Kaupunginhallitus 88 25.04.2016 Kaupunginhallitus 211 03.10.2016 Sosiaalitoimessa toteutettavat toimenpiteet 2819/01.00.00.01/2016 Kaupunginhallitus 25.04.2016 88 Valmistelija Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 etunimi.sukunimi@parainen.fi Kaupunginhallitus päätti 4.4. sen kokonaiskuvan johdosta, joka sillä on sosiaalitoimen tilanteesta, että vuosina 2016 ja 2017 on ryhdyttävä useisiin erilaisiin kehittämistoimiin. Kaupunginhallitus edellyttää päätöksessään, että aikataulu ja suunnitelma esitellään kaupunginhallitukselle 25.4.2016 ja että kaupunginhallitukselle raportoidaan työn etenemisestä. Kaupunginjohtaja on kaupunginhallituksen kokouksen jälkeen keskustellut entisen yksikköpäällikön Eva af Heurlinin kanssa tämän omasta toivomuksesta ja varannut tälle mahdollisuuden kommentoida alkuperäistä kirjelmää virassa olevien esimiesten tapaan. Mahdolliset kommentit voivat sitten täydentää alkuperäistä raporttia. Kaupunginhallituksen päätöksen mukaan ulkopuolinen taho tekee osana toimenpiteiden seurantaa kehittämistyön tuloksen arvioimiseksi vuoden kuluttua samojen yksiköiden henkilöstölle uuden kyselyn, jossa esitetään samat kysymykset kuin henkilöstölle nyt tehdyssä kyselyssä (khall 4.4.2016). Ehdotus Kaupunginhallitus vahvistaa seuraavan suunnitelman ja aikataulun sosiaalitoimessa toteutettaville toimenpiteille: 1. Ulkoisen asiantuntemuksen tuella laaditaan selkeämmät prosessikuvaukset dokumentointiin sekä selkeä työjako. Ulkoisen asiantuntemuksen tuella järjestetään workshop työn toimivuudesta yksikössä. Suunnitelma: Silver Coachingille (Maria Silver) annetaan tehtäväksi kehittää lastensuojelua prosessikuvausten avulla. Työ tapahtuu pääosin työpaikalla ja sen tuloksena syntyvät prosessien kartoitus, kehittämissuunnitelma aikatauluineen sekä prosessikuvaukset. Syksyn 2016 aikana järjestetään workshop aiheesta työn toimivuus yksikössä. Työ käynnistyy toukokuussa 2016. 2. Johto vastaa siitä, että yksityisyydensuojaan ja salassapitoon liittyvät rutiinit ja prosessit käydään läpi yksiköissä. Suunnitelma: Sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten vuosittaisen kehittämispäivän yhteydessä 19.5.2016 käydään läpi aihe miten toteutan salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta omassa työpisteessäni. Esimiehet käyvät
vastaa siitä, että sama aihe käydään läpi työhön perehdyttämisen yhteydessä. 3. Asioiden rekisteröintiin ja vireilletuloon liittyvät säännöt ja rutiinit käydään uudelleen läpi. Suunnitelma: Asioiden rekisteröinti ja vireilletulo käydään läpi sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten vuosittaisen kehittämispäivän yhteydessä 19.5.2016. Esimiehet käyvät läpi saman aiheen henkilökunnan kanssa. Uusia työntekijöitä palkattaessa esimies vastaa siitä, että sama aihe käydään läpi työhön perehdyttämisen yhteydessä. 4. Sosiaali- ja terveyslautakunta seuraa yksiköiden työtilannetta tarkasti ja tekee ennen talousarvion laadintaa vertailevan selvityksen sosiaalitoimen henkilöstöresursoinnista. Suunnitelma: Sosiaali- ja terveyslautakunta kiinnittää huomiota siihen, että henkilöstöresursointi vastaa valtakunnallisia suosituksia. 5. Kielikoulutusta tarjotaan, kun sille on tarvetta. Suunnitelma: Kielikoulutuksen tarve selvitetään kehityskeskustelujen yhteydessä. Kieliopintoja tuetaan tarvittaessa. 6. Paraisten kaupungin epäasiallisen kohtelun hallintamallia ja häiritsevän käyttäytymisen puheeksiottomalleja käydään läpi säännöllisesti. Suunnitelma: Puheeksiottamisprosessi käydään läpi sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten vuosittaisen kehittämispäivän yhteydessä 19.5.2016. Esimiehet käyvät vastaa siitä, että sama aihe käydään läpi työhön perehdyttämisen yhteydessä. Malleja käsitellään lisäksi koko Paraisten kaupungin henkilökunnalle suunnatussa työyhteisökoulutuksessa yhdessä henkilöstöpäällikön ja työsuojelupäällikön kanssa. 7. Yhteistyöhön liittyvät vastaukset ja työntekijöiden näkemykset siitä käydään läpi esimiehen ja työntekijöiden tulevissa kehityskeskusteluissa. Suunnitelma: Esimiesten ja alaisten vuosittaisissa kehityskeskusteluissa keskitytään erityisesti yhteistyöhön ja alaisten näkemyksiin siitä. 8. Kehittämistyötä seuraa kaikilta olennaisilta osin jatkossa sosiaali- ja terveyslautakunta. Suunnitelma: Sosiaali- ja terveyslautakunta seuraa kehittämistyötä jatkuvasti. Sosiaali- ja terveysjohtaja ja henkilöstöpäällikkö antavat kaupunginhallitukselle selonteon kehittämistyön etenemisestä 3.10.2016 sekä uuden henkilöstökyselyn tekemisen jälkeen keväällä 2017. 9. Työssä käytetään yhtä tai useampaa ulkopuolista tahoa erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon prosessien, kommunikoinnin, johtamisen ja johtamiskulttuurin
kehittämiseen. Viranhaltijoille (osastopäällikölle ja hänen alaisilleen esimiehille) laaditaan räätälöidyt kehityssuunnitelmat sen mukaan, mikä heidän roolinsa organisaatiossa on, esimerkiksi 360 asteen kysely- ja palautetietojen pohjalta. Suunnitelma: Päivi Nordinille (Mentoriina/Investors in People Finland) annetaan tehtäväksi tehdä esimiehistä IIP-arviointi ja 360-analyysi ja näiden pohjalta kehittämissuunnitelma sekä tukea johtamista ja työyhteisötaitoja valmennuksen muodossa (ryhmä- tai yksilömuotoisena). Aikataulu: Arviointi keväällä 2016, koulutus ja valmennus syksyllä 2016. Arviointi vuoden kuluttua. IIP-analyysin tarkoituksena on antaa kuva siitä, miten päivittäinen toiminta eli johtaminen, esimiestyö, työyhteisötaidot, henkilöstön kehittäminen ja osallisuus tukevat kaupungin strategisia tavoitteita. Kartoitus tehdään haastattelumuotoisena. Johtamista peilataan niin johdon, esimiesten kuin henkilökunnankin näkökulmasta. 10. Osana seurantaa ulkopuolinen taho tekee kehittämistyön tuloksen arvioimiseksi vuoden kuluttua samojen yksiköiden henkilöstölle uuden kyselyn, jossa esitetään samat kysymykset kuin henkilöstölle nyt tehdyssä kyselyssä (khall 4.4.2016). Suunnitelma: Päivi Nordin toteuttaa uuden kyselyn keväällä 2017 ja koostaa raportin sosiaali- ja terveyslautakunnalle ja kaupunginhallitukselle. Kaupunginhallituksen edellyttämien toimenpiteiden lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon esimiehille annetaan nyt yksilöllistä ja ryhmämuotoista työnohjausta. Sosiaali- ja terveydenhuollon esimiehet osallistuvat myös kohdennettuun koulutukseen, minkä tarkoituksena on vahvistaa henkilöstöosaamista ja tuloksellista rekrytointia. Ensimmäiseen kohdennettuun koulutukseen 21.4.2016 osallistui sosiaali- ja terveysjohtaja sekä kaksi yksikköpäällikköä. Kehittämistyöstä aiheutuvat kustannukset rasittavat sosiaali- ja terveydenhuoltoa. Päätös Keskustelun kuluessa Markku Orell ehdotti Cornelius Collianderin ja Carita Henrikssonin kannattamana seuraavaa muutosta päätösehdotuksen kohtaan 9: Suunnitelma: Mercuri Urvalilta, MPS:lta ja Päivi Nordinilta pyydetään kustannusarvio ja tarjous sisällönkuvauksineen kehittämissuunnitelmien laatimisesta, esimiesten IIP-arvioinnista ja 360-analyysista. Puheenjohtaja totesi, että Markku Orell oli tehnyt kannatetun ehdotuksen ja että kaupunginhallituksen on sen vuoksi äänestettävä esittelijän ehdotuksesta ja Markku Orellin ehdotuksesta. Esittelijän ehdotusta kannattava äänestää Jaa ja Markku Orellin ehdotusta kannattava äänestää Ei. Äänestys toimitetaan nimenhuudolla. Kaupunginhallitus hyväksyi puheenjohtajan ehdottaman äänestysmenettelyn. Äänestyksessä annettiin Jaa-ääniä 6
Ei-ääniä 5 Liite 16 Äänestyspöytäkirja Puheenjohtaja totesi, että kaupunginhallitus oli päättänyt esittelijän ehdotuksen mukaisesti. Keskustelun kuluessa Hanna Järvinen ehdotti seuraavan lisäyksen tekemistä päätösehdotukseen: Lisäksi kaupunginhallitus muistuttaa sosiaali- ja terveyslautakuntaa omavalvontasuunnitelmien laatimisvelvollisuudesta/ajantasaistamisesta. Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti Hanna Järvisen ehdotuksen. Kaupunginhallitus vahvisti seuraavan suunnitelman ja aikataulun sosiaalitoimessa toteutettaville toimenpiteille: 1. Ulkoisen asiantuntemuksen tuella laaditaan selkeämmät prosessikuvaukset dokumentointiin sekä selkeä työjako. Ulkoisen asiantuntemuksen tuella järjestetään workshop työn toimivuudesta yksikössä. Suunnitelma: Silver Coachingille (Maria Silver) annetaan tehtäväksi kehittää lastensuojelua prosessikuvausten avulla. Työ tapahtuu pääosin työpaikalla ja sen tuloksena syntyvät prosessien kartoitus, kehittämissuunnitelma aikatauluineen sekä prosessikuvaukset. Syksyn 2016 aikana järjestetään workshop aiheesta työn toimivuus yksikössä. Työ käynnistyy toukokuussa 2016. 2. Johto vastaa siitä, että yksityisyydensuojaan ja salassapitoon liittyvät rutiinit ja prosessit käydään läpi yksiköissä. Suunnitelma: Sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten vuosittaisen kehittämispäivän yhteydessä 19.5.2016 käydään läpi aihe miten toteutan salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta omassa työpisteessäni. Esimiehet käyvät vastaa siitä, että sama aihe käydään läpi työhön perehdyttämisen yhteydessä. 3. Asioiden rekisteröintiin ja vireilletuloon liittyvät säännöt ja rutiinit käydään uudelleen läpi. Suunnitelma: Asioiden rekisteröinti ja vireilletulo käydään läpi sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten vuosittaisen kehittämispäivän yhteydessä 19.5.2016. Esimiehet käyvät läpi saman aiheen henkilökunnan kanssa. Uusia työntekijöitä palkattaessa esimies vastaa siitä, että sama aihe käydään läpi työhön perehdyttämisen yhteydessä. 4. Sosiaali- ja terveyslautakunta seuraa yksiköiden työtilannetta tarkasti ja tekee ennen talousarvion laadintaa vertailevan selvityksen sosiaalitoimen henkilöstöresursoinnista. Suunnitelma: Sosiaali- ja terveyslautakunta kiinnittää huomiota siihen, että henkilöstöresursointi vastaa valtakunnallisia suosituksia.
5. Kielikoulutusta tarjotaan, kun sille on tarvetta. Suunnitelma: Kielikoulutuksen tarve selvitetään kehityskeskustelujen yhteydessä. Kieliopintoja tuetaan tarvittaessa. 6. Paraisten kaupungin epäasiallisen kohtelun hallintamallia ja häiritsevän käyttäytymisen puheeksiottomalleja käydään läpi säännöllisesti. Suunnitelma: Puheeksiottamisprosessi käydään läpi sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten vuosittaisen kehittämispäivän yhteydessä 19.5.2016. Esimiehet käyvät vastaa siitä, että sama aihe käydään läpi työhön perehdyttämisen yhteydessä. Malleja käsitellään lisäksi koko Paraisten kaupungin henkilökunnalle suunnatussa työyhteisökoulutuksessa yhdessä henkilöstöpäällikön ja työsuojelupäällikön kanssa. 7. Yhteistyöhön liittyvät vastaukset ja työntekijöiden näkemykset siitä käydään läpi esimiehen ja työntekijöiden tulevissa kehityskeskusteluissa. Suunnitelma: Esimiesten ja alaisten vuosittaisissa kehityskeskusteluissa keskitytään erityisesti yhteistyöhön ja alaisten näkemyksiin siitä. 8. Kehittämistyötä seuraa kaikilta olennaisilta osin jatkossa sosiaali- ja terveyslautakunta. Suunnitelma: Sosiaali- ja terveyslautakunta seuraa kehittämistyötä jatkuvasti. Sosiaali- ja terveysjohtaja ja henkilöstöpäällikkö antavat kaupunginhallitukselle selonteon kehittämistyön etenemisestä 3.10.2016 sekä uuden henkilöstökyselyn tekemisen jälkeen keväällä 2017. 9. Työssä käytetään yhtä tai useampaa ulkopuolista tahoa erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon prosessien, kommunikoinnin, johtamisen ja johtamiskulttuurin kehittämiseen. Viranhaltijoille (osastopäällikölle ja hänen alaisilleen esimiehille) laaditaan räätälöidyt kehityssuunnitelmat sen mukaan, mikä heidän roolinsa organisaatiossa on, esimerkiksi 360 asteen kysely- ja palautetietojen pohjalta. Suunnitelma: Päivi Nordinille (Mentoriina/Investors in People Finland) annetaan tehtäväksi tehdä esimiehistä IIP-arviointi ja 360-analyysi ja näiden pohjalta kehittämissuunnitelma sekä tukea johtamista ja työyhteisötaitoja valmennuksen muodossa (ryhmä- tai yksilömuotoisena). Aikataulu: Arviointi keväällä 2016, koulutus ja valmennus syksyllä 2016. Arviointi vuoden kuluttua. IIP-analyysin tarkoituksena on antaa kuva siitä, miten päivittäinen toiminta eli johtaminen, esimiestyö, työyhteisötaidot, henkilöstön kehittäminen ja osallisuus tukevat kaupungin strategisia tavoitteita. Kartoitus tehdään haastattelumuotoisena. Johtamista peilataan niin johdon, esimiesten kuin henkilökunnankin näkökulmasta. 10. Osana seurantaa ulkopuolinen taho tekee kehittämistyön tuloksen arvioimiseksi vuoden kuluttua samojen yksiköiden henkilöstölle uuden kyselyn,
Kaupunginhallitus 03.10.2016 211 jossa esitetään samat kysymykset kuin henkilöstölle nyt tehdyssä kyselyssä (khall 4.4.2016). Suunnitelma: Päivi Nordin toteuttaa uuden kyselyn keväällä 2017 ja koostaa raportin sosiaali- ja terveyslautakunnalle ja kaupunginhallitukselle. Kaupunginhallituksen edellyttämien toimenpiteiden lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon esimiehille annetaan nyt yksilöllistä ja ryhmämuotoista työnohjausta. Sosiaali- ja terveydenhuollon esimiehet osallistuvat myös kohdennettuun koulutukseen, minkä tarkoituksena on vahvistaa henkilöstöosaamista ja tuloksellista rekrytointia. Ensimmäiseen kohdennettuun koulutukseen 21.4.2016 osallistui sosiaali- ja terveysjohtaja sekä kaksi yksikköpäällikköä. Lisäksi kaupunginhallitus muistuttaa sosiaali- ja terveyslautakuntaa omavalvontasuunnitelmien laatimisvelvollisuudesta/ajantasaistamisesta. Kehittämistyöstä aiheutuvat kustannukset rasittavat sosiaali- ja terveydenhuoltoa. Valmistelija Henkilöstöpäällikkö Peter Lindroos, puh. 044 358 5832 Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 etunimi.sukunimi@parainen.fi Kaupunginhallituksen hyväksymän, sosiaalitoimessa toteutettavia toimenpiteitä koskevan suunnitelman ja aikataulun kohdan 8 mukaan sosiaali- ja terveysjohtaja ja henkilöstöpäällikkö antavat kaupunginhallitukselle selonteon kehittämistyön etenemisestä 3.10.2016. Prosesseja, johtamista ja johtamiskulttuuria koskevassa työssä käytettävät ulkopuoliset tahot ovat aloittaneet työnsä suunnitelmien mukaisesti. Konsultti Päivi Nordin (Mentoriina/Investors in People Finland) on antanut suullisen väliraportin henkilöstöpäällikölle ja kaupunginjohtajalle 21.9.2016. Arviointiprosessi aloitettiin haastattelemalla sosiaalitoimen koko henkilöstö, niin työntekijät kuin esimiehetkin. Yhteensä haastatteluja on tehty 40. Teemahaastattelut on tehty IIP-viitekehyksen pohjalta. Tarkoituksena on suunnitella toimenpiteitä osa-alueiden vahvistamiseksi toiminnan suunnittelua, toteutusta ja arviointia kuvaavien 10 indikaattorin pohjalta. Päivi Nordinin mukaan lokakuussa 2016 valmistuvaan loppuraporttiin sisältyy konkreettisia tavoitteita johtamisen ja vuoropuhelun kehittämiseksi työpaikoilla. Osa kehittämisalueista, jotka loppuraportissa tullaan mainitsemaan, on sellaisia, joiden osalta on jo aloitettu aktiivinen työ, tällaisia ovat muun muassa tarve päivittää ja tarkistaa tehtävänkuvauksia ja työprosesseja sekä tarve kehittää entisestään uuden henkilöstön perehdyttämiseen liittyviä rutiineja.
Suunnitelman mukaisesti myös esimiehet ovat aloittaneet prosessin henkilökohtaisen johtamisensa kehittämisen analysoimiseksi. Työvälineenä käytetään arviointivälinettä, johon sisältyy sekä itsearviointia että sen arviointia, miten toiset kokevat johtamisen (360-analyysi). Konsultti Maria Silver (Silver Coaching) on aloittanut prosessien kehittämistyön toukokuussa 2016. Prosessien kartoituksessa ja kehittämisessä on erityisesti noussut esille tarve kirjaamiskäytäntöjen ja perheille kohdennettujen tukimuotojen yhtenäistämiseen. Lastensuojelulain lainsäädäntökoulutus tullaan järjestämään joulukuussa 2016. Muuta: Esimiesten kehittämispäivän aikana 19.5.2016 käsiteltiin yksityisyydensuojaa ja salassapitoa koskevia kysymyksiä sekä Paraisten kaupungin "puheeksiottoprosessin" mallia ja asioiden kirjaamista ja vireillepanoa. Sosiaali- ja terveysosaston esimiehet on kutsuttu 20.10.2016 järjestettävään Paraisten kaupungin yhteiseen esimiespäivään, jonka aiheena "Mitä on hyvä johtaminen?". Koulutuspäivän aikana käsitellään johtamiseen kohdistuvia odotuksia, jotka ovat tulleet esille koko kaupungin IIP-hankkeen puitteissa tehdyissä henkilöstöhaastatteluissa ja joita on käsitelty kaupungin johtoryhmässä 12.9. ja yhteistyötoimikunnassa 15.9. Kirjallista omavalvontasuunnitelmaa on valmisteltu keväästä 2016 alkaen. Suunnitelman teko on vaatinut laajaa selvitystä eri sidosryhmien kanssa. Omavalvontasuunnitelmaan liitettäviin tietoturva- ja tietosuojakäytäntöihin on tullut elokuussa uudet ohjeet Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta THL:lta ja tämä on huomioitu suunnitelmassa. Ehdotus Päätös Kaupunginhallitus merkitsee väliraportin tiedoksi. Ehdotus hyväksyttiin.