Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoitoja peruspalveluliikelaitos Talousarvion käyttösuunnitelma 2014
Sisällysluettelo 1. TALOUSARVIO ON SITOVA... 4 2. TOIMINTA JA TALOUS... 5 2.1. TOIMINNALLISET JA TALOUDELLISET TAVOITTEET... 5 2.2. TALOUSYKSIKÖISSÄ MUUTOKSIA... 5 2.3. OSTOLASKUJEN KÄSITTELY... 6 2.3.1 Määräraha ja tili... 6 2.3.2 Piirin ulkopuolella tapahtuva erikoissairaanhoito... 7 2.4. MYYNTILASKUTUS... 8 2.4.1 Kuntalaskutus... 8 2.4.2 Potilaslaskutus... 8 2.4.3 Muu laskutus... 8 2.5. SISÄISTEN PALVELUJEN KUSTANNUSTEN KOHDENTAMINEN... 8 2.6. SUUNNITELMAN MUKAISET POISTOT... 8 3. HENKILÖSTÖRESURSSIT JA HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN... 9 3.1. Henkilöstöresurssit... 9 3.2. Henkilöstön kehittäminen... 9 4. HANKINTAOHJE... 11 4.1. OSTOPALVELUT... 11 4.2. KYNNYSARVOT JA KILPAILUTTAMINEN... 11 4.3. HANKINTOJEN YLEISET PERIAATTEET... 12 4.4. HANKINTOJEN PÄÄTÖSVALTA... 14 5. TALOUSARVION SITOVUUSTASO... 14 5.1.VALTUUSTO... 14 5.2. TOIMITUSJOHTAJA... 14 5.3. PERUSPALVELUJOHTAJA... 14 5.4. TILAAJAJOHTAJA... 15 5.5. TULOSALUEJOHTAJAT... 15 5.6. TULOSYKSIKKÖJOHTAJA... 15 5.7. VASTUUYKSIKKÖJOHTAJA... 15 6. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA... 15 7. TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJAUKSEEN LIITTYVÄ RAPORTOINTI... 16 8. TOIMINTA- JA LAADUNHALLINTASUUNNITELMAT... 17 8.1 KUNTAYHTYMÄ... 17 8.2 MEDISIININEN TULOSALUE... 20 8.2.1 Medisiininen tulosalue - Sisätautien ja keuhkosairauksien tulosyksikkö... 24 8.2.2 Medisiininen tulosalue Neurologian tulosyksikkö... 27 8.2.3 Medisiininen tulosalue Ihotautien tulosyksikkö... 29 2
8.2.4 Medisiininen tulosalue Fysiatrian ja kuntoutuspalveluiden tulosyksikkö... 30 8.3 OPERATIIVINEN TULOSALUE... 33 8.3.1 Operatiivinen tulosalue Päivystyksen ja ensihoidon tulosyksikkö... 36 8.3.2 Operatiivinen tulosalue Kirurgian tulosyksikkö... 40 8.3.3 Operatiivinen tulosalue Naistentautien ja synnytysten tulosyksikkö... 42 8.3.4 Operatiivinen tulosalue Lastentautien tulosyksikkö... 46 8.3.5 Operatiivinen tulosalue Silmätautien tulosyksikkö... 49 8.3.6 Operatiivinen tulosalue Korva-, nenä-, ja kurkkutautien sekä suu- ja hammassairauksien tulosyksikkö... 51 8.3.7 Operatiivinen tulosalue Keskusleikkaussalin, anestesian, tehohoidon ja välinehuollon tulosyksikkö... 53 8.4 PSYKIATRIAN TULOSALUE... 57 8.4.1 Psykiatrian tulosalue - Aikuispsykiatria... 61 8.4.2 Psykiatrian tulosalue - Nuorisopsykiatria... 64 8.4.3 Psykiatrian tulosalue - Lastenpsykiatria... 68 8.4.4 Psykiatrian tulosalue Keskitetyt palvelut... 71 8.4.5 Psykiatrian tulosalue - Kehitysvammahuolto... 75 8.5 TUTKIMUS- JA HOITOPALVELUJEN TULOSALUE... 79 8.5.1 Tutkimus- ja hoitopalvelujen tulosalue - Radiologia... 85 8.5.2 Tutkimus- ja hoitopalvelujen tulosalue - Patologia... 88 8.5.3. Tutkimus- ja hoitopalvelujen tulosalue Sairaala-apteekki... 89 8.5.4 Tutkimus- ja hoitopalvelujen tulosalue - Infektioyksikkö... 92 8.6 TUKIPALVELUJEN TULOSALUE... 94 8.6.1 Tukipalvelujen tulosalue Hallinto- ja ATK-palvelut... 96 8.6.2 Tukipalvelujen tulosalue Materiaalisten tukipalvelujen yksikkö... 99 9. TALOUSTAULUKOT... 102 9.1 SUORITETAVOITTEET TULOSALUEITTAIN 2014... 102 9.2 INVESTOINTIHANKESUUNNITELMA... 106 ATK-investoinnit... 109 10. TALOUSARVIO 2014... 110 11. PIENIRTAIMISTOHANKINNAT... 184 12. LASKUTUS JA NK. VYÖRYTETTÄVIEN MENOJEN VYÖRYTYSPERUSTEET... 192 3
1. TALOUSARVIO ON SITOVA Vuoden 2014 talousarvio on hyväksytty valtuuston kokouksessa 25.11.2013 hallituksen esittämässä muodossa ja on varsin tiukka. Erikoissairaanhoidossa on tavoitteena ns nolla-tulos. Menettely poikkeaa aikaisemmista vuosista ja poikkeusmenettely johtuu ensihoidon kustannusten kasvun aiheuttamasta kuntakustannusten portaittaisesta kasvusta. Kuntahinnoittelulla ei voida nyt tavoitella lainanlyhennysohjelman mukaista 1,3 M :n tulosta. Ensihoidon kustannusten noustessa muita erikoissairaanhoidon kuntahintoja ei voida korottaa tuotantokustannusten kasvun mukaisella tavalla. Hallituksen kevätkesän linjauksen mukaisesti käyttötalousmenojen kasvuksi sallittiin jäsenkuntalaskutuksen kasvu toteumaennusteeseen 2013 nähden + 3 %:n kasvu. Kuntatalouden heikkojen signaalien myötä talousarvion valmistelu päätyi budjettiin, joka mahdollistaa jäsenkuntalaskutukseen vain noin + 1,8 %:n kasvun, mikä on pienempi kuin ensihoidon kustannuskasvuvaikutus. Hallituksen lähtökohtana oli kuitenkin edelleen budjetoinnin pitäminen realistisella tasolle. Toteutuakseen tämä edellyttää merkittäviä toiminnallisia säästötoimia, sillä kustannuskasvun mahdollisuus jää tuotantobudjetissa selvästi alle palkankorotustason eli noin + 0,5 %. Tavoite on hyvin haastava, mutta tiukalla talousseurannalla ja osin hyvällä onnella budjettiraami on myös mahdollista toteuttaa ilman vakiintunutta lisätalousarviokäytäntöä. Talousarvio on tiukka, muttei mahdoton. Yhtälö on kuitenkin mahdollinen vain, jos jäsenkuntien ulkopuolinen myynti säilyy vähintäänkin nykytasolla, käytännössä että se kasvaa. Talouden tasapainottamisen työkaluna käytetään arkijohtamisessa ns. Lean-ajattelua ja kuntayhtymän johto ja henkilöstö on valjastettu ns. Hukka-jahtiin. Työn tuottavuuden seurantaan kiinnitetään entistäkin suurempaa huomioita - Oikeat ihmiset tekevät oikeita asioita oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan. Talousarvion toteutumisen kannalta oleellista on se, että piirin ulkopuolisen hoidon kustannusten taso voidaan edelleen säilyttää vuoden 2013 tasolla ja että henkilöstötilanne säilyy vähintäänkin yhtä hyvänä kuin tällä hetkellä. Oleellista on, että sairauspoissaolo tilastot jatkavat hyvää kehitystään. Käyttösuunnitelmassa säästökohdetta on haettu sijaismäärärahojen leikkauksella. Tavoite on haastava. Tasapainoinen talous on tasapainottelua henkilöstön voimavarojen, riittävyyden ja jaksamisen välillä. Haasteen kerrointa lisää tieto siitä, että hyväksytyn talousarvion jälkeenkin jäsenkunnista on noussut vaatimus leikata edelleen erikoissairaanhoidon menoja ja tuotantokustannuksia toimintavuoden 2014 aikana. Mahdollisten lisäleikkausvaatimusten osalta yksiköitä ohjeistetaan tarkemmin erikseen. Talousarviovuoden aikana tullaan arvioimaan talousarvion pitävyyttä kuukausittain. Tarkemmat analyysit määrärahojen riittävyydestä tai sen mahdollisista paineista tulee esittää vähintään osavuosikatsausten yhteydessä. Yksikköjohtajien koulutusta myös talousvastuun osalta tuetaan kustannusseurannan toteuttamiseksi. Johdon järjestelmän käyttöä lisätään ja täsmennetään edelleen. Määrärahan riittävyys-prosenttien seuranta ja yksittäisten menoerien ennakointi ovat osa vastuuyksikköjohtajan päivittäistä työtä. Realistiseksi laadittu budjetti sitoo käyttäjäänsä nyt enemmän kuin koskaan! Vuoden 2014 aikana lisätään ja ajantasaistetaan kustannuslaskentaa. Tuotteistuksen ja omakustannushinnoittelun täsmennyksen avulla haetaan työvälineitä myös kustannustietoisuuden vahvistamiseen. Samalla tuetaan kuntahinnaston läpinäkyvyyttä. Jäsenkuntien talous on tällä hetkellä todella tiukka. Vuonna 2014 edellytetään noudatettavan erityisen tarkkaa menokuria ja kustannusseurantaa. Sairaalan oman toiminnan taloudellisen toimintaedellytyksen turvaamiseksi on suhtauduttava erityisen kriittisesti ostopalveluiden käyttöön asiantuntijapalveluissa sekä piirin ulkopuolisessa hoidossa. Myös ostopalveluissa hyödynnetään kilpailutuksen mahdolliset taloudelliset hyödyt. Toiminnan kehittämisessä pyritään panostamaan rekrytointiin ja henkilöstön saatavuuden turvaamiseen. Myös sairauspoissaolojen määrän vähentämiseen kiinnitetään huomiota. Jokainen sairauspoissaolo maksaa organisaatiolle vähintäänkin 250 500 / päivä ja menetettyjen tuottojen kautta menoerä voi kasvaa paljon suuremmaksi. Eikä vähintä ole potilaalle ja hänen omaisilleen tuleva harmi. Tässäkin työssä korostuu lähiesimiestyö. Työssä jaksamista kannattaa tukea, sillä sen kautta voidaan eliminoida ainakin osa sairauspoissaolopäivistä. Talousseuranta ja niukkojen resurssien kohdentaminen tilanteen edellyttämällä tavalla myös nopein resurssisiirroin on tehtävä osaksi arkijohtamista. Prosessien johtamisessa ja talouden tasapainottamisessa tulosaluejohtajilla on käytettävissään oman tulosalueensa resurssit ja määrärahat toiminnan painopisteiden ja ruuhkahuippujen mukaan. Myös tulosyksikköjohtaja voi siirtää resursseja oman tulosyksikkönsä sisällä tarpeen näin edellyttäessä. 4
Vastuuyksikkökohtainen budjetti on perusta, mutta perustelluista syistä resursseja tulee kohdentaa toimintavuoden aikana uudelleen Valtuusto on hyväksynyt sitovina määrärahoina käyttötalouden ja investointien kokonaiseuromäärät. Käyttötaloussuunnitelman hyväksyy vastuuyksiköitä sitovasti hallitus tämän asiakirjan yhteydessä. Käyttösuunnitelma sisältää tulosyksiköittäin laaditut toiminnalliset ja suoritemäärälliset tavoitteet sekä vastuuyksiköittäin laaditut määrärahajaot tileittäin. Vastuuyksikköä sitoo viime kädessä yksikön kokonaismenojen ja tulojen loppusumma, tulot ja menot erikseen ei jako tilien kesken. Käyttösuunnitelma sisältää lisäksi vastuuyksiköittäin laaditut käyttötalousmenoissa varatun kone- ja laitehankinnat määrärahan käytön suunnitelmat. Laiteluettelo on ohjeellinen ja voidaan toteuttaa vain määrärahan puitteissa. Hallitus on käyttösuunnitelmassa vahvistanut investoinnit määrärahan käyttösuunnitelman kohteittain. 2. TOIMINTA JA TALOUS Budjetti sisältää merkittävän laajennuksen ensihoidossa. Uudistus tuo uutta henkilöstöä kuntayhtymään yli 60 ja joukon ambulansseja. Yksikkö toimii päivystyksen ja ensihoidon tulosyksikössä osana operatiivista tulosaluetta. Kokonaisbudjetti on noin 4,5 M. Budjetista poistuu Tunkkarin siivoustoiminta, joka siirtyy suoraan Jytan alaiseksi toiminnaksi. Toimintatavoitteet ja määrärahat perustuvat talousarvioneuvotteluissa yhdessä määriteltyihin perusteisiin. 2.1. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Kuntayhtymän toiminnalle on vahvistettu talousarvion mukaiset toiminnan painopistealueet, toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi ja mittarit, joilla arvioidaan tavoitteiden toteutumista. Määrälliset tavoitteet pohjautuvat yksiköiden esityksiin. Koko kuntayhtymän yleiset tavoitteet sekä tulosalueiden bsc-kortit ja suoritetavoitteet sitovat tulosalueen johtoa. Kuntayhtymää kokonaisuutena ja tulosalueita erikseen sitoo talousarviossa määritelty tulostavoite. Tämä on tasapainottelua kustannusten ja tulojen kesken. Hallituksen ja valtuuston päättämästä tavoiteasetannasta johtuen erityisen suurta huolta on kannettava jäsenkuntien kuntalaskutuksen maltillisesta kasvusta - jopa laskusta. Tavoitteena on lisätä jäsenkuntien ulkopuolelle tapahtuvaa myyntiä. Hinnat ovat kaikille käyttäjäkunnille samat. Jos palvelujen määrällisessä ja sisällöllisessä tuotannossa ei päästä asetettuihin tavoitteisiin eikä samanaikaisesti kiinnitetä riittävää huomiota kustannusten alentamiseen, palvelujen hinnoittelu johtaa tulosalueen tappiolliseen toimintaan. Kuntayhtymän tulee tehdä vuodelle 2014 0-tulos. 2.2. Talousyksiköissä muutoksia Vuonna 2014 käyttösuunnitelma sisältää seuraavat vastuuyksikkömuutokset: 1. Operatiivisella, medisiinisellä ja psykiatrian tulosalueelle on perustettu uudet Tulosalueen yhteiset vastuuyksiköt, joille kohdennetaan tulosalueen yhteiset määrärahat: koulutusmäärärahat, tulosaluejohtajan palkkamenot hallintotyön osalta ja ylihoitajan palkkamenot. Operatiivisen, medisiinisen ja psykiatrian (sis kehitysvammahuolto) koulutusmäärärahat on yhdistetty kokonaismäärärahaksi, joka jaetaan vuoden aikana 5
tulosalueen päätöksellä vastuuyksiköille kaksi kertaa vuodessa. Jakoperusteista annetaan tarkennettu ohjeistus, joka sisällytetään käyttösuunnitelmaan. Vastuuyksikkö 2110 Medisiininen yhteiset Vastuuyksikkö 2210 Operatiivinen yhteiset Vastuuyksikkö 2740 Psykiatrian yhteiset 2. Psykiatrian vastuuyksikön 3743 (entinen kurssiyksikkö) toiminnan sisältö laajentuu merkittävästi ja uusi nimi on Psykiatrian monimuotoinen avohoitoyksikkö 3. Jyta Siivous vyks 6407 poistuu käytöstä (ilmeisesti poistuvat myös vyks 6406 Jyta tekniset Tunkkari ja vyks 6409 Jyta tekniset Markkula) 4. Ensihoidon vastuuyksikön taloutta seurataan toiminnan alkuvaiheessa tarkemmalla tasolla, jolloin erikoisalan 24 Ensihoito alla on useampia vastuuyksikkötason seurantakohteita numeroilla 3021-3044 5. Atk-palvelut (atk-yksikkö) vyks 4904 muuttaa nimensä Tietohallintopalveluiksi (Tietohallinto-yksikkö) 2.3. Ostolaskujen käsittely Saapuvat laskut siirretään Workflow-laskujenkiertojärjestelmään. Sähköisen tarkastus- ja hyväksyntämenettelyn aikana laskun oikeellisuus tarkistetaan, tiliöidään, merkitään oikea alv-kanta sekä merkitään vastuuyksikkö, jonka määrärahoista lasku maksetaan. On tärkeää, että tilausta tehtäessä laskuun pyydetään merkitsemään selvästi se, mitä yksikköä lasku koskee. Näin lasku lähtee oikealle tarkastajalle kiertoon. Nopeus on valttia. Eräpäivien ylityksillä joudumme maksamaan korkoja, jotka ovat ihan turhaa menoa. Muistathan laittaa Workflow-ohjelmaan lomien ajaksi tuuraajan, jottei laskut jää turhaan odottamaan. Alv-merkinnät ovat tärkeä osa laskujen käsittelyä. Yleensä laskusta näkee selvästi, mitä alv-kantaa käytetään. Epäselvissä tilanteissa taloustoimisto ohjeistaa. On hyvä muistaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja ostettaessa palveluista, jotka myydään alv 0, voidaan alv-kohtaan merkitä laskun maksun yhteydessä alv-palautusoikeus, joka tuottaa kokonaislaskuun 5 %:n alennuksen. Laskulle tarvitaan kaksi käsittelijää: tarkastaja ja hyväksyjä. Tämän kierroksen jälkeen laskut tulevat ns maksumääräykseen taloustoimistoon. Tarkastaja ja hyväksyjä ovat henkilöitä, joilla on vastuu yksikön taloudesta ja määrärahojen riittävyydestä. Lähtökohtaisesti tarkastajana on henkilö, jolla on paras tieto siitä, että lasku on perusteiltaan oikea. Hyväksyjänä on useimmiten tarkastajan esimies tai johtavassa asemassa oleva työpari. Laskujen tarkastukseen ja hyväksyntään tulee määritellä varahenkilöt. 1.1.2014 lukien määritellään kaikille vastuuyksiköille ja toiminnoille laskujen tarkastajat ja hyväksyjät. 2.3.1 Määräraha ja tili Vastuuyksikön kokonaismenoille tulee olla varattuna määräraha. Kukin käytettävissä oleva määräraha on nimetty omaan tarkoitukseensa tileittäin. Myös tulotilit velvoittavat. Yksiköllä on tulostavoitteeseen perustuva velvollisuus valvoa, että tulotilien mukainen määräraha saavutetaan sen saa myös ylittää. Yksikköä sitoo kokonaismäärärahan riittävyys. Päätösvallan delegoinnilla tulosyksikköjohtaja/tulosaluejohtaja /toimitusjohtaja päättää määrärahasiirroista eri käyttötarkoituksiin tarvittaessa myös yksikkörajojen yli, mutta ei tilien sisällöstä. Jos esimerkiksi tulosalue säästää hoitotarvikkeissa ja hankkii instrumentteja tällä rahalla, instrumentit 6
kirjataan ao. tilille eikä hoitotarvikkeisiin. Eli tiliöinti sille tilille, mitä hankintaa ostos koskee. Laskuja ei voi tiliöidä sen mukaisesti, millä tilillä on vielä käyttövaraa. Jos tulosyksikön kokonaismääräraha osoittautuu riittämättömäksi ennalta-arvaamattomien syiden vuoksi, on tulosyksikköjohtajan tehtävä tulosaluejohtajalle perusteltu esitys menoista ja menojen kattamisesta. 2.3.2 Piirin ulkopuolella tapahtuva erikoissairaanhoito Tulosjohtajien tulee kehittää oman alueensa toimintaan siten, että piirin ulkopuolella tapahtuvaa sairaanhoitoa voidaan vähentää silloin, kuin se on tarkoituksenmukaista ja taloudellista. Vuoden 2014 käyttösuunnitelmassa on asetettu tavoitteeksi piirin ulkopuolisen hoidon käytön säilyttäminen korkeintaan vuoden 2013 tasolla. Kasvua budjetti ei mahdollista. 1. Piirin ulkopuolinen hoito maksetaan laskun hoidollisen erikoisalan mukaan ja somatiikassa käytössä on tulosalueittain kaksi erillistä vastuuyksikköä. Medisiininen tulosalue ostopalvelut (tarkastus/hyväksyntä) sisätaudit keuhkosairaudet neurologia ihotaudit fysiatria ja kuntoutus Operatiivinen tulosalue ostopalvelut (tarkastus/hyväksyntä) kirurgia onkologia naistentaudit ja synnytykset lastentaudit silmätaudit korva-, nenä- ja kurkkutaudit sekä hammas- ja suusairaudet anestesia ja teho (sis kipuhoito) neurokirurgia perinnöllisyyslääketiede lastenneurologia Psykiatrian tulosalue 2. Laskut tiliöidään tileille (4301 yliopistolliset sairaalat, 4304 muut julkiset sairaalat, 4307 yksityiset sairaalat/laitokset, 4308 psykiatrinen hoito-ostopalvelu, 4309 terapiapalveluiden ostot, 4310 erityishuoltopiiri). Tiliöinti ja potilaiden kotikunnan tarkistus tehdään ensisijassa taloustoimistossa laskun saapuessa. Neotidestä saadaan raportti erikoisalan ostopalveluhoidon käyntimääristä ja hoitovuorokausista Taloustoimisto laatii euro-tilaston piirin ulkopuolisen hoidon ostoista erikoisaloittain ja sairaaloittain. 3. Laskun tarkastaa hoidollisen erikoisalan ylilääkäri/tulosyksikköjohtaja ja hyväksyy tulosaluejohtaja. Jos tulosaluejohtajana on ko erikoisalan ylilääkäri, hyväksyy laskun johtajaylilääkäri. Taloustoimistossa oltava tieto päätöksestä, kuka ko. erikoisalan laskun tarkistaa ja hyväksyy, jotta lasku osataan lähettää Workflow-kierrokselle oikein. Lisäksi on huolehdittava laskun kierrossa sijaistukset kuntoon, jotta lasku ei jää odottamaan koron perintää. Piirin ulkopuolinen hoito läpilaskutetaan kunnilta potilaan kotikunnan mukaisesti. 7
2.4. Myyntilaskutus 2.4.1 Kuntalaskutus Merkittävin erikoissairaanhoidon tulonlähde on kuntalaskutus. Kuntalaskutus perustuu vuosittain hyväksyttävään hinnastoon. Kuntalaskutus sisältää suoriteperusteista laskutusta, lähinnä piirin ulkopuolisesta hoidosta aiheutuvaa läpilaskutusta sekä eräitä erikseen sovittuja asukaslukuperusteisia maksuja (ensihoito, projektit). Kuntahinnat perustuvat tuotantokustannuksiin. Kuntahinnoittelun oikeellisuuden varmistamiseksi ja erityisesti henkilöstön ja johdon kustannustietoisuuden lisäämiseksi panostetaan kustannuslaskentaan. 2.4.2 Potilaslaskutus Potilaslaskutus perustuu hallituksen hyväksymiin taksoihin. Pääosin maksut ovat suuruudeltaan ns maksuasetuksen mukaisia enimmäismääriä. Asetus annetaan yleensä kahden vuoden välein ja julkaistaan edellisvuoden joulukuussa. 2.4.3 Muu laskutus Kuntayhtymä myy palveluhinnaston lisäksi myös muita palveluja ulkoisille asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Näitä ovat mm erilaiset tukipalvelut. Myös Jyta on ulkoinen laskutuskumppani. Laskutusaineisto tuotetaan suorittavissa yksiköissä ja pääosin laskutustapahtuma tehdään taloustoimistossa (kirjanpito). On tärkeää, että kaikki yksiköt huolehtivat siitä, että kaikki ulos tuotettavat palvelut laskutetaan tehtyjen sopimusten mukaisesti ajallaan. Yksikkö laatii liitteen, joka liitetään tekniseen laskuun. 2.5. Sisäisten palvelujen kustannusten kohdentaminen Sisäisten palvelujen määrärahat on budjetoitu kullekin vastuuyksikölle menoksi ja vastaavasti palvelun tuottajalle tuloksi. Palvelujen laskutus toteutetaan kuukausittain. Tällöin puhutaan ns vyörytettävistä kustannuksista. Yhä enemmän sisäiset kustannukset kohdistetaan sisäisellä laskutuksella. Erikoissairaanhoidon yksiköt voivat myydä palveluja toisillensa. Näin toimitaan mm tukipalveluissa ja tutkimus- ja hoitopalveluissa. Myös sisäisessä laskutuksessa laskutusaineisto syntyy ja sen laadintavastuu on palvelua tuottavassa yksikössä. Teknisesti laskutus tehdään taloustoimistossa (kirjanpito). Kustannusten läpinäkyvyyden parantamiseksi pyritään lisäämään sisäistä laskutusta ja vähentämään puhtaan vyörytyksen määrää. Vuonna 2014 uusi sisäisesti laskutettava kohde on keskusvaraston toimitusmaksu. Varaston toimintamenoja ei enää vyörytetä tilattujen tuoterivimäärien perusteella viimeistään tilinpäätösvaiheessa, vaan toimitusmaksu (arvio 10 ) peritään jokaisesta erikseen tehdystä tilauksesta. Tällä katetaan varaston toiminnan kustannukset pääosin. Keskittämällä tilauksia voit vähentää toimitusmaksujen määrää. Sisäisten palvelujen laskutus ja kustannusten kohdentamisperusteet on esitetty ohjeen liitteessä. 2.6. Suunnitelman mukaiset poistot Poistot ovat investoinneista (tuotteen arvo yli 10.000 ) poistoajalle kohdistettavia menoja. Suuren hankinnan kustannusta ei kohdisteta maksavalle yksikölle kerralla yhden vuoden aikana vaan kustannusta tasataan poistosuunnitelman mukaiselle vuosijaksolle. Myös ns isoissa hankinnoissa kustannus siirtyy yksikön omaksi menoksi jaksotettuna. Suunnitelman mukaiset poistot rakennusten osalta kannetaan tilavuokrissa kuukausittain. Irtaimiston poistot jaksotetaan tasaisesti talousarviovuodelle. Lopulliset poistot tarkentuvat tilinpäätöksen yhteydessä. 8
3. HENKILÖSTÖRESURSSIT JA HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN 3.1. Henkilöstöresurssit Kuntayhtymän henkilöstöresurssit on mitoitettu vastuuyksiköille vakansseina - virkoina ja toimina. Vakanssien käyttöasetta tarkastetaan tulosalueittain. Palkkaus- ja muut henkilöstömenot on varattu vakansseille yksikön käyttöön osoitettujen henkilöstöresurssien mukaisesti. Vakanssien käyttö ei saa ylittää tulosalueelle osoitettujen vakanssien kokonaismäärää. Varattuja palkkamäärärahoja ei saa ylittää. Neotiden Johdon järjestelmä (=Exreport) tuottaa tietoa henkilöstöresurssien käytöstä ja vakanssien käyttöasteista ammattiryhmittäin eri organisaatiotasoilla. Yleisen taloudellinen tilanteen heikentymisen vuoksi lähivuodet tulevat olemaan kunta-alalla erittäin haasteellisia, mistä johtuen henkilöstökustannuksia ei ole varaa kasvattaa. Henkilöstösuunnittelussa tämä tarkoittaa mm. toimintojen uudelleen järjestelyjä, työnjaon kehittämistä, henkilöstöresurssien laajempaa koordinointia ja henkilöstön yhteiskäytön lisäämistä yksiköiden välillä, systemaattisen työkierron toteuttamista sekä prosessien kehittämistä. Tavoitteena on tuottavuuden ja tuloksellisuuden lisääminen. Vuosien 2015 2016 suunnitelman lähtökohtana on, että uusia vakansseja tai kustannuksia lisääviä vakanssimuutoksia ei tehdä ellei muutoksella voida vastaavasti vähentää vastaavaa määrää toiminnan kuluja esim. ostopalveluja. Jokaisen avautuvan vakanssin osalta harkitaan erikseen, onko sen täyttäminen tarpeellista vai voidaanko tehtävät hoitaa muilla järjestelyillä. Määräaikaisen ja ylimääräisen henkilöstön käyttöä vähennetään. Varahenkilöstön rakennetta kehitetään tulosalueiden tarvetta vastaavaksi, Varahenkilöstön varausten käyttöastetta nostetaan ja alle 1-3 päivän sijaisten käyttöä vähennetään suunnitelmallisesti. Sijaisten käyttöä ja ylitöitä on pyrittävä vähentämään hyvällä työn suunnittelulla, työaikajoustoilla sekä vakinaisten sijaisten tarkoituksenmukaisella käytöllä. Työvoiman riittävyyden ja toiminnan tasapainottamisen vuoksi edellytetään, että lomakautta 1.5. - 30.9.2014 kokonaisuudessaan käytetään vuosilomasuunnittelussa ellei lomien keskittämiseen ole erillisen sulkemissuunnitelman vuoksi tarkoituksenmukaista. Lyhyissä 1 3 päivän sijaisuuksissa ei ilman erityistä perustetta käytetä ulkopuolisia sijaisia vaan hyödynnetään ns. sissihenkilöstöä. Sijaiset palkataan vain välttämättömiin, yhdessä määriteltyihin resurssitarpeisiin, joissa tehtäviä ei voida hoitaa poissaolon aikana työnjakoa muuttamalla tai muilla järjestelyillä. Henkilöstön työhyvinvointiin ja sairauspoissaolojen hallintaan kiinnitetään erityistä huomiota. Kuntayhtymän tavoitteena on henkilöstön työhyvinvoinnin parantaminen ja sairauspoissolojen vähentäminen alle 15 kalenteripäivän työntekijää kohti laskettuna. Kuntayhtymässä on käytössä ns. varhaisen puuttumisen toimintamalli (=työhyvinvointikeskustelu). Kuntayhtymä työnantajana edellyttää tyhy keskustelun käymistä, mikäli työntekijä on ollut poissa sairauden ja/tai työtapaturman takia vähintään viisitoista (15) työpäivää tai kolme (3) poissaolokertaa neljännesvuosijaksolla. Esimiehen velvollisuutena on olla aloitteellinen ja huolehtia siitä, että keskustelu käydään viipymättä. Aloitteen tyhy -keskustelusta voi tehdä myös työntekijä tai työterveyshuolto. Tyhy-keskustelun lomakepohja ohjeineen on kaikkien saatavilla HR-työpöydällä Työhyvinvointikeskustelu linkin alla. 3.2. Henkilöstön kehittäminen Kuntayhtymän strategian painopisteenä vuosille 2014-2016 on päivystävän sairaalan aseman säilyttäminen Pohjois- Suomen erityisvastuualueella. Kuntayhtymän toiminnan tuloksellisuutta, vaikuttavuutta ja henkilöstön hyvinvointia tukevat hankkeet painottuvat suunnittelukauden aikana. Henkilöstön osaamisen kehittämisessä myös painotetaan näitä strategisesti tärkeitä tavoitteita. Osaamisen kehittämisen ja henkilöstön täydennyskoulutusten resurssien käytössä päivystävän sairaalan toimintaa sekä prosessien kehittämistä ja tuloksellisuutta tukevat koulutukset ovat etusijalla. Johdon katselmuksissa raportoidaan kuntayhtymän strategian painotusten toteutumista henkilöstön kehittämisessä. Keskussairaalan tulosalueiden päätösvaltaa henkilöstön koulutusmäärärahoissa on vahvistettu vuoden 2014 budjetissa. Henkilöstön osaamisen kehittämisen tulee tapahtua toiminnan kehittämistarpeita vastaavasti kaikki henkilöstöryhmät huomioon ottaen. Koulutussuunnittelussa ja resurssien ammattiryhmäkohtaisessa kohdentamisessa huomioidaan lisäksi 9
peruskoulutuksen pituus, työn vaativuus, toimenkuva ja ammatilliset kehittymistarpeet. Osaamisen kehittämisen suunnittelun lähtökohtina ovat myös kustannustehokkuus ja täydennyskoulutuksen vaikuttavuus. Koulutusmäärärahat on budjetoitu pääsääntöisesti kullekin tulosalueelle (operatiivinen, medisiininen, psykiatrinen sekä tutkimus- ja hoitopalvelut) yhtenä määrärahana. Yhteiset koulutusmäärärahat (määräraha keskushallinnossa) on jaettu käyttösuunnitelmassa yleisiin henkilöstön koulutusmäärärahoihin (esim. oman alueellisen täydennyskoulutuksen tuottamiseen ja hoitotyön kehittämiskohteisiin erillisen suunnitelman mukaisesti), pitkäkestoisen/prosessiluonteisen johtamiskoulutuksen määrärahoihin sekä psykoterapiakoulutuksen määrärahoihin. Yhteisten koulutusmäärärahojen käytön päätöksenteon koordinoinnista ja valmistelusta vastaa koulutuspäällikkö ja hoitotyön kehittämiskohteiden osalta hallintoylihoitaja. Koulutuksen määrärahat ovat kuluvan vuoden budjetin tasossa. Eritystarpeet on huomioitu määrärahan eurotasoissa (mm. ensihoidon käynnistäminen). Kukin tulosalue päättää koulutusmäärärahojen kohdentamisesta vastuuyksiköille, priorisoi tarpeet ja jakaa määrärahat. Tulosalueen johtoryhmässä asia käsitellään joulukuussa ja toukokuussa. Tulosalueen johtaja jakaa rahat vastuuyksiköille käytettäväksi (=vastuuyksikön määrärahoiksi). Vastuuyksikön esimies/työntekijän esimies päättää edelleen koulutukseen osallistumisesta ja siitä miten kustannukset korvataan. Koulutukseen osallistuminen sovitaan etukäteen. Koulutuksen tulee olla työnantajan hyväksymää ja työtehtäviin liittyvää. Osa-aikaisen työntekijän täydennyskoulutusoikeus arvioidaan aina suhteessa työaikaprosenttiin. Esimiehen lupa ammatilliseen täydennyskoulutukseen osallistumiseen sekä työnantajan sitoumus koulutuksen kustannuksiin (osallistumismaksu, matkustus- ja majoituskustannukset) haetaan etukäteen HR -työpöydän kautta (Poissaolot - >Koulutus). Matka- ja majoituskustannukset korvataan aina kokonaiskustannuksiltaan edullisimman tarkoituksenmukaisen vaihtoehdon mukaan (KVTES Liite 16). Koulutuksesta ei ole tarpeen tehdä erillistä matkasuunnitelmaa Populukseen. Koulutukseen hyväksytty työaika (poislukien matka-aika) ja hyväksytyt kustannukset kirjataan ehrm-training koulutuksenhallintajärjestelmään henkilön koulutustietoihin. Esimies toimittaa päätöksen tiedoksi kirjaamisesta vastaavalle henkilölle. Näin voidaan tarkemmin seurata täydennyskoulutukseen suunnatun resurssin kohdentumista työntekijä-, ammattiryhmä- ja yksikkötasolla. Koulutuspäällikkö vastaa täydennyskoulutuksen toteutumisen seurannasta ja raportoinnista. Edellisen vuoden toteutumisesta kootaan yhteenvetoraportit vuosittain tammikuun loppuun mennessä. Tarvittavat väliraportit voi tilata koulutuspalveluista. Osallistumiset kuntayhtymän tuottamiin alueellisiin koulutuksiin (=koulutukset, joihin ilmoittautuminen koulutuskalenterin kautta) kirjataan keskitetysti koulutuksen hallintajärjestelmän kautta (ehrm-training) henkilön osallistujan omiin kursseihin ja koulutuksiin. Toteutuneet ulkopuolisten järjestäjien täydennyskoulutukset kirjataan ehrm Training järjestelmään yksikköjen ao. vastuuhenkilöiden toimesta. Henkilöstön koulutuskustannusten kohdentumisen seuraaminen on mahdollista, kun koko talon tasolla henkilöstön koulutusten osallistumismaksut sekä koulutuksesta aiheutuvat matkustamiskustannukset (matka- ja majoituskustannukset) tiliöidään laskunkäsittelyn yhteydessä muista virkamatka- ja majoituskustannuksista erilleen. Näin voidaan seurata tarkemmalla tasolla koulutuskustannusten jakautumista. Koulutuksen kustannusten kirjaustaso on vastuuyksikkö ja kustannukset kirjataan erikseen tileille (4430 Henkilöstön koulutus, muut kuin lääkärit (osallistumismaksut), 4431 Henkilöstön koulutus, lääkärit, 4432 Terapiakoulutus, 4433 Johtamiskoulutus, 4435 Koulutuksen matkakustannukset + päivärahat, 4436 Koulutuksen hotelli- ja ravintopalvelut). Näin voidaan seurata tarkemmalla tasolla koulutuskustannusten jakautumista. Koulutuskustannuksen anotaan ja korvataan vain yhdeltä kustannuspaikalta. Keskussairaalan opiskelijaohjaustulot on vuonna 2014 jaettu siten, että osa tuloista käytetään opiskelijaohjauksen kehittämiseen, osa kohdennetaan sijaisten käyttöön opiskelijaohjauksen mahdollistamiseksi yksiköissä ja osa kohdennetaan suoraan yksiköihin ohjauspäivien (2012) mukaisesti. Koulutustilausten osalta sovelletaan organisaation hankintamenettelyohjeita huomioiden palveluntarjoajien tasapuolinen kohtelu. Hankinnat toteutetaan keskitetysti hankintatoimiston kautta. 10
4. HANKINTAOHJE Hankinnoissa noudatetaan taloudellisuuden, tarkoituksenmukaisuuden ja laillisuuden perusteita. Hankinnat perustuvat suunnitelmallisuuteen ja ennakoitavuuteen. Hankinnat tehdään ensisijaisesti keskitetysti. Kaikessa hankinnassa noudatetaan hankintalain ja hankintaohjeen mukaista kilpailuttamisvelvollisuutta. Keskitetyn hankinnan tuomat hintaedut sekä säästöt turhista toimitus- ja vakuutusmaksuista näkyvät tulosyksiköiden tarvikekustannusten edullisuutena. Hankintayksikön omien kilpailutusten lisäksi hankinnoissa hyödynnetään ensisijaisesti ns. ERVA-hankintoja. Lisäksi kuntayhtymä on mukana eräissä seudullisissa hankinnoissa (mm. IT-hankinnat, yhteistyö Kokkolanseudun hankintarenkaan kassa). Hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa hankintaohjesääntöä. Hankintaan liittyvistä toimistorutiineista, kuten tarjouskilpailusta, huolehtii talous- ja hankintatoimisto. Hankinta ja erityisesti hankintaan liittyvä laadullinen ja sisällöllinen hankintaprosessin valmistelu ja arviointi ovat tilaajayksikön substanssiasiantuntijoiden vastuulla. Hankintaprosessi edellyttää tiivistä yhteistyötä hankintayksikön ja tilaavan asiantuntijayksikön kesken laadullisen, taloudellisen ja juridisen oikeellisuuden varmistamiseksi. Toimintavuosi on lopulta lyhyt. Suunnitellut kilpailutettavat hankinnat on syytä käynnistää jo alkuvuonna. 4.1. Ostopalvelut Ostopalvelujen tulee perustua lähtökohtaisesti kilpailutukseen. Palveluhankinnoista laaditaan molempien osapuolten allekirjoittama ostopalvelusopimus. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa käytössä on yrityksiltä ostettuja ostopalveluja, jotka tiliöidään ostopalveluihin tilille 4440 (muistathan alv 0% sotepalveluiden ostamisessa alv-menettelyn, jossa saadaan 5%:n alvvähennys). Lisäksi käytössä on eräitä ns konsulttisopimuksia, joiden perusteella korvaus maksetaan palkkana. Näiden kustannuksissa tulee korvauksen lisäksi maksettavaksi ns sotu-kulut (kustannusvaikutus + 30 %). Tämän eron vuoksi on tärkeää miettiä, kumpaa sopimustyyppiä ostopalveluissa käytetään. Ostopalvelujen käynnistäminen ja voimassa olevien ostopalvelusopimusten muuttaminen valmistellaan yhteistyössä tulosyksikön/vastuuyksikön ja talous- ja hankintatoimiston kanssa. Ostopalveluissa on kiinnitettävä erityistä huomioita siihen, että ostopalvelusopimusten päättyessä ryhdytään riittävän ajoissa mahdolliseen uuteen kilpailutukseen ja/tai sopimusten jatkamiseen. Myös palveluiden ostopalvelut (muu kuin piriin ulkopuolinen hoito) edellyttävät viranhaltijan tekemän hankintapäätöksen. Hankintapäätöksen perusteella laaditaan ostopalvelusopimus. Potilaskohtaiset lähetteet/maksusitoumukset edellyttävät voimassaolevan ostopalvelusopimuksen. Ostopalveluita koskevissa päätöksentekorajoissa noudatetaan jäljempänä olevia hankintarajoja. Myös muilta osin noudatetaan soveltuvin osin hankintatoiminnan hankintojen yleisiä periaatteita (kts alla). 4.2. Kynnysarvot ja kilpailuttaminen Hankintojen lähtökohtana on hankintojen kilpailuttaminen myös silloin, kun hankinannan euromääräinen raja ei ylitä julkisista hankinnoista annetun lainsäädännön velvoittamaan kilpailuttamismenettelyä. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava hankintalain mukaisesti ja niistä on aina ilmoitettava mm. Hilma-tietokannassa. Kansallinen kynnysraja on tällä hetkellä tavara- ja palveluhankinnoissa 30.000 (HE 182/10 30.000 ) ja erikseen määritellyissä terveydenhoito- ja sosiaalipalveluhankinnoissa 100.000 (HE 182/10 100.000 ). EUkynnysarvo on 193.000 tavara- ja palveluhankinnoissa. 11
Tulosalueiden ja yksiköiden tulee huolehtia siitä, että talousarvioon hyväksyttyjen hankintojen toteuttaminen aloitetaan riittävän ajoissa ottaen huomioon pitkätkin toimitusajat sekä kilpailuttamisesta johtuvat määräajat. EUhankintojen osalta hankintaprosessi kestää jopa neljä kuukautta. Toimitusten siirtyminen yli talousarviovuoden saattaa vaarantaa koko hankinnan toteutumisen määrärahan puuttuessa seuraavan vuoden budjetissa. Tuotteen on oltava toimitettu tilaajalle ja lasku päivätty talousarviovuodelle. Muussa tapauksessa hankinta siirtyy seuraavalle vuodelle. 4.3. HANKINTOJEN YLEISET PERIAATTEET 1. Hankinnat perustuvat aina kilpailutukseen. Myös alle kansallisen hankintarajan jäävät hankinnat kilpailutetaan tai hankinta tehdään hintavertailun pohjalta. Pienissä hankinnoissa noudatetaan vähintään ns. hintatiedustelumenettelyä. Hintatiedustelu tehdään vähintään noin kolmelle tiedossa olevalle toimittaja ehdokkaalle. 2. Hankinnat suoritetaan ensisijassa keskitetyn hankintatoimen ja keskusvaraston kautta. 3. Laite- ja kalustohankintojen sekä ostopalveluiden kilpailutus suoritetaan yhteistyössä hankintayksikön kanssa. 4. Yksiköiden hankintaesitykset toimitetaan hankintayksikölle (hankinnat@kpshp.fi). Esityksessä tulee olla hankinnan suuruudesta riippuen hankinnasta vastaavan viranhaltijan allekirjoitus (vastuuyksikköjohtaja, tulosyksikköjohtaja tai tulosaluejohtaja) sekä varmenne siitä, että hankintaan on talousarviossa määräraha. Esitys edellyttää aina määrärahan riittävyyden varmistuksen. 5. Hankintapäätös prosessin kulku: Hankinnan arvo alle 1.500 o Vastuuyksikköjohtaja voi määrärahan puitteissa ostaa tuotteen suorahankintana kuitenkin siten, että ostaminen perustuu hintatiedusteluihin ja käytetään kokonaistaloudellisesti edullisinta vaihtoehtoa ja tervettä maalaisjärkeä. Hintatiedustelun tulokset on hyvä säilyttää mahdollisia reklamaatioita varten. o Tuote ei ole keskusvaraston tai vuosihankintojen piirissä. o Tarvittaessa hankinnassa avustaa hankintayksikkö. o Ei tarvita erillistä viranhaltijapäätöstä. Hankinnat 1.500 10.000 o Edellyttää kirjallisen (esim sähköposti) hintatiedustelun/tarjouspyynnön tekemistä vähintään kolmelle potentiaaliselle toimittajalle. o Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (tulosyksikköjohtajan allekirjoitus) on samalla tulosyksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan o Hankintatoimisto tekee hintatiedustelun/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. o Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosyksikköjohtajan allekirjoitus) o Hankinnasta (esh) tehdään talousjohtajan allekirjoittama tilaus/päätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus tai hankintaoikaisu) Hankinnat yli 10.000 Tilauksen voi allekirjoittaa hankintasihteeri hankinnassa, jonka arvo on alle 3.000 o Edellyttää hankintalain hengen mukaisen tarjouspyynnön. 12
o Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus mikäli laatuvertailua käytetään, on esitettävä vertailussa käytettävät laatutekijät tärkeysjärjestyksessä sekä pääsääntöisesti lisäksi pisteytys/painoarvo o Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (tulosaluejohtajan allekirjoitus) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan o Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. o Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) o Hankinnasta (esh) tehdään talousjohtajan allekirjoittama tilaus/päätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus tai hankintaoikaisu) o Suorahankinnasta tehdään viranhaltijapäätös (esh) toimitusjohtaja talousjohtajan esityksestä (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu) Hankinnat yli 30.000 (kansallinen kynnysarvo) o Edellyttää hankintalain mukaisen tarjouspyynnön tai poikkeustapauksessa ilmoituksen suorahankinnasta (Hilma). o Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus mikäli laatuvertailua käytetään, on esitettävä vertailussa käytettävät laatutekijät tärkeysjärjestyksessä sekä pisteytys/painoarvo o Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (tulosaluejohtajan allekirjoitus) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan o Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. o Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) o Viranhaltijapäätös (esh) toimitusjohtaja talousjohtajan esityksestä (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu sekä valitusoikeus Markkinaoikeuteen) Eu-kynnysarvon ylittävät hankinnat o Edellyttää hankintalain mukaisen tarjouspyynnön tai poikkeustapauksessa ilmoituksen suorahankinnasta (Hilma). o Huom pitkä, noin 3-4 kk kestävä, hankintaprosessi o Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus mikäli laatuvertailua käytetään, on esitettävä vertailussa käytettävät laatutekijät tärkeysjärjestyksessä sekä pisteytys/painoarvo o Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (tulosaluejohtajan allekirjoitus) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan o Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. 13
o Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) o Hallituksen (esh) tai peruspalvelulautakunnan (peruspalvelut) päätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu sekä valitusoikeus Markkinaoikeuteen) 7. Laitehankinnoissa tulee jo hankintaesitys- ja tarjouspyyntövaiheessa pyytää tarvittaessa sairaalalaitetekniikan ja atkyksikön kannanotot hankintaan. 9. Hankintasopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa kuntayhtymän toimitusjohtaja yhdessä tulosaluejohtajan kanssa. 4.4. HANKINTOJEN PÄÄTÖSVALTA 1. Hankinnat edellyttävät talousarvion määrärahan ja hankintasuunnitelman noudattamista. 2. Vastuuyksikköjohtajan toimivalta: alle 1.500 hankinnat 3. Tulosyksikköjohtajan toimivalta: alle 10.000 hankinnat ja hankinnat, jotka koskevat koko tulosyksikköä. 4. Tulosaluejohtajan toimivalta: 10.000-60.000 suuruiset hankinnat. 5. Toimitusjohtajan toimivalta: yli 60.000 hankinnat, jotka eivät ylitä EU-kynnysarvoa. 6. Hallituksen / peruspalvelulautakunnan toimivalta: EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Erikoissairaanhoidon yksikköjen päätösvaltaiset viranhaltijat hyväksyvät hankintaa koskevan päätöksen/päätösesityksen. Kuntayhtymää sitovan muodollisen hankintapäätöksen valitusosoituksineen tekee toimitusjohtaja talousjohtajan esityksestä. 5. TALOUSARVION SITOVUUSTASO 5.1.Valtuusto Käyttötalousmenot ja tulot sekä investointimenot (ulkoiset, brutto). 5.2. Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja päättää erikoissairaanhoidon tulosalueiden toiminnallisten tavoitteiden, menojen ja tulojen yhteismääriä koskevista alituksista ja ylityksistä ja siirroista eri tulosalueiden välillä silloin, kun ne eivät aiheuta toiminnallisten tavoitteiden, tulojen ja menojen yhteismäärien ylityksiä. Toimitusjohtajalla on oikeus ottaa käsiteltäväkseen tilaajajohtajan, peruspalvelujohtajan ja erikoissairaanhoidon tulosaluejohtajan tekemät päätökset, joista seuraa taloudellisia vaikutuksia kuntayhtymälle. Jos asiassa ei saavuteta yksimielisyyttä, siirtyy asia toimialasta riippuen hallituksen tai peruspalvelulautakunnan ratkaistavaksi. 5.3. Peruspalvelujohtaja Peruspalvelujohtaja päättää peruspalveluiden tulosalueiden toiminnallisten tavoitteiden, menojen ja tulojen yhteismääriä koskevista alituksista ja ylityksistä ja siirroista eri tulosalueiden välillä silloin, kun ne eivät aiheuta toiminnallisten tavoitteiden, tulojen ja menojen yhteismäärien ylityksiä peruspalvelujen liikelaitoksessa. 14
5.4. Tilaajajohtaja Tilaajajohtaja vastaa peruspalveluiden lakisääteisen järjestämisvastuun toteutumisesta. Tilaajajohtaja valvoo palvelusopimuksen mukaisesti kuntakohtaisten määrärahojen tulosaluekohtaista käyttöä ja määrärahojen riittävyyttä. Tarvittaessa tilaajajohtaja tekee esityksen peruspalveluliikelaitoksen käyttösuunnitelman muuttamisesta. 5.5. Tulosaluejohtajat Tulosaluejohtajan sitovuustaso on tulosalueen toiminnalliset tavoitteet sekä menojen ja tulojen yhteismäärät. Tulosalueen sisäiset määrärahasiirrot erikoissairaanhoidon osalta valmistellaan yhdessä talousjohtajan kanssa ja peruspalveluiden osalta yhdessä peruspalvelujohtajan ja talousjohtajan kanssa. Resurssien siirto-oikeus sisältää mahdollisuuden myös henkilöstöresurssin uudelleen kohdentamiseen tilanteen edellyttämällä tavalla. Talousarvion mukaisten tulojen ja menojen on oltava tasapainossa, eli tulosalueen tulee kattaa menonsa palveluista kertyvillä tuloilla. Jos toiminta ja sen mukainen tulokertymä ja hinnoittelu ei vastaa toiminnan kustannuksia, tulosaluejohtajan on ryhdyttävä välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin ja raportoitava asiasta toimitusjohtajalle. 5.6. Tulosyksikköjohtaja Tulosyksikköjohtajan sitovuustaso on tulosyksikön toiminnalliset tavoitteet, menojen ja tulojen yhteismäärät. Tulosyksikön sisäiset määrärahasiirrot valmistellaan yhdessä talousjohtajan kanssa. Resurssien siirto-oikeus sisältää mahdollisuuden myös henkilöstöresurssin uudelleen kohdentamiseen tilanteen edellyttämällä tavalla. Talousarvion mukaisten tulojen ja menojen on oltava tasapainossa, eli tulosyksikön tulee kattaa menonsa palveluista kertyvillä tuloilla. Jos toiminta ja sen mukainen tulokertymä ja hinnoittelu ei vastaa toiminnan kustannuksia, tulosyksikönjohtajan on ryhdyttävä välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin ja raportoitava asiasta tulosaluejohtajalle. 5.7. Vastuuyksikköjohtaja Vastuuyksikköjohtajan sitovuustaso on vastuuyksikön menojen ja tulojen yhteismäärät. Vastuuyksikköjohtaja vastaa siitä, että yksikössä noudatetaan tulosyksikölle hyväksyttyjä toiminnallisia tavoitteita. 6. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa: 1. Kuntayhtymän tehtävien häiriötön toteutuminen ja lainmukaisuus (lakien, määräysten ja sopimusten noudattaminen). 2. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus sekä hyvän hallintotavan mukaiset menettelytavat. 3. Omaisuuden ja voimavarojen turvaaminen. 4. Taloudellisen ja toiminnallisen tiedon oikeellisuus, riittävyys, ajantasaisuus ja luotettavuus (tietojärjestelmät, raportointijärjestelmät). Toimitusjohtajalla on kokonaisvastuu kuntayhtymän sisäisen valvonnan järjestämisestä, toteuttamisesta ja toimivuuden varmistamisesta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Peruspalveluliikelaitoksen johtaja avustaa toimitusjohtajaa sisäisen valvonnan toteuttamisesta liikelaitoksessa. Sisäinen tarkastus avustaa toimitusjohtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Kuntayhtymän johtavat viranhaltijat ja tulosalueiden johtajat vastaavat sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riskienhallinnasta alueillaan. He vastaavat toiminnan organisoinnista siten, että toiminnoille on määritelty vastuuhenkilöt 15
ja että tiedonkulku ja raportointi omalla vastuualueella on asianmukaisesti järjestetty. Toiminnan organisoinnissa otetaan huomioon kuntayhtymän riskienhallintaohje ja sitä tukevat käytännön ohjeet. Tulosyksiköiden esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön toimenpiteistä omassa tulosyksikössään ottaen huomioon kuntayhtymän riskienhallintaohjeen ja sitä täydentävät käytännön ohjeet. Heidän tehtävänään on mm. varmistaa, että yksikölle asetetut tavoitteet saavutetaan ja tavoitteiden saavuttamista seurataan systemaattisesti. Lisäksi esimiesten tehtävänä on varmistaa toimintaprosessien toimivuus ja tehokkuus ja henkilöstön toimivallan ja vastuiden asianmukainen määrittely. Esimiehet vastaavat keskeisten toimintaan liittyvien riskien tunnistamisesta ja hallinnasta. Henkilöstö vastaa siitä, että se toimii toimenkuvien ja tehtävänmäärittelyjen edellyttämällä tavalla ja noudattaa kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistusta sekä muuta kuntayhtymän ohjeistusta. Kuntayhtymässä on voimassa oleva sisäisen valvonnan ohje (hallitus 15.6.2009), jossa säädellään tarkemmin sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Työvälineenä riskien hallinnassa käytetään mm. HaiPro-ohjelmistoa. Ilmoitusten perusteella laadittavat raportit analysoidaan yksiköissä ja niiden perusteella käynnistetään tarvittavat toimenpiteet. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan perustana on henkilöstön koulutus ja käytettävissä oleva ohjeistus sekä prosessikuvaukset. Johtavien viranhaltijoiden viranhaltijapäätökset tuodaan tiedoksi hallitukselle ja peruspalvelulautakunnalle otto-oikeuden käyttämismahdollisuuden turvaamiseksi osana sisäistä valvontaa. Tulosaluejohtajat valvovat tulosalueensa viranhaltijapäätösten oikeellisuutta. Tarkastusvelvollisuuden todentamiseksi tulosaluejohtaja laatii vähimmillään pistokokeisiin perustuvan pöytäkirjakirjauksen tarkastuksen suorittamisesta osavuosikatsauksen aikataulutuksen mukaisesti. Sisäistä valvontaa tuetaan hallintosäännön mukaisella menettelyllä kuntayhtymää sitovien sopimusten allekirjoitusmenettelystä, jonka mukaan päätöksentekijästä riippumatta kaikki sopimukset tulee allekirjoittaa toimitusjohtaja yhdessä toisen hallintosäännössä todetun viranhaltijan kanssa. Myös laskun tarkastustuksessa käytetään kolminkertaista tarkastusta: tarkastus, hyväksyntä ja maksumääräys. Johdon katselmuksissa kevään tulosalueneuvotteluissa käydään läpi sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan tulosaluekohtaiset raportit tulosaluejohtajan esittelystä. Samalla arvioidaan, mitä toimenpiteitä raportit mahdollisesti edellyttävät tulevalle toimintasuunnittelulle. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisen arvioinnin apuna käytetään kilpailutetun tilintarkastusyhteisön laatimaa arviointilomakkeistoa. Tilintarkastusyhteisö tukee sisäistä tarkastustoimintaa. 7. TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJAUKSEEN LIITTYVÄ RAPORTOINTI Raportointia jatketaan kuukausi- ja osavuosiraportoinnilla. Käytettävissä on Intimen web-raportit, joista on yhteys laskunkierrätysjärjestelmään sekä Neotiden Johdon järjestelmä. Johdon järjestelmästä voidaan hakea raportteja sekä talouden että toiminnan osalta. Ensisijainen raportointijärjestelmä kuntayhtymässä on Neotiden Johdon järjestelmä. Tulosjohtajat raportoivat oman tulosalueensa osalta toiminta- ja laadunhallintasuunnitelman mukaisten toiminnallisten, laadullisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja merkittävistä poikkeamista osavuosiraporttien palautteena ilman erillistä pyyntöä raportointikuukautta seuraavan toisen kuukauden 5. päivään mennessä. Tavoitteiden toteutumisen arvioinnissa hyödynnetään toiminta- ja laadunhallintasuunnitelmassa määriteltyjä mittareita. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan raportti annetaan aina osavuosikatsauksen yhteydessä (tulosaluejohtaja). 16
8. TOIMINTA- JA LAADUNHALLINTASUUNNITELMAT 8.1 Kuntayhtymä Vastuuhenkilöt: toimitusjohtaja Hannu Pajunpää Toiminta-ajatus: Kuntayhtymän toiminta-ajatuksena on tarjota hyvinvointia joustavasti ja ammattitaitoisesti. HENKILÖSTÖN NÄKÖKULMA Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Varaudutaan mahdollisiin organisaatiomuutoksiin Rekrytoidaan suunnitelmallisesti ja aktiivisesti Uusi henkilöstö perehdytetään hyvin ja ammatillinen täydennyskoulutus toteutetaan suunnitelmallisesti ja kattavasti Työkiertoa tuetaan Työhyvinvointia tuetaan ja seurataan säännöllisin kyselyin Ikääntyvien työkykyä tuetaan Kehityskeskustelut käydään kerran vuodessa Muutokset tehdään yhteistyössä henkilöstön kanssa Vakanssien täyttöaste 85 % Henkilöstöstä osallistuu ammatilliseen täydennyskoulutukseen (100 %) Sairauspoissaolot enintään 15 kpv/vuosi Työyhteistökyselyn avainluku vähintään 14,1 Kaikkien kanssa käyty kehityskeskustelu vuoden aikana (100%) 17
PROSESSIEN NÄKÖKULMA Oikea potilas / asiakas on oikeaan aikaan oikeassa paikassa Hoitoketjujen ja prosessien johtamisessa on tarvittava tieto käytettävissä Hoitoketjujen ja -prosessien kehittämisessä on lisätty perusterveydenhuollon ja erityisvastuualueen yhteistyötä. Hoitoketjujen ja - prosessien arviointia lisätään. Raportoinnin kehittäminen ja vakiointi, jolla tuetaan tiedolla johtamista Kehitettävien hoitoketjujen valinta tapahtuu suunnitelmallisesti. Järjestämissuunnitelmassa ja järjestämissopimuksessa sovitaan kehitettävistä prosesseista. Hoitoketjujen ja prosessien kuvaaminen on vakioitu ja ovat laajassa käytössä. Valmiit, ajantasaiset ja luotettavat raportit ovat esimiesten käytössä. Kehitettävistä hoitoketjuista on sovittu yhteistyössä alueen kanssa. ASIAKAS- JA POTILASNÄKÖKULMA Hoitoon ja palvelujen piiriin pääsee tarpeen edellyttämässä ajassa Hyvä hoidon laatu ja vaikuttavuus Kehitetään keskussairaalaa alueen päivystyspalveluja tuottavana sairaalana Ajanvarausprosesseja uudistetaan ja niiden toimivuutta parannetaan Potilaalle annetaan käynti- /toimenpideaika asettamatta potilasta jonoon Noudatetaan käypähoitosuosituksia ja potilasturvallisuussuunnitelman ohjeita Varmistetaan päivystysasetuksen kriteereiden täyttyminen Päivitetty suoritekäsikirja on implementoitu käytäntöön. Hoitoon ja palvelujen piiriin pääsy lain edellyttämässä määräajassa Korvattujen potilasvahinkojen määrä laskee 5 % vuodessa Päivystysasetuksen mukaiset kriteerit täyttyy. 18
ASIAKAS- JA POTILASNÄKÖKULMA Asiakkaat ja potilaat ovat tyytyväisiä saamaansa palveluun ja hoitoon Potilaat ja asiakkaat osallistuvat hoidon ja palvelun laadun sekä vaikuttavuuden arviointiin ja kehittämiseen Kehitetään sähköistä asiointia. Potilaiden/asiakkaiden tekemien muistutusten määrä laskee 10 % Systemaattinen asiakaspalautekysely Haipron kautta on otettu käyttöön. Sähköisen itseilmoittautumisen käyttöönotto on arvioitu. Tekstiviestien käyttöönotto potilaan kutsumisessa hoitoon on arvioitu. TALOUS- JA VAIKUTTAVUUSNÄKÖKULMA Tuottavuuden lisääminen Hoidetaan taloutta vastuullisesti ja hyödynnetään raportointia Valmistaudutaan DRG:n käyttöönottoon erikoissairaanhoidossa Vähennetään suoritekohtaisia tuotantokustannuksia Hyödynnetään Lean-ajattelun periaatteita. Lisätään kustannustietoisuutta; raportointia hyväksikäyttäen lisätään talouden ennustettavuutta ja kustannuslaskentaa kehitetään Myyntiä ulkokunnille lisätään ja piirin ulkopuolisen hoidon ostoja vähennetään Kehitetään drg:n edellyttämää kirjaamista ja kustannuslaskentaa Asema valtakunnallisissa vertailuissa paranee Johdon järjestelmä Neotide esimiesten käytössä Tuotteistus etenee ESH:ssa myynti ulkokunnille vähintään 16 % palvelutuotannosta Otetaan käyttöön rajoitetusti kuntalaskutuksessa 2015 (somatiikka, vuodeosastohoito) 19
TALOUS- JA VAIKUTTAVUUSNÄKÖKULMA Talousarvion toteutuminen suunnitellusti Toiminnan vaikuttavuutta arvioidaan osana tuottavuutta Kuukausittaista talousseurantaa tiivistetään ja esimiesten talousosaamista tuetaan Jytassa hyödynnetään Maisema-mallia Uusien vaikuttavuusmittareiden käyttöönotto TA-poikkeama max. 1 % 8.2 Medisiininen tulosalue Vastuuhenkilöt: tulosaluejohtaja Ilkka Vihriälä, ylihoitaja Sari Timonen Toiminta-ajatus: Edistää ja parantaa väestön terveydentilaa ja elämänlaatua tarjoamalla asiakaslähtöisiä, laadukkaita ja vaikuttavia erikoissairaanhoidon palveluja joustavasti ja moniammatillista yhteistyötä tehokkaasti hyödyntäen. Henkilöstön ammattitaitoa ylläpidetään ja esimiesten johtamistyötä tuetaan jatkuvalla koulutuksella. HENKILÖSTÖN NÄKÖKULMA Tavoite Toimenpiteet ja aikataulu Tavoitetaso ja mittari Henkilökierto jatkuu medisiinisten vuodeosastojen välillä. Henkilöstöresurssien oikea kohdentaminen vuodeosastoilla Henkilökierron jatkaminen medisiinisillä vuodeosastoilla niin, että mahdollistetaan henkilökierto koko henkilökunnalle Henkilökierto toteutuu suunnitelman mukaisesti. Henkilökunnalla on mahdollisuus kehittää omaa osaamistaan. Jokaiselta henkilökiertoon osallistuvalta pyydetään kehittämispalaute. Tavoitteen toteutuminen Osaamisen syventäminen ja kehittäminen Tulosalueella suunnitelmallinen täydennys- ja johtamiskoulutus Täydennyskoulutukseen osallistuu 100 % henkilöstöstä 20