Espoon digiagenda LUONNOS versio 2.0

Transkriptio

1 Julkinen Espoon digiagenda LUONNOS versio 2.0 Digiagendaa päivitetään versioon 2.0. Tästä luonnoksesta otetaan parannusehdotuksia vastaan. Parannusehdotukset voi lähettää Hannes Rauhalalle Kommentteja voi esittää myös some-kanavissa, joissa niitä pyydämme. Espoon kaupunki 2016

2 1 (14) Tästä dokumentista Tästä dokumentista tulee Espoon kaupungin digiagendan versio 2.0. Dokumentissa kuvataan Espoon kaupungin digiagendan 1) johdanto-osio 2) keskeiset sisällölliset linjaukset ja 3) digiagendan toteuttamisen malli, 4) 2016 toteutussuunnitelma. Olemme keränneet Espoon digiagendan versiosta 1.0 palautetta ulkoisilta ja sisäisiltä sidosryhmiltä. Saadun palautteen pohjalta digiagendaan on tehty parannuksia ja julkaistaan nyt luonnos versiosta 2.0, jossa on edelliseen versioon seuraavia muutoksia: Keskeisten termien uudistetut Espoon määritelmät eli ainakin seuraavat termit: digitalisaatio, palvelujen digitalisointi Sisältöosuuden täydennykset eli esimerkiksi robotiikka kiinteämmin mukaan dokumenttiin. Tästä tehty seitsemäs linjaus. Keskeiset toimenpiteet vuonna 2016 päivitetty Päivitetty digiagendan toteuttamisen mallia kokemuksien pohjalta Lisätty hankintanäkökulmaa Päivitetty ja parannettu digilinjauksien sisältöä EsPro-näkökulman päivittäminen projektisalkkuasialla Kokeilukilpailua kuvaava tarkempi kuvaus poistetaan lopullisesta dokumentista,

3 2 (14) Sisällysluettelo 1 Johdanto Espoon digitalisaatiokehikko Miksi Espoon digiagenda Mitä onnistunut digitalisointi edellyttää johtamiselta Espoon digiagendan sisältö Espoon digiagendan toteuttaminen Digiagendan toteuttamisen tavoitteet Toteutettavat kokeilut Joukkoistaminen osana kehittämistä Kokonaisarkkitehtuuriryhmä (KAR) Digikehitysryhmä IT-kehittämisjohtoryhmä Kokeiluihin liittyvät hankinnat Toimenpiteet

4 3 (14) 1 Johdanto Digitalisaatiolla tarkoitetaan liiketoimintamallien ja toimintamallien systeemistä muutosta 1 perustuen uusiin teknologioihin, erityisesti laajamittaiseen digitalisointiin. Palvelujen digitalisoinnilla tarkoitetaan palvelujen ja niihin liittyvien prosessien kehittämistä tai palvelukanavien ja sähköisen asioinnin monipuolistamista digitalisoimalla palveluratkaisuja olemassa olevien toimintamallien ja liiketoimintamallien puitteissa. Tässä videossa 2 tapausesimerkki siitä, mitä digitalisaatio voisi käytännössä tarkoittaa kunnan palveluissa. Tämä esimerkki on Brasilian Sao Paolosta ja Yhdysvaltain Chicagosta, ja koskettaa Espoon kontekstissa sekä opetusta että vanhuspalveluita. 1.1 Espoon digitalisaatiokehikko Espoossa on laadittu kehikko (kuvat seuraavalla sivulla), jonka avulla pystytään hahmottamaan digitalisaation vaikutuksia sekä asemoimaan nykyisiä ja tulevia kehittämisprojekteja eri alueille. Kehikkon on kuvissa asemoitu havainnollistavia esimerkkejä Espoosta (vihreällä) ja muualta (sininen). Kehikon Y-akseli kuvaa digitaalista kypsyystasoa. Käyttöliittymän digitalisointi tarkoittaa sitä, että asiakas pystyy käyttöliittymätasolla asioimaan palveluntuottajan kanssa digitaalisesti, mutta työnkulut käyttöliittymän takana eivät ole automatisoitu lähdejärjestelmiin saakka, vaan sisältävät manuaalisia työvaiheita. Integroiduilla prosesseilla tarkoitetaan sitä, että koko prosessin työnkulku on automatisoitu lähdejärjestelmiin saakka, eikä sisällä manuaalisia työvaiheita. Integroitujen prosessien ja digitalisaation väliin on piirretty punainen erottava viiva, joka kuvaa sitä, että kyseessä on mullistava muutos verrattuna perinteiseen toimintatapaan. Mullistuksen mahdollistaa yleensä teknologia, mutta pääasiana on tehdä jotakin täysin totutusta poiketulla tavalla (vrt. Sao Paolo-Chicagotapausesimerkki). Tämän muutoksen mahdollistava teknologia sinänsä voi olla täysin triviaalia ja jo vuosia kaupallisessa käytössä ollutta. Muutokseen liittyy tyypillisesti vahva murros tai epäjatkuvuus verrattuna perinteiseen tapaan tehdä asioita. X-akseli kuvaa organisaation orientaatiota kyseessä olevalla alueella osana kokonaisuutta. Ei voida yleistää ja todeta, että tavoitetilana olisi aina edetä oikealle asiakaslähtöisyyttä kohden. Myös organisaatiolähtöinen digitaalinen palvelu voi olla erittäin asiakaslähtöinen. Systeemilähtöinen tarkoittaa tässä organisaation tai organisaatioiden arvoketjun hallintaa kokonaisuutena organisaatiorajoista huolimatta eli esim. useammasta erillisestä julkishallinnon organisaatiosta koostuvaa systeemiä katsotaan/"optimoidaan" kokonaisuutena. Tästä ei aina välttämättä seuraa asiakaslähtöisyyden lisääntyminen. 1 merkittävää, isoa, radikaalia, täydellistä, totaalista 2

5 4 (14) Digitaaliset palvelut ja digitalisaatio Alla olevassa kuvassa on yleisiä (sinisellä) ja Espoon esimerkkejä (vihreällä), joilla havainnollistetaan kokonaisuutta. Digitaalinen kypsyystaso Digitalisaatio Integroidut prosessit R-äänteen harjoittelu KELA Avustushakemus? 3D-tietomallinnus Sao Paolo Chicago 2) Amazon ekirja 1) Amazon printtikirja Vero Käyttöliittymä digitalisoitu Päivähoitohakemus Organisaatiolähtöinen Systeemilähtöinen Asiakaslähtöinen Organisaation orientaatio Digitaaliset palvelut ja digitalisaatio Huomioiden jo nykyinen kestävyysvaje, tulevaisuuden huoltosuhde ja kuntapalvelujen kysynnän kasvu, on Espoon ja muiden kuntien löydettävä ratkaisuja täältä. Suurimmat tuottavuus- ja vaikuttavuushyödyt ovat löydettävissä tältä alueelta. Mullistava muutos verrattuna perinteiseen toimintatapaan. Muutokseen liittyy tyypillisesti vahva murros/epäjatkuvuus verrattuna perinteiseen tapaan tehdä asioita ( disruptive innovation ) Digitaalisten palvelujen kehittämisessä vielä erittäin paljon tekemistä ja kypsyystasoa nostettava. X-akseli kuvaa organisaation orientaatiota kullakin alueella osana kokonaisuutta. Ei voida yleistää ja todeta, että tavoitetilana olisi aina edetä oikealle asiakaslähtöisyyttä kohden.

6 5 (14) 1.2 Miksi Espoon digiagenda Digiagendan tarkoituksena on ylätasolla ohjata tekemistämme, johon digitalisoituminen vaikuttaa, jotta saavutamme tavoitteet, jotka olemme kuntapalvelujen kehittämiselle asettaneet. Espoon kaupunki tavoittelee digiagendan avulla seuraavia asioita Kuntapalvelujen ja hallinnon tuottavuuden paraneminen Kuntapalvelujen kustannusvaikuttavuuden paraneminen Asiakastyytyväisyyden paraneminen ja palvelujen laadun parantaminen (kustannusvaikuttavuus huomioiden) Henkilöstötyytyväisyyden paraneminen (kustannusvaikuttavuus huomioiden) Digitalisoituminen mahdollistaa kuntapalvelujen muuttamista myös siten, että kaupungin roolia on mahdollista muuttaa palvelujen järjestäjästä ja tuottajasta uusien innovatiivisten palvelujen mahdollistajaksi ja orkesteroijaksi Kokonaan uudet ja/tai modernit toimintatavat eri palvelualueilla Systeemisen muutos ja digitalisaation toteutuminen 1.3 Mitä onnistunut digitalisointi edellyttää johtamiselta Digitalisaatio haastaa vanhat, totutut tavat tehdä asioita, mikä asettaa uusia haasteita johtamiselle. Tähän vastatessa johtamisen kannalta oleellisia ovat seuraavat asiat: Kyky ja halu kokeilla ja oppia kokeiluista (lean startup) Kyky ja halu ylittää organisaatiorajoja Kyky kehittää palveluja epävarmuudessa (esim. jonkun teknologian vaikutukset) ymmärtäen, ettei uuden tavan toimivuutta voida varmistaa suunnittelupöydällä Toimintatapamuutoksiin ja epävarmuuteen liittyvä vahva ja moderni muutosjohtaminen: moderni, läpinäkyvä, avoin ja kannustava toimintatapa ihmisten johtamisessa Avoimuus ja läpinäkyvyys sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille Kokonaisvaltainen ymmärrys kuntapalvelujen systeemistä Johdon vahva ja konkreettinen tuki uudenlaiselle kehittämisen mallille Toimintaympäristön nopean muutoksen ja teknologisen kehityksen hahmottaminen ja vaikutuksien ymmärtäminen Kyky toimia verkostoissa ja johtaa niitä

7 6 (14) 2 Espoon digiagendan sisältö Espoo-tarinan linjaus Espoo toimii edelläkävijänä kunnallisten palvelujen kehittämisessä DigiEspoo-linjaus (johdettu edellisestä) Vastaamme kaupungin ja kaupunkilaisten toimintaympäristön muutokseen etsimällä uusia, parempia toimintatapoja sekä kokeilemalla uusien toimintatapojen soveltuvuutta nopeasti ja hallitusti. Kyky, keinot ja toimenpiteet Kulttuuri: Hallittujen kokeilujen kulttuuri, kokeiluportfolio (osa kokeiluista onnistuu, osa epäonnistuu): Lean startupajattelu Keskeisten oletuksien testaaminen mahdollisimman varhain Oma määräraha (kriteerit täyttäville kokeiluille/projekteille) Digiagendan toteuttamisen toimintamalli Kuntapalvelujen digitalisointipotentiaalin selvittäminen KAperiaate # 2, 5, 6, 7, 8, 15, 17 Kaupungin palvelut vastaavat asiakkaiden tarpeita, ovat kaikkien saatavilla ja ne ovat laadukkaasti ja tehokkaasti järjestettyjä. Palveluilta odotettua yksilöllisyyttä lisäämme yhdistämällä sähköisiä palveluja uudella tavalla perinteisiin palveluihin. Asukkaiden aktiivinen osallistuminen palvelujen kehittämiseen ja yhteistyö kumppaneiden kanssa takaavat tulokselliset ja asukkaiden tarpeisiin vastaavat palvelut. Kaikki espoolaiset, nuorista ikäihmisiin voivat osallistua ja vaikuttaa kotikaupunkinsa Digitalisoimme palvelut asiakaslähtöisesti palvelumuotoilua ja asiakkaiden segmentointia käyttäen. Mahdollistamme asiakkaille valinnanvapautta tarjoamalla vaihtoehtoisia, kustannustehokkaita palveluita eri palvelukanavissa hyödyntämällä digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia. Hyödynnämme jatkuvasti joukkoistamista kuntapalvelujen kehittämisessä. Etsimme uusia tapoja kaupungin roolin muuttamiseksi palvelujen järjestäjästä ja tuottajasta uusien innovatiivisten palvelujen mahdollistajaksi ja orkesteroijaksi. Käymme jatkuvaa avointa, läpinäkyvää ja lainmukaista Palvelujen kehittäminen palvelumuotoilua hyödyntäen Asiakkuudenhallinta ja asiakkaiden segmentointi Määrätietoinen muutosjohtaminen Tavoitearkkitehtuuri aktiivisena ohjausvälineen Ketterä kehittäminen ITratkaisuja kehitettäessä Ongelmatori: Kootaan kuntapalvelujen ongelma, joita tarjotana avoimesti yhteistyökumppanien ratkottavaksi Joukkoistaminen osana digiagendan toteuttamista Aktiivinen vuoropuhelu yrityssektorin kanssa osaksi toimintaa: kysymykset yrityskumppaneille (linkki kysymyksiin), #DigiEspootilaisuudet Aktiivinen yliopisto- ja korkeakouluyhteistyö yhä uusissa muodoissa 3, 5, 6, 7, 8, 9, 15, 17 2, 3, 7, 8

8 7 (14) kehittämiseen. Palveluvalikoima muodostaa ennaltaehkäisevien, terveys- ja hyvinvointieroja kaventavien, varhaisen puuttumisen, kuntalaisten omatoimisuutta tukevien ja asiakkaan valinnanvapautta lisäävien palvelujen kokonaisuuden. Espoo edistää yritystoimintaa avaamalla toiminnasta kerätyt tiedot kaikille sitä tarvitseville. Julkisesti tuotettu tieto on avointa myös kuntalaisille. Espoo toimii edelläkävijänä kansallisen palveluväylän kehittämisessä ja käyttöönotossa. vuorovaikutusta yksityissektorin ja yliopisto- ja korkeakoulusektorin kanssa uusien ja innovatiivisten toimintatapojen löytämiseksi. Palvelujen dgitalisoinnissa panostetaan vaikuttaviin, ennaltaehkäiseviin ja omatoimisuutta lisääviin palveluihin. Palveluita digitalisoidaan niin, että ne lisäävät asiakkaan valinnanvapautta kustannustehokkuus huomioiden. Huomioimme tietojärjestelmiä kehitettäessä tiedon hyödynnettävyyden, tietojärjestelmien integroitavuuden ja joustavuuden. Kartoitamme jatkuvasti (ja samalla synnytämme) avoimeen dataan liittyvää kysyntää ja luomme kyvyn tarjota ko. avointa dataa. Tietosuojasta ja kyberturvallisuudesta huolehtiminen varmistaa paremmat palvelut. PK-sektorin hyödyntäminen tarjoajina ja ketterien toimintatapojen tuojina Startup-yhteisön aktivointi kaupunkipalvelujen ongelmien ratkaisuun ja yhteistyö Uudet aktivointimuodot (esim. kokeilu/mvp-kilpailu) Palvelujen vaikuttavuuden arviointi: kustannus- ja hyötyanalyysit Tavoitearkkitehtuuri ohjausvälineenä Kehitetään ennakkoluulottomasti omatoimisuutta, ennaltaehkäiseviä ja valinnanvapautta lisääviä digitaalisia palveluita yhdessä muiden toimijoiden kanssa Tavoitearkkitehtuuri ja KAperiaatteet KA-käsittely osana EsPro:ta Tietoarkkitehtuurin periaatteet ja kehittäminen Integraatiokyvykkyys Avoimet rajapinnat, avoin lähdekoodi ja tietojärjestelmien omistusoikeudet Aktiivinen toiminta avoimen datan parissa: Kysynnän selvittäminen ja kyky tarjota Ketterä kehittäminen ITratkaisuja kehitettäessä Tietosuojan ja kyberturvallisuuden huomiointi palvelukehityksessä 6, 7, 8, 12, 15 2, 3, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 Espoolaisten ekologinen jalanjälki pienentyy ja kaupunki toimii ilmastonmuutoksen torjunnan edelläkävijänä. Edistämme resurssien tehokasta hyödyntämistä digitalisoinnin avulla ja uuden teknologian mahdollisuuksien hyödyntämistä liikenteessä, liikkumisessa ja logistiikassa. Etsitään ennakkoluulottomasti uusia ja innovatiivisia ratkaisuja resurssienhallintaan Avoin data liikenteen, liikkumisen ja logistiikan systeemisen muutoksen mahdollistajana Etsitään ja tuetaan mullistavia ratkaisuja liikenteessä, liikkumisessa ja logistiikassa (esim. MaaS) 7, 8, 9, 19 Edelläkävijyys Seuraamme systeemisiä Systeemistä muutosta

9 8 (14) merkitsee ennakkoluulottomuutta ja luovuutta, avoimuutta, nykyisen kyseenalaistamista ja rohkeutta tehdä asioita uudella tavalla muutoksia mahdollistavien teknologioiden kehittymistä ja etsimme niille potentiaalisia soveltamiskohteita kaupungin toiminnassa. mahdollistavien teknologioiden hahmottaminen. Potentiaalisia teknologioita: robottiteknologia, ohjemistorobotiikka, IoT, blockchain, data-analytiikka & big data & my data systeemisen muutoksen mahdollistajana Em. teknologioiden potentiaalisten käyttökohteiden etsiminen kaupungin ja kaupunkilaisten toimintaympäristöstä hyötylähtöisesti

10 9 (14) 3 Espoon digiagendan toteuttaminen Digiagendan toteuttaminen edellyttää määriteltyä toimintamallia, jonka keskeiset ohjausrakenteet ja toimintatavat esitellään tässä luvussa. Seuraavassa kuvassa on esitetty Espoon digiagendan toteuttamisen toimintamalli ylätasolla. Digiagendan toteuttaminen Ideoiden lähteitä Toimintaympäristömuutos #DigiEspoo-tilaisuudet Kulttuuri Rohkeus radikaaleille toimintamalleille Kyky & halu ylittää siilorajat Kyky toteuttaa nopeita kokeiluja Kyllä riskeille, kestä epäonnistumiset 8) Esitykset toteutukseen lähtevistä nopeista kokeiluista Tuotteistetut ongelmat Joukkoistaminen Toiminnan kehittäminen Teknologiamuutos Toimittajavuoropuhelu Muu syöte Ideat = Kuntapalvelujen digitalisointiin liittyvät ja digitalisaation mahdollistamat uudet toimintatavat kuntapalvelujen tuottamisessa tai järjestämisessä. 1) Relevanttius 2) Arvo asiakkaalle 3) Hyöty kaupungille 4) Kustannukset 5) Toteutuksen status 6) Skaalautuvuus 7) Koktal. & tarinanmuk. Tavoitteena erotella hyödylliset ja toteuttavissa olevat kehittämisideat muista mahdollisimman tehokkaasti ja luoda valmiudet parhaiden ideoiden nopeille ja hallituille kokeiluille. Kokeiluissa testataan oletukset ( lean startup ) a) Arvo asiakaalle tai toiminnalle b) Skaalautuvuus kokeilun kohteen ulkopuolella c) Laajemman käyttöönoton kustannustaso Muutetaan tarvittaessa ketterästi kurssia & oletuksia. Lopuksi arvio kokeilun onnistumisesta ja onnistuneessa kokeilussa myös suositukset jatkosta. 3.1 Digiagendan toteuttamisen tavoitteet Digiagendan tavoitteena on täysin uudenlaisten uutta teknologiaa hyödyntävien toimintamallien ja ratkaisujen käyttöönotto kustannusvaikuttavasti Tälle on määritelty seuraavat mittarit 1. Nopeiden kokeilujen lukumäärä 2. Onnistuneiden kokeilujen lukumäärä 3. Saavutetut hyödyt, joita kokeiltujen asioiden käyttöönotolla on aikaansaatu 4. Sellaisten proaktiivisesti tunnistettujen ja toteutuneiden systeemisten muutoksien lukumäärä, joiden tekemisessä kaupunki on ollut johtavana toimijana

11 10 (14) 3.2 Toteutettavat kokeilut Digiagendalle varataan määräraha, josta toteutetaan seuraavanlaisia kriteerejä täyttäviä projekteja tai kokeiluaktiviteetteja: Vaikuttavuus- ja/tai tuottavuushyödyt erittäin merkittävät, mutta epävarmaa ja/tai riskitaso suuri Palvelusisällöt ylittävät hallintorajat Kokeiltavalle asialle on lukuisia potentiaalisia käyttökohteita kaupungin sisällä Ovat luonteeltaan mullistavia/systeemisiä muutoksia Vaativat kokeiluluontoista toimintaa Toteuttavat Espoon digiagendan linjauksia Projekteja ei tarvitse tunnistaa vielä budjetointivaiheessa, vaan toteutettavien projektien/identifiointi tapahtuu vuoden aikana (nopeus) Tässä yhteydessä (edellä mainitulla määrärahalla) ei toteuteta normaaleja toiminnan tai palveluiden kehittämisprojekteja, jotka hoidetaan ko. asialle kehykseen varatulla rahoituksella. Projektit toteutetaan soveltaen Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen mallia EsProa. Tyypillisesti kokeilut kirjataan Espoon projektisalkkuun toimenpiteinä, elleivät ne ylitä selvästi projektin kriteereitä jolloin ne on projektoitava. Kokeilujen toteuttamisessa on huomioitava seuraavat asiat 3 : 1. Kokeilussa testataan uutta toimintamallia ja sitä tukevaa teknologiaa rajatussa laajuudessa ennalta sovitun ajan 2. Kokeilu alkaa ja se, a) joko onnistuu, b) epäonnistuu tai c) sen suuntaa ohjataan uudestaan (mistä seuraa joko onnistuminen tai epäonnistuminen) 3. Onnistuneen kokeilun jälkeen tavoitteena on käyttöönottaa uusi toimintamalli tarvittavine teknologioineen mahdollisimman laajasti 4. Kokeilun kustannukset ovat pieni osa laajemman käyttöönoton kustannuksista 5. Potentiaalinen hankintatapa arvioitava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja hankinnan läpivienti suunniteltava huomioiden kokeilun keskeisimmät asiat sekä tavoitteet ja hankintalaki 3.3 Joukkoistaminen osana kehittämistä Digiagendan toteuttamisessa hyödynnetään joukkoistamispalvelua 4 kuntapalvelujen kehittämisessä. Joukkoistamispalvelun kautta kulkevat niin kaupungin sisältä kuin ulkopuoleltakin tulevat kuntapalvelujen digitalisoinnin kehittämiseen liittyvät ideat. Espoon keskeiset digikehittämisen ryhmät eli kokonaisarkkitehtuuriryhmä (KAR) ja digiryhmä ovat vahvasti mukana joukoistamisen arviointiprosessissa. 3 Lean startup-metodologiaa kapungin toimintaympäristöön soveltaen 4

12 11 (14) 3.4 Kokonaisarkkitehtuuriryhmä (KAR) KAR ryhmittelee joukkoistamispalvelusta saadut kehittämisideat alla kuvatulla tavalla. Tämä on osa KAR normaalia, jatkuvaa toimintaa. 3.5 Digikehitysryhmä a) Jo toteutetut ideat b) Ideat joiden toteutuspäätös on jo tehty c) Ideat joiden toteuttamiselle on merkittävä tekninen este (esim. toimittajaloukusta johtuva rajapintojen puute) d) Jatkokäsiteltävät ideat, jotka tulevat digikehittämisryhmän käsiteltäväksi Digiryhmän on digitalisaation edistämisen osalta erittäin tärkeässä roolissa, jota on kuvattu seuraavassa: Osallistujat digikehittämisen napoja 5 toimialoilta Osallistujat pystyvät ajattelemaan tulevaisuuden palveluita luovasti, uusilla, nykyisistä poikkeavilla toimintatavoilla Katsoo myös vahvasti toimintojen ydintarpeiden näkökulmasta Ymmärtää kaupunkiyhteisen ja yhtenäisen tekemisen hyödyt Ei tee virkapäätöksiä (priorisoi korkeintaan), luonne vähemmän strukturoitu, työpalavereita, osallistujia noin 30, kokoukset noin kerran kuukaudessa Muutosjohtamisen vahva instrumentti Toimii KAR:n ja IT-kehittämisjohtoryhmien välissä tuoden näkemystä myös muista organisaation toiminnoista ja organisaatiotasoilta Digiryhmän tehtävät on kuvattu alla: Esittää projektien aloittamista IT-kehittämisjohtoryhmälle Levittää kaupunkiyhteisesti hyviä käytäntöjä (lean startup) Käsittelee yhdessä keinoja ja toimintatapoja mullistavien teknologiaratkaisujen hyödyntämiseksi. Tekee priorisointeja joukkoistamispalvelusta saatujen ideoiden tarpeesta ja toteutettavuudesta, mikä on myös ryhmän ensisijainen tehtävä. Saa joukkoistamisideat käsitteltäväksi kokonaisarkkitehtuuriryhmältä Käsittelee joukkoistamisen välinein digitarpeita Digiryhmään on avoimet ovet ja kuka tahansa kaupungin työntekijä voi tulla kokoukseen. Digiryhmään onkin tarkoitus saada koko ajan lisää osallistujia ja laajentaa tilaisuuksiin aktiivisesti osallistujien joukkoa nykyisestä noin 50:stä lähemmäs sataa. 3.6 IT-kehittämisjohtoryhmä DigiEspoon agendan toteuttamisen osalta IT-kehittämisjohtoryhmä käsittelee ja valmistelee päätösesitykset. 5

13 12 (14) 3.7 Kokeiluihin liittyvät hankinnat Kokeiluihin liittyviä hankintoja toteutetaan hankintalainsäädännön ja Espoon hankintaohjeen mukaisesti. Sekä kokeiluihin että onnistunutta kokeilua seuraavien laajamittaisten käyttöönottojen liittyvien hankintojen suunnittelussa on huomioitava seuraavat asiat: Kokeilun valmistelun nopeus ja rajattu kesto sekä laajuus o Kokeilu on tyypillisesti laajuudeltaan ja kestoltaan rajattu, jolloin sen arvo on merkittävästi käyttöönottoa pienempi o Kokeilu saattaa epäonnistua, jolloin laajempaa käyttöönottoa ei tule o Kokeiluissa oleellista on nopea toteutus ja hyötyjen validointi nopeasti ilman suuria kustannuksia o Kokeilun aikana saadaan runsaasti empiiristä dataa, joka auttaisi myös hankinnan ja kilpailuttamisen läpiviennissä Hankintanäkökulma tulee huomioida alusta lähtien, mutta kuitenkin niin että edellisessä kohdassa kuvatut asiat huomioidaan läpivientiä suunniteltaessa Tarkoitukseen sopivat olemassa olevat puitesopimukset ja sidos- ja yhteishankintayksiköiden sopimukset/mahdollisuudet nopeuttavat etenemistä Hankinnat tehdään tasapuolisesti ja syrjimättömästi Kokeilun aikana syntyneet tulokset dokumentoidaan Riippuen alkuperäisestä hankintamenettelystä, kokeiluun valittu kumppani ei välttämättä tule valituksi toimittajaksi varsinaiselle kokeilun jälkeiselle sopimuskaudelle.

14 13 (14) 4 Toimenpiteet 2016 Alla on lueteltu keskeiset toimenpiteet 2016: Digiagendan kokeilujen käynnistäminen ja toteuttaminen Digiagenda versio 2.0 Digiagendan päivitettyjen materiaalien julkaiseminen espoo.fi sivuilla #DigiEspoo-tilaisuudet Erilaiset uudet yhteistyömuodot sidosryhmien kanssa Ongelmatorin rakentaminen Tee Espoosta parempi -kokeilukilpailun toteuttaminen (tarkemmin alla, poistetaan varsinaisesta digiagenda-dokumentista) Digiryhmän edelleen laajentaminen ja aktivointi Tee Espoosta parempi -kokeilukilpailun toteuttaminen Kilpailuissa etsitään ehdotuksia toimintamalleja muuttavien teknologioiden hyödyntämistä kaupungin toiminnassa, ja näiden toimivuutta kokeillaan lean startuptyyppisesti (minumum viable product). Espoo toteuttaa mielestään parhaimmat kokeilut. Kokeilussa seuraavia asiat ovat keskeisiä Kohde: Ehdotettu kokeilu voi liittyä mihin tahansa kaupungin toimintaan (kaikki palvelut) Espoo toteuttaa mielestään parhaat kokeilut. Nämä valitaan siten, että kilpailun raati esittää kokeilua ko. toiminnasta vastaavalle yksikölle toteutettavaksi ja yksikön hyväksyessä ko. kokeilu toteutetaan Kokeilun toteutuksen eteneminen budjetti: 1) Konseptitason testaus (maksimissaan euroa) 1b) raati & toiminta päättää jatkosta, 2) laajempi kokeilu (budjetti euroa , tai jos edellisessä vaiheessa maksimi alitettu, niin kokeilun kokonaisbudjetin on oltava alle euroa) Kokeiluehdotuksen keskeinen sisältö o Miksi mitä hyötyjä Espoolle/kuntalaisille/muille sidosryhmille on ko. ratkaisusta Miksi kokeilu on veronmaksajien näkökulmasta kannatettava o Mitä Mitä ratkaisua tarjotaan kokeiltavaksi Ratkaisun kuvaus ja käyttötapaukset Ratkaisun linkitys hyötyihin o Miten Miten ratkaisua esitetään kokeiltavaksi rajatulla alueella Miten hyödyt validoidaan kokeilun aikana Edellä kuvatun kokeilun kaksivaiheisuuden huomiointi Kilpailu lanseerataan keväällä Kun kilpailu on lanseerattu, pidetään yksi #digiespoo-tilaisuus, jossa osallistujilla on mahdollisuus kysyä Espoon osallistujilta lisätietoja kokeiluihinsa liittyen

15 14 (14) Kilpailun raati arvioi ehdotukset seuraavilla kriteereillä o Esitetyt hyödyt ja niiden realistisuus o Onko muutos toimintatapojen muutos systeeminen verrattuna nykyisiin o Kokeilun toteuttamissuunnitelman toteutettavuus o Onnistumisen todennäköisyys