeja toteutetaan säännöllisin määräajoin, jotta voidaan varmistaa järjestelmän toimivuus ja ylläpitäminen suunnitelmien mukaan. Sisäisen ympäristöauditoinnin toinen tärkeä tehtävä on löytää ympäristöjärjestelmän kehittämis- ja parannuskohteet. Sisäisillä auditoinneilla kerätään tietoa johdon katselmukseen. Sisäinen auditointi on kuvattu kohdassa 4.5.4 4.5.1 Vaatimusten täyttymisen arviointi Ympäristönäkökohtia koskevien lakisääteisten vaatimusten täyttyminen arvioidaan säännöllisesti sisäisten auditointien yhteydessä. Samalla voidaan arvioida muiden vaatimusten, joihin organisaation on sitoutunut, täyttyminen. Arviointitulokset tallennetaan sisäiseen auditointiraporttiin. 4.5.2 Poikkeamat, ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet Ympäristöjärjestelmän poikkeamat tunnistetaan säännöllisesti sisäisten auditointien yhteydessä. Ympäristöasioiden havainnointi ja poikkeamien tunnistaminen kuuluu myös koko henkilöstölle ja jokaisen velvollisuus on ilmoittaa havaitsemistaan poikkeamista kiinteistön vastuuhenkilölle tai kiinteistökoordinaattorille. Poikkeamasta voidaan tehdä ilmoitus myös intrassa olevalle lomakkeelle. Tunnistetut poikkeamat tallennetaan sisäisiin auditointiraportteihin, joiden perusteella kiinteistökoordinaattori ja kiinteistöjen vastuuhenkilöt laativat tarvittavat ehkäisevät tai korjaavat toimenpidesuunnitelmat. 4.5.3 Tallenteiden hallinta WinNovan ympäristöjärjestelmän tallenteiden hallinta sisältyy toimintajärjestelmän dokumentointirakenteeseen ja se toteutetaan WinNovan yhteisten dokumentointiohjeiden mukaisesti. Tallenteet tarjoavat näyttöä ympäristöjärjestelmän jatkuvasta toiminnasta ja tuloksista. Tallenteiden tärkeä ominaisuus on, että ne ovat pysyviä eikä niitä tavallisesti päivitetä. 4.5.4 Sisäinen auditointi WinNovan ympäristöjärjestelmä sisäinen auditointi toteutetaan vähintään kerran vuodessa. Sisäisessä auditoinnissa arvioidaan, onko järjestelmä suunniteltujen järjestelyjen mukainen, toteutetaanko ja ylläpidetäänkö sitä asianmukaisesti sekä tuottaako se riittävästi informaatiota johdolle. Auditointien avulla pystytään myös tunnistamaan ympäristöjärjestelmän kehitysmahdollisuuksia. Auditointiohjelma Sisäisillä ympäristöauditoinneilla katetaan WinNovan koko ympäristöjärjestelmän toiminta (hallinto, organisaatio, toiminnot, dokumentointi ja ympäristösuojelutason arviointi). Koko toimintaa ei ole kuitenkaan tarkastella kerralla, vaan laaditaan auditointiohjelma, jonka mukaisesti yksittäiset toiminnot ja toimintayksiköt tarkastetaan yksi kerrallaan. Ympäristöauditoijat Ympäristöauditoijien tulee aina olla tarkastuskohteesta riippumattomia ja objektiivisia. Kukaan ei voi tarkastaa omaa työtään. Auditoijalla täytyy olla riittävä tuntemus auditoimastaan toiminnosta sekä tarvittavat tiedot ja kokemus ympäristöasioiden hallin- WinNova / Ympäristökäsikirja / 9

taan, tekniikkaan ja lainsäädäntöön liittyvistä asioista. Auditoijat koulutetaan tehtäviinsä. Auditointisuunnitelma Yksittäisen toiminnon tai toimipisteen auditoinnin valmistelu aloitetaan auditointisuunnitelman laatimisella. Suunnitelmassa määritellään tarkistettavat toiminnot tai toimipisteet auditointiohjelman mukaisesti, jaetaan työt auditoijien kesken ja laaditaan kullekin auditoijalle aikataulu. Alkupalaveri Varsinainen auditointi tapahtuu paikan päällä auditoitavassa kohteessa. Auditointi aloitetaan auditoijien ja auditoitavan kohteen edustajien yhteisellä alkupalaverilla, jossa käydään läpi auditointisuunnitelma, mitä ollaan auditoimassa, mikä on auditoinnin aikataulu sekä muut auditointiin liittyvät asiat. Toiminnan tarkastelu ja haastattelut Auditoinnin aikana pyritään saamaan vastaukset etukäteen laadittuihin kysymyksiin tarkkailemalla ja seuraamalla toimintaa sekä haastattelemalla työntekijöitä. Lisäksi tarkastellaan menettely- ja muita työpisteissä olevia ohjeistoja. Poikkeamaraportti Jos auditoija toteaa, että jossain asiassa ei toimita lainsäädännön tai ympäristöjärjestelmän mukaisesti, hänen tulee osoittaa asiasta ns. poikkeama. Poikkeaman osoittaminen tulee aina perustua johonkin asiakirjaan, haastatteluissa saatuun tietoon tai auditoijan toiminnasta tekemään muuhun huomioon. Kustakin auditoinnissa havaitusta poikkeamasta tehdään merkintä auditointiraporttiin. Loppupalaveri Auditoinnin lopuksi järjestetään loppupalaveri, jossa pääauditoija esittelee tarkastuksen tulokset. Tuloksissa esitetään sekä todetut ympäristöjärjestelmän vahvuudet että havaitut poikkeamat. Kukin poikkeama käsitellään erikseen ja sovitaan niiden korjausaikataulusta sekä mahdollisesta tarkastusauditoinnista. Poikkeamien korjaussuunnitelma Osoitetuille poikkeamille on laadittava korjaussuunnitelma, joka sisältää korjaavien toimenpiteiden aikataulun ja vastuuhenkilön. Kun korjaus on suoritettu vastuuhenkilö toimittaa auditoijalle sovitun todisteen korjauksesta ja sopii tämän kanssa tarvittavasta tarkastusauditoinnista. Auditointiraportti Auditoinnin tuloksista laaditaan raportti, joka sisältää auditoidun toiminnon määrittelyn, ajankohdan ja auditoijat, haastatellut henkilöt sekä läpikäydyn dokumenttiaineiston. Raporttiin kirjataan todetut ympäristöjärjestelmän vahvuudet ja mahdolliset poikkeamat. Auditointiraportti toimii tilannekatsauksena johdolle siitä, miten ympäristöpolitiikkaa noudatetaan ja miten on edistytty ympäristöasioiden parantamisessa. Se osoittaa myös ympäristöjärjestelmän puutteet ja kehityskohteet. 4.6 Johdon katselmus 4.6.1 Ympäristöjärjestelmän katselmus Johdon katselmus päättää ympäristöjärjestelmän yhden toteutuskierroksen ja aloittaa samalla uuden kauden. Katselmuksessa käsitellään yrityksen toteutuneet ympäristöohjelmat ja tarkistetaan edistyminen ympäristöpäämäärissä. Katselmuksessa tarkastellaan myös ympäristöpolitiikkaa, -päämääriä ja -tavoitteita sekä niiden soveltuvuutta nykyiseen tilanteeseen. WinNova / Ympäristökäsikirja / 10

Johdon katselmuksen suorittaa WinNovan johtoryhmä. Katselmuksen tulokset dokumentoidaan katselmuksesta laadittavaan katselmusraporttiin. Raportti on todiste pidetystä johdon katselmuksesta ja se toimii seuraavan katselmuksen pohja-aineistona. Sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset on kuvattu ja ohjeistettu IMSjärjestelmään. Prosessikuvaus: Sisäinen auditointi ja johdon katselmus Menettelyohje: Sisäiset auditoinnit 4.6.2 Jatkuva parantaminen Jatkuvaan parantamiseen päästään toteuttamalla ympäristöohjelmat siten, että asetut ympäristöpäämäärät ja -tavoitteet saavutetaan mahdollisimman hyvin. WinNovan ympäristöjärjestelmän jatkuva parantaminen toteutetaan sisäisissä auditoinneissa sekä johdon katselmuksessa tunnistettujen kehittämistarpeiden mukaisesti. Ennen suunnitelmien laadintaa selvitetään tunnistettujen heikkouksien ja puutteiden perimmäiset syyt sekä olemassa olevat kehittämismahdollisuudet. Kehittämistarpeet priorisoidaan ja ympäristöpäämäärien tavoitteet sekä ympäristöohjelmat laaditaan kehittämistarpeiden priorisoinnin perusteella. Ympäristöohjelmalomake WinNova / Ympäristökäsikirja / 11

Esimerkki WinNovan ympäristöpäämäärien 2012-2014 määrittelystä Päämäärä 1 Tavoite 1 Ohjelma 1a Ohjelma 1b WinNovan ympäristöosaamisen parantaminen Ympäristöohjeet henkilöstölle ja opiskelijoille Laaditaan WinNovan kestävän kehityksen ohjelma Laaditaan WinNovan ympäristöopas Päämäärä 2 Energiakulutuksen vähentäminen Tavoite 1 10 % vähennys sähkönkulutuksessa verrattuna vuoteen 2010 Ohjelma 1a X-laitteiden uusiminen energiaa säästävään malliin Ohjelma 1b Sähkösäästävien työtapojen koulutus työntekijöille Tavoite 2 Ohjelma 2a Ohjelma 2 b 5 % vähennys lämpöenergian kulutuksessa verrattuna vuoteen Työtilojen lämpötilan laskeminen 2 C-astetta Lämpöhukan vähentäminen Päämäärä 3 Tavoite 1 Ohjelma 1a Ohjelma 1 b Jätteiden käsittelyn tehostaminen Jätteiden keräysmallin luominen Jätteiden määrien kiinteistökohtainen selvittäminen Keräyspisteinen kiinteistökohtainen määrittely Päämäärä 4 Jätepaperin määrän vähentäminen Tavoite 1 10 % vähennys kopiopaperin kulutuksessa verrattuna vuoteen 2010 Ohjelma 1a Siirrytään 2-puoleiseen kopiointiin Ohjelma 1 b Siirrytään sähköiseen asiointiin Päämäärä 5 Tavoite 1 Ohjelma 1a Ohjelma 1 b Jokaisesta ympäristöohjelmasta laaditaan oma suunnitelma ympäristöohjelmalomakkeelle. WinNova / Ympäristökäsikirja / 12