OPPITUNTI 147 7 Resurssitietojen hienosäätäminen Tämän oppitunnin jälkeen osaat: ARVIOITU KESTO 40 min päivittää resurssikalentereita määrittää resurssin saatavuuden vaihteluja määrittää resurssille eri korvauksia määrittää resurssille eri korvauksia, jotka vaihtelevat eri aikoina tarkastella resurssikustannuksia tarkastella tapaa, jolla resurssit ajoitetaan työskentelemään projektin keston aikana ratkaista resurssin ylivaraukset luoda resurssihuomautuksen. Resurssitietojen hienosäätäminen Tällä oppitunnilla jatketaan oppitunnilla 6 aloitettuja hienosäätötoimia. Nyt keskitytään resursseihin. Koska henkilö- ja laiteresurssit ovat usein projektin tärkein osa, niiden parhaan mahdollisen käytön ymmärtäminen on tärkeä osa projektinsuunnittelutaitoja. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 07. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 2 -kansio. Avaa tiedosto 07A ja tallenna se ilman perusaikataulua Osa 2 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 07.
148 Microsoft Project 2000 Trainer Yksittäisten resurssien työajan muuttaminen Opit oppitunnilla 6, että Microsoft Project käyttää erilaisia kalentereita eri tarkoituksiin. Tässä osiossa keskitytään resurssikalenteriin. Resurssikalenteri on yksittäisen resurssin työ- ja vapaa-aikatiedot. Resurssikalentereita käytetään vain työresursseissa (henkilö- ja laiteresurssit); ei materiaaliresursseissa. PROJ2000-1-6 Kun projektiin luodaan resursseja, Microsoft Project luo jokaiselle resurssille resurssikalenterin. Resurssikalenterien alkuperäiset työaika-asetukset ovat samat kuin Vakio-peruskalenterissa. Jos kaikkien resurssiesi työajat vastaavat Vakio-peruskalenterin työaikoja, resurssikalentereita ei tarvitse muokata. Jotkin resursseista voivat kuitenkin edellyttää poikkeuksia Vakio-peruskalenterin työaikaan. Poikkeuksia voivat olla esimerkiksi " liukuva työaika " loma-aika " muut ajat, jolloin resurssi ei ole käytettävissä projektin töihin, esimerkiksi koulutuksessa tai kokouksissa kuluva aika. VIHJE Jos tiimi käyttää Microsoft Outlookin ja Microsoft Project Centralin kalenterimoduulia, resurssit voivat ilmoittaa automaattisesti ajat, jolloin ne eivät ole käytettävissä projektin töihin. Tällaiset ajat perustuvat Microsoft Outlookin varattu- tai poissa-merkittyihin kohteisiin. Kun ajat on ilmoitettu, resurssien työaika on helppo päivittää projektisuunnitelmaan ilman, että mitään tietoja tarvitsee syöttää manuaalisesti uudelleen. Lisätietoja on liitteessä D kohdassa Vapaa-aikatietojen tuominen Microsoft Outlookista. Resurssikalenteria voi muokata kahdessa paikassa: Resurssin tiedot - valintaikkunan Työaika-välilehti ja Muuta työaikaa -valintaikkuna. Resurssikalenterin muuttaminen näissä paikoissa vaikuttaa samalla tavalla. Vakio-peruskalenteriin tehtävät muutokset vaikuttavat automaattisesti kaikkiin resurssikalentereihin, jotka perustuvat Vakio-kalenteriin. Resurssin työaikoihin erikseen tehdyt muutokset eivät kuitenkaan muutu.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 149 VIHJE Jos resurssi voi työskennellä projektissasi vain osa-aikaisesti, haluat ehkä määrittää resurssin työajan projektissasi osa-aikaiseksi, esimerkiksi 9.00-13.00 joka päivä. Parempi tapa muuttaa resurssin saatavuustietoja on kuitenkin Enimmäiskäyttöaste-kenttä. Määritä sen arvoksi esimerkiksi 50 %. Resurssin saatavuustietojen muuttaminen kiinnittää huomion resurssin kykyyn työskennellä projektissa eikä tiettyihin kellonaikoihin, jolloin työ saatetaan tehdä. Resurssin enimmäiskäyttöasteen voi määrittää Resurssitaulukko-näkymässä, jonka saa esiin valitsemalla Näytä-valikosta (View) Resurssitaulukko-komennon (Resource Sheet). Lisätietoja resurssien käyttöasteesta on oppitunnin 4 kohdassa Henkilöresurssien määrittäminen. 7 Resurssitietojen hienosäätäminen Tässä harjoituksessa määritetään yksittäisten työresurssien työ- ja vapaa-ajat. Voit valita tämän päivämääräalueen nopeasti vetämällä hiirellä 21:stä 22:een. 1 Valitse Työkalut-valikosta (Tools) Muuta työaikaa (Change Working Time). Esiin tulee Muuta työaikaa -valintaikkuna. 2 Valitse Kohde-ruudusta (For) Sari Heiskala. Sari Heisalan resurssikalenteri tulee Muuta työaikaa -valintaikkunaan. Huomaa Sarin kalenterissa työviikon aikana oleva kevyt varjostus. Selitekentästä (Legend) huomaat, että varjostus tarkoittaa muokattua työaikaa. Muokkasit oppitunnilla 6 Vakio-peruskalenterin oletustyöaikaa. Muutos näkyy Sarin resurssikalenterissa (samoin kuin muissa resurssikalentereissa). Sari Heisala, elokuvan tuottaja on ilmoittanut, ettei hän ole töissä maanantaina ja tiistaina 21. ja 22. toukokuuta 2001. 3 Vedä Valitse päivämäärät -otsikon (Select Date(s)) alla vaakasuoraa vierityspalkkia tai paina nuolipainikkeita, kunnes toukokuu 2001 tulee esiin. 4 Valitse toukokuun 21. ja 22. päivä. 5 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta (Set Selected Date(s)) Vapaaaika -valintanappi (Nonworking Time).
150 Microsoft Project 2000 Trainer Microsoft Project ei ajoita Sarille töitä näille päiville. 6 Syötä seuraavaksi seuraavat resurssien työaikatiedot. Kun ohjelma kysyy, tallennetaanko resurssien tiedot, valitse Kyllä. Resurssi Päivämäärä Työajan poikkeus Kimmo Josia 4. ja 5. kesäkuuta 2001 Kimmo ei ole töissä näinä päivinä; merkitse vapaa-ajaksi. Johanna Ruskanen 12. ja 13. heinäkuuta 2001 Johanna ei ole töissä näinä päivinä; merkitse vapaa-ajaksi. Voit valita nopeasti sarakeotsikot maanantaista torstaihin, vedä hiirellä M:stä To:hon. Harjoituksen lopuksi määrität resurssille 4 ja 10 -työaikataulun (4 päivää viikossa, 10 tuntia päivässä). 7 Valitse Kohde-laatikosta Lotta Kala. 8 Kun ohjelma kysyy, tallennetaanko Johanna Ruskaselle tehdyt muutokset, valitse Kyllä. 9 Valitse sarakeotsikot maanantaista torstaihin. Vaikka valintaikkunassa näkyy kerralla vain yksi kuukausi, viikonpäivän sarakeotsikon valitseminen vaikuttaa päivän kaikkiin esiintymiin
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 151 menneisyydessä, nykyisyydessä ja tulevaisuudessa. 10 Kirjoita ylempään Mistä-kentään 8.00. 11 Valitse perjantain sarakeotsikko. 12 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta Vapaa-aika -valintanappi. Microsoft Project voi nyt ajoittaa Lotalle töitä maanantaista torstaihin kello kahdeksasta alkaen, mutta ei perjantaipäiville. 13 Sulje Muuta työaikaa -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. VIHJE Jos tiedät joutuvasi tekemään samat muutokset useisiin resurssikalentereihin (esimerkiksi yövuoroa varten), kannattaa ehkä määrittää resurssille tai resursseille toinen peruskalenteri. Tämä on nopeampaa kuin jokaisen resurssin oman resurssikalenterin muuttaminen. Myös koko projektia koskevat muutokset voi tarvittaessa tehdä peruskalenteriin. Jos esimerkiksi projektissa on yö- ja päivävuorot, yövuoron resursseille voi käyttää Yövuoro-peruskalenteria. Resurssin peruskalenterin voi vaihtaa Resurssin tiedot -valintaikkunan Työaika-välilehdessä. Valintaikkunan voi avata resurssinäkymässä valitsemalla Projekti-valikosta Resurssin tiedot (Resource Information). Jos resursseja on useita, kalenterin voi määrittää resurssitaulukkonäkymän syöttötaulukon Peruskalenteri-sarakkeessa. 7 Resurssitietojen hienosäätäminen Resurssien saatavuuden määrittäminen vaihtelevasti eri ajoille PROJ2000E-1-7 Oppitunnilla 4 syötettiin Microsoft Projectiin uuden resurssin tietoja, myös resurssin enimmäiskäyttöaste. Enimmäiskäyttöaste on resurssin suurin kapasiteetti tehtävien tekemiseen. Resurssin työaika-asetukset (jotka on määritetty resurssien kalentereissa) määrittävät, milloin resurssi voi tehdä työtä. Resurssin kapasiteetti tehdä työtä (ilmaistaan käyttöasteena ja enimmäiskäyttöasteena) määrää, miten paljon resurssi voi tehdä työtä näinä aikoina. Resursseille voidaan määrittää useita enimmmäiskäyttöasteita käytettäväksi eri ajanjaksoina. Resurssin saatavuuden määrittäminen ajan funktiona antaa paremmat mahdollisuudet hallita resurssin enimmäiskäyttöastetta eri aikoina. Projektin ensimmäisen kahdeksan viikon aikana voi esimerkiksi olla käytettävissä kaksi sähköasentajaa, seuraavan kuuden viikon aikana kolme ja lopun projektin aikana kaksi. Resurssin saatavuus eri aikoina määritetään
152 Microsoft Project 2000 Trainer Resurssin tiedot -valintaikkunan Yleiset-välilehden Resurssin käytettävyys - taulukkoon. (Valintaikkunan voi avata resurssinäkymässä valitsemalla Projektivalikosta Resurssin tiedot (Resource Information).) Tässä harjoituksessa muutetaan resurssin käytettävyyttä eri aikoina. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko (Resource Sheet). Resurssitaulukkonäkymä korvaa Gantt-kaavionäkymän. 2 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta (Resource Name) resurssin 12 nimi, sähköasentaja. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Resurssin tiedot -painiketta (Resource information). 4 Napsauta Yleiset-välilehteä (General). Kaksi sähköasentajaa on töissä projektin alusta heinäkuun 6. päivään, kolme heinäkuun 7. päivästä heinäkuun 20. päivään ja kaksi projektin loppuaikana. 5 Jätä Resurssin käytettävyys -taulukossa (Resource Availability) ensimmäiselle riville merkintä - (NA). 6 Kirjoita tai valitse ensimmäisen rivin Käytettävissä mihin -solun (Available To) arvoksi 6.7.01. 7 Kirjoita tai valitse toisen rivin Käytettävissä mihin -solun (Available From) arvoksi 7.7.01. 8 Kirjoita tai valitse toisen rivin Käytettävissä mihin -solun arvoksi 20.7.01. 8 Kirjoita tai valitse toisen rivin Käyttöaste-solun (Units) arvoksi 300 %. 9 Kirjoita tai valitse kolmannen rivin Käytettävissä mistä -solun arvoksi 21.7.01. 11 Jätä kolmannen rivin Käytettävissä mihin -solu tyhjäksi. (Microsoft Project lisää siihen merkinnän - (NA).) 12 Kirjoita tai valitse kolmannen rivin Käyttöaste-solun arvoksi 200% ja paina sitten Enteriä.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 153 Resurssitietojen hienosäätäminen 7 Voit nyt ajoittaa heinäkuun 7. ja 20. päivän välillä kolmea sähköasentajaa ilman, että syntyy ylivaraustilannetta. Ennen tätä kautta ja sen jälkeen käytettävissä on vain kaksi asentajaa. 13 Sulje Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. VIHJE Sähköasentajaresurssin Enimmäiskäyttöaste-kentässä näkyy arvo 300 % vain silloin, kun kuluva päivämäärä (tietokoneen kellosta) on välillä 7. - 20. heinäkuuta. Muulloin kentässä on arvo 200 %.
154 Microsoft Project 2000 Trainer Useiden korvausten syöttäminen yhdelle resurssille PROJ2000E-1-2 Resurssin tiedot - valintaikkunan voi avata myös kaksoisnapsauttamala Resurssin nimi -kenttää. Jotkin resurssit voivat tehdä eri tehtäviä eri hinnoilla. Esimerkiksi lyhytelokuvaprojektissa pääkuvaaja voi myös toimia kuvaajana. Koska pääkuvaajan ja kuvaajan palkat ovat erilaiset, resurssille voidaan syöttää kaksi kustannustaulukkoa. Kun resurssi on varattu tehtävälle, määritetään, kumpaa hintaa käytetään. Resurssissa voi olla jopa viisi kustannustaulukkoa. Tässä harjoituksessa luodaan resurssille toinen kustannustaulukko. 1 Valitse resurssitaulukosta resurssi 9, Janne Mikkonen. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Resurssin tiedot -painiketta. Esiin tulee Resurssin tiedot -valintaikkuna. 3 Napsauta Kustannukset-välilehteä (Costs). Taulukossa A näkyy Jannen oletuskorvaus, 122,70/h ($18.75). 4 Napsauta Kustannustaulukot-kohdasta (Cost Rate Tables) välilehteä B. 5 Valitse Normaali korvaus -sarakeotsikon (Standard Rate) alta oletusarvo 0,00/h ja kirjoita kenttään 91 mk/h. 6 Kirjoita Ylityökorvaus-kenttään (Overtime Rate) 136,50 mk /h ja paina Enteriä.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 155 Muista, että resurssin nimen kaksoisnapsauttaminen avaa Resurssin tiedot - valintaikkunan. 7 Sulje Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Huomaa, että resurssitaulukossa Jannen normaalina korvauksena näkyy edelleen 122,70/h. Tämä on oletustaulukkona käytettävän A-taulukon mukainen korvaus. A-taulukkoa käytetään kaikissa Jannen tehtävävarauksissa, ellei toista kustannustaulukkoa määritetä käytettäväksi. Se tehdään myöhemmin tällä oppitunnilla. Resurssien kustannusten määrittäminen vaihtelevasti eri ajoille Oppitunnilla 4 syötettiin resursseille normaaleja ja ylityökorvauksia. Microsoft Project käyttää oletusarvon mukaan näitä tietoja koko projektin ajan. Resurssin korvausta voi kuitenkin muuttaa valitusta päivästä alkaen. Resurssi voidaan esimerkiksi perustaa 1. tammikuuta, määrittää normaaliksi korvaukseksi 60 mk tunnissa ja suunnitella, että resurssin normaaliksi korvaukseksi tulee 78 mk/h 1. heinäkuuta alkaen. Microsoft Project käyttää resurssikustannusten laskennassa näitä korvauksia sen mukaan, mille ajalle resurssin työ on ajoitettu. Jokaiseen resurssin viidestä kustannustaulukosta voidaan määrittää jopa 25 korvausta, joita käytetään eri aikoina. Tässä harjoituksessa syötetään resurssille eri korvauksia, joita käytetään projektissa myöhemmin. 1 Kaksoisnapsauta Resurssin nimi -sarakkeessa resurssin 42 nimeä, Tuomo Hamila. Esiin tulee Resurssin tiedot -valintaikkuna. 2 Napsauta Kustannukset-välilehteä. Syötät toisen korvauksen taulukkoon A. 3 Kirjoita tai valitse A-kustannustaulukon toisen rivin Voimassa-soluun (Effective Date) arvo 16.8.01. 4 Kirjoita tai valitse toisen rivin Normaali korvaus -solun arvoksi 30 % ja paina sitten Enteriä. 7 Resurssitietojen hienosäätäminen
156 Microsoft Project 2000 Trainer Huomaa, että Microsoft Project laskee korvaukseen 30 % korotuksen, jolloin tulos on 78 mk/h. Aiempi 60 mk/h korvaus plus 30 % on 78 mk/h. Edellistä arvoa voi muuttaa käyttämällä täsmällistä arvoa tai prosenttiosuutta. 5 Sulje Resurssin tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Huomaa, että Tuomo Hamilan Normaali korvaus -kentässä näkyy alkuperäinen arvo, 60 mk/h. Arvo pysyy tällaisena, kunnes kuluva päivä on 16.8.2001 tai sitä myöhempi. Silloin kentässä näkyy uusi normaalin korvauksen hinta, 78 mk/h. Resurssikustannusten tarkasteleminen Resurssikustannukset ovat monissa projekteissa tärkein projektin laajuutta rajoittava tekijä. Jos suunnitelmaan on syötetty resurssikustannustietoja, Microsoft Projectissa on useita tapoja tarkastella tietoja ennen työn seuraamisen aloittamista ja sen jälkeen. Muistat ehkä oppitunnilta 4, että lyhytelokuvaprojektin resurssit on jaettu viiteen ryhmään: Apuhenkilöstö, Kalusto, Kuvaus ja leikkaamo, Tuotanto ja Artistit. Nämä ryhmät sisältävät kaikki projektissa työskentelevät henkilö-, laite- ja materiaaliresurssit. Tällaisessa projektissa kustannustietoja voi olla hyödyllistä tarkastella ryhmittäin. Tässä harjoituksessa tarkastellaan eriteltyjä kustannustietoja resurssikohtaisesti ja kustannusten yhteenvetotietoja resurssiryhmittäin.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 157 1 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Syöttö (Table: Entry) ja valitse sitten Yhteenveto (Summary). Microsoft Project näyttää työtaulukon resurssitaulukkonäkymässä. VIHJE Olet ehkä huomannut Taulukko-alivalikossa Kustannukset-taulukon. Kustannukset-taulukosta on enemmän hyötyä, kun perusaikataulu on määritetty ja seurataan toteutuneita tietoja. Yhteenvetotaulukko on kuitenkin kätevämpi suunnittelun alkuvaiheessa, koska siinä näkyy muita kustannuksiin vaikuttavia tietoja, esimerkiksi korvaukset ja työt. 7 Resurssitietojen hienosäätäminen Tässä taulukossa näkyvät resurssien nykyisiin varauksiin perustuvat korvausja kokonaiskustannustiedot. Seuraavaksi tarkastelet kustannuksia ryhmittäin. 2 Etsi vakiotyökalurivin Ryhmittele-painike (Group By). Siinä lukee Ei ryhmää (No Group). Valitse Resurssiryhmä-vaihtoehto (Resource Group). Microsoft Project järjestää resurssit niiden ryhmien mukaan ja näyttää yhteenvetona ryhmätason enimmäiskäyttöasteet, kustannukset ja työt. Näiden yhteenvetorivien tausta on automaattisesti keltainen.
158 Microsoft Project 2000 Trainer Tiedot on järjestetty jäsentelyksi, jota voi laajentaa tai kutistaa. Seuraavaksi piilotat taulukon jäsennyksen, jotta näet ryhmäkohtaiset kustannukset. 3 Napsauta Resurssin nimi -sarakeotsikkoa. 4 Napsauta muotoilutyökalurivin Piilota alitehtävät -painiketta (Hide Subtasks). Microsoft Project tiivistää yhteenvetotaulukon. Näkyviin jäävät ryhmien nimet ja niiden yhteenvetotiedot. Jos sarakkeessa näkyy ruutuja (###), saraketta voi leventää. Siirrä hiiren osoitin sarakkeen oikeaan laitaan ja kaksoisnapsauta. Tämä on hyvä tapa tarkastella kustannustietojen ryhmäyhteenvetoja. Voit halutessasi laajentaa jonkin ryhmän napsauttamalla sen nimen vieressä olevaa plusmerkkiä.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 159 Kustannus-sarakkeen arvoja ei voi muokata suoraan tässä näkymässä. Näkymän kustannusarvot ovat laskettuja. Ne muodostuvat kunkin resurssin korvaustiedoista kerrottuna tehtäviin liittyvällä työmäärällä. Ryhmätason yhteenvetotiedot ovat ryhmän resurssien yhteissummia. Jos resurssin kustannusta halutaan muuttaa, täytyy muuttaa resurssin korvausta tai varauksia. 5 Valitse vakiotyökalurivin Ryhmittele-ruudusta Ei ryhmää. Resurssin varausten tarkasteleminen eri aikoina 7 Resurssitietojen hienosäätäminen Tässä ja seuraavassa harjoituksessa keskitytään resurssien jakamiseen eli siihen, miten tekemäsi varaukset vaikuttavat projektin henkilö- ja laiteresurssien työhön. Resurssin ajan hallitsemista sanotaan varaukseksi. Varaustila voi olla jokin näistä: PROJ2000-2-5, PROJ2000-5- 10, PROJ2000E-1-9 " Alivarattu: Resurssin enimmäiskapasiteetti ei täyty resurssin varauksista. Esimerkiksi kokopäiväinen resurssi, jonka työstä on varattu 25 tuntia 40-tuntisesta työviikosta on alivarattu. " Täysin varattu: Resurssin enimmäiskapasiteetti täyttyy sen varauksilla. Esimerkiksi kokopäiväinen resurssi, jonka työstä on varattu 40 tuntia 40-tuntisesta työviikosta on täysin varattu. " Ylivarattu: Resurssin enimmäiskapasiteetti ylittyy sen varauksilla. Esimerkiksi kokopäiväinen resurssi, jonka työstä on varattu 65 tuntia 40-tuntisesta työviikosta on ylivarattu. Muistat ehkä oppitunnilta 4, että resurssin kapasiteettia mitataan Microsoft Projectissa käyttöasteena. Tietyn resurssin suurin kapasiteetti on sen enimmäiskäyttöaste. Käyttöastetta mitataan lukuina (esimerkiksi 3) tai prosenttiarvoina (esimerkiksi 300 %). Olisi houkuttelevaa väittää, että kaikkien resurssien varaaminen täysin kaikkina ajankohtina olisi jokaisen projektipäällikön tavoite. Se olisi kuitenkin asioiden yksinkertaistamista liikaa. Projektin ja sen resurssien mukaan vaihdellen jotkin alivaraukset voivat sopia hyvinkin. Myöskään ylivaraukset eivät aina tuota ongelmia niiden laajuudesta riippuen. Jos yksi resurssi on ylivarattu puolellakin tunnilla, Microsoft Project varoittaa, mutta tällainen ylivaraus ei resurssista ja tehtävän laadusta riippuen välttämättä edellytä toimenpiteitä. Vakava ylivarausjos esimerkiksi resurssille on varattu kaksi kertaa niin paljon töitä kuin hän pystyy päivässä tekemään-on aina ongelma. Se pitää osata tunnistaa ja sen käsittelemiseen täytyy olla strategioita.
160 Microsoft Project 2000 Trainer Tässä harjoituksessa tarkastelet resurssien varauksia ja keskityt kahteen ylivarattuun resurssiin. Lisätietoja näkymistä ja taulukoista on oppitunnissa 2. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö (Resource Usage). Esiin tulee Resurssien käyttö -näkymä. Resurssien käyttö -näkymän vasemmassa reunassa on taulukko (oletusarvon mukaan käyttötaulukko), jossa näkyvät resursseittain ryhmitellyt varaukset, kunkin resurssin kokonaisvaraukset ja kunkin resurssin työ. Tiedot on järjestetty jäsentelyksi, jota voi laajentaa tai kutistaa. Näytön oikea reuna sisältää resurssin tiedot (oletusarvon mukaan työ) aikajanalla. Aikajanaa voi vierittää vaakasuunnassa eri kausien näkemiseksi. Myös pää- tai apuaikajanan asteikkoa voi muuttaa ja valita näytettäväksi viikot, päivät, tunnit ja niin edelleen. Seuraavaksi piilotat taulukon jäsennyksen, jotta näet resurssikohtaisen kokonaistyön. 2 Napsauta Resurssin käyttö -taulukossa Resurssin nimi -sarakeotsikkoa. 3 Napsauta muotoilutyökalurivin Piilota alitehtävät -painiketta (Hide Subtasks). Microsoft Project tiivistää Resurssien käyttö -näkymää siten, että käyttötaulukossa näkyvät vain resurssien nimet ja niiden työt oikean puolen aikataulukossa.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 161 Huomaa ensimmäisen resurssin nimi, Varaamaton (Unassigned). Kuka tämä Varaamaton-resurssi on? Ei kukaan. Varaamaton tarkoittaa tehtäviä, joille ei ole varattu tiettyjä resursseja. Toinen epätavallinen resurssi on 16 mm filmi. Se on materiaaliresurssi ja sen Työ-sarakkeen arvo sisältää filmimäärän, joka kuluu tehtäviin, joihin materiaaliresurssi on varattu. Kaikkien muiden resurssien työtä mitataan tunteina. Tarkastelet seuraavaksi kahta henkilöresurssia ja niiden varauksia. 4 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta resurssin 4 nimi, Anne Palmroth. 5 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Microsoft Project vierittää aikataulukkoa Anne Palmrothin ensimmäiseen varaukseen: 8 tuntia perjantaina. 6 Osoita aikajanan yläosan P-sarakeotsikkoa (F). 7 Resurssitietojen hienosäätäminen Esiin tulevassa työkaluvihjeessä näkyy varauksen päiväys: 7/6/01. Tällaisista työkaluvihjeistä on hyötyä kaikissa aikajanallisissa näkymissä, esimerkiksi Resurssien käyttö- ja Gantt-kaavionäkymässä. Aikajanassa näkyvät nyt viikot pääjanalla ja päivät apujanalla. Muuta aikajanaa niin, että työtiedot näkyvät laajemmin. 7 Valitse Muotoile-valikosta (Format) Aikajana (Timescale). Esiin tulee Aikajana-valintaikkuna. 8 Valitse Pääjana-otsikon (Major Scale) Yksiköt-ruudusta (Units) Vuodet (Years). Valitse Alijana-otsikon (Minor Scale) Yksiköt-ruudusta Kuukaudet (Months). Varmista, että molempien janojen Laskuri-kentän (Count) arvo on 1.
162 Microsoft Project 2000 Trainer 9 Sulje Aikajana-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project muuttaa aikajanaa siten, että työ näkyy kuukausittain. Kuten aikajanasta näkyy, Anne Palmroth on alivarattu molempina kuukausina joina hänellä on varauksia projektissa: heinäkuussa ja elokuussa. Anne on yksi niiden kohtausten näyttelijöistä, joissa hänen hahmoaan tarvitaan, joten alivaraaminen ei tässä ole ratkaistava ongelma.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 163 Huomaa Erik Langin, Johanna Ruskasen ja muiden resurssien nimien vieressä olevat huutomerkit. Huomaa myös, että heidän nimensä on kirjoitettu punaisella. Merkki ja punainen väri tarkoittavat, että resurssit on ylivarattu: heille varatut tehtävät ylittävät jossakin tai joissakin kohdissa aikataulua heidän työskentelykapasiteettinsa. Keskitytään ensin Sari Heisalaan ja muutetaan aikajanan asetuksia. 10 Valitse Muotoile-valikosta Aikajana. Esiin tulee Aikajana-valintaikkuna. 11 Valitse Pääjana-otsikon Yksiköt-ruudusta Viikot (Weeks). Valitse Alijanaotsikon Yksiköt-ruudusta Päivät (Days). 12 Sulje Aikajana-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 13 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta resurssin 34 nimi, Sari Heisala. 14 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Microsoft Project vierittää aikataulukkoa Sari Heisalan ensimmäisiin varauksiin: Huomaat, että perjantaina 6. huhtikuuta Sarin 6 työtuntia on merkitty punaisella eli hän on ylivarattu sinä päivänä. Miten Sari voi olla ylivarattu kuuden työtunnin määrällä, kun hän työskentelee kokopäiväisesti? Tämän selvittämiseksi varauksia täytyy tutkia tarkemmin. 15 Napsauta Resurssin nimi -sarakkeessa Sari Heisalan nimen vieressä olevaa plusmerkkiä. Microsoft Project laajentaa Resurssien käyttö -näkymää niin, että Sari Heisalan varaukset tulevat näkyviin. 7 Resurssitietojen hienosäätäminen
164 Microsoft Project 2000 Trainer Huhtikuun 6. päivälle on vain kaksi varausta: neljän tunnin tehtävä Käsikirjoituksen tarkistaminen ja kahden tunnin tehtävä Henkilöstön suunnittelukokous 1. Nämä kaksi tehtävää on ajoitettu siten, että ne menevät päällekkäin kello 17.00-19.00. (Jos haluat nähdä tämän, muuta aikajanaa siten, että pääjanalla on päiviä ja apujanalla tunteja.) Tämä on todellinen ylivaraus: Sari ei luultavasti voi tehdä tehtäviä samanaikaisesti. Ylivaraus on kuitenkin melko pieni projektin laajuuteen nähden, eikä tällaiseen ylivaraukseen tarvitse kiinnittää kovin paljon huomiota. Aikataulussa on kuitenkin vakavampiakin ylivarauksia. Tämän harjoituksen päätteeksi tarkastellaan yhtä niistä. 16 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta resurssin 5 nimi, Erik Lang. 17 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Resurssi on heinäkuun 24. päivän viikolla ylivarattu neljänä päivänä. Erik Langin pitäisi työskennellä 16 tuntia päivässä 26. ja 27. heinäkuuta. Koska tämä on kaksi kertaa hänen normaali 8 tunnin päivänsä, näiden päivien ylivaraus on 200 %. Tämä esimerkki edustaa vakavampaa ylivarausta, jota yritetään käsitellä seuraavassa osiossa. Resurssien varauksia tarkastellessa kannattaa muistaa myös seuraavat asiat: " Oletusarvon mukaan Resurssin käyttö -näkymässä on käyttötaulukko. Muitakin taulukkoja voi kuitenkin käyttää. Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Käyttö ja valitse sitten haluamasi taulukko. " Oletusarvon mukaan työmäärät näkyvät Resurssin käyttö - näkymässä aikajanallisessa ruudukossa. Näkyviin saa kuitenkin muitakin varaustietoja, esimerkiksi kustannukset ja jäljellä olevan käytettävyyden. Valitse Muotoile-valikosta (Format) Tiedot (Details) ja valitse haluamasi arvo. " Muotoile-valikon Aikajana-komennon asemesta aikajanan pää- ja apuasteikkoja voi muuttaa myös napsauttamalla vakiotyökalurivin Lähennä- ja Loitonna-painikkeita (Zoom In ja Zoom Out). Näin et kuitenkaan ehkä saavuta haluamaasi tarkkuutta. Käytä tällöin Muotoile-valikon Aikajana-komentoa.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 165 PROJ2000-1-3 PROJ2000E-1-5 " Resurssin varauksia voi tarkastella käyttöasteasteikolla Resurssikaavio-näkymässä valitsemalla Näytä-valikosta Resurssikaavio-komennon (Resource Graph) tai napsauttamalla näkymäpalkin Resurssikaavio-painiketta. Näkymän resurssien välillä voi liikkua nuolinäppäimien tai vaakasuoran vierityspalkin avulla. Esimerkkejä resurssikaavion käytöstä toisen näkymän kanssa on seuraavassa osiossa. Ylivarattujen resurssien tasaaminen Edellisessä harjoituksessa kerrottiin resurssien varauksista ja ylivarauksien syistä. Resurssien tasaaminen on prosessi, jossa resurssin työtä viivytetään ylivarauksen ratkaisemiseksi. Valintojen mukaan vaihdellen tähän voi liittyä varauksen tai koko tehtävän alkamispäivän viivyttäminen tai tehtävän töiden jakaminen. Tarkastele esimerkiksi seuraavia tehtäviä, joille on varattu sama täysipäiväinen resurssi. (Tässä jaetussa näkymässä Resurssien käyttö -näkymä on Ganttkaavionäkymän alapuolella.) 7 Resurssitietojen hienosäätäminen Resurssin ylivaraus on 1. päivänä 200 %. Resurssi on 2. päivänä täysin varattu (100 %). Myös 3. päivänä on ylivaraus, 200 %. 3. päivän jälkeen resurssi on täysin varattu (100 %). Microsoft Project viivästyttää tasauksen jälkeen toisen ja kolmannen tehtävän alkamispäiviä, jotta resurssi ei olisi ylivarattu.
166 Microsoft Project 2000 Trainer Huomaa, että viimeisen tehtävän päättymispäivä on siirtynyt 6. päivästä 8. päivään. Resurssien tasauksessa käy usein näin: projektin päättymispäivä siirtyy, ellei sitä estetä. Ennen tasausta työtä oli yhteensä kahdeksan päivää, mutta kaksi niistä oli päällekkäisiä, joten resurssi oli niinä päivinä ylivarattu. Tasaamisen jälkeen työtä on edelleen kahdeksan päivää, mutta resurssi ei enää ole ylivarattu. Resurssien tasaaminen on tehokas työkalu, mutta se tekee periaatteessa vain muutamia asioita: se lisää tehtäviin viiveitä, jakaa tehtäviä ja muuttaa resurssien varauksia. Tässä se noudattaa melko monimutkaisia sääntöjä ja asetuksia, jotka määritetään Resurssien tasaaminen -valintaikkunassa. Asetuksia käsitellään myöhemmin. Resurssien tasaaminen sopii hyvin hienosäätöön, mutta se ei voi korvata omia arvioitasi tehtävien kestosta, suhteista ja rajoituksista tai resurssien käytettävyydestä. Resurssien tasaaminen käyttää kaikkia näitä projektisuunnitelmaan syötettyjä tietoja, mutta se ei välttämättä pysty ratkaisemaan kaikkia resurssien ylivarauksia haluamassasi ajassa ilman, että perustavanlaatuisia tehtävien ja resurssien tietoja muutetaan. Tässä harjoituksessa tasataan resursseja ja tarkastellaan sen vaikutuksia varauksiin ja projektin päättymispäivään. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. Resurssitaulukkonäkymä korvaa Resurssien käyttö -näkymän. 2 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Yhteenveto (Table: Summary) ja valitse sitten Syöttö. Microsoft Project näyttää syöttötaulukon, jossa ylivarattujen resurssien kohdalla näkyy ylivarausmerkit. 3 Valitse Työkalut-valikosta (Tools) Resurssien tasaaminen (Resource Leveling). Esiin tulee Resurssien tasaaminen -valintaikkuna.
Oppitunti 7 Resurssitietojen hienosäätäminen 167 Resurssitietojen hienosäätäminen 7 4 Napsauta Tasaamislaskennat-kohdan (Leveling Calculations) Manuaalinenvalintanappia (Manual). Nämä asetukset määrittävät, tekeekö Microsoft Project tasausta jatkuvasti (Automaattinen) vai vain pyydettäessä (Manuaalinen). Automaattinen tasaaminen alkaa, kun jokin resurssi ylivarataan. 5 Valitse Etsi ylivaraukset -kohdasta (Look For Overallocations On A) Päivittäin-vaihtoehto (Day By Day). Asetus määrittää, miten merkittäviä ylivarauksia Microsoft Project etsii. Muistat ehkä osiosta Resurssien varausten tarkasteleminen eri aikoina, että Sari Heisala -resurssi oli ylivarattu kahden tunnin ajan yhtenä päivänä, vaikka työtä oli sinä päivänä yhteensä vain kuusi tuntia. Jos tässä valittaisiin vaihtoehto Tunneittain (Hour By Hour), Microsoft Project yrittäisi ratkaista tämänkin ylivarauksen. Useimmissa projekteissa tasoa Päivittäin tarkempi tasaustaso voi kuitenkin aiheuttaa epärealistisen tarkkoja muutoksia. 6 Valitse Poista tasausarvot tasaamisen jälkeen -valintaruutu (Clear Leveling Values Before Leveling). Joskus resursseja on tasattava useita kertoja haluttujen tulosten saavuttamiseksi. Voidaan esimerkiksi ensin yrittää tasaamista viikkotasolla ja siirtyä sitten päivätasolle. Jos Poista tasausarvot tasaamisen jälkeen - valintaruutu on valittuna, Microsoft Project poistaa kaikkien tehtävien mahdolliset viiveet ennen tasaamista. Tavallisesti tämä valinta poistetaan vain, jos tehtäviä viivytetään manuaalisesti ja viiveet halutaan säilyttää. 7 ValitseTasausalue: Lyhytelokuvaprojekti 07 -kohdasta (Leveling Range For...) Tasaa koko projekti (Level Entire Project).
168 Microsoft Project 2000 Trainer Tässä valitaan, tasataanko koko projekti vai pelkästään tiettyyn päivämääräalueeseen kuuluvat varaukset. Päivämääräalueen tasaus on hyödyllisintä silloin, kun toteutuneen työn seuraaminen on aloitettu ja vain jäljellä olevat varaukset halutaan tasata. 8 Valitse Tasausjärjestys-laatikosta (Leveling Order) Vakio (Standard). Tällä ohjataan järjestystä, jossa Microsoft Project määrittää, mitä tehtäviä viivytetään resurssikonfliktin ratkaisemiseksi. Vain tunnus -vaihtoehto (ID Only) viivyttää tehtäviä vain niiden tunnuksen mukaan: ylemmät numerot viivytetään ennen alempia tunnusnumeroita. Käytä tätä vaihtoehtoa, jos projektisuunnitelmassa ei ole tehtäväsuhteita tai rajoituksia. Vakiovaihtoehto viivyttää tehtäviä edeltäjäsuhteiden, alkamispäivien, rajoituksien, liukuman, prioriteetin ja tunnuksien mukaan. Prioriteetti, vakio -vaihtoehto (Priority, Standard) tutkii ensin tehtävän prioriteettia ja sitten muita vakioehtoja. VIHJE Tässä projektissa ei käytetä tehtäväprioriteetteja. Jos kuitenkin ohjata paremmin resurssien tasauksen vaikutusta tiettyihin tehtäviin, voit muuttaa niiden prioriteetteja. Kun resurssit tasataan, Microsoft Project viivyttää resurssien ylivarauksen ratkaistakseen ensin tehtäviä, joilla on alhaisempi prioriteetti. Tehtävän prioriteetin voi määrittää Tehtävän tiedot -valintaikkunan Yleisetvälilehdessä. Prioriteettialue on 0-1 000. Kaikkien tehtävien oletusprioriteetti on 500. Tehtäviä, joiden prioriteetti on 1 000, ei koskaan lykätä resurssien tasauksessa. Käytä prioriteetteja säästäen, koska niiden liiallinen käyttö rajoittaa Microsoft Projectin ajoitusmahdollisuuksia. 9 Poista Tasaa vain käytettävissä olevan liukuman sallimassa määrin - valintaruudun valinta (Level Only Within Available Slack). Tämän valintaruudun valinta estää Microsoft Projectia siirtämästä projektin päättymispäivää resurssien ylivarausten ratkaisemiseksi. Microsoft Project käyttää silloin vain tehtävien vapaata liukumaa, joka ei joissakin projekteissa riitä resurssien ylivarauksen ratkaisemiseen kokonaan. 10 Valitse Tasaaminen voi säätää yksittäisiä tehtävän asetuksia -valintaruutu (Leveling Can Adjust Individual Assignments On A Task). Tällöin Microsoft Project voi muuttaa tehtävälle ylivarattuja resursseja ilman, että se vaikuttaa muihin samalle tehtävälle varattuihin resursseihin. Resurssit