Tee-Espoosta parempi -kokeiluhaaste: ohjelma tänään klo 13:00: Kahvitarjoilu klo 13:30: Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelän avaussanat klo 13:40: Espoon digiagendaa toteutetaan kokeiluin (ohjeet päivälle) Hannes Rauhala klo 14:30: Vuorovaikutteinen osuus klo: 17:15 Tilaisuus päättyy Twitter: #DigiEspoo #kokeiluhaaste
Digiagendaa toteutetaan kokeiluin Tee Espoosta parempi kokeiluhaaste 16.6.2016 Hannes Rauhala
Sisältö Espoon digiagendan keskeiset linjaukset Nopeat kokeilut (lean startup) Digiagendan toteuttamisen toimintamalli #kokeiluhaaste ja eteneminen tänään Kuva: Etelä-Tapiolan lukio, Alina Karvinen
Digi-termien määritelmät Espoon kaupunki käyttää keskeisistä digitermeistä seuraavia määritelmiä Digitalisaatiolla tarkoitetaan liiketoimintamallien ja toimintamallien systeemistä* muutosta perustuen uusiin teknologioihin, erityisesti laajamittaiseen digitalisointiin. Palvelujen digitalisoinnilla tarkoitetaan palvelujen ja niihin liittyvien prosessien kehittämistä tai palvelukanavien ja sähköisen asioinnin monipuolistamista digitalisoimalla palveluratkaisuja olemassa olevien toimintamallien ja liiketoimintamallien puitteissa. * merkittävää, isoa, radikaalia, täydellistä, totaalista Kuva: Saarnilaakson koulu
6. Resurssitehokkuus Espoolaisten ekologinen jalanjälki pienentyy ja kaupunki toimii ilmastonmuutoksen torjunnan edelläkävijänä. Edistämme resurssien tehokasta hyödyntämistä digitalisoinnin avulla ja uuden teknologian mahdollisuuksien hyödyntämistä liikenteessä, liikkumisessa ja logistiikassa. Kuva: Saarnilaakson koulu, Eila Henrikson
Nykytilanteessa hoitajat liikkuvat kotihoidon asiakkaiden luokse kaupungin autoilla Parkkipaikkojen vähyys aiheuttaa ongelmia: efektiivinen hoitotyöaika, muut ongelmat Voitaisiinko hoitajien liikkumistarve hoitaa palveluna MaaS-operaattorin toimesta? Kokeilua aiheesta käynnistellään osana Tekesin ohjelmaa Liikkuminen palveluna kotihoidossa
Nopeat kokeilut* Kokeilussa testataan uutta toimintamallia ja sitä tukevaa teknologiaa rajatussa laajuudessa ennalta sovitun ajan Kokeilu alkaa ja se a) onnistuu, b) epäonnistuu tai c) sen suuntaa ohjataan uudestaan a) tai b) Onnistunut kokeilu laaja käyttöönotto Kokeilun kustannukset paljon pienemmät kuin laajan käyttöönoton Hankinnan suunnittelu mietittävä heti alusta Kuva: Saarnilaakson koulu * Lean startup metodologia, esim. minumum viable product
1) Nopeat kokeilut ja toimintakulttuuri Espoo toimii edelläkävijänä kunnallisten palvelujen kehittämisessä. Vastaamme kaupungin ja kaupunkilaisten toimintaympäristön muutokseen etsimällä uusia, parempia toimintatapoja sekä kokeilemalla uusien toimintatapojen soveltuvuutta nopeasti ja hallitusti. Kuva: Saarnilaakson koulu, Eila Henrikson
Joukkoistamispalvelu & kouluehdotus Joukkoistamispalvelua kokeiltu ja otettu käyttöön jatkuvaksi osallistamiskanavaksi Ideoiden syöttö ja arviointi Kuka tahansa saa osallistua Kaupungin työntekijöillä muutama oma arviointikategoria Parhaaksi arvioitu ehdotus on kouluehdotus, jonka vaatimaa muutosta kokeillaan (oikealla) Kouluehdotus ilmoittautumisen sijaan 80% esiopetukseen ja perusopetukseen ilmoittautuvista menee siihen lähikouluun, johon Espoon kaupunkikin olisi lapsen sijoittanut. Koko ilmoittautuminen on osittain turhaa (myös sähköisesti). Siirrytään ns. kouluehdotukseen (vrt. veroehdotus), jossa Espoo ehdottaa koulua huoltajalle. Ei tarvitse tehdä mitään, jos hyväksyt koulun. Muussa tapauksessa tee muutosehdotus sähköisesti. Jolloin yli 80% kouluun ilmoittautumisista jää kokonaan pois myös sähköisessä asioinnissa. Tämä säästää sekä kuntalaisten että opetustoimialan käsittelijöiden ja rehtorien aikaa merkittävästi. Mikä vaikuttaisi siten, että ilmoittautumisten käsittelytyö vähenee 80%. Esiopetuksen ja peruskoulun 1. luokan ilmoittautumisista (sähköisistä hakemuksista) 80% jää pois. Mihin sopivin ratkaisu ei edellytä kuin toimintamallin muutosta sekä viestipohjien muutoksia. Ratkaisu ei edellytä olennaisia järjestelmä tai teknologiainvestointeja Linkki joukkoistamispalveluumme, rekisteröidy mukaan: http://bit.ly/1ub5wrb
3. Osallistaminen ja mahdollistaminen Asukkaiden aktiivinen osallistuminen palvelujen kehittämiseen ja yhteistyö kumppaneiden kanssa takaavat tulokselliset ja asukkaiden tarpeisiin vastaavat palvelut. Kaikki espoolaiset, nuorista ikäihmisiin voivat osallistua ja vaikuttaa kotikaupunkinsa kehittämiseen. Hyödynnämme jatkuvasti joukkoistamista kuntapalvelujen kehittämisessä. Etsimme uusia tapoja kaupungin roolin muuttamiseksi palvelujen järjestäjästä ja tuottajasta uusien innovatiivisten palvelujen mahdollistajaksi ja orkesteroijaksi. Käymme jatkuvaa avointa, läpinäkyvää ja lainmukaista vuorovaikutusta yksityissektorin ja yliopisto- ja korkeakoulusektorin kanssa uusien ja innovatiivisten toimintatapojen löytämiseksi. Kuva: Saarnilaakson koulu, Siiri Salmi
Energiatietopalvelu Energiatietopalvelu toteutettu jo ennen digiagendaa ja voittanut innovaatiopalkinnon 2014 Kaupunki alkanut miettiä omaa rooliaan asiassa Kaupunki energiatietopalvelun tuottajasta datan tarjoajaksi? Markkinatoimija tuottamaan palvelua? Digiagendan puitteissa markkinoiden aktivointi roolin muutos?
5. Avoin data & joustavuus Espoo edistää yritystoimintaa avaamalla toiminnasta kerätyt tiedot kaikille sitä tarvitseville. Julkisesti tuotettu tieto on avointa myös kuntalaisille. Espoo toimii edelläkävijänä kansallisen palveluväylän kehittämisessä ja käyttöönotossa. Huomioimme tietojärjestelmiä kehitettäessä tiedon hyödynnettävyyden, tietojärjestelmien integroitavuuden ja joustavuuden. Kartoitamme jatkuvasti (ja samalla synnytämme) avoimeen dataan liittyvää kysyntää ja luomme kyvyn tarjota ko. avointa dataa. Tietosuojasta ja kyberturvallisuudesta huolehtiminen varmistaa paremmat palvelut. Kuva: Etelä-Tapiolan lukio, Alina Karvinen
2. Digitalisointi ja palvelumuotoilu Kaupungin palvelut vastaavat asiakkaiden tarpeita, ovat kaikkien saatavilla ja ne ovat laadukkaasti ja tehokkaasti järjestettyjä. Palveluilta odotettua yksilöllisyyttä lisäämme yhdistämällä sähköisiä palveluja uudella tavalla perinteisiin palveluihin. Digitalisoimme palvelut asiakaslähtöisesti palvelumuotoilua ja asiakkaiden segmentointia käyttäen. Mahdollistamme asiakkaille valinnanvapautta tarjoamalla vaihtoehtoisia, kustannustehokkaita palveluita eri palvelukanavissa hyödyntämällä digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia. Kuva: Saarnilaakson koulu
Sisätilapaikannus kirjastossa Käyttötapauksena kirjan löytäminen Käyttäjä haluaa etsiä määrätyn kirjan Käyttäjä syöttää kirjan nimen älypuhelinsovellukseen Sovellus näyttää käyttäjälle sisätilakartalta reitin käyttäjän sijaintipaikalta kirjan luo Kokeilun valmistelu tehty, toteutus käynnisteillä Potentiaalisia käyttökohteita sisätilapaikannukselle kirjaston lisäksi useita Mistäpäin isoa kirjastoa löydän Mika Waltarin Sinuhe egyptiläisen?
4. Digipalvelujen vaikuttavuus Palveluvalikoima muodostaa ennaltaehkäisevien, terveys- ja hyvinvointieroja kaventavien, varhaisen puuttumisen, kuntalaisten omatoimisuutta tukevien ja asiakkaan valinnanvapautta lisäävien palvelujen kokonaisuuden. Palvelujen digitalisoinnissa panostetaan vaikuttaviin, ennaltaehkäiseviin ja omatoimisuutta lisääviin palveluihin. Palveluita digitalisoidaan niin, että ne lisäävät asiakkaan valinnanvapautta kustannustehokkuus huomioiden. Kuva: Saarnilaakson koulu, Eila Henrikson
7. Systeeminen muutos Edelläkävijyys merkitsee ennakkoluulottomuutta ja luovuutta, avoimuutta, nykyisen kyseenalaistamista ja rohkeutta tehdä asioita uudella tavalla. Seuraamme systeemisiä muutoksia mahdollistavien teknologioiden kehittymistä ja etsimme niille potentiaalisia soveltamiskohteita kaupungin toiminnassa. Kuva: Saarnilaakson koulu, Siiri Salmi
Keskeisin tavoite & mittarit Täysin uudenlaisten uutta teknologiaa hyödyntävien toimintamallien ja ratkaisujen käyttöönotto kustannusvaikuttavasti 1 Nopeiden kokeilujen lukumäärä 2 Onnistuneiden kokeilujen lukumäärä 3 Saavutetut hyödyt, joita kokeiltujen asioiden käyttöönotolla on aikaansaatu 4 Sellaisten proaktiivisesti tunnistettujen ja toteutuneiden systeemisten muutoksien lukumäärä, joiden tekemisessä kaupunki on ollut johtavana toimijana Linkki joukkoistamispalveluumme, rekisteröidy mukaan: http://bit.ly/1ub5wrb
Digiagendan toteuttaminen Ideoiden lähteitä Toimintaympäristömuutos #DigiEspoo-tilaisuudet Kulttuuri Rohkeus radikaaleille toimintamalleille Kyky & halu ylittää siilorajat Kyky toteuttaa nopeita kokeiluja Kyllä riskeille, kestä epäonnistumiset 8) Esitykset toteutukseen lähtevistä nopeista kokeiluista Tuotteistetut ongelmat Joukkoistaminen Toiminnan kehittäminen Teknologiamuutos Toimittajavuoropuhelu Muu syöte Ideat = Kuntapalvelujen digitalisointiin liittyvät ja digitalisaation mahdollistamat uudet toimintatavat kuntapalvelujen tuottamisessa tai järjestämisessä. 1) Relevanttius 6) Skaalautuvuus 7) Koktal. & tarinanmuk. Tavoitteena erotella hyödylliset ja toteuttavissa olevat kehittämisideat muista mahdollisimman tehokkaasti ja luoda valmiudet parhaiden ideoiden nopeille ja hallituille kokeiluille. Kokeiluissa testataan oletukset ( lean startup ) a) Arvo asiakkaalle tai toiminnalle b) Skaalautuvuus kokeilun kohteen ulkopuolella c) Laajemman käyttöönoton kustannustaso Muutetaan tarvittaessa ketterästi kurssia & oletuksia. Lopuksi arvio kokeilun onnistumisesta ja onnistuneessa kokeilussa myös suositukset jatkosta.
Sisältö Espoon digiagendan keskeiset linjaukset Nopeat kokeilut (lean startup) Digiagendan toteuttamisen toimintamalli #kokeiluhaaste ja eteneminen tänään Kuva: Etelä-Tapiolan lukio, Alina Karvinen
Tee Espoosta parempi -kokeiluhaaste Tee Espoosta parempi -kokeiluhaaste Espoon kaupunki pyytää yrityksiltä ehdotuksia nopeiksi kokeiluiksi, joissa tavoitteena on teknologiaratkaisujen avulla muuttaa kaupungin toimintamalleja. Kokeilut toteutetaan rajatulla alueella ja rajatulla kestolla, lean startup-tyyppisesti (minumum viable product). Espoo toteuttaa mielestään parhaimmat kokeilut. Lisätietoja kokeiluhaasteesta voi kysyä #DigiEspootilaisuudessa eli tänään.. Tilaisuuden ideana on, että kokeiluehdotusta valmistelevat toimijat voivat keskustella ja esittää kaupungin edustajille kysymyksiä kokeiluehdotuksiinsa liittyen. Esityksen kuvittamiseen osallistuivat Saarnilaakson koulu: Reeta Hartikainen, Eila Henrikson, Minna Kivistö, Olivia Mechlin, Siiri Salmi. Etelä-Tapiolan lukio: Alina Karvinen
Tee Espoosta parempi - kokeiluhaaste (1) Espoon kaupunki pyytää yrityksiltä ehdotuksia nopeiksi kokeiluiksi, joissa tavoitteena on teknologiaratkaisujen avulla muuttaa kaupungin toimintamalleja. Kokeilut toteutetaan rajatulla alueella ja rajatulla kestolla, lean startup-tyyppisesti Kohde: ehdotettu kokeilu voi liittyä mihin tahansa kaupungin toimintaan (kaikki palvelut) Tämä tilaisuus järjestetään, jotta yritykset osaisivat tehdä laadukkaampia/parempia ehdotuksia Tee Espoosta parempi - kokeiluhaasteeseen Ehdotusten jättö viimeistään 10.8.2016 (muutettu, aiempi 20.7) Tänään saatavan vuorovaikutteisen palautteen pohjalta osallistujat voivat parantaa kokeiluehdotustaan Kokeiluehdotus dokumentoidaan ohjeiden mukaisesti
Tee Espoosta parempi - kokeiluhaaste (2) Espoo toteuttaa mielestään parhaat kokeilut: Espoon raati valitsee parhaat kokeiluehdotukset ja toiminta hyväksyy/hylkää Kokeilun toteutuksen eteneminen ja budjetti: 1) Konseptitason testaus (maksimissaan 8 000 euroa) 1b) raati & toiminta päättää jatkosta, 2) laajempi kokeilu (budjetti euroa 12 000, tai jos edellisessä vaiheessa maksimi alitettu, niin kokeilun kokonaisbudjetin on oltava alle 20 000 euroa) Kokeilujen arviointikriteerit Esitetyt hyödyt ja niiden realistisuus Onko toimintatapojen muutos merkittävä verrattuna nykyisiin Kokeilun toteuttamissuunnitelman toteutettavuus Onnistumisen todennäköisyys
Tee Espoosta parempi - kokeiluehdotuksen dokumentointi Yrityksen perustiedot, osallistujayrityksen / konsortion lyhyt kuvaus sekä kaupallinen osuus eli kokeilun toteuttamisen hinnoittelu (1) Miksi kokeillaan Mitä hyötyjä Espoolle/kuntalaisille/muille sidosryhmille on ko. ratkaisusta Miksi kokeilu on veronmaksajien näkökulmasta kannatettava Mitä kokeillaan Mitä ratkaisua tarjotaan kokeiltavaksi Ratkaisun kuvaus ja käyttötapaukset Ratkaisun linkitys hyötyihin Miten kokeillaan Miten ratkaisua esitetään kokeiltavaksi rajatulla alueella Miten hyödyt validoidaan kokeilun aikana Kokeilun kaksivaiheisuuden huomiointi (konseptitason kokeilu ja laajempi kokeilu) Kolme edellistä maksimissaan kuusi A4-sivua
Eteneminen tänään Espoon edustajat jakaantuvat edustamiensa palvelujen ja toimintojen mukaisesti rasteille (seuraavalla sivulla lisää) Osallistujat valitsevat kokeiluehdotustensa ja mielenkiinnon mukaisesti rastit ja menevät sinne. Osallistuja saa vaihtaa rastia tilaisuuden aikana Rasteilla Espoon vastuuhenkilö kartoittaa osallistujien kokeiluehdotusten kohdealueet ja jakaa osallistujille läpikäyntivuorot Espoon edustajien kanssa (tarvittaessa jonot). Kokeiluehdotuksiin liittyen läpikäynnit Espoon edustajien kanssa Näin saadun palautteen pohjalta osallistujat parantavat kokeiluehdotustaan ja jättävät sen määräaikaan mennessä (10.8.2016).
Rastit Varhaiskasvatus, opetus, liikunta ja kulttuuri Asko Lippo/Mika King/Katja Hagman, Ellen Karhulampi, Nina Taipale Valtuustosali Asuminen, ympäristö ja rakentaminen Jussi Lehtinen, Mikko Kaskivalli, Marketta Ripatti, Risto Tetri RKP:n ryhmähuone (katutaso) Hyvinvointi ja sosiaalipalvelut Pirjo Huttunen, Aino Ruotsalainen, Eeva Honkanummi, Jani Jussila, Valia Wistuba Keskustan ryhmähuone (alin kerros, vahtimestareiden kopilta ohjeet) Siilorajat ylittävät ja hallinto/tukipalvelut Marke Kaukonen/Jaana Volanen, Anja Tuppurainen, Marko Kukkonen, Jani Savolainen Valtuustosalin lämpiö/edusta Kokeiluhaasteen läpivienti yleisesti & hankinta-asiat Jaana Räsänen, Marjo Ojala Valtuustosalin takaosa
Kokeiluhaasteen tarkennukset: Kysymykset & vastaukset (1) Tilaisuudessa hankintaa ja kokeilun läpivientiä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset K1: Voiko sama yritys osallistua kokeiluhaasteeseen useammalla eri ratkaisuehdotuksella -/aihiolla? V1: Voi, mutta sama yritys voi tulla valituksi vain yhden kokeilun toteuttajaksi K2: Pitääkö kokeiluun osallistua valmiilla ratkaisulla vai voiko osallistua kaupungin kanssa yhdessä kokeilun aikana kehitettävällä ratkaisulla? V2: Voi olla joko valmis ratkaisu tai kaupungin kanssa yhdessä kehitettävä ratkaisu. Kokeilun on kuitenkin edettävä sellaiseen vaiheeseen, jossa voidaan realistisesti arvioida kokeilun hyötyjä K3: Miten kokeilu käynnistyy? Montako yritystä valitaan mukaan? V3: Kokeiluehdotukset toimitetaan 10.8.2016 mennessä Espoon kaupungille. Tämän jälkeen Espoon keskeisistä viranhaltijoista koottu raati arvioi kokeiluehdotukset ja valitsee kokeiluun valittavat yritykset. Alustava aikataulu on, että valinnoista ilmoitetaan 30.9.2016 mennessä kaikille ehdotuksensa jättäneille. Valituille yrityksille järjestetään erilliset tapaamiset valintojen jälkeen, jossa sovitaan tarkemmin kokeilun käynnistämisestä ja etenemisestä. K4: Miten kokeilun jälkeen edetään? V4: Onnistuneen kokeilun jälkeen edetään tarvittaessa normaalien hankintamenettelyjen mukaisesti ja laajempi käyttöön otto kilpailutetaan. Kilpailutuksen valmistelu käynnistetään jo kokeilun aikana. Huomioitavaa on, että kokeilun toteuttanut yritys ei välttämättä tule valituksi varsinaiseksi laajemman käyttöönoton toimittajaksi. Kokeilu dokumentoidaan tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden varmistamiseksi ja kokeilun dokumentaatio avataan liikesalaisuuksia lukuun ottamatta mahdollisen myöhemmin järjestettävän tarjouskilpailun yhteydessä.
Kokeiluhaasteen tarkennukset (2) HUOM 1: Yhden kokeilun palkkio on siis maksimissaan 20 000 euroa. Tämä jakautuu kuvauksessa olevasti kahteen eri vaiheeseen, joista konseptitason kokeiluvaihe voi olla 0 8000 euroa ja myöhemmän vaiheen kokeilu siten, että kokeilun kokonaissumma on maksimissaan 20 000 euroa (sisältäen kummankin kokeiluvaiheen). Kokeilu saa kokonaisuudessaan olla myös selvästi maksimisummaa pienempi. HUOM2: Noudata kokeiluehdotusta laatiessasi annettuja ohjeita ja dokumentoi kokeiluehdotuksesi niiden mukaisesti. Kiinnitä erityistä huomiota, että olet vastannut kaikkiin edellytettyihin kohtiin. Annetut ohjeet: http://www.espoo.fi/download/noname/%7bf52924a4-0b27-4c72-891e-88868618f88e%7d/73232 HUOM3: Muista kuvata kokeiluehdotuksessasi seuraavat asiat Kokeiltavalla asialla tavoitellut hyödyt Espoolle (asiakkaat, kaupunki, veronmaksaja). Konkreettiset hyödyt ja niiden validointi kokeilun aikana. Kokeilun osapuolten roolit ja vastuut, kokeilun toteuttamissuunnitelma Kustannukset (avaa hieman mistä kustannuseristä palkkio muodostuu) ja tarvittavat resurssit kokeilun osapuolilta (kiinnitä huomiota myös kaupungin resurssitarpeen arviointiin) Muuta huomioitavaa, erityisluvat, tekniset edellytykset, erityisosaaminen